Monitoringsysteem InterDB-SQL

Transcriptie

1 Monitoringsysteem InterDB-SQL Handboek voor lead partners [Voortgang] Versie 3.2 /

2 Inhoud 1 Uitbetalingsaanvraag Financiële workflow (weergave) Uitbetalingsaanvragen Kostenoverzicht Proces van invoeren en indienen van een uitbetalingsaanvraag 7 Materiële kosten / externe kosten / overige kosten 8 Personeelkosten 8 Inkomsten Import functie 11 2 Financiën Selectie Uitbetalingsaanvragen Financien Filter 14 3 Indicatoren 15 4 Tussentijdse rapportage Toevoegen en invullen van tussentijdse rapportages Printen en indienen tussentijdse rapportage Financiële gegevens in de printversie van de tussentijdse rapportage 19 5 Projectafsluiting Deel A: inhoudelijk eindbericht Deel B: financieel eindbericht 20 Dit handboek voor het monitoringsysteem InterDB SQL voor het INTERREG programma Deutschland-Nederland sluit aan op het eerste deel van het handboek monitoringsysteem voor lead partners gedeelte installatie en aanvraagproces. 2

3 Voortgang Dit onderdeel vormt het eigenlijke beheer van ieder afzonderlijk actief project. Hier dienen betalingsaanvragen en tussentijdse voortgangsrapportages ingediend te worden. Het onderdeel voortgang wordt pas toegankelijk als een project daadwerkelijk is goedgekeurd en op actief is gezet in de projectworkflow. Afbeelding 1: scherm Voortgang Door het gewenste project te laden en op Voortgang te klikken links in de boom, verschijnt het volgende scherm met in de boom links in totaal vijf onderdelen. De drie onderdelen met de gele stapeltjes geld ervoor behelzen het financiële gedeelte van de voortgang. De laatste twee onderdelen (met de symbolen diagram en papier ervoor) hebben betrekking op de inhoudelijke voortgang. Het subonderdeel financiële voortgang bestaat uit de volgende drie onderdelen: Uitbetalingsaanvraag, Financiën en Betalingen. Het algemene scherm Voortgang laat de actuele stand van de kostenbestedingen ten opzichte van het budget zien. In het kader Acties kan een actie geselecteerd worden en op Volgende geklikt worden om naar het betreffende scherm te gaan. Dit kan ook met behulp van de menuboom links. Bij uitbetalingsaanvragen kunt u als lead partner de ontstane kosten declareren en een verzoek tot uitbetaling doen. Het onderdeel Financiën is alleen ter informatie bedoeld. Hier wordt duidelijk hoeveel aan middelen de verschillende cofinanciers al betaald hebben. 3

4 1 Uitbetalingsaanvraag In het onderdeel uitbetalingsaanvragen links in het boommenu heeft u de mogelijkheid kosten te declareren. Het scherm uitbetalingsaanvragen bestaat uit drie kaders: weergave (financiële workflow), uitbetalingsaanvragen en kostenoverzicht. Hieronder wordt per onderdeel een toelichting gegeven. Afbeelding 2: scherm Kosten verzamelingen 1.1 Financiële workflow (weergave) Vergelijkbaar met een projectaanvraag doorloopt ook iedere uitbetalingsaanvraag een aantal workflowstappen (van opgave kosten tot daadwerkelijke uitbetaling). Door op één van de stappen te klikken, wordt in het kader uitbetalingsaanvraag zichtbaar welke uitbetalingsaanvragen die stap al hebben doorlopen (een groen rondje met vinkje en slotje ervoor), zich in die betreffende stap bevinden en wachten op goedkeuring (wit rondje met groene rand) of die deze stap nog moeten bereiken maar wachten op goedkeuring in een eerdere stap (grijs rondje met witte stip). Wanneer toon alle wordt aangeklikt, is de actuele cummulatieve status van alle uitbetalingsaanvragen zichtbaar, ongeacht in welk stadium deze zich bevinden. Andersom kan in het kader uitbetalingsaanvraag op een gewenste uitbetalingsaanvraag geklikt worden, waarbij in het kader weergave zichtbaar wordt in welk stadium van de financiële workflow de betreffende uitbetalingsaanvraag zich bevindt. Afbeelding 3: kader weergave 4

5 1.2 Uitbetalingsaanvragen In het kader uitbetalingsaanvragen is per jaar een overzicht te zien van de opgegeven uitbetalingsaanvragen. Wanneer een gewenste uitbetalingsaanvraag aangeklikt wordt, wordt deze uitgesplitst in opgegeven kostensoorten. Alleen de kostensoorten worden getoond, waarbij ook daadwerkelijk kosten zijn opgegeven. Afbeelding 4: kader Uitbetalingsaanvragen De verschillende knoppen onder dit kader hebben de volgende functies: Toevoegen : een nieuwe uitbetalingsaanvraag starten. Bewerken : hiermee kunt u de naam van de uitbetalingsaanvraag bewerken (zie scherm nieuwe uitbetalingsaanvraag. Individuele kosten/rekeningen kunnen in het kader Kostenoverzicht bewerkt worden. Verwijder : verwijderen van de gehele uitbetalingsaanvraag. Dit is niet mogelijk wanneer er nog rekeningen in deze uitbetalingsaanvraag staan (zie kader kostenoverzicht ). Het is gemakkelijker de naam van de uitbetalingsaanvraag aan te passen (bij bewerken). Goedkeuren : hiermee wordt de stap waar deze uitbetalingsaanvraag zich bevindt in de financiële workflow (zie kader weergave ) goedgekeurd en gaat de uitbetalingsaanvraag naar de volgende stap. Het is afhankelijk van de rechtengroep van de gebruiker of deze functie mogelijk is. Onder de knoppen staat welke gebruiker momenteel in de geselecteerde uitbetalingsaanvraag kijkt. Let op: alleen wanneer u uw eigen naam hier ziet staan, kunt u de uitbetalingsaanvraag eventueel bewerken! Dit om te voorkomen dat twee gebruikers tegelijkertijd wijzigingen in een uitbetalingsaanvraag aanbrengen. De kleur van de bollen voor een uitbetalingsaanvraag is afhankelijk van welke fase in de financiële workflow bij weergave (zie afb. 3, pag. 4) is gekozen. Een rondje met groene rand betekent dat de uitbetalingsaanvraag in deze workflowfase goedgekeurd kan worden. Een groen rondje met vinkje betekent dat de uitbetalingsaanvraag reeds in deze workflowfase is goedgekeurd. Een grijs rondje met witte stip betekent dat de uitbetalingsaanvraag nog wacht op goedkeuring in een eerdere workflowfase. Een gele waarschuwingsdriehoek betekent dat er cijfermatig iets niet klopt in deze uitbetalingsaanvraag. 1.3 Kostenoverzicht In het kader Kostenoverzicht worden de opgetelde bedragen weergegeven. Welke bedragen worden weergegeven is afhankelijk van wat in het kader uitbetalingsaanvragen is aangeklikt. Kiest u voor het project (in afbeelding 4 Test ) dan laat het kostenoverzicht per kostensoort en per partner de cumulatieve bedragen van alle ingevoerde uitbetalingsaanvragen zien. Wanneer u een jaar selecteert, laat het kostenoverzicht per kostensoort en per partner de cumulatieve bedragen voor het geselecteerde jaar zien. Wanneer u een individuele uitbetalingsaanvraag aanklikt, ziet u de cumulatieve bedragen die bij die uitbetalingsaanvraag horen. Wanneer u verder doorklikt in die uitbetalingsaanvraag op een bepaalde kostensoort, ziet u in het kader kostenoverzicht de afzonderlijk ingevoerde facturen van die kostensoort. Tevens wordt bij deze selectie een aantal knoppen onder het kader kostenoverzicht geactiveerd. In de bovenste rij staan de volgende functies: Gegroepeerd : deze functie staat automatisch geselecteerd en geeft in de geselecteerde workflowstap de eindstand weer van de ingevoerde rekeningen. Niet gegroepeerd : met deze functie kunt u zien welke handelingen in de geselecteerde workflowstap zijn uitgevoerd. Dit kunnen wijzigingen of weigeringen zijn in de kostenregels. Daaronder staan de volgende functies: Toevoegen : met deze functie opent het scherm details uitbetalingsaanvraag en kan een nieuwe factuur bij de geselecteerde uitbetalingsaanvraag toegevoegd worden. Bewerken : hiermee kunt u de geselecteerde factuur bewerken. 5

6 Ongedaan : hiermee maakt u de wijzigingen die u heeft aangebracht bij die factuur ongedaan of verwijdert u de factuur (alleen als u de uitbetalingsaanvraag nog niet heeft goedgekeurd). Invoer : hiermee start u de import functie. Weergave : om de details van de factuur te bekijken. Verversen : om de uitbetalingsaanvraag te verversen. Daaronder kunt u achter het gele sterretje zien wie de factuur heeft ingevoerd in het systeem en wanneer. Het gele pennetje geeft aan wie en wanneer de factuur heeft bewerkt. Daaronder staat de omschrijving van de kosten en daaronder in het geval van een weigering de reden van de weigering. Met de knop Rapportage onderaan kunt u het formulier Verzoek tot uitbetaling van middelen van de betreffende uitbetalingsaanvraag aanmaken. Met de knop volgende gaat u naar de volgende stap in het linker boommenu financiën (zie financiën in deze handleiding). Afbeelding 5: scherm kostenverzamelingen met rechts het kader Kostenoverzicht 6

7 1.4 Proces van invoeren en indienen van een uitbetalingsaanvraag Bij het succesvol indienen, controleren en uitbetalen van een uitbetalingsaanvraag zijn een aantal instanties betrokken met ieder hun eigen taak, verantwoordelijkheid en mogelijkheden in het monitoringsysteem. Hieronder wordt beschreven wat u als lead partner moet doen om een uitbetalingsaanvraag in te dienen. Om een uitbetalingsaanvraag in te kunnen dienen, moeten er eerst kosten gedeclareerd worden. Stap 1: Selecteer in het kader uitbetalingsaanvragen de naam van het project. U bent als lead partner verantwoordelijk voor het invoeren van de kosten, ook van de kosten van de andere projectpartners. Stap 2: Maak een nieuwe uitbetalingsaanvraag aan door vervolgens op de knop toevoegen te klikken onder het kader uitbetalingsaanvragen. Stap 3: U vult het pop up scherm uitbetalingsaanvraag in. Hiermee wordt een nieuwe uitbetalingsaanvraag aangemaakt een soort verzamelnaam waar alle afzonderlijke declaraties onder gehangen kunnen worden. Per uitbetalingsaanvraag kunt u zoveel kosten declareren als nodig is en hier ook zo lang over doen als nodig is. U geeft verplicht een nummer of naam aan de uitbetalingsaanvraag ter herkenning en de datum (dit is automatisch de huidige datum, maar dit kunt u wijzigen). In het veld bewaarlocatie van de rekenikeningen geeft u aan waar de originele rekeningen worden bewaard. Optioneel kunt u nog opmerkingen plaatsen in het veldje eronder. U klikt vervolgens op Ok om verder te gaan. U kunt dit pop up venster altijd opnieuw bewerken door de uitbetalingsaanvraag te selecteren in het kader uitbetalingsaanvragen en op de knop bewerken daaronder te klikken. Afbeelding 6: pop up venster nieuwe uitbtalingsaanvraag Stap 4: Nadat u op Ok heeft geklikt in het venster nieuwe uitbetalingsaanvraag komt u vervolgens in het pop up venster details uitbetalingsaanvraag. Hier kunt u per venster één declaratie invoeren. Links in dit venster staan de projectpartners en kostensoorten waarvoor de kosten worden ingevoerd. U selecteert eerst links in het venster de betreffende projectpartner en de gewenste kostensoort. Alleen de kostensoorten kunnen gekozen worden, die in de aanvraag voor deze partner opgegeven zijn. Het scherm voor personeelskosten wijkt af van de schermen voor de overige kostensoorten. Voor een volgende declaratie klikt u op de knop volgende factuur rechtsonder. Afbeelding 7: pop up venster details uitbetalingsaanvraag 7

8 Materiële kosten/externe kosten/overige kosten: Factuurdatum: datum waarop de rekening is opgesteld. Factuurnummer: dit is het factuurnummer dat vaak op de rekening vermeld staat. Datum van betaling: dit is de datum waarop de projectpartner het bedrag van de factuur heeft voldaan. Gedeclareerd door: dit is de naam van de firma/persoon van wie de factuur afkomstig is en waaraan het bedrag overgemaakt is. Nummer betaalbewijs: dit is het nummer van het interne boekhoudsysteem dat eventueel een nummer aan deze rekening heeft gegeven. Dit is optioneel om op te geven. Nummer / datum rekeningafschrift: wanneer u geen nummer betaalbewijs heeft ingevuld, omdat uw interne boekhoudsysteem geen nummers toekent of om een andere reden, moet u in dit veldje een kenmerk van bewijs van betaling opgeven, zoals bijvoorbeeld het nummer/datum van het dagafschrift waar de betreffende betaling op vermeld staat. Systeem: dit is het nummer dat het monitoringsysteem automatisch toekent en kunt u niet invullen. Totaal factuurbedrag: dit is het bruto totaal bedrag op de factuur (onafhankelijk van hoeveel hiervan tot het project behoort). Subs. factuurbedrag (netto): hier geeft u het netto factuurbedrag dat subsidiabel is op. BTW: dit wordt automatisch ingevuld als u het percentage opgeeft in het veldje erachter. BTW is niet subsidiabel / BTW is subsidiabel: u kiest hier of de BTW subsidiabel is of niet. In de meeste gevallen is dit in de aanvraag opgegeven en staat automatisch de juiste keuze aange vinkt, maar dit kunt u indien nodig wijzigen. U geeft het percentage BTW op (doorgaans 19%). Subs. factuurbedrag (bruto): wanneer u in het veld BTW heeft aangegeven wat het percentage BTW is, wordt het subsidiabele bruto factuurbedrag automatisch berekend. U kunt dit echter ook handmatig invoeren. (Bonus)kortingsbedrag: het is mogelijk dat u korting heeft gekregen op het factuurbedrag, bijvoor beeld door middel van een kortingskaart of korting op vroeg/snel betalen. U dient deze korting hier op te geven. Dit wordt van het subsidiebedrag afgetrokken. Subsidiebedrag: dit rekent het systeem automatisch uit met behulp van de ingevulde gegevens en kunt u niet wijzigen. Wanneer u het BTW is subsidiabel heeft aangevinkt, wordt dit bedrag opgeteld bij het subsidiebedrag. De korting wordt ervan af getrokken. Niet-subs. Kosten met k.-plan: dit staat voor niet subsidiabele kosten met kostenplan. Wanneer u in de projectaanvraag een kostenplan voor niet subsidiabele kosten heeft opgegeven, kunt u de ze niet subsidiabele kosten in dit veld invullen. Wanneer u geen niet subsidiabel kostenplan heeft, moet u dit veld leeg laten. Niet subsidiabele kosten zonder kostenplan, die wel op de factuur staan worden niet afgevraagd. U bent verplicht in het veld kostenbeschrijving een beschrijving van de kosten te geven, zodat duidelijk wordt waarvoor de uitgaven nodig waren. LET OP: u kunt alleen betaalde declaraties opgeven. Projectpartners dienen dus hun kosten voor te schieten en achteraf te declareren. LET OP: alleen kosten kunnen gedeclareerd worden, die binnen de projectlooptijd vallen. De factuurdatum mag in de meeste gevallen dus niet eerder dan de startdatum van het project zijn. Personeelskosten: Voor personeelskosten geldt dat in plaats van gedeclareerd door (waar u anders de firma aan wie betaald is zou invullen) nu naam medewerker staat. Hier geeft u aan voor welke medewerker u declareert. In plaats van kostenbeschrijving onderaan, staat nu afrekeningsperiode. U dient hier aan te geven over welke maand de gedeclareerde personeelskosten gaan. Dit zou bijvoorbeeld januari 2009 kunnen zijn. Een aantal velden zijn bij personeelskosten niet van toepassing en zijn daarom weggelaten. LET OP: declareer personeelskosten steeds per medewerker. 8

9 Inkomsten: Het is mogelijk dat uw project ook inkomsten genereert. Dit is dan in de projectaanvraag opgegeven als een negatief bedrag. In het kostenscherm inkomsten dient u deze ook weer negatief in te vullen. Geeft u een korte beschrijving van de inkomsten. Wanneer u nog een declaratie wilt invoeren, klikt u op volgende factuur rechtsonder het pop up scherm details uitbetalingsaanvraag. Het aanklikken van deze knop is echter alleen mogelijk wanneer alle verplichte velden zijn ingevuld. Wanneer u met het invoeren van de afzonderlijke rekeningen klaar bent, klikt u op de knop sluiten rechtsonder de laatste declaratie. Wanneer u op de knop volgende factuur heeft geklikt, maar geen declaraties meer heeft, klikt u op annuleren links in het pop up venster details uitbetalingsaanvraag. Wanneer u een bepaalde rekening bij een verkeerde projectpartner of kostensoort heeft ingevoerd, kunt u dit nog corrigeren, zolang de uitbetalingsaanvraag nog niet bij de bevoegde controle instantie is ingediend. Alle ingevoerde declaraties zijn vervolgens zichtbaar in het kader kostenoverzicht. Voordat u verdergaat naar de volgende stap indienen, bedenkt u zich of u werkelijk klaar bent met de uitbetalingsaanvraag. U dient deze goed te controleren. In deze stap kunt u zonder consequenties de volgende activiteiten uitvoeren: Wijzigen van een uitbetalingsaanvraag: de gegevens van het eerste pop up scherm uitbetalingsaanvraag kunt u wijzigen door in het kader uitbetalingsaanvragen de gewenste uitbetalingsaanvragen en hieronder op de knop bewerken te klikken. Het pop up scherm opent weer en u kunt uw wijzigingen aanbrengen. Wijzigen van een reeds ingevoerde factuur: hiertoe selecteert u in het kader uitbetalingsaanvragen de betreffende uitbetalingsaanvraag en de kostensoort. Vervolgens kiest u in het kader kostenoverzicht de betreffende factuur en klikt u op de knop bewerken onder dit kader. Het pop up scherm details uitbetalingsaanvraag opent zich en u kunt uw wijzigingen aanbrengen. Verwijderen van een reeds ingevoerde factuur: u selecteert in het kader uitbetalingsaanvragen de betreffende uitbetalingsaanvraag en de kostensoort. Vervolgens kiest u in het kader kostenoverzicht de betreffende factuur en klikt u op de knop ongedaan onder dit kader. Later meer facturen toevoegen aan de uitbetalingsaanvraag: u kunt later verder gaan en meer declaraties aan deze uitbetalingsaanvraag toevoegen door de betreffende uitbetalingsaanvraag te selecteren en onder het kader kostenoverzicht de knop toevoegen te kiezen. Het pop up scherm details uitbetalingsaanvraag opent dan. LET OP: met de knop toevoegen onder het kader uitbetalingsaanvragen maakt u een nieuwe uitbetalingsaanvraag aan. Bekijken van een factuur: u selecteert de gewenste factuur en klikt op de knop weergave. U kunt deze acties (behalve het verwijderen van een factuur) ook uitvoeren wanneer u stap 5 gepasseerd bent, maar bij het wijzigen van facturen heeft dit als consequentie dat u de uitbetalingsaanvraag opnieuw moet voorlegen aan uw bevoegde controle instantie. 9

10 Stap 5: Invoeren. Wanneer u klaar bent met invoeren van de declaraties en de uitbetatlingsaanvraag wilt afsluiten en laten controleren, klikt u op de betreffende uitbetalingsaanvraag in het kader uitbetalingsaanvragen. Vervolgens klikt u op de knop goedkeuren onder dit kader. In de financiële workflow in het kader weergave hierboven wordt de stap ingevoerd groen afgevinkt. Nu is de uitbetalingsaanvraag afgesloten en kunt u geen nieuwe rekeningen meer toevoegen of verwijderen van deze uitbetalingsaanvraag. Let op: u kunt altijd meer declareren dat in de projectaanvraag in de kostenplannen per partner is aangegeven. Het teveel gedeclareerd wordt niet gesubsidieerd maar als additioneel beschouwd. Afbeelding 8: stap 1 en 2 in de financiële workflow voor de lead partner. Stap 6: Uitbetalingsaanvraag laten controleren door uw bevoegde controle instantie. Uw regionaal programmamanagement heeft u een bevoegde controle instantie aangewezen (first level controle), die uw uitbetalingsaanvragen moet controleren. Dit kan alleen met een geprinte versie, omdat uw controle instantie geen toegang heeft tot het monitoringsysteem. U selecteert de betreffende uitbetalingsaanvraag en klikt op de knop rapportage onderaan het scherm kostenoverzicht. In het pop up venster office rapportage klikt u uitbetalingsaanvraag aan en vervolgens op aanmaken. Er verschijnt een groene balk; dit kan een korte tijd duren. Uw uitbetalingsaanvraag opent in Excel. U controleert de gegevens en print het bestand. U ondertekent het voorblad van de uitbetalingsaanvraag en stuurt deze met de Excel bijlagen op aan uw bevoegde controle instantie. LET OP: het monitoringsysteem slaat de uitbetalingsaanvraag in Excel niet op. Door de optie opslaan te kiezen in Excel kunt u een digitale versie van het formulier voor uw eigen administratie op uw computer opslaan. Stap 7: Controle bevoegde controle instantie. Wanneer de bevoegde controle instantie u de gecontroleerde en ondertekende uitbetalingsaanvraag heeft teruggestuurd, kunt u afhankelijk van de bevindingen van de controle instantie twee dingen doen: 1) bij goedkeuring van de bevoegde controle instantie: in het monitoringsysteem klikt u op het scherm uitbetalingsaanvragen (voortgang > uitbetalingsaanvragen in het boommenu bij uw project) in het kader uitbetalingsaanvraag de betreffende uitbetalingsaanvraag aan en klikt op goedkeuren onder dit kader. U mag geen wijzingen meer aanbrengen in de uitbetalingsaanvraag en na de goedkeuring van deze stap in de financiële workflow (stap gecontroleerd door bevoegde controle instantie ) kunt u de uitbetalingsaanvraag enkel nog inzien. De van de bevoegde controle instantie ondertekende en bestempelde terugontvangen geprinte versie van de uitbetalingsaanvraag stuurt u inclusief checklist en voorblad (ook door de bevoegde controle instantie ondertekend) - door aan uw regionale programmamanagement. 2) bij afkeuring van de bevoegde controle instantie: u neemt de aanwijzingen van de controle instantie in acht en brengt de noodzakelijke wijzigingen aan in de uitbetalingsaanvraag (zie 3.1 kostenoverzicht). Vervolgens print u de uitbetalingsaanvraag opnieuw en stuurt deze opnieuw aan de bevoegde controle instantie, net zolang totdat deze akkoord is (zie dan optie 1 van deze stap). De uitbetalingsaanvraag is officieel ingediend als stap twee van de financiële workflow gecontroleerd door bevoegde controle instantie door de lead partner is afgevinkt en de geprinte versie ondertekend door de lead partner en de bevoegde controle instantie door het regionaal programmamanagement is ontvangen. In het kader weergave van uw uitbetalingsaanvraag kunt u zien welke stappen uw uitbetalingsaanvraag doorloopt. 10

11 1.5 Import functie Vooral bij projecten met veel partners kunt u vragen of zij hun facturen in een voorgeprogrammeerd Excel bestand willen aanleveren. De gegevens uit dit Excel bestand kan dan geïmporteerd worden in het monitoringsysteem, mits deze volledig en correct zijn ingevuld en de uitbetalingsaanvraag nog niet stap 5 heeft doorlopen. Let op: ondanks de import functie blijft de lead partner verantwoordelijk voor een correcte uitbetalingsaanvraag. Hiertoe gaat u als volgt te werk: 1) Verkrijgen van het voorgeprogrammeerde Excel bestand U selecteert in het kader uitbetalingsaanvraag(en) de gewenste uitbetalingsaanvraag (als het een nieuwe uitbetalingsaanvraag betreft, maakt u deze eerst aan volgens de stappen 1 tot en met 4 en annuleert het scherm details uitbetalingsaanvraag ). U klikt vervolgens rechts op de knop invoer. Een klein pop up scherm import functie verschijnt. In deze pop up klikt u op aanmaken bestand. Er opent een voorgeprogrammeerd Excel bestand. Dit bestand opent in de taal waarmee u in InterDB werkt. 2) Invoeren van het Excel bestand de tabbladen partners en kostensoorten heeft u nodig voor het invullen maar mag u niet wijzigen. In de eerste kolom van deze twee tabbladen staat het nummer dat u gebruikt bij het invullen. In de tweede kolom staat het unieke identificatienummer waar InterDB mee werkt. Deze identificatienummers hebben bij het invullen van het formulier geen betekenis. Hieronder wordt per kolom aangegeven wat u moet invullen. De titels van de kolommen komen overeen met de namen van de velden in het scherm details uitbetalingsaanvraag. Partner: hier vult u het nummer in volgens het tabblad partners en van wie de uitgaven komen. Kostensoort: hier vult u het nummer in volgens het tabblad kostensoort. Let op: u kunt alleen de kostensoorten opgeven, die de betreffende partner ook in de projectaanvraag heeft aangegeven, anders werkt de import functie niet! Factuurdatum: gebruikt u streepjes of puntjes (dd-mm-jjjj of dd.mm.jjjj). Let op: wanneer u dit veld leeglaat wordt de begindatum van het project genomen! Factuurnummer: vrij in te vullen. Datum van betaling: idem als bij factuurdatum. Wanneer dit veld leeg is, kan het bestand niet geïmporteerd worden. Gedeclareerd door / naam medewerker: afhankelijk van de ingevulde kostensoort. Dit veld is vrij in te vullen. Nummer betaalbewijs: vrij in te vullen. Nummer datum en rekeningafschrift: vrij in te vullen en is alleen noodzakelijk als u geen nummer betaalbewijs heeft ingevuld. Totaal factuurbedrag excl. BTW: vrij in te vullen getal. Subs. factuurbedrag (netto): vrij in te vullen getal. Let op: dit mag niet hoger zijn dan het totaal factuurbedrag! Wanneer dit veld leeg is, kan het bestand niet geïmporteerd worden. BTW %: vrij in te vullen getal. Wanneer u dit veld leeglaat, ziet InterDB dit als 0. BTW: dit wordt automatisch berekend aan de hand van het BTW percentage en hoeft u niets mee te doen. Subs. factuurbedrag (bruto): dit wordt automatisch berkend en hoeft u niets mee te doen. Let op: wanneer dit veld gewist wordt, kan het bestand niet geïmporteerd worden! BTW is subsidiabel: hier kunt u 1 of 0 invullen. De codering 1 moet ingevuld worden als de BTW subsidiabel is en bij het subsidiebedrag moet worden opgeteld. De codering 0 vult u in als de BTW niet subsidiabel is. Er staat automatisch een 1. Wanneer het veld leeg blijft, wordt bij het importeren 0 gebruikt. Bonus (kortingsbedrag): vrij in te vullen getal. Subsidiebedrag: dit bedrag wordt automatisch berekend en hoeft u niets aan te doen. Let op: wanneer dit veld gewist wordt, kan het bestand niet geïmporteerd worden! 11

12 Niet subs. kosten met kostenplan: vrij in te vullen getal. Kostenbeschrijving / afrekeningsperiode: afhankelijk van de gekozen kostensoort. Dit veld is vrij maar verplicht om in te vullen. Let op: als u dit veld leeg is, kan het bestand niet geïmporteerd worden! Systeemberichten: dit veld moet u leeglaten. Wanneer er bij het importeren iets fout gaat, wordt in dit veld de foutmelding getoond. Bij personeelskosten hoeft u de velden factuurdatum, BTW %, BTW, BTW is subsidiabel, bonus (kortingsbedrag) niet in te vullen: deze gegevens worden voor personeelskosten niet overgenomen in het monitoringsysteem. Voor subs. factuurbedrag (netto) voert u hetzelfde in als bij subs. Factuurbedrag (bruto). Inkomsten moet u negatief invullen! 3) Importeren van het Excel bestand U slaat het ingevulde Excel bestand op op uw computer. In het pop up scherm klikt u op de knop importeren. Een nieuw scherm opent, waarin u uw opgeslagen Excel bestand kunt zoeken. U dubbelklikt op uw bestand. Het systeem calculeert de gegevens en voegt deze toe in het pop up scherm import functie. Wanneer u gevraagd wordt of de wijzigingen in het bestand moeten worden opgeslagen, is er iets niet correct ingevuld. U klikt dan op nee. 4) Controleren van het Excel bestand In het pop up scherm import functie zijn alle kostenregels opgesomd. U kunt controleren of alles correct is ingevuld door naar rechts te scrollen en in de kolom melding te kijken. Wanneer er iets fout is gegaan met het overnemen van de gegevens, staat hier een bericht in welke kolom de fout is. Zolang in deze kolom een melding staat, kunnen de geïmporteerde gegevens niet toegevoegd worden! U verbetert in dit geval de kostenregel in het Excel bestand en slaat deze opnieuw op en importeert deze nogmaals op dezelfde manier. 5) Geïmporteerde gegevens toevoegen aan de uitbetalingsaanvraag Als de geïmporteerde gegevens correct zijn, wordt de knop toevoegen in het pop up scherm import functie zichtbaar. Door op deze knop te klikken, worden de gegevens toegevoegd aan de uitbetalingsaanvraag. U dient deze nog wel te controleren! De lead partner blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens in het monitoringsysteem! 12

13 Afbeelding 9: scherm financiën 2 Financiën Dit onderdeel van de voortgang in het linker boommenu geeft informatie en is alleen ter overzicht. Dit scherm kan niet bewerkt worden. De informatie kan op verschillende manieren getoond worden. 2.1 Selectie De belangrijkste mogelijkheden ziet u in het kader selectie waar u de uitbetalingsaanvragen kunt sortereren op ontvangstdatum (stap ingevoerd in de financiële workflow van een uitbetalingsaanvraag), blokkeerdatum (stap gecontroleerd door certificeringsautoriteit in de financiële workflow van een uitbetalingsaanvraag) en uitbetalingsaanvraag. Het verschil in uitbetalingsaanvraag en ontvangsdatum is klein: met ontvangstdatum worden de uitbetalingsaanvragen gesorteerd naar kwartaal en jaar van wanneer de uitbetalingsaanvraag is ingevoerd. Bij uitbetalingsaanvraag wordt gesorteerd naar de datum die handmatig is aangegeven bij de uitbetalingsaanvraag. Steeds worden de uitbetalingsaanvragen onderverdeeld naar jaar en kwartaal. Een geel stapeltje geld voor de uitbetalingsaanvraag betekent dat deze aanvraag door de first level controle is goedgekeurd. Een gele waarschuwing betekent dat dit nog niet is gebeurd en dat de uitbetalingsaanvraag nog bij de lead partner ligt. 2.2 Uitbetalingsaanvragen Afhankelijk van de gewenste selectie en de eventueel gekozen filter in het kader filter worden er in het kader uitbetalingsaanvragen bepaalde gegevens getoond. Wanneer er geen filter is gekozen en de selectie is uitbetalingsaanvraag zonder dat er een bepaalde uitbetalingsaanvraag is aangeklikt (blauw) wordt het totaal per projectpartner en per kostensoort getoond. In de kolom totaal worden de kostensoorten ook opgeteld. U kunt vervolgens steeds gedetailleerder de uitbetalingsaanvragen bekijken door respectievelijk het gewenste jaar, kwartaal van een jaar en uiteindelijk de individuele uitbetalingsaanvraag aan te klikken. 13

14 2.3 Financien In het kader financiën worden de gegevens uit het bovenstaande kader uitbetalingsaanvragen verdeeld over de financiers. De procentuele verdeling van de kosten over de financiers is in de projectaanvraag opgegeven en wordt hier toegepast. In de kolom budget staat het totaal, zoals dat in de projectaanvraag is opgegeven. In de kolom realisatie cumul. ziet u de verdeling van de alle uitbetalingsaanvragen die de first level controle doorlopen hebben en door de lead partner niet meer bewerkt kunnen worden. In de kolom realisatie ziet u de verdeling van de uitbetalingsaanvragen die de first level controle doorlopen hebben en die in het kader selectie zijn geselecteerd. Dit kan wederom per jaar, kwartaal en individuele uitbetalingsaanvraag. Wanneer ook niet subsidiabele kosten worden ingevoerd, ziet u dit in de kolommen met NS erachter. 2.4 Filter In dit kader heeft u de mogelijkheid de informatie in dit scherm verder toe te spitsen. U ziet steeds uw keuze weergegeven. Standaard wordt gegroepeerd (onder groepeer ), toon alle (onder filter kosten ), alle partners tonen (onder filter partners ), financieringsbron (onder financiën tonen ) en alle kostensoorten tonen (onder tonen kostensoorten ) aangegeven. Bij groepeer heeft u twee mogelijkheden. Met gegroepeerd wordt de informatie in het kader uitbetalingsaanvraag per kostensoort weergegeven. Met niet gegroepeerd ziet u de opgaven uitgesplitst naar financiële workflowstap, wanneer een handeling heeft plaatsgevonden in het monitoringsysteem en of er iets is gewijzigd. De keuze heeft geen invloed op de gegevens in het kader financien. Onder filter kosten kunt u kiezen uit toon alle (standaard) en geweigerd en alle stappen uit de financiële workflow. Als u een bepaalde stap uit de financiële workflow selecteert, worden alleen de gegevens uit de uitbetalingsaanvragen getoond die zich in die stap bevinden of deze stap al gepasseerd zijn. Wanneer zich een wijziging heeft voorgedaan in een later stadium, wordt deze wijziging nog niet getoond bij de gegevens in de geselecteerde eerdere stap. Ook de gegevens in de kolom realisatie in het kader financien worden gefilterd. De stap correctie geeft mogelijke systeemcorrecties weer, die anders niet zichtbaar zijn. Onder filter partners heeft u de keuze te filteren op projectpartner (die een in de projectaanvraag een kostenplan hebben ingediend). Alle partners tonen is standaard, maar u kunt dus ook alleen die uitbetalingsaanvragen voor een bepaalde partner zien. Bij financiën tonen heeft u drie keuzemogelijkheden: financieringsbron (standaard), financier groepen, financiers per kostensoort. Met financieringsbron worden de uitbetalingsaanvragen verdeeld over de individueel in de projectaanvraag opgegeven financiers. Met financier groepen worden deze opgeteld tot de financiergroepen EFRO, publiek-nationaal, publiek-regionaal, publiek-overig en privaat. De kolom realisatie wijzigt zich steeds met de selectie die u maakt in het kader selectie. Met financiers per kostensoort worden ook de financiergroepen getoond, maar u kunt in het kader uitbetalingsaanvraag de kostensoort selecteren. De verdeling van de financiers in de kolom realisatie cumul. en realisatie wordt hierop aangepast. Bij tonen kostensoorten kunt u de gegevens in het kader uitbetalingsaanvragen laten tonen per partner gefilterd naar kostensoorten. De mogelijkheden zijn alle kostensoorten tonen, kostensoorten weglaten, personeelskosten, materiële kosten, externe kosten, overige kosten en inkomsten. 14

15 3 Indicatoren In dit scherm van de voortgang dient u de halfjaarlijks de behaalde indicatoren invoeren. Afbeelding 10: scherm Indicatoren In het kader Indicatoren staan de indicatoren die ook in de aanvraag zijn opgegeven en in de kolom doel de bijbehorende streefwaarden. In het kader details staat de volledige indicator. U dient als lead partner per rapportageperiode de behaalde resultaten in te voeren. Wanneer u hiermee klaar bent, klikt u op de knop goedkeuren rechts onderin. De indicatoren voor die berichtperiode worden dan allemaal geblokkeerd (grijs) en kunnen niet meer bewerkt worden. In de betreffende kolom wordt vervolgens gemeld wanneer u deze indicatoren heeft goedgekeurd (achter Appl. ). De projectcoördinator kan de resultaten per berichtperiode (maar niet per indicator) goedkeuren of weigeren. Bij goedkeuring staat in de betreffende kolom wanneer de projectcoördinator de resultaten heeft goedgekeurd. Bij een weigering door de projectcoördinator kunt u als lead partner de indicatoren weer bewerken. Afbeelding 11: knoppen goedkeuren en weigeren (gedeelte scherm indicatoren) 15

16 4 Tussentijdse rapportage In het scherm tussentijdse rapportage kunnen de halfjaarlijkse tussentijdse rapportages worden ingevuld en ingediend. Hoewel de indicatoren in het scherm indicatoren apart worden ingevuld, behoren deze wel tot de tussentijdse rapportage en moeten de indicatoren ingevuld zijn om de tussentijdse rapportage volledig te kunnen accepteren. Afbeelding 12: scherm controlelijst 4.1 Toevoegen en invullen van tussentijdse rapportages Voor het toevoegen/invullen/indienen van een tussentijdse rapportage gaat u als lead partner als volgt te werk: u selecteert de betreffende rapportageperiode waarvoor de tussentijdse rapportage moet worden ingediend. Vervolgens klikt u op de knop toevoegen. Let op: er kan slechts één tussentijdse rapportage per half jaar worden ingevuld. In het volgende scherm kiest u voor tussentijdse rapportage en klikt u op de knop selecteer rechts onderin. Voor de betreffende periode is een lege tussentijdse rapportage toegevoegd. Om de toegevoegde tussentijdse rapportage in te vullen, klikt u op de knop invullen onderaan. Er opent zich een nieuw scherm: controlelijst. Hier staan alle vragen vermeld die u als lead partner Afbeelding 13: lijst voortgangsrapportages moet invullen, onderverdeeld naar inhoudelijke projectvoortgang, financiële projectvoortgang en grensoverschrijdende samenwerking. Bij de meeste vragen is een vrij in te typen tekstveld, bij andere vragen moet een vinkje worden gezet en kan een opmerking worden geplaatst. De tabellen met de financiële stand van zaken van het project worden automatisch op basis van de ingevoerde uitbetalingsaanvragen door het monitoringsysteem aangemaakt. 16

17 Afbeelding 14: controlelijst (invullen van de vragen) Door een vraag te selecteren in het kader controlelijst kan een antwoord geselecteerd of ingetypt worden. Bij de laatste vraag kan aangegeven worden of en welke bijlagen worden toegevoegd bij de geprinte versie van de tussentijdse rapportage. Deze bijlagen kunnen niet in het systeem worden opgeslagen. Met de knoppen vorige en volgende onderaan in het scherm kan naar de vorige of volgende vraag in de tussentijdse rapportage worden gelaveerd. De groene cirkels voor de vragen blijven zoals ze zijn. Met de knop accepteer volgende wordt de betreffende vraag groen afgevinkt en verschijnt in het kader vraag de volgende vraag. Met de knop ongedaan kan het groene vinkje voor de vraag in het kader controlelijst ongedaan worden gemaakt. Het antwoord blijft wel staan. Alleen als alle vragen groen zijn afgevinkt, kan de tussentijdse rapportage worden ingediend. Boven het kader vraag kan ook gekozen worden voor het tabblad notities. Hier kunnen algemene opmerkingen worden toegevoegd, die van toepassing zijn op deze tussentijdse rapportage. De notities zijn van algehele aard en worden niet aan een bepaalde vraag gekoppeld, maar alleen aan de betreffende tussentijdse rapportage. Deze worden ook overgenomen op de geprinte versie. 4.2 Printen en indienen tussentijdse rapportage Te alle tijden kan een tussentijdse rapportage geprint worden, ook als deze nog niet af is of is ingediend. Hiertoe sluit u de rapportage en klikt u vervolgens naar voortgang in linker boommenu. U klikt dan onderaan op rapportage en kiest voor tussentijdse rapportage in het pop up scherm office rapportage. Nadat u op de knop aanmaken heeft geklikt, dient u de gewenste rapportageperiode te kiezen. Wanneer u op de knop volgende klikt, wordt het document aangemaakt (er verschijnt een groene balk). Het rapport wordt aangemaakt in de taal waarin u werkt met InterDB-SQL. U kunt het rapport in de andere taal aanmaken door eerst de taal aan te passen van InterDB. Dit doet u door in de bovenste balk in uw scherm extra aan te klikken, vervolgens gaat u met de cursor op taal staan en klikt u de gewenste taal aan. Wanneer u het rapport nogmaals aanmaakt, wordt dit in de geselecteerde taal gedaan. Het rapport wordt geopend in office-word, maar wordt niet automatisch opgeslagen op uw computer. 17

18 Bij oudere microsoft office pakketten is het mogelijk dat tabellen in de tussentijdse rapportage in elkaar geschoven worden. In dit geval kunt u het beste de tabel op een volgende pagina zetten. Dit doet u door met de cursur voor de betreffende tabel te gaan staan en een pagina-einde toe te voegen (Invoegen > pagina-einde). Afbeelding 15: office rapportage met het volgende symbool ervoor: Het indienen van de tussentijdse rapportage dient u als lead partner zowel in InterDB-SQL te doen, als met de geprinte versie. In InterDB vult u alle vragen in en accepteert u deze (groen afhaken). Na op de knop sluiten geklikt te hebben, verschijnt de betreffende tussentijdse rapportage in het overzichtsscherm U klikt dan op de knop goedkeuren, waarna u de betreffende tussentijdse rapportage niet meer kunt bewerken. In het informatiekader komt te staan wie en wanneer de geselecteerde tussentijdse rapportage voor het laatst bewerkt heeft. De blokkeerdatum is de datum wanneer de tussentijdse rapportage is ingediend/goedgekeurd. Voor de betreffende tussentijdse rapportage is het volgende symbool te zien: Let op: het monitoringsysteem maakt automatisch de tabellen aan voor de financiële voortgang van het project, net als de tabellen met de indicatorenwaarden. De financiële gegevens worden echter pas in de rapportage meegeteld als de uitbetalingsaanvraag de stap goedgekeurd door de certificeringsautoriteit is afgevinkt. Dit kunt u zien in de financiële workflow in het menu uitbetalingsaanvragen. Hetzelfde geldt voor de resultaten van de indicatoren: deze moeten zowel door u als door uw projectcoördinator zijn goedgekeurd om in het rapport te kunnen worden meegenomen. Afbeelding 16: scherm controlelijst met overzicht van aangemaakte tussentijdse rapportages 18

19 Om het indieningproces compleet te maken, print u de betreffende tussentijdse rapportage, schrijft de datum op de laatste pagina en ondertekent deze. Wanneer aangegeven is dat er bijlagen zijn, moeten deze bij de geprinte versie worden toegevoegd. U stuurt dan het pakket naar het regionale programmamanagement. Wanneer uw projectcoördinator de geprinte tussentijdse rapportage ontvangen heeft en deze gecontroleerd heeft in het monitoringsysteem, kan deze door de projectcoördinator worden goedgekeurd. Het volgende symbool verschijnt dan voor de betreffende rapportage in het overzicht: Wanneer de projectcoördinator van mening is dat er iets ontbreekt of onjuist is, kan hij/zij ervoor kiezen de betreffende rapportage te weigeren. U kunt deze rapportage dan weer als lead partner bewerken en opnieuw indienen. Let op: om uit te kunnen betalen, dient er een tussentijdse rapportage van de voorgaande rapportageperiode bij het regionale programmamanagement te zijn ingediend. 4.3 Financiële gegevens in de printversie van de tussentijdse rapportage De geprinte versie van de tussentijdse rapportage neemt een aantal zaken, zoals het volgnummer van de rapportage en de rapportagetermijn en de projectgegevens automatisch over uit het monitoringsysteem. Ook de financiële gegevens die worden weergegeven in het deel III. Financiële projectvoortgang / tussentijdse bestedingsbewijs. Het gaat om 4 tabellen die worden gegenereerd uit de cumulatieve uitbetalingsaanvragen tot aan de datum van de betreffende rapportage. In de eerste twee tabellen (III.2.1 en III.2.2) wordt de kant van de projectinkomsten van het begin van het project tot einde van de betreffende rapportageperiode getoond. Tabel III.2.1 geeft een overzicht van de stand van de financiering. Uitbetalingsaanvragen worden op basis van de aanvraag/ beschikking gesplitst naar de verschillende financiers van het project. Alleen die uitbetalingsaanvragen worden meegeteld waarop de certificeringsautoriteit akkoord heeft gegeven (deze tellen ook mee voor de n+2 regeling). In de kolom stand van de financiering is per financier, die bij het betreffende project betrokken zijn, af te lezen hoeveel zij tot aan het einde van de rapportageperiode van de betreffende tussentijdse rapportage al aan het project hebben uitgegeven. In de kolom geraamde financiering staat de begroting van het project volgens de aanvraag/beschikking. In tabel III.2.2 worden de inkomsten die het project zelf genereert getoond. Ook deze gegevens worden uit alle door de certificeringsautoriteit goedgekeurde uitbetalingsaanvragen per projectpartner opgesomd. In de andere twee tabellen (III.3.1 en III.3.2) worden de subsidiabele en niet subsidiabele uitgaven, respectievelijk kosten van het project getoond. Tabel III.3.1 cumuleert de bedragen uit alle uitbetalingsaanvragen tot en met de betreffende rapportageperiode die door de certificeringsautoriteit zijn goedgekeurd, op het niveau van kostensoorten. Deze worden per partner met een kostenplan uitgesplitst en staan in de kolommen stand van de uitgaven. Geweigerde kosten zijn in deze tabel niet opgenomen. In de kolommen uitgaven (volgens financieringsplan) zijn de doelwaarden uit de actuele projectaanvraag opgenomen. In tabel III.3.2 worden de subsidiabele kosten per jaar van begin van het project tot einde van de betreffende rapportageperiode weergegeven. In de kolom gerealiseerd worden de daadwerkelijke bedragen getoond. In de kolom gepland de waarden uit de actuele projectaanvraag, respectievelijk beschikking. 19

20 5 Projectafsluiting Wanneer de einddatum van uw project bereikt is, kunnen er geen kosten meer gemaakt worden. U heeft na de einddatum van het project drie maanden de tijd (beschikkingsperiode) om de laatste uitbetalingsaanvraag en het bestedingsbewijs in te dienen. De formele afsluiting gebeurt na indiening van het bestedingsbewijs, die u pas aanmaakt na de laatste uitbetalingsaanvraag te hebben ingediend. Het bestedingsbewijs bestaat doorgaans uit twee delen: een inhoudelijk en financieel eindbericht. 5.1 Deel A: inhoudelijk eindbericht U dient inhoudelijk verantwoording over het project af te leggen. De vorm van het inhoudelijk eindbericht is vrij, maar u kunt ook het formulier dat op de website ter beschikking staat, gebruiken. U kunt er ook voor kiezen het inhoudelijk eindbericht in de vorm van een afsluitingsbrochure op te zetten. Wel moet het inhoudelijk eindbericht zowel in het Nederlands als in het Duits opgesteld en ingediend worden. U kunt het inhoudelijke eindbericht in ieder geval niet via het monitoringsysteem indienen, maar kunt dit per post en digitaal aan uw regionaal programmamanagement toesturen. De controle op het inhoudelijke eindbericht door het regionaal programmamanagement is onderdeel van de afsluitingsprocedure. 5.2 Deel B: financieel eindbericht Het tweede deel van het bestedingsbewijs gaat om het financiële eindbericht. Het is daarom van belang dat u dit bericht pas aanmaakt na goedkeuring door de certificeringsautoriteit van de laatste uitbetalingsaanvraag. Ook is het van belang dat u alle voortgangsberichten en waarden voor de indicatoren heeft ingevuld. Voor het aanmaken van het financiële eindbericht in InterDB-SQL gaat u in uw project naar voortgang en voortgangsberichten. U selecteert de laatste termijn en klikt op toevoegen. In het volgende pop up scherm (zie afbeelding 24) selecteert u in plaats van tussentijdse rapportage nu eindbestedingsbewijs. Net zoals bij het invullen van een tussentijdse rapportage klikt u ook nu op de knop invullen. Er verschijnen vier vragen, die u kunt beantwoorden. Nadat u alle vragen heeft beantwoord en geaccepteerd (afgevinkt), kunt u het bericht sluiten. Om het financiële eindbericht te printen, gaat u in de menuboom links terug naar voortgang en klikt u op rapportage rechts onderaan. Als u in het volgende pop up scherm kiest voor eindbestedingsbewijs, wordt het bericht aangemaakt. Afbeelding 17: invullen eindbestedingsbewijs Om het eindbestedingsbewijs in te dienen, moet u eerst het eindbestedingsbewijs door uw bevoegde controle instantie laten controleren, net als bij een uitbetalingsaanvrraag. Pas na goedkeuring en ondertekening door u en uw bevoegde controle-instantie kunt u de papieren versie opsturen en in InterDB op de knop goedkeuren klikken. Let op: net als bij het voortgangsbericht worden de ingevulde waarden voor de indicatoren pas in het eindbericht meegeteld als ze zowel door u als door uw projectcoördinator zijn goedgekeurd. Hetzelfde geldt voor de uitbetalingsaanvragen: deze worden pas meegeteld als de stap goedgekeurd door de certificeringsautoriteit is afgevinkt. Dit kunt u zien in de financiële workflow in het menu uitbetalingsaanvragen (zie pagina 4, paragraaf financiële workflow ). Wacht u dus met uitprinten en indienen totdat alle gegevens van het project worden meegeteld. Een gelijktijdige indiening van de laatste uitbetalingsaanvraag en het eindbestedingsbewijs is dus niet meer mogelijk! 20