InterDB-SQL. Handboek voor Lead partners. Installatie Projectaanvraag. Foto: istockphoto.com/shironosov

Transcriptie

1 InterDB-SQL Handboek voor Lead partners Installatie Projectaanvraag Foto: istockphoto.com/shironosov Versie:

2 Inhoud Inleiding 3 1 Installatie van het programma 3 2 Start monitoringsysteem 4 3 Nieuw project /aanvraagformulier Naam RPM / soort Data Project opslaan Partners Contacten partners Projectbeschrijving Horizontale doelstellingen Indicatoren Selectie partners Kosten plan (per partner) Jaarplan Financieringsbron Financieringsplan Financieringsplan (niet subsidiabele kosten) Sluit versie Printen 13 4 Project laden 13 5 Project indienen 14 6 Project wijzigingen 14 7 Agenda 15 2

3 Inleiding Welkom bij het monitoringsysteem InterDB-SQL voor de indiening en beheer van projecten voor het INTERREG IV A programma. In deze handleiding Intallatie en aanvraagproces voor lead partners wordt toegelicht hoe het monitoringsysteem InterDB-SQL geïnstalleerd kan worden en hoe een projectaanvraag voor INTERREG IV A programma ingevuld en ingediend kan te worden. Voor lead partners is ook een handleiding Uitbetalingsaanvragen en voortgangsrapportages. Hierin wordt het beheer en afsluiting van het project toegelicht. De actuele versies van beide handboeken kunt u vinden op de programmawebsite Wanneer u problemen of moeilijkheden ondervindt bij het gebruik van het monitoringsysteem InterDB -SQL neemt u dan contact op met uw projectcoördinator. Wij wensen u veel succes! Het Gemeenschappelijk INTERREG Secretariaat 1 Installatie van het programma Om het monitoringsysteem te kunnen installeren, dient u toegang te vragen aan uw projectcoödrinator. Hij of zij stuurt u twee s met in de eerste de link naar het programma, uw gebruikerskey en uw gebruikersnaam. In de tweede ontvangt u uw gebruikersnaam en eerste wachtwoord. Zonder deze gegevens kunt u het monitoringsysteem niet installeren. U klikt op de link in de waar u het InterDB programma kunt installeren. Let u er hierbij op dat u door te klikken op Install de verplichte standaards worden geïnstalleerd (.NET Framework 2.0 (servicepack 2) en Windows Installer 3.1) alvorens het monitoringsysteem zelf wordt geïnstalleerd. Om alleen het monitoringsysteem te installeren, klikt u op launch. Om de installatie te voltooien, wordt u eenmalig om uw gebruikerskey in combinatie met uw gebruikersnaam gevraagd. Vervolgens komt u bij het aanmeldingsscherm (zie volgende hoofdstuk Start monitoringsysteem ). Elke keer als het programma start, vindt er een automatische controle op updates plaats. Sommige updates zijn verplicht, voor anderen kunt u kiezen. Afbeelding 1: website om het monitoringsysteem te installeren Afbeelding 2: update 3

4 Wanneer de installatie niet lukt Neemt u voor de installatie in ieder geval contact op met uw interne systeemadministrator! Wanneer de installatie niet lukt krijgt u een scherm te zien met bovenin het volgende bericht: An error has occured while connecting to the SQL database. Please use the retry button. If the problem persists, contact your system administrator. U krijgt deze melding als u geen contact kunt krijgen met de SQL database. Controleert u eerst of u internetverbinding functioneert en klik dan op de knop retry onderaan. Wanneer het niet aan de internetverbinding ligt, kan het zijn dat de communicatie met de SQL database wordt geblokkeerd. Het programma InterDB-SQL communiceert met een Microsoft SQLserver (databankserver), die in Nederland door de firma RGIT beheerd wordt. Wanneer uw interne veiligheidsrichtlijn alleen de adressen met http, https en ftp toelaat voor de communicatie met externe servers, kan uw pc niet direct met de databankserver communiceren, omdat hiervoor een specifiek Microsoftadres gebruikt wordt. U krijgt dan na aanmelding een foutmelding. Om dit probleem te vermijden, bestaan twee mogelijke oplossingen: 1) InterDB-SQL communiceert met de SQL-server over Poort Controleert u s.v.p. of deze poort in uw organisatie naar buiten toe geopend is. Er wordt met twee servers gecommuniceerd, die de volgende adressen hebben: rgit.nl en interdb.com 2) De gezamenlijke communicatie tussen de werkplekken en de databankserver worden met https getunneld en daarmee gelijktijdig versleuteld. Hiervoor moet het programma Stunnel (versie 4.26) geïnstalleerd worden. Voor de installatie van S-tunnel klikt u in het scherm onderaan op de knop internal Stunnel (aanbevolen) of external Stunnel. In het pop up scherm geeft u de proxy-instellingen en de poort van uw eigen organisatie op. Rechtsonder in de taakbalk komt dan het teken van de s-tunnel te staan: Het wordt aanbevolen om S-tunnel met de knop internal Stunnel te installeren. S- tunnel wordt dan zodanig geïnstalleerd dat wanneer u InterDB-SQL opstart s-tunnel automatisch mee opstart. Bij installatie via external Stunnel moet s-tunnel voor iedere start van InterDB-SQL handmatig worden opgestart. Het programma S-tunnel is een veilig en beproefd open-source software en kan ook kostenloos van internet worden gedownload. 2 Start monitoringsysteem Het programma kan gestart worden door in het menu start via alle programma s en R.G.IT. te kiezen voor InterDB-SQL. U dient zich als gebruiker aan te melden. Gebruikt u daartoe in het geval van een eerste keer toegang eerst uw gebruikersnaam en gebruikerskey. In het onderstaande aanmeldingsscherm geeft u vervolgens uw gebruikersnaam en toegestuurde eerste wachtwoord. De eerste keer en om de 60 dagen dient u uw wachtwoord te wijzigen. Het nieuwe wachtwoord moet bestaan uit tenminste 8 tekens, waaronder één cijfer en één speciaal teken (de spatie geldt niet als speciaal teken). Afbeelding 3: aanmeldscherm 4

5 Wanneer u bent aangemeld, kunt u vanuit de tab extra direct de taal kiezen waarin u wilt werken. Hierna wordt de procedure beschreven die gevolgd wordt, zodat u zelf het aanvraagformulier kunt invullen. Steeds wordt er in de infokaders in het monitoringsysteem een toelichting over het betreffende scherm gegeven. Indien u al toegang heeft gekregen voor een ander projectaanvraag, kunt u dit melden bij uw projectcoördinator, wan het is dan niet nodig nieuwe toegangsgevens te krijgen. Geeft u dan uw gebruikersnaam aan uw projectcoördinator door, want dan kan uw projectcoördinator uw gebruikersnaam koppelen aan de nieuwe projectaanvraag. Dit geldt ook als uw tweede projectaanvraag bij een ander regionaal programma wordt uitgevoerd. 3 Nieuw project / aanvraagformulier Om een nieuwe projectaanvraag aan te maken, klikt u in het beginscherm op nieuw project aanmaken. In het nieuwe scherm verschijnt dan links een kort boommenu met de stappen die ingevuld moeten worden om de projectaanvraag op te kunnen slaan. Wanneer u tussentijds de projectaanvraag afbreekt, zijn de gegevens niet opgeslagen. Het is ook mogelijk dat uw projectcoördinator de basisgegevens van uw project al heeft ingevoerd. In dit geval hoeft u uw project alleen te laden om verder aan uw projectaanvraag te werken (zie hst. 4, pagina 13). Afbeelding 4: scherm naam De symbolen in het linker boommenu hebben de volgende betekenis: Open rondje: dit scherm moet nog worden ingevuld. Groen rondje met vinkje: dit scherm is ingevuld Gele driehoek met uitroepteken: dit scherm is onvolledig ingevuld. Neemt u bij onduidelijkheid contact op met uw projectcoördinator (voor de betekenis van de waarschuwing gaat u naar het betreffende scherm en kijkt boven in de menubalk bij waarschuwingen ). Uw projectcoördinator heeft de mogelijkheid de waarschuwing eventueel uit te schakelen. Rood rondje met uitroepteken: de gegevens in dit scherm kloppen niet, u kunt de projectaanvraag niet indienen (zie ook hoofdstuk 5 projectaanvraag indienen ). 3.1 Naam Achtereenvolgens worden de volgende gegevens ingevuld: projectnaam resp. acroniem en de volledige naam van het project in Duits en Nederlands. Als deze gegevens volledig zijn ingevuld komt in rondje voor naam links een groen vinkje. Hierna knop volgende aanklikken of direct op het icon in de lijst met opties klikken. 3.2 RPM / Soort Door het Programmamanagement zijn de gegevens over het regionaal projectmanagement en soort project ingevuld. U kunt dus direct door naar het volgende scherm Data. 3.3 Data Hier vult u in: Datum projectstart en Datum projecteinde. Het systeem rekent vervolgens het aantal maanden dat het project duurt uit. Optioneel kunt u ook het aantal maanden invoeren waarna het systeem de Datum projecteinde zal uitrekenen. 5

6 Afbeelding 5: scherm data 3.4 Project opslaan Het project kan worden opgeslagen zodra het vinkje bij opslaan project groen wordt. Een minimum aantal gegevens is dan ingevoerd. Na opslag krijgt het project een uniek nummer toegewezen. Wanner het project is opgeslagen kunt u ook stoppen met invoeren om op ieder gewenst moment weer verder te gaan (zie hoofdstuk 4 project laden ). Nadat het project is opgeslagen, wordt de menuboom uitgebreid met de volgende schermen. 3.5 Partners Afbeelding 6: scherm partners In dit scherm worden de lead partner en de partners ingevoerd. Het zoekveld is zodanig opgezet dat eerst gekeken wordt of de gezochte organisatie zich niet al in de databank bevindt. Hiertoe geeft u (een deel van) de naam of het adres op en klikt u op zoeken of nieuw. Automatisch worden de mogelijke partners getoond, die met uw opgave overeen komen. Wanneer de gewenste organisatie niet in de lijst staat, klikt u opnieuw op nieuw om een nieuwe organisatie volledig aan te maken. Op deze manier wordt voorkomen dat organisaties dubbel worden ingevoerd. Het is altijd mogelijk de gegevens van de aanvrager en partners aan te vullen of te corrigeren. Vervolgens worden de details ingevuld. 6

7 De eerste partner in de lijst is als lead partner aangemerkt. Wanneer dit niet juist is, kunt u de gewenste lead partner selecteren (blauw) door hierop te klikken en op de knop lead partner wisselen te klikken. Afhankelijk van de instellingen van uw computer is het mogelijk dat het pop up scherm gedeeltelijk wegvalt. Om toch het gehele scherm te zien, kunt u het pop up scherm maximaliseren. Afbeelding 7: details organisatie 3.6 Contacten partners In dit scherm worden de contactpersonen per organisatie toegevoegd of geselecteerd. Via de knop toevoegen contact komt u in een sub scherm waar u een bestaand contact kunt selecteren of een nieuw contact kunt toevoegen. De zoekfunctie werkt op dezelfde manier als in het vorige scherm. Afbeelding 8: scherm contacten partners en pop up scherm zoeken naar contacten 7

8 Voor de lead partner moeten contactpersonen met tenminste de drie verschillende functies (ondertekeningsberechtigd, financiële contactpersoon, inhoudelijke contactpersoon) worden opgegeven. Het is mogelijk dat alle drie de functies door één persoon vervuld worden. In dit geval moet deze contactpersoon driemaal toegevoegd worden, waarbij de details van deze contactpersoon (functie) wordt aangepast. Voor de overige partners geldt dat één functie volstaat. 3.7 Projectbeschrijving Hier dient aan de hand van de verschillende vragen nadere toelichting gegeven te worden over het project. Eventueel kan er een bijlage worden toegevoegd. Per beschrijving geldt een maximaal aantal tekens. Opgave van beschrijvingen is verplicht in het Duits en het Nederlands, om de aanvraag in behandeling te kunnen laten nemen. Selecteer hiertoe in het pop-up scherm de gewenste taal. Afbeelding 9: scherm projectbeschrijving Kopiëren en plakken van tekst is alleen mogelijk met het tegelijk indrukken van de control knop op uw toetsenbord en c voor kopiëren of tegelijk met v voor plakken. 3.8 Horizontale doelstellingen Hier worden de gegevens over de effecten van het project op gebied van gelijkheid van kansen en milieubelang zoals door de EU vereist ingevuld, met daarbij een korte toelichting (tweetalig). Afbeelding 10: scherm horizontale doelstellingen 8

9 3.9 Indicatoren In dit overzicht dient u aan te geven welke indicatoren van toepassing zijn voor uw project met de streefwaarde die in de projectlooptijd behaald zullen worden. Ook de publiciteitsindicatoren moeten hier worden ingevuld. Van deze indicatoren zijn een tenminste één link naar de programmawebsite ( en tenminste twee persberichten verplicht. Afbeelding 11: scherm indicatoren 3.10 Selectie partner Het kan voorkomen dat niet iedere partner in het project kosten maakt. In dit geval kunt u in dit scherm de partners selecteren die geen kostenplan nodig hebben en met behulp van de knop verwijderen van het linker veld naar het rechter veld verschuiven. Dan hoeft voor deze partners geen kostenplan meer opgegeven te worden. Met het veld toevoegen kunt u dit ongedaan maken Kostenplan (per partner) Afbeelding 12: scherm kostenplan subsidiabel De bedragen worden per kostensoort ingegeven en het systeem totaliseert deze. 9

10 Om de controle van uw projectontwerp te vergemakkelijken, dient u per kostenregel een (eentalige) toelichting toevoegen. Het kostenplan wordt opgesplitst in een subsidiabel en niet subsidiabel deel. Het niet-subsidiabele deel hoeft u alleen in te vullen als u ook daadwerkelijk niet subsidabele kosten bij uw project plant. Neemt u bij twijfel contact op met uw projectcoördinator. Inkomsten worden negatief ingevoerd Jaarplan Hier vermeldt u de geplande uitgaven van de subsidiabele kosten per jaar. Het gaat hier uitdrukkelijk om de planning van waneer u de kosten wilt indienen en aanvragen en niet in welk jaar de kosten precies ontstaan zijn. Wanneer u bijvoorbeeld op 31 december kosten maakt, zult u deze pas het volgende jaar indienen en aanvragen. Deze kosten rekent u dan met het volgende jaar mee. Afbeelding 13: scherm jaarplan 3.13 Financieringsbron In dit scherm worden de financiers aangegeven. Het Europese Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en de projectpartners staan hier automatisch bij. Andere financiers kunnen met toevoegen ingevuld worden. De zoekfunctie doorzoekt eerst de reeds bestaande financiers in de databank. Afbeelding 14: scherm financieringsbron 10

11 Afbeelding 15: pop up zoekscherm financieringsbron Het zoekscherm werkt op dezelfde manier als het zoekscherm bij het toevoegen van partners. S.v.p. naleven! 1. Bijna alle nationale cofinanciers, zoals ministeries en provincies, zijn reeds in het monitoringsysteem ingevoerd. Zoekt u daarom eerst bijzonder zorgvuldig naar de nationale cofinanciers voor uw project, voordat u een nieuwe cofinancier aanmaakt. Dit voorkomt dubbele invoering. 2. De Nederlandse provincies kunnen zowel als nationale als regionale cofinancier optreden. In het geval dat een provincie als regionale cofinancier fungeert, bestaat daarbij de mogelijk heid of de betaling van deze middelen via de certificeringsautoriteit (certifying authority = CA) loopt of niet. Dat wordt door de zeven provincies momenteel verschillend gehandhaafd. Hiertoe zijn in InterDB-SQL voor iedere provincie drie verschillende organisaties aange maakt ( aanduiding in InterDB-SQL): Provincie is nationale cofinancier en middelen worden via de certificeringautoriteit (CA) afgewikkeld Provincie Naam (nat_ca) Provincie is regionale cofinancier en middelen worden via de certificeringsautorietit (CA) afgewikkeld Provincie Naam (reg_ca) Provincie is regionale cofinancier en middelen worden niet via de certificeringsautoriteit (CA) afgewikkeld Provincie Naam (reg) Neemt u s.v.p. contact op met de betreffende provincie, respectievelijk regionaal programmamanagement welk van de drie mogelijkheden voor uw project van toepassing is Financieringsplan In het financieringsplan wordt per financier het bedrag vermeld dat iedere financier bijdraagt aan de subsidiabele kosten van het project. Dit kan ook 0 zijn. Let u s.v.p. op de minimale en maximale bijdragen voor eigen bijdragen (minimaal 20%) en Europese middelen (maximaal 50%). Het financieringsplan moet in totaal overeenkomen met de totale kostenplannen, anders krijgt u in het linker boommenu een rode waarschuwing. 11

12 Afbeelding 16: scherm financieringsplan 3.15 Financieringsplan (niet subsidiabele kosten) Hier worden de bijdragen van de betreffende financiers weergegeven van de niet subsidiabele kosten van het project. Wanneer er geen niet subsidiabele kostenplannen zijn ingevoerd, hoeft u ook hier niets in te vullen Sluit versie In het laatste scherm kunt u het project indienen of een bericht versturen aan uw projectcoördinator. (wanneer u het project aan het bekijken bent, klikt u op links in de boom om berichten te kunnen versturen aan uw projectcoördinator). In het kader berichten ziet u welke berichten al verstuurd zijn, ook de automatische berichten die het systeem verstuurd. In het veld rechts kunt u een bericht typen. Het indienen van de projectaanvraag doet u in dit scherm. Zie hiervoor hoofdstuk 5. Afbeelding 17: scherm sluit versie 12

13 3.17 Printen U kunt uw projectaanvraag op ieder gewenst moment printen. In de projectaanvraag kunt u in het scherm versie sluiten of (afhankelijk of u uw projectaanvraag bewerkt of bekijkt ) en klikt op de knop rapportage. In het pop up scherm kiest u aanvraagformulier en de knop aanmaken. Er wordt een word document geopend. Het word document kunt u zelf opslaan en als bijlage versturen naar bijvoorbeeld uw projectpartners. U kunt ook in het scherm projectversie laden de gewenste versie van de projectaanvraag selecteren en rechts op de knop rapportage klikken (zie afbeelding 19). Afbeelding 18: pop up scherm rapportage 4 Project laden Om op een later moment uw project te bewerken of te bekijken, of wanneer uw projectcoördinator uw project heeft aangemaakt en opgeslagen, kunt u in het beginscherm van InterDB-SQL na uw aanmelding kiezen voor project laden. U krijgt dan een lijst te zien van de projecten die aan uw gebruikersnaam gekoppeld zijn. Om de actuele versie van uw projectaanvraag te leden en verder te bewerken, klikt u op Act. Concept bewerken. Automatisch wordt de actuele versie geopend. Lopende (actieve) projectaanvragen kunnen niet bewerkt worden. Afbeelding 19: projectscherm 13

14 Wanneer u een projectversie wilt bekijken, selecteert u de gewenste versie en klikt op projectversie bekijken. Als u op actueel project bekijken klikt, wordt steeds de meest actuele projectversie getoond. In dit scherm kunt u met de knop rapportage de geselecteerde (blauw) projectversie uitprinten. Toelichting iconen: Concept projectaanvraag. (Nog niet ingediend, toegelaten, goedgekeurd, of actief) Varianten: Met blauwe A erin (lead partner heeft projectconcept ingediend in het monitoringsysteem) A = applicant Met paarse J erin (projectcoördinator heeft projectconcept toegelaten in het monitoringsysteem) J = JTS Actief / lopende projectaanvraag Variant: grijs: oude lopende projectaanvraag. Er is intussen een gewijzigde projectaanvraag actief geworden. Deze oude versie is niet meer actueel, maar kan nog wel ingezien worden. 5 Project indienen Om uw project in te kunnen dienen, moeten alle gele en rode waarschuwingen verholpen zijn. Gele waarschuwingen kunnen in uitzonderingsgevallen door uw projectcoördinator worden gedeactiveerd. Neemt u hiertoe contact op met uw projectcoördinator. Een gedeactiveerde waarschuwing laat in de projectmenuboom een grijs rondje met een vinkje zien. Als er alleen nog maar groene of grijze rondjes met vinkjes in de projectmenuboom staan, kunt u uw project indienen. Hiertoe gaat u als volgt te werk: U gaat uw projectaanvraag bewerken U gaat naar het laatste scherm sluit versie U maakt een print van uw projectaanvraag (zie 3.17 printen ) U klikt op de knop aanvraag indienen Er komt een melding weet u het zeker en klikt op ja als u het zeker weet Er wordt automatisch een bericht vanuit het systeem verstuurd aan uw projectcoördinator. In de meeste gevallen dient u uw outlook hiervoor toestemming te geven. De projectaanvraag sluit automatisch. U kunt uw aanvraag alleen nog maar bekijken. U laat de projectaanvraag door de tekenbevoegde vertegenwoordiger ondertekenen en stuurt deze per post toe aan uw projectcoördinator. Let u er op dat het regionale programmamanagement uw projectaanvraag alleen verder kan behandelen als naast de digitale indiening ook een geprinte en ondertekende versie per post ontvangen zijn. 6 Project wijzigen Wanneer u het project heeft ingediend, kunt u de projectaanvraag niet meer bewerken. Wanneer er iets onjuist is of wanneer u iets vergeten bent, kan de projectcoördinator de projectaanvraag weer aan u vrijgeven en kunt u verder werken aan de projectaanvraag. Ook als projectcoördinator van mening is dat de aanvraag nog niet compleet is, wordt de aanvraag weer aan u vrijgegeven. Na aanpassing van de projectaanvraag kunt u de aanvraag opnieuw indienen. Nadat uw projectaanvraag een aantal stappen heeft doorlopen (toetsing, goedkeuring stuurgroep, beschikking) wordt uw project actief. Dit betekent in het monitoringsysteem dat het menu voortgang erbij komt (zie handleiding Uitbetalingsaanvragen / Voortgangsberichten ). Wanneer er nu iets wijzigd in de financiering (bijvoorbeeld de jaarplanning) of kostenplanning (verschuiving kosten) moet u een wijzigingsaanvraag indienen. Hiertoe neemt u contact op met uw projectcoördinator. Deze legt een nieuwe versie van uw projectaanvraag aan, gebaseerd op de oude aanvraag. De aanvraag wordt aan u vrijgegeven en u kunt de gegevens aanpassen. De wijzigingsaanvraag wordt op dezelfde manier ingediend als de eerste projectaanvraag (in het monitoringsysteem en ondertekend per post). 14

15 Wanneer er tijdens de looptijd kleine dingen veranderen, zoals de adresgegevens van uw organisatie, bankgegevens, of degene die de gegevens in het monitoringsysteem invoert (andere gebruiker), kunt u dit doorgeven aan uw projectcoördinator. De projectcoördinator kann zonder een nieuwe wijzigingsaanvraag aan te maken deze gegevens in het monitoringsysteem aanpassen. 7 Agenda De agenda bovenin uw scherm biedt u de mogelijkheid een overzicht te maken van werkzaamheden die gedaan moeten worden, gesorteerd op datum en/of categorie. Het overzicht op chronologische volgorde geeft de tijdbalk weer van een individueel project. Ook is het mogelijk berichten aan te maken en te versturen; dit kunt u doen aan een enkele persoon. Wanneer er berichten voor uw zijn, ziet u dit linksonder in ieder scherm. Door hierop te klikken, opent de agenda. Afbeelding 20: agenda 15