Jaarverslag Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur 2015

Transcriptie

1 Jaarverslag Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur Inleiding In 2015 hebben een aantal onderwerpen extra aandacht gekregen van de Raad van Commissarissen (RvC). Allereerst betreft dit de start van drie nieuwe leden van de raad per 1 februari De nieuwe leden hebben een inwerkprogramma gevolgd en daarin onder andere kennisgemaakt met interne en externe belanghouders. In haar nieuwe samenstelling heeft de RvC van gedachten gewisseld over de rol- en taakverdeling binnen de raad, de samenstelling van de commissies en de informatievoorziening. De zelfevaluatie eind 2015 is gebruikt om nader kennis te maken en het functioneren als nieuwe raad te evalueren. Een belangrijk punt van aandacht in 2015 betreft de afronding van de reorganisatie binnen WEL. De RvC heeft dit proces nauwlettend gevolgd, onder andere door het regelmatig voeren van gesprekken met de directeur-bestuurder en ondernemingsraad. Gedurende het jaar is de voortgang in iedere vergadering van de RvC besproken. Met woningcorporatie Allee Wonen is in 2015 samengewerkt op een aantal projecten (onder andere vastgoedbeleid, assetmanagement en implementatie Woningwet 2015). De RvC heeft deze samenwerking als positief ervaren. In de loop van 2015 hebben we besproken of en hoe we hier vervolg aan willen geven. Hiervoor is onder andere gesproken met de voltallige raden van commissarissen en managementteams van beide organisaties. Besloten is de meerwaarde van intensieve samenwerking te gaan onderzoeken. Dit onderzoek is eind 2015 gestart. Daarnaast stond 2015, ook voor de raad van commissarissen, in het teken van de invoering van de nieuwe Woningwet en Governancecode. De RvC heeft vanuit het samenwerkingsverband Lente een cursus gevolgd om de gevolgen van de Woningwet voor WEL te kunnen duiden. Vanwege de impact van te maken (strategische) keuzes bij de implementatie van de woningwet, wordt de RvC hier nauw bij betrokken. Al met al sluiten we wederom een druk en bewogen jaar af waarin is gewerkt aan de toekomstbestendigheid van de organisatie en daarmee continuïteit van dienstverlening aan onze huurders en woningzoekenden. De handreiking het verslag van de RvC (VTW, 2015) hebben wij gebruikt als basis bij het opstellen van dit jaarverslag. De komende jaren werken we dit verder uit. Verplichte bepalingen vanuit de Woningwet en governancecode zijn opgenomen. Raad van Commissarissen, Woonstichting Etten-Leur 1

2 2. Besturen en toezicht houden Visie op toezicht en toetsing Toezichthouder, werkgever, adviseur/klankbord De RvC van Woonstichting Etten-Leur is verantwoordelijk voor het toezicht op de directeur-bestuurder van de Woonstichting en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. Daarnaast vervult de raad de rol van werkgever en klankbord voor de directeur-bestuurder en verleent goedkeuring aan de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag. De RvC fungeert ook als toezichthoudend orgaan voor de bv s. De RvC geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken en keurt de opdrachtverlening goed voor de visitatie die Woonstichting Etten-Leur elke vier jaar laat uitvoeren. Legitimatie De RvC handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement Raad van Commissarissen. Hierin is opgenomen dat de raad werkt met separate commissies. De commissies hebben ook separate reglementen. De commissies adviseren de raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden de besluitvorming van de raad voor. Dit laat de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de gehele RvC onverlet. De raad heeft recent (februari 2016) een toezichtvisie opgesteld. De raad geeft hierin een antwoord op basisvragen over zijn taakopvatting, doel en functie. Daarnaast staat de raad stil bij de aandachtsvelden voor de komende jaren, waaronder de verbinding met interne en externe belanghebbenden. Toezichtkader De RvC houdt toezicht op basis van onder andere jaarlijkse prestatiecijfers en financiële rapportages. Het toezichtkader dat de RvC hierbij hanteert, bestaat onder andere uit het strategisch kader, jaarplan, de (meerjaren)begroting en de vastgestelde prestatie-eisen en doelstellingen voor de directeur-bestuurder. Daarnaast gebruikt de RvC als referentiekader de Aedes-benchmark. Kerncommissies De raad heeft twee kerncommissies. Er is een auditcommissie benoemd, bestaande uit mevrouw Moonen en de heer Damen, die direct betrokken is bij de financiële vastlegging en verantwoording. Ook heeft de raad een remuneratiecommissie, bestaande uit de heer Lokerse en mevrouw Jetten die zich onder andere namens de raad bezighoudt met de beoordeling en beloning van de directeur-bestuurder. Voor iedere commissie is een reglement opgesteld waarin de taken en activiteiten van de commissie zijn vastgelegd. Verslagen van commissievergaderingen worden geagendeerd in de vergadering van de Raad van Commissarissen. Governancecode Woningcorporaties 2015 WEL werkt volgens de governancecode Woningcorporaties voor de inrichting van de bestuurlijke organisatie. Per 1 mei 2015 is er een vernieuwde governancecode van kracht. Door het bestuur en de RvC is stilgestaan bij de veranderingen en gevolgen daarvan voor de governance binnen WEL. De RvC handelt in lijn met de code en geeft uitvoering aan de beschreven bepalingen. Wanneer de RvC van mening is dat afwijken van een bepaling tot een beter resultaat leidt (enkel bij leg uit bepalingen), doet zij dit 2

3 gemotiveerd en wordt er actief verantwoording afgelegd. De RvC zal daarbij altijd handelen in de geest van een betreffende bepaling. Eén van de bepalingen in de governancecode is dat de corporatie zich één keer in de vier jaar laat visiteren door een erkende en onafhankelijke visitatiecommissie. In 2014 voerde het bureau Cognitum een visitatie uit bij WEL. De aanbevelingen uit het visitatierapport zijn verwerkt in een actieplan en opgepakt in Zo is onder andere nadrukkelijker de dialoog met stakeholders aangegaan en heeft de RvC haar zelfevaluatie extern laten begeleiden. 3. De toezichthoudende rol Toezicht op de strategie De RvC is nauw betrokken bij de strategiebepaling van Woonstichting Etten-Leur. Jaarlijks worden zogenaamde beleidsdagen georganiseerd waarbij in een dagdeel actuele onderwerpen met betrekking tot toekomstige ontwikkelingen op de agenda staan. In 2015 waren dit: het huurbeleid de samenwerking AlleeWonen de herziene Woningwet In vergaderingen van de RvC zijn deze onderwerpen veelvuldig geagendeerd en is het bestuur gevraagd verantwoording af te leggen over de voortgang. Toezicht op financiële en operationele prestaties De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het financieel beleid en de operationele prestaties en rapporteert over de feitelijke gang van zaken per kwartaal (managementrapportage). Deze kwartaalrapportages worden besproken in de reguliere vergaderingen van de RvC. Vanuit de RvC houdt de auditcommissie zich specifiek bezig met de financiële verslaglegging en verantwoording. De manager control & bedrijfsbeheer is in 2015 bij alle bijeenkomsten met de auditcommissie aanwezig is geweest. Daarnaast heeft de RvC in 2015 met de externe accountant gesproken over de uitkomsten van de interim-controle, de managementletter en de controleopdracht. Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties De raad beoordeelt eveneens de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties elk kwartaal aan de hand van de genoemde managementrapportages. Wanneer de raad daarover vragen heeft, levert WEL op verzoek de gewenste aanvullende gegevens en informatie. Daarnaast zijn er gesprekken gevoerd met externe belanghebbenden en vormt het jaarverslag een belangrijk document voor beoordeling van de prestaties. Toezicht op stakeholderdialoog Afgelopen jaar is er voor gekozen de jaarlijkse belanghoudersbijeenkomst niet te organiseren, omdat WEL werkt aan een nieuw stakeholdermanagement. Deze vindt in 2016 weer plaats. De RvC is wel met individuele belanghouders in gesprek gegaan. Zo is er intensief overleg gevoerd met de Huurders Belangen Vereniging. WEL vindt het belangrijk om alle stakeholders transparant en regelmatig te informeren. Hiervoor is onder andere een speciale website gelanceerd. 3

4 In 2015 zijn samen met de gemeente Etten-Leur en de Huurders Belangen Vereniging prestatieafspraken opgesteld. Dit getuigt van een goede en constructieve relatie met deze belanghebbenden. WEL heeft dit jaar deelgenomen aan De Dag van het Huren op zaterdag 12 september. Er zijn diverse activiteiten uitgevoerd voor huurders en belangstellenden. Met in totaal ongeveer 400 bezoekers is de dag goed bezocht. Enkele RvC-leden hebben de activiteiten bij WEL bezocht. Toezicht op risicobeheersing De raad beoordeelt de gang van zaken binnen de organisatie elk kwartaal aan de hand van managementrapportages. Wanneer de raad daarover vragen heeft, levert WEL op verzoek de gewenste aanvullende gegevens en informatie. In de jaarstukken en in de managementrapportage over het tweede kwartaal wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de risicopositie. Hierbij wordt specifiek ingegaan op de door WEL gelopen risico s in algemene zin en in het bijzonder als gevolg van de bedrijfsvoering (balans en exploitatie, projecten, wetgeving c.s.). De Raad van Commissarissen heeft op die manier inzicht in de plannen en eventuele risico s. Bij grootschalige (bouw)projecten besteedt de RvC aandacht aan de specifieke risico s van het project en worden besluiten altijd na zorgvuldige afweging genomen. De directeur-bestuurder legt een grootschalig project in een vroeg stadium aan de RvC voor. Hierbij gaat hij op hoofdlijnen in op kaders, doelstellingen, investeringen en risico s. Toezicht op verbindingen WEL verricht haar activiteiten juridisch niet uitsluitend vanuit de toegelaten instelling maar ook in dochtermaatschappijen en samenwerkingsverbanden, gezamenlijk te definiëren als de verbindingenstructuur. De RvC heeft toezicht gehouden op het beleid van het bestuur en de te maken keuzes ten aanzien van de verbindingenstructuur in het licht van de nieuwe Woningwet. Door middel van onder andere managementrapportages wordt de RvC periodiek geïnformeerd over de verbindingen van WEL. Opdrachtgeverschap externe auditor De RvC benoemt de externe accountant. Op dit moment is PricewaterhouseCoopers (PwC) de accountant. In 2015 heeft PwC een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening Daarbij zijn de bevindingen in een accountantsverslag weergegeven. De RvC heeft dit verslag met de accountant besproken. Eind 2015 is de relatie met de accountant geëvalueerd. Vanwege de vigerende governance-eisen zal in 2016 een accountantsselectie plaatsvinden. 4. De werkgeversrol De RvC is ook werkgever van de directeur-bestuurder. De heer drs. K.M.A. van Dongen MBA is directeur-bestuurder. Hij heeft een vast dienstverband en is bij WEL in dienst sinds Eenmaal in de drie tot vier weken voert de voorzitter van de RvC overleg met hem over uiteenlopende actuele zaken binnen de organisatie. Met de bestuurder zijn aan het begin van het jaar prestatie-eisen afgesproken. Deze worden gehanteerd als criteria voor de beoordeling. De eisen zijn aangescherpt door de remuneratiecommissie, mede als gevolg van de inbreng van de RvC bij de beoordeling. De commissie toetst na afloop van het jaar of en hoe aan de verwachtingen is voldaan. 4

5 De remuneratiecommissie beoordeelt vervolgens het functioneren van de directeurbestuurder en stelt, na consultatie van de voorzitter van de ondernemingsraad, het directieteam en de overige leden van de RvC de beoordeling op en deelt deze met de bestuurder. Na afloop van ieder kalenderjaar wordt met de directeur-bestuurder een beoordelingsgesprek gevoerd om het functioneren te bespreken. Hier worden ook afspraken gemaakt over de beloning. Het beoordelingsgesprek over 2015 is gevoerd op 26 februari Gezien het persoonlijke karakter van de beoordeling is deze niet openbaar. Bezoldiging De vigerende wet- en regelgeving ten aanzien van de bezoldiging van de bestuurder bij WEL, is leidend voor het te voeren bezoldigingsbeleid. De beloning in 2015 valt binnen het overgangsrecht van de WNT. Met de directeur-bestuurder zijn afspraken gemaakt over het afbouwen van de beloning, binnen de overgangstermijn, naar het geldende maximum van de WNT. Periode Beloning Dhr. K.M.A. van Dongen (1.0 fte) t/m ,- PE-punten Conform de Governancecode dienen bestuurders van woningcorporaties in drie jaar tijd ( ), 108 PE-punten te behalen. De directeur-bestuurder van WEL is zelf verantwoordelijk voor het tijdig behalen van het benodigde aantal punten. In 2015 heeft de heer van Dongen het volgende aantal PE-punten behaald: Naam bestuurder PE-punten 2015 Dhr. K.M.A. van Dongen 15 Integriteit De normen die corporaties die lid zijn van Aedes hanteren, liggen vast in de AedesCode die sinds 2007 van kracht is. Hiermee geeft zij onder andere aan te staan voor integer ondernemen. WEL hanteert hiertoe ook een eigen integriteitsbeleid met heldere normen en sancties. Het integriteitsbeleid van de organisatie is via de website te raadplegen. Het integriteitsbeleid is van toepassing op iedereen die bij of voor Woonstichting Etten- Leur werkt en is dus ook van toepassing op de RvC. Binnen de raad is afgesproken dat de individuele leden van de raad het initiatief nemen om direct de voorzitter te informeren wanneer zich situaties voordoen die de schijn van belangenverstrengeling zouden kunnen hebben of waar de integriteit in het geding zou kunnen komen. In het reglement van de RvC zijn diverse bepalingen opgenomen die de integriteit moeten waarborgen en belangenverstrengeling moeten voorkomen. In het verslagjaar zijn géén meldingen gedaan of zaken aan de orde geweest waar de integriteit in het geding was. 5

6 5. De klankbordrol Eén van de taken van de RvC is de signaal- en klankbordfunctie voor de directeur. Voor de leden van de RvC betekent dit, dat zij over de juiste kwaliteiten beschikken om ook deze functie goed uit te oefenen. De RvC, individueel en gezamenlijk, moet in staat zijn met gezag met de directeur te klankborden en waar nodig een spiegel voor te houden. Naast de reguliere contactmomenten waarop de RvC haar klankbordrol uitoefent, is er in 2015 een tweetal beleidsdagen georganiseerd waarin expliciet een beroep is gedaan op de klankbordrol van de raad. 6. Over de RvC Samenstelling De RvC heeft een profielschets opgesteld voor zijn samenstelling. Hierin is onder andere opgenomen dat alle leden aan een aantal algemene functie-eisen dienen te voldoen. Daarnaast is opgenomen dat in de raad diverse specifieke deskundigheden aanwezig moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. Het functioneren van de raad is gediend bij een goede teamsamenstelling en diversiteit; ook op dit gebied zijn in het profiel criteria opgenomen. De individuele leden dienen elkaar qua competenties aan te vullen en in goede harmonie met elkaar te kunnen samenwerken, maar dienen elkaar ook kritisch te kunnen aanspreken. De leden van de RvC moeten in staat zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Ieder lid beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak. In 2015 zijn de profielschetsen herijkt. De profielschetsen zijn gepubliceerd op de website van Woonstichting Etten-Leur. De RvC is van mening dat de profielschets en de hierin opgenomen competenties, deskundigheden en ervaringen goed zijn uitgebalanceerd en mede zijn gebaseerd op de door de VTW opgestelde criteria voor goed intern toezicht. Binnen de RvC van WEL zijn de aandachtsgebieden verdeeld. De heer Damen brengt met name deskundigheid in op het financiële terrein. Daarnaast liggen zijn kwaliteiten en kennis op het vlak van management, organisatie en openbaar bestuur. Mevrouw Jetten heeft naast kennis van het openbaar bestuur en management ook kennis van het sociaal maatschappelijk terrein, van de volkshuisvesting, juridische zaken en medezeggenschap. De heer Lokerse brengt vanuit zijn ervaring in de accountants- en adviespraktijk en eigen adviespraktijk voor de zorgsector en op andere terreinen in het maatschappelijk middenveld zoals gemeenten en corporaties deskundigheid in. Mevrouw Moonen zorgt naast haar financiële deskundigheid en kennis van en aandacht voor integriteit, vanwege haar netwerk en betrokkenheid bij lokale organisaties mede voor de lokale verankering. Mevrouw Timmermans heeft ervaring op het gebied van wonen, zorg en zakelijke dienstverlening. Daarnaast heeft zij expliciet aandacht voor het huurdersbelang vanuit haar benoeming op voordracht van de Huurdersbelangenvereniging. De heer van der Weijden heeft kennis van de corporatiesector, vooral op het gebied van woningbeheer, verhuur en toewijzing en op het gebied van de leefbare woonomgeving. Daarnaast heeft hij expliciet aandacht voor het huurdersbelang vanuit zijn benoeming op voordracht van de Huurdersbelangenvereniging. 6

7 Rooster van aftreden Leden van de RvC worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen één keer herbenoemd worden. De zittingstermijn bedraagt hiermee maximaal acht jaar. Dit in overeenstemming met de governancecode. De samenstelling van de RvC van Woonstichting Etten-Leur wijzigde in Met ingang van 1 januari 2015 stopte de heer J. Backx, per 1 februari 2015 stopte de heer G. Kersten en op 1 april 2015 eindigde de termijn van de heer P. Osendarp. Zij waren allen niet herbenoembaar. Per 1 februari 2015 zijn de heer G. Lokerse, mevrouw K. Timmermans en de heer K. van der Weijden toegetreden tot de raad. Hun expertise vult die van de andere RvC-leden aan. De nieuwe leden zijn door middel van een openbare werving geworven. De samenstelling van de Raad van Commissarissen op 31 december 2015 is als volgt: Naam Beroep Lid RvC sinds Datum aftreden Dhr. M.H. Damen RA Ja Mevr. mr. A.M.M. Jetten MSc (vicevoorzitter) Dhr. G.J. Lokerse RA (voorzitter) Mevr. drs. I.M. Moonen RC Burgemeester van de gemeente Sluis Ja Directeur VB Groep Ja Zelfstandig register controller Mevr. K. Timmermans Zelfstandig adviseur interim manager Dhr. drs. K. van der Weijden Zelfstandig adviseur interim manager Ja Ja Ja Geboortedatum Herbenoembaar Mevrouw A.M.M. Jetten is benoemd op voordracht van de ondernemingsraad en onderhoudt vanuit de raad primair de contacten met de ondernemingsraad. Mevrouw K. Timmermans en de heer K. van der Weijden zijn bindend voorgedragen door de Huurders Belangen Vereniging. Herbenoeming Eind 2015 startten we een traject voor de herbenoeming van twee RvC-leden. Met ingang van de nieuwe Woningwet per 1 juli 2015, is het verplicht om (her)benoemingen van RvC leden voor een zienswijze van de minister voor te leggen aan de Autoriteit woningcorporaties (Aw). De Aw voert voor de zienswijze een toets op de geschiktheid en betrouwbaarheid ( fit- en propertoets ) van de beoogde kandidaten uit. Bij een positieve zienswijze van de minister, worden de betreffende RvC leden begin 2016 herbenoemd. Functioneren Integriteit en onafhankelijkheid Ieder RvC-lid dient te handelen volgens het integriteitsbeleid van WEL. Commissarissen melden een (mogelijk) tegenstrijdig belang direct aan de voorzitter van de RvC en aan de overige leden van de raad. In het verslagjaar hebben zich geen tegenstrijdigheden voorgedaan. 7

8 De Raad is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de directie en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren en hun taak naar behoren kunnen vervullen. In het reglement van de RvC voor Woonstichting Etten-Leur zijn bepalingen opgenomen om dit te borgen. De leden van de Raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van WEL. In de nieuwe Woningwet zijn onverenigbaarheden voor commissarissen bij woningcorporaties vastgelegd (artikel 30, lid 6). De RvC heeft vastgesteld dat er geen sprake is van onverenigbaarheden volgens de Woningwet. Met andere woorden: er is een waarborg dat de leden van de Raad op onafhankelijke wijze tot hun oordeel kunnen komen. Nevenbetrekkingen per commissaris in 2015: De heer M.H. Damen RA o Geen nevenbetrekkingen. Mevrouw mr. A.M.M. Jetten MSc o Vicevoorzitter Raad van Toezicht van Zorginstelling Het Hoge Veer te Raamsdonksveer Dhr. G. Lokerse RA o Lid Raad van Toezicht Isala ziekenhuizen Zwolle Mevr. drs. I.M. Moonen RC o Secretaris Stichting Vrienden van Etten-Leur o Vrijwilliger bij de Nederlandse Stichting voor het Gehandicapte Kind. o Penningmeester VVD, afdeling Etten-Leur Mevr. K. Timmermans o Vicevoorzitter Raad van Toezicht Trema Welzijn o Vicevoorzitter Raad van Toezicht Stichting Schakelring Dhr. drs. K. van der Weijden o Ledenraadslid Rabobank Breda o Lid Raad van Commissarissen, wijkcentrum De Dobbelsteen (Breda) o Voorzitter Humanitas Regio Breda o Bestuurslid vasstgoed (wooninitiatief mensen met autisme) Aanspreekbaarheid De RvC hecht grote waarde aan zijn aanspreekbaarheid. Eenieder is uitgenodigd zich tot de RvC te wenden als daartoe aanleiding is. Meldingsplicht Voor de RvC van WEL geldt op basis van de nieuwe Woningwet een brede meldingsplicht. Bij financiële problemen, dreigende sanering, het ontbreken van financiële middelen voor het voortzetten van verbindingen, twijfel over de integriteit bij beleid of beheer bij de corporatie, rechtmatigheidkwesties of bijvoorbeeld het niet halen van de toewijzingsnormen, dient de raad dit onverwijld te melden aan de Autoriteit woningcorporaties. In 2015 hebben deze kwesties zich niet voorgedaan. 8

9 Informatievoorziening Om zijn taken goed te kunnen vervullen heeft de raad zich in het verslagjaar regelmatig mondeling en schriftelijk door de directie laten informeren. De raad laat zich ook informeren door belanghebbenden binnen en buiten de organisatie. Hiervoor voert zij onder andere gesprekken met de leden van het managementteam, de ondernemingsraad, de huurdersorganisatie en de accountant. De RvC ervaart de contacten met de huurdersorganisatie en de OR als zeer belangrijk omdat daarmee vanuit verschillende perspectieven informatie wordt verkregen over het functioneren van WEL. De RvC is van oordeel dat de planning- en controlcyclus van WEL goed functioneert en toereikende informatie genereert voor de toezichthoudende taak van de commissarissen. De specifieke doelen die de organisatie zich in een jaar stelt, worden in het jaarplan in goed meetbare prestatie-indicatoren gedefinieerd en er wordt bijgestuurd als daar aanleiding toe is. Introductieprogramma De nieuwe leden van de raad in 2015 hebben aan het begin van het verslagjaar een introductieprogramma doorlopen. Waarin zij onder andere kennisgemaakt hebben met het management, de medewerkers, de ondernemingsraad en de huurders van WEL. Ook is een rondgang gemaakt langs het huidig bezit, bouwactiviteiten en nieuwbouwplannen van WEL. Verder is er diverse informatie verstrekt om in te lezen (onder andere reglementen en verslagen). Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties Om de deskundigheid te bevorderen, zijn de commissarissen lid van de Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties (VTW). De raad bepaalt zelf op welke onderwerpen en competenties verbetering gewenst is voor de raad als geheel en voor de leden afzonderlijk. Zelfevaluatie De RvC is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar eigen functioneren. De raad is verplicht zichzelf en het toezicht van de RvC te evalueren. De jaarlijkse zelfevaluatie is op 21 oktober 2015, onder onafhankelijke externe begeleiding, uitgevoerd. Hierbij kwamen zowel het eigen functioneren als enkele leer- en vraagpunten aan de orde. Hieronder een korte samenvatting van deze evaluatie. Gezien het feit dat de helft van het aantal van de RvC-leden aan het begin van 2015 is vernieuwd, was de behoefte om de zelfevaluatie in het bijzonder te richten op verdere kennismaking en teambuilding. In het programma is hieraan uitgebreid aandacht besteed. De zelfevaluatie heeft het beeld dat de commissarissen tot op heden van elkaar hadden verder gecomplementeerd, en maakt het eenvoudig om elkaar te bevragen op de persoonlijke kwaliteiten. Uit de zelfevaluatie blijkt dat de RvC-leden erkenning hebben voor elkaars kwaliteiten en geen schroom ervaren om vragen te stellen of zich kwetsbaar op te stellen. In de zelfevaluatie is ook aandacht besteed aan het functioneren als RvC. Waar de raad over het algemeen tevreden is over haar functioneren zijn er twee aandachtspunten geformuleerd. Dit betreft de volle agenda en grote hoeveelheid stukken voor vergaderingen. In samenspraak met de bestuurder wordt dit punt opgepakt. Daarnaast constateert de RvC dat het intern toezicht bij WEL goed op orde is. Er zou dan ook meer aandacht mogen zijn voor het stimuleren van nieuwe perspectieven en successen binnen de organisatie. 9

10 Permanente educatie (PE-punten) Conform de Governancecode dienen commissarissen bij woningcorporaties in 2015 en 2016 samen, 10 PE-punten te behalen. De commissarissen bij WEL geven hier invulling aan door het volgen van opleidingen, cursussen en seminars, onder andere bij de VTW en in het samenwerkingsverband Lente. In 2015 is het volgende aantal punten per commissaris behaald: Naam commissaris PE-punten 2015 Dhr. Damen 6 Mevr. Jetten 3 Mevr. Moonen 62 Mevr. Timmermans 5 Dhr. Lokerse 3 Dhr. v/d Weijden 10 Bezoldiging De vigerende wet- en regelgeving ten aanzien van de bezoldiging van de commissarissen bij WEL, is leidend voor het te voeren bezoldigingsbeleid. Naam commissaris Periode Totaal 2015* Dhr. Damen t/m ,-- Mevr. Jetten t/m ,-- Dhr. Lokerse t/m , t/m ,-- Mevr. Moonen t/m ,-- Mevr. Timmermans t/m ,-- Dhr. v/d Weijden t/m ,-- Dhr. Kersten t/m ,-- Dhr. Osendarp t/m ,-- Totaal ,-- * Betreft de bezoldiging inclusief onkostenvergoeding, exclusief BTW. In 2015 heeft de RvC gesproken over de vergoeding voor haar werkzaamheden. Dit in het kader van de toenemende eisen, verantwoordelijkheden en tijdsbesteding voor het toezicht bij WEL. De beroepsregel vanuit de VTW is hierin voor de RvC leidend. Besloten is om in 2015 de vergoeding niet aan te passen en dit thema in 2016 opnieuw te agenderen. 10

11 Vergaderingen, overig In 2015 kwam de RvC acht keer in vergadering bij elkaar, inclusief twee bijeenkomsten waar beleids- en themaonderwerpen zijn besproken. De voorzitter van de RvC bepaalt in overleg met de directeur-bestuurder de agenda, leidt de vergaderingen van de raad en draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de commissarissen. De onderstaande onderwerpen kwamen in 2015 onder andere aan de orde: Reorganisatie: WEL overwogen naar 2018 In 2015 is de reorganisatie grotendeels afgerond. Een ingrijpende periode voor alle medewerkers, waarbij zes medewerkers boventallig zijn verklaard. Begin 2016 zijn deze medewerkers inmiddels uit dienst. Daarnaast zijn de werkprocessen herzien en de taken van de vertrokken collega s herverdeeld. De RvC heeft de uitvoering van de reorganisatie op de voet gevolgd, onder andere door het voeren van gesprekken met de directeur-bestuurder en ondernemingsraad. Samenwerking Allee Wonen In 2014 zijn plannen ontstaan voor een intensieve samenwerking tussen WEL en Allee Wonen. De organisaties slaan de handen ineen om kennis uit te wisselen en samen te werken op verschillende gebieden. In 2015 is de samenwerking op diverse projecten tot stand gekomen en geëvalueerd. Besloten is de meerwaarde van een eventuele verdere samenwerking te onderzoeken. Dit onderzoek is begin 2016 gestart. Huisvesting statushouders We zien dat de groep statushouders groeit. WEL heeft hierover regelmatig overleg met de gemeente. Als woningcorporatie zijn we immers mede verantwoordelijk voor de huisvesting van statushouders in Etten-Leur. De RvC klankbordt hierover met de bestuurder en zoekt naar mogelijkheden om de huisvesting voor statushouders te versnellen. Gelet op de beschikbaarheid van voldoende betaalbare huurwoningen in Etten-Leur, is in 2015 besloten de verkoop van woningen (tijdelijk) stil te leggen. De Boshoeve Op 19 maart 2013 is het faillissement van stichting De Boshoeve uitgesproken. Hiermee is de huurovereenkomst voor het pand beëindigd. De raad volgde de ontwikkelingen van het zoekproces naar een nieuwe huurder of koper voor dit specifieke vastgoed op de voet. Medio 2015 heeft de raad goedkeuring verleend op het besluit tot verkoop van de Boshoeve. De Streek In 2015 is er met de gemeente overeenstemming bereikt over de grondaankoop De Streek. In de Streek komen ongeveer 350 (zeer) energiezuinige woningen, van alle gemakken voorzien. Van het totale project, neemt WEL ongeveer 120 eengezinswoningen (huur) voor haar rekening. Stand van zaken vastgoedprojecten De stand van zaken van de diverse vastgoedprojecten werd met iedere kwartaalrapportage besproken. De belangrijkste waren in 2015: Kerkwerve, Leurse Dijk en herontwikkeling Withof (Herbergier en Thomashuis). Verder kwamen de onderstaande reguliere onderwerpen aan bod: Jaarrekening 2014 Jaarverslag

12 Accountantsverslag Sociaal Jaarverslag 2014 Toezichtbrief Autoriteit woningcorporaties 2015 Brief WSW borgbaarheid en borgingsplafond 2015 Begroting 2016 Kwartaalrapportages Overleg belanghebbenden Het contact met de huurdersorganisatie verloopt in de regel via de commissarissen die op voordracht van de huurders zijn benoemd (onder andere via informeel overleg en tijdens de jaarvergadering). In 2015 is er eenmaal overleg geweest tussen de voltallige RvC en de huurdersorganisatie. In 2015 is er in het kader van de reorganisatie bij WEL, intensiever contact geweest tussen de RvC en de OR dan in eerdere jaren. Met de ondernemingsraad is diverse keren gesproken over de voortgang en impact van de reorganisatie op medewerkers en de organisatie. Daarnaast hebben de nieuwe leden van de RvC in 2015 kennisgemaakt met de OR. De raad is positief gestemd over de rol die de ondernemingsraad heeft gevoerd ten aanzien van de reorganisatie. 7. Tot slot Vooruitblik 2016 Waar de implementatie van de herziene Woningwet in 2015 is gestart en op diverse onderdelen reeds is geïmplementeerd, staat 2016 in het teken van de verdere implementatie. Met name het scheiden van DAEB/niet-DAEB is een belangrijk aandachtspunt voor de RvC. Evenals het opstellen van nieuwe statuten en reglementen. Daarnaast staat 2016 voor de raad in het teken van de herbenoeming van drie leden. Dankwoord De RvC bedankt alle medewerkers, management en directie van Woonstichting Etten- Leur voor hun inzet in Slotverklaring Het bestuur heeft het jaarverslag over 2015 opgesteld, met daarin opgenomen de jaarrekening. De jaarrekening is gecontroleerd door de accountant en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. De RvC kan zich verenigen met het jaarverslag van het bestuur. 12

13 Etten-Leur, 20 april 2016 Raad van Commissarissen Woonstichting Etten-Leur.. Dhr. G.J. Lokerse RA Voorzitter Raad van Commissarissen.. Mevr. mr. A.M.M. Jetten MSc Vicevoorzitter Raad van Commissarissen.. Dhr. M.H. Damen RA Lid Raad van Commissarissen.. Mevr. drs. I.M. Moonen RC Lid Raad van Commissarissen.. Mevr. K. Timmermans Lid Raad van Commissarissen.. Dhr. drs. K. van der Weijden Lid Raad van Commissarissen 13