Gemeenteraad Notulen van de zitting op 03 november 2016.

Transcriptie

1 Provincie Vlaams-Brabant Gemeenteraad Notulen van de zitting op 03 november Aanwezigen: Verontschuldigd: Paul Francen, voorzitter, Patrick Vandijck, burgemeester, Niels Willems, Betty Geysenbergs, Nancy Maris, Josette Vanlaer,, schepenen; Andre Alles, Stefaan Devos, Griet Vandewijngaerden, Paul Sterkendries, Michel Vander Velpen, Martin Coomans, Nadine Veulemans, Arthur Maris, Kristof Mollu, Marina Jonckers, Patrick Vlayen, Eddy Marcoen en raadsleden; Camiel Bouvin, schepen & OCMW voorzitter, zonder stemrecht J. Van Brusselt, secretaris, Imelda Stouthuysen, raadslid Dagorde: 1) Notulen vorige zitting 2) Buitengewone Algemene Vergadering van de PBE, op vrijdag 18 november u00. 3) Mandatering voor de buitengewone algemene vergadering van Riobra op 25 nov ) Mandatering voor de Buitengewone Algemene Vergadering Hofheide op 20 dec ) Mandaat op de Buitengewone Algemene Vergadering EcoWerf op 23 nov ) Mandatering voor de buitengewone algemene vergadering van IWM op 14 dec ) Mandatering voor de algemene vergadering Interleuven op 30 november ) Toekenning exclusiviteit voor bepaalde diensten aan Interleuven 9) Goedkeuring gezamenlijke overeenkomst met het Vlaams Energiebedrijf voor elektrische energie voor hun installaties gebouwen en de openbare verlichting. 10) Retributie voor deelnemers kennismakingslessen basketbal 11) Retributie voor deelnemers aan schoolsportdag ) Zalenreglementen: aanpassingen 13) Contant-belasting reglement van het containerpark 14) Ontwerper voor opmaak hemelwaterplan 15) De Walsbeek: dringende heropbouw van de oevers. 16) Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze: Plaatsen van nieuw dak op KSA-gebouw Kortenaken 17) Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze: Vervangen van ramen en deuren van KSAgebouw Kortenaken (Multifunctionele gebruikersruimte verenigingen Kortenaken). 18) Motie voor de fruitsector 19) Convenant / Charter met UNIZO Gemeenteraad 3 nov

2 20) Advies over de samenvoeging van parochies in de gemeente Kortenaken 21) Kerkfabriek St-Amor budgetwijziging ) Kerkfabrieken budgetten ) Kerkfabriek O.L.V. Vrede Hogen: budget ) Jaarrekening en jaarverslag 2015 van het OCMW 25) OCMW wijziging budget ) Opcentiemen op de onroerende voorheffing, aanslagjaar ) Aanvullende belasting op de personenbelasting aanslagjaar ) VRAGEN De voorzitter opent de zitting en vraagt 1 minuut ingetogen stilte ter nagedachtenis van het overlijden van Philip VANPARYS, na ziekte overleden. Hij was amper 48, en we herinneren hem als de steeds goedgemutste medewerker van technische dienst. 1) Notulen vorige zitting Waren helaas niet naar de raadsleden verzonden; de stemming hierover wordt verdaagd naar volgende zitting. 2) Buitengewone Algemene Vergadering van de PBE, op vrijdag 18 november u00. DE RAAD Gelet op het feit dat de gemeente aangesloten is bij de opdrachthoudende vereniging PBE. Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. Gelet op de uitnodiging van de PBE tot de buitengewone algemene vergadering van 18 november Gelet op de bijgevoegde documentatie inzake de agendapunten van deze buitengewone algemene vergadering. Agenda: Begroting 2017 en bespreking van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie Gelet op de vraag van de PBE om over de agendapunten te beraadslagen en te beslissen in de gemeenteraad alsook om het mandaat te willen bepalen van de volmachtdrager op de buitengewone algemene vergadering. Gelet op het feit dat de gemeenteraad haar volmachtdragers voor de algemene vergaderingen van de PBE reeds heeft aangeduid tot het einde van de lopende legislatuur, zijnde ANDRE ALLES. Na beraadslaging, BESLIST, Artikel 1: De punten van de agenda van de buitengewone algemene vergadering van 18 november 2016 inhoudelijk goed te keuren. Artikel 2: De volmachtdrager mandaat te verlenen om op genoemde buitengewone algemene vergadering te handelen en te beslissen conform de beslissingen van deze gemeenteraad. Artikel 3: Het college van burgemeester en schepenen te belasten met de uitvoering van de hierbij genomen beslissingen en hiervan kennis van te geven aan de PBE, Diestsesteenweg 126 te 3210 Lubbeek, ter attentie van de heer Paul Bouwens. Gemeenteraad 3 nov

3 3) Mandatering voor de buitengewone algemene vergadering van Riobra op 25 nov 2016 De gemeenteraad, Gelet op het feit dat de gemeente aangesloten is bij de opdrachthoudende vereniging Riobra; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de uitnodigingsbrief met documentatie van 3 oktober 2016 van Riobra voor de buitengewone algemene vergadering van 25 november 2016 met volgende agenda: 1. Toelichting financieel overzicht kalenderjaar Bespreking strategie en activiteiten goedkeuring begroting boekjaar Diversen/rondvraag Gelet op de toelichting die bij de agenda wordt gegeven; Overwegende dat de gemeente haar volmachtdrager(s) heeft aangeduid voor de volledige legislatuur: Paul FRANCEN, met Eddy MARCOEN als plaatsvervanger; Dat evenwel de bepaling van het mandaat voor iedere algemene vergadering moet herhaald worden. Beslist: Artikel 1 : De punten vermeld op de agenda van de buitengewone algemene vergadering van Riobra van 25 november 2016 goed te keuren en de aangestelde volmachtdragers te mandateren om op laatstgenoemde jaarvergadering van Riobra van 25 november 2016 te handelen en te beslissen overeenkomstig de onderhavige beslissing van de gemeenteraad. Artikel 2 : Het College van Burgemeester en Schepenen te belasten met de uitvoering van de onderhavige beslissing en er kennis van te geven aan de toezichthoudende overheid en aan Riobra, Oude baan 148, 3210 Lubbeek, t.a.v. de heer Paul Bouwens, gevolmachtigde. 4) Mandatering voor de Buitengewone Algemene Vergadering Hofheide op 20 dec 2016 De raad, Gelet op het feit dat de gemeente aangesloten is bij de opdrachthoudende vereniging Crematorium Hofheide;. Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. Gelet op de uitnodiging met agenda vanwege de IGS "Hofheide" voor deelname aan de buitengewone algemene vergadering dewelke zal doorgaan in het crematorium Hofheide, op dinsdag 20 december 2016, om 19u Agenda: I. Goedkeuring van het verslag van de gewone algemene vergadering van 21 juni Vaststelling van het budget 2017 en de meerjarenplanning 3. Activiteiten 2017 en te volgen strategie 4. Werking van het crematorium 5. Varia Bijgevoegde documenten en tekst l. Verslag van de gewone algemene vergadering van 21 juni Budget 2017 en meerjarenplanning BESLUIT Gemeenteraad 3 nov

4 Het mandaat van onze gemeentelijke vertegenwoordiger, Eddy MARCOEN, wordt vastgesteld: goedkeuring van de voorgestelde agendapunten 5) Mandaat op de Buitengewone Algemene Vergadering EcoWerf op 23 nov 2016 De raad, Gelet op het gemeentedecreet; Gelet op de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales en de bepalingen van het decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van, de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van de intercommunale; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking; Gelet op de akte van oprichting van de opdrachthoudende vereniging EcoWerf; Gelet op de deelname van de gemeente bij de opdrachthoudende vereniging EcoWerf; Gelet op de uitnodiging van 23 september 2016 voor de Bijzondere Algemene Vergadering van EcoWerf van 23 november 2016, met bijhorende agenda en bijlagen. Overwegende dat de agenda van de Bijzondere Algemene Vergadering van EcoWerf volgende punten bevat: 1. Samenstelling van het bureau 2. Goedkeuring verslag vorige vergadering d.d. 22/06/ Budgetten Werkingsbijdragen Masterplan Containterparken: visienota 6. Diversen Overwegende dat de recentste wijziging van het decreet van 6 juni 2001 houdende intergemeentelijk samenwerkingsakkoord (DIS) het mogelijk maakt voortaan een vertegenwoordiger en eventuele plaatsvervanger te benoemen voor de ganse legislatuur en dit inmiddels in onze statuten is bevestigd, verzoeken wij u bij de volgende vergadering van de gemeenteraad een vertegenwoordiger en een eventuele plaatsvervanger aan te duiden. Overeenkomstig art. 44 van het DIS dient de vertegenwoordiger nog wel gemandateerd te worden voor de agendapunten van deze vergadering. Overwegende dat de gemeenteraad alle voormelde agendapunten heeft besproken Gelet op de bespreking de gemeenteraad besluit: Artikel 1: mevrouw Josette VANLAER, Plugestraat 6, 3470 Ransberg, josette.vanlaer@kortenaken.be, aan te duiden als vaste vertegenwoordiger voor alle hierna volgende uitnodigingen voor zowel algemene vergadering, bijzondere algemene vergadering en eventuele buitengewone algemene vergaderingen voor de resterende periode van de huidige legislatuur. De heer Patrick VLAYEN, Blijstraat 23, 3473 Waanrode, vlayen@telenet.be, aan te duiden als vaste plaatsvervangende vertegenwoordiger voor alle hierna volgende uitnodigingen voor zowel algemene vergadering, bijzondere algemene vergadering en eventuele buitengewone algemene vergaderingen voor de resterende periode van de huidige legislatuur. Artikel 2: Het mandaat van de vertegenwoordiger en/of de plaatsvervangend vertegenwoordiger inzake de agenda van de Bijzondere Algemene Vergadering van 23 november 2016 van EcoWerf als volgt vast te stellen: Goedkeuring van alle agendapunten van de Algemene vergadering Gemeenteraad 3 nov

5 Artikel 3: Deze beslissing te onderwerpen aan het algemeen toezicht en een afschrift over te maken aan de opdrachthoudende vereniging EcoWerf en aan de gemeentelijke vertegenwoordiger. Nabespreking bij dit punt: Stefaan DEVOS vraagt toelichting over het voorgestelde MASTERPLAN van Ecowerf. Daarop trachten Josette Vanlaer, schepen, en Nadine Veulemans, raadslid, antwoord te geven: in het ganse werkgebied zal Ecowerf de exploitatie van containerparken in handen nemen, met éénzelfde tarief voor allemaal, maar met een groter gebied voor de parken die men overhoudt. (tekst van masterplan wordt toegestuurd) In antwoord op de vraag van raadslid Sterkendries, meldt schepen Vanlaer dat de introductie van de ROZE ZAKKEN goed verloopt: er zijn er al heel wat ingezameld op het containerpark en de berg restafval wordt per hoofd van de bevolking met 8 Kg verminderd. 6) Mandatering voor de buitengewone algemene vergadering van IWM op 14 dec 2016 De Raad Gelet op het nieuwe gemeentedecreet; Gelet op de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales en de bepalingen van het decreet van de Vlaamse Raad van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van, de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van de intercommunale; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking; Overwegende dat de uitnodiging werd ontvangen voor de buitengewone algemene vergadering van onze opdrachthoudende vereniging op woensdag 14 december 2016 om uur op het adres van de vroegere maatschappelijke zetel Willekensmolenstraat 122 Hasselt. AGENDA 1. Samenstellen bureau 2. Verslag vorige vergadering 3. Ruling met Dienst voorafgaande Beslissingen van de FOD Financiën: toelichting 4. Uitbetaling voorschot op liquiditeitssaldo in 2017 aan de vennoten 5. Algemeen beleid Budget 2017 Overeenkomstig artikel 38 van de maatschappelijke statuten wordt de documentatie betreffende de op de agenda ingeschreven werden de punten samen met de agenda overgemaakt. Overeenkomstig zelfde artikel verzoeken wij U ons binnen de acht dagen eventuele bijkomende punten mede te delen, welke U aan de agenda wenst toe te voegen. Artikel 1 : Mevr Nadine VEULEMANS, raadslid, aan te duiden als vertegenwoordiger op deze buitengewone algemene vergadering van IWM. De heer Camiel BOUVIN is haar plaatsvervanger. Artikel 2 : Het mandaat van de vertegenwoordiger inzake de agenda van deze buitengewone algemene vergadering vast te stellen: goedkeuring van alle agendapunten van de algemene vergadering; Gemeenteraad 3 nov

6 7) Mandatering voor de algemene vergadering Interleuven op 30 november De Raad Gelet op het nieuwe gemeentedecreet; Gelet op de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales en de bepalingen van het decreet van de Vlaamse Raad van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van, de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van de intercommunale; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het lidmaatschap van de gemeente bij Interleuven; Gelet op de gecoördineerde statuten van Interleuven; Gelet op de uitnodiging dd. voor de algemene vergadering van Interleuven dd. 30/11/2016 met bijhorende agenda; Overwegende dat het decreet van dd. 6/7/2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de vertegenwoordiger van de gemeenten op de algemene vergadering waar deze gemeente bij aangesloten is, aangeduid wordt door de gemeenteraad voor de volledige duur van de legislatuur, met dien verstande dat de vaststelling van het mandaat wel voor elke algemene vergadering door de gemeenteraad dient te worden genomen; Overwegende dat het artikel 44 van het decreet dd. 6/7/2001 eveneens voorziet dat tegelijkertijd het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden vastgesteld; Overwegende dat derhalve voor de algemene vergadering dd. 30/11/2016 een vertegenwoordiger dient aangeduid en dat het mandaat van deze vertegenwoordiger dient te worden vastgelegd; Overwegende dat de agenda van de algemene vergadering van Interleuven volgende punten bevat : Samenstelling van het bureau, goedkeuring verslag algemene vergadering dd., strategie en te ontwikkelen activiteiten 2017, begroting 2017, diversen. Overwegende dat de gemeenteraad deze agendapunten heeft besproken en om hiernavolgende redenen ter zake het volgende standpunt inneemt. Gelet op de bespreking De gemeenteraad besluit : Artikel 1 : Mevr Nadine VEULEMANS aan te duiden als vertegenwoordiger op de algemene vergadering van Interleuven en haar aldus te bevestigen voor de rest van deze legislatuur. Artikel 2 : Het mandaat van de vertegenwoordiger inzake de agenda van de algemene vergadering dd. 30/11/2016 van Interleuven als volgt vast te stellen: goedkeuring van alle agendapunten van de algemene vergadering; Raadslid MOLLU vraagt een bijeenkomst van een commissie waarin al onze vertegenwoordigers verslag uitbrengen over de werkingen en resultaten van de intercommunale waarin ze ons vertegenwoordigen. De burgemeester zal een datum voorstellen na afloop van alle jaarvergaderingen. 8) Toekenning exclusiviteit voor bepaalde diensten aan Interleuven De gemeenteraad, Gelet op het Gemeentedecreet; Gemeenteraad 3 nov

7 Gelet op de bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de Intergemeentelijke Samenwerking; Gelet op de thans van kracht zijnde statuten van INTERLEUVEN zoals gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad d.d onder nummer ; Gelet op het besluit van 27 november 2013 van de raad van bestuur van INTERLEUVEN inhoudende het voorstel tot aanpassing van de statuten van INTERLEUVEN en met betrekking tot de omschrijving van de diensten waarop de deelnemers beroep kunnen doen in het kader van wederzijdse exclusiviteit; Gelet op het besluit van van de gemeenteraad waarbij werd beslist akkoord te gaan met de voorgestelde aanpassingen in de statuten en in de bijlagen; Gelet op het besluit van 26 maart 2014 van de buitengewone algemene vergadering van INTERLEUVEN waarbij de statutenwijziging met unanimiteit werd goedgekeurd; Overwegende dat volgens de als bijlage gevoegde lijst bij de statuten van INTERLEUVEN blijkt dat : 2.2. Uitvoering ruimtelijk vergunningenbeleid. kan worden gerealiseerd; Dat de gemeente als deelnemer van INTERLEUVEN als dienstverlenende vereniging in de mogelijkheid is om beroep te doen op de diensten van haar intercommunale, alsook op deze diensten dewelke in exclusiviteit worden aangeboden; Dat INTERLEUVEN bij de uitvoering van deze diensten in opdracht van een deelnemer er zelf toe gehouden is om de overheidsopdrachtenwetgeving na te leven; De toekenning bij exclusiviteit van voornoemde opdrachten aan INTERLEUVEN onder meer tot voordeel heeft dat er in beginsel, behoudens andersluidend standpunt van de BTW-administratie, op de door de eigen personeelsleden van INTERLEUVEN geleverde prestaties geen BTW zal worden doorgerekend naar de gemeente toe; dat op alle andere prestaties en kosten uiteraard wel BTW verschuldigd blijft. Dat er daarenboven in de aangepaste statuten van INTERLEUVEN werd voorzien in een vergoedingssysteem waarbij op transparante basis de kosten kunnen worden toegewezen; Dat er inzonderheid bij exclusiviteit zal worden gewerkt op basis van een kosten- en expertise-delend principe waarbij in artikel 14.2 van de statuten uitdrukkelijk wordt bepaald: De kosten verbonden aan de exclusieve dienstverlening, zoals omschreven in art. 4 worden verrekend aan de deelnemers op basis van het kosten- en expertise-delend principe. Voor de aanrekening van de prestaties verleend in het kader van de wederzijdse exclusiviteit, zal gewerkt worden met een open boekhouding ; Dat het systeem van de open boekhouding toelaat om permanent de kosten van het project op te volgen; Dat de uurlonen voor de personeelsleden van INTERLEUVEN door INTERLEUVEN op basis van de reële kostprijs als volgt werden bepaald ( ) - Algemeen projectleider/specialist-expert : 85,00 Euro - Projectleider : 75,00 Euro - Projectmedewerker-expert : 69,00 Euro - Projectmedewerker : 62,00 Euro Dat deze uurlonen worden gekoppeld aan de indexaanpassing van de lonen zoals toepasselijk in de openbare sector; Dat het afsluiten van deze exclusiviteitsovereenkomst tevens tot gevolg heeft dat de gemeente zich ertoe verbindt om voor de diensten dewelke in deze overeenkomst worden omschreven, uitsluitend een beroep te doen op de diensten van INTERLEUVEN, en dit voor een welomschreven periode dewelke echter de duur van zes jaar niet mag overschrijden; Gemeenteraad 3 nov

8 De gemeente kan aldus kiezen om voor de betrokken diensten een beroep te doen op INTERLEUVEN, dan wel om deze diensten zelf uit te oefenen, doch ziet hierbij wel af van de mogelijkheid om de dienst, gedurende de looptijd van de exclusiviteit, te laten uitvoeren door derden; Dat de gemeenteraad aldus de duurtijd van de betrokken diensten beperkt tot en met 31/12/2017. met dien verstande dat opdrachten dewelke werden toegekend vóór het verstrijken van voormelde periode zullen worden afgewerkt onder het systeem van de exclusieve dienstverlening en aldus zonder aanrekening van BTW; Overwegende dat hierbij wel dient te worden opgemerkt dat de verantwoordelijkheid voor het informatieveiligheidsbeleid blijft berusten bij de leiding van de stad; Dat voor de uitvoering van deze exclusieve taken wordt gewerkt overeenkomstig in bijlage toegevoegde samenwerkingsovereenkomst. Dat de gemeenteraad het dan ook aangewezen acht om voornoemde diensten aan INTERLEUVEN bij exclusiviteit toe te kennen; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; B E S L U I T: Artikel 1 De volgende diensten, zoals voorzien in de bijlagen van de statuten van INTERLEUVEN, worden in exclusiviteit toegekend aan de dienstverlenende vereniging INTERLEUVEN met ingang van 01/11/2016 tot en met 31/12/2017, met dien verstande dat opdrachten die werden toegekend vóór het verstrijken van voormelde periode, zullen worden afgewerkt onder het systeem van de exclusieve dienstverlening : 2.2. Uitvoering ruimtelijk vergunningenbeleid. Artikel 2 De uitvoering van deze exclusieve diensten gebeurt overeenkomstig de in bijlage toegevoegde samenwerkingsovereenkomst. Artikel 3 Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met het uitvoeren van huidige beslissing. Na toelichting door schepen Niels Willems, het betreft hier ondersteuning op de opvolging van de stedenbouwkundig ambtenaar die op 1/11 met pensioen ging, als antwoord op de vraag van raadslid Stefaan Devos. Sinds 21/10 hebben we een contractueel omgevingsambtenaar in dienst die dan ook wordt klaargestoomd om vanaf 23/02/2017 zijn functie volledig te kunnen uitoefenen en waarvoor de vooropleiding en/of de bijscholing niet meer zo strikt is gereglementeerd dan voorheen voor de sted ambtenaar, voor wie het MB van 7/07/2000 van toepassing was. 9) Goedkeuring gezamenlijke overeenkomst met het Vlaams Energiebedrijf voor elektrische energie voor hun installaties gebouwen en de openbare verlichting. Inleidende toelichting: Samenwerking met het Vlaams EnergieBedrijf De gemeente kan voor haar toekomstige leveringen van gas en elektriciteit gebruik maken van de diensten van de aankoopcentrale van het Vlaams EnergieBedrijf (VEB). Gemeenteraad 3 nov

9 Het VEB is hiertoe gemachtigd conform artikel 4 van het Decreet houdende machtiging tot oprichting van het privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Energiebedrijf NV van 15/07/2011. Het VEB vervult hiermee eveneens de opdracht, opgenomen in artikel 5 van de Samenwerkingsovereenkomst tussen het Vlaams Gewest en het Vlaams EnergieBedrijf NV van 09/10/2013 : Overeenkomstig de Resolutie van het Vlaams Parlement van 30 november 2011 betreffende het ontwerp van decreet houdende machtiging tot oprichting van het privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams EnergieBedrijf NV, heeft het VEB als prioritaire doelstelling de ontzorging van de Vlaamse overheid op het gebied van energie met als prioriteit de energie-efficiëntie van de gebouwen gerelateerd aan de Vlaamse overheid en de met haar gelieerde entiteiten, en de levering van energie (elektriciteit en gas). Redenen om voor het VEB te kiezen a) Het VEB als energieleverancier Het Vlaams EnergieBedrijf heeft als doelstelling om de Vlaamse overheid te ontzorgen op het gebied van energie, zoals opgenomen in artikel 5 van de Samenwerkingsovereenkomst tussen het Vlaams Gewest en het VEB van 09/10/2013. Dit houdt ook in dat het VEB kan aangesproken worden om in te staan voor de levering van energie op de vrijgemaakte markt. Het VEB beschikt sinds eind 2014 over een leveringsvergunning in Vlaanderen, Brussel en Wallonië voor elektriciteit en aardgas. b) Het model van aankoopcentrale Het VEB zal optreden als aankoopcentrale. Dit houdt in dat het VEB zal instaan voor de aankoop en de facturatie van elektriciteit en aardgas en de bijhorende administratie. Belangrijk hierbij op te merken is dat entiteiten voldoen aan de wet overheidsopdrachten door in te tekenen bij het VEB en zo vrijgesteld zijn van openbare aanbesteding. Vanuit zijn opdracht als energieleverancier zal het VEB hierbij kostendekkend optreden: zo zullen de kosten voor bijvoorbeeld het personeel en de ondersteunende klantenbeheersoftware (KBS) worden verrekend in een extra prijs per verbruikte MWh en per aansluitpunt. De berekening en narekening van deze vergoeding zal jaarlijks transparant gecommuniceerd worden aan haar klanten zoals vermeld in het standaardcontract van het VEB, 6.4. Het VEB is dus, in tegenstelling tot andere energieleveranciers, niet gericht op de creatie van winst maar op de correcte facturatie van de interne kosten voor aanschaf en onderhoud. Alleszins houdt het VEB rekening met een gemiddeld prijsvoordeel 8% voor elektriciteit en 6% voor aardgas. Deze gemiddelde besparingen worden bevestigd door studies uitgevoerd door onafhankelijke partijen (CREG, Sia Partners) en door alle prijssimulaties uitgevoerd door het VEB. Bijkomend realiseerde het VEB in 2015 een besparing van 4,7 M op een totale omzet van 54 M (elektriciteit en aardgas). c) Bijkomende dienstverlening in kader van leveringsactiviteit 1) Het KBS van het VEB zal aangewend worden als klantenportaal voor diverse toepassingen: a. Registratie of verwijdering van verbruikspunten Gemeenteraad 3 nov

10 b. Platform voor communicatie van verbruiksgegevens per aansluitpunt of groep aansluitpunten c. Boomstructuur: Het VEB bekijkt met alle entiteiten of een logische boomstructuur kan gedefinieerd worden (hiërarchie van aansluitpunten). Op deze manier kunnen op de verschillende niveaus in de organisatie de juiste inzichten gegeven worden (detail of geaggregeerd) zowel op niveau van verbruiken als op niveau van facturen en betalingen. Op die manier verloopt de facturatie en vervolgens betaling op een gemakkelijkere en meer intuïtieve wijze. d. Het Platform voor facturatie en opvolging van facturatie. VEB factureert 100% digitaal waarvan 65% rechtstreeks via xml in de boekhouding van haar klanten. Hierbij wordt zowel gebruik gemaakt van de Mercurius interface als de klant specifieke interfaces. Dankzij het logisch groeperen van facturatieniveaus en deze digitale facturatie kon het VEB een bijkomende besparing realiseren van 1,2 M bij haar klanten. e. Het VEB zorgt ook voor een budgetraming zodat de klanten zich een beeld kunnen vormen van de budgettaire noden voor hun energieverbruiken voor het komende jaar. De verbruiken voor aardgas bijvoorbeeld hebben een sterke weersafhankelijkheid, maar door kennisgeving van de verwachte eenheidsprijzen kan elke overheid alvast de nodige budgettaire ruimte voorzien voor het komende jaar. Dit budget zal ingeschat worden door het VEB van zodra het VEB over de nodige gegevens van de klant beschikt (verbruiksgegevens, aansluitgegevens e.d.). Bijkomend zal het VEB tijdens het lopende jaar maandelijks de budgetten opvolgen, zodat de verschillende entiteiten snel weten of er eventuele afwijkingen zijn t.o.v. het vooropgestelde budget (warmere of koudere winter zodanig dat budgetten eventueel tijdig kunnen geheralloceerd worden. f. Dankzij enerzijds een beter facturatie- & betaalproces (punt d) en de budgetraming & budgetopvolging (punt e) slaagt het VEB er in dat 95% van de factureren tijdig betaald wordt (dit is binnen de betaaltermijn van 30 dagen) en dat na 9 maanden nog slechts 2% onbetaald is. 2) Inventaris van alle energiemeetpunten Het VEB stelt voor haar klanten altijd een inventaris samen van alle energiemeetpunten. Op die manier is opvolging en beheer heel gemakkelijk en transparant. 3) Rapportering Het VEB levert aan haar klanten een aantal rapporten om beheer en opvolging van hun aansluitpunten te vergemakkelijken, met name factuurcontrolerapporten, kwartaal- en jaarrapportage betreft de status van leveringsactiviteit (verbruik, facturatie & betaling, overnames/verhuizingen, reactieve energie,..). 4) Klantenverantwoordelijke Elke klant van het VEB heeft een specifieke klantenverantwoordelijke. Deze persoon fungeert als uniek aanspreekpunt voor alle vragen en zorgen van de entiteit. d) De stuurgroep Tijdens de op kwartaalbasis georganiseerde stuurgroepen worden de noden, eigen aan de overheid, in kaart gebracht en besproken met het VEB om te komen tot een aangepaste dienstverlening en ontzorging in het kader van de energielevering, energieefficiëntie en data. e) Referenties Het Vlaams EnergieBedrijf startte haar leveringsactiviteit op 1 januari Ze levert vandaag elektriciteit en aardgas aan 85 klanten. Zij vertegenwoordigen aansluitpunten en een Gemeenteraad 3 nov

11 totaalvolume van 1.100GWh. Zij realiseerde voor haar klanten een besparing van 4,7 M op een totale omzet van 54 M (elektriciteit en aardgas). En een bijkomende besparing van M dankzij digitale facturatie. Het Vlaams Energiebedrijf wenst vooral haar klanten te ontzorgen in het kader van alle administratieve en technische processen die aansluiten bij de leveringsactiviteit. De leveringsactiviteit en de bijhorende ontzorging zijn niet de uiteindelijke doelstelling van het VEB, deze vormen slechts de basis. Het uiteindelijke doel is energie-efficiëntie. Vandaag kan u al intekenen voor een samenwerking op basis van een energieprestatiecontract (EPC). VEB heeft in het najaar van 2015 haar eerste project gerealiseerd bij OPZC Rekem. Dit contract resulteert in een gegarandeerde besparing van 30% op de energiefactuur gedurende 10 jaar. Samenvatting De voornaamste elementen om samen te werken aan de opdracht voor energielevering zijn dus: 1. Toepassing van het systeem van aankoopcentrale waarbij het VEB de rol van de leverancier op zich neemt, entiteiten voldoen aan de WOO door in te tekenen bij het VEB en zijn zo vrijgesteld van openbare aanbesteding. 2. Het VEB treedt op als leverancier op de energiebeurzen en kan dynamisch aankopen in functie van noden. Zij kunnen dus hun aankoopstrategie beter afstemmen op de noden van de overheid en aldus voordeliger aankopen. 3. Toegevoegde waarde geboden door het KBS van het VEB op vlak van budgettering, facturatie en verbruiksopvolging en via andere dienstverlening op vlak van inventarisatie van alle energiemeetpunten & rapportering 4. Kennis- en ervaringuitwisseling op vlak van zowel efficiënte energieaankoop, als energie-efficiëntie en data onder andere via deelname aan de stuurgroep. 5. Referenties: Het VEB levert GWh elektriciteit en aardgas aan 80 klanten, aansluitpunten, realiseerde 9% besparing op de energiefactuur in 2015 en een bijkomende 2% door digitale facturatie. Bijkomend realiseerde het VEB haar eerste EPC wat resulteert in een gegarandeerde besparing van 30% op de energiefactuur gedurende 10 jaar. 6. Generieke besparing van gemiddeld 2-3 M op energiefactuur en ongeveer 1 M op gebied van administratie (logische facturatieniveaus & directe digitale facturatie). Deze middelen kunnen nadien ingezet worden op energie efficiëntie. Wat zorgt voor een belangrijk sneeuwbaleffect. Voorstel tot beslissing Wij stellen voor de levering van elektriciteit en aardgas via het VEB goed te keuren, met startdatum 01 januari 2017 en vragen dan ook de respectievelijke contracten te tekenen. Van zodra het VEB beschikt over de nodige gegevens zal een budgetraming opgesteld worden, dit zal plaatsvinden in onderling overleg. DE GEMEENTERAAD Gemeenteraad 3 nov

12 Gelet op de Richtlijn 2009/72/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 juli 2009 betreffende gemeenschappelijke regels voor de interne markt voor elektriciteit en tot intrekking van Richtlijn 2003/54/EG; Gelet op de Wet van 29 april 1999 betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt, en de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de Bijzondere Wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, zoals gewijzigd door de Bijzondere Wet van 8 augustus 1988, inzonderheid artikel 94 wat de gewestelijke aspecten van het energiebeleid betreft; Gelet op het Decreet houdende algemene bepalingen betreffende het energiebeleid (het Energiedecreet ) van 8 mei 2009, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering houdende algemene bepalingen over het energiebeleid (het Energiebesluit ) van 19 november 2010, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en het Decreet van 18 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de Wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op 2 niveaus, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op het Decreet van 15 juli 2011 houdende machtiging tot oprichting van het privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap nv Vlaams Energiebedrijf; Gelet op de Wet van 15 juni 2006 Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, inzonderheid artikel 38; Gelet op de Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd; Overwegende dat sinds 1 juli 2003 elke afnemer op de Vlaamse elektriciteitsmarkt vrij is om te contracteren met de elektriciteitsleverancier van zijn keuze; Overwegend dat het Vlaams EnergieBedrijf krachtens artikel 4, 2 van het Decreet van 15 juli 2011 optreedt als speler en facilitator op de groothandelsmarkten voor elektriciteit en aardgas en dat het Vlaams Energiebedrijf hierbij optreedt als aankoopcentrale zoals bedoeld in artikel 2, 4 van de Wet van 15 juni Overwegend dat aanbestedende overheden die beroep doen op een aankoop- of opdrachtencentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren (art 15, Wet van 15 juni 2006). Overwegende dat de huidige opdracht afloopt op 31 december 2016; Overwegende dat aldus een nieuwe opdracht moet afgesloten worden; BESLUIT Artikel 1 Een overeenkomst af te sluiten met het Vlaams EnergieBedrijf voor de levering van elektriciteit voor de gebouwen van de gemeente, AGB Kortenaken en het OCMW. Artikel 2 De gemeente neemt hierbij alle procedurele verplichtingen op zich m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overeenkomst. Artikel 3 Gemeenteraad 3 nov

13 De gemeente mandateert INFRAX, om de lijst van gecontracteerde verbruikspunten en facturatieadressen op te vragen bij de huidige energieleveranciers teneinde op te treden als facilitator voor de overgang naar het nieuwe contract; Artikel 4 De gemeente, en in voorkomend geval, het OCMW, is zelf verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de facturen met betrekking tot de leveringen op hun eigen afnamepunten in de vermelde overeenkomst met het Vlaams EnergieBedrijf. Artikel 5 In geval van een juridisch geschil met betrekking tot voormelde overeenkomst, anders dan bepaald in artikel 8, is de gemeente mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot haar aandeel in de overeenkomst. 10) Retributie voor deelnemers kennismakingslessen basketbal DE GEMEENTERAAD Gelet op het gemeentedecreet, Gelet op het decreet lokaal sportbeleid en de meerjarenplanning van de gemeente waarin de sport promotionele activiteiten van de gemeente zijn opgenomen; Gelet op het feit dat er momenteel geen basketbalclub of lessen gegeven worden in sporthal De Vruen; Overwegende dat de sportdienst tracht deze sport te stimuleren bij kinderen en jongeren; Overwegende dat de reeks loopt van 21 september 2016 t.e.m. 30 november 2016; Overwegende dat het past dat de deelnemers een bijdrage betalen in de organisatiekost en het aan de raad toekomt om deze bijdragen vast te stellen; Op voorstel van het college, dd. 05 september 2016; BESLUIT : De raad bekrachtigt het besluit van het college van 05/09/2016, waarbij de deelnemersbijdragen werden vastgesteld: Art.1. Voor de deelname aan de kennismakingslessen basketbal, wordt een bijdrage van 10 gevraagd aan de deelnemers voor 10 lessen; Art. 2. De retributie wordt contant betaald bij inschrijving. Bij annulering wordt geen terugbetaling verricht, tenzij in gevallen van heirkracht; Art. 3. Afschrift van de huidige beslissing wordt binnen de 20 dagen verzonden naar het Agentschap Binnenlands Bestuur, onder de toezichtregeling. Art. 4. Dit reglement zal van kracht zijn na afkondiging ervan overeenkomstig de bepalingen van het gemeentedecreet inzonderheid art. 186 en 187. Gemeenteraad 3 nov

14 11) Retributie voor deelnemers aan schoolsportdag 2016 De raad Gelet op het decreet lokaal sportbeleid en de meerjarenplanning van de gemeente waarin de sport promotionele activiteiten van de gemeente zijn opgenomen m.n overig sportaanbod; Overwegende dat op donderdag 13 & vrijdag 14 oktober 2016 schoolsportdagen georganiseerd worden voor de leerlingen van het lager onderwijs van onze gemeente; Gelet op het feit dat voor de organisatie van deze schoolsportdag wordt samengewerkt met de gemeente Bekkevoort; Overwegende dat de gemeente Bekkevoort de helft zal financieren van de organisatiekosten; Overwegende dat het zinvol is om de deelnemers een bijdrage in de organisatiekosten te laten betalen; Op voorstel van het College dd. 26 september 2016; BESLUIT De raad bekrachtigt het besluit van het college van 26/09/2016, waarbij de deelnemersbijdragen werden vastgesteld: Art.1 voor de deelname aan de activiteiten georganiseerd in het kader van de schoolsportdagen wordt een bijdrage van 2 euro gevraagd aan de deelnemers Art 2 de bijdrage wordt overgeschreven op rekeningnummer van de gemeente. Bij annulering wordt geen terugbetaling verricht, tenzij in overduidelijke gevallen van heerkracht; Art. 3. Afschrift van de huidige beslissing wordt binnen de 20 dagen verzonden naar het Agentschap Binnenlands Bestuur, onder de toezichtregeling. Art. 4. Dit reglement zal van kracht zijn na afkondiging ervan overeenkomstig de bepalingen van het gemeentedecreet inzonderheid art. 186 en ) Zalenreglementen: aanpassingen Algemeen & retributie reglement op het ter beschikking stellen van zalen en lokalen van gemeenschapscentrum. De raad, Gelet op het algemeen reglement op het terbeschikking stellen van zalen en lokalen van het Gemeenschapscentrum, goedgekeurd in de gemeenteraad van 25/3/2003 en gewijzigd in de gemeenteraden van 19/6/2004,1/7/2004, 30/6/2005, 17/12/2007 (als onderdeel van het cultuurbeleidsplan), 28/04/2009, 21/12/2010 en 28/11/2013. Gelet op het advies van het beheersorgaan gemeenschapscentrum, dd 04/10/2016; Gelet op de toestand van de gemeentelijke financiën; Overwegende dat de kosten die niet gecompenseerd worden vanuit de bijdragen van de gebruikers dan moeten verhaald worden bij alle belastingbetalers van de gemeente; Gelet op het belang van deze infrastructuur voor het sociaal-cultureel en verenigingsleven, Op voorstel van het college, BESLUIT Gemeenteraad 3 nov

15 De raad besluit de vroegere reglementen op het terbeschikking stellen van de zalen van het Gemeenschapscentrum op te heffen en te vervangen door onderstaande nieuwe reglementen die van toepassing worden vanaf 1 januari 2017; Namelijk: 1. algemeen reglement op het terbeschikking stellen van zalen en lokalen van het Gemeenschapscentrum; 2. het retributiereglement op het gebruik van de zalen. ALGEMEEN REGLEMENT OP HETTER BESCHIKKING STELLEN VAN ZALEN EN LOKALEN VAN GEMEENSCHAPSCENTRUM KORTENAKEN Artikel 1 DEFINITIE Het gemeenschapscentrum Kortenaken is een verzameling van alle gemeentelijke feest- en ontmoetingszalen en lokalen voor socio-cultureel gebruik. We onderscheiden: Naam gebouwencomplex Adres Telefoon Den Hoek KORTENAKEN Hoekstraat z/n 011/ Kortenaken Den Berg RANSBERG Dorpsstraat 97a 011/ Ransberg Servaas KERSBEEK Kersbeekdorp / Kersbeek Velpezicht HOELEDEN Kerkplein Hoeleden Enkel in de kinderopvang 011/ Den Torendraaier WAANRODE Boterbergstraat Waanrode Enkel in de kinderopvang 016/ Zaal Bergendal WAANRODE Grote Vreunte / Waanrode t Dorp KORTENAKEN Dorpsplein Kortenaken Enkel in de kinderopvang 011/ Artikel 2 EIGENDOM BEHEER Het gemeenschapscentrum is eigendom van de gemeente Kortenaken en staat onder het dagelijks beheer van het College van burgemeester en schepenen. Er wordt een beheersorgaan opgericht, conform de wettelijke bepalingen. Het beheersorgaan is samengesteld uit afgevaardigden van de gemeentelijke overheid en vertegenwoordigers van de gebruikers. De samenstelling en werking wordt geregeld via statuten en huishoudelijk reglement, die goedgekeurd worden door het gemeentebestuur. Per zaal wordt een zaalverantwoordelijke/poetsvrouw aangesteld. De dienst Onthaal van de gemeente Kortenaken is verantwoordelijk voor informatie, reservatie en verhuring. Artikel 3 TOEGANKELIJKHEID BESCHIKBAARHEID Het gemeenschapscentrum is het ganse jaar toegankelijk voor het publiek, zon- en feestdagen inbegrepen. Gemeenteraad 3 nov

16 In de periode tussen Kerst en Nieuwjaar worden de zalen wel ter beschikking gesteld maar de gebruikers ervan moeten zelf het nodige doen voor gedegen grondig onderhoud van de zaal die ze gebruiken. In uitzonderlijke omstandigheden (handelingen van openbaar gezag: verkiezingen, rampgevallen, ) kan de gemeentelijke overheid de zalen opeisen en eventuele reservaties teniet doen. De zaal is s morgens pas beschikbaar vanaf uur. Activiteiten mogen uiterlijk tot uur s morgens duren, zodat de gebruikers/huurders nog tijd hebben om alles op te ruimen; het college van burgemeester en schepenen kan hierop een uitzondering toestaan. De zaal moet uiterlijk om uur vrij zijn zodat het poetspersoneel kan beginnen met poetsen. Wanneer de zaal voor meerdere, opeenvolgende dagen door eenzelfde persoon/vereniging gehuurd/gebruikt wordt is de huurder/gebruiker zelf verantwoordelijk voor het onderhoud tijdens deze periode. Artikel 4 TIJDELIJK TER BESCHIKKING STELLEN Dit reglement regelt enkel het tijdelijk ter beschikking stellen van het gemeenschapscentrum voor socioculturele activiteiten en feesten. Afspraken aangaande een regelmatig gebruik van bepaalde lokalen worden geregeld via een specifieke gebruiksovereenkomst. Het College is bevoegd om dergelijke gebruikers-overeenkomsten op te stellen. Geen enkel lokaal of gebouw wordt permanent en exclusief ter beschikking gesteld van één vereniging. Afwijkende contracten dienen opgesteld en goedgekeurd te worden door de gemeenteraad. Artikel 5 ZAALSPECIFICATIES Aan elke zaal wordt op basis van indeling, capaciteit en materiaal een ideale functie toegekend. Andere activiteiten en functies kunnen toegelaten worden mits voorafgaandelijk akkoord van het college van burgemeester en schepenen. Naam gebouw Ideale functie * Capaciteit / Materiaal* Den Hoek Podiumactiviteiten theater, concert, feesten en eetdagen Aantal toegelaten personen: 480 Materiaal voor 300 personen Zittribune voor 276 personen Den Berg Kleine festiviteiten fuif**, bal, feest Aantal toegelaten personen: 316 Materiaal voor 200 personen Servaas Kleine festiviteiten fuif**, bal, feest Aantal toegelaten personen: 229 Materiaal voor 120 personen t Dorp Socio-culturele activiteiten, vergaderingen Aantal toegelaten personen: 145 Materiaal voor 50 personen. Velpezicht Socio-culturele activiteiten, vergaderingen Aantal toegelaten personen: 120 Tafels en stoelen voor 50 personen Den Torendraaier Vergaderingen Aantal toegelaten personen: 168 Tafels & stoelen voor 50 personen Gemeenteraad 3 nov

17 Zaal Bergendal Feesten, eetdagen, fuiven**, vergaderingen Aantal toegelaten personen: 400 Materiaal voor 360 personen * De specifieke indeling (zalen en lokalen) van de verschillende gebouwen, met bijhorende maximale capaciteit en een inventaris van het aanwezige materiaal is te bekomen op de dienst Onthaal. ** Enkel fuiven, georganiseerd door verenigingen/inwonersgroepen van Kortenaken worden toegelaten. Per vereniging worden maximaal 2 fuiven per jaar toegestaan. Artikel 6 OPENHEID Het gemeenschapscentrum staat open voor alle verenigingen en personen, zonder onderscheid tussen politieke, godsdienstige of filosofische strekkingen. Wij verwachten wel dat de gebruikers de algemene principes van de democratie en de rechten van de mens respecteren. Artikel 7 4 CATEGORIEËN De gebruikers worden onderverdeeld in 4 categorieën: - Gemeentelijke diensten, de erkende gemeentelijke adviesraden en de liefdadigheids- en vaderlandlievende acties die in samenwerking met het gemeentebestuur georganiseerd worden (verder aangeduid met gemeentelijke initiatieven) - Privé-personen met domicilie te Kortenaken en erkende verenigingen met zetel en werking in de gemeente (verder aangeduid met gebruikers binnen de gemeente) - Privé-personen met domicilie buiten de gemeente en verenigingen met zetel en werking buiten Kortenaken (verder aangeduid met gebruikers buiten de gemeente) - Voor bepaalde activiteiten worden voorkeurstarieven bepaald. Verenigingen hebben steeds voorrang op particulier gebruik. Erkende verenigingen van Kortenaken hebben voorrang op andere verenigingen. Artikel 8 GRATIS Gemeentelijke initiatieven kunnen, na voorafgaandelijke beslissing van het college, het gemeenschapscentrum gratis gebruiken. Uitzonderingen kunnen enkel worden toegestaan na aanvraag bij en goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen. Scholen en opvanginitatieven vanaf 15 plaatsen op het grondgebied van Kortenaken mogen, na voorafgaandelijke beslissing van het college, 1 keer per kalenderjaar gratis gebruikmaken van het gemeenschapscentrum. Artikel 9 GEBRUIKERS BINNEN DE GEMEENTE Erkende verenigingen dienen voor interne vergaderingen, lessen en repetities zonder publieke toegang* en zonder handelskarakter** een gebruiksvergoeding aan 100% te betalen. (* enkel leden worden toegelaten - ** er wordt niets te koop aangeboden) De gebruiksvergoeding is bepaald per lokaal en per dag. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen winter- en zomertarief. Het wintertarief geldt van oktober tot en met april. Voor alle andere activiteiten van verenigingen met zetel binnen de gemeente gelden de huurprijzen aan 100%. Privé-personen met domicilie in de gemeente betalen eveneens de huurprijzen aan 100%. Gemeenteraad 3 nov

18 Bij de huurprijzen wordt een dagtarief bepaald voor de winter en de zomer. Het wintertarief geldt van oktober tot en met april. Vanaf 01/01/2017 is er geen max. factuur meer. Artikel 10 GEBRUIKERS BUITEN DE GEMEENTE Voor alle activiteiten van verenigingen met zetel buiten de gemeente gelden de huurprijzen aan 150%. Privé-personen met domicilie buiten de gemeente betalen eveneens de huurprijzen aan 150%. Artikel 11 VOORKEURSTARIEVEN, SUPPLEMENTEN en BOETEN 1 Voor bepaalde activiteiten worden voorkeurstarieven bepaald, nl. - Koffietafels na begrafenissen - Kaartspel - Tentoonstellingen - Culturele activiteiten in kader van DU!K, KINK en andere projecten. 2 Bij meerdaagse verhuringen wordt een korting toegestaan. Deze worden bepaald in het retributiereglement. 3. Bij verhuring worden een aantal supplementen aangerekend. De prijzen hiervoor zijn bepaald in het retributiereglement. 4. Er worden een aantal nominatief bepaalde boetes voorzien: - Voor het niet of onvoldoende poetsen - Verlies van sleutel - Niet gebruiken van dranken verbonden aan de zaal - Onderverhuring - Overmatige energiegebruik - Niet respecteren sluitingsuren - Schade aan de infrastructuur Artikel 12 AANVRAAG Elke aanvraag voor het gebruik van de lokalen of zalen vermeld in artikel 1 dient te gebeuren bij de dienst Onthaal. Dit kan: - Persoonlijk aan het onthaal van het gemeentehuis - Telefonisch - Via mail - Online via het reservatiesysteem Elke aanvraag vermeldt: naam, adres en telefoon van de verantwoordelijke van de organisatie, datum, gehuurde lokalen, aanvangs- en einduur, aard en verloop van de activiteiten. Elke aanvraag tot het gebruiken/huren van een lokaal dient afzonderlijk te worden gesteld. De aanvrager is een meerderjarig persoon, neemt kennis van en verklaart zich akkoord met het reglement en de retributie op het ter beschikking stellen van gemeentelijke lokalen en zalen. Gemeenteraad 3 nov

19 - Dagreservaties: Voor losse aanvragen dient er contact opgenomen te worden met de dienst Onthaal. Indien de gevraagde ruimte vrij is, kan deze aanvraag onmiddellijk ingewilligd worden. - Jaarreservaties: Elk jaar in de loop van de maand mei/juni dient elke vereniging haar aanvraag voor zaal- en/of lokaalgebruik voor het daaropvolgend werkjaar volledig te hernieuwen. Zij hebben voorrang voor zaalgebruik op de momenten waarop zij de zaal of de lokalen het voorgaande jaar reeds gebruikten. Grote evenementen voor het volgend werkjaar, dienen dan ook gemeld te worden. Erkende lokale verengingen hebben hierbij voorrang. Met werkjaar wordt bedoeld de periode van 1 september van het lopende jaar tot 31 augustus van het volgende jaar. De reservatie is pas definitief na bevestiging van de Dienst Onthaal. Artikel 13 OPTIES Opties op bepaalde zalen kunnen steeds genomen worden. Na uiterlijk 14 dagen dient de optie definitief bevestigd te worden. Zo niet vervalt de optie. Vaste jaaropties zijn enkel mogelijk voor verenigingen en moeten duidelijk bij de eerste reservatie vermeld worden. Artikel 14 SUPPLEMENTAIR MATERIAAL Elke zaal is uitgerust met het nodige materiaal: keukengerei, stoelen, tafels, hoge tafels, podiumbakken, Artikel 15 TOEWIJZING Alle aanvragen worden ingeboekt in het programma zaaladministratie. De aanvragen worden door de dienst Onthaal behandeld en toegewezen in volgorde van aanvraag (chronologisch). Bij twijfel wordt een aanvraag voorgelegd aan het College van burgemeester en schepenen. Zij kunnen naargelang de inhoud van de geplande activiteit bijkomende organisatorische maatregelen opleggen. Voor bepaalde activiteiten (podiumvoorstellingen, fuiven, tentoonstellingen, restaurantdagen en feesten) worden afzonderlijke afsprakenfiches opgemaakt. Deze zijn te bespreken, worden genoteerd en worden samen met het huurcontract gecommuniceerd door de dienst Onthaal. Artikel 16 HUURCONTRACT & BETALING Ten laatste 20 dagen na ontvangst van de aanvraag ontvangt iedere aanvrager een bevestiging per mail of per post van de aanvraag. Het factuur wordt ten vroegste 3 maanden voor de activiteit opgestuurd per mail of per post Het huurcontract moet door beide partijen ondertekend worden. Namens de gemeente zal de gemeentesecretaris ondertekenen of, bij verhindering, zijn vervanger. De aanvrager dient binnen 14 dagen na ontvangst van de bevestiging (en uiterlijk één week voor de datum van verhuring) een door hem ondertekend exemplaar van het huurcontract terug te bezorgen aan de dienst Onthaal. Het huurcontract dient ondertekend te worden door een meerderjarig persoon. Door het ondertekenen van het huurcontract verbindt de gebruiker er zich toe om te voldoen aan de voorwaarden van dit reglement, alsmede aan de geldende politiereglementen, brandweervoorschriften en alle wettelijke bepalingen (oa. SABAM en Billijke Vergoeding). Gemeenteraad 3 nov

20 De ondertekenaar is persoonlijk verantwoordelijk voor de goede gang van zaken. De volledige retributie voor de huur moet vooraf, bij het afsluiten van het huurcontract betaald worden via overschrijving _op rekening van de gemeente Kortenaken _ BIC GKCCBEBB met rekeningnummer BE _ In de mededeling wordt de gestructureerde mededeling vermeld. Is er niet vooraf betaald, dan kan de reservatie ambtshalve vervallen. De afrekening van de gebruikersvergoeding gebeurt per kwartaal. Artikel 17 ANNULERINGEN Bij annulering van meer dan 3 weken voor de geplande activiteit wordt 100% van de reeds betaalde retributie terugbetaald. Bij annulering tussen 3 en 1 week voor de geplande activiteit wordt 50% van de reeds betaalde retributie terugbetaald. Bij annulaties van minder dan 1 week voor de geplande activiteit wordt de reeds betaalde retributie niet terugbetaald. In gevallen van heirkracht kan het College beslissen tot andere terugbetaling. Het 3 x niet afzeggen van de gereserveerde ruimten kan leiden tot geen recht meer op verder gebruik. Artikel 18 SLEUTEL De gebruiker mag de sleutel afhalen op uur en dag zoals bepaald in de huurovereenkomst. Het afhalen en terugbrengen van de sleutels wordt opgetekend in een register. Wanneer de sleutel niet tijdig wordt afgehaald en de permanentiedienst wordt gecontacteerd om de zaal open te doen, wordt er een boete aangerekend. Bij het afhalen van de sleutel moet een waarborg betaald worden voor deze sleutel. De sleutel moet uiterlijk de eerste werkdag na de verhuring worden teruggebracht. Het laattijdig inleveren van de sleutel wordt bestraft met een geldboete. Verlies van een sleutel wordt beboet. Verenigingen die op regelmatige basis gebruikmaken van het gemeenschapscentrum, kunnen eenmalig een vaste waarborg voor hun gans werkjaar betalen. Er worden geen sleutels aan privé personen en/of verenigingen toegekend voor een permanente periode, behalve bij uitzonderingsmaatregel bepaald door het College. Artikel 19 AFREKENING, BOETES & SCHADEVERGOEDING De dienst Onthaal stuurt binnen de maand na de activiteit de afrekening op naar de gebruiker. De retributie voor het gebruik is weliswaar vooraf betaald, in deze afrekening worden eventuele bijkomend aan te rekenen kosten opgenomen (zoals de kost voor vervanging of herstel van beschadigde goederen, uitzonderlijke kosten die veroorzaakt zijn door gebruik, gebruik van friteuse, verbruik van koffie, enz ) De gebruiker is verplicht het gemeenschapscentrum, bijhorende lokalen en inboedel van schade te vrijwaren/ Eventuele beschadigingen dienen onmiddellijk gemeld te worden.. Indien de schade werd aangebracht door de gebruiker(s), worden de kosten hieraan verbonden doorgespeeld naar de gebruiker(s). Het College van burgemeester en schepenen is gemachtigd om de schadevergoeding te bepalen. Voor kleine schadeloosstellingen (gebroken servies, verloren bestek, ) worden vaste bedragen voorzien. Gemeenteraad 3 nov