Avaya Softconsole Release 1.5 Snelzoekgids

Transcriptie

1 Avaya Softconsole Release 1.5 Snelzoekgids NL Uitgave 1 Februari 2003

2 Copyright 2003, Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden Gedrukt in de V.S. Kennisgeving. Er is veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit boek ten tijde van publicatie volledig en correct was. Desondanks kan Avaya niet verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele fouten. Wijzigingen en correcties in de informatie in dit document kunnen worden opgenomen in toekomstige versies van het boek. Uw verantwoordelijkheid voor de beveiliging van uw systeem. Fraude met telefoonkosten betekent onbevoegd gebruik van uw telecommunicatiesysteem door een onbevoegde partij, dat wil zeggen: door anderen dan werknemers van uw bedrijf, agenten, uitzendkrachten of personen die namens uw bedrijf optreden. Houd rekening met het risico van fraude met telefoonkosten binnen uw telecommunicatiesysteem. Mocht een dergelijke fraude plaatsvinden, dan kan dit leiden tot aanzienlijke extra kosten voor telecommunicatiediensten. U en uw systeembeheerder zijn verantwoordelijk voor de beveiliging van uw systeem, zoals een dusdanige programmering en configuratie van uw apparatuur dat onbevoegd gebruik wordt voorkomen. De systeembeheerder is eveneens verantwoordelijk voor het lezen van alle documenten op het gebied van installatie, instructie en systeembeheer die bij dit product worden geleverd, zodat de functionaliteiten die het risico van fraude met telefoonkosten kunnen bewerkstelligen volledig worden begrepen en de noodzakelijke stappen kunnen worden genomen om dit risico tot een minimum te beperken. Avaya geeft geen garantie dat dit product is beschermd tegen onbevoegd gebruik van openbare telecommunicatiediensten of -faciliteiten die hiertoe toegang bieden of hiermee zijn verbonden, noch dat dit product dergelijk misbruik kan voorkomen. Avaya is niet aansprakelijk voor kosten die voortkomen uit dergelijk onbevoegd gebruik. Acties van Avaya bij fraude Als u vermoedt dat u het slachtoffer bent van fraude met telefoonkosten en u technische ondersteuning of hulp wenst, kunt u contact opnemen met de leverancier waarbij u het onderhoudscontract voor de apparatuur hebt aangeschaft. Neem contact op met uw leverancier van binnenlandse telefoniediensten indien u fraude met telefoonkosten wilt melden met betrekking tot een openbare telefoon. Garantie. Avaya biedt een beperkte garantie met betrekking tot dit product. Raadpleeg de bijgeleverde kaart Limited use Software License Agreement. Merken. Softconsole is een merk van Avaya, Inc. Andere producten en merknamen zijn merken van hun respectieve eigenaren. Alle rechten voorbehouden.

3 Inhoud Aanmelden en afsluiten 1 Een Softconsole-sessie starten 1 Uzelf bij Softconsole identificeren 2 Een Softconsole-sessie afsluiten 2 Aanmelding bij de IP-modus 2 IP-modus afmelden 3 Assistentie 3 Het belangrijkste over het afhandelen van oproepen 4 Overzicht sneltoetsen 4 Een oproep beantwoorden 5 Een specifiek toestel bellen 5 Een buitenlijn bellen 6 Een tweede oproep plaatsen (automatische wachtstand) 6 Een tweede oproep plaatsen 6 De huidige oproep in de wachtstand plaatsen 7 Een oproep vrijgeven 7 Oproepen uit de wachtstand halen 7 Opmerkingen invoeren voor een oproep 7 Vergadergesprekken 8 Een vergadergesprek instellen 8 Een vergadergesprek verlaten 8 Een vergadergesprek beëindigen 8 Gesprekken doorverbinden 9 Een binnenkomend gesprek doorverbinden (automatisch doorverbinden) 9 Automatisch doorverbinden uitschakelen voor het huidige gesprek 9 Een binnenkomend gesprek doorverbinden (bewaakt) 9 Uitgave 1, februari 2003 iii

4 Inhoud Het Softconsole-telefoonboek gebruiken 10 Een telefoonboek selecteren 10 Gegevens opzoeken in het telefoonboek 10 Een item aan het telefoonboek toevoegen 11 Gegevens in het telefoonboek wijzigen 11 Een item uit het telefoonboek verwijderen 11 Een gedetailleerde weergave van telefoonboekitems bekijken 12 Notities maken in een telefoonboekitem 12 Het telefoonboek gebruiken om een oproep te plaatsen 12 Het telefoonboek gebruiken om te verzenden 13 De lijnstatus voor een geselecteerd item weergeven 13 iv Uitgave 1, februari 2003

5 Snelzoekgids Aanmelden en afsluiten In dit boekje vindt u basisinstructies voor het gebruik van release 1.5 van Avaya Softconsole. Als u meer informatie wilt, of als u informatie wilt over het gebruik van de Softconsole-toepassing in CAS (Centralized Attendant Service)- en DCS (Distributed Communications Systems)-omgevingen of over alternatieve configuraties, kunt u hiervoor de Avaya Softconsole Release 1.5 Attendant s Guide raadplegen. U kunt Softconsole aan de hand van de volgende procedures openen. Neem contact op met de systeembeheerder om te bepalen welke van deze aanmeldingsprocedures u dient te gebruiken. Een Softconsole-sessie starten 1. Voer een van de volgende stappen uit: In het venster Bureaublad dubbelklikt u op het Softconsole-pictogram. Selecteer Programma s>avaya>avaya Softconsole>Avaya Softconsole in het menu Start. Als u geen aanmeldingsnaam of wachtwoord hoeft in te voeren, wordt het Softconsole-venster weergegeven. Ga anders naar stap Voer uw aanmeldingsnaam en wachtwoord in (indien van toepassing). 3. Druk op ENTER of klik op OK. OPMERKING: Als in de IP-modus (Internet Protocol) werkt, moet u zich daarnaast bij de server aanmelden voordat u Softconsole kunt gebruiken. Zie Aanmelding bij de IP-modus op pagina 2. Uitgave 1, februari

6 Snelzoekgids Uzelf bij Softconsole identificeren Wanneer een andere attendant aan uw computer in een Softconsole-sessie heeft gewerkt, moet u uzelf identificeren bij Softconsole voordat u aan een sessie kunt beginnen. 1. Klik in het menu Bestand op Attendant-aanmelding voor een weergave van het dialoogvenster Aanmelding. 2. Voer uw aanmeldingsnaam en wachtwoord in. 3. Druk op ENTER of klik op OK. Een Softconsole-sessie afsluiten 1. Zorg ervoor dat er geen oproepen in de console worden weergegeven. 2. Kies Afsluiten in het menu Bestand. Als u in de IP-modus werkt, wordt u automatisch afgemeld bij de server. OPMERKING: Als de console actieve oproepen detecteert, wordt een waarschuwingsvenster weergegeven. Klik in het dialoogvenster op Annuleren om terug te gaan naar uw Softconsole-sessie zonder de oproepen te verbreken. Aanmelding bij de IP-modus Wanneer u in een IP-modus werkt, moet u zich aanmelden bij de server. Als u niet bij de server bent aangemeld, kunt u geen oproepen afhandelen via Softconsole. 1. Start Softconsole volgens de procedure in Een Softconsole-sessie starten op pagina 1. Als het dialoogvenster Aanmelding niet wordt weergegeven, selecteert u Aanmelden>Aanmelden in het menu Bestand. 2. Voer in het dialoogvenster Aanmelding de volgende gegevens in: het aan u toegewezen toestel uw wachtwoord of u de Road Warrior-configuratie (Voice over IP) of de Telecommuter-configuratie wilt gebruiken het adres van de server de instelling voor de bandbreedte (alleen bij de configuratie Road Warrior) het telefoonnummer van de telefoon die u tijdens een oproep gebruikt om met de andere partij te spreken (alleen bij de Telecommuter-configuratie) 3. Als u wilt dat de toepassing uw wachtwoord opslaat voor de volgende keer dat u zich bij de server aanmeldt, kunt u het selectievakje Wachtwoord opslaan voor volgende aanmeldingssessie inschakelen. 2 Uitgave 1, februari 2003

7 Aanmelden en afsluiten 4. Als u wilt dat de toepassing automatisch bij de server wordt aangemeld als u Softconsole de volgende keer opstart, moet u het selectievakje Zo mogelijk automatisch aanmelden bij opnieuw starten toepassing inschakelen. 5. Klik op Aanmelden. OPMERKING: Afhankelijk van uw configuratie kan er een extra dialoogvenster worden weergegeven waarin u wordt gevraagd de verbinding te controleren door het plaatsten van een testoproep. Klik op OK en plaats vervolgens een testoproep. IP-modus afmelden Afmelden bij de server in IP-modus zonder Softconsole te sluiten: 1. Zorg ervoor dat er geen oproepen in de console worden weergegeven. 2. Kies Aanmelden in het menu Bestand. Er wordt een submenu weergegeven. 3. Klik op Afmelden. OPMERKING: Als de console actieve oproepen detecteert, wordt een waarschuwingsvenster weergegeven. Klik op Annuleren om naar uw Softconsole-sessie terug te gaan zonder de oproepen te verbreken. Assistentie Druk op F1 als u onmiddellijk on line assistentie nodig hebt. Uitgave 1, februari

8 Snelzoekgids Het belangrijkste over het afhandelen van oproepen Overzicht sneltoetsen Sneltoetsen zijn specifieke toetsencombinaties die uw Softconsole-beheerder kan programmeren voor specifieke opties van werkbalken en menu s. U kunt bijvoorbeeld naar een geselecteerd item uit de telefoonlijst verzenden door op ALT-M te drukken. Als voor uw Softconsole sneltoetsen zijn geprogrammeerd, kunt u bij de procedures in dit boekje je juiste sneltoets invullen. Het kan nuttig zijn de extra sneltoetsen die voor uw systeem zijn geprogrammeerd, bij te houden in de onderstaande tabel. Sneltoets F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 ALT-M ALT-S ALT-1 tot en met ALT-6 Toegewezen functie Een nieuwe oproep starten Een oproep beantwoorden Een oproep doorverbinden Een oproep in een vergadergesprek omzetten Een oproep aan een vergadergesprek toevoegen Een oproep in de wachtstand plaatsen Een oproep afbreken Annuleren Een vergadergesprek beëindigen Uw toepassing openen De lijnstatus van een geselecteerd telefoonboekitem weergeven Maken het mogelijk rechtstreeks via het toetsenbord specifieke oproepen te selecteren 4 Uitgave 1, februari 2003

9 Het belangrijkste over het afhandelen van oproepen Een oproep beantwoorden 1. Voer een van de volgende handelingen uit: Als de oproep wordt omgeven door een rood kader, drukt u op F4 (beantwoorden). Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van het gewenste oproepblok. Klik in een willekeurig deel van het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een notitiegebied. 2. Beantwoord de oproep. OPMERKING: U kunt een tweede optoep beantwoorden door op F8 (wachtstand) te drukken om het huidige gesprek in de wachtstand te plaatsen. Volg daarna stap 1 en 2. Een specifiek toestel bellen 1. Voer een van de volgende handelingen uit: Druk op F3 (nieuw). Voer het toestelnummer in. Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. Voer het toestelnummer in. Klik ergens in het gebied Lijnweergave, behalve op een informatieknop of in een opmerkingengebied. Voer het toestelnummer in. Klik met de linkermuisknop op het veld voor directe toestelselectie/het Bezet-lampjesveld (DXS/BLF-veld) dat met het toestel overeenkomt Zoek het toestel op in de juiste Softconsole-telefoonlijst. Druk op ENTER om het toestel te kiezen dat bij het geselecteerde item hoort. 2. Als het toestel bezet is of niet wordt beantwoord, drukt u op F9 (vrijgeven) en probeert u het op een later tijdstip opnieuw. Uitgave 1, februari

10 Snelzoekgids Een buitenlijn bellen 1. Voer een van de volgende handelingen uit: Druk op F3 (nieuw). Voer het nummer in dat nodig is om een buitenlijn te krijgen. Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. Voer het nummer in dat nodig is om een buitenlijn te krijgen. Klik op gewenste Trunk Group Select (Trunkgroep selecteren)-knop (of selecteer de trunkgroep in het menu Trunk). 2. Voer het telefoonnummer in zodra u de kiestoon hoort. 3. Als het telefoonnummer bezet is of als er niet wordt geantwoord, drukt u op F9 (vrijgeven) en probeert u het op een later tijdstip opnieuw. Een tweede oproep plaatsen (automatische wachtstand) Een tweede oproep plaatsen terwijl er al een andere oproep actief is (wanneer op uw Avaya-server een automatische wachtstand beschikbaar is): 1. Voer een van de volgende handelingen uit: Druk op F4 (beantwoorden) om de volgende beschikbare oproep te selecteren. Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van een vrije lijn. Klik in een willekeurig deel van een beschikbaar lijnweergavegebied, behalve op een informatieknop of in een notitiegebied. 2. Kies het toestelnummer of het telefoonnummer (inclusief het toegangsnummer voor een buitenlijn). 3. Als de gebelde partij bezet is of als er niet wordt geantwoord, drukt u op F9 (vrijgeven) en probeert u het op een later tijdstip opnieuw. Een tweede oproep plaatsen Een tweede oproep plaatsen terwijl er al een andere oproep actief is (wanneer op uw Avaya-server geen automatische wachtstand beschikbaar is): 1. Druk op F8 (wachtstand) om het huidige gesprek in de wachtstand te plaatsen. 2. Selecteer een beschikbare lijn. 3. Kies het telefoonnummer (inclusief het toegangsnummer voor een buitenlijn). 4. Als de gebelde partij bezet is of als er niet wordt geantwoord, drukt u op F9 (vrijgeven) en probeert u het op een later tijdstip opnieuw. 6 Uitgave 1, februari 2003

11 Het belangrijkste over het afhandelen van oproepen De huidige oproep in de wachtstand plaatsen Druk op F8 (wachtstand) om de huidige oproep in de wachtstand te plaatsen. Een oproep vrijgeven Druk op F9 (vrijgeven) om de huidige oproep vrij te geven. Oproepen uit de wachtstand halen Ga op een van de volgende manieren te werk om een oproep uit de wachtstand te halen: Druk op F4 (beantwoorden) terwijl de oproep is geselecteerd. Druk op ALT en het nummer (1 tot en met 6) van het gewenste oproepblok. Klik ergens in het bijbehorende lijnweergavegebied, behalve op een informatieknop of in een opmerkingengebied. Opmerkingen invoeren voor een oproep Tijdelijke notities maken terwijl een oproep actief is: 1. Klik in het opmerkingengebied van het oproepblok. 2. Gebruik het toetsenbord om een opmerking in te voeren over de huidige oproep. De opmerking blijft staan tot u deze verwijdert of tot u de oproep vrijgeeft. 3. Voer een van de volgende handelingen uit om het opmerkingengebied te verlaten: Klik buiten het opmerkingengebied in het oproepblok. Klik op een functie, trunk of groep met honderdtallen. Selecteer een nieuwe telefoonlijst. Uitgave 1, februari

12 Snelzoekgids Vergadergesprekken Een vergadergesprek instellen OPMERKING: De functie voor Attendant-vergadergesprekken is niet beschikbaar in de CAS-omgeving. 1. Beantwoord of plaats de oproep die in een vergadergesprek met maximaal vijf partijen zal worden omgezet. 2. Druk op F6 (vergadergesprek). 3. Kies het toestelnummer of het telefoonnummer (inclusief het toegangsnummer voor een buitenlijn). 4. Voer een van de volgende handelingen uit: Als de gebelde partij heeft geantwoord en aan het vergadergesprek wil deelnemen, drukt u op F7 (toevoegen). Als de gebelde partij niet heeft geantwoord of niet aan het vergadergesprek wil deelnemen, drukt u op F10 (annuleren). Een vergadergesprek verlaten U kunt een vergadergesprek verlaten zonder dat dit van invloed is op de andere partijen in de verbinding. Klik hiervoor op F9 (vrijgeven). Een vergadergesprek beëindigen Een vergadergesprek voor alle verbonden partijen beëindigen: 1. Druk op F11 (einde vergadergesprek) op het oproepblok dat bij het vergadergesprek hoort. 2. Druk op ENTER of klik op OK zodra u daarom via een dialoogvenster wordt gevraagd. 8 Uitgave 1, februari 2003

13 Gesprekken doorverbinden Gesprekken doorverbinden Een binnenkomend gesprek doorverbinden (automatisch doorverbinden) U kunt deze methode alleen gebruiken wanneer de functie voor automatisch doorverbinden voor uw Softconsole is ingesteld: 1. Beantwoord de binnenkomende oproep en druk op F5 (doorverbinden). 2. Kies het toestelnummer. Gebruik hiervoor het toetsenblok, DXS/BLF of de Softconsole-telefoonlijst. Automatisch doorverbinden uitschakelen voor het huidige gesprek De functie voor automatisch doorverbinden uitschakelen voor het huidige gesprek, zodat u de oproep kunt aankondigen: Druk op SHIFT terwijl u het nummer kiest op het toetsenblok. Druk op SHIFT-ENTER terwijl u het nummer kiest vanuit de Softconsole-telefoonlijst. Druk op SHIFT en klik terwijl u vanuit het Bezet-lampjesveld kiest. Een binnenkomend gesprek doorverbinden (bewaakt) 1. Beantwoord de binnenkomende oproep en druk op F5 (doorverbinden). 2. Kies het toestelnummer. Gebruik hiervoor het toetsenblok, DXS/BLF of het telefoonnummer (inclusief het nummer voor een buitenlijn). 3. Kondig de oproep aan wanneer er wordt opgenomen. 4. Voer een van de volgende handelingen uit: Druk op F9 (vrijgeven) als de gebelde partij het gesprek aanneemt. Als de gebelde partij het gesprek weigert, drukt u op F10 (annuleren) om opnieuw een verbinding te maken met de beller. Neem zo nodig een bericht aan en druk op F9 (vrijgeven). Als de lijn bezet is of als niemand antwoordt, drukt u op F10 (annuleren) om opnieuw een verbinding te maken met de beller. Neem zo nodig een bericht aan en druk op F9 (vrijgeven). Uitgave 1, februari

14 Snelzoekgids Het Softconsole-telefoonboek gebruiken Een telefoonboek selecteren Uw Softconsole-beheerder wijst bepaalde rechten aan u toe. Het is van deze rechten afhankelijk welke telefoonboeken u kunt openen en welke activiteiten u in een telefoonboek kunt uitvoeren. Als u over meer dan één telefoonboek beschikt, wordt in het telefoonboekvenster het pictogram dat met het actieve telefoonboek overeenkomt, gemarkeerd weergegeven. Daarnaast verschijnt een vinkje naast de bijbehorende telefoonboeknaam in het menu Telefoonboek. U kiest een ander telefoonboek door gelijktijdig op ALT te drukken en op de toets die bij de gewenste telefoonboeknaam hoort. U kunt ook op het pictogram klikken dat bij het telefoonboek hoort. Gegevens opzoeken in het telefoonboek 1. Klik in het vak Zoeken op op de veldnaam die overeenkomt met het type zoekactie dat u wilt uitvoeren. 2. Typ in het vak Zoeken naar de tekst waarnaar u wilt zoeken. OPMERKING: Als u een LDAP-weergave gebruikt, wordt de knop Zoeken weergegeven wanneer u gegevens typt in het vak Zoeken naar. De knop Zoeken geeft aan dat de snelzoekmodus van Softconsole in gebruik is. Wanneer u een LDAP-weergave opent, komt Softconsole automatisch in de snelzoekmodus. Klik op Zoeken om de zoekactie te starten. De eerste record wordt weergegeven die voldoet aan de zoekgegevens die u tot nu toe hebt ingevoerd. U kunt een reeds gestarte zoekactie (met andere woorden, de knop Zoeken wordt weergegeven) annuleren door op de schuifbalk te klikken of een record te selecteren. 3. Klik op het gewenste item als er meer dan één item als mogelijke match wordt weergegeven. 10 Uitgave 1, februari 2003

15 Het Softconsole-telefoonboek gebruiken Een item aan het telefoonboek toevoegen 1. Voer een van de volgende handelingen uit Kies Toevoegen in het menu Telefoonboek. Klik op de knop Toevoegen van de werkbalk van het telefoonboek. 2. Typ de gegevens voor het eerste veld in het dialoogvenster Directory-item toevoegen. 3. Druk op TAB om naar het volgende veld te gaan. 4. Druk op ENTER of klik op OK wanneer in alle velden gegevens hebt ingevoerd voor deze nieuwe record. Gegevens in het telefoonboek wijzigen 1. Zoek het item dat u wilt wijzigen. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: Kies Wijzigen in het menu Telefoonboek. Klik op de knop Wijzigen van de werkbalk van het telefoonboek. 3. Wijzig de benodigde gegevens in het dialoogvenster Directory-item wijzigen. 4. Druk op ENTER of klik op OK om de wijzigingen op te slaan. Een item uit het telefoonboek verwijderen 1. Zoek het item dat u wilt verwijderen. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: Kies Verwijderen in het menu Telefoonboek. Klik op de knop Verwijderen van de werkbalk van het telefoonboek. 3. Er verschijnt een waarschuwingsvenster. Druk hier op ENTER of klik op Ja om te bevestigen dat u dit item wilt verwijderen. Uitgave 1, februari

16 Snelzoekgids Een gedetailleerde weergave van telefoonboekitems bekijken Een gedetailleerde weergave openen van gemarkeerde telefoonboekitems: 1. Voer een van de volgende handelingen uit: Kies Details weergeven in het menu Telefoonboek. Klik op de knop Details weergeven van de werkbalk van het telefoonboek. De detailweergave (met daarin alle gegevens die aan een item zijn gekoppeld) verschijnt in het onderste deel van het telefoonboekvenster. Als u de nummers kunt bellen die aan een van de weergegeven velden zijn verbonden, verschijnt rechts naast dat veld een snelkeuzeknop. 2. U kunt de detailweergave verbergen door opnieuw op Details weergeven te klikken. Notities maken in een telefoonboekitem 1. Zoek het item waarvoor u een notitie wilt toevoegen. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: Kies Wijzigen in het menu Telefoonboek. Klik op de knop Wijzigen van de werkbalk van het telefoonboek. 3. Gebruik de muis of de toets TAB om in het dialoogvenster Directory-item wijzigen naar het opmerkingengebied te gaan. 4. Typ de benodigde gegevens in het opmerkingengebied. 5. Klik op OK om de notitie op te slaan. Het telefoonboek gebruiken om een oproep te plaatsen U kunt alleen rechtstreeks vanuit het Softconsole-telefoonboek een oproep plaatsen als er geen ander gesprek actief is op de Softconsole. 1. Zoek de persoon op die in het Softconsole-telefoonboek staat. 2. Selecteer het telefoonboekitem en voer een van de volgende handelingen uit om de oproep te plaatsen: Druk op ENTER. Dubbelklik op de geselecteerde record. Klik op Kiezen in het detailweergavegebied. 3. Als de gebelde partij bezet is of als er niet wordt geantwoord, drukt u op F9 (vrijgeven) en probeert u het op een later tijdstip opnieuw. 12 Uitgave 1, februari 2003

17 Het Softconsole-telefoonboek gebruiken Het telefoonboek gebruiken om te verzenden 1. Zoek het item voor de persoon waaraan u wilt verzenden. 2. Voer een van de volgende handelingen uit om het programma van uw computer te activeren: Druk op ALT-M. Kies zenden in het menu Telefoonboek. 3. Typ het bericht in het hoofdvenster. OPMERKING: Als het telefoonboekitem een geldig adres bevat, wordt dit adres automatisch ingevoerd in het veld Aan van het venster. Voer zelf het adres in als voor het item geen adres is opgeslagen in het telefoonboek. 4. Klik op Zenden om dit bericht te verzenden. De lijnstatus voor een geselecteerd item weergeven Wanneer u een telefoonboekitem voor een toestel weergeeft, kunt u de lijnstatus voor dit toestel weergeven door op ALT-S te drukken. De achtergrondkleur van het weergegeven telefoonboekitem wordt aangepast aan de kleur in het Bezet-lampjesveld dat overeenkomt met dit toestel. Uitgave 1, februari

18 Snelzoekgids 14 Uitgave 1, februari 2003