Arbeidsconflictenprotocol

Transcriptie

1

2 Inhoud Voorwoord 3 Inleiding 4 Doel van een arbeidsconflictenprotocol 5 Praktisch onmisbaar 6 STECR Werkwijzer arbeidsconflicten 6 Wet Bescherming Persoonsgegevens (van zieke werknemers) 7 Protocol arbeidsconflicten met bijbehorende arbeidsvoorwaarden 7 Het Arbeidsconflictenprotocol 8 Arbeidsconflicten, een uitgebreide procesbeschrijving 8 Arbeidsvoorwaarden bij een arbeidsconflict 13 Citaten uit de STECR Werkwijzer arbeidsconflicten: 14

3 Voorwoord Ja, maar HIJ heeft een conflict hoor! Ik niet! In onze arbodienstverleningspraktijk een veelgehoorde kreet van leidinggevenden, of juist de werknemer, als zich een conflict voordoet. Herkenbaar misschien, of gelukkig nog niet. Uit de theorie in dit boekje blijkt dat een conflict al een conflict is als één van de twee individuen, of groepen, het als zodanig ervaart. En daarmee zijn meer situaties conflictueus dan aanvankelijk gedacht. Met soms verstrekkende gevolgen van dien en de noodzaak tot heldere afspraken. In deze uitgave van BrinQer leest u achtergrondinformatie over conflicten, de rol van de werkgever, de leidinggevende, de werknemer. Enkele do s en don ts maar ook wet- en regelgeving die de rechten en plichten van werkgever en werknemer wat helderder maakt. Tevens heeft u hiermee een compleet model voor een arbeidsconflictenprotocol zoals u dat voor uw organisatie zou kunnen hanteren in geval van een conflict. Eventueel kunt u het onderdeel uit laten maken van uw re-integratieprotocol (voorheen: verzuimprotocol) en er een preventieve werking van uit laten gaan. Conflicten zullen we er niet mee voorkomen. Maar wellicht wel het escaleren of onnodig lang duren er van. Mocht u meer ondersteuning wensen bij het implementeren van dit protocol kunt u contact met ons opnemen. Ook als u een digitale versie van het protocol wenst te ontvangen. Wilt u meer weten, plan dan een afspraak met onze deskundigen. BrinQer Ovenbouwershoek JH Apeldoorn T (055) info@brinqer.nl BrinQer F (055) maar HIJ heeft een conflict hoor! Ik niet!

4 Inleiding In iedere organisatie ontstaan met enige regelmaat situaties die kunnen leiden tot een conflict. De betrokken werknemer zal niet altijd direct de juiste aanpak kunnen vinden om het conflict te benoemen, aan te pakken en op te lossen. Daardoor neemt de kans toe dat de werknemer zijn toevlucht zoekt in het vermijden van de situatie; hij gaat verzuimen zijn werk te doen. In Nederland is door de jaren heen een situatie ontstaan waarbij werknemers die een arbeidsconflict hebben zich kunnen ziekmelden. Daarmee werd op eenvoudige wijze een situatie gecreëerd waarbij de verschillende betrokken partijen elkaar een tijd lang niet (hoeven te) zien, terwijl er geen medische beperkingen zijn om te kunnen werken. Om toch verzekerd te blijven van inkomen zal hij zich onterecht ziekmelden. Daarmee moet hij een ziekte voorwenden. Dit draagt niet bij aan het snel en goed oplossen van de werkelijke oorzaken van het probleem: er wordt ten onrechte gemedicaliseerd. Uw organisatie neemt arbeidsconflicten serieus en wil daar op een professionele wijze mee aan het werk. Gaat het om een arbeidsconflict, dan wilt u voorkomen dat iemand zich ten onrechte ziek meldt. U vindt het niet respectvol dat iemand die een conflict heeft, zich ziek moet voordoen. U zorgt ervoor dat er iemand is bij wie iedereen in vertrouwen terecht kan over het conflict, zonder dat men het gevoel heeft alleen maar te klagen, te klikken of te roddelen. In grote bedrijven kan dat de personeelsadviseur zijn of een leidinggevende van een andere afdeling; in een klein bedrijf is het vaak die ene oudere collega. Vaak wordt ten onrechte gedacht dat het tot de dagelijkse routine en ervaring van leidinggevenden behoort om conflicten aan te kunnen. De meeste leidinggevenden vervallen juist in handelingsverlegenheid : wanneer en hoe kun je ingrijpen bij een conflict? Erkennen dat je niet goed weet wat je kunt doen is de eerste stap, je laten ondersteunen of coachen een belangrijke tweede stap. Uw leidinggevenden kunnen worden opgeleid om de belangrijkste signalen van een conflict te herkennen en zich bij de lastigere gevallen tijdig te laten ondersteunen door een conflictbemiddelaar of indien nodig een mediator. Arbeidsverzuim door ziekte en arbeidsverzuim door conflicten vragen ieder een eigen aanpak waarbij de werkelijke oorzaken worden blootgelegd en het arbeidsverzuim kan worden bekort. Het in conflict zijn, is niet langer grond voor aanvragen of toekennen van ziekteverlof. Ruzie op de zaak pakken wij met hulp van het arbeidsconflictenprotocol van de Sociaal Accountant, voortaan constructief aan. Arbeidsverzuim als gevolg van medische beperkingen wordt met behulp van het Re-integratieprotocol ondersteund. Over de combinatie van dat protocol én het arbeidsconflictenprotocol kan BrinQer u informeren. BrinQer werkt volgens de methodiek Sociaal Accountant. Een unieke en vernieuwende methode voor modern management van kosten en baten rondom ziekte, verzuim, arbeidsongeschiktheid en preventie. 4

5 Doel van een arbeidsconflictenprotocol Dit arbeidsconflictenprotocol is voor u gemaakt en wordt u door BrinQer aangeboden met meerdere doelen: 1 beperken van het arbeidsverzuim door arbeidsconflicten en het bevorderen van snelle, verantwoorde en duurzame werkhervatting (re-integratie). 2 Vooropstellen van de zelfwerkzaamheid en de eigen verantwoordelijkheid van werkgevers en werknemer, want een arbeidsconflict is primair hun probleem. Het arbeidsconflictenprotocol is erop gericht de zelfwerkzaamheid van werkgever en werknemer en het zelfoplossend vermogen van de arbeidsorganisatie te stimuleren. 3 Uniformering van de terminologie zoals: a Ziek en arbeidsongeschiktheid b Arbeidsverzuim, ziekteverlof, arbeidsconflictenverlof c Conflict d Afschaffing van de term situatieve arbeidsongeschiktheid 4 Het accent meer leggen op het oplossen van de conflictsituatie en zo min mogelijk op de arbeidsongeschiktheidsvraag. Een snelle conflictdiagnose door werkgever en werknemer voorkomt medicalisering van een niet-medisch probleem. Met demedicalisering wordt bedoeld dat de werkgever eerst zijn deel van het werk doet alvorens medisch deskundigen in te schakelen. 5 De bedrijfsarts zo weinig mogelijk te belasten met een dubbelrol van zowel de medische beoordelaar als de interventionist. 6 Bevorderen van de consensus onder professionals over hoe zij de organisatie kunnen adviseren met betrekking tot arbeidsconflicten. 7 Beter zicht krijgen op de frequentie, de verzuimduur, de interventiesoorten en momenten, de kwaliteit van interventies, de kosten van arbeidsconflicten. 8 Arbeidsverzuim door ziekte en arbeidsverzuim door ruzie of conflicten zijn twee verschillende zaken die preventief en curatief ook anders moeten worden aangepakt. Voorkomen moet worden dat arbeidsverzuimcijfers worden vervuild door mensen in conflict als ziek te registreren. Gemiddeld wordt ruim 10 procent van het arbeidsverzuim veroorzaakt door zuivere arbeidsconflicten waarbij geen sprake is van medische beperkingen. Door een apart protocol en een aparte herkenbare registratie van arbeidsconflicten is een organisatie in staat dit probleem zo goed mogelijk op te lossen. 5

6 Praktisch onmisbaar Het maken en bewaken van heldere gedragsregels voor arbeidsverzuim door arbeidsconflicten bewijst zijn praktische waarde. Het verhoogt de ziekmeldingsdrempel : men zal zich minder snel (onterecht) ziek melden. Werknemers hoeven ook niet voor te wenden dat ze ziek zijn om toch de gelegenheid te krijgen een conflict op te lossen. Daarnaast bieden heldere gedragsregels de grondslag waarop er eventuele sancties kunnen worden gegeven. Voordat een dergelijk activerend arbeidsconflictenprotocol kan worden toegepast, moet er ook een personeelsbeleid, arbeidsvoorwaardenbeleid en een beleid voor activerende re-integratie en goede arbeidsomstandigheden ontwikkeld zijn. Zonder aandacht voor preventie en interventiebegeleiding kan een protocol averechts werken. Bij het opstellen van dit protocol is ervan uitgegaan dat u reeds een eigen beleid heeft dat voldoet aan actuele wet- en regelgeving. BrinQer kan u helpen met een beleidsnotitie op het gebied van re-integratie, verzuim en arbeidsomstandigheden dat gebaseerd is op de nieuwe uitgangspunten van de Nederlandse sociale zekerheid; de activerende participatiemaatschappij. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet instemmen met de visie en het protocol. BrinQer kan u ook ondersteunen met een op maat gemaakt re-integratieprotocol (opvolger van het verzuimreglement) waarmee vanuit dezelfde gedachte wordt beschreven hoe leidinggevenden en werknemers in geval van arbeidsverzuim door ziekte handelen. STECR Werkwijzer arbeidsconflicten In het voorjaar van 2010 verscheen een nieuwe versie van de STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten. Het is een handzaam boekwerk voor de diverse deskundigen die te maken krijgen met situaties van arbeidsverzuim waarbij een arbeidsconflict speelt. In dit arbeidsconflictenprotocol sluiten we aan bij dit STECRprotcol en geven soms letterlijke quotes uit de Werkwijzer in italic weer. Enkele belangrijke citaten van de Kenniskring in de STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten zijn: als een organisatie zelf het hoofd kan bieden aan conflicten verdient dat altijd de voorkeur. De werkgever kan geadviseerd worden over de opzet van een intern conflictprotocol. In veel gevallen is het beter dat de werkgever eerst zelf de ontstane situatie met de werknemer bespreekt. De conflictdiagnostiek kan worden verricht door interne deskundigen. De kernvraag bij de diagnostiek is of de werknemer medische beperkingen heeft. Dit om te voorkomen dat onduidelijkheid over de medische aspecten van het verzuim de discussie beheerst en vertroebelt. De Kenniskring adviseert om niet snel aan te nemen dat sprake is van arbeidsongeschiktheid ten gevolge van ziekte. De Kenniskring pleit de werknemer aan te spreken op zijn herstelgedrag en de begeleiding en interventie met betrekking tot het arbeidsconflict zo snel mogelijk bij een niet-medische discipline onder te brengen. Artsen dienen daarom terughoedend te zijn bij het geven van adviezen van arbeidsrechtelijke aard. Als het conflict samenvalt met medische beperkingen zullen de medische beoordelingen en adviezen worden gevraagd aan de medische deskundigen. De ondersteuning bij de aanpak van het conflict wordt ondergebracht bij niet-medische conflictdeskundigen en voor de advisering over arbeidsvoorwaardelijke zaken bij arbeidsconflicten worden adviezen gevraagd aan deskundigen op het arbeidsvoorwaardelijke en juridische terrein. Er worden ook een aantal zaken niet overgenomen uit de STECR Werkwijzer Arbeidsconflicten zoals: interventieperiode; vanaf de eerste dag wordt er gesproken over arbeidsconflictenverlof arbeidsvoorwaardelijke adviezen; deze staan in de eigen arbeidsvoorwoorden van de organisatie 6

7 Wet Bescherming Persoonsgegevens (van zieke werknemers) Arbeidsconflicten kunnen samenvallen met een situatie van arbeidsongeschiktheid door ziekte. In dat geval heeft de werknemer recht op ziekteverlof en tegelijkertijd de plicht om het arbeidsconflict op positieve wijze aan te passen. BrinQer vindt het van groot belang dat de medische gegevens van een zieke werknemer door de daarvoor opgeleide deskundige dienstverleners, zoals bedrijfsartsen, worden verzameld en geregistreerd. De kernvraag bij de diagnostiek is of de werknemer medische beperkingen heeft. Dit om te voorkomen dat onduidelijkheid over de medische aspecten van het verzuim de discussie beheerst en vertroebelt. Alle andere betrokkenen die niet deskundige zijn, kunnen zich dan concentreren op de belangrijke vragen van verhinderingen voor eigen arbeid, de beschikbare mogelijkheden en de zinvolle benutting daarvan in passende arbeid. Protocol arbeidsconflicten met bijbehorende arbeidsvoorwaarden Het protocol arbeidsconflicten wordt door BrinQer aangeboden in aansluiting op een re-integratieprotocol. In het re-integratieprotocol vraagt de werknemer ziekteverlof aan bij de leidinggevende die de aanvraag beoordeelt, toewijst of afwijst. Van belang daarbij is het snel signaleren van een conflict door de leidinggevende. Dat kan de leidinggevende door een verzuimmelding wegens een conflict niet als arbeidsongeschiktheid door ziekte aan te merken en de aanvraag voor ziekteverlof af te wijzen. Afspraken en gedragsregels hierover liggen nu vast in het protocol arbeidsconflicten. In het re-integratieprotocol volgens het model van BrinQer (voorheen verzuimreglement) wordt hier naar verwezen. Met de personeelsvertegenwoordiging zijn de arbeidsvoorwaarden afgesproken die van toepassing zijn in een situatie van een zuiver arbeidsconflict (dus niet samenvallend met arbeidsongeschiktheid als gevolg van ziekte). In deze arbeidsvoorwaarden staan vermeld: de verlofsoort (arbeidsconflictenverlof) de duur van het verlof de loondoorbetaling - aantal weken - percentage - over het (on)gemaximeerde salaris - wachtdagen - inleveren bovenwettelijke vakantiedagen de plichten zoals - meewerken aan het oplossen van het conflict - accepteren van vervangend werk - voorkomen van arbeidsverzuim de sancties de conflictbemiddelaar en/of mediator De werkgever stelt elke werknemer op de hoogte van het arbeidsconflictenprotocol, de bijbehorende arbeidsvoorwaarden en van de verplichtingen die daar uit voort komen. U doet er daarbij goed aan dit van een mondelinge toelichting te voorzien waaruit tevens blijkt op welke wijze de invoering van het protocol vanuit de directie en/of de afdeling personeelszaken is vormgeven. Dit om vanaf het moment van invoering duidelijkheid te creëren voor alle werknemers. De leidinggevende of de eerstelijns conflictbemiddelaar beschikt over een aantal communicatieve vaardigheden voor conflict hantering zoals: heretiketteren van het conflict tot minder beladen termen van standpunten naar belangen komen perspectief bieden dat met een adequate aanpak het probleem waarschijnlijk opgelost kan worden de werknemer laten inzien dat zijn lichamelijke en emotionele reactie niet direct door de gebeurtenis zelf ontstaat maar door de betekenis die hij daaraan toekent. 7

8 Het Arbeidsconflictenprotocol, een voorbeeld van BrinQer en de Sociaal Accountant Samenvatting Arbeidsconflictenprotocol Door Waarom Dag 1 Aanvraag arbeidsconflictenverlof, Beoordelen conflictmelding. WN, 1e lijns of Beoordelen Bespreken verhindering, mogelijkheden, passend werk. eigen LG Bij frequent arbeidsconflictverlof aanvragen en verlenen: LG, LG+ Beoordelen eenvoudige probleeminventarisatie. Dagelijks Bespreken lijst met (gedeeltelijk) verzuimende werknemers en LG Regie passend werk. Werknemer houdt contact met leidinggevende. Dag 2 Uitgebreid gesprek met begin van conflictbemiddelingsvoorstel. LG/1 e CB Eind week 1 Plan van aanpak conflictbemiddelingsvoorstel. LG/1 e CB en WN Wekelijks Informeren collega s. LG Regie Eind week 2 Uiterlijk aan het eind van de 2e week dient dit Regie conflictbemiddelingsvoorstel afgerond te zijn. Week 6 Verantwoording aan directie, eventueel besluit Dir Borging LG = leidinggevende 1e CB = 1e lijn conflictbemiddelaar Dir = directie WN = werknemer Arbeidsconflicten, een uitgebreide procesbeschrijving Het arbeidsconflicten protocol is verdeeld in een aantal fasen. Namelijk conflicterkenning, melding, conflictbemiddeling, terugkeer, begeleiding na terugkeer en evaluatie. De fasen worden hieronder nader uitgewerkt. Wij gaan er van uit dat alle betrokkenen een conflict zo belangrijk ervaren dat zij hier aandacht en ruimte voor vrij maken om zo snel als mogelijk tot een oplossing te komen. Onderkennen van een conflict Let op, binnen een arbeidsorganisatie komt met enige regelmaat onenigheid of een meningsverschil voor. Dit is niet direct verontrustend; het kan de lucht klaren, zaken verhelderen en tot nieuwe energie leiden. Maar wanneer een van de partijen vindt dat hij daardoor zijn werk niet meer naar behoren kan uitvoeren is wel sprake van een arbeidsconflict. De betrokkene die er iets aan wil doen, probeert eerst zelf een gesprek met de andere partij(en) te arrangeren, eventueel met hulp van de leidinggevende. Als dat niet het gewenste resultaat heeft, dan volgt de melding aan de eerstelijns conflictbemiddelaar. Eerst nagaan wat je nog wel kunt De werknemer die zich wegens een conflict onbekwaam acht zijn bedongen (volledig) werk te verrichten stelt eerst vast welke taken van de bedongen arbeid hij niet kan verrichten en vervolgens gaat hij na of hij nog gedeeltelijk belastbaar is en nog mogelijkheden heeft om (andere) (aangepaste) werkzaamheden te verrichten. 8

9 De werknemer neemt vóór de aanvangstijd van zijn werkzaamheden doch uiterlijk vóór uur s morgen persoonlijk contact op (het liefst) met zijn leidinggevende. Als de leidinggevende wel aanwezig maar niet bereikbaar is, dan zal de werknemer gedurende de dag meerdere keren trachten om de leidinggevende alsnog te spreken te krijgen. Daarna aanvraag arbeidsconflictverlof bij leidinggevende in veel gevallen is het beter dat de werkgever eerst zelf de ontstane situatie met de werknemer bespreekt. Stecr Werkwijzer Arbeidsconflicten De leidinggevende beoordeelt de aanvraag arbeidsconflictenverlof en beslist over de toewijzing of afwijzing ervan. De werknemer heeft geen recht op arbeidsconflictenverlof als hij de bedongen arbeid niet kan verrichten in verband met ongeschiktheid ten gevolge van ziekte, zoals beschreven in het Burgerlijk Wetboek boek 7 artikel 629 lid 1. In dat geval heeft de werknemer recht op ziekteverlof.de leidinggevende legt duidelijk vast dat hij de aanvraag conflictverlof heeft afgewezen omdat er sprake is van arbeidsongeschiktheid als gevolg van ziekte. Leidinggevende beoordeelt de rechtmatigheid; claimbeoordeling Afwijzen conflictverlof Recht op ziekteverlof gaat vóór Het is noodzakelijk om, wanneer een van de partijen ziekte en medische beperkingen claimt, hierover helderheid te verschaffen. Dit om te voorkomen dat onduidelijkheid over de medische aspecten van het verzuim de discussie beheerst en vertroebelt. Stecr Werkwijzer Arbeidsconflicten Voor zijn beoordeling kan de leidinggevende zich zo nodig laten adviseren door een bedrijfsarts voor wat betreft de medische factoren die de arbeidsongeschiktheid (deels) veroorzaken en de werkhervatting (deels) zouden kunnen belemmeren. Uitsluiten van samenloop met arbeidsongeschiktheid door ziekte De Kenniskring adviseert om niet snel aan te nemen dat sprake is van arbeidsongeschikt- heid ten gevolge van ziekte. Indien er geen sprake is van medische beperkingen dan legt de leidinggevende duidelijk vast dat hij een aanvraag ziekteverlof heeft afgewezen omdat er sprake is van een arbeidsconflict. Afwijzen ziekteverlof De leidinggevende respecteert de persoonlijke integriteit van de medewerker en zal niet ingaan op de ziekte van de medewerker zonder diens toestemming. De vragen tijdens de probleeminventarisatie zullen gaan over de beperkingen voor de bedongen arbeid, de beschikbare mogelijkheden en de zinvolle benutting daarvan in passende arbeid en algemene informatie van belang voor het werk, collega s, klanten etc. Respect voor bescherming van persoonsgegevens. De leidinggevende die de aanvraag conflictverlof (of ziekteverlof) ontvangt of de eerstelijns conflictbemiddelaar die de conflictmelding ontvangt zal een aantal vragen stellen aan de werknemer: wat is de reden dat de werknemer nu conflict-/ziekteverlof aanvraagt wat heeft hij al gedaan om het probleem kenbaar te maken of op te lossen en hoe heeft de andere partij daarop gereageerd zijn er beperkingen als gevolg van een ziekte en wat betekent dat voor het eigen werk bij twijfel aan het bestaan van een ziekte of aan het bestaan van de beperkingen kan een beoordeling door de bedrijfsarts worden verlangd 9

10 kan de werknemer eventueel zijn eigen werkzaamheden op een ander bedrijfsonderdeel uitvoeren welke andere werkzaamheden kan de werknemer uitvoeren welke activiteiten onderneemt de werknemer thuis en met welk effect welke toekomstverwachtingen heeft de werknemer ten aanzien van zijn werk Geen recht op ziekteverlof De werknemer heeft geen recht op ziekteverlof indien hij de ziekte met opzet heeft veroorzaakt zoals beschreven in het Burgerlijk Wetboek 7 artikel 629 lid 3. Melding bij eerstelijns conflictbemiddelaar De medewerker kan voor de conflictoplossing ook contact opnemen met de eerstelijns conflictbemiddelaar in de persoon van [vertrouwenspersoon of P&O-adviseur] bijvoorbeeld als een leidinggevende direct betrokken is bij het conflict en medewerker en leidinggevende niet meer met elkaar kunnen of willen spreken. Benoemen conflictbemiddelaar Deze stelt voor om de eerst hogere leidinggevende (MT-lid) of de eerstelijns conflictbemiddelaar aan beide partijen te benoemen als conflictbemiddelaar. Mediator Indien de medewerker na een eerste gesprek met de eerstelijns conflictbemiddelaar aangeeft geen vertrouwen te hebben in deze persoon, dan zal worden voorgesteld om een andere bemiddelaar aan te stellen. In het uiterste geval kan besloten worden tot het aanstellen van een bemiddelaar van buiten de organisatie zoals onze mediator van een conflictbemiddelingsbureau of een bedrijfsmaatschappelijk werker. Eerste gesprek globaal beeld Binnen twee dagen een uitgebreid gesprek Het doel van het eerste gesprek (met de eerstelijns conflictbemiddelaar) is te komen tot een globaal beeld van het conflict en inzage te krijgen in welke partijen betrokken zijn. Inzage in betrokken partijen dient verplicht gegeven te worden. De conflictbemiddelaar beoordeelt in het gesprek niet de rechtmatigheid van het arbeidsconflictverlof, dit gebeurt in een later stadium. Tijdens het gesprek wordt een afspraak gemaakt, om binnen twee dagen uitgebreider over het conflict te praten. De melding wordt vervolgens door de (eerstelijns) conflictbemiddelaar doorgegeven aan de betrokken leidinggevende. Passend werk aanbieden en ook accepteren De werknemer bespreekt ook tijdens het eerste individuele gesprek met de (eerstelijns) conflictbemiddelaar de wenselijkheid en de mogelijkheid van tijdelijk ander passend werk. De leiding gevende krijgt ook de vraag naar mogelijkheden voor het aanbieden van passend werk voorgelegd. De werknemer is verplicht om passende arbeid bijvoorbeeld op een andere afdeling te accepteren. Indien de situatie zeer gevoelig ligt kan uiterlijk tot het accorderen van het hieronder nader uitgewerkte voorstel gewacht worden met het aanbieden van passend werk. Beeldvorming bij alle partijen De leidinggevende of de onafhankelijke eerstelijns conflictbemiddelaar maakt binnen dezelfde termijn individuele afspraken met alle overige betrokken partijen zoals de leidinggevende en eventuele collega s. Op verzoek kunnen de gesprekken plaatsvinden op neutraal terrein. Doel van deze gesprekken is te komen tot een duidelijk, helder en objectief beeld van het conflict. Voostel voor aanpak van conflictbemiddeling Vanuit de gesprekken maakt de leidinggevende of de eerstelijns conflictbemiddelaar zelf een conflictbemiddelingsvoorstel of doet een voorstel tot inschakeling van onafhankelijke externe adviseur, die het conflictbemiddelingsvoorstel opstelt. 10

11 Dit conflictbemiddelingsvoorstel moet minstens bevatten: objectieve diagnose of situatieschets, betrokken partijen, naam casemanager (dit hoeft niet de conflictbemiddelaar zelf te zijn), welke oplossingsmethodiek voorgesteld wordt; bijvoorbeeld een mediator, een bindend adviseur of de rechter, tijdspad, en accorderingsparagraaf. De kans op escalatie is groter naarmate er meer tijd verstrijkt, haast is geboden. Uiterlijk aan het eind van de 2e week dient dit conflictbemiddelingsvoorstel afgerond te zijn. Als er later wordt gestart met conflictbemiddeling, dan wordt de kans groter dat de conflictbemiddeling niet leidt tot een succesvolle oplossing van het probleem. Haast is altijd geboden Het conflictbemiddelingsvoorstel van een eerstelijns conflictbemiddelaar of een mediator wordt goedgekeurd door de leidinggevende. Indien de leidinggevende partij is in het conflict, wordt de goedkeuring één niveau hoger gelegd. De goedkeuring moet binnen één dag plaatsvinden. Goedkeuring De conflictbemiddeling start onder leiding van een onafhankelijke conflictbemiddelaar, een conflictmanager of een mediator. Van alle partijen wordt gevraagd een beeld van de situatie te geven. Dit kan bijdragen aan het verkrijgen van inzicht in de belangen van elke van de partijen en een verdieping van de diagnose. Aan de betrokken partijen kan gevraagd worden aan te geven welke oplossingsrichting zij zien voor het conflict. Bemiddeling Zelf oplossingen aandragen Terugkoppeling van het conflictbemiddelingsvoorstel vindt naar alle betrokkenen in een individueel gesprek plaats. Hierbij wordt het voorstel overhandigd en uitleg gegeven aan het standpunt van de organisatie. Doel van het gesprek is om alle betrokkenen te motiveren voor de gekozen oplossingsrichting. Betrokkene kan meteen zijn akkoord geven of gebruik van maken van de mogelijkheid binnen twee dagen terug te komen op het stuk na dit rustig te overdenken. Hierna bestaat alsnog de mogelijkheid dat betrokkene akkoord gaat, of dat er een afspraak gemaakt wordt voor een vervolggesprek. Terugkoppeling Dit vervolggesprek moet weer binnen twee dagen na bovengenoemde periode van bezinning plaatsvinden. Hier kunnen vervolgens weer twee uitkomsten uit voort komen. De betrokkene geeft hierna alsnog zijn akkoord, of betrokkene gaat nog steeds niet akkoord met het stuk. Het aanpassen van de eerder gekozen oplossingsrichting kan niet de uitkomst zijn van dit vervolggesprek. Akkoord Als de diverse partijen niet tot elkaar komen dat wordt de conflictbemiddeling afgebroken. Indien na het vervolggesprek geen akkoord bereikt is over het stuk dient de betrokkene de beroepsprocedure in gang te zetten. Betrokkenen in deze beroepsprocedure zijn de mediator, de bezwaarmakende betrokkene, de overige betrokkenen. De beroepscommissie wordt gevormd door het directielid dat P&O in zijn portefeuille heeft, een OR-lid en het hoofd P&O. De beroepscommissie hoort tijdens één zitting alle betrokken partijen. De beslissing die vervolgens door de beroepscommissie wordt genomen is voor alle partijen bindend. Afbreken van de conflictbemiddeling Geen akkoord Beroepsprocedure De collega s worden zo snel mogelijk geïnformeerd over het conflictbemiddelingsproces, daarbij wordt afgesproken welke informatie aan hen wordt gegeven. Collega s zijn op de hoogte 11

12 Na 6 weken wordt de directie verantwoordelijk Als de bemiddeling bij een arbeidsconflict langer dan zes weken duurt, brengt de leidinggevende de directie hiervan op de hoogte. In alle overige gevallen geldt dat indien alle partijen akkoord zijn gegaan het conflict middels de voorgestelde acties en binnen het tijdpad afgehandeld wordt. Terugkeer naar het werk Indien het conflict gepaard is gegaan met een periode van afwezigheid, zal er een moment komen waarop betrokkene terugkeert naar de afdeling. Dit moment dient door de leidinggevende voorbereid te worden. In alle openheid, voor zover dit mogelijk is, dient aan de overige collega s uitgelegd te worden wat er plaats heeft gevonden en welke acties tot op heden zijn genomen met welk resultaat. Hierdoor wordt er toe bijgedragen dat het terugkomen van betrokkene binnen de afdeling minder beladen en omgeven met spanningen is. Begeleiding van alle betrokkenen Gedurende 6 maanden Na terugkomst binnen de afdeling worden alle betrokkenen begeleid, zodat men niet in het oude patroon van het conflict vervalt. De begeleiding wordt verzorgd door de leidinggevende. Deze kan daarbij ondersteuning door de conflictbemiddelaar of P&O inschakelen. Indien de leidinggevende onderdeel van het conflict is, zal de naasthogere leidinggevende deze rol overnemen. De begeleiding vindt gedurende 6 maanden plaats volgens een vast patroon. De eerste maand vindt er wekelijks een overleg plaats. De volgende twee maanden twee keer per maand. Daarna nog drie maanden één keer per maand. Tijdens deze gesprekken wordt de voortgang van het terugkomen besproken. Evaluatie Conflictbemiddelingsverslag Naast deze begeleiding na terugkomst vinden er tijdens het traject proces een tweetal evaluaties plaats. De eerste is de evaluatie van de procesgang. Deze vindt plaats na de terugkomst van de medewerker op de afdeling. Hieraan nemen de eerstelijns conflictbemiddelaar, de leidinggevende en eventueel de beroepscommissie deel. Doel van deze evaluatie is lering te trekken uit de gang van zaken en daarvan een conflictbemiddelingsverslag te maken. Hierbij dient besproken te worden wat er goed is gegaan en wat voor verbetering vatbaar is. Hierdoor kunnen toekomstige conflicten beter behandeld worden. Ervaringsverslag De tweede evaluatie vindt plaats na afronding van de begeleidingsfase. Doel van deze evaluatie is te achterhalen hoe de bemiddeling is ervaren door de medewerker. Hierin dient naar voren te komen wat de medewerker goed vond en wat hij/zij voor verbetering vatbaar vond. Hieraan wordt deel genomen door de medewerker, de leidinggevende en de eerstelijns conflictbemiddelaar. Ook deze input dient ter verbetering van de afhandeling van toekomstige conflicten. 12

13 Arbeidsvoorwaarden bij een arbeidsconflict een voorbeeld van BrinQer & de Sociaal Accountant Wanneer twee individuen, één individu en een groep of twee groepen, binnen de grenzen van een arbeidsorganisatie elkaar dwarsbomen of ergeren dan is er sprake van een arbeidsconflict als tenminste één van de partijen dat vindt. Definitie van een arbeidsconflict Het onderliggende probleem kan betrekking hebben op arbeidsinhoud, arbeidsverhoudingen, arbeidsomstandigheden of arbeidsvoorwaarden. De werknemer die recht heeft op arbeidsconflictenverlof heeft ook recht op doorbetaling van zijn loon voor de uren waarin hij passende arbeid verricht of zich actief inzet voor het oplossen van het conflict. Arbeidsvoorwaarden financieel Voor de overige uren van het arbeidsconflictverlof geldt dat onze organisatie aan de werknemer verplicht is tot kies uit een of meer van onderstaande mogelijkheden geen recht op loondoorbetaling gedurende de eerste twee dagen recht op loondoorbetaling ter hoogte van 50% van zijn salaris in mindering brengen op bovenwettelijke vakantiedagen Bij conflictbemiddeling door mediators worden regels gehanteerd die staan vermeld in het een mediation reglement. NMI Mediation Reglement De medewerker kan voor de beoordeling van medische beperkingen in contact komen met onze bedrijfsarts als de werkgever behoefte heeft aan deze deskundige bijstand. Onze organisatie heeft contractueel bepaald dat onze gecertificeerde deskundige bedrijfsarts in deze situaties ons adviseert conform de Werkwijzer Arbeidsconflicten van Stecr (dit is het kenniscentrum voor bedrijfsartsen). Stecr protocol Sancties voor de werknemer Indien de betrokkene die het conflict meldt, niet meewerkt aan het komen tot een oplossing van het conflict, zal de leidinggevende een mondelinge berisping en daarna een schriftelijke waarschuwing geven. Als dit niet tot de gewenste veranderingen leidt, wordt schriftelijk aangekondigd dat na een korte periode van enkele dagen de loonbetaling zal moeten worden stopgezet en dat vervolgens de ontslagprocedure wordt opgestart. Berisping, waarschuwing Stopzetten loonbetaling Indien de werkgever niet meewerkt aan het komen tot een oplossing van het conflict kan de werknemer bij de Kantonrechter een verzoek tot ontbinding van het arbeidscontract met eventuele vergoeding indienen. Ontslag Indien een van de partijen zich na een mislukte mediation tot de (kanton)rechter wendt met het verzoek de arbeidsovereenkomst te ontbinden, zal dit verzoek worden toegewezen. Sancties voor de werkgever De werkgever die weigert in te gaan op een voorstel tot mediation of daaraan voorwaarden verbindt, riskeert indien na het daarna tot een beëindiging komt - op die grond een hogere vergoeding. De werknemer die weigert in te gaan op een voorstel tot mediation, riskeert beëindiging van de arbeidsovereenkomst en indien het daarvan komt een lagere vergoeding. 13

14 Het Stecr protocol Verder: enkele citaten uit de STECR Werkwijzer arbeidsconflicten Samenloop met ziekte Arbeidsconflicten en de samenloop met ziekte Zoveel mogelijk demedicaliseren Als iemand bij een conflict ook arbeidsongeschikt is door ziekte, dan kunnen er ook medische aspecten van belang zijn waarbij de bedrijfsarts of huisarts betrokken is. Het uitgangspunt voor de bedrijfsarts blijft altijd: demedicaliseren. De bedrijfsarts is verplicht de Werkwijzer Arbeidsconflicten van Stecr te volgen. Hiermee wordt benadrukt dat het accent zoveel mogelijk moet liggen bij het óplossen van de conflictsituatie en zo min mogelijk bij de vraag of en hoeveel, de medewerker door het conflict ook arbeidsongeschiktheid is. De handelswijze van de bedrijfsarts is er dan ook op gericht medicalisering van wat meestal een niet-medisch probleem betreft te voorkomen en zo snel mogelijk tot een conflictdiagnose en een plan van aanpak te komen. Wanneer de bedrijfsarts van oordeel is dat er geen medische beperkingen zijn, dan moet hij ondanks het conflict ook aangeven dat er op medische gronden geen reden voor verzuim is. Als het voor de werknemer onmogelijk is het (eigen) werk direct te hervatten, adviseert de bedrijfsarts de werkgever om een afkoelingsperiode in te lassen door het verlenen van arbeidsconflictenverlof. Deze afkoelingsperiode kan dan gebruikt worden om tot een oplossing van het conflict te komen. De bedrijfsarts en arbeidsconflicten Aandacht voor de speciale rol van de bedrijfsarts Als de medewerker ziekteverlof is verleend terwijl hij niet aangeeft dat er ook een ruzie of een conflict is, dan kan de werkgever de bedrijfsarts opdracht geven tot een diagnose of het vaststellen van de belastbaarheid. Als de bedrijfsarts uit zijn gesprek opmaakt dat er behalve ziekte ook sprake is van een arbeidsconflict, dan heeft hij een dubbelrol: zijn medische rol als beoordelaar van de medische beperkingen enerzijds en zijn adviserende en interveniërende rol anderzijds. Met name in het kader van de demedicalisering van arbeidsconflicten is het van belang dat de bedrijfsarts deze rollen goed gescheiden houdt en dit duidelijk maakt aan de conflictpartijen. Ziek door een arbeidsconflict De aanvraag ziekteverlof is een direct gevolg van een arbeidsconflict Vaak vraagt iemand ziekteverlof aan met klachten die lijken op psychische klachten. De werknemer meldt veel spanning, onrust, emotionele labiliteit, moeite met concentreren en soms fysieke klachten als hartkloppingen, hoofdpijn en dergelijke. Kenmerkend voor deze situatie is dat de klachten niet al geruime tijd hieraan voorafgaand bestaan. Het gaat om een normale reactie op een vervelende, als bedreigend ervaren situatie. De leidinggevende moet hier alert op zijn en toetsen of een conflict de oorzaak is. De leidinggevende kan dan de aanvraag voor ziekteverlof afwijzen en daarvoor in de plaats arbeidsconflictverlof verlenen. Oneigenlijk gebruik De aanvraag ziekteverlof is een drukmiddel in het conflict In dit geval is er geen sprake van medische klachten, maar de ziekmelding is een manier om iets af te dwingen, de tegenpartij te boycotten, druk uit te oefenen, onbereikbaar te zijn voor de ander, de tijd voor je te laten werken. Soms wordt dit middel ook gebruikt om inschakeling van externe deskundigen af te dwingen. 14

15 Verwachtingen werknemer ontkennen kan conflict verscherpen Wanneer een werknemer een beroep doet op de loondoorbetalingsplicht van de werkgever, is voorwaarde dat er sprake is van: door ziekte de bedongen arbeid niet kunnen verrichten (BW 7:629 lid 1). Zoals al aangeven zijn die medische beperkingen bij een conflict niet altijd aanwezig. Wanneer dan door de werkgever of de bedrijfsarts wordt gedemedicaliseerd is de werknemer het daar niet altijd mee eens. In een aantal gevallen houdt de werknemer vast aan het ziek zijn, daarin soms gesteund door een behandelend arts of een jurist. Dit kan leiden tot een verscherping van het conflict met de werkgever of tot een conflict met de bedrijfsarts of andere deskundigen. De leidinggevende moet hier oog voor hebben: zonder zich te laten manipuleren blijven werken aan een oplossing van het conflict. Het advies van de huisarts en de bedrijfsarts Advies bedrijfsarts Geen vrijblijvend advies Juridisch gezien geeft een advies van de bedrijfsarts niet onmiddellijk een verplichting bij de partijen. Werkgever en werknemer moeten samen beoordelen of ze met het advies vooruit kunnen. Ze mogen ook met alternatieven verder gaan. Anderzijds zijn adviezen van de bedrijfsarts niet vrijblijvend. De bedrijfsarts adviseert op basis van richtlijnen (NVAB), Werkwijzers (STECR) en binnen de beroepsgroep gebruikelijke normen. Zowel het UWV als de rechter zullen daarmee uiteindelijk rekening houden. Huisartsadvies Nog steeds leeft bij veel partijen een misvatting over het advies van behandelende artsen (in situaties waar een conflict speelt meestal een huisarts). Gezien hun beperkte kennis van zaken over arbeidsrecht en over belasting en belastbaarheid, is het belangrijk dat deze artsen zich onthouden van adviezen die verstrekkende gevolgen kunnen hebben. Zo wordt nog wel een geadviseerd om voorlopig geen contact met de werkgever te hebben. Duidelijk is dat die benadering contraproductief is en uiteindelijk ook in het nadeel van de medewerker. De bedrijfsarts is opgeleid als arts voor arbeid en gezondheid en is in staat het verhaal van meer kanten te horen om op basis daarvan een gefundeerd gezondheidsadvies en werkhervattingsadvies te geven aan de werkgever. Waar nodig kan een huisarts met de bedrijfsarts overleggen. De huisarts en arbeidsconflicten Voorlopig geen contact is contraproductief Resultaten mediation 72% van de mediations slaagt en wordt aangemeld na een gemiddeld duur van het arbeidsverzuim van 14,5 weken. In 27% van alle geslaagde mediations blijft de werknemer bij de werkgever werken en is de gemiddelde verzuimduur 12 weken In 6% van de geslaagde mediations vertrekt de werknemer naar een andere werkgever 19% van de werknemers vertrekt met een Kantongerechtprocedure 9% van de werknemers vertrekt zondereen Kantongerechtprocedure 11% van de mediationgevallen eindigt omdat de partijen de oplossing afronden zonder verdere begeleiding. Snel beginnen met mediation verhoogt de slagingskans Bij de afgebroken mediations (28%) duurde het arbeidsverzuim bij aanmelding gemiddeld 26,4 weken. Bron Mediation Centre Rosmalen

16 Ovenbouwershoek JH Apeldoorn T (055) F (055) info@brinqer.nl