WERKINGSBROCHURE VRIENDENDIENST REKEM

Transcriptie

1 WERKINGSBROCHURE VRIENDENDIENST REKEM 1. Voorstelling van het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum, van vzw Beschut Wonen t Veer, activiteitencentrum Locomotief en Mosaïek. Het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem (O.P.Z.C) is een Vlaams Agentschap dat vanuit zijn pluralistische visie respectvol wil omgaan met elke patiënt, bewoner en medewerker. De patiënten en bewoners met hun zorgbehoefte staan centraal in een kwaliteitsvolle, betaalbare zorg die gericht is op de re-integratie in de maatschappij. De betrokkenheid van de patiënten, de bewoners en hun omgeving, de samenspraak met familie- en patiëntenorganisaties, en de vrijwilligerswerking zijn essentieel. Het zorgcentrum is opgedeeld in het cluster acute zorg, cluster ouderenzorg, cluster forensische zorg en cluster langdurige zorg. De zorgeenheden zijn als volgt verdeeld: - cluster acute zorg (behandeling op korte termijn): o opname en crisis o resocialisatie o neurosezorg o verslavingszorg - cluster ouderenzorg: o ouderenzorg A (organische stoornissen) o ouderenzorg B (functionele stoornissen) - cluster forensische zorg (voor mannelijke geïnterneerden): o forensische zorg 1 (opname en behandeling op korte termijn) o forensische zorg 2 (langdurig verblijf in een open setting) o forensische zorg 3 (langdurig verblijf in een gesloten setting) o forensisch PVT Min (langdurig verblijf in de regio Antwerpen) - cluster langdurige zorg: o rehabilitatie (behandeling op langere termijn) o PVT Rado 1 en 2 (chronisch psychiatrische patiënten in de regio Lanaken) o PVT Rekem (chronisch psychiatrische patiënten op de campus Rekem) o PVT MG (bewoners met verstandelijke beperking) Het O.P.Z.C. Rekem heeft organisatorische werkverbanden met de beschutte woonvorm t Veer vzw, met de afdeling kinderpsychiatrie van het ZOL (campus Genk) en met het project psychiatrische thuiszorg Mosaïek. Het O.P.Z.C. Rekem participeert samen met BW t Veer in de werking van activiteitencentrum Locomotief. De doelstelling van vzw beschut wonen t Veer is begeleiding van personen met een psychisch probleem waardoor volledig zelfstandig wonen niet of nog niet mogelijk is. 1

2 Naargelang de behoefte gaat de begeleiding een aantal keren per maand langs in de huizen om toezicht te houden en advies te geven op vlak van huishoudelijke taken, zelfzorg, budgettering, hulp bij administratie, De doelstelling van het activiteitencentrum Locomotief is een zinvolle daginvulling geven aan personen met psychische problemen. Deelnemers bepalen samen het vrijetijdsaanbod. Ook rond vorming en arbeid wordt er gewerkt. Mosaïek heeft als doel onnodige ziekenhuisopnames voorkomen of verminderen, de integratie van patiënten in de maatschappij bevorderen en de levenskwaliteit van de patiënt verbeteren. Daarnaast is er ook aandacht voor het bieden van een deskundige ondersteuning aan alle hulpverleners (familiehulp, thuisverpleging, ) in de thuiszorg bij patiënten met een psychiatrisch probleem. 2. Vriendendienst Rekem 2.1 Structuur Het coördinatieteam van Vriendendienst Rekem bestaat uit Arlette Boven enk Petra Carpentier. Naast het coördinatieteam wordt de hulp van Anja Parthoens (communicatieverantwoordelijke) ingeschakeld. Dit team staat in voor de dagdagelijkse werking van Vriendendienst Rekem (zie ook verder). Met Sabine Buntinx (directeur PVT, clustermanager Langdurige Zorg) wordt minstens eenmaal per jaar vergaderd om een planning op lange termijn uit te stippelen en bij te sturen waar nodig. Zij is medeverantwoordelijk voor het beleid en voor supervisie/intervisie. Door haar wordt over Vriendendienst gerapporteerd naar het Directiecomité. Op de zorgeenheden is de begeleiding als volgt georganiseerd: een directe begeleider voor elke vrijwilliger nl. voor een bezoekvrijwilliger is dit de mentor van de bewoner, voor een taakvrijwilliger het personeelslid met wie hij of zij samen werkt. Daarnaast één personeelslid dat de vrijwilligerswerking in het algemeen bewaakt binnen het team en in overleg treedt met de coördinatoren. Hiertoe zijn ook een tweetal samenkomsten per jaar voorzien. 2.2 Algemene voorstelling Vriendendienst Rekem is in eerste instantie gericht naar de zorgeenheden waar mensen gedurende lange tijd in zorg zijn en naar het ondersteunen van het activiteitenaanbod. Door het koppelen van een vrijwilliger - een vriend - aan een chronisch psychiatrische patiënt/bewoner of een persoon met een verstandelijke beperking wordt getracht de eenzaamheid en maatschappelijke isolatie van de bewoner te doorbreken. Het koppel ontmoet elkaar (doorgaans) tweemaal per maand en onderneemt dan alledaagse maar gezellige activiteiten, zoals wat praten bij een kopje koffie, wandelen, winkelen of misschien eens naar de film. 2

3 Een vrijwilliger kan ook ingeschakeld worden bij activiteiten op de zorgeenheden zoals wandelen, fietsen, het paardenproject, zwemmen, cafetariabezoek, creatieve bezigheden, We spreken in dit geval van een taakvrijwilliger. Het vrijwilligerswerk vindt plaats in het kader van de psychiatrische rehabilitatie. Deze rehabilitatie is te definiëren als het proces waarbij een patiënt/bewoner geholpen wordt zo goed mogelijk gebruik te maken van zijn resterende vermogens in een zo normaal mogelijke sociale context (Benett, psychiater uit Engeland). De letterlijke betekenis van rehabilitatie is: eerherstel. In de formele doelstelling van Vriendendienst Rekem wordt het streven naar rehabilitatie als volgt omschreven: Vriendendienst Rekem heeft tot doel het samen ondernemen van activiteiten ter bevordering van de autonomie, emancipatie, zelfstandigheid en maatschappelijke integratie van chronisch psychiatrische patiënten en bewoners met een verstandelijke beperking. Het samen dingen doen staat centraal. De vrijwilligerswerking draagt bij tot het rehabilitatieproces van de patiënt/bewoner. Het contact tussen vrijwilliger en patiënt/bewoner is gericht op vrijetijdsbesteding, en mag niet de vorm krijgen van hulpverlening. Het contact met een bezoekvrijwilliger kan een positieve uitwerking hebben op de patiënt/bewoner: hij leert (weer) bezig te zijn met processen die zijn rehabilitatieproces kunnen versnellen: afspraken maken met je vriend en een vertrouwensband met hem opbouwen, weer deelnemen aan de maatschappij (op een terrasje zitten, naar de film gaan), soms bij de vrijwilliger thuiskomen en kennismaken met diens familie, etc. Kortom: het contact met de vrijwilliger blijft niet beperkt tot eens in de twee weken wat afleiding maar het betekent tevens persoonlijke groei voor de patiënt/bewoner. Door vrijwilligers te betrekken bij groepsactiviteiten wordt er eveneens een vriendschapsband opgebouwd en komt er opnieuw meer voeling met de maatschappij Profiel van de vrijwilliger De vrijwilligers van Vriendendienst Rekem vormen een afspiegeling van de maatschappij: jongeren en ouderen, studenten, mensen met of zonder een betaalde baan, gepensioneerden, huisvrouwen/mannen. Enige vereiste is meerderjarig zijn en een bewijs van goed zedelijk gedrag. Er zijn ook vrijwilligers die zich als koppel of als gezin aanmelden om als bezoekvrijwilliger te fungeren. Vriendendienst Rekem stelt geen eisen aan vrijwilligers wat betreft opleiding. Affiniteit met de doelgroep en een bepaalde motivatie om dit werk te doen worden wel verwacht. Daarnaast is het belangrijk dat de vrijwilligers die zich bij Vriendendienst Rekem aanmelden flexibel zijn, een lerende en open houding hebben, om begeleiding durven vragen, doorzettingsvermogen hebben en stevig in hun schoenen staan. 3

4 De vrijwilligers geven zelf verscheidene motieven aan om dit werk te doen. Altruïstische beweegredenen (iets voor een ander willen betekenen) en persoonlijke ontwikkeling worden vaak als motivatie genoemd. Anderen noemen het een zinvolle dagbesteding of een oriëntatie op het latere beroepsveld. De beroepskrachten zorgen ervoor dat de vrijwilligers hun werk zo goed mogelijk kunnen doen: ze selecteren en begeleiden de vrijwilligers, ze brengen de koppeling met de patiënt/bewoner tot stand, ze evalueren regelmatig het contact tussen vrijwilliger en patiënt/bewoner en ze bevorderen een goed werkklimaat door het organiseren van themabijeenkomsten, uitstapjes en dergelijke. Daarnaast zijn de coördinatoren verantwoordelijk voor de randvoorwaarden, zoals publiciteit en werving, financiële afwikkelingen, het onderhouden van externe contacten en het ontwikkelen van een visie gekoppeld aan nieuwe maatschappelijke situaties Taken van de vrijwilliger Algemeen De vrijwilliger is geen hulpverlener en hij dient zich ook niet als zodanig op te stellen. Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij een zo gelijkwaardig mogelijk contact probeert op te bouwen waarin de patiënt/bewoner in eerste instantie mens is, en niet patiënt. Om dit contact uit te bouwen wordt voorgesteld geleidelijk te werk te gaan. Zeker als bezoekvrijwilliger is het goed om de eerste contacten in een veilige omgeving te laten plaatshebben: op de zorgeenheid of op het domein, zodat bewoner en vrijwilliger onmiddellijk beroep kunnen doen op professionele ondersteuning indien nodig. Als taakvrijwilliger werk je sowieso onder de hoede van een therapeut bij wie je ten allen tijde met je vragen terecht kan. Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij zoveel mogelijk aanwezig is bij themabijeenkomsten en (evaluatie)gesprekken. De vrijwilliger heeft een actieve rol in het vragen om begeleiding indien het contact met de patiënt(en)/bewoner(s) moeizaam verloopt. Het ziektebeeld van de patiënt(en)/bewoner(s) wordt door Vriendendienst Rekem niet met de vrijwilliger besproken: het is immers de bedoeling dat de vrijwilliger de patiënt/bewoner met open vizier tegemoet treedt. Wel kunnen eventuele opvallendheden in het gedrag ter sprake komen zodat de vrijwilliger hier beter mee weet om te gaan Geheimhoudingsplicht De vrijwilliger is verplicht tot geheimhouding bedoeld in artikel 458 van het Strafwetboek dat luidt als volgt: Art Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het 4

5 geval dat zij geroepen worden om in rechte (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van honderd euro tot vijfhonderd euro. De vrijwilliger is derhalve verplicht tot geheimhouding van hetgeen tijdens het vrijwilligerswerk bekend wordt over de patiënt/bewoner. Hierdoor wordt de privacy van de patiënt(en)/bewoner(s) gewaarborgd. Deze verplichting tot geheimhouding bestaat niet tussen de vrijwilliger en degenen die de vrijwilliger begeleiden. Anderzijds bestaat ook een zekere privacy van de vrijwilliger. Aan de patiënt/bewoner wordt het adres en telefoonnummer van de vrijwilliger niet bekend gemaakt. Het staat de vrijwilliger geheel vrij of en wanneer hij dit aan de patiënt/bewoner geeft Bezoekvrijwilliger Vriendendienst Rekem probeert chronisch psychiatrische patiënten of bewoners met een verstandelijke beperking met een klein sociaal netwerk weer in contact te brengen met mensen uit de buitenwereld. Het netwerk van sommige patiënten/bewoners is immers beperkt tot medepatiënten en hulpverleners. Vriendendienst Rekem brengt een langdurig contact tot stand tussen één patiënt/bewoner en één vrijwilliger. Dit één-op-één contact is van wezenlijk belang in het kader van de doelstelling, omdat het vertrouwen van de patiënt/bewoner jegens zijn vriend op deze wijze langzaam kan groeien. Er is iemand die met een bepaalde regelmaat naar hem toekomt. De regelmaat en frequentie van het contact dragen bij tot de vertrouwensrelatie. De vrijwilliger wordt gevraagd om in principe voor een langere periode (minimaal één jaar) zijn vrijwilligerswerk voort te zetten. In de ontmoetingen, die minstens éénmaal per twee weken plaatsvinden, staat de vrijetijdsbesteding centraal: samen wat praten bij een kopje koffie, wat wandelen, winkelen of een keer naar het zwembad of de film. De activiteiten komen nadrukkelijk niet in de plaats van de professionele zorg, maar ze worden hieraan toegevoegd met het oog op de verbetering van de kwaliteit van leven. Dat wil zeggen dat getracht wordt de eenzaamheid en maatschappelijke isolatie van de patiënt/bewoner te doorbreken. Ook allochtone vrijwilligers worden gezocht om mensen van hun eigen cultuur te bezoeken. Het tijdstip van de ontmoetingen wordt bepaald door de betreffende patiënt/bewoner en zijn vrijwilliger of zijn begeleiders Taakvrijwilligers Met taakvrijwilligers bedoelen we vrijwilligers die (therapeutische) activiteiten mee ondersteunen. Ze engageren zich om activiteiten die door beroepskrachten georganiseerd worden mee te begeleiden. Het kan hier gaan om zeer diverse zaken. Zo kunnen zij bijvoorbeeld meewerken in de ergotherapie (knutselactiviteiten, handwerk, koken, ). Er bestaat ook de mogelijkheid om mee te doen met bewegingsactiviteiten (wandelen, fietsen, zwemmen, paardenproject, ). 5

6 Men kan ook een groep mee begeleiden als zij op uitstap of op vakantie gaan, of men kan meehelpen bij de losse activiteiten die door de beroepskrachten georganiseerd worden (bijvoorbeeld een dansavond). Er zijn veel vrijwilligers nodig om de cafetaria van de manege open te houden of een helpende hand uit te steken in het trefcentrum. De functie van de taakvrijwilliger is in eerste instantie ondersteunend. Bij aanvang van de samenwerking gaat het om activiteiten die onder leiding van een beroepskracht gebeuren. Na verloop van tijd kan er een samenwerking groeien en kan de vrijwilliger ook meer en meer betrokken worden bij het organiseren van activiteiten Bezoek -en taakvrijwilligers Het is ook mogelijk om je zowel als bezoekvrijwilliger als taakvrijwilliger in te zetten. Om verwarring bij de bewoners tegen te gaan, vraagt Vriendendienst Rekem in dit geval dit te spreiden over 2 zorgeenheden. Zodoende komt de vrijwilliger op de ene zorgeenheid steeds als bezoekvrijwilliger voor één bepaalde bewoner, terwijl hij op de andere zorgeenheid als taakvrijwilliger komt en zich met een groep bewoners bezighoudt. Noot: Vrijwilligers zijn mannen en vrouwen. Voor de leesbaarheid wordt in deze tekst alleen over vrijwilliger (hij/hem) gesproken. 3. Praktische uitwerking Deze werkingsbrochure omschrijft zo nauwkeurig mogelijk de rechten en plichten van en de afspraken met de vrijwilliger; dit om de samenwerking te bevorderen en teleurstellingen en conflicten zoveel mogelijk te voorkomen. In dit plan wordt verduidelijkt wat de vrijwilliger mag verwachten en wat van de vrijwilliger verwacht wordt. Achtereenvolgens komt aan de orde: werving en selectie (paragraaf 3.1); het vrijwilligerscontract (paragraaf 3.2); proefperiode en beëindiging (paragraaf 3.3); begeleiding (paragraaf 3.4); inspraak (paragraaf 3.5); geschillenprocedure en klachtrecht (paragraaf 3.6); onkostenvergoeding (paragraaf 3.7); vrijwilligers met een uitkering (paragraaf 3.8); verzekering (paragraaf 3.9); omgaan met privacygegevens (paragraaf 3.10); registratie (paragraaf 3.11); tot slot (paragraaf 3.12) bijlage i.v.m. werking tikklok 6

7 3.1. Werving en selectie Een goede selectieprocedure is nodig voor kwalitatief verantwoord vrijwilligerswerk. Als iemand interesse heeft in het vrijwilligerswerk van Vriendendienst Rekem wordt een eerste kennismakingsgesprek gepland en een informatiepakketje toegestuurd of samen doorgenomen waardoor de geïnteresseerde een beeld krijgt van de organisatie en inhoud van het werk. Bij dit pakketje bevindt zich een formulier met vragen over motivatie, hobby s, verwachtingen ten aanzien van dit vrijwilligerswerk en de begeleiding. Bij de koppeling wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met deze voorkeuren. In het kennismakingsgesprek wordt onder andere nader ingegaan op de beweegredenen, verwachtingen en persoonlijkheidskenmerken van de vrijwilliger-inspé in relatie tot het profiel dat Vriendendienst Rekem heeft van haar vrijwilligers en de inhoud van het werk. De vrijwilliger kiest in vrijheid om bepaalde activiteiten op zich te nemen. De uren en dagen waarop men langskomt, worden in onderling overleg tijdens het eerste contact bepaald. Dit betekent echter niet dat het vrijwilligerswerk vrijblijvend is. De keuze om vrijwilligerswerk te doen, brengt ook verplichtingen met zich mee. Het kennismakingsgesprek wordt beëindigd met de vraag of de vrijwilliger zichzelf geschikt acht voor het werk en of de motivatie aanwezig is om dit werk voor langere tijd (minimaal een jaar) te doen. Daarna wordt tussen de coördinatoren onderling bekeken welke koppeling best gemaakt wordt. In het geval van een bezoekvrijwilliger wordt zowel rekening gehouden met de wachtlijst alsook met de specifieke kenmerken van zowel vrijwilliger als kandidaat-bewoner/patiënt. Een tweede kennismakingsgesprek volgt dan op de zorgeenheid waar de vrijwilliger in kwestie komt werken. Daar wordt de nodige info gegeven opdat een vrijwilliger kan functioneren en worden afspraken gemaakt i.v.m. opvolging door de betrokken zorgeenheid in verband met het inwerktraject. Vooraleer de vrijwilliger van start gaat, vragen we hem of haar ook een bewijs van goed zedelijk gedrag in te dienen Het vrijwilligerscontract Indien de vrijwilliger na het kennismakingsgesprek besluit om met Vriendendienst Rekem in zee te gaan, dan ondertekent hij samen met de coördinator het contract. In dit contract worden de volgende zaken formeel omschreven: de opdracht: afspraken over frequentie (minimaal één keer per twee weken), duur (minimaal één jaar) en aard (vrijetijdsbesteding) van de activiteiten die worden ondernomen met de patiënt/bewoner; plichten van de vrijwilliger o.a. geheimhoudingsplicht, voorleggen van bewijs van goed zedelijk gedrag, aangifte doen bij eigen autoverzekering, ; 7

8 Plichten van de instelling; Wat te doen bij conflict, afwezigheid, beëindiging van overeenkomst; instemming met gebruik van persoonlijke gegevens voor intern gebruik en voor ledenlijst uit te delen aan vrijwilligers; onkostenvergoeding; verzekering; privacy Proefperiode en beëindiging De doelgroep (chronisch psychiatrische patiënten/personen met een verstandelijke beperking) van Vriendendienst Rekem vraagt van de bezoekvrijwilliger een zorgvuldige afweging vóórdat de koppeling aan een bepaalde patiënt/bewoner plaatsvindt. Een vrijwilliger dient zich te realiseren dat het voor de patiënt/bewoner bijzonder moeilijk kan zijn als het contract door de vrijwilliger vroegtijdig wordt afgebroken. Gebeurt dit toch wegens onvoorziene omstandigheden dan vragen we om dit minstens twee weken op voorhand te signaleren. Het is immers niet gemakkelijk een geschikte opvolger te vinden. Kent de vrijwilliger iemand die hem zou willen opvolgen, dan mag hij dit altijd melden. Het kan ook voorkomen dat een contract beëindigd moet worden. Vriendendienst Rekem heeft voor iedere vrijwilliger een proefperiode van drie maanden vastgesteld. Na deze eerste maanden vindt een zogenaamde klikevaluatie plaats waarin alle betrokken partijen kunnen aangeven of ze met elkaar verder willen. Uiteraard wordt van iedereen verwacht dat men tijdig aan de bel trekt indien er zich problemen voordoen. De coördinatoren van Vriendendienst Rekem staan hiervoor altijd ter beschikking. Daarnaast wordt van de vrijwilliger verwacht dat hij het zo spoedig mogelijk laat weten. Tijdens dit gesprek wordt ook van de zorgeenheid verwacht dat ze kort schetsen op welke wijze het inwerktraject verlopen is Begeleiding Vriendendienst Rekem biedt aan haar vrijwilligers intensieve begeleiding en ondersteuning. Dit is om de volgende redenen van belang: uit vrijwilligersperspectief: zodat de vrijwilliger voldoening blijft ondervinden van zijn werk en er zo mogelijk persoonlijke groei en verrijking van ondervindt uit patiënten/bewonersperspectief: nl. hoe beter de vrijwilliger functioneert hoe meer baat de patiënt/bewoner zal hebben bij het contact; uit organisatieperspectief: als de vrijwilliger onvoldoende begeleiding ontvangt, is de kans groter dat hij minder goed werk aflevert of de organisatie zelfs verlaat. 8

9 Uitgangspunt hierbij is dat alle vrijwilligers dezelfde begeleiding krijgen. De uitwerking hiervan kan echter per vrijwilliger verschillen. Daartoe is er binnen Vriendendienst Rekem een onderscheid gemaakt tussen individuele begeleiding (afgestemd op de behoefte en het karakter van de vrijwilliger en zijn contact met de patiënt/bewoner) en groepsgerichte begeleiding (die voor alle vrijwilligers hetzelfde is). Voor de individuele begeleiding van de vrijwilliger staat een coördinator van Vriendendienst Rekem ter beschikking. De mentor (persoonlijke begeleider van de patiënt/bewoner) kan, met toestemming van de patiënt/bewoner, worden ingeschakeld indien de vrijwilliger vragen heeft over het gedrag van de patiënt/bewoner en hoe hiermee om te gaan. Uiteraard wordt van de vrijwilliger verwacht dat hij dit eerst met zijn patiënt/bewoner of andere betrokken partijen zelf probeert op te pakken. In de eerste maanden vraagt de coördinator aan de vrijwilliger hoe het vrijwilligerswerk verloopt. Zonodig biedt de coördinator de gewenste ondersteuning. Na 3 maanden vindt een klikevaluatie plaats met de vrijwilliger, de patiënt/bewoner, therapeut of verpleegkundig leidinggevende en coördinator van het koppelingsgesprek. Nadat het verloop van het contact is besproken en geëvalueerd wordt, beslist men of men samen verder gaat. De groepsgerichte begeleiding van de vrijwilliger bestaat uit meerdere vrijwilligersbijeenkomsten per jaar voor het uitwisselen van ervaringen, het stellen van vragen, vormingsmomenten en gezellige activiteiten met of zonder bewoners. Ook bij feestmomenten die binnen de instelling doorgaan zoals de nieuwjaarsreceptie, kunnen de vrijwilligers betrokken worden. Ook op niveau van de zorgeenheid bestaat er de mogelijkheid om éénmaal per jaar een samenkomst te organiseren voor alle vrijwilligers werkzaam op die zorgeenheid. Bedoeling is dat vrijwilligers en het personeel van de zorgeenheid op deze wijze hun werking goed op mekaar afstemmen. Een dergelijk overleg heeft meestal onder de leiding van een van de coördinatoren van Vriendendienst plaats Inspraak Vrijwilligers hebben recht op inspraak als het onderwerpen betreft die te maken hebben met hun werkzaamheden. Inspraak houdt de vrijwilliger betrokken bij de organisatie en het komt de kwaliteit van het werk ten goede. Vriendendienst Rekem heeft bovendien baat bij de inspraak van vrijwilligers omdat hun ervaringen en visies van belang zijn bij de het voortdurend ontwikkelen en evalueren van beleid Geschillenprocedure en klachtrecht Indien er zich problemen voordoen binnen het werk van de vrijwilliger, dan is het van wezenlijk belang dat hij dit zo vroeg mogelijk meldt. Uiteraard draagt een adequate 9

10 individuele begeleiding bij aan een tijdige herkenning en bespreking van klachten en conflicten. Onenigheden kunnen in principe het best rechtstreeks worden besproken met degene die het aangaat. Het kan echter in sommige situaties beter zijn om de onvrede die de vrijwilliger ervaart jegens de patiënt/bewoner eerst met de mentor van de patiënt/bewoner te bespreken om zo meer inzicht te krijgen. De ervaring leert dat door tijdige bespreking van klachten of onvrede een onoplosbaar conflict meestal te voorkomen is. Indien de tegenstellingen echter zo groot worden dat men er op deze manier niet meer uitkomt, dan kunnen vrijwilliger, patiënt/bewoner en/of de mentor zich wenden tot de coördinator. Deze zal door middel van een evaluatiegesprek trachten het geschil voor alle partijen naar tevredenheid op te lossen. In uiterste gevallen moet het contact tussen patiënt/bewoner en vrijwilliger worden afgebroken. Dit kan gebeuren op initiatief van Vriendendienst Rekem, van de vrijwilliger of van de patiënt/bewoner. Deze beëindiging kan voor de vrijwilliger een definitief karakter hebben, maar het is ook mogelijk dat hij opnieuw gekoppeld wordt aan een andere patiënt/bewoner. Indien de vrijwilliger een klacht heeft over de werkwijze van de organisatie, dan dient hij deze eerst te bespreken met de desbetreffende personen. Indien dit niets oplost kan hij een (formele) klacht indienen bij het coördinatieteam. Het coördinatieteam behoudt in alle gevallen de bevoegdheid om een bindend oordeel uit te spreken Onkostenvergoeding De vrijwilliger krijgt een onkostenvergoeding met een maximum van circa 25 euro per maand. Deze vergoeding omvat zowel reiskosten (verplaatsingsonkosten van en naar het OPZC alsook uitstappen) en andere gemaakte onkosten vb. consumpties bij cafetariabezoek, inkomticketten, Voor alle duidelijkheid: het betreft hier enkel de eigen onkosten van de vrijwilliger. De onkosten van de bewoner zoals drankjes, inkomgelden, moeten door de bewoner zelf betaald worden. Indien de vrijwilliger een cadeautje wil voorzien voor de bewoner o.a. snoep, kledij, dan is dit ook voor eigen rekening. Dit kan niet terug gevorderd worden via Vriendendienst. Alle onkosten dienen geregistreerd op de voorziene onkostennota s en voorzien van de nodige bewijzen (ticketten ed.). Het binnenbrengen van onkostennota s dient liefst maandelijks te gebeuren. Wegens de boekhoudkundige afsluiting dient men ten laatste in de loop van de maand januari alle onkosten in te dienen die te maken hebben met het voorbije jaar. Vriendendienst Rekem verwacht wel van de vrijwilliger en de patiënt/bewoner dat ze op zoek gaan naar niet te dure activiteiten aangezien de patiënt/bewoner moet instaan voor zijn eigen kosten. Het vrijwilligerswerk mag niet bezoldigd worden. Alleen de afgesproken onkosten worden terugbetaald. Deze regeling is zowel van toepassing op werkenden alsook op mensen met een uitkering. Voor de vrijwilligers die een ganse dag komen werken kan, via een permanente opdracht aan de keuken, een gratis dagschotel voorzien worden. Aan de afdeling of de persoon in kwestie om tijdig af te melden (af te spreken op opstart). Wie slechts sporadisch een ganse dag komt werken, vraagt dit keer per keer aan via het 10

11 diensthoofd. De bonnen die dienen als betaling, worden door het diensthoofd aan de vrijwilliger bezorgd Vrijwilligers met een uitkering Vrijwilligers die van een uitkering genieten (b.v. werkloosheidsuitkering, invaliditeitsuitkering, ziekte-uitkering, brugpensioen, RVA-uitkering, ) dienen voorafgaandelijk een schriftelijke toestemming te vragen aan de betreffende uitkerende instantie. De instelling is bereid deze aanvraag mee op te stellen en te motiveren. Personen die onderworpen zijn aan een stempelcontrole kunnen hiervan vrijgesteld worden. Deze vrijstelling kan aangevraagd worden bij de Rijksdienst Voor Arbeidsvoorziening via de geijkte documenten. Dit zou geen probleem mogen opleveren aangezien de instelling beschikt over een algemene machtiging afgeleverd door de RVA. Hierdoor erkent de RVA dat werklozen bij ons vrijwilligerswerk mogen verrichten Verzekerbaarheid van vrijwilligers Het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum verzekert de vrijwilligers voor: - burgerlijke aansprakelijkheid - voor ongevallen tijdens de uitvoering van de overeengekomen taken -voor ongevallen op weg van en naar het vrijwilligerswerk voor de uitvoering van de overeengekomen taken (enkel lichamelijk letsel, geen tussenkomst voor schade aan eigen voertuig) Wanneer één van deze situaties optreedt, dient de vrijwilliger dit zo spoedig mogelijk te melden aan de coördinator van de vrijwilligerswerking. Vrijwilligers dienen hun bezoek op voorhand aan te kondigen indien het niet volgens een vaststaand en afgesproken schema verloopt. Dit zowel voor de verzekering alsook om niet onverrichter zake te moeten terugkeren. De wet betreffende de rechten van de vrijwilligers omschrijft de verantwoordelijkheid van de vrijwilligers als volgt: Art. 5. Elke organisatie is aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden veroorzaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk, op de wijze waarop aanstellers aansprakelijk zijn voor de schade aangericht door hun aangestelde. Ingeval de vrijwilliger bij het verrichten van het vrijwilligerswerk de organisatie of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog en zijn zware schuld. Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt. Voor de toepassing van dit artikel wordt de persoon die de organisatienota van een feitelijke vereniging tekent als vrijwilliger, onweerlegbaar vermoed geen lid van die feitelijke vereniging te zijn. 11

12 Gebruik van het persoonlijk autovoertuig in dienstopdracht 1. Dienstomniumverzekering De vrijwilligers zijn verzekerd zoals de personeelsleden voor arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. Bovendien is er een verzekering voor vrijwilligers die op dienstopdracht zijn met patiënten waarbij deze verzekering tussenkomt wanneer er een ongeval gebeurt met de wagen tijdens de dienstreis. Deze verzekering komt tussen voor die kosten waarvoor de eigen autoverzekering niet tussenkomt vb indien de vrijwilliger geen omnium heeft of voor de franchise wanneer er wel een omniumverzekering is. De eigen verzekering moet dus in eerste instantie worden aangesproken. Als een patiënt als passagier meerijdt is hij normaal ook gedekt door de autoverzekering van de eigenaar van het voertuig. Het is altijd raadzaam aan de eigen verzekering mee te delen bij de aanvang van het vrijwilligerswerk dat men sporadisch personen vervoert in het kader van vrijwilligerswerk. Dit zou geen verhoging van de premie met zich mee mogen brengen aangezien het om een beperkt aantal kilometers gaat op jaarbasis. De vrijwilliger dient bij een schadegeval aan te tonen dat de schade aan het voertuig zich heeft voorgedaan terwijl het voertuig effectief in dienstverband en met medeweten van het personeel van de zorgeenheid/toelating van de verpleegkundig leidinggevende gebruikt werd. Hiertoe dienen volgende voorwaarden voldaan te zijn: elke dienstverplaatsing dient voorafgaandelijk in het systeem geregistreerd te zijn (tikklok) bij een ongeval dient men een proces-verbaal te laten opstellen door de politie. Indien deze zouden weigeren dit te doen, dient men de nodige getuigenissen te verzamelen 2. Persoonlijke verplichte autoverzekering Indien het persoonlijk voertuig effectief in dienstopdracht gebruikt wordt, is het nodig dat de vrijwilliger zijn persoonlijke autoverzekeraar hiervan op de hoogte stelt. Indien de verzekering hierom vraagt, dan kan vriendendienst een verklaring opstellen i.v.m. het vrijwilligerswerk. Dit zou geen verhoging van de premie met zich mee mogen brengen aangezien het om een beperkt aantal kilometers gaat op jaarbasis Omgaan met privacygegevens De vrijwilliger geeft de instelling de toestemming om zijn gegevens bij te houden in een speciaal daartoe bestemde databank. Deze gegevens mogen enkel aangewend worden voor intern gebruik en voor gebruik tussen de vrijwilligers onderling. Elke bezoekvrijwilliger kan best samen met de mentor en/of de zorgeenheid overleggen of het haalbaar is om zijn privé-gegevens (zoals telefoongegevens, mailadres) over te maken aan de patiënt/bewoner. De opstart van een bezoekvrijwilliger kan enkel gebeuren indien de patiënt/bewoner of zijn/haar vertegenwoordiger schriftelijke toestemming geeft om de nodige medische en niet-medische gegevens over te maken aan de vrijwilliger. 12

13 3.11. Registratie Elk bezoek en/of activiteit van de vrijwilliger dient geregistreerd te worden omwille van redenen van verzekering. Daarom wordt aan de vrijwilliger een badge ter beschikking gesteld. Voor deze badge wordt een borgsom gevraagd die bij inlevering wordt terugbetaald. Plaatsen waar men kan tikken worden bij de intake aangegeven. Bij aankomst en vertrek houdt men de badge tegen de tikklok. Zo worden binnenkomen (in) en weggaan (uit) geregistreerd. Indien men een activiteit doet die buiten het terrein doorgaat, dan dient men dit ook te registreren: eerst het gele koffertje indrukken en vervolgens tikken (er verschijnt dienstopdracht ), bij terugkomst gewoon de badge tegen de tikkok houden (terug in). Als men vervolgens naar huis gaat weer tikken. Er moeten wel enkele minuten tussen de twee tikbeurten zijn Tot slot Deze werkingsbrochure is in maart 2000 geschreven en voor het laatst herwerkt in februari Alles werd i.s.m. de juridische dienst getoetst o.a. aan het wettelijk statuut voor de vrijwilligers. Vrijwilligersbeleid is niet star en dient voortdurend geëvalueerd. Onvolkomenheden en onvolledigheden vragen dan ook om een regelmatige bijsturing. 13

14 Gegevens coördinatoren Arlette Boven Petra Carpentier Parthoens Anja Coördinator AC Locomotief tel 089/ OPZC Rekem, pedagoge PVT MG Tel 089/ Communicatieverantwoordelijke tel 089/ Zorgeenheid Naam afdeling : Mentor van bewoner (voor bezoekvrijwilliger): Naam: Tel: Directe begeleider (voor taakvrijwilliger) Naam: Tel: Gegevens bewoner Naam: Verjaardag: Tel en/of GSM (indien wenselijk): Mailadres (indien wenselijk): 14

15 Bijlage 1: handleiding tikklok Hoe en waar tikken? De badge rechts van de tikklok houden (wit plaatje op de tekening). Waar tikken? Bezoekvrijwilligers: aan de dichtstbijzijnde tikklok waar de patiënt Taakvrijwilligers en vrijwilligers voor het museum: aan het onthaal Wat moet ik doen bij een dienstopdracht met patiënt (vb. gaan wandelen met een patiënt buiten het domein)? Je komt aan en je tikt gewoon in op de plaats waar de patiënt verblijft. Vanaf het moment dat je met de patiënt vertrekt (buiten de campus), ga je opnieuw naar de tikklok, drukt op het gele koffertje en tikt opnieuw. Hiermee activeer je het vertrek ( dienstopdracht verschijnt op het scherm). Wanneer je terug aankomt, tik je gewoon zoals bij het binnenkomen (zonder koffertje in te drukken). Er verschijnt de boodschap dat je terug binnen bent. Wanneer je naar huis gaat tik je nog eens. Dus in totaal worden vier tikkingen geregistreerd. 15