Jaarverslag Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur 2014

Transcriptie

1 Jaarverslag Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur 2014 Inleiding In 2014 lag het accent voor de Raad van Commissarissen (RvC) op de herijking van de koers van Woonstichting Etten-Leur (WEL). Om de financiële continuïteit van de organisatie te waarborgen en de betaalbaarheid voor huurders in het oog te houden, dienden er principiële keuzes gemaakt te worden. Dit alles in het licht van het Rijksbeleid en de wet- en regelgeving waarmee we als corporatie te maken hebben of krijgen. De keuzes die we maakten werken door op de hele organisatie. De komende jaren is er minder ruimte voor het ontwikkelen van vastgoed. De focus komt meer op beheer te liggen. Het strategisch voorraadbeleid is een belangrijke basis hiervoor, de organisatie is er hard mee aan het werk. In het kader van betaalbaarheid besteedt WEL veel aandacht aan het huurprijsbeleid. WEL kan en zal minder zaken oppakken en dit leidt ertoe dat de organisatie moet inkrimpen. Op de financiën wordt ook in 2015 extra scherp de focus gelegd. Het afgelopen jaar stond ook in het teken van een nieuw visitatietraject. In 2014 werd de organisatie voor de derde keer door een onafhankelijke visitatiecommissie beoordeeld op haar prestaties in relatie tot de opgaven en haar ambities. De eindbeoordeling van de commissie kwam uit op een 7,1. Een mooie waardering waar we trots op zijn. Het is prettig om te constateren dat het rapport overwegend positief is over ons maatschappelijk presteren. Met name ten aanzien van het onderwerp governance constateert de commissie dat goede vorderingen zijn gemaakt. Ook op het gebied van samenwerking is vorig jaar geïnvesteerd. Met de corporatie Allee Wonen werd de samenwerking gezocht op een aantal projecten. Zo zullen onder ander de mogelijkheden van een gezamenlijk klantcontactcentrum worden onderzocht, zal er op het terrein van de ICT (informatisering en automatisering), het vastgoedbeleid, assetmanagement en bij de implementatie van de Herzieningswet de samenwerking worden gezocht. Aan de hand van de resultaten van deze projecten wordt bezien of de samenwerking verder geïntensiveerd kan worden. Al met al sluiten we wederom een druk en bewogen jaar af waarin we onze koers hebben bijgesteld met het oog op wijzigingen in de regelgeving in de sector en in de markt. In 2015 zal deze koerswijziging definitief zijn beslag moeten krijgen. Aedescode, Governance Code Woningcorporaties en governancestructuur De RvC van Woonstichting Etten-Leur is verantwoordelijk voor het toezicht op de directeur-bestuurder van de Woonstichting en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. Daarnaast vervult de raad de rol van werkgever en klankbord voor de directeur-bestuurder en verleent goedkeuring aan de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag. De RvC fungeert ook als toezichthoudend orgaan voor de bv s. 1

2 Woonstichting Etten-Leur onderschrijft nadrukkelijk de Aedescode, waarin de verantwoordelijkheden van corporaties zijn vervat, en communiceert dit zowel in- als extern. WEL werkt volgens de Governance Code Woningcorporaties voor de inrichting van de bestuurlijke organisatie. Transparantie staat bij WEL centraal. De RvC werkt volgens het pas-toe-of-leg-uit -principe. De code wordt toegepast en wanneer dit niet het geval is, wordt uitleg gegeven over de achterliggende reden. De toepassing van de code is schriftelijk gecommuniceerd naar de Gemeente Etten-Leur en de Huurders Belangen Vereniging (HBV). Eén van de bepalingen in de Governancecode is dat de corporatie zich één keer in de vier jaar laat visiteren door een erkende en onafhankelijke visitatiecommissie. In 2014 voerde het bureau Cognitum een visitatie uit bij WEL. De aanbevelingen uit het visitatierapport zijn inmiddels verwerkt in een actieplan, waar WEL in 2015 verder mee aan de slag gaat. Toezichtskader De RvC houdt toezicht op basis van onder andere jaarlijkse prestatiecijfers en financiële rapportages. Het toezichtkader dat de RvC hierbij hanteert, bestaat onder andere uit de (meerjaren)begroting, de vastgestelde prestatie-eisen en doelstellingen voor de directeurbestuurder, het strategisch kader en het jaarplan. Daarnaast gebruikt de RvC als referentiekader de in 2014 opgezette Aedes-benchmark. De raad beoordeelt de gang van zaken binnen de organisatie elk kwartaal aan de hand van managementrapportages. Wanneer de raad een vraag heeft, levert WEL op verzoek de gewenste gegevens en informatie. De Raad van Commissarissen heeft op die manier op ieder moment inzicht in de plannen en voorgenomen activiteiten. Bij grootschalige (bouw)projecten besteedt de RvC aandacht aan de specifieke risico s van het project en worden besluiten altijd na zorgvuldige afweging genomen. De directeur-bestuurder legt een grootschalig project in een vroeg stadium aan de RvC voor. Hierbij gaat hij op hoofdlijnen in op kaders, doelstellingen, investeringen en risico s. Samenstelling en rooster van aftreden Raad van Commissarissen Leden van de RvC worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen één keer herbenoemd worden. De zittingstermijn bedraagt hiermee maximaal acht jaar. Dit in overeenstemming met de governancecode. Mevrouw A.M.M. Jetten is benoemd op voordracht van de ondernemingsraad en onderhoudt vanuit de raad de contacten met de ondernemingsraad. Zij geeft met name invulling aan de sociaal-maatschappelijke competenties uit het profiel van de raad, onder andere voor de zorg en de personeelsbelangen. Zij is in het dagelijks leven burgemeester van de gemeente Sluis. De heer J. Backx en de heer P. Osendarp zijn bindend voorgedragen door de Huurders Belangen Vereniging. De overige leden zijn door middel van een openbare procedure geworven. 2

3 Samenstelling Raad van Commissarissen WEL op 31 december 2014 Naam Beroep Dhr. J. Backx Zelfstandig ICTondernemer Dhr. mr. G.J.M. Kersten (voorzitter) Algemeen directeur BRO Dhr. drs. P.J. Osendarp Freelance geestelijk verzorger Mevr. mr. A.M.M. Jetten MSc (vicevoorzitter) Burgemeester van de gemeente Sluis Lid RvC sinds Datum aftreden Nee Nee Nee Ja Dhr. M.H. Damen RA Ja Mevr. drs. I.M. Moonen RC Zelfstandig register controller Ja Geboortedatum Herbenoembaar Eind 2014 startten we een traject om drie nieuwe RvC-leden te werven in verband met het aflopen van de laatste zittingstermijn van drie commissarissen. We trokken hierbij samen op met de huurderbelangenvereniging en vormden een gezamenlijke selectiecommissie. We slaagden er in om drie nieuwe commissarissen met een unaniem positief advies van de selectiecommissie, de OR en de HBV voor benoeming voor te dragen. In zijn vergadering van 10 december 2014 besloot de raad tot benoeming van drie nieuwe commissarissen die per 1 februari 2015 toetreden tot de RvC. Het gaat om: - mevrouw K. Timmermans. Mevrouw Timmermans heeft ervaring op het gebied van wonen, zorg en zakelijke dienstverlening. Zij is op voordracht van de Huurdersbelangenvereniging benoemd. - de heer G.J. Lokerse RA De heer Lokerse heeft ervaring opgedaan in de accountants-en adviespraktijk en heeft een eigen adviespraktijk voor de zorgsector en op andere terreinen in het maatschappelijk middenveld zoals gemeenten en corporaties. - de heer drs. C. van der Weijden De heer Van der Weijden heeft als interimmanager veel ervaring opgedaan in de corporatiesector, vooral op het gebied van woningbeheer, verhuur en toewijzing en op gebied van de leefbare woonomgeving. Nevenbetrekkingen De heer mr. G.J.M. Kersten Geen relevante nevenbetrekkingen De heer J. Backx Geen relevante nevenbetrekkingen De heer drs. P.J. Osendarp Lid van de gemeentelijke WMO-adviesraad Etten-Leur (op persoonlijke titel) Voorzitter Voedselbank Etten-Leur 3

4 Mevrouw mr. A.M.M. Jetten MSc o Vice-voorzitter Raad van Toezicht van Zorginstelling Het Hoge Veer te Raamsdonksveer De heer M.H. Damen RA o Bestuur Stichting Bredase Studenten Sportstichting (t/m september 2014) o Commissaris Bress bv (t/m september 2014) Mevr. drs. I.M. Moonen RC o Secretaris Stichting Vrienden van Etten-Leur o Vrijwilliger bij de Nederlandse Stichting voor het Gehandicapte Kind. o Penningmeester VVD, afdeling Etten-Leur Vergoeding RvC Naam commissaris Toelage RvC Btw Onkostenvergoeding RvC Btw Totaal Dhr. Kersten 825,-- 173,25 75,-- 15, ,-- Mevr. Moonen 550,-- 115,50 75,-- 15,75 756,25 Mevr. Jetten 550,-- 115,50 75,-- 15,75 756,25 Dhr. Osendarp 550,-- 75,-- Dhr. Backx 550,-- 75,-- Dhr. Damen 550,-- 115,50 75,-- 15,75 756,25 Totaal per maand 3.575,00 519,75 450,00 63, ,75 Totaal per jaar , , ,00 756, ,00 Onafhankelijk De Raad van Commissarissen is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. In het reglement van de RvC voor Woonstichting Etten-Leur zijn bepalingen opgenomen om dit te borgen. Belangenverstrengeling In de Raad van Commissarissen is vastgesteld dat er geen sprake is geweest van enige vorm van belangenverstrengeling. Integriteit De normen die corporaties hanteren die lid zijn van Aedes, liggen vast in de AedesCode, die sinds 2007 van kracht is. Hiermee geeft zij onder andere aan te staan voor integer ondernemen. WEL hanteert hiertoe ook een eigen integriteitsbeleid met heldere normen en sancties. Het integriteitsbeleid van de organisatie is via de website te raadplegen. Het integriteitsbeleid is van toepassing op iedereen die bij of voor Woonstichting Etten-Leur werkt en is dus ook van toepassing op de RvC. Binnen de raad is afgesproken dat de individuele leden van de raad het initiatief nemen om direct de voorzitter te informeren wanneer zich situaties voordoen die de schijn van belangenverstrengeling zouden kunnen hebben of waar de integriteit in het geding zou kunnen komen. In het reglement van de RvC zijn diverse bepalingen opgenomen die de integriteit moeten waarborgen en belangenverstrengeling moeten voorkomen. In het verslagjaar zijn géén meldingen gedaan of zaken aan de orde geweest waar de integriteit in het geding was. 4

5 Werkgeversrol directeur-bestuurder De Raad van Commissarissen is ook werkgever van de directeur-bestuurder. De heer drs. K.M.A. van Dongen is directeur-bestuurder. Hij heeft een vast dienstverband. Eenmaal in de drie tot vier weken voert de voorzitter van de RvC overleg met hem over uiteenlopende actuele zaken binnen de organisatie. De RvC als geheel fungeert daarnaast als klankbord voor en verleent advies aan de directeur-bestuurder. Prestatie-eisen directeur-bestuurder Met de bestuurder zijn aan het begin van het jaar prestatie-eisen afgesproken. Deze worden gehanteerd als criteria voor de beoordeling. De eisen zijn aangescherpt door de remuneratiecommissie, mede als gevolg van de inbreng van de RvC bij de beoordeling. De commissie toetst na afloop van het jaar of en hoe aan de verwachtingen is voldaan. De remuneratiecommissie beoordeelt vervolgens het functioneren van de directeurbestuurder en stelt, na consultatie van de voorzitter van de ondernemingsraad en het directieteam de beoordeling op en deelt deze met de RvC. Beoordeling functioneren directeur-bestuurder Na afloop van ieder kalenderjaar wordt met de directeur-bestuurder een beoordelingsgesprek gevoerd om het functioneren te bespreken. Hier worden ook afspraken gemaakt over de beloning. Het beoordelingsgesprek over 2014 is gevoerd op 28 januari Gezien het persoonlijke karakter van de beoordeling is deze niet openbaar. Deskundigheid / Profielschets De leden van de RvC moeten in staat zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Ieder lid beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak. Zowel voor de raad als geheel als voor enkele specifieke functies binnen de raad zijn profielschetsen opgesteld. Hierin is de benodigde deskundigheid van de RvC vastgelegd en aan de hand hiervan wordt deze bewaakt. De profielschetsen worden gepubliceerd op de website van Woonstichting Etten-Leur. Binnen de RvC zijn de aandachtsgebieden verdeeld. De heer Kersten heeft naast het voorzitterschap bijzondere aandacht voor het volkshuisvestelijke en juridische terrein, architectuur en stedenbouw en de personeelsbelangen. De heer Osendarp bewaakt met name het terrein van de huurdersbelangen, de sociale doelgroep en de minima. De heer Backx heeft met name oog voor het sociaal maatschappelijk terrein, ICT en de huurdersbelangen. De heer Damen brengt met name deskundigheid in op het financiële terrein. Daarnaast liggen zijn kwaliteiten en kennis op het vlak van management, organisatie en openbaar bestuur. Mevrouw Jetten heeft naast kennis van het openbaar bestuur en management ook kennis van het sociaal maatschappelijk terrein, van de volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en medezeggenschap. Mevrouw Moonen zorgt naast haar financiële deskundigheid, vanwege haar netwerk en betrokkenheid bij lokale organisaties mede voor de lokale verankering. Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties Om de deskundigheid te bevorderen, zijn de commissarissen lid van de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). De raad bepaalt zelf op welke onderwerpen en competenties verbetering gewenst is voor de raad als geheel en voor de leden afzonderlijk. 5

6 Kerncommissies De raad heeft twee kerncommissies. Er is een auditcommissie benoemd, bestaande uit mevrouw Moonen en de heer Damen, die direct betrokken is bij de financiële vastlegging en verantwoording. Ook heeft de raad een remuneratiecommissie bestaande uit de heer Kersten en mevrouw Jetten die zich onder andere namens de raad bezighoudt met de beoordeling en beloning van de directeur-bestuurder. Vergaderingen De voorzitter van de Raad van Commissarissen bepaalt de agenda en leidt de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de commissarissen. In 2014 kwam de RvC negen keer in vergadering bij elkaar, inclusief een projectenbezoek en twee bijeenkomsten waar beleids- en themaonderwerpen zijn besproken. Daarnaast heeft een belanghoudersbijeenkomst plaatsgevonden. Belanghoudersbijeenkomst Op 12 november 2014 werd de jaarlijkse belanghoudersbijeenkomst gehouden in het Withofcomplex. Tijdens de bijeenkomst werden de uitkomsten van de visitatie en het door de Woonstichting opgestelde actieplan aanbevelingen visitatie besproken met de belanghouders. Daarnaast werden de belanghouders meegenomen in de lastige keuzes die WEL moet maken als corporatie en vervolgens werd ingezoomd op de toekomstplannen van WEL. Dit was een antwoord op eerdere kritiek dat het pad dat WEL bewandelt niet altijd duidelijk is voor stakeholders. Wel vindt het belangrijk om alle stakeholders transparant en regelmatig te informeren. Hiervoor is onder andere een speciale website gelanceerd. Tijdens de bijeenkomst was er veel ruimte voor discussie en de bijeenkomst werd afgesloten met een informele borrel. Belangrijkste onderwerpen 2014 De onderstaande onderwerpen kwamen in 2014 onder andere aan de orde: Het Turfschip Begin 2014 zijn de beide stichtingen van het Turfschip failliet gegaan. Per 1 april 2014 werd een overeenkomst gesloten met een nieuwe exploitant waardoor het gebouw open kan blijven en de activiteiten doorgang kunnen vinden. De RvC volgde de ontwikkelingen op de voet. DIGH Door de RvC is aangegeven dat het wellicht verstandig is voor WEL om haar verlies te nemen met betrekking tot de garantstelling voor het project in de Oekraïne en te bezien hoe zo snel mogelijk tot aflossing kan worden gekomen van de geborgde lening. De mogelijkheden en financiële consequenties hiervan zijn door DIGH nader onderzocht en zijn op dit moment onderwerp van overleg met de vergadering van garantiegevers. De Boshoeve Op 19 maart 2013 is het faillissement van stichting De Boshoeve uitgesproken. Hiermee is de huurovereenkomst voor het pand beëindigd. De raad volgde de ontwikkelingen van het zoekproces naar een nieuwe huurder of koper voor dit specifieke vastgoed op de voet. Er worden op dit moment gesprekken gevoerd met een belangstellende koper. Ook wordt gekeken naar mogelijkheden om het bestemmingsplan aan te passen. 6

7 Samenwerking Allee Wonen In 2014 zijn plannen ontstaan voor een intensieve samenwerking tussen WEL en Allee Wonen. De organisaties slaan de handen ineen om kennis uit te wisselen en samen te werken op verschillende gebieden. De raad heeft ingestemd met deze samenwerking op een aantal benoemde onderwerpen. Stand van zaken vastgoedprojecten De stand van zaken van de diverse vastgoedprojecten werd met elke kwartaalrapportage besproken. De belangrijkste waren in 2014 de sloop en nieuwbouw van het appartementencomplex aan de Kerkwerve in de wijk Banakkers en de appartementen aan de Leurse Dijk in de wijk Schoenmakershoek, respectievelijk 56 en 78 woningen. Financieel toezicht Er werden door de auditcommissie extra accenten gelegd op financieel toezicht en het optimaliseren van het risicomanagement. Met name is extra aandacht geschonken aan de financiële aspecten en risico s van enkele lopende dossiers zoals DIGH, het Turfschip en de Boshoeve. Door de auditcommissie werden tijdens de voorbespreking van zowel de begroting als de jaarrekening in een opbouwende sfeer een aantal kritische vragen gesteld die geleid hebben tot verbetering van de documenten. De begroting 2015 en de jaarrekening 2013 zijn vervolgens op advies van de auditcommissie door de raad goedgekeurd. Visitatie / relatie HBV en gemeente Het visitatieproces heeft begin 2014 alle aandacht gekregen. Uit het visitatierapport bleek dat een extra investering gewenst was in de samenwerkingsrelatie met zowel de HBV als de gemeente. In het door de raad goedgekeurde actieplan zijn hiertoe dan ook verbeteracties opgenomen. Om de relatie met de HBV te verbeteren werd met de huurdersraad van de HBV op bestuurlijk niveau het gesprek gevoerd over de samenwerking en de wensen en mogelijkheden om deze te verbeteren. Daarnaast heeft onder leiding van een externe deskundige een gesprek plaatsgevonden met een groot aantal vertegenwoordigers van verschillende bewonerscommissies en een aantal medewerkers van WEL. De resultaten van beide gesprekken waren positief en vol vertrouwen verwachten we hiervan dat de samenwerking hiermee verstevigd wordt. De samenwerking tussen de gemeente Etten-Leur en WEL is in een bijeenkomst van het college van burgemeester en wethouders, het managementteam en het directieteam van WEL onderwerp van gesprek geweest. Ook in deze bijeenkomst zijn verbeteracties afgesproken die inmiddels zijn opgestart. In 2015 zullen de resultaten hiervan opnieuw met elkaar worden gedeeld. Verder kwamen de onderstaande reguliere onderwerpen aan bod: Kwartaalrapportages Jaarrekening 2013 Jaarverslag 2013 Sociaal Jaarverslag 2013 Continuïteitsoordeel 2014 Solvabiliteitsoordeel 2014 Begroting 2015 Betrokken bij de strategie De Raad van Commissarissen is nauw betrokken bij de strategie van Woonstichting Etten-Leur. Jaarlijks worden zogenaamde beleidsdagen georganiseerd waarbij in een dagdeel actuele onderwerpen met betrekking tot toekomstige ontwikkelingen op de 7

8 agenda staan. In 2014 stonden tijdens de beleidsdagen de volgende onderwerpen centraal: Risicomanagement Toekomst WEL Woningmarktonderzoek Financieel beleid Naast de directeur-bestuurder is ook een ander lid van het directieteam, namelijk de directeur Control & Bedrijfsbeheer verantwoordelijk voor het financieel beleid. De auditcommissie van de RvC houdt zich specifiek bezig met de financiële verslaglegging en verantwoording. Externe accountant De RvC benoemt een externe accountant. Op dit moment is PricewaterhouseCoopers (PwC) de accountant. Om de vier jaar evalueert de RvC de relatie met de accountant. Eind 2012 heeft deze evaluatie plaatsgevonden. In 2013 is aan de hand hiervan besloten dat WEL de relatie met accountantsbureau PwC voortzet. In 2014 heeft PwC een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening Daarbij zijn de bevindingen in een accountantsverslag weergegeven. De RvC heeft dit verslag met de accountant besproken. In 2016 zal de relatie met de accountant opnieuw worden geëvalueerd. Evaluatie functioneren De RvC is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar eigen functioneren. De raad is verplicht zichzelf en het toezicht van de RvC te evalueren. De jaarlijkse zelfevaluatie is op 28 januari 2015 uitgevoerd. Hierbij kwamen zowel het eigen functioneren als enkele leer- en vraagpunten aan de orde. Hieronder een samenvatting van deze evaluatie. Eigen functioneren Het functioneren van de Raad als team is geen discussiepunt, dat stond en staat waarbij ieders inbreng wordt gerespecteerd en voldoende ruimte heeft. Wel is 2014 ervaren als lastig jaar, door vele invloeden van buitenaf die sterk de agenda bepaalden (situatie met Thuisvester, Turfschip, De Streek, doorwerking invloeden veranderde wet- en regelgeving, parlementaire enquete en beeldvorming etc.). Maar ook zijn er stevige stappen gezet in de koers- en strategiebepaling: van vastomlijnde kaders naar werken met scenario s, extra aandacht voor huurprijsbeleid en financiële continuïteit, zicht op dilemma s in te maken keuzes, de reorganisatie etc. De raad wil graag grip blijven houden op de hoofdzaken en de dwarsverbanden daartussen. Om dit te kunnen blijven doen is de raad voornemens om in zijn nieuwe samenstelling, voor elke vergadering in gezamenlijkheid de RvC inbreng af te stemmen. Risicomanagement Het risicomanagement staat inmiddels stevig in de schoenen. Er zijn goede stappen gezet en het beleid is goed geborgd in de beleids- en verantwoordingscyclus. Reputatiemanagement / imagorisico s Het visitatietraject heeft veel aandacht gevraagd. Het resultaat is bemoedigend maar de governance vergt nog wel extra aandacht. Op de agenda zal tenminste 1x per jaar als vast agendapunt het onderwerp governance terugkomen. Daarbij zal ook aandacht zijn voor integriteit, belangenverstrengeling, prestatie afspraken directeur-bestuurder, WNT 8

9 etc. De relatie met de HBV (o.a. door het gezamenlijk wervingstraject) is verbeterd. Het proces om te komen tot prestatie afspraken met de directeur-bestuurder is vormgegeven. Maatschappelijke verantwoording/relatie belanghouders De rol en betekenis van de belanghoudersbijeenkomst staat. De wijze van invulling biedt de mogelijkheid om de rol van de RvC neer te zetten in termen van verantwoording en zichtbaarheid. Deze opzet en aanpak zetten we daarom graag voort. Organisatorische draagkracht 2012 De heroriëntatie op samenwerking heeft geresulteerd in het traject met Allee Wonen. Het afwegings- en keuzeproces om thematisch in te steken is goed verlopen. Aandachtspunt voor de raad is het proces constant goed te blijven volgen waarbij het nut, de noodzaak en het belang van samenwerking in het oog worden gehouden. Het goed blijven monitoren van de voortgang en de resultaten van de samenwerking blijft van groot belang. Het reorganisatieproces zal de raad eveneens goed blijven volgen. Uiteraard op een manier waarbij de juiste balans gehanteerd wordt tussen gepaste afstand en betrokkenheid. Etten-Leur, 10 maart 2015 Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur Vice-voorzitter, mevr. mr. A.M.M. Jetten MSc 9