Visie op toezicht Vastgesteld door Raad van Commissarissen op 25 april 2019

Transcriptie

1 Visie op toezicht Vastgesteld door Raad van Commissarissen op 25 april 2019

2 Woningcorporaties staan voor het huisvesten van mensen met een bescheiden inkomen en van kwetsbare groepen. Woningcorporaties zijn maatschappelijke ondernemingen. Het zijn private ondernemingen die met een maatschappelijke opdracht een volkshuisvestelijke taak uitvoeren. De samenleving moet er op kunnen vertrouwen dat woningcorporaties verantwoord opereren en dat bij hen deze publieke taak in goede handen is. De Raad van Commissarissen (RvC) heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de woningcorporatie en de door haar in standgehouden onderneming en staat het bestuur met raad ter zijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de woningcorporatie en de door haar in stand gehouden onderneming, naar het te behartigen maatschappelijk belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden (artikel 31 lid 1 van de Woningwet). Hierover voert de Raad van Commissarissen met elkaar en met de directeur-bestuurder het gesprek om tot een gedeelde visie en een gedeeld beeld van de strategische en operationele doelstellingen van de organisatie te komen. Wonen Midden-Delfland Stichting Wonen Midden-Delfland (WMD) is de woningcorporatie in de gemeente Midden-Delfland met ruim verhuureenheden. WMD is sterk lokaal verankerd in de drie kernen van de gemeente: Den Hoorn, Schipluiden en Maasland. Missie: Wonen Midden-Delfland verhuurt goede woningen in een groene omgeving. Onze belangrijkste maatschappelijke bijdrage is investeren in duurzame en betaalbare huizen voor mensen met een smalle beurs, nu en in de toekomst. Samen met onze partners zetten wij ons in voor vitale dorpskernen met sociale betrokkenheid. In nauwe samenwerking met haar stakeholders streeft WMD ernaar om zoveel mogelijk in te spelen op de wensen van haar huurders. Dit geldt voor haar woningaanbod, maar ook voor haar diensten. De corporatie is financieel gezond. De kernwaarden van de organisatie zijn gedreven, toegankelijk en met plezier. De organisatie van Wonen Midden-Delfland bestaat uit de Raad van Commissarissen, de directeur-bestuurder en de werkorganisatie. Meer informatie over Wonen Midden-Delfland is te vinden op de website Visie op toezicht Als Raad van Commissarissen verwoorden wij in deze toezichtvisie onze visie op het toezicht bij Wonen Midden-Delfland. Hiermee geven we tevens invulling aan bepaling 1.1. uit de Governancecode woningcorporaties: Bestuur en RvT hebben een visie op besturen en toezicht houden, waarbij wordt ingegaan op de verantwoordelijkheden voor het realiseren van de doelstellingen, de strategie, het beleid, de financiering en de onderlinge wisselwerking in rollen. De RvT beschrijft hierin zijn rollen (werkgever, toezichthouder en klankbord) en taakuitoefening als intern toezichthouder'. De Raad van Commissarissen is onafhankelijk en zelfstandig in staat om een oordeel te vormen over het beleid en het functioneren van Wonen Midden- Delfland en van de directeur-bestuurder. We acteren binnen de wettelijke kaders, handelen in lijn met de Governancecode en bewaken het dienen van het maatschappelijke belang door de corporatie, de doelstellingen en de financiële continuïteit van de corporatie. Tevens houden we als Raad van Commissarissen voeling met relevante belanghebbenden. Daarbij stellen we heldere kaders op richting de directeur-bestuurder en de corporatie. De Raad van Commissarissen houdt pro-actief toezicht met gepaste distantie op de directeur-bestuurder en we zijn in staat om de directeur-bestuurder ter verantwoording te roepen. We bespreken met een open instelling de koers, handelen transparant en integer en zijn aanspreekbaar op en leggen verantwoording af over het gehouden toezicht. 1

3 We vinden het van belang dat de organisatie Wonen Midden-Delfland intrinsiek gemotiveerd is en in het toezicht, het beleid en de operatie blijk geeft van een juiste mix van pro-activiteit, omgevingssensitiviteit en integriteit. Wij halen onze voldoening uit de volkshuisvestelijke en bedrijfsmatige resultaten van de organisatie. Goed toezicht staat bij ons in het kader van betrouwbaarheid voor een combinatie van gepaste openheid, effectief vertrouwen en ontwikkeling en constructief wantrouwen en beteugeling (compliance regels). Dat beschouwen we als een teken van kracht en taakvolwassenheid. Toezichthouden is bilateraal en relationeel. Ze krijgt vorm in de samenwerking tussen Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder, op wie we toezicht houden. We toetsen aan formele kaders, maar we willen ook ruimte voor het gesprek met de directeur-bestuurder, de interne dialoog en externe openheid om de organisatie te helpen haar functioneren in de volle breedte en continu te verbeteren. Dat betekent ook dat we feedback geven op de wijze waarop de directeur-bestuurder strategisch vormgeeft aan de toekomst van de organisatie. Rollen De Raad van Commissarissen van Wonen Midden-Delfland houdt toezicht op het functioneren en presteren van de organisatie, treedt op als werkgever van de directeur-bestuurder en staat de directeur-bestuurder met raad terzijde. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover intern verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Daarbij krijgt de directeur-bestuurder voldoende mandaat om slagvaardig te kunnen opereren. Toezichthoudende rol Het toezicht richt zich op het behalen van de financiële, volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelen van Wonen Midden-Delfland, het voldoen aan wet- en regelgeving, het voldoen aan de Governancecode Woningcorporaties en het op een ethisch wijze handelen van de corporatie met oog voor haar maatschappelijk doel en haar belanghebbenden. Het toezicht richt zich in het verlengde daarvan op alle risico s die met het voorgaande gemoeid zijn. Een gezonde cultuur en een efficiënte, effectieve en transparante bedrijfsvoering zijn voorwaarde bij de realisatie van de verschillende doelen. Het toezicht richt zich ook op besluiten van de bestuurder over belangrijke onderwerpen, indien deze besluiten aan de goedkeuring van de RvC zijn onderworpen. Klankbordrol Naast de rol als toezichthouder fungeert de RvC als klankbord voor bestuurder en de organisatie. Dit komt onder andere tot uiting in de betrokkenheid bij strategieontwikkeling, maar bijvoorbeeld ook door het voorleggen van diverse (beleids-)vraagstukken. De meerwaarde is dat de RvC vooral een integrale (vanuit verschillende invalshoeken) benadering toepast op voorstellen, wat door de interdisciplinaire samenstelling van de Raad mogelijk wordt gemaakt. Werkgeversrol De RvC stelt de bestuurder aan en beoordeelt diens functioneren. Bestuurder en RvC maken jaarlijks afspraken over het toetsingskader, aan de hand waarvan de bestuurder verantwoording aflegt en het functioneren van de bestuurder getoetst wordt. De basis voor dit toetsingskader wordt mede gevormd door de doelen in het ondernemingsplan, het jaarplan en de begroting. 2

4 Binnen deze rollen ziet de Raad van Commissarissen voor zichzelf een drietal specifieke taken: We zijn kader stellend (vooraf klankbord) Als Raad van Commissarissen denken we bewust aan de voorkant mee met en adviseren aan de directeur-bestuurder en organisatie over de richting die gekozen wordt (waar ga je voor, wat zijn de gewenste effecten, doelen, etc.). De directeur-bestuurder is degene die uiteindelijk bepaalt. Hiermee borgen we dat er vanuit diverse invalshoeken naar een vraagstuk is gekeken en dat komt de kwaliteit van een besluit ten goede. Het maakt tevens de controle achteraf als Raad van Commissarissen eenvoudiger. Daarnaast vinden we het onze verantwoordelijkheid om tijdig bij te sturen. We zijn controlerend (achteraf toetsend) Als Raad van Commissarissen controleren we de directeur-bestuurder achteraf op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. We bevragen en beoordelen op congruentie en consistentie met het geformuleerde beleid. We toetsen zowel kwantitatief als kwalitatief. We kijken niet alleen naar begroting, jaarrekening, kwartaalrapportages e.d., maar hebben ook oog hebben voor de soft controls en gesprekken voeren met medewerkers, ondernemingsraad, huurdersverenigingen, gemeente en andere relevante belanghouders. Op deze manier ontstaat een gewogen beeld. We zijn vertegenwoordigend Als Raad van Commissarissen houden we actief onze oren en ogen open voor de visie van de belanghouders van Wonen Midden-Delfland, zoals de huurdersverenigingen, gemeente, zorginstellingen, etc. over het realiseren van de koers van de organisatie. Wij doen dat zonder in de vertegenwoordigende bevoegdheid te treden van de directeur-bestuurder. Portefeuilleverdeling Om onze taak als RvC goed uit te kunnen voeren, werken we met twee voorbereidende commissies, te weten: Treasurycommissie; Remuneratiecommissie. Iedere commissie kent zijn eigen specifieke aandachtgebied, vastgelegd in een reglement. De commissies zijn voorbereidings- en adviescommissies van de Raad van Commissarissen en rapporteren en adviseren aan de voltallige Raad van Commissarissen. De leden van de Raad van Commissarissen vormen zich in alle gevallen een eigen oordeel en zijn collectief verantwoordelijk voor besluiten. Randvoorwaarden Om als toezichthouder naar behoren te kunnen functioneren wil de Raad van Commissarissen over voldoende informatie beschikken. Hierover worden met de directeur-bestuurder afspraken vastgelegd in het Informatiereglement. Daarnaast kijkt de Raad van Commissarissen, voor het verkrijgen van een onafhankelijk beeld, ook zelfstandig naar de organisatie en de omgeving en gaat daarbij actief op zoek naar informatie. Aan de hand van het Informatiereglement wordt jaarlijks door de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder een jaarplanning met een jaaragenda opgesteld. Dit geeft zowel voor de Raad van Commissarissen als de organisatie duidelijkheid over de thema s waar dat jaar specifiek aandacht voor is, naast de gangbare informatievoorziening via de directeur-bestuurder. Daarnaast worden er jaarlijks afspraken gemaakt met de directeur-bestuurder over de doelstellingen en prestatieafspraken voor dat jaar. 3

5 In het kader van good governance is het van belang dat de functieprofielen aansluiten bij de situatie van Wonen Midden-Delfland en de eisen die vanuit weten regelgeving ten aanzien van toezicht worden gesteld. Bij de samenstelling van de RvC wordt gestreefd naar kwaliteit, deskundigheid en diversiteit tot uiting komend in kennis- en ervaringsgebieden en verschillende achtergronden, invalshoeken en persoonlijkheden. Het regelmatig herijken van deze profielen, bijvoorbeeld als onderdeel van de zelfevaluatie, is dan ook een voorwaarde. Om onze rol goed te vervullen is aandacht voor onze eigen kwaliteiten en competenties en zelfreflectie over het eigen functioneren belangrijk. De eisen die we in bestuurlijke zin aan de directeur-bestuurder stellen, stellen we in toezichthoudende zin ook aan onszelf. Dat betekent dat we aandacht hebben voor scholing (zodat we de nodige PE punten halen), onderlinge en externe feedback en een goede spreiding en dekking van competenties. We ontwikkelen ons als Raad van Commissarissen permanent. Een goed functionerend Raad van Commissarissen-team vormt de basis waarmee het besluitvormingsproces op een professionele wijze tot stand komt. Dat betekent dat er in de Raad van Commissarissen een open cultuur heerst waarin ieder lid zich veilig voelt en zich kwetsbaar durft op te stellen. Hierdoor kunnen kritische vragen gesteld worden, eventuele verschillen van meningen op tafel komen en grondig worden besproken. Dit leidt tot betere besluitvorming. Wonen Midden-Delfland is een voorstander van een pro-actief toezichtbeleid. Een beleid waarin reglementen, procedures en codes noodzakelijk blijven maar niet voldoende zijn. In de visie op toezicht van Wonen Midden-Delfland gaat het in de kern niet om het hebben van regels maar het doorleven van regels. Het eigen maken van de waarden die deze regels trachten te beschermen. De RvC legt verantwoording af middels het jaarverslag van de RvC. Toetsingskader Deze visie op toezicht en het toezichtskader is uitgewerkt in het schema toetsingskader van Wonen Midden-Delfland. Daarvoor hebben we de visie geoperationaliseerd met documenten als het reglement Raad van Commissarissen, de profielschets Raad van Commissarissen, het rooster van aftreden Raad van Commissarissen, het beleid werving en benoeming RvC-leden, het Reglement Remuneratiecommissie en Treasurycommissie en het Informatiereglement. Levend document Deze visie op toezicht is een levend document. De visie is opgesteld met de huidige kennis en ideeën op het gebied van good governance. Interne en/of externe veranderingen en opgedane inzichten zijn van invloed op de toezichtvisie. Deze toezichtvisie is dan ook een levend document en wordt regelmatig herijkt. De jaarlijkse zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen is hiervoor een natuurlijk moment. 4