Jaarverslag Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur 2016

Transcriptie

1 Jaarverslag Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur Inleiding Voor Woonstichting Etten-Leur (WEL), en daarmee ook voor de Raad van Commissarissen (RvC), was 2016 een ongewoon jaar. Graag staan we stil bij een aantal onderwerpen die het afgelopen jaar voor de RvC bijzonder maakten, en waar vanuit de RvC in haar toezichthoudende rol extra aandacht voor is geweest. Allereerst, de intentie tot fusie met AlleeWonen. Een ingrijpend besluit, zowel voor de medewerkers als belanghouders van WEL. Een besluit waar we als RvC volledig achter staan. Fusie met AlleeWonen stelt ons in staat om het huidige niveau van onze dienstverlening te continueren, ook op de lange termijn. Tegelijkertijd kan de besparing die fusie oplevert (door lagere bedrijfslasten), worden ingezet voor de volkshuisvestelijke opgave in de gemeenten waar de fusiecorporatie straks actief is. In 2017 wordt dit verder uitgewerkt en doorlopen we de formele stappen om te fuseren. Als RvC volgen we dit proces nauwgezet was verder een druk jaar, vanwege de implementatie van de nieuwe Woningwet. Vele acties dienden te worden opgepakt en uitgewerkt, om te voldoen aan de wet- en regelgeving zoals in de Woningwet en onderliggende regelingen is voorgeschreven. Er is door de organisatie hard gewerkt om dit voor elkaar te krijgen. Belangrijke onderwerpen waarbij de RvC is betrokken (vanuit de rol als klankbord en toezichthouder), waren onder andere: de wensportefeuille, het scheidingsvoorstel daeb/niet-daeb, nieuwe statuten, bestuursreglement en reglement Raad van Commissarissen (inclusief onderliggende reglementen). De RvC is middels managementrapportages en tijdens vergaderingen geïnformeerd over de voortgang van deze en andere acties in het kader van de Woningwet. Tot slot is 2016 het jaar waarin drie commissarissen zijn herbenoemd voor een 2 de termijn in de RvC van WEL. Voorafgaand aan deze herbenoemingen, heeft de minister een positieve zienswijze afgegeven (fit & proper toets). Als RvC zijn we blij met de herbenoemingen. Hiermee blijven we op volle sterkte en profiteren we van de ervaring die door de commissarissen in de afgelopen jaren is opgedaan. Alle noodzakelijke expertises en competenties zoals beschreven in het functieprofiel van de RvC zijn aanwezig. Al met al sluiten we wederom een druk en bewogen jaar af waarin is gewerkt aan de toekomstbestendigheid van de organisatie en daarmee continuïteit van dienstverlening aan onze huurders en woningzoekenden. Raad van Commissarissen, Woonstichting Etten-Leur 1

2 2. Besturen en toezicht houden Visie op toezicht en toetsing Toezichthouder, werkgever, adviseur/klankbord De RvC van Woonstichting Etten-Leur is verantwoordelijk voor het toezicht op de directeur-bestuurder van de Woonstichting en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. Daarnaast vervult de raad de rol van werkgever en klankbord voor de directeur-bestuurder en verleent goedkeuring aan de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag. De RvC fungeert ook als toezichthoudend orgaan voor de bv s. De RvC geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken en keurt de opdrachtverlening goed voor de visitatie die Woonstichting Etten-Leur elke vier jaar laat uitvoeren. Legitimatie De RvC handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement Raad van Commissarissen. Hierin is opgenomen dat de raad werkt met separate commissies. De commissies hebben ook separate reglementen. De commissies adviseren de raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming van de raad voor. Dit laat de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de gehele RvC onverlet. Daarnaast heeft de raad, in samenspraak met de directeur-bestuurder, een toezichtvisie opgesteld. De raad geeft hierin een antwoord op basisvragen over zijn taakopvatting, doel en functie. Daarnaast staat de raad stil bij de aandachtsvelden voor de komende jaren, waaronder de verbinding met interne en externe belanghebbenden. Toezichtkader De RvC houdt toezicht op basis van onder andere jaarlijkse prestatiecijfers en financiële rapportages. Het toezichtkader dat de RvC hierbij hanteert, bestaat onder andere uit het strategisch kader, jaarplan, de (meerjaren)begroting en de vastgestelde prestatie-eisen en doelstellingen voor de directeur-bestuurder. Daarnaast gebruikt de RvC als referentiekader de Aedes-benchmark. Kerncommissies De raad heeft twee kerncommissies. Er is een auditcommissie benoemd, bestaande uit mevrouw Moonen en de heer Damen, die direct betrokken is bij de financiële vastlegging en verantwoording. Ook heeft de raad een remuneratiecommissie, bestaande uit de heer Lokerse en mevrouw Jetten die zich onder andere namens de raad bezighoudt met de beoordeling en beloning van de directeur-bestuurder. Voor iedere commissie is een reglement opgesteld waarin de taken en activiteiten van de commissie zijn vastgelegd. Verslagen van commissievergaderingen worden geagendeerd in de vergadering van de Raad van Commissarissen. De auditcommissie is in 2016 vier keer bijeen gekomen. De belangrijkste onderwerpen die in deze vergaderingen zijn besproken: de wijzigingen in het waarderingsstelsel en effecten op het beschikbare vermogen, de accountantscontrole en kosten, het investeringsstatuut, de jaarstukken 2015, het besteedbare eigen vermogen en de begroting

3 De remuneratiecommissie is in 2016 drie keer bijeen gekomen. De belangrijkste onderwerpen die in deze vergaderingen zijn besproken: beoordeling bestuurder 2015, doelstellingen bestuurder 2016, bezoldiging RvC en bestuurder en herbenoeming commissarissen. Governancecode woningcorporaties WEL werkt volgens de Governancecode Woningcorporaties voor de inrichting van de bestuurlijke organisatie. De RvC handelt in lijn met de code en geeft uitvoering aan de beschreven bepalingen. Eenmaal per jaar wordt door de raad expliciet stilgestaan bij naleving van de Governancecode. Eventuele aandachtspunten worden op basis hiervan geagendeerd. Wanneer de RvC van mening is dat afwijken van een bepaling tot een beter resultaat leidt (enkel bij leg uit bepalingen), doet zij dit gemotiveerd en wordt er actief verantwoording afgelegd. De RvC zal daarbij altijd handelen in de geest van een betreffende bepaling. In 2016 voldoet WEL aan alle bepalingen van de Governancecode. Eén van de bepalingen in de Governancecode is dat de corporatie zich één keer in de vier jaar laat visiteren door een erkende en onafhankelijke visitatiecommissie. In 2014 voerde het bureau Cognitum een visitatie uit bij WEL. De aanbevelingen uit het visitatierapport zijn verwerkt in een actieplan en in 2015 opgepakt of in gang gezet. Het afgelopen jaar heeft de RvC toegezien op naleving van deze acties, waaronder het nadrukkelijker met stakeholders aangaan van de dialoog. 3. De toezichthoudende rol Toezicht op de strategie De RvC is nauw betrokken bij de strategiebepaling van Woonstichting Etten-Leur. Jaarlijks worden zogenaamde beleidsdagen georganiseerd waarbij in een dagdeel onder andere actuele onderwerpen met betrekking tot toekomstige ontwikkelingen op de agenda staan. In 2016 zijn twee beleidsdagen georganiseerd. Hierin is onder andere gesproken over de strategienota, gevolgen van de nieuwe Woningwet, het fusieproces met AlleeWonen, de Prestatieafspraken 2017 van WEL met de HBV en de Gemeente, het Stimuleringskader Integere Organisatie en de doelstellingen, het beoordelingskader en de beoordeling van de bestuurder Daarnaast is in 2016 in vergaderingen van de RvC uitgebreid stilgestaan bij de volgende strategische thema s: de wensportefeuille het ontwerpscheidingsvoorstel daeb/niet-daeb het bod en de prestatieafspraken voor 2017 woonruimteverdeling (onder andere huisvesting statushouders) In vergaderingen van de RvC zijn deze onderwerpen veelvuldig geagendeerd en is het bestuur gevraagd verantwoording af te leggen over de voortgang. Toezicht op financiële en operationele prestaties De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het financieel beleid en de operationele prestaties en rapporteert over de feitelijke gang van zaken per kwartaal (managementrapportage). Deze kwartaalrapportages worden besproken in de reguliere vergaderingen van de RvC. Vanuit de RvC houdt de auditcommissie zich specifiek bezig met de financiële verslaglegging en verantwoording. De manager 3

4 control & bedrijfsbeheer is in 2016 bij alle bijeenkomsten met de auditcommissie aanwezig geweest. Daarnaast heeft de RvC in 2016 met de externe accountant gesproken over de uitkomsten van de interim-controle, de managementletter en de controleopdracht. Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties De raad beoordeelt eveneens de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties elk kwartaal aan de hand van de genoemde managementrapportages. Wanneer de raad daarover vragen heeft, levert WEL op verzoek de gewenste aanvullende gegevens en informatie. Daarnaast zijn er gesprekken gevoerd met externe belanghebbenden en vormt het jaarverslag een belangrijk document voor beoordeling van de prestaties. Toezicht op stakeholderdialoog De Raad van Commissarissen houdt primair toezicht op de dialoog met stakeholders door de directeur-bestuurder hierover te bevragen in de vergaderingen van de raad. Zeker wanneer het gaat over de betrokkenheid van stakeholders bij onderwerpen als de prestatieafspraken, het scheidingsvoorstel daeb/niet-daeb et cetera. Daarnaast is de RvC aanwezig bij de jaarlijkse belanghoudersbijeenkomst. Deze bijeenkomst vond plaats op 9 november Tijdens deze bijeenkomst is met diverse stakeholders gesproken rondom het thema: interactie en communicatie. In 2016 zijn samen met de gemeente Etten-Leur en de Huurders Belangen Vereniging prestatieafspraken opgesteld. Dit getuigt van een goede en constructieve relatie met deze belanghebbenden. De RvC heeft het proces gevolgd en tijdens de beleidsdag en in vergaderingen de directeur-bestuurder bevraagd en van advies voorzien. WEL wil stakeholders niet alleen actief betrekken bij haar beleid, maar vindt het ook belangrijk om alle stakeholders transparant en regelmatig te informeren. Hiervoor is onder andere een speciale website gelanceerd. Op deze website zijn de speerpunten van het beleid, evenals het jaarplan van WEL te lezen. Toezicht op risicobeheersing De raad beoordeelt de gang van zaken binnen de organisatie elk kwartaal aan de hand van managementrapportages. Wanneer de raad daarover vragen heeft, levert WEL op verzoek de gewenste aanvullende gegevens en informatie. In de jaarstukken en in de managementrapportage over het tweede kwartaal wordt aandacht besteed aan de risicopositie. Hierbij wordt specifiek ingegaan op de door WEL gelopen risico s in algemene zin en in het bijzonder als gevolg van de bedrijfsvoering (balans en exploitatie, projecten, wetgeving c.s.). De Raad van Commissarissen heeft op die manier inzicht in de plannen en eventuele risico s. Bij grootschalige (bouw)projecten besteedt de RvC aandacht aan de specifieke risico s van het project en worden besluiten altijd na zorgvuldige afweging genomen. De directeur-bestuurder legt een grootschalig project in een vroeg stadium aan de RvC voor. Hierbij gaat hij op hoofdlijnen in op kaders, doelstellingen, investeringen en risico s. Voorbeelden van enkele projecten die aan de orde zijn geweest in de vergadering zijn: het nieuwbouwplan voor 74 sociale huurappartementen met een centrale ontmoetingsruimte Juvenaatlaan, de aanbesteding van 120 zeer energiezuinige sociale huurwoningen in plangebied De Streek, het duurzaamheidsproject in de wijk de Baai en de vervanging van het primair automatiseringssysteem. 4

5 Toezicht op verbindingen WEL verricht haar activiteiten juridisch niet uitsluitend vanuit de toegelaten instelling maar ook in dochtermaatschappijen en samenwerkingsverbanden, gezamenlijk te definiëren als de verbindingenstructuur. De RvC heeft toezicht gehouden op het beleid van het bestuur en de te maken keuzes ten aanzien van de verbindingenstructuur in het licht van de nieuwe Woningwet. Door middel van onder andere managementrapportages wordt de RvC periodiek geïnformeerd over de verbindingen van WEL. Opdrachtgeverschap externe auditor De RvC benoemt de externe accountant. Op dit moment is PricewaterhouseCoopers (PwC) de accountant. In 2016 heeft PwC een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening Daarbij zijn de bevindingen in een accountantsverslag weergegeven. De RvC heeft dit verslag met de accountant besproken. De controle van de jaarstukken over 2016 wordt ook door PwC gedaan. Wel wordt de controle over 2016, vanwege veranderingen in wet- en regelgeving, door andere medewerkers van PwC uitgevoerd dan de controle over De werkgeversrol De RvC is werkgever van de directeur-bestuurder. De heer drs. K.M.A. van Dongen MBA is directeur-bestuurder. Hij heeft een vast dienstverband en is bij WEL in dienst sinds Eenmaal in de zes tot acht weken voert de voorzitter van de RvC overleg met hem over uiteenlopende actuele zaken binnen de organisatie. Met de bestuurder zijn aan het begin van het jaar doelstellingen afgesproken. Deze worden gehanteerd als criteria voor de beoordeling. De doelstellingen zijn aangescherpt door de remuneratiecommissie, mede als gevolg van de inbreng van de RvC bij de beoordeling. De commissie toetst na afloop van het jaar of en hoe aan de verwachtingen is voldaan. De remuneratiecommissie beoordeelt vervolgens het functioneren van de directeur-bestuurder en stelt, na consultatie van de managers, voorzitter van de ondernemingsraad en de overige leden van de RvC, de beoordeling op en deelt deze met de bestuurder. Na afloop van ieder kalenderjaar wordt met de directeur-bestuurder een beoordelingsgesprek gevoerd om het functioneren te bespreken. Hier worden ook afspraken gemaakt over de beloning. Dit gesprek is begin 2017 gevoerd. Gezien het persoonlijke karakter van de beoordeling is deze niet openbaar. Bezoldiging De vigerende wet- en regelgeving ten aanzien van de bezoldiging van de bestuurder bij WEL, is leidend voor het te voeren bezoldigingsbeleid. De beloning in 2016 valt binnen het overgangsrecht van de WNT. Met de directeur-bestuurder zijn afspraken gemaakt over het afbouwen van de beloning, binnen de overgangstermijn, naar het geldende maximum van de WNT. Periode Beloning Dhr. K.M.A. van Dongen (1.0 fte) t/m ,15 PE-punten 5

6 Conform de Governancecode dienen bestuurders van woningcorporaties in drie jaar tijd ( ), 108 PE-punten te behalen. De directeur-bestuurder van WEL is zelf verantwoordelijk voor het tijdig behalen van het benodigde aantal punten. In 2015 en 2016 samen heeft de heer van Dongen het volgende aantal PE-punten behaald: Naam bestuurder PE-punten PE-punten Totaal Dhr. K.M.A. van Dongen ,5 235,5 Integriteit De normen die corporaties die lid zijn van Aedes hanteren, liggen vast in de AedesCode die sinds 2007 van kracht is. Hiermee geeft zij onder andere aan te staan voor integer ondernemen. WEL hanteert hiertoe ook een eigen integriteitsbeleid met heldere normen en sancties. Het integriteitsbeleid van de organisatie is via de website te raadplegen. Het integriteitsbeleid is van toepassing op iedereen die bij of voor Woonstichting Etten-Leur werkt en is dus ook van toepassing op de RvC. Binnen de raad is afgesproken dat de individuele leden van de raad het initiatief nemen om direct de voorzitter te informeren wanneer zich situaties voordoen die de schijn van belangenverstrengeling zouden kunnen hebben of waar de integriteit in het geding zou kunnen komen. In het reglement van de RvC zijn diverse bepalingen opgenomen die de integriteit moeten waarborgen en belangenverstrengeling moeten voorkomen. In het verslagjaar zijn géén meldingen gedaan of zaken aan de orde geweest waar de integriteit in het geding was. 5. De klankbordrol Eén van de taken van de RvC is de signaal- en klankbordfunctie voor de directeur. Voor de leden van de RvC betekent dit, dat zij over de juiste kwaliteiten beschikken om ook deze functie goed uit te oefenen. De RvC, individueel en gezamenlijk, moet in staat zijn met gezag met de directeur te klankborden en waar nodig een spiegel voor te houden. Naast de reguliere contactmomenten waarop de RvC haar klankbordrol uitoefent, zijn er in 2016 twee beleidsdagen georganiseerd waarin expliciet een beroep is gedaan op de klankbordrol van de raad. Belangrijke onderwerpen hierbij in 2016 waren de voorgenomen fusie met Alleewonen, de relatie met de stakeholders en de met hen te maken prestatieafspraken. 6. Over de RvC Samenstelling De RvC heeft een profielschets opgesteld voor zijn samenstelling. Hierin is onder andere opgenomen dat alle leden aan een aantal algemene functie-eisen dienen te voldoen. Daarnaast is opgenomen dat in de raad diverse specifieke deskundigheden aanwezig moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. Het functioneren van de raad is gediend bij een goede teamsamenstelling en diversiteit. Ook op dit gebied zijn in het profiel criteria opgenomen. De individuele 6

7 leden dienen elkaar qua competenties aan te vullen en in goede harmonie met elkaar te kunnen samenwerken, maar dienen elkaar ook kritisch te kunnen aanspreken. De leden van de RvC moeten in staat zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Ieder lid beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak. De profielschetsen zijn in 2015 voor het laatst herijkt. De profielschetsen zijn gepubliceerd op de website van Woonstichting Etten-Leur. De RvC is van mening dat de profielschets en de hierin opgenomen competenties, deskundigheden en ervaringen goed zijn uitgebalanceerd en mede zijn gebaseerd op de door de VTW opgestelde criteria voor goed intern toezicht. Binnen de RvC van WEL zijn de aandachtsgebieden verdeeld. De heer Damen brengt met name deskundigheid in op het financiële terrein. Daarnaast liggen zijn kwaliteiten en kennis op het vlak van management, organisatie en openbaar bestuur. Mevrouw Jetten heeft naast kennis van het openbaar bestuur en management ook kennis van het sociaal maatschappelijk terrein, van de volkshuisvesting, juridische zaken en medezeggenschap. De heer Lokerse brengt vanuit zijn ervaring in de accountants- en adviespraktijk en eigen adviespraktijk voor de zorgsector en op andere terreinen in het maatschappelijk middenveld zoals gemeenten en corporaties deskundigheid in. Mevrouw Moonen zorgt naast haar financiële deskundigheid en kennis van en aandacht voor integriteit, vanwege haar netwerk en betrokkenheid bij lokale organisaties mede voor de lokale verankering. Mevrouw Timmermans heeft ervaring op het gebied van wonen, zorg en zakelijke dienstverlening. Daarnaast heeft zij expliciet aandacht voor het huurdersbelang vanuit haar benoeming op voordracht van de Huurdersbelangenvereniging. De heer van der Weijden heeft kennis van de corporatiesector, vooral op het gebied van woningbeheer, verhuur en toewijzing en op het gebied van de leefbare woonomgeving. Daarnaast heeft hij expliciet aandacht voor het huurdersbelang vanuit zijn benoeming op voordracht van de Huurdersbelangenvereniging. Rooster van aftreden Leden van de RvC worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen één keer herbenoemd worden. De zittingstermijn bedraagt hiermee maximaal acht jaar. Dit in overeenstemming met de Governancecode. De samenstelling van de RvC van Woonstichting Etten-Leur is niet gewijzigd in Wel zijn er drie commissarissen herbenoemd. De Raad van Commissarissen heeft in 2016 het besluit genomen te benoemen voor een 2 de termijn: De heer Damen Mevrouw Jetten Mevrouw Moonen Voorafgaand aan het besluit van de Raad van Commissarissen, hebben zij alle drie de fit- en propertoets van de Autoriteit woningcorporaties doorlopen. De minister heeft voor alle drie een positieve zienswijze afgegeven. De samenstelling van de Raad van Commissarissen op 31 december 2016 is als volgt: Naam Beroep Lid RvC sinds Datum aftreden Geboortedatum Herbenoembaa r 7

8 Dhr. M.H. Damen RA Nee Mevr. mr. A.M.M. Jetten MSc (vicevoorzitter) Dhr. G.J. Lokerse RA (voorzitter) Mevr. drs. I.M. Moonen RC Burgemeester van de gemeente Vlaardingen Nee Directeur VB Groep Ja Zelfstandig register controller Mevr. K. Timmermans Consultant DNA in Bedrijf Dhr. drs. K. van der Weijden Zelfstandig adviseur interim manager Nee Ja Ja Mevrouw A.M.M. Jetten is benoemd op voordracht van de ondernemingsraad en onderhoudt vanuit de raad primair de contacten met de ondernemingsraad. Mevrouw K. Timmermans en de heer K. van der Weijden zijn bindend voorgedragen door de Huurders Belangen Vereniging. Functioneren Integriteit en onafhankelijkheid Ieder RvC-lid dient te handelen volgens het integriteitsbeleid van WEL. Commissarissen melden een (mogelijk) tegenstrijdig belang direct aan de voorzitter van de RvC en aan de overige leden van de raad. In het verslagjaar hebben zich geen tegenstrijdigheden voorgedaan. De Raad is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de directie en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren en hun taak naar behoren kunnen vervullen. In het reglement van de RvC voor Woonstichting Etten-Leur zijn bepalingen opgenomen om dit te borgen. De leden van de Raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van WEL. In de nieuwe Woningwet zijn onverenigbaarheden voor commissarissen bij woningcorporaties vastgelegd (artikel 30, lid 6). De RvC heeft vastgesteld dat er geen sprake is van onverenigbaarheden volgens de Woningwet. Met andere woorden: er is een waarborg dat de leden van de Raad op onafhankelijke wijze tot hun oordeel kunnen komen. Nevenbetrekkingen per commissaris in 2016: De heer M.H. Damen RA o Geen nevenbetrekkingen. Mevrouw mr. A.M.M. Jetten MSc o Geen nevenbetrekkingen. Dhr. G. Lokerse RA o Lid Raad van Toezicht Isala ziekenhuizen Zwolle Mevr. drs. I.M. Moonen RC 8

9 o o Vrijwilliger bij de Nederlandse Stichting voor het Gehandicapte Kind. Penningmeester VVD, Lokaal Netwerk Marklanden Mevr. K. Timmermans o Vicevoorzitter Raad van Toezicht Trema Welzijn o Vicevoorzitter Raad van Toezicht Stichting Schakelring o Voorzitter Wmo-adviesraad gemeente Dongen Dhr. drs. K. van der Weijden o Ledenraadslid Rabobank Breda o Lid Raad van Commissarissen, wijkcentrum De Dobbelsteen (Breda) o Voorzitter Humanitas Regio Breda o Bestuurslid vasstgoed (wooninitiatief mensen met autisme) o Lid Raad van Commissarissen, Woongoed Zeeuws Vlaanderen Aanspreekbaarheid De RvC hecht grote waarde aan zijn aanspreekbaarheid. Eenieder is uitgenodigd zich tot de RvC te wenden als daartoe aanleiding is. Meldingsplicht Voor de RvC van WEL geldt op basis van de nieuwe Woningwet een brede meldingsplicht. Bij financiële problemen, dreigende sanering, het ontbreken van financiële middelen voor het voortzetten van verbindingen, twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie, rechtmatigheidkwesties of bijvoorbeeld het niet halen van de toewijzingsnormen, dient de raad dit onverwijld te melden aan de Autoriteit woningcorporaties. In 2016 hebben deze kwesties zich niet voorgedaan. Informatievoorziening Om zijn taken goed te kunnen vervullen, heeft de raad zich in het verslagjaar regelmatig mondeling en schriftelijk door de directeur-bestuurder laten informeren. De raad laat zich ook informeren door belanghebbenden binnen en buiten de organisatie. Hiervoor voert zij onder andere gesprekken met de leden van het managementteam, de ondernemingsraad, de huurdersorganisatie en de accountant. De RvC ervaart de contacten met de huurdersorganisatie en de OR als zeer belangrijk omdat daarmee vanuit verschillende perspectieven informatie wordt verkregen over het functioneren van WEL. De RvC is van oordeel dat de planning- en controlcyclus van WEL goed functioneert en toereikende informatie genereert voor de toezichthoudende taak van de commissarissen. De specifieke doelen die de organisatie zich in een jaar stelt, worden in het jaarplan in goed meetbare prestatie-indicatoren gedefinieerd en er wordt bijgestuurd als daar aanleiding toe is. Introductieprogramma Bij toetreden van de raad doorlopen nieuwe leden een introductieprogramma. Onderdeel van het introductieprogramma is onder andere een kennismaking met het management, de medewerkers, de ondernemingsraad en de huurders van WEL. Ook wordt er een rondgang gemaakt langs het bezit, bouwactiviteiten en nieuwbouwplannen van WEL. Verder wordt er diverse informatie verstrekt om in te lezen (onder andere reglementen en verslagen). 9

10 Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties Om de deskundigheid te bevorderen, zijn de commissarissen lid van de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). De raad bepaalt zelf op welke onderwerpen en competenties verbetering gewenst is voor de raad als geheel en voor de leden afzonderlijk. De VTW heeft in 2016 voor het eerst een prijs ingesteld voor het beste RvC jaarverslag. Corporaties konden in drie categorieën worden genomineerd: aanspreekbaarheid in verantwoording, aandacht voor governance en heldere communicatie en taal. Het jaarverslag van de raad van commissarissen over 2015 is door de VTW genomineerd in de categorie heldere communicatie en taal. Alhoewel het verslag van WEL uiteindelijk niet tot winnaar in deze categorie is uitgeroepen, is de RvC verheugd met de nominatie. Zelfevaluatie De RvC is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar eigen functioneren. De raad is verplicht zichzelf en het toezicht van de RvC te evalueren. De zelfevaluatie voor 2016, is vanwege volle agenda s verplaatst naar begin Op 18 januari 2017 is de zelfevaluatie, zonder onafhankelijke externe begeleiding, uitgevoerd. Hierbij kwamen zowel het eigen functioneren als enkele leer- en vraagpunten aan de orde. De laatste zelfevaluatie onder externe begeleiding was in Hieronder een korte puntsgewijze samenvatting van de zelfevaluatie voor 2016: Goede samenstelling en goede persoonlijke sfeer. De verdeling van expertise en kwaliteit is goed. Blij met de stabiliteit in de taakverdelingen. Het werken bij toerbeurt met duo's en kleinere afvaardigingen gaat goed. Goede terugkoppeling van de besprekingen door de auditcommissie. Erg prettig dat er specialisten in het team zitten. De afgelopen 2 jaar is er een persoonlijke groei voor elk lid geweest. De volgende punten zullen in de toekomst (meer) aandacht krijgen: Ruimte om iedereen aan het woord te laten komen. Na afloop van de vergadering vaker reflecteren over onderwerpen die in de vergadering aan de orde zijn geweest en waar de emoties mogelijk hoger zijn opgelopen. Als RvC mogen we zo nu en dan kritischer zijn. De beschikbaarheid van de RvC-leden is vaak lastig en vraagt om extra aandacht. Permanente educatie (PE-punten) Conform de Governancecode dienen commissarissen bij woningcorporaties in 2015 en 2016 samen, 10 PE-punten te behalen. De commissarissen bij WEL geven hier invulling aan door het volgen van opleidingen, cursussen en seminars, onder andere bij de VTW en in het samenwerkingsverband Lente. In 2015 en 2016 samen is het volgende aantal punten per commissaris behaald: Naam commissaris PE-punten PE-punten Totaal Dhr. Damen Mevr. Jetten Mevr. Moonen

11 Mevr. Timmermans Dhr. Lokerse Dhr. v/d Weijden Bezoldiging De vigerende wet- en regelgeving ten aanzien van de bezoldiging van de commissarissen bij WEL, is leidend voor het te voeren bezoldigingsbeleid. Naam commissaris Periode Totaal 2016* Dhr. Damen t/m ,-- Mevr. Jetten t/m ,-- Dhr. Lokerse t/m ,-- Mevr. Moonen t/m ,-- Mevr. Timmermans t/m ,-- Dhr. v/d Weijden t/m ,-- Totaal ,-- * Betreft de bezoldiging inclusief onkostenvergoeding, exclusief BTW. De Raad van Commissarissen heeft in 2016 de vergoeding voor haar werkzaamheden verhoogd. Dit in het kader van de toenemende eisen, verantwoordelijkheden en tijdsbesteding voor het toezicht bij WEL. De beroepsregel vanuit de VTW is hierin voor de RvC leidend. De vergoeding over 2016 voldoet hieraan. Vergaderingen, overig In 2016 kwam de RvC acht keer in vergadering bij elkaar, inclusief de twee beleidsdagen. De voorzitter van de RvC bepaalt in overleg met de directeurbestuurder de agenda, leidt de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de commissarissen. Daarnaast heeft de auditcommissie vier keer en de remuneratiecommissie drie keer vergaderd. Ook is er voor het fusieproces met AlleeWonen een aantal bijeenkomsten georganiseerd, waaraan beide directeur-bestuurders en beide raden van commissarissen (afvaardiging) deelnemen. De onderstaande onderwerpen kwamen in 2016 onder andere aan de orde: Onderzoek samenwerking / fusieproces AlleeWonen Begin 2016 is een meerwaarde onderzoek uitgevoerd naar samenwerking tussen WEL en AlleeWonen. Er zijn meerdere varianten van samenwerking onderzocht en tegen elkaar afgewogen. Uitkomst van dit traject is dat door de bestuurders en Raden van Commissarissen van WEL en AlleeWonen een intentieovereenkomst tot fusie is getekend. Beoogde fusiedatum is 1 januari Nieuwe statuten en reglementen Op basis van de nieuwe Woningwet, heeft WEL in 2016 nieuwe statuten en diverse reglementen opgesteld. Naast de statuten betreft dit het bestuursreglement, reglement RvC (inclusief onderliggende reglementen), het reglement financieel beleid en beheer, treasurystatuut, investeringsstatuut, verbindingenstatuut en bevoegdhedenregeling. 11

12 WEL voldoet hiermee aan vigerende wet- en regelgeving. De statuten voor de B.V. s worden in 2017 aangepast aan de eisen van de Woningwet Scheidingsplan daeb/niet-daeb Als basis voor het scheidingsplan daeb/niet-daeb, heeft WEL in 2016 haar wensportefeuille geactualiseerd. Met de vastgestelde wensportefeuille ( ) als input, is gewerkt aan het scheidingsplan. De gemeente en HBV zijn betrokken in het proces en hebben een positieve zienswijze afgegeven. WEL kiest voor een administratieve scheiding. Nieuw primair systeem: Empire Op 19 december 2016 is het nieuwe primaire systeem live gegaan. Een ingrijpende gebeurtenis, omdat alle medewerkers hiermee te maken hebben. Het afgelopen jaar is door de organisatie, om een soepele overgang te bewerkstelligen, veel tijd en energie besteed aan de voorbereiding. De overgang is mede hierdoor soepel verlopen. Ook voor de huurders en woningzoekenden. De RvC is geïnformeerd over de impact die deze implementatie met zich mee brengt. Stand van zaken vastgoedprojecten De stand van zaken van de diverse vastgoedprojecten werd met iedere kwartaalrapportage besproken. De belangrijkste waren in 2016: de Streek, Juvenaatlaan, Kerkwerve, Stationsplein, verkoop van de Boshoeve en de boerderij van het Withof. Verder kwamen de onderstaande reguliere onderwerpen aan bod: Jaarrekening 2015 Jaarverslag 2015 Accountantsverslag Sociaal Jaarverslag 2015 Toezichtbrief Autoriteit woningcorporaties 2016 Brief WSW borgbaarheid en borgingsplafond 2016 Kwartaalrapportages Beleidsbrief 2017 Begroting 2017 Overleg belanghebbenden Het contact met de huurdersorganisatie verloopt in de regel via de commissarissen die op voordracht van de huurders zijn benoemd (onder andere via informeel overleg en tijdens de jaarvergadering en ledenvergaderingen). Tijdens een bijeenkomst op 13 juli 2016 en op 14 december 2016 is er tijdens een lunchbijeenkomst overleg geweest tussen de voltallige RvC en de huurdersorganisatie. Hier is onder andere gesproken over de samenwerkingsrelatie, huurdersparticipatie, prestatieafspraken en de voorgenomen fusie. Daarnaast heeft de RvC in 2016 gesproken met het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Etten-Leur tijdens een projectenbezoek en de belanghoudersbijeenkomst. De RvC overlegt ook met interne belanghebbenden. Met name de ondernemingsraad is hiervoor een belangrijke gesprekspartner voor de raad. Gespreksonderwerpen in 2016 waren onder andere de afronding van de reorganisatie en de fusie met AlleeWonen. Ook de voorzitterswissel binnen de OR is besproken. 12

13 7. Tot slot Vooruitblik 2017 Voor WEL belooft 2017 een bijzonder jaar te worden. De voorgenomen fusie met AlleeWonen betekent dat 2017 mogelijk het laatste jaar is waarin WEL als zelfstandige organisatie bestaat. Als RvC volgen we het proces en de voorbereidingen voor de fusie nauwgezet. We zien dit met vertrouwen tegemoet. Dankwoord De RvC bedankt alle medewerkers, management en directie van Woonstichting Etten- Leur voor hun inzet in Slotverklaring Het bestuur heeft het jaarverslag over 2016 opgesteld, met daarin opgenomen de jaarrekening. De jaarrekening is gecontroleerd door de accountant en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. De RvC kan zich verenigen met het jaarverslag van het bestuur. Etten-Leur, 19 april 2017 Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur.. Dhr. G.J. Lokerse RA Voorzitter Raad van Commissarissen Mevr. mr. A.M.M. Jetten MSc Vicevoorzitter Raad van Commissarissen.. Dhr. M.H. Damen RA Lid Raad van Commissarissen.. Mevr. drs. I.M. Moonen RC Lid Raad van Commissarissen.. Mevr. K. Timmermans Lid Raad van Commissarissen.. Dhr. drs. K. van der Weijden Lid Raad van Commissarissen.. 13