Belastingdienst. Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software

Transcriptie

1 Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software

2 Inhoud 1 Inleiding Welke gegevens moet ik aanleveren? Over welk jaar geef ik gegevens op? Wanneer moet ik gegevens aanleveren? Hoe lever ik gegevens aan? Hoe geef ik correcties door? Wat doen jullie met de gegevens? 4 2 Technische informatie Eisen aan bestand Structuur van het bestand Recordbeschrijving Recordtype 1: gegevens van de aanleveraar Recordtype 5: persoonsgegevens van de ontvanger van het bedrag Recordtype 6: fiscale gegevens van de ontvanger Recordtype 9: sluitrecord Correcties doorgeven Voorbeeld recordtype 6, fiscale gegevens van de ontvanger 10 3 Hebt u nog vragen? 10 Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 2

3 1 Inleiding Deze handleiding is voor iedereen die met eigen software uitbetaalde bedragen aan derden gaat aanleveren. In deze handleiding hebben we beschreven waaraan het bestand dat u gaat aanleveren, moet voldoen (zie hoofdstuk 2). Let op! De indeling van recordtype 6: fiscale gegevens van de ontvanger (pagina 8), is gewijzigd. 1.1 Welke gegevens moet ik aanleveren? Hebt u iemand betaald voor bepaalde werkzaamheden of diensten? Dan moet u de uitbetaalde bedragen misschien aan ons opgeven. Dit moet u in ieder geval doen als degene die u betaalt, aan de volgende 2 voorwaarden voldoet: Hij is niet bij u in (fictieve) dienstbetrekking. Hij voert de werkzaamheden of diensten niet uit als ondernemer. Het gaat dus niet om inkomsten uit een (fictieve) dienstbetrekking of om inkomsten die winst uit een onderneming zijn. Uitbetalingen die u wel moet opgeven, zijn bijvoorbeeld betalingen aan: zzp ers voor schoonmaken, onderhoud, verbouwingen en andere klusjes sprekers en auteurs deelnemers aan medische proeven 1.2 Over welk jaar geef ik gegevens op? De gegevens die u aanlevert, gaan over het afgelopen jaar. Het gaat dan om de werkzaamheden of diensten die in dat jaar zijn uitgevoerd. De factuur- of de boekdatum hoeven niet in het afgelopen jaar te liggen. 1.3 Wanneer moet ik gegevens aanleveren? Zo snel mogelijk. Maar voor 1 februari moeten wij de gegevens over het voorgaande jaar hebben. 1.4 Hoe lever ik gegevens aan? U levert de gegevens digitaal aan op de cd s of dvd s die wij u gestuurd hebben. Een ander opslagmedium mag u niet gebruiken. Dat heeft te maken met de barcodes op de cd s of dvd s. U krijgt de lege cd s of dvd s in het 4e kwartaal van het jaar, als u zich hebt aangemeld met het formulier Melding Digitale aanlevering van uitbetaalde bedragen aan derden. Bij de cd s of dvd s zit een Geleideformulier bij digitale aanlevering van uitbetaalde bedragen aan derden waarop u het totaal aantal opgaven opgeeft. Als u niet voldoende cd s of dvd s van ons hebt gekregen om de gegevens op te slaan, kunt u extra cd s of dvd s aanvragen door een te sturen naar gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl. Stuur de cd( s) of dvd( s) met het ingevulde geleideformulier naar: Belastingdienst/Centrale administratieve processen Antwoordnummer XM Apeldoorn Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 3

4 1.5 Hoe geef ik correcties door? Als u in het verleden gegevens hebt opgegeven en u wilt deze corrigeren, dan kan dat door: een correctierecord aan te leveren In dit correctierecord geeft u dan negatieve bedragen op. Hoe u dit doet, leest u in paragraaf 2.4. een papieren Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde in te vullen en op te sturen Dit is vooral handig als u maar een paar correcties hebt. De digitale gegevens die u moet corrigeren, drukt u af. Op deze afdruk maakt u van de oorspronkelijke bedragen negatieve bedragen (door een minteken ervoor te zetten). Vervolgens downloadt u een Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde van het betreffende jaar van en u vult deze opgaaf volledig in met de juiste gegevens. In de rechterbovenhoek zet u Verbeterde kaart. U stuurt de afdruk en de ingevulde opgaaf naar: Belastingdienst/Centrale administratieve processen Antwoordnummer XM Apeldoorn Eerdere gegevens intrekken Als u eerdere gegevens wilt intrekken, stuurt u alleen een papieren Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde van het betreffende jaar in. Deze opgaaf kunt u downloaden van belastingdienst.nl/ib47. U vult het bedrag dat u wilt corrigeren als negatief bedrag in. Het is niet nodig een afdruk van uw digitale gegevens te maken. U stuurt de volledig ingevulde opgaaf naar: Belastingdienst/Centrale administratieve processen Antwoordnummer XM Apeldoorn 1.6 Wat doen jullie met de gegevens? Wij controleren of de gegevens die u hebt aangeleverd, technisch en inhoudelijk in orde zijn. Wij kunnen contact met u opnemen als wij meer informatie nodig hebben of suggesties hebben voor een betere gegevensaanlevering. De gegevens die u ons stuurt, vergelijken wij met de aangifte inkomstenbelasting van degene aan wie u bedragen hebt uitbetaald. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 4

5 2 Technische informatie 2.1 Eisen aan bestand Op de cd( s) of dvd( s) slaat u een bestand op met daarin de juiste gegevens van de uitbetalingen. Dit bestand moet aan de volgende eisen voldoen: U schrijft maximaal 1 bestand per cd of dvd. De records schrijft u in de tekenset ASCII of EBCDIC. U zet het bestand alleen in de rootdirectory en niet in een subdirectory. U geeft het bestand de naam IB47GEG, zonder extensie. Het deel van de cd dat u niet gebruikt, blijft onbeschreven. Numerieke velden lijnt u rechts uit en op de lege posities vult u nullen in. Alfabetische velden lijnt u links uit en op de lege posities vult u spaties in. De totale lengte van 1 record is 168 posities. Er zijn 2 mogelijkheden om het record af te sluiten: U vult de posities 169 tot en met 256 van elk record met spaties aan. U vult de posities 169 tot en met 254 van elk record met spaties aan, gevolgd door een carriage return/ linefeed-combinatie (ascii -cr/lf ) op de posities 255 en 256. Alfabetische tekens mogen in kleine letters en in hoofdletters worden aangeleverd, diakriten zijn niet toegestaan. Een bestand heeft maximaal records. Het bestand moet voldoen aan ISO-norm Structuur van het bestand Het bestand IB47GEG bouwt u op met records. Het bestand bestaat uit verschillende recordtypes: 1 record voor de gegevens van de aanleveraar (recordtype 1) 1 record voor de persoonsgegevens van de ontvanger van het bedrag (recordtype 5) 1 record voor de fiscale gegevens van de ontvanger (recordtype 6) 1 sluitrecord (recordtype 9) De records van type 1 en 9 komt maximaal 1 keer voor in een bestand. Records van type 5 en 6 kunt u herhalen, afhankelijk van het aantal bedragen dat u hebt uitbetaald. Het bestand begint dus met een recordtype 1, dan recordtype 5 en 6 zo vaak als nodig en tot slot recordtype 9. Als niet alle gegevens op 1 cd of dvd passen, dan schrijft u op een volgende cd of dvd een nieuw bestand IB47GEG met de volledige bestandsindeling. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 5

6 2.3 Recordbeschrijving In de beschrijving van de records staat: het aantal beschikbare posities de naam van de rubriek de karaktersoort (alfanumeriek, numeriek of sign-included) een toelichting op de informatie die u moet opnemen Numerieke velden die u niet gebruikt, vult u met nullen. Alfanumerieke velden die u niet gebruikt, vult u met spaties Recordtype 1: gegevens van de aanleveraar In dit record vult u de gegevens in van de aanleveraar. Posities Naam Karakter Toelichting X (12) Vrij gebruik. Als u de rubriek niet gebruikt, vult u spaties in. 13 Recordtype 9 (1) Vul hier 1 in Naam X (50) Vul de naam van de aanleveraar in Adres X (30) Vul het adres van de aanleveraar in Plaats X (30) Vul de postcode en plaats van de aanleveraar in Loonheffingennummer, btw-nummer of burgerservicenummer X (12) Vul het loonheffingennummer, btw-nummer of burgerservicenummer van de aanleveraar in. Gebruik geen punten, komma s of spaties. Een loonheffingen- of btw-nummer heeft op positie 10 respectievelijk L of B, gevolgd door een subnummer. Voor de letter L of B kunnen 7, 8 of 9 cijfers voorkomen. Daarbij geldt: Vul 2 voorloopnullen in bij 7 cijfers. Vul 1 voorloopnul in bij 8 cijfers. Vul geen voorloopnullen in bij 9 cijfers Reserve X (30) Vul hier spaties in Soort valuta X (3) Vul EUR in. Hebt u in andere valuta uitbetaald? Reken dan dat bedrag om naar euro s en ga uit van de koers die gold op de dag dat u uitbetaalde. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 6

7 2.3.2 Recordtype 5: persoonsgegevens van de ontvanger van het bedrag In dit record vult u de persoonsgegevens in van degene aan wie u een bedrag hebt uitbetaald. Posities Naam Karakter Toelichting X (12) Vrij gebruik. Bijvoorbeeld voor identificerende gegevens. Als u de rubriek niet gebruikt, vult u spaties in. 13 Recordtype 9 (1) Vul hier 5 in Geboortedag 9 (2) Vul de 2 cijfers van de geboortedag in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in Geboortemaand 9 (2) Vul de 2 cijfers van de geboortemaand in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in Geboorte-eeuw 9 (2) Vul de 2 cijfers van de eeuw van geboorte (19 of 20) in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in Geboortejaar 9 (2) Vul de laatste 2 cijfers van het geboortejaar in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in Naam X (50) Vul de achternaam in zonder voorletters of voorvoegsels Voorletters X (5) Vul de voorletters in zonder punten, komma s of spaties. Vermeld per voornaam 1 letter Tussenvoegsels X (8) Vul de tussenvoegsels in van de naam van posities zonder punten, komma s of spaties Straatnaam X (25) Vul de straatnaam in van het feitelijke woonadres Huisnummer X (10) Vul het huisnummer met eventuele toevoegingen in. Als u dit niet weet, vult u nullen in Postcode X (6) Vul de postcode in van het adres van posities Vul 4 cijfers en 2 letters in zonder spatie. Als u de postcode niet weet, vult u nullen in Woonplaats X (20) Vul de woonplaats van het feitelijke woonadres in Burgerservicenummer 9 (9) Vul het burgerservicenummer in. Het burgerservicenummer bestaat uit 8 of 9 posities. Bij een burgerservicenummer van 8 posities vermeldt u 1 voorloopnul. Vermeld het burgerservicenummer zonder punten, komma s of spaties Reserve X (14) Vul hier spaties in. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 7

8 2.3.3 Recordtype 6: fiscale gegevens van de ontvanger In dit record vult u de fiscale gegevens in van degene aan wie u een bedrag hebt uitbetaald. Posities Naam Karakter Toelichting X (12) Vrij gebruik. Als u de rubriek niet gebruikt, vult u spaties in. 13 Recordtype 9 (1) Vul hier 6 in Geboortedag 9 (2) Vul de 2 cijfers van de geboortedag in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in Geboortemaand 9 (2) Vul de 2 cijfers van de geboortemaand in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in Geboorte-eeuw 9 (2) Vul de 2 cijfers van de eeuw van geboorte (19 of 20) in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in Geboortejaar 9 (2) Vul de 2 cijfers van het geboortejaar in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in Bedrag inclusief kostenvergoedingen 9 (7) Vul het uitbetaalde bedrag inclusief kostenvergoedingen in. U rondt het bedrag naar beneden af op hele euro s. Neemt het bedrag minder dan 7 posities in, vul dan voorloopnullen in tot u 7 posities hebt. Bijvoorbeeld vult u in als Reserve X (19) Vul hier spaties in Begin tijdvak 9 (4) Vul de begindatum in van het tijdvak waarop de uitbetaling betrekking heeft. Gebruik altijd 2 posities voor de dag en 2 posities voor de maand Einde tijdvak 9 (4) Vul de einddatum in van het tijdvak waarop de uitbetaling betrekking heeft. Gebruik altijd 2 posities voor de dag en 2 posities voor de maand Jaar 9 (2) Vul de laatste 2 cijfers in van het belastingjaar waarop de uitbetaling betrekking heeft IBAN 9 (34) Vul het IBAN (rekeningnummer) in waarop het uitbetaalde bedrag is gestort Reserve X (54) Vul hier spaties in Burgerservicenummer 9 (9) Vul het burgerservicenummer in. Dit moet gelijk zijn aan de posities van de persoonsgegevens (recordtype 5, zie paragraaf 2.3.2) Reserve X (14) Vul hier spaties in. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 8

9 2.3.4 Recordtype 9: sluitrecord In dit record vult u de gegevens in waarmee u het bestand afsluit. Posities Naam Karakter Toelichting X (12) Vrij gebruik. Als u de rubriek niet gebruikt, vult u spaties in. 13 Recordtype 9 (1) Vul hier 9 in Reserve X (62) Vul hier spaties in Loonheffingennummer, btw-nummer of burgerservice-nummer X (12) Vul het loonheffingennummer, btw-nummer of burgerservicenummer van de aanleveraar in. Gebruik geen punten, komma s of spaties. Een loonheffingen- of btw-nummer heeft op positie 10 respectievelijk L of B, gevolgd door een subnummer. Voor de letter L of B kunnen 7, 8 of 9 cijfers voorkomen. Daarbij geldt: Vul 2 voorloopnullen in bij 7 cijfers. Vul 1 voorloopnul in bij 8 cijfers. Vul geen voorloopnul in bij 9 cijfers Totaalbedrag 9 (12) Vul het totaal in van de posities van alle recordtypes 6 van het bestand Reserve X (69) Vul hier spaties in. 2.4 Correcties doorgeven U kunt eerdere gegevens corrigeren met negatieve bedragen. Negatieve bedragen vermeldt u alleen in de onderstaande records: recordtype 6, posities (zie paragraaf 2.3.3) recordtype 9, posities (zie paragraaf 2.3.4) U kunt het formaat van deze records wijzigen van een numeriek veld (9) naar een sign-included veld (S9). Als u een bestand maakt waarin sign-included (S9) velden voorkomen, moet u een aantal waarden invullen. U vervangt hiermee het laatste cijfer van het betreffende veld (het zogenoemde Cobol-sign). Als u een EBCDIC- of een ASCII-bestand maakt, vult u de volgende waarden in: Bij positieve waarden Bij negatieve waarden 0 = 0 of { 0 = } 1 = 1 of A 1 = J 2 = 2 of B 2 = K 3 = 3 of C 3 = L 4 = 4 of D 4 = M 5 = 5 of E 5 = N 6 = 6 of F 6 = O 7 = 7 of G 7 = P 8 = 8 of H 8 = Q 9 = 9 of I 9 = R Bij ASCII-bestanden mogen de negatieve waarden ook worden weergegeven door het minusteken (-) in de 1e positie van het veld te plaatsen. Bij positieve bedragen kunt u geen gebruik maken van het plusteken (+). Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 9

10 2.5 Voorbeeld recordtype 6, fiscale gegevens van de ontvanger Gegevens volgens uw administratie Posities Waarde (vrij gebruik) J. DE WAAL (recordtype) 13 6 De ontvanger is geboren op 13 oktober Het bedrag inclusief kostenvergoedingen ( = 3.800) spaties De ontvanger heeft in het tijdvak een uitbetaling ontvangen Belastingjaar Het IBAN van de ontvanger NL16INBG spaties Het burgerservicenummer van de ontvanger is spaties 3 Hebt u nog vragen? Hebt u nog vragen? Stuur dan een naar gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl. U kunt ook bellen: , bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot uur. Deze handleiding is een uitgave van: Belastingdienst November 2016 Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 10

11 IB 045-1Z*6FD