Release 1.5 Attendant-handleiding

Transcriptie

1 $YD\D6RIWFRQVROH ΠRelease 1.5 Attendant-handleiding NL Uitgave 1 Februari 2003

2 &RS\ ULJKWã $YD\D,QF $ OHUHFKWHQYRRUEHKRXGHQ *HGUXNWLQGH96 2SPHUNLQJ Er is veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit boek ten tijde van publicatie volledig en correct was. Desondanks kan Avaya niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele fouten. Wijzigingen en correcties in de informatie in dit document kunnen worden opgenomen in toekomstige versies van het boek. 8ZYHUDQWZ RRUGHOLMNKHLGYRRUGHEHYHLOLJLQJYDQXZ V\VWHHP Telefoonfraude betekent onbevoegd gebruik van uw telecommunicatiesysteem door een onbevoegde partij, dat wil zeggen: door anderen dan werknemers van uw bedrijf, agenten, onderaannemers of personen die namens uw bedrijf optreden. Houd rekening met het risico van telefoonfraude binnen uw telecommunicatiesysteem. Mocht een dergelijke fraude plaatsvinden, dan kan dit leiden tot aanzienlijke extra kosten voor telecommunicatiediensten. U en uw systeembeheerder zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van uw systeem, zoals een dusdanige programmering en configuratie van uw apparatuur dat onbevoegd gebruik wordt voorkomen. De systeembeheerder is eveneens verantwoordelijk voor het lezen van alle documenten op het gebied van installatie, instructie en systeembeheer die bij dit product worden geleverd, zodat de functies die tot het risico van telefoonfraude kunnen leiden volledig worden begrepen en de noodzakelijke stappen kunnen worden genomen om dit risico tot een minimum te beperken. Avaya geeft geen garantie dat dit product is beschermd tegen onbevoegd gebruik van openbare telecommunicatiediensten of -faciliteiten die hiertoe toegang bieden of hiermee zijn verbonden, noch dat dit product dergelijk misbruik kan voorkomen. Avaya is niet aansprakelijk voor kosten die voortkomen uit dergelijk onbevoegd gebruik. 7XVVHQNRP VWYDQ$ YD\ DELMIUDXGH Wanneer u vermoedt dat u het slachtoffer bent van telefoonfraude en u technische ondersteuning of hulp wenst, kunt u contact opnemen met de leverancier waarmee u uw servicecontract voor de geleverde apparatuur hebt afgesloten. (Als u zich in de VS bevindt, neemt u telefonisch contact op met de afdeling Toll Fraud Intervention van het Technical Service Center via nummer ) Wanneer u een telefoonfraude wilt melden die verband houdt met een openbare telefooncel, neemt u contact op met de telefonieaanbieder in het desbetreffende land. *DUDQWLH Avaya biedt een beperkte garantie met betrekking tot dit product. Raadpleeg de bijgeleverde kaart Limited use Software License Agreement. Handelsmerken. DEFINITY, PassageWay en CallMaster zijn gedeponeerde handelsmerken van Avaya, Inc. Avaya, MasterDirectory, MDAccess en Softconsole zijn handelsmerken Avaya, Inc. Microsoft, MS-DOS, Microsoft Outlook, Microsoft Access, Windows en Windows NT zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Pentium is een gedeponeerd handelsmerk van Intel Corporation. Alle andere hier genoemde product- en merknamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaars. Alle rechten voorbehouden.

3 Inhoud Over dit document De inhoud van dit document vii Conventies die in deze handleiding worden gebruikt viii Verwante documentatie viii Hulp nodig viii vii 1 Introductie 1-1 Welkom 1-1 Een overzicht van Softconsole 1-2 De invloed van systeemomgevingen op de werking van Softconsole 1-2 Een overzicht van het Softconsole-venster 1-5 De Softconsole-menubalk gebruiken 1-7 Het menu Bestand gebruiken 1-7 Het menu Beeld gebruiken 1-7 Het menu Actie gebruiken 1-11 Het menu Trunks gebruiken 1-11 Het menu Weergave gebruiken 1-11 Het menu Functies gebruiken 1-11 Het Telefoonboekmenu gebruiken 1-11 Het menu Help gebruiken 1-11 Het telefoonboekweergavegebied gebruiken 1-12 De DXS/BLF-weergave gebruiken 1-13 Het oproepafhandelingsgebied gebruiken 1-14 De functietoetsen gebruiken 1-16 De weergavetoetsen gebruiken 1-17 De trunkknoppen gebruiken 1-18 De statusbalk weergeven 1-19 Sneltoetsen gebruiken 1-20 Telefoonnummers en alfanumerieke gegevens invoeren 1-21 De Softconsole-interface aanpassen 1-22 De weergave van het Softconsole-venster wijzigen 1-22 Vooraf gedefinieerde systeeminstellingen wijzigen 1-23 Audio-onderdelen aanpassen 1-23 Uitgave 1 Februari 2003 iii

4 Inhoud Softconsole openen 1-28 Een Softconsole-sessie starten 1-28 Uzelf bij Softconsole identificeren 1-28 Aanmelden in IP-modus 1-29 Softconsole afsluiten 1-30 Afmelden bij de server De Softconsole-telefoonboeken gebruiken 2-1 Overzicht 2-1 Een Softconsole-telefoonboek selecteren 2-2 Zoeken naar informatie in een Softconsole-telefoonboek 2-3 Een type down -zoekactie uitvoeren 2-4 Een oproep plaatsen vanuit een Softconsole-telefoonboek 2-5 De informatie in een Softconsole-telefoonboek onderhouden 2-6 Items toevoegen 2-6 Items wijzigen 2-6 Notities toevoegen voor een item 2-7 Items verwijderen 2-7 Informatie bekijken 2-8 De detailrecord voor een item bekijken 2-8 De detailweergave van items activeren 2-8 versturen vanuit het telefoonboek 2-9 De lijnstatus voor een item bekijken 2-9 De kieseigenschappen instellen Oproepen afhandelen met Softconsole 3-1 Overzicht 3-1 Methoden voor het afhandelen van oproepen 3-2 Telefoonnummers invoeren 3-2 Oproepen beantwoorden 3-3 Noodoproepen beantwoorden 3-4 Werken met de functie Automatisch beantwoorden 3-4 Meerdere partijen samenvoegen in een vergadergesprek 3-5 Een vergadergesprek verlaten 3-5 Een vergadergesprek beëindigen 3-6 iv Uitgave 1 Februari 2003

5 Inhoud Oproepen in de wachtstand plaatsen 3-7 De huidige oproep in de wachtstand plaatsen 3-7 Opmerkingen toevoegen voor een oproep in de wachtstand 3-7 Oproepen uit de wachtstand halen 3-8 Werken met de functie Automatisch in wachtstand 3-8 Oproepen op afstand in de wachtstand plaatsen in een CAS-omgeving 3-9 Oproepen plaatsen 3-10 Oproepen plaatsen naar een toestelnummer 3-10 Oproepen plaatsen naar een toestelnummer met directe toestelselectie (DXS) 3-11 Een oproep plaatsen met de functie Groep selecteren 3-12 Oproepen plaatsen naar een extern telefoonnummer 3-12 Oproepen plaatsen naar een extern telefoonnummer met een selectieknop voor trunkgroepen 3-13 Een tweede oproep plaatsen zonder de functie Automatisch in wachtstand 3-13 Een tweede oproep plaatsen met de functie Automatisch in wachtstand 3-14 Oproepen verbreken 3-14 Oproepen doorverbinden 3-15 De functie Automatisch doorverbinden tijdelijk uitschakelen 3-16 Oproepen via Automatisch doorverbinden (zonder aankondiging) doorverbinden met een toestelnummer 3-16 Oproepen plaatsen naar een toestelnummer (met aankondiging) 3-17 Oproepen via DXS/BLF doorverbinden met een toestelnummer 3-17 Oproepen van een intern toestel doorverbinden naar een extern nummer 3-19 Oproepen van een intern nummer via een selectieknop voor trunkgroepen doorverbinden met een extern nummer 3-20 Inkomende trunkoproepen doorverbinden met een extern telefoonnummer (zonder aankondiging) 3-21 Inkomende trunkoproepen doorverbinden met een extern nummer (met aankondiging) 3-22 Oproepen doorverbinden in een CAS-omgeving 3-23 Oproepen splitsen 3-26 Uitgave 1 Februari 2003 v

6 Inhoud Opmerkingen invoeren voor een oproep 3-27 Aanvullende informatie over de andere partij bekijken 3-28 Informatie bekijken vanuit de DXS/BLF Problemen oplossen 4-1 Overzicht 4-1 Problemen met IP-installaties oplossen 4-2 Problemen met het toestel oplossen 4-2 Problemen met de werking van Softconsole oplossen 4-3 Serverproblemen oplossen 4-5 Waarschuwingsindicatoren op de console 4-5 De indicatoren Waarschuwing en Waarschuwing gemeld 4-5 Optionele waarschuwingslampjes 4-6 Functies voor het oplossen van serverproblemen 4-7 WO Woordenlijst WO-1 IN Index IN-1 vi Uitgave 1 Februari 2003

7 Over dit document De inhoud van dit document In deze gebruikershandleiding wordt beschreven welke procedures en welk referentiemateriaal u in uw omgeving dient te gebruiken als u met Avaya Softconsole release 1.5 wilt werken. In hoofdstuk 1 Introductie wordt een overzicht gegeven van het Softconsole-venster en de verschillende functies. Tevens worden de procedures beschreven die u moet volgen om toegang te krijgen tot Softconsole en om het Softconsole-venster te kunnen aanpassen. In hoofdstuk 2 De Softconsole-telefoonboeken gebruiken wordt een overzicht gegeven van de telefoonboekfuncties van Softconsole. Dit hoofdstuk bevat tevens instructies voor het uitvoeren van een zoekopdracht, het plaatsen van een oproep en het bijwerken van gegevens voor een willekeurige persoon in een Softconsole-telefoonboek. Ook wordt uitgelegd hoe u vanuit het telefoonboek berichten kunt verzenden. In hoofdstuk 3 Oproepen afhandelen met Softconsole wordt een overzicht gegeven van de gespreksafhandeling met Softconsole. Daarnaast worden instructies gegeven voor het plaatsen, beantwoorden, in de wachtstand plaatsen, doorverbinden en verbreken van oproepen en het opzetten van vergadergesprekken. Bovendien wordt in het hoofdstuk beschreven hoe u tijdens oproepen notities kunt maken. In hoofdstuk 4 Probleemoplossing worden procedures beschreven voor het oplossen van problemen met Softconsole en eventuele foutmeldingen. Aan het einde van deze handleiding is een woordenlijst opgenomen. Uitgave 1 Februari 2003 vii

8 Over dit document Conventies die in deze handleiding worden gebruikt De volgende conventies worden in deze handleiding gebruikt: De meeste taken in Softconsole kunt u uitvoeren met het toetsenbord en de muis. Informatie die vetgedrukt wordt weergegeven, zoals F9 (Vrijgeven), duidt op een optie op het toetsenbord of op een knop of indicator in het Softconsole-venster. In veel gevallen kunt u een selectie maken of een bepaalde taak uitvoeren door op ALT en het onderstreepte teken van een optie te drukken. Verwante documentatie Als u de informatie in deze handleiding goed wilt kunnen begrijpen, moet u reeds bekend zijn met het gebruik van een computer, standaard programma s en Microsoft Windows. (Als dit niet het geval is, neemt u contact op met uw systeembeheerder en gaat u vervolgens door met uw Softconsole-training.) Dit document bevat alle informatie die u nodig hebt om Softconsole efficiënt te gebruiken. U kunt echter ook de volgende documenten raadplegen: Avaya Softconsole Release 1.5 Snelle naslag. Als u al wat beter bekend bent met Softconsole, kunt u dit naslagwerk raadplegen voor een overzicht van de opdrachten en procedures die het meest worden gebruikt tijdens een Softconsole-sessie. Avaya Softconsole Release 1.5 Attendant System Features. Deze handleiding bevat korte beschrijvingen van de attendant-systeemfuncties (functies voor gespreksafhandeling) en een beschrijving van de procedures die nodig zijn om deze functies in uw omgeving te kunnen gebruiken. Voorbeelden van deze functies zijn verkort kiezen, wachtende attendant-oproep, oproepdoorschakeling, toegang tot luidsprekeroproepen, enzovoort. Hulp nodig Als u een vraag hebt over Softconsole, raadpleegt u eerst deze handleiding of de online Help. Als u het antwoord niet kunt vinden, neemt u contact op met uw Softconsole-beheerder. viii Uitgave 1 Februari 2003

9 Introductie 1 Welkom Hartelijk dank voor het aanschaffen van Avaya Softconsole, de geïntegreerde oplossing waarmee u direct via uw computer oproepen kunt afhandelen en met de leden van uw organisatie en uw contactpersonen kunt communiceren. Softconsole biedt u behalve alle mogelijkheden van een hardwarematige attendant-console ook de mogelijkheid gegevens binnen uw bedrijf te delen, uw schermweergave aan te passen, en uw oproepen snel en efficiënt af te handelen. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de mogelijkheden van Softconsole. Het is bedoeld om de nieuwe gebruiker bekend te maken met Softconsole. Wanneer u reeds bekend bent met deze multifunctionele toepassing, kunt u de Snelle naslag van Avaya Softconsole Release 1.5 raadplegen. Uitgave 1 Februari

10 Introductie Een overzicht van Softconsole Met Softconsole kunt u: Het toepassingsvenster aanpassen en uw voorkeursinstellingen opslaan. U kunt bijvoorbeeld werkbalken en functietoetsen opnieuw ordenen en de signaaltonen kiezen die tijdens het werken met Softconsole worden afgegeven. De grootte van het Softconsole-venster en de daartoe behorende onderdelen (bezet-lampjesveld, telefoonboekweergavegebied, lijnweergavegebied) aanpassen zodat u altijd over de gewenste gegevens kunt beschikken. Oproepen snel afhandelen met enkele toetsaanslagen. Direct de status van een willekeurig toestel in uw omgeving controleren. Contactpersonen en collega s, binnen uw vestiging of op andere locaties, in de beheerde telefoonboeken zoeken. Een oproep direct naar een item uit het Softconsole-telefoonboek doorverbinden. berichten versturen terwijl u in Softconsole werkt. Elk van de bovenstaande mogelijkheden wordt uitgelegd in deze handleiding. De invloed van systeemomgevingen op de werking van Softconsole Softconsole is ontwikkeld voor gebruik in verschillende systeemomgevingen zoals DCS- (Distributed Communications Systems) en CAS-configuraties (Centralized Attendant Service). DCS- en CAS-configuraties worden gebruikt in bedrijven die beschikken over meer dan één Avaya-server en zich mogelijk bevinden op verschillende locaties. Deze systeemomgevingen worden hieronder beschreven. Als u niet weet of uw bedrijf gebruikmaakt van een van deze configuraties, kunt u uw Softconsole-beheerder raadplegen. Wanneer uw bedrijf gebruikmaakt van deze configuraties, kan dit van invloed zijn op bepaalde functies van Softconsole. In de meeste gevallen is de invloed echter minimaal. Weergavekleuren kunnen bijvoorbeeld afwijken van de standaardkleuren die in deze handleiding worden weergegeven, of een toon kan met vertraging worden weergegeven. Als u wegens uw systeemomgeving bepaalde procedures moet volgen, wordt een opmerking opgenomen en wordt u automatisch naar de juiste procedure geleid. 1-2 Uitgave 1 Februari 2003

11 Een overzicht van Softconsole De DCS-omgeving Een DCS-configuratie bestaat uit 2 tot 20 afzonderlijke Avaya-servers die onderling zijn verbonden. Deze servers kunnen zich bevinden op verschillende geografische locaties. Door bepaalde functies van Softconsole worden deze DCS-configuraties echter beschouwd als een enkele server. Het betreft hier de volgende functies: Wachtende attendant-oproep Attendant-besturing van trunkgroeptoegang Attendant-weergave Automatische netlijncontrole Bezet-controle van telefoontoestellen en trunks Gespreksdoorschakeling voor alle gesprekken Directe trunkgroepselectie Trunkgroep bezet/waarschuwingsindicators Raadpleeg de Avaya Softconsole Release 1.5 Attendant System Features Guide voor een beschrijving van deze functies en de invloed van uw systeemomgeving op deze functies. De CAS-omgeving In een CAS-omgeving kunnen systeemgebruikers die gebruikmaken van afzonderlijke Avaya-servers op twee of meer locaties, de oproepverwerkingssystemen concentreren op één plaats. Deze locatie wordt de CAS-hoofdlocatie genoemd. De andere locaties, gewoonlijk zonder attendants, worden CAS-nevenvestigingengenoemd. Alle locaties binnen de CAS-omgeving hebben afzonderlijke Leading Directory Numbers (LDN s). Oproepen die binnenkomen op de CAS-hoofdlocatie, worden afgehandeld alsof de Avaya-server een zelfstandig systeem is. Alle attendant-oproepen die binnenkomen via een CAS-nevenvestiging, worden via RLT s naar de attendant-consoles van de CAS-centrale geleid. RLT s zijn speciale trunks die alleen worden gebruikt voor attendant-oproepen die via de CAS-nevenvestigingen worden doorgeleid. De CAS-attendant kan geen oproepen opzetten via een RLT. CAS-oproepen zijn alle oproepen die gewoonlijk naar de lokale attendant-console gaan. Als CAS-attendant beantwoordt u deze oproepen en verbindt u deze vervolgens door (via dezelfde RLT) met het gewenste toestel of externe telefoonnummer van de nevenvestiging. Wanneer u een oproep vrijgeeft, kan de RLT een volgende oproep accepteren. De doorverbonden oproep wordt teruggeleid naar een CAS-console wanneer deze niet binnen de vastgestelde tijd wordt beantwoord. Op dezelfde manier worden ook CAS-oproepen die in de wachtstand zijn geplaatst naar een CAS-console teruggeleid wanneer deze niet binnen de vastgestelde tijd worden beantwoord. Uitgave 1 Februari

12 Introductie De volgende functies en procedures worden beïnvloed door de CAS-omgeving: Attendant-weergave en hoorbare waarschuwingen (tonen) Oproepen beantwoorden Kiesmethoden Oproepen (op afstand) in wachtstand plaatsen Oproepen doorverbinden naar de oorspronkelijke locatie en andere nevenvestigingen Deze verschillen in de functies en procedures worden beschreven in deze handleiding. Zie ook de handleiding Avaya Softconsole Release 1.5 Attendant System Features voor meer informatie over de invloed van uw systeemomgeving op bepaalde functies van Softconsole. 1-4 Uitgave 1 Februari 2003

13 Een overzicht van het Softconsole-venster Een overzicht van het Softconsole-venster Met Softconsole kunt u de toepassingen samenvoegen die u reeds gebruikt. Tot deze toepassingen behoren bijvoorbeeld de hardwareconsole van uw telefoonsysteem voor het afhandelen van oproepen en uw pc met mogelijkheden en toegang tot het on line telefoonboek met personeelsgegevens. Met Softconsole hebt u met één toetsaanslag of één klik van de muis toegang tot deze toepassingen. Wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt voor een Softconsole-sessie, wordt het standaard Softconsole-venster weergegeven. Afbeelding 1-1 is een voorbeeld van het standaard Softconsole-venster. De weergave komt overeen met die van de gebruikelijke commerciële toepassingen zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Dit geldt tevens voor de menu- en werkbalken. Bovendien kunt u de inhoud van het Softconsole-venster opnieuw ordenen en de grootte van het venster aanpassen zoals dat bij alle standaard Office-toepassingen gebruikelijk is Afbeelding 1-1. Standaardweergave Softconsole-venster Uitgave 1 Februari

14 Introductie Tabel 1-1 geeft een overzicht van de onderdelen van het standaard Softconsole-venster. Tabel 1-1. De onderdelen van het Softconsole-venster Functie Beschrijving 1. Menubalk De menubalk bestaat uit de opties Bestand, Beeld, Actie, Trunks, Weergave, Functies, Telefoonboek en Help. Druk op F1 voor on line Help. 2. Werkbalk Trunk Bevat de knoppen voor de trunk-groep 3. Werkbalk Berichten weergeven In de volgende secties worden de onderdelen van het Softconsole-venster uitgelegd. Berichten en informatie (zoals informatie over de Geïntegreerde Directory) van de Avaya-server weergeven. 4. Werkbalkgebied Bevat de werkbalk Telefoonboek. Afhankelijk van de modus (DCP of IP) bevinden zich in dit gebied de CallMaster VI- of IP-volumeregelaar en de IP-besturingswerkbalken. 5. Scherm Telefoonboek 6. Telefoonboekweerg avegebied Dit scherm bevat een verticale weergave van pictogrammen die overeenkomen met de telefoonboeken waartoe u toegang hebt. In het telefoonboekweergavegebied worden de items van het huidige telefoonboek weergegeven en is het geselecteerde item gemarkeerd. 7. Lijnweergavegebied In dit gebied worden de lijnweergave en alle gegevens over de oproepen weergegeven. Tot deze gegevens behoren onder andere nummerweergave, lijnstatus en timer, een naamveld voor de tweede partij, een informatieknop en een notitiegebied. Zie Afbeelding De werkbalk Actie Geeft de knoppen weer die overeenkomen met de opties voor oproepafhandeling die u voor de huidige oproep ter beschikking staan zoals Doorverbinden, In de wachtstand plaatsen, Vrijgeven, enz. Opmerking: wanneer u reeds gebruikmaakt van PC Console, raden wij u aan de beschrijving van de knoppen op de werkbalk Actie aandachtig te lezen (zie hoofdstuk 3). Sommige knoppen en procedures voor oproepafhandeling van Softconsole verschillen van die van PC Console. 9. Statusbalk De statusbalk biedt u in één oogopslag informatie. zoals waarschuwingssignalen en een attendant-wachtrij-indicator. 10. Werkbalk Bevat de beheerde weergavetoetsen. Weergave 11. Functietoetsen Deze komen overeen met de functietoetsen op een hardwareconsole. 12. Functies Directe toestelselectie/beze t-lampjesveld Deze komen overeen met hetzelfde gebied op een hardwareconsole. Elke beheerde honderdgroep beslaat een tabblad. Elk tabblad bestaat uit 100 cellen die overeenkomen met een beheerd toestel. 1-6 Uitgave 1 Februari 2003

15 De Softconsole-menubalk gebruiken De Softconsole-menubalk gebruiken De menuopties van Softconsole worden hieronder beschreven. OPMERKING: Let op: U kunt elk menu openen door op ALT en de bijbehorende lettertoets te drukken. Het menu Bestand gebruiken Het menu Bestand bevat de volgende opties: Aanmelding attendant - Deze optie is beschikbaar wanneer de Softconsole-beheerder meerdere attendant-gebruikersprofielen heeft gedefinieerd. U kunt deze optie selecteren om een nieuwe Softconsole-sessie te starten. Met deze optie wordt de vorige attendant-sessie beëindigd. Aanmelden - Deze optie is uitsluitend beschikbaar als u werkt in de IP-modus. Aan de optie Aanmelden is een vervolgmenu gekoppeld, waarmee u toegang hebt tot de server, de verbinding met de server kunt verbreken, de instellingen voor IP-aanmelding kunt wijzigen en de wizard IP-aanmelding kunt uitvoeren. Afsluiten - Selecteer deze optie om uw Softconsole-sessie te beëindigen. Het menu Beeld gebruiken Met het menu Beeld kunt u een lijst van de beschikbare werkbalken weergeven. Wanneer een optie (zoals bijvoorbeeld Bezet-lampjesveld, Kiestoetsen of Berichten weergeven) voorzien is van een vinkje, wordt deze weergegeven in het Softconsole-venster. U kunt een gemarkeerde optie uitschakelen door erop te klikken. In afbeeldingen 1-2 t/m 1-7 worden de diverse werkbalken getoond. Uitgave 1 Februari

16 Introductie Afbeelding 1-2. Werkbalk Bezet-lampjesveld Afbeelding 1-3. Werkbalk Trunk Afbeelding 1-4. Werkbalk Geluidsinstellingen Afbeelding 1-5. Werkbalk Geluidsregeling 1-8 Uitgave 1 Februari 2003

17 De Softconsole-menubalk gebruiken Afbeelding 1-6. Werkbalk Kiestoetsen Afbeelding 1-7. Werkbalk Telefoonboek Uitgave 1 Februari

18 Introductie Met de optie Systeeminstellingen kunt u de functie Automatisch doorverbinden in- en uitschakelen. (Wanneer Automatisch doorverbinden is ingeschakeld, kunt u een binnenkomende oproep automatisch en zonder aankondiging naar een toestel doorverbinden.) Met deze menuoptie kunt u tevens de instellingen selecteren voor Weergave tweede partij gebruiken. OPMERKING: Met de foutopsporingsfunctie (Debug) die deel uitmaakt van de optie Systeeminstellingen, kunt u problemen met Softconsole oplossen. Deze functie kan alleen worden gebruikt door uw Softconsole-beheerder en het personeel van de Technische ondersteuning van Avaya. Met de optie Kieseigenschappen kunt u netnummers en toegangscodes voor interlokale oproepen bijwerken. Met de opgegeven instellingen bepaalt u hoe nummers in telefoonboekitems worden gekozen en geformatteerd. Wanneer u wijzigingen aanbrengt in het Softconsole-venster, kunt u deze opslaan, de standaardweergave herstellen of de opgeslagen weergave herstellen met de opties in het menu Beeld. Gebruikers die in de IP-modus werken, kunnen bovendien in het menu Beeld opname- en afspeelapparaten selecteren en het volume van de microfoon, headset of luidsprekers aanpassen Uitgave 1 Februari 2003

19 De Softconsole-menubalk gebruiken Het menu Actie gebruiken Het menu Actie bevat de opties die overeenkomen met de knoppen voor oproepafhandeling op de werkbalk Actie. De snel- en functietoetsen voor de opties worden ook weergegeven in dit menu. Het menu Trunks gebruiken In het menu Trunks wordt een alfabetische lijst weergegeven van alle trunkknoppen met de bijbehorende sneltoetsen. Het menu Weergave gebruiken In het menu Weergave wordt een alfabetische lijst weergegeven van alle weergavetoetsen met de bijbehorende sneltoetsen. Het menu Functies gebruiken In het menu Functies wordt een alfabetische lijst weergegeven van alle functietoetsen met de bijbehorende sneltoetsen. Afhankelijk van uw configuratie worden deze functietoetsen (zoals bijvoorbeeld Nachtstand en Positie bezet) weergegeven in het Softconsole-venster. Het Telefoonboekmenu gebruiken Met het Telefoonboekmenu kunt u een lijst weergeven van alle telefoonboeken waartoe u toegang hebt. (Let op: deze telefoonboeken worden ook weergegeven in het scherm Telefoonboek.) Het telefoonboek dat momenteel wordt gebruikt, is van een vinkje voorzien. Bovendien worden in dit menu de acties weergegeven die u kunt uitvoeren terwijl u in het huidige telefoonboek werkt. Tot deze acties behoren het toevoegen van een item, het aanpassen van een item, het weergeven van een item, het weergeven van een gedetailleerd overzicht van items, het verwijderen van een item en het verzenden van . Zie Het telefoonboekweergavegebied gebruiken verderop in dit hoofdstuk voor meer informatie. Het menu Help gebruiken Via het menu Help kunt u toegang krijgen tot de on line Help. U kunt ook direct on line hulp krijgen door op F1 te drukken. Uitgave 1 Februari

20 Introductie Het telefoonboekweergavegebied gebruiken Softconsole biedt ondersteuning voor maximaal 100 telefoonboeken. De pictogrammen die overeenkomen met de telefoonboeken waartoe u toegang hebt, worden weergegeven op het scherm Telefoonboek (een verticale lijst aan de linkerzijde van het Softconsole-venster). (Zie Afbeelding 1-8.) Als u een standaardtelefoonboek hebt opgegeven in Configuration Manager, wordt dit telefoonboek gebruikt om de opgeroepen of oproepende partijen te identificeren en de desbetreffende informatie te tonen onder Weergave tweede partij. Het standaardtelefoonboek wordt aangeduid door een pictogram met een telefoon en telefoonboeken. (In Afbeelding 1-8 is het bedrijfstelefoonboek het standaardtelefoonboek.) Het standaardtelefoonboek wordt tevens gebruikt om de gebruikersnaam te identificeren die met het toestel in het Bezet-lampjesveld overeenkomt. Afbeelding 1-8. Voorbeeld Softconsole-venster met een standaardtelefoonboek U kunt telefoonboeken openen als u op een bepaald telefoonboekpictogram klikt, het Telefoonboekmenu opent en vervolgens op een lettertoets drukt of een telefoonboeknaam selecteert in het Telefoonboekmenu. De items die horen bij het geselecteerde telefoonboek, worden weergegeven in het gebied Telefoonboekweergave. Gewoonlijk bestaat een item uit de voornaam, achternaam en het telefoonnummer van een contactpersoon. Een item kan daarnaast de naam van het bedrijf waarbij de contactpersoon werkzaam is en zijn adres bevatten. Met de verticale schuifbalk aan de rechterzijde van dit weergavegebied kunt u door de weergegeven telefoonboekitems schuiven Uitgave 1 Februari 2003

21 De DXS/BLF-weergave gebruiken Terwijl u in dit gebied van het Softconsole-venster werkt, kunt u verschillende acties uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld oproepen plaatsen of berichten verzenden naar een geselecteerd telefoonboekitem. Afhankelijk van de wijze waarop uw telefoonboekautorisatie is geconfigureerd in de Configuration Manager van Softconsole, hebt u de mogelijkheid nieuwe items toe te voegen, notities te maken bij een geselecteerd telefoonboekitem, de informatie bij een geselecteerd telefoonboekitem te bewerken en items te verwijderen. Of u kunt in het telefoonboek naar een bepaalde contactpersoon zoeken en de lijnstatus weergeven van het toestel dat bij het geselecteerde item hoort door op ALT-D te drukken. (De achtergrondkleur van het weergegeven telefoonboekitem verandert in de kleur van de BLF-cel die met dit toestel overeenkomt.) Zie hoofdstuk 2 voor meer informatie en uitleg over de procedures. De DXS/BLF-weergave gebruiken Dit gebied van het Softconsole-venster komt overeen met hetzelfde gebied op een hardwareconsole. Vanuit dit gebied kunt u een tabblad Groepen honderdtallen selecteren en met de linkermuisknop op een cel klikken om het nummer van het bijbehorende toestel te kiezen. OPMERKING: Toestellen die bezet zijn, worden donkerblauw en toestellen die vrij zijn, worden lichtblauw weergegeven. Amber geeft aan dat het toestel vrij is maar dat de functie Send All Calls (SAC) is ingeschakeld. Als u in een DCS-omgeving werkt of een omgeving waarin de functie CAS is ingeschakeld, moet u er rekening mee houden dat de Bezet-lampjesvelden niet aangeven welke toestellen in de nevenvestigingen bezet zijn. Klik met de rechtermuisknop op een cel om een dialoogvenster te openen met daarin de naam van de persoon met wie u spreekt en gedetailleerde informatie over het desbetreffende telefoonboekitem. De naam van de persoon en de gedetailleerde informatie over het desbetreffende telefoonboekitem worden uitsluitend weergegeven als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: Er is een standaardtelefoonboek voor u opgegeven in de Configuration Manager van Softconsole. Uw standaardtelefoonboek bevat een record voor dit toestel. Uitgave 1 Februari

22 Introductie Het oproepafhandelingsgebied gebruiken U kunt dit gedeelte van het Softconsole-venster gebruiken om oproepen te beantwoorden, oproepen te plaatsen, oproepen in de wachtstand te plaatsen, oproepen door te verbinden, oproepen om te zetten in vergadergesprekken en oproepen vrij te geven. Terwijl u bezig bent met een oproep, kunt u opmerkingen plaatsen, in de wachtrij geplaatste oproepen beheren en reageren op waarschuwingen. Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie en uitleg van de procedures. De lijnweergave gebruiken Er zijn zes soorten lijnweergave die in het Softconsole-venster kunnen worden weergegeven. Elke lijnweergave geeft informatie over een huidige oproep Afbeelding 1-9. Voorbeeld lijnweergave Tabel 1-2 biedt een overzicht van de onderdelen van de lijnweergave. Tabel 1-2. Onderdelen lijnweergave Functie 1. Lijnstatuspictogram en timer 2. Avayaserverinformatie Beschrijving Geeft de duur en lijnstatus weer van de huidige oproep. Als u een oproep in de wachtstand plaatst, wordt de oproeptimer opnieuw ingesteld om weer te geven (in minuten en seconden) hoe lang de oproep zich in de wachtstand bevindt. Geeft de teksten weer die door de Avaya-server zijn verstuurd om de oproep te identificeren. Bijvoorbeeld Externe oproep naar Mary LaFemme op toestel Oproepdoel Geeft de teksten weer die het doel van de oproep identificeren. Bijvoorbeeld Opgeroepen toestel SAC aan Uitgave 1 Februari 2003

23 Het oproepafhandelingsgebied gebruiken Tabel 1-2. Onderdelen lijnweergave Functie 4. Naam tweede partij Wanneer de Weergave tweede partij is ingesteld op Aanvrager, wordt de naam van de oproepende aanvrager weergegeven. Wanneer de Weergave tweede partij is ingesteld op Doorschakelingspunt, wordt de naam van de opgeroepen partij weergegeven. 5. Knop Informatie Klik op deze knop (of druk op ALT-I) voor een complete weergave van de telefoonboekrecord. 6. Notities tweede partij Beschrijving Als er notities voor dit toestel zijn opgeslagen (bijvoorbeeld Op vakantie van 3 mei tot en met 10 mei. ), worden deze weergegeven. 7. Commentaargebied Hierin kunt u opmerkingen plaatsen over de huidige oproep. Deze opmerkingen blijven alleen tijdens de oproep bewaard. Zie hoofdstuk 3 voor meer informatie en uitleg over de procedures. De werkbalk Actie gebruiken Terwijl u bezig bent met een oproep, zijn er onder het lijnweergavegebied verschillende functies voor oproepafhandeling op de werkbalk Actie beschikbaar. Deze functies kunnen de volgende onderdelen omvatten: Nieuw, Beantwoorden, Doorverbinden, Vergadergesprek, Toevoegen (beschikbaar als de functie Vergadergesprek is ingeschakeld), In de wachtstand plaatsen, Vrijgeven, Annuleren en Vergadergesprek beëindigen. Zie hoofdstuk 3 voor een volledig overzicht van de procedures voor oproepafhandeling. Uitgave 1 Februari

24 Introductie De functietoetsen gebruiken De functietoetsen die worden weergegeven in de twee kolommen aan de rechterzijde van het Softconsole-venster, komen overeen met de functietoetsen van een hardwareconsole. Met elke Softconsole beschikt u over de volgende functies Splitsen, In de wachtstand plaatsen, Geforceerd vrijgeven, Positie bezet en Nachtstand. Uw Softconsole-beheerder kan de overige toetsen toewijzen als optionele functietoetsen, waarmee u toegang hebt tot de verschillende functies van de Avaya-server. De afkorting die aan elke functietoets is toegewezen, wordt weergegeven. Als u een langere beschrijving van de functietoetsen wilt weergeven, kunt u met de cursor over de toetsen gaan. Indien toegewezen, wordt een Help-tip-vak weergegeven met daarin een beschrijving van de toets. OPMERKING: Wanneer u geen toegang hebt tot een bepaalde functie, wordt de bijbehorende toets rood. (Dit komt overeen met het knipperen op een hardwareconsole.) In tabel 1-3 worden de betekenissen van de functietoetskleuren beschreven. Tabel 1-3. Betekenissen van functietoetskleuren Kleuren van functietoetsen in Softconsole Grijs Groen Geel Rood Status lampje van functietoetsen op de console Uit Aan Knipperend Onderbroken flikkerend 1-16 Uitgave 1 Februari 2003

25 De weergavetoetsen gebruiken De weergavetoetsen gebruiken De weergavetoetsen worden weergeven op de werkbalk Weergavecontrole. De afkorting wordt toegewezen aan elke weergavetoets in Softconsole. Als u een langere beschrijving van de weergavetoetsen wilt weergeven, kunt u met de cursor over de toetsen gaan. Indien toegewezen, wordt een Help-tip-vak weergegeven met daarin een beschrijving van de toets. Weergavetoetsen worden op dezelfde manier gebruikt als weergavetoetsen op een telefoon of een hardwareconsole. Klik op de toets als u een bepaalde taak wilt uitvoeren. Als u bijvoorbeeld de functie Geïntegreerde directory van de Avaya-server gebruikt, kunt u naar het volgende item in de lijst gaan door te klikken op de knop Volgende. In tabel 1-4 wordt beschreven welke betekenis de kleuren van de weergavetoetsen hebben. Tabel 1-4. Betekenissen van weergavetoetskleuren Kleuren van weergavetoetsen in Softconsole Grijs Groen Geel Rood Status lampje van weergavetoetsen op de console Uit Aan Knipperend Onderbroken flikkerend Uitgave 1 Februari

26 Introductie De trunkknoppen gebruiken Trunkgroepknoppen worden weergeven aan de linkerzijde van de werkbalk. U kunt een oproep op een bepaalde trunk plaatsen door de bijbehorende knop te selecteren en het telefoonnummer te kiezen. Deze knoppen geven de status van de trunk weer, evenals: Trunkgroep in gebruik. Deze status wordt weergegeven wanneer ten minste één trunk in gebruik is. Trunkgroepwaarschuwing. Deze status wordt weergegeven wanneer het aantal trunks dat in gebruik is, de drempel heeft bereikt die is opgegeven in de Avaya-server. Attendant-besturing. Deze status wordt weergegeven wanneer u de trunkgroep bestuurt. Wanneer de trunk wordt bestuurd door een attendant, worden alle uitgaande oproepen die op de trunk zijn geplaatst naar u geleid Uitgave 1 Februari 2003

27 De statusbalk weergeven De statusbalk weergeven De statusbalk wordt weergegeven onder in het venster. De statusbalk geeft u informatie. Het weergavevak bevindt zich aan de linkerzijde van de statusbalk. Standaard wordt aangegeven dat u op F1 kunt drukken voor on line Help. Als u met de cursor over de verschillende onderdelen van het Softconsole-venster schuift, wordt de bijbehorende Help-tip weergegeven in het weergavevak. De Attendant-wachtrij-indicator (AQI) wordt weergegeven aan de rechterzijde van het weergavevak. De indicator geeft aan hoeveel oproepen er in de wachtstand zijn geplaatst. De indicator geeft tevens aan hoeveel minuten en seconden de eerste oproep zich al in de wachtstand bevindt. Indien deze functie is ingesteld, kan door de Attendant-wachtrij-indicator ook via een voortgangsbalk het aantal wachtende oproepen worden weergegeven. De kleur van de voortgangsbalk is donkerblauw. Maar als het waarschuwingslampje Wachtende oproep is ingeschakeld, wordt de balk amberkleurig. Als de Attendant-wachtrij-indicator niet is ingesteld, wordt aan de rechterzijde van het weergavevak tekst weergegeven wanneer er oproepen in de wachtstand zijn geplaatst. Als de waarschuwing Wachtende oproep is ingeschakeld, wordt er tekst weergegeven tegen een amberkleurige achtergrond, rechts van het aantal wachtende oproepen. Op de statusbalk kunnen ook indicators worden weergegeven die overeenkomen met de statuslampjes van de Avaya-server: Alarm geeft aan dat er een probleem is opgetreden. Alarm gemeld geeft aan dat het systeem het opgespoorde probleem heeft gemeld aan de service-organisatie. OPMERKING: Zie hoofdstuk 4 voor meer informatie over alarmmeldingen. Individuele oproepen geeft aan dat één of meer oproepen die naar uw toestel (niet het toestel 0 ) zijn doorverbonden, in de wachtstand zijn geplaatst. Positie beschikbaar geeft aan dat uw toestel oproepen kan ontvangen. Het is mogelijk dat ook de indicator Verbinding niet actief (Afbeelding 1-10) verschijnt om u te waarschuwen dat de verbinding tussen Softconsole en de Avaya-server is verbroken. Afbeelding De indicator Verbinding niet actief Uitgave 1 Februari

28 Introductie Sneltoetsen gebruiken Voor attendants die meestal het toetsenbord van de computer gebruiken bij de oproepafhandeling en het werken met telefoonboek, heeft Softconsole verschillende sneltoetsen en sneltoetscombinaties geprogrammeerd. Wanneer u ALT ingedrukt houdt en tegelijkertijd op de juiste sneltoets drukt, kunt u met een gering aantal toetsaanslagen een groot aantal taken uitvoeren. In tabel Bijlage 1 wordt een overzicht gegeven van de sneltoetsen (en de bijbehorende functietoetsen) in de verschillende gebieden van het Softconsole-venster. Tabel 1-5. Vaste sneltoetsen Gebied Naar Druk op Lijnweergave Toegang tot de lijnweergaven 1 t/m 6. ALT en 1 t/m 6. Menu Actie Een nieuwe oproep starten Een oproep beantwoorden Een oproep doorverbinden Een vergadergesprek opzetten Een oproep toevoegen aan een vergadergesprek Een oproep in de wachtstand plaatsen Een oproep verbreken Annuleren Een vergadergesprek beëindigen F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 Telefoonboek De lijnstatus bekijken (dat wil zeggen: On-Hook, Off-Hook en Send All Calls). Als u de lijnstatus van een toestel wilt bekijken, moet het desbetreffende toestel zijn ingesteld in een Honderdgroep. Uw toepassing openen. ALT en S ALT en M OPMERKING: Functie- en weergavetoetsen, evenals afzonderlijke telefoonboeken en de werkbalk Trunk, kunnen sneltoetsen bevatten die door uw Softconsole-beheerder zijn toegewezen Uitgave 1 Februari 2003

29 Telefoonnummers en alfanumerieke gegevens invoeren Telefoonnummers en alfanumerieke gegevens invoeren Telefoonnummers, toegangscodes voor functies en alfanumerieke gegevens kunt u uitsluitend in Softconsole invoeren met de numerieke toetsen op het toetsenbord van de computer (Afbeelding 1-11). Toetsenbord Num Lock / * Home Pg Up End Pg Dn 0. Ins Del Enter Afbeelding Numerieke toetsen op het toetsenbord van de computer Wanneer u functies van de Avaya-server gebruikt waarbij u alfanumerieke gegevens moet invoeren (zoals de functies Geïntegreerde directory en Automatisch wekken), voert u de alfanumerieke gegevens op dezelfde wijze in via het numerieke toetsenbord als wanneer u de kiestoetsen van uw telefoon gebruikt. Als u bijvoorbeeld A wilt invoeren, drukt u op toets 2 van het numerieke toetsenbord. Gebruik kiestoets 2 op uw telefoon voor het invoeren van de letters A, B en C, kiestoets 3 voor de letters D, E en F, enzovoort. Uitgave 1 Februari

30 Introductie De Softconsole-interface aanpassen U kunt de Softconsole-interface aan uw persoonlijke wensen aanpassen. De wijzigingen die u aanbrengt, kunnen worden opgeslagen zodat u deze telkens ziet wanneer u zich bij Softconsole aanmeldt. De weergave van het Softconsole-venster wijzigen U kunt de grootte van het Softconsole-venster op dezelfde manier aanpassen als een Windows-venster. Naast het wijzigen van de afmetingen en positie van het gehele venster, kunt u ook de eigenschappen van afzonderlijke onderdelen aanpassen. Het gebied Lijnweergave. U kunt de verticale afmetingen van dit gebied aanpassen door te klikken op de desbetreffende rand en deze te verslepen naar een toegestane grootte. DXS/BLF. U kunt het DXS/BLF-gebied in horizontale richting aanpassen en het verkleinen of vergroten door te klikken op de verticale lijn tussen de DXS/BLF en de telefoonboekweergavegebieden en deze te verslepen. U kunt de DXS/BLF-weergave ook verbergen of tonen door de optie Bezet-lampjesveld te selecteren in het menu Beeld. Kiestoetsen. U kunt op de kiestoetsweergave klikken en deze naar een ander gebied slepen (ook buiten het toepassingsvenster). U kunt de kiestoetsweergave ook verbergen door de werkbalkoptie Kiestoetsen in the menu Beeld te selecteren. Werkbalken. U kunt de consoleweergave, weergave- en functiebalken, de werkbalk Trunk en de werkbalk Telefoonboek verplaatsen. U kunt deze zelfs verplaatsen tot buiten het toepassingsvenster. Tekstvak weergeven. U kunt de weergave van berichten van de Avaya-server (bijvoorbeeld informatie over de Geïntegreerde Directory) in- en uitschakelen op de werkbalk Berichten weergeven, die zich boven in het Softconsole-venster bevindt. Als u de weergave van berichten wilt uitschakelen, selecteert u de optie Werkbalk Berichten weergeven in het menu Beeld. Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen wanneer u uw Softconsole-sessie beëindigt. Wanneer u zich opnieuw aanmeldt bij Softconsole, verschijnt het venster in de opgeslagen weergave. Als u niet wilt dat wijzigingen worden opgeslagen, selecteert u de optie Standaardweergave herstellen in het menu Beeld om terug te keren naar de standaardweergave van het Softconsole-venster. OPMERKING: Als het niet is vereist dat u zich aanmeldt bij Softconsole, wordt de laatst opgeslagen vensterweergave weergegeven als u aan een nieuwe Softconsole-sessie begint Uitgave 1 Februari 2003

31 De Softconsole-interface aanpassen Vooraf gedefinieerde systeeminstellingen wijzigen U kunt bepaalde Softconsole-instellingen wijzigen die door de Softconsole-beheerder zijn geprogrammeerd. Als een afzonderlijk gebruikersprofiel voor u is gedefinieerd, worden deze wijzigingen automatisch opgeslagen zodat u ze telkens ziet wanneer u zich aanmeldt: Automatisch doorverbinden. Als u deze functie wilt uitschakelen om oproepen aan te kondigen voordat u deze doorverbindt, selecteert u de optie Systeeminstellingen in het menu Beeld. Schakel de functie Automatisch doorverbinden uit in het dialoogvenster dat wordt weergegeven. Klik vervolgens op de knop OK. Weergave tweede partij gebruiken. De informatie in Weergave tweede partij verschijnt in het derde gedeelte van de lijnweergave wanneer u een oproep ontvangt van een toestel waarop de functie Send All Calls is ingeschakeld. (Zie Afbeelding 1-9 op pagina 1-14.) De functie Send All Calls moet op de server zijn ingesteld voor verzending van alle oproepen naar de attendant. Als u de Weergave tweede partij instelt op Aanvrager, verschijnt de naam van de oproepende partij in het derde gedeelte van de lijnweergave. Als u de Weergave tweede partij instelt op Doorschakelingspunt, verschijnt de naam van de opgeroepen partij (als deze de functie Send All Calls heeft ingeschakeld) in het derde gedeelte van de lijnweergave. Als u de huidige instelling wilt wijzigen, selecteert u de optie Systeeminstellingen in het menu Beeld. In het dialoogvenster dat wordt weergegeven, selecteert u de juiste instellingen voor Weergave tweede partij gebruiken. Klik vervolgens op de knop OK. Audio-onderdelen aanpassen Afhankelijk van de gebruikte Softconsole-modus (IP of DCP) kunt u het volume en de audiokwaliteit aanpassen van de headsets, microfoons en luidsprekers die u gebruikt bij uw Softconsole-computer. Volumeregelaar voor DCP-modus (CallMaster VI) Wanneer u een CallMaster VI-systeem gebruikt, wordt een extra werkbalk in het Softconsole-venster weergegeven. Deze werkbalk bevat een schuifbalkregelaar waarmee u het volume van het inkomende geluid in Softconsole kunt aanpassen. U kunt kiezen uit acht instellingen en uw voorkeursinstelling opslaan in Softconsole. Afbeelding Werkbalk Volumeregeling voor DCP-modus Uitgave 1 Februari

32 Introductie Volumeregeling voor IP-modus Als u werkt in de IP-modus, kunt u het volume aanpassen en de werking van de headset controleren met behulp van de audio-opties of de wizard Afstemming. U kunt deze opties inschakelen via de optie Geluid in het menu Beeld of met de werkbalken Geluidsregeling en Geluidsinstellingen. Werkbalk Geluidsregeling Met de werkbalk Geluidsregeling kunt u: het geluid van uw microfoon uitschakelen het dialoogvenster Audiomonitor openen en de audiostatusinformatie weergeven het geluid van de luidspreker in uw headset uitschakelen verzending forceren, waardoor alleen u kunt spreken (de andere partij kan alleen luisteren) Afbeelding 1-13 laat de werkbalk Geluidsregeling zien. Afbeelding Werkbalk Geluidsregeling OPMERKING: De werkbalk Geluidsregeling is alleen ingeschakeld wanneer u Avaya Softconsole in IP-modus in de Road Warrior-configuratie (spraak-via-ip-modus) gebruikt. Werkbalk Geluidsinstellingen Met de werkbalk geluidsinstellingen kunt u: de geluidsopties voor Avaya iclarity IP Audio aanpassen de luidsprekers van de headset uitschakelen het volume van de luidsprekers aanpassen aangeven of u uw stem in uw headset wilt horen de microfoon van de headset uitschakelen het volume van de microfoon aanpassen de bel uitschakelen het volume van de bel aanpassen aangeven of u de bel door uw interne pc-luidspreker wilt laten klinken de wizard Afstemming uitvoeren die u helpt bij het configureren van Avaya iclarity IP Audio 1-24 Uitgave 1 Februari 2003

33 De Softconsole-interface aanpassen Afbeelding 1-14 laat de werkbalk Geluidsinstellingen zien. Afbeelding Werkbalk Geluidsinstellingen OPMERKING: De werkbalk Geluidsinstellingen is uitsluitend ingeschakeld wanneer u Avaya Softconsole gebruikt in de IP-modus in de Road Warrior-configuratie (spraak-via-ip-modus). De microfoon uitschakelen De microfoon van de headset uitschakelen: 1. Controleer of de microfoon is ingeschakeld. 2. Klik op de werkbalk Geluidsregeling op de knop Microfoon. Het geluid van de microfoon wordt uitgeschakeld. Als u de functie Uitschakelen wilt deactiveren, klikt u opnieuw op de knop Microfoon. Het microfoonvolume aanpassen Het microfoonvolume van de headset aanpassen: 1. Controleer of de microfoon is ingeschakeld. 2. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 3. In het gebied Record kunt u de schuifbalk verschuiven om het volume van de microfoon aan te passen. (Wanneer u de schuifbalk naar rechts schuift, neemt het volume van de microfoon toe.) 4. Klik op Sluiten. De luidsprekers uitschakelen De luidsprekers (van de headset) uitschakelen: 1. Controleer of de luidsprekers zijn ingeschakeld. 2. Klik op de werkbalk Geluidsregeling op de knop Luidspreker. De luidsprekers zijn uitgeschakeld. Als u de functie Uitschakelen wilt deactiveren, klikt u opnieuw op de knop Luidspreker. Uitgave 1 Februari

34 Introductie Het luidsprekervolume aanpassen De luidsprekers (van de headset) aanpassen: 1. Controleer of de luidsprekers zijn ingeschakeld. 2. Klik op de werkbalk op de knop Volume-instellingen. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 3. In het gebied Afspelen kunt u de schuifbalk verschuiven om het volume van de luidsprekers aan te passen. (Wanneer u de schuifbalk naar rechts schuift, neemt het volume van de luidsprekers toe.) 4. Klik op Sluiten. De bel uitschakelen De bel voor inkomende oproepen uitschakelen: 1. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 2. Schakel in het gebied Beltoon het selectievakje Uitschakelen in. 3. Klik op Sluiten. Het belvolume aanpassen De bel voor inkomende oproepen aanpassen: 1. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 2. In het gebied Beltoon kunt u de schuifbalk verschuiven om het volume van de bel aan te passen. (Wanneer u de schuifbalk naar rechts schuift, neemt het volume van de bel toe.) 3. Klik op Sluiten. De beltoon via de interne pc-luidspreker afspelen De beltoon via de interne pc-luidspreker afspelen: 1. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 2. Schakel in het gebied Beltoon het selectievakje Beltoon ook door de interne pc-luidspreker afspelen in. 3. Klik op Sluiten Uitgave 1 Februari 2003

35 De Softconsole-interface aanpassen Uw stem in de headset horen terwijl u spreekt Uw stem in de headset horen terwijl u spreekt: 1. Klik op de werkbalk Geluidsinstellingen op de knop Volume. Het dialoogvenster Volume- en belinstellingen wordt weergegeven. 2. Schakel in het gebied Afspelen het selectievakje Mijn stem in de hoofdtelefoon horen in. 3. Klik op Sluiten. Uitgave 1 Februari

36 Introductie Softconsole openen In de onderstaande beschrijving wordt uitgelegd hoe u een Softconsole-sessie kunt starten en afsluiten. Welke procedure u gebruikt, is afhankelijk van hoe Softconsole is geconfigureerd. Uw Softconsole-beheerder is verantwoordelijk voor het verstrekken van een aanmeldingsnaam en -wachtwoord (als deze zijn vereist). Een Softconsole-sessie starten Een Softconsole-sessie starten: 1. Voer een van de volgende stappen uit: Dubbelklik op het Softconsole-pictogram op uw bureaublad. Selecteer in het menu Start de optie 3URJUDPPDV! $ YD\ D! $ YD\ D 6RIWFRQVROH! $ YD\ D6RIWFRQVROH. Als u geen aanmeldingsnaam of -wachtwoord hoeft in te voeren, wordt het Softconsole-venster weergegeven. Anders gaat u door met stap Voer uw aanmeldingsnaam en -wachtwoord in (indien van toepassing). 3. Druk op ( 17(5 of klik op de knop 2.. OPMERKING: Als u werkt in de IP-modus, moet u zich aanmelden bij de server voordat u Softconsole kunt gebruiken. Zie Aanmelden in IP-modus op pagina Uzelf bij Softconsole identificeren Wanneer een andere attendant aan uw computer in een Softconsole-sessie heeft gewerkt, moet u uzelf identificeren bij Softconsole voordat u aan een sessie kunt beginnen. Uzelf identificeren bij Softconsole: 1. Klik in het menu Bestand op Aanmelding attendant om het dialoogvenster Aanmelding attendant van Softconsole weer te geven. 2. Voer uw aanmeldingsnaam en -wachtwoord in. 3. Druk op ENTER of klik op de knop OK. OPMERKING: Wanneer u uw aanmeldingsgegevens bent vergeten, kunt u maximaal drie keer proberen de juiste gegevens in te voeren. Wanneer u problemen hebt met het aanmelden, kunt u contact opnemen met uw Softconsole-beheerder Uitgave 1 Februari 2003