Visie Raad van Commissarissen op toezicht houden bij SSW

Transcriptie

1 Visie Raad van Commissarissen op toezicht houden bij SSW Inleiding Wet- en regelgeving, waaronder de Herzieningswet toegelaten instellingen volkshuisvesting en de Governancecode Woningcorporaties 2015, beschrijven de taken en spelregels voor de Raad van Commissarissen en voor het bestuur. In de statuten en reglementen van Woonstichting SSW (hierna: SSW) zijn deze nader uitgewerkt. De visie van de Raad van Commissarissen op de 3 rollen (toezichtsrol, werkgeversrol en adviesrol) ligt ten grondslag aan deze uitwerking en is mede richtinggevend voor het daadwerkelijk handelen. Deze visie wordt in deze notitie beschreven. Good Governance SSW hecht veel waarde aan een goed ondernemingsbestuur, waarin transparantie, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid centraal staan. SSW onderschrijft daarom ook de Governancecode Woningcorporaties en de principes die hieraan ten grondslag liggen, en wel: 1. RvC en bestuur hanteren normen en waarden die passen bij de maatschappelijke opdracht van de corporatie. 2. RvC en bestuur zijn aanspreekbaar op prestaties en leggen actief verantwoording af. 3. RvC en bestuur zijn geschikt voor hun taak. 4. RvC en bestuur handelen in dialoog met belanghebbende partijen. 5. RvC en bestuur kennen en beheersen de risico's verbonden aan de activiteiten. Deze Governancecode geeft normen voor goed bestuur en toezicht en externe verantwoording. SSW hanteert de code bij haar functioneren en is daarop intern en extern aanspreekbaar.

2 1 Visie op toezicht houden bij SSW 1.1 Visie op toezicht De Raad van Commissarissen heeft tot taak toezicht te houden op het tot stand komen en uitvoeren van het beleid door het bestuur en op de algemene gang van zaken bij de corporatie, en het bestuur gevraagd en ongevraagd met raad ter zijde te staan. De Raad vervult verder de werkgeversrol ten aanzien van het bestuur van SSW. Uiteraard zijn wet- en regelgeving voor de Raad van Commissarissen leidend. De Raad van Commissarissen van SSW richt zich daarbij vooral op het bewaken van de maatschappelijke doelstellingen passend binnen de statuten, visie en missie van de stichting en uitgewerkt in het ondernemingsplan. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de stichting, naar het te behartigen maatschappelijk belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden, primair de (toekomstige) bewoners en woningzoekenden en de gemeenten in het werkgebied van SSW. Informatievoorziening Voor een goede uitoefening van de taken van de Raad is het voor de Raad van belang goed geïnformeerd te zijn over alle ontwikkelingen die van invloed zijn op het bestuur en beleid van de stichting. De primaire bron van informatie voor de Raad van Commissarissen is de informatie afkomstig van het bestuur. De Raad van Commissarissen staat daarnaast open voor, en gaat actief op zoek naar, de opvattingen van alle belanghebbenden, waarbij die van de huurders van primair belang zijn. Daarbij hanteert de Raad van Commissarissen als uitgangspunt dat het bestuur aanspreekpunt voor huurders en andere belanghebbenden is ten aanzien van het te voeren/gevoerde beleid, concrete activiteiten en vragen en klachten. De commissarissen ontvangen onder meer informatie uit de organisatie zelf, informatie afkomstig van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en Aedes vereniging van woningcorporaties en van de gemeente De Bilt. Houding & gedrag De Raad van Commissarissen hecht zeer aan onafhankelijkheid en een kritische attitude van zijn leden, waarbij het belang van de onderneming voorop staat. De Raad is overtuigd van de meerwaarde van een goede onderlinge samenwerking van de leden van de Raad en van die tussen de Raad en het bestuur. De basis voor die samenwerking ligt in transparantie, openheid, vertrouwen en het nemen van verantwoordelijkheid, waarbij de discussie niet geschuwd wordt. Kenmerk van de samenwerking is het bewaken van de balans tussen onafhankelijkheid en betrokkenheid. Die waarden houden elkaar als het goed gaat in check en leiden tot kwalitatief goed toezichthouderschap. Hierbij past een houding van dialoog op basis van argumenten en van kritisch doorvragen. Compliance De Raad is alert op het voldoen aan de geldende wetten, codes, regels en procedures door het bestuur en de Raad zelf. De Raad hecht een grote waarde aan het oordeel van de rechtmatigheid van de activiteiten, de inrichting van de governance en financiële positie van SSW door de accountant, de Autoriteit Woningcorporaties (Aw) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). De Raad wil in de onderwerpen waaraan hij aandacht besteedt de juiste balans bewaren tussen aandacht voor de (sturing van de) volkshuisvestelijke prestaties van SSW en de aandacht voor compliance, risicobeheersing en financiële continuïteit.

3 Professionalisering De Raad van Commissarissen ambieert een voortdurende professionalisering van zichzelf en verwacht dit ook van het bestuur en overige personen die ten behoeve van SSW werkzaam zijn. Het blijven werken door de Raad van Commissarissen aan de eigen deskundigheid komt tot uitdrukking in: PE-punten: De VTW stelt als voorwaarde aan het lidmaatschap het jaarlijks behalen van voldoende punten voor Permanente Educatie. Elke commissaris is zelf verantwoordelijk voor het behalen van voldoende PE-punten en de registratie ervan. Zelfevaluatie: Eens per jaar evalueert de Raad het eigen functioneren. Een externe deskundige begeleidt om het jaar deze zelfevaluatie. Actualiteiten: Commissarissen volgen de ontwikkelingen op het gebied van de (sociale) volkshuisvesting op de voet. Commissarissen houden ook de ontwikkelingen ten aanzien van hun eigen vakgebied en de actualiteiten in de media bij. Aanvullend op het bovenstaande hanteert de Raad van Commissarissen de volgende vijf uitgangspunten: Een gezamenlijke en eenduidige visie op de maatschappelijke rol en opdracht van SSW, zowel binnen de Raad van Commissarissen als tussen de Raad en het bestuur. Die visie vindt zijn concretisering in de strategie van SSW en de wijze waarop die in praktijk wordt gebracht. Daarop stuurt het bestuur en daarop ziet de Raad van Commissarissen toe. Vertrouwen in het bestuur met respect voor de afzonderlijke rollen en verantwoordelijkheden van bestuur en Raad. Vertrouwen betekent niet blind vertrouwen. Het is de taak van de Raad van Commissarissen om zich blijvend ervan te vergewissen dat het vertrouwen gegeven kan worden. Passend samenspel met het bestuur. De Raad van Commissarissen biedt zo nodig tegenwicht aan het bestuur (checks and balances), is steun voor het bestuur bij lastige vraagstukken en kiest steeds de passende armlengte. Proactief opereren. De Raad van Commissarissen is proactief, dat wil zeggen dat zij niet alleen volgt wat wordt voorgelegd, maar ook zelf een beeld heeft van wat op de toezichtagenda hoort en ervoor zorgt dat die gevolgd wordt. Aandacht voor cultuur en gedrag binnen de RvC. Openheid, integriteit en kritische betrokkenheid zijn kenmerken van de cultuur binnen de Raad van Commissarissen, haar relatie met het bestuur en de belangrijke belanghebbenden. Daarnaast hoort ook de Raad van Commissarissen in haar handelen de kernwaarden van SSW uit te dragen.

4 1.2 Toezichtskader Het toezichtkader beschrijft op hoofdlijnen het speelveld en de taken van de organisatie. De Raad van Commissarissen hanteert bij zijn werkzaamheden het volgende externe en interne toezichtskader. Externe kaders: De Woningwet en het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting Governancecode Woningcorporaties 2015 en Aedescode Overige relevante wet- en regelgeving, incl. sectorspecifieke codes Interne kaders: Corporatiestatuut Woonstichting SSW Reglement Financieel beheer en beleid En de daaronder liggende statuten en reglementen van Woonstichting SSW: A: reglement RvC, inclusief bijlagen met Profielschets Raad van Commissarissen B: bestuursreglement C: verbindingenstatuut D: reglement auditcommissie E: reglement selectie en remuneratiecommissie F: reglement voor werving en selectie en (her)benoeming RvC G: reglement voor werving en selectie en (her)benoeming bestuurder H: sloopreglement I: procuratieregeling J: treasurystatuut K: aanbestedingsreglement L: investeringsstatuut: M: controlstatuut 1.3 Toetsingskader De Raad van Commissarissen hanteert bij zijn werkzaamheden de volgende besturings- en beheersingskaders als toetsingskader. Besturingskaders: Toekomstvisie Meerjarenbegroting Jaarplan 2017 Prestatieafspraken met Gemeende De Bilt en Woonspraak Samenwerkingsovereenkomst Woonspraak 2017 Definitief ontwerp scheidingsvoorstel DAEB niet-daeb

5 Beheersingskaders: Klantvisie Groeidocument portefeuillestrategie Besturingsfilosofie Organogram I&A beleidsplan Integriteitscode - Bij twijfel niet inhalen Klokkenluidersregeling HRM plan - Sociaal plan tot en met De Raad van Commissarissen realiseert zich dat naast regels en procedures zoals in bovenstaande documenten vastgelegd (de hard-controls ) ook soft-controls als voorbeeldgedrag en motivatie een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van kansen en het beheersen van risico s. De Raad van Commissarissen let daarom niet alleen op deze hard-controls, maar heeft evenzeer oog voor deze soft-controls.

6 1.4 Implicaties voor het besturen De visie op toezicht betekent het volgende voor de wijze waarop bestuurd dient te worden. Het bestuur werkt vanuit een heldere gedragen missie: SSW werkt aan betaalbare huisvesting voor lagere- en middeninkomens en samen met haar huurders en stakeholders werkt SSW aan vitale wijken. Het bestuur formuleert op basis hiervan zijn doelstellingen en heeft de verantwoordelijkheid deze te realiseren. Het bestuur zet daartoe de strategie uit, bepaalt het beleid, ziet toe op de uitvoering hiervan en is verantwoordelijk voor de resultaten. Daarbij betrekt het bestuur de primaire belanghebbenden; de huurders en de gemeente De Bilt, actief en herkenbaar bij de beleidsvorming en uitvoering. Het bestuur stelt zich daarbij toegankelijk op, zoekt verbinding met huurders en stakeholders en heeft oog voor overige maatschappelijke belangen. Het bestuur gaat zorgvuldig om met het maatschappelijk vermogen van SSW. Dit verplicht hem om op een scherpe manier te sturen op het vastgoed en de organisatie op een bedrijfsmatige manier aan te sturen. Daardoor kunnen de middelen zoveel mogelijk worden ingezet voor de maatschappelijke opgave van SSW. Het bestuur waarborgt een gezonde financiële positie zodat de continuïteit van de organisatie en haar missie op lange termijn is verzekerd. Het bestuur werkt daarbij met aandacht en betrokkenheid. De kernwaarden van SSW zijn de uitgangspunten voor houding en gedrag van het bestuur en organisatie, die samen tot stand zijn gekomen met de huurders en de medewerkers: Deskundig Weten waar je het over hebt. Betrouwbaar Doen wat je zegt en zeggen wat je doet. Dienstbaar Behulpzaam zijn tot waar het kan. Niet omdat het moet, maar omdat we het willen. Toegankelijk Benaderbaar in diverse vormen. Het bestuur opereert transparant en legt gevraagd en ongevraagd verantwoording af over zijn handelen. Het bestuur schept voorwaarden voor een adequaat en kritisch intern toezicht door zowel de Raad als de controller/auditor. Het bestuur handhaaft de governancestructuur en leeft de principes van goed bestuur na. Het bestuur richt een professionele werkorganisatie in met een gedegen en doelmatige bedrijfsvoering. Het bestuur zorgt voor toereikende en goed functionerende risicobeheersings- en controle systemen. Als werkgever past het bestuur de beginselen van goed werkgeverschap actief toe.

7 2 Visie op de maatschappelijke rol en opdracht van SSW 2.1 Bewaken van belangen van huurders en woningzoekenden De Raad van Commissarissen en het bestuur zien het als hun primaire taak om ervoor te zorgen dan wel te bewaken dat SSW tegemoet komt aan de belangen van mensen die op de woningmarkt in een kwetsbare positie verkeren. Dit zijn mensen die gezien hun inkomen of om andere redenen onvoldoende in staat zijn om zelfstandig in hun huisvesting te voorzien. SSW opereert aldus primair voor deze huurders en woningzoekenden. De Raad van Commissarissen en het bestuur realiseren zich dat belangen van verschillende groepen huurders en woningzoekenden kunnen botsen afwegingen gemaakt moeten worden. 2.2 Holistische benadering van huurdersbelangen Centraal staat een holistische benadering van de huurdersbelangen. Het is de primaire taak van SSW haar missie uit te voeren. SSW wil daarbij oog hebben voor het bredere welzijn van de individuele huurder en voor gezonde en leefbare wijken. Dat laatste geldt vooral voor wijken waar SSW aanmerkelijk bezit heeft. SSW gaat niet over de gehele breedte van het welzijn van huurders en wijken, maar kan en moet wel als aangever fungeren richting instanties die op deze andere terreinen een primaire verantwoordelijkheid hebben. 2.3 Legitimatie De samenleving moet erop kunnen vertrouwen dat de belangen van de belanghebbenden van SSW, met name van de huidige en toekomstige huurders en woningzoekenden, worden geborgd en dat de stichting zorgt voor de nodige voorwaarden om dat te (blijven) doen. Van SSW (Raad van Commissarissen en bestuur) mag worden verwacht dat zij naar de wensen en behoeften van huurders en woningzoekenden en ook naar de wensen van de gemeente en andere belangrijke belanghebbenden luistert en hun inbreng serieus meeneemt in de afwegingen. Dat betekent echter niet dat de samenleving (waaronder de gemeente) bepaalt welke keuzen gemaakt worden. Dat is de verantwoordelijkheid van het bestuur van SSW en in het verlengde daarvan van de Raad van Commissarissen als toezichthouder, die primair rekening houden met de belangen van de huidige en toekomstige huurders en woningzoekenden en secundair met andere maatschappelijke belangen. Het is aan Raad van Commissarissen en het bestuur van SSW om zich over de keuzen te verantwoorden en meer in het algemeen om te blijven werken aan het vasthouden/vergroten van het vertrouwen en een goede reputatie als legitimatie.