Toezichtsvisie RvC Zeeuwland

Transcriptie

1 Stichting Zeeuwland Toezichtsvisie RvC Zeeuwland Opgesteld n.a.v. RvC-bijeenkomst d.d. 18 januari 2017 Versie d.d. 14 februari 2017

2 Inleiding Achtergrond Artikel 1.1. van de Governancecode woningcorporaties 2015 (hierna: Governancecode) schrijft voor dat een Raad van Commissarissen (hierna: RvC) een visie heeft op toezichthouden. De RvC beschrijft hierin zijn rollen en taakuitoefening als intern toezichthouder. Aanleiding Per 1 januari 2017 zijn Stichting Woonburg (hierna: Woonburg) en Stichting Zeeuwland (hierna: Zeeuwland) gefuseerd. De fusiecorporatie draagt de naam Zeeuwland. De RvC van Zeeuwland heeft na fusie de wens geuit een toezichtsvisie op te stellen, conform de Governancecode. Dit document is een resultaat van de uitgangspunten die de RvC van Zeeuwland heeft vastgesteld tijdens een RvC-bijeenkomst op 18 januari Inhoud toezichtsvisie De toezichtsvisie van de RvC bestaat uit vier verschillende onderdelen. Achtereenvolgend zijn dit het externe kader, het interne kader, het beoordelingskader en het toezichtskader. Extern kader In het externe kader zijn de externe spelregels opgenomen. Het gaat dan om bepalingen uit wet- en regelgeving alsmede belangrijke richtlijnen en codes. De uitgangspunten hiervoor staan vast. Intern kader Het interne kader bestaat uit de interne spelregels die Zeeuwland zelf heeft opgesteld. In dit kader gaat het om statuten en reglementen. De uitgangspunten hiervoor zijn reeds door de corporatie vastgesteld. Beoordelingskader Het beoordelingskader omvat enerzijds de besturingskaders en anderzijds de besturings- en beheersingselementen. De besturingskaders bepalen de kaders waarop beoordeeld wordt. De besturings- en beheersingsinstrumenten zijn de manieren om te kunnen beoordelen. De uitgangspunten voor het beoordelingskader zijn (grotendeels) al door de corporatie vastgesteld. Toezichtskader Het toezichtskader wordt gevormd door de rollen en taakuitoefening die de RvC Zeeuwland in zijn toezichtsrol wenst te hanteren. De uitgangspunten van het toezichtskader zijn in dit document nader uitgewerkt. 1

3 Figuur 1 Onderdelen toezichtsvisie 2

4 Uitgangspunten toezichtskader Rollen De RvC Zeeuwland onderscheidt vier rollen die hij te vervullen heeft. Het gaat in dit kader om de toezichtsrol, de werkgeversrol, de klankbord- en adviesrol en de netwerkrol. Toezichtsrol De RvC zorgt voor toezicht op het algehele functioneren van de woningcorporatie (i.e. financieel, organisatorisch en maatschappelijk). Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de RvC en de RvC verleent al dan niet goedkeuring aan voorgenomen besluitvorming van het bestuur. Werkgeversrol De RvC heeft een werkgeversrol. Het is zijn eerste taak een goed en deugdelijk bestuur te benoemen. In dit kader stelt de RvC ook de beloning van het bestuur vast. Jaarlijks formuleert de RvC in overleg met het bestuur de prestatieafspraken die als leidraad dienen voor de beoordeling van het bestuur. De RvC en het bestuur bepalen daarnaast gezamenlijk het opleidingsplan / persoonlijk ontwikkelingsplan voor het bestuur. Klankbord- en adviesrol De RvC vormt een klankbord voor het bestuur en geeft gevraagd en ongevraagd advies, zonder hierbij op de stoel van het bestuur te gaan zitten. Hierbij geldt het uitgangspunt dat er geen meningvormend of inhoudelijk een-op-een-overleg tussen commissarissen plaatsvindt. Meningvormende of inhoudelijke vragen gaan via de voorzitter van de RvC. De adviesrol houdt niet in dat RvC leden inhoudelijk expertmatig advies uitbrengen, zoals een in- of externe adviseur dat wel doet. Dat zou er immers toe kunnen leiden dat de RvC over haar eigen adviezen toezicht moet houden. Het betreft een adviesrol richting de bestuurder, waarbij het aan de bestuurder is om te bepalen wat hij met het advies doet. Netwerkrol Het bestuur is het gezicht naar buiten toe richting de stakeholders. Maar de RvC heeft wel een netwerkrol. De RvC vangt signalen op in het netwerk en haalt informatie op, maar maakt geen afspraken in dit kader. (Schijn van) belangenverstrengeling van een commissaris (bijvoorbeeld als gevolg van nevenfuncties) wordt direct gemeld aan de RvC. Taakuitoefening In deze paragraaf staat de gewenste rolverdeling en werkwijze van de RvC per onderwerp beschreven. Taakstelling RvC en commissies De RvC houdt onafhankelijk toezicht op het algehele functioneren van de corporatie. Dat is de toezichtstaak van de RvC. Ter ondersteuning van dit toezicht heeft de RvC twee vaste commissies: de auditcommissie en de renumeratiecommissie. Deze commissies hebben elk een specifieke taak. Waar de RvC de financiële vraagstukken op hoofdlijnen behandelt, gaat de auditcommissie in de diepte in op het gebied van het financiële toezicht. In de auditcommissie is de financiële kennis en ervaring vanuit de RvC vertegenwoordigd. 3

5 De renumeratiecommissie heeft als taak de werkgeversrol in te vullen richting de bestuurder. Daartoe beoordeelt zij onder meer of en in welke mate het bestuur de gestelde doelen van de corporatie realiseert. De commissies opereren ondersteunend aan de voltallige RvC, zij hebben geen eigen mandaat en hun bestaan betekent niet dat de onderwerpen die in de commissie aan de orde komen niet verder besproken worden in de RvC. Van de besprekingen van de commissies worden verslagen gemaakt en deze worden besproken in de voltallige RvC. Commissarissen op voordracht van de huurders(vertenwoordigingen) In de RvC nemen twee commissarissen zitting op voordracht van de huurders(vertegenwoordigingen). Huurderscommissarissen hebben in principe geen andere rol, positie of taak dan de overige leden van de RvC. Zij moeten aan dezelfde eisen voldoen als de andere commissarissen. De RvC is een collectief orgaan dat zonder last of ruggespraak fungeert. Huurderscommissarissen worden niet aangestuurd door en zijn geen verantwoording verschuldigd aan de huurdersorganisaties die hen hebben voorgedragen. Wel mag van een huurderscommissaris verwacht worden dat hij het vertrouwen heeft van de huurdersorganisatie en bij de afweging van de verschillende belangen in het bijzonder óók kijkt naar de belangen van huurders. 1 Ondernemingsraad Om de informatie ten behoeve van de toezichtsrol te ondersteunen haalt de RvC onder andere bij de ondernemingsraad (hierna: OR) informatie op vanuit de corporatie. Op die manier krijgt de RvC inzicht op wat er binnen de corporatie op de werkvloer zich afspeelt en hoe het bestuur leiding geeft aan de organisatie. De RvC hecht er veel waarde aan dat de OR op gepaste en verplichte momenten betrokken wordt in de (advisering of instemming) van de besluitvorming. RvC-vergaderingen De RvC hanteert het uitgangspunt dat RvC-vergaderingen efficiënt en effectief verlopen. Hier hoort goede voorbereiding en professionele verslaglegging bij. Commissarissen nemen daarnaast zonder last of ruggespraak deel aan de vergaderingen. Commissarissen opereren volledig onafhankelijk. Daar hoort ook bij dat geen meningsvormend of inhoudelijk overleg plaatsvindt tussen commissarissen onderling zonder dat andere commissarissen hiervan op de hoogte zijn. De RvC spreek te allen tijde met één mond richting bestuur, OR, huurders(vertegenwoordigingen) en andere stakeholders. Ontwikkeling RvC en bestuur De RvC stelt zich tot doel zich voortdurend te blijven ontwikkelen. Dit betekent dat zowel de RvC in zijn geheel, als de individuele commissarissen ruimte voor training en opleiding wordt geboden om het toezichthouden op een adequaat niveau te houden. Maar niet alleen de RvC moet de ruimte worden geboden zich te ontwikkelen. De RvC vindt het vanzelfsprekend ook van belang dat voor en met het bestuur een helder ontwikkelingsplan wordt bepaald ten behoeve van het functioneren van het bestuur. 1 Dit is letterlijke tekst uit de brochure van VTW en de Woonbond, de huurderscommissaris, september 2015 (pagina 10-11). 4

6 De RvC is van mening dat adequaat functionerend bestuur en toezicht het welzijn van de corporatie altijd ten goede komt. Honorarium Commissarissen ontvangen voor hun werkzaamheden een honorarium conform de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties-regeling (hierna: VTW-regeling). Daarbij kiest de RvC er bewust voor zichzelf niet op het maximumniveau te honoreren. Onafhankelijk en kritisch De commissarissen binnen een RvC moeten onafhankelijk en kritisch kunnen opereren en mogen geen persoonlijk belang hebben in de woningcorporatie. Dit betekent dat elke commissaris de verantwoordelijkheid heeft onafhankelijk en kritisch bij te dragen aan de besluitvorming. Indien er bij de behandeling van een onderwerp een risico is op belangenverstrengeling of belangentegenstellingen, dient een commissaris voor dat onderwerp niet deel te nemen aan de discussie en zich van stemming in de RvC over dat onderwerp te onthouden. 2 Werkwijze en gedrag De RvC hecht tot slot bijzonder veel waarde aan tijdige en pro-actieve betrokkenheid bij majeure en/of gevoelige zaken. De RvC vindt het van belang dat er te allen tijde open en direct gecommuniceerd wordt, onderling en tussen bestuur en RvC. De omgang met elkaar is constructief, respectvol en met humor. Een goede sfeer en verstandhouding onderling en tussen bestuur en RvC vormen hierbij het uitgangspunt. 2 Dit is letterlijke tekst uit de brochure van VTW en de Woonbond, de huurderscommissaris, september 2015 (pagina 11). 5