KLANTEN- EN SERVICECENTRUM ICTS. Polycom CX600. handleiding

Transcriptie

1 KLANTEN- EN SERVICECENTRUM ICTS Polycom CX600 handleiding oktober 2012

2

3 Inhoud 1 Inleiding Voordelen Nadelen Aanmelden Via een USB-kabel op een pc waarop Lync geïnstalleerd is Via het telefoontoestel zelf Een pincode instellen Bespreking van de knoppen op het toestel Een oproep plaatsen Bellen vanuit het scherm met contactpersonen van de telefoon Met het toetsenblok zoeken naar een contactpersoon Bellen vanuit Lync op uw computer Een visitekaartje bekijken Een oproep ontvangen De schermtoetsen en functies voor oproepen gebruiken Oproeplogboeken bekijken Voic beluisteren Meerdere oproepen beheren Een gesprek in de wacht zetten Een tweede oproep beantwoorden wanneer je in gesprek bent Schakelen tussen oproepen Een nieuwe oproep plaatsen en de actieve oproep in de wacht zetten Een oproep beëindigen Een oproep doorsturen naar een telefonische vergadering Een oproep doorverbinden Een oproep direct naar iemand anders doorverbinden Met iemand overleggen voordat je een oproep doorverbindt Een oproep doorverbinden naar een parkeerplaats Een oproep doorverbinden naar een mobiele telefoon Deelnemen aan een vergadering uit de agenda Toegang tot de telefooninstellingen en de Help Het menu Instellingen De algemene Help-onderwerpen voor de telefoon raadplegen Contextgevoelige Help voor een bepaald scherm openen De telefoon resetten INHOUD 3

4

5 1 Inleiding De Polycom CX600 is een hardphone. Hardphones zijn toestellen die geen softphone/lync-client nodig hebben. De CX600 kan, indien gewenst, met de Lync-client op pc gecombineerd worden door middel van een extra USB-kabel. Het voordeel van deze combinatie is dat u kunt kiezen op welke manier u uw oproepen wenst te beantwoorden en bovendien beschikt u nog over de Lyncfunctionaliteiten zoals chatten, toepassingen delen Voordelen Indien de computer met de softclient niet opgestart is, kan u toch nog bellen of gebeld worden Integratie met de agenda van Outlook (eenvoudig opstarten van onlinevergadering) Toegang tot het adresboek Geschiedenis van uw oproepen Toegang tot voic + indicatielampje brandt van zodra u een voic bericht hebt ontvangen Het toestel bevat twee Ethernet poorten 1.2 Nadelen Bij eerste gebruik is aanloggen noodzakelijk Geen chatberichten versturen of ontvangen via het toestel Niet mobiel (t.o.v. hoofdtelefoon) Kostprijs INLEIDING 5

6 2 Aanmelden 2.1 Via een USB-kabel op een pc waarop Lync geïnstalleerd is U kan als volgt aanmelden op het Polycom CX600-toestel vanop uw pc. 1. Sluit de bijgeleverde USB-kabel aan op een vrije USB-poort van uw pc. 2. Nadat de driver van het toestel geïnstalleerd is, verschijnt op uw pc een aanmeldscherm: 3. Vul uw Lync-account in. Dit is in de vorm voornaam.achternaam@kuleuven.be. Vul tevens uw gebruikersnaam (LUNA\u-nummer) en bijbehorend wachtwoord in. 4. Klik op OK. Hierna meldt het telefoontoestel zichzelf aan. Als dit gelukt is, krijgt u volgende boodschap: Gefeliciteerd, de installatie is voltooid. 5. Nu kunt u het installatieproces verder afwerken op het telefoontoestel door nog een aantal voorkeuren in te stellen zoals tijdzone, datumnotatie, tijdnotatie en beltoon. 2.2 Via het telefoontoestel zelf 1. Op het telefoontoestel krijgt u een scherm met hierop de melding: Voer uw toestel- of telefoonnummer in: Vul de laatste 5 cijfers van uw telefoonnummer in. Uw telefoonnummer vindt u terug op de wie-iswie pagina. Klik op Volgende. 2. Vul uw pincode in (zie 2.3 Een pincode instellen). Klik op Aanmelden. Het telefoontoestel meldt zichzelf aan. Als dit gelukt is, krijgt u volgende boodschap op het toestel: Gefeliciteerd, de installatie is voltooid. 3. Nu kunt u het installatieproces verder afwerken op het telefoontoestel door nog een aantal voorkeuren in te stellen zoals tijdzone, datumnotatie, tijdnotatie en beltoon. Via deze weg hebt u maar een beperkte functionaliteit ter beschikking op uw telefoontoestel. U kunt bv. uw agenda niet raadplegen. 6 AANMELDEN

7 2.3 Een pincode instellen 1. Open de webpagina 2. Klik op Aanmelden. 3. Log in met uw gebruikersnaam (luna\u-nr) en bijbehorend intranet-wachtwoord. 4. Klik op Aanmelden. 5. Klik op Stel uw pincode opnieuw in. 6. Geef uw nieuwe pincode 2x in. Zorg dat uw pincode voldoet aan de vereisten die opgesomd zijn. AANMELDEN 7

8 3 Bespreking van de knoppen op het toestel 8 BESPREKING VAN DE KNOPPEN OP HET TOESTEL

9 4 Een oproep plaatsen Afgezien van de gewone manier om een oproep te plaatsen (door de hoorn uit de houder te nemen en het nummer te kiezen), kunt u dit ook als volgt doen: In het scherm met contactpersonen van de telefoon. Door met het toetsenblok te zoeken naar een contactpersoon. Vanuit Microsoft Lync op uw computer. Opmerking Wanneer uw telefoon is vergrendeld, moet u deze eerst ontgrendelen voordat u een oproep kunt plaatsen: selecteer Ontgrendelen. 4.1 Bellen vanuit het scherm met contactpersonen van de telefoon 1. Selecteer het pictogram Contactpersonen in het beginscherm van de telefoon en selecteer vervolgens de groep met contactpersonen waarin de gebruiker is opgeslagen. 2. Gebruik in het scherm Contactpersonen de pijltoetsen omhoog en omlaag van de telefoon om de contactpersoon te selecteren en selecteer daarna Oproep. 4.2 Met het toetsenblok zoeken naar een contactpersoon 1. Druk op de cijfers van het toetsenblok van de telefoon die overeenkomen met de naam van de contactpersoon of het toestelnummer. Als u bijvoorbeeld Tony Smith wilt zoeken, drukt u op 8669*76484, waarbij * staat voor de spatie tussen de voor- en achternaam. 2. Selecteer Oproep wanneer u de gewenste contactpersoon hebt gevonden. EEN OPROEP PLAATSEN 9

10 4.3 Bellen vanuit Lync op uw computer 1. Zorg ervoor dat de optionele USB-kabel tussen de telefoon en uw computer is aangesloten. 2. Open Lync op uw computer. Klik in het hoofdvenster op Groepen en klik vervolgens op de groep waarin de contactpersoon is opgeslagen. 3. Klik op de knop Gesprek naast de contactpersoon die u wilt bellen. 10 EEN OPROEP PLAATSEN

11 5 Een visitekaartje bekijken Een visitekaartje bevat gegevens over de beschikbaarheid en aanwezigheid van een contactpersoon. Afhankelijk van het toegangsniveau dat een contactpersoon aan u heeft verleend, ziet u de volgende gegevens: Telefoonnummers Planningsinformatie Het telefoonnummer van de laatste oproep Een persoonlijke opmerking (mits de contactpersoon een opmerking heeft geschreven) U kan als volgt een visitekaartje bekijken: 1. Selecteer het pictogram Contactpersonen in het scherm Thuis van de telefoon. 2. Selecteer in het scherm Groepen contactpersonen de groep waarin uw contactpersoon is opgeslagen en selecteer de naam van de gewenste contactpersoon. 3. Selecteer Sluiten wanneer u klaar bent met het bekijken van het visitekaartje. EEN VISITEKAARTJE BEKIJKEN 11

12 6 Een oproep ontvangen Een binnenkomende oproep kan u beantwoorden of omleiden naar uw voic Selecteer Beantwoorden of neem de hoorn uit de houder als u de oproep wilt beantwoorden. of Selecteer Naar voic als u de oproep rechtstreeks naar uw voic wilt doorsturen. 12 EEN OPROEP ONTVANGEN

13 7 De schermtoetsen en functies voor oproepen gebruiken Met de toetsen op de console van de telefoon kan u het volgende doen: Druk op als u de luidspreker tijdens een gesprek wilt in- of uitschakelen. Druk op om het volume van de hoorn, de hoofdtelefoon of de luidspreker van de telefoon aan te passen tijdens een gesprek. Tijdens het aanpassen verschijnt op het scherm de melding Hoornvolume. Druk op om het belvolume aan te passen tijdens het rinkelen. Dit kan u ook doen wanneer er geen belsignaal weerklinkt. Tijdens het aanpassen verschijnt op het scherm de melding Belvolume. Druk tijdens een gesprek op om het geluid uit te schakelen, zodat anderen u niet kunnen horen. Opmerkingen Als u via de hoorn, de hoofdtelefoon of de luidspreker audio wilt ontvangen, moet u ervoor zorgen dat de optionele USB-kabel tussen de telefoon en uw computer is aangesloten. Indien u tijdens een gesprek het Hoornvolume aanpast, wordt deze volume-instelling vervolgens gebruikt voor alle daaropvolgende gesprekken. De audio van iedereen behalve uzelf uitschakelen tijdens een telefonische vergadering Selecteer Menu in het scherm In gesprek en selecteer vervolgens Publiek dempen. DE SCHERMTOETSEN EN FUNCTIES VOOR OPROEPEN GEBRUIKEN 13

14 8 Oproeplogboeken bekijken In het scherm Oproeplogboeken worden de historische gegevens van binnenkomende, uitgaande en gemiste oproepen weergegeven. Deze kan u bekijken als volgt: 1. Selecteer het pictogram Oproeplogboeken in het scherm Thuis van de telefoon. 2. Selecteer Menu in het scherm Alle oproepen om de Inkomende, Uitgaande of Alle oproepen weer te geven. 14 OPROEPLOGBOEKEN BEKIJKEN

15 9 Voic beluisteren Indien er niet-beluisterde berichten zijn, bevat het pictogram Voic een getal dat het aantal berichten aangeeft, en brandt er in de rechterbovenhoek van uw telefoon een rood lampje. 1. Selecteer het pictogram Voic in het scherm Thuis van de telefoon. 2. Druk op de knop Selecteren. In het scherm Voic worden het telefoonnummer/contactpersoon en de berichtdatum weergegeven van de voic s. 3. Selecteer het bericht dat u wilt beluisteren en druk op Afspelen om het bericht te beluisteren. of Druk op Oproep om het telefoonnummer of de contactpersoon op te bellen. Opmerking Via de knop Menu in het Voic -scherm kan u via de optie Visitekaartje openen extra gegevens van de contactpersoon opvragen. De optie Toevoegen aan contactpersonen laat toe om een telefoonnummer als contactpersoon toe te voegen aan een Lync-groep. VOIC BELUISTEREN 15

16 10 Meerdere oproepen beheren Tijdens een gesprek worden er diverse schermtoetsen weergegeven waarmee u meerdere oproepen tegelijk kunt afhandelen Een gesprek in de wacht zetten Selecteer Wachtstand in het scherm In gesprek Een tweede oproep beantwoorden wanneer je in gesprek bent Selecteer Beantwoorden in het scherm Binnenk. Oproep. De actieve oproep (het huidige gesprek) wordt in de wacht gezet en de tweede oproep wordt beantwoord Schakelen tussen oproepen 1. Druk op de toets Thuis op de telefoon en selecteer Actieve oproep. 2. Gebruik de pijltoetsen omhoog en omlaag in het scherm In gesprek om de oproep te selecteren die u wilt activeren en selecteer vervolgens Hervatten. 16 MEERDERE OPROEPEN BEHEREN

17 10.4 Een nieuwe oproep plaatsen en de actieve oproep in de wacht zetten 1. Selecteer Menu in het scherm In gesprek en selecteer vervolgens Nieuwe oproep. De actieve oproep wordt in de wacht gezet. 2. Voer een telefoonnummer in of selecteer een contactpersoon en selecteer Gesprek Een oproep beëindigen Selecteer Beëindigen in het scherm In gesprek. MEERDERE OPROEPEN BEHEREN 17

18 11 Een oproep doorsturen naar een telefonische vergadering U kan tijdens een gesprek een telefonische vergadering starten en deelnemers aan de vergadering toevoegen. 1. Selecteer Menu in het scherm In gesprek en selecteer vervolgens Anderen toevoegen. 2. Voer een telefoonnummer in of selecteer een contactpersoon en selecteer Toevoegen. Herhaal deze procedure als u nog meer deelnemers wilt toevoegen. 18 EEN OPROEP DOORSTUREN NAAR EEN TELEFONISCHE VERGADERING

19 12 Een oproep doorverbinden U kan op de volgende manieren oproepen doorverbinden: Naar iemand anders. Dit kan zowel direct, zonder eerst met deze persoon te spreken, als indirect, door wel eerst met deze persoon te spreken. Naar een parkeerplaats, zodat de oproep in de wacht kan worden gezet en door iemand anders kan worden opgehaald. Naar uw mobiele telefoon Een oproep direct naar iemand anders doorverbinden 1. Selecteer Menu in het scherm In gesprek en selecteer vervolgens Direct doorverbinden naar. 2. Voer een telefoonnummer in of selecteer een contactpersoon en selecteer Gesprek Met iemand overleggen voordat je een oproep doorverbindt 1. Selecteer Menu in het scherm In gesprek en selecteer vervolgens Raadplegen en doorverb. nr 2. Voer een telefoonnummer in of selecteer een contactpersoon. Selecteer Doorverbinden voltooien nadat u hebt gesproken met degene naar wie u de oproep wilt doorverbinden. EEN OPROEP DOORVERBINDEN 19

20 12.3 Een oproep doorverbinden naar een parkeerplaats Het is mogelijk om een gesprek te parkeren en door eender wie te laten voortzetten. De geparkeerde persoon zal wachtmuziek horen tot het gesprek verder gaat. 1. Selecteer Menu in het scherm In gesprek en selecteer vervolgens Doorv. nr parkeerplaats. De oproep wordt in de wacht gezet. Er wordt een melding weergegeven met het nummer dat kan worden gebeld om de oproep op te halen. 2. Neem contact op met het team/persoon waardoor u de oproep wilt laten beantwoorden en geef het nummer uit de melding door Een oproep doorverbinden naar een mobiele telefoon Selecteer Menu in het scherm In gesprek en selecteer vervolgens Doorverbinden naar mobiele tel. 20 EEN OPROEP DOORVERBINDEN

21 13 Deelnemen aan een vergadering uit de agenda In uw agenda worden Outlook-afspraken voor de huidige dag weergegeven. U kan met uw telefoon deelnemen aan een vergadering. Opmerking U kan alleen deelnemen aan online Lync 2010-vergaderingen die zijn gemaakt met de invoegtoepassing Online Meeting voor Lync Selecteer het pictogram Agenda in het scherm Thuis van de telefoon. 2. Kies de vergadering waaraan u wilt deelnemen in het scherm Agenda van vandaag en selecteer Deelnemen. DEELNEMEN AAN EEN VERGADERING UIT DE AGENDA 21

22 14 Toegang tot de telefooninstellingen en de Help U kan volgende instellingen op uw telefoon configureren: Volume Helderheid Logboekregistratie Testoproep uitvoeren Beltonen Tijdzone Datumnotatie Tijdnotatie Taal Hoog contrast Teksttelefonie (TTY) 14.1 Het menu Instellingen 1. Selecteer Menu in het scherm Thuis van uw telefoon en selecteer Instellingen. 2. Selecteer in het scherm Instellingen de instelling die u wilt wijzigen De algemene Help-onderwerpen voor de telefoon raadplegen Selecteer Menu in het scherm Thuis van uw telefoon en selecteer Help Contextgevoelige Help voor een bepaald scherm openen Selecteer Menu in het huidige scherm en selecteer Help. 22 TOEGANG TOT DE TELEFOONINSTELLINGEN EN DE HELP

23 15 De telefoon resetten 1. Houd de toetsen * en # ingedrukt, trek de kabel voor de stroomtoevoer uit en steek deze weer in. 2. Er wordt een bericht weergegeven waarin u wordt gevraagd of u wilt doorgaan. Selecteer Ja. Het resetproces kan ongeveer 4 minuten in beslag nemen. Nadat de telefoon is gereset, wordt het scherm Thuis weergegeven. DE TELEFOON RESETTEN 23

24

25 DIENSTEN ALGEMEENT BEHEER DIRECTIE ICTS W. de Croylaan 52 B bus HEVERLEE, BELGIË tel icts@kuleuven.be