Opmerking: De aanbesteding kan niet eerder starten dan nadat alle machtigingen zijn ontvangen.

Transcriptie

1 Toelichting voor de opdrachtgevers op het voorstel vaststellen bestek en aanbestedingsprocedure Publiek Vervoer Groningen Drenthe. (voorstel aan colleges en dagelijks bestuur OV-bureau) 2 maart 2017 Inleiding Na het unanieme besluit van alle gemeenten van Groningen en Drenthe en van het OV-bureau Groningen Drenthe om deel te nemen aan Publiek Vervoer Groningen Drenthe wordt hierbij het opvolgende voorstel aangeboden. Dit voorstel betreft de aanbestedingsprocedure voor publiek vervoer in Groningen en Drenthe en vloeit voort uit het genoemde unanieme besluit. De inhoudelijke uitwerking van het voorstel staat beschreven in de volgende documenten: Bestek publiek vervoer in Groningen en Drenthe, Deel A en Deel B (versie 2 maart 2017) Bijlagenboek bij bestek. Voorgesteld wordt het volgende besluit te nemen: 1 in te stemmen met het bestek Publiek Vervoer Groningen Drenthe d.d. 2 maart 2017, inclusief Bijlagenboek. 2 het OV-bureau Groningen Drenthe conform bijgaand formulier te machtigen als penvoerder op te treden gedurende de aanbestedingsprocedure. In verband met de voorgenomen publicatie op TenderNed is dringend verzocht uiterlijk op 1 april 2017 schriftelijk omtrent het besluit te berichten aan het projectbureau Publiek Vervoer Groningen Drenthe. Daarheen kan ook de hardcopy-versie van het mandaatbesluit retour gezonden worden voor de administratie van de penvoerder van de aanbesteding, het OV-bureau Groningen Drenthe. Opmerking: De aanbesteding kan niet eerder starten dan nadat alle machtigingen zijn ontvangen. Beoogd resultaat Het eindresultaat is een tijdige realisatie van de nieuwe contracten en daarmee continuering van de dienstverlening per 1 januari Het beoogde resultaat van het voorliggende voorstel is een tijdige start van de aanbestedingsprocedure die daarvoor noodzakelijk is. Argumenten Ad 1: in te stemmen met het bestek Publiek Vervoer Groningen Drenthe d.d. 2 maart 2017, inclusief Bijlagenboek, Het bestek is opgesteld op basis van het Programma van Eisen Publiek Vervoer Groningen Drenthe en de Notitie Samenwerkingsmodel Publiek Vervoer Groningen Drenthe, beiden vastgesteld door alle samenwerkende partners. De keuzes die daarin gemaakt zijn, zijn verder uitgewerkt. Belangrijke keuzes uit het Programma van Eisen zijn: behoud van kwaliteit voor de reizigers, verhogen van efficiëntie door opschaling samenwerking tussen vervoerders en opdrachtgevers, blijven werken in regio s ten behoeve van de eerlijke kans voor de huidige vervoerders, gebruik van expertise uit het veld en operationele aansturing door de vervoerders zelf. Binnen de juridische en aanbesteding technische mogelijkheden is in het bestek een opdracht beschreven die de doorontwikkeling optimaal faciliteert. In de paragraaf Uitvoering is nader ingegaan op diverse onderwerpen van het bestek. toelichting op bestek publiek vervoer Groningen Drenthe 1

2 Het bestek gaat uit van duurzame samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Er is oog voor de moeilijke situatie in de huidige taxibranche, door onder meer te werken met een minimale kostprijstoets en te gunnen op prijs en kwaliteit. In de eisen zijn daarnaast regels opgenomen ten aanzien van overname bestaand personeel en streven naar vaste contracten voor werknemers. Op deze wijze wordt ook rekening gehouden met de zorgen die zijn uitgesproken in de open brief aan alle aanbestedende overheden van FNV Taxi van 16 februari De uitwerking door de projectgroep Publiek Vervoer Groningen Drenthe heeft op interactieve wijze plaatsgevonden (zie paragraaf Communicatie). Veel uitwerkingspunten zijn uitgebreid besproken. In de projectgroep zijn alle noodzakelijke vakdisciplines vertegenwoordigd, tevens is landelijke expertise ingeschakeld. Bij de diverse onderwerpen wordt hierop teruggekomen. Ad 2: het OV-bureau Groningen Drenthe conform bijgaand formulier te machtigen om als penvoerder op te treden gedurende de aanbestedingsprocedure. Met het mandaatbesluit wordt het OV-bureau gemandateerd om gedurende de aanbestedingsprocedure als penvoerder op te treden en, gehoord hebbende de individuele opdrachtgevers over het advies van de beoordelingscommissie, de voorlopige gunningsbeslissing te effecturen. Hierbij is het mandaat rechtstreeks verbonden aan en beperkt door de inhoud van het bestek. Wanneer gedurende de procedure geen nieuwe besluiten nodig zijn en de beoordeling plaatsvindt conform het bestek, dan verloopt alles via het mandaat en is het OV-bureau als penvoerder bevoegd om de procedure te voeren. Bij nieuwe besluiten wordt teruggegaan naar de colleges voor de benodigde besluitvorming. Het mandaat strekt niet zo niet dat het OV-bureau bevoegd is om definitieve gunning te verlenen: de definitieve gunning betreft een besluit van elke individuele contractpartner (colleges B&W en dagelijks bestuur OV-bureau), hiermee is dan tevens het verstrekte mandaat beëindigd. Kanttekeningen / risico s en beheermaatregelen. Harmonisatie < > eigen beleid Voor optimaal profijt van de samenwerking is gestreefd naar harmonisatie. Het risico is dat daarmee de gewenste couleur locale verdwijnt. In het bestek zijn daarom specifieke aanvullende of afwijkende bepalingen opgenomen die uit de verschillende gesprekken met regio s zijn meegegeven. Overigens betreft dit voornamelijk detail-uitwerkingen. Tempo < > zorgvuldigheid Door de wens om tijdig nieuwe contracten in uitvoering te nemen is een realistische maar strakke planning voor 2017 aanwezig. Het risico is dat er onvoldoende ruimte is voor een zorgvuldige voorbereiding en uitgebreide besluitvorming. Dit wordt ondervangen door een optimale interactieve en stapsgewijze procesaanpak. Ten behoeve van de besluitvorming ligt een zorgvuldig voorbereid bestek voor, dat tijdens de besluitvorming hierover nog wordt aangevuld met technische informatie ten behoeve van de daadwerkelijke publicatie op TenderNed. Een voorbeeld is bijlage 3 Kwantitatieve informatie vervoersstromen. Dit betreft de omvang van vervoerstromen, informatie die noodzakelijk is voor de inschrijvers. Deze informatie wordt in de maand maart samengesteld op basis van deels nog beschikbaar te komen data. Onzekerheid uitkomst aanbesteding <> gevraagde zekerheid bij innovatieve keuzes Bij het opstellen van het bestek is uitgegaan van de ontwikkelopdracht. Derhalve zijn innovatieve maatregelen voorgesteld, besproken en waar ambtelijk akkoord opgenomen. Het risico van veranderingen is dat niet altijd tevoren bewezen kan worden welke (positieve, financiële) effecten dit zal meebrengen. De gevraagde bewijslast is beperkt te leveren in verband met de complexheid van de materie, de veelvuldigheid van externe factoren en onvoldoende aanwezige data. Daarnaast is ook de marktwerking van een aanbesteding een aanname. Om tegemoet te komen aan de vraag voor zo veel mogelijk zekerheid, zijn maatregelen genomen, zoals het inschakelen van specifieke expertise op het gebied van inkoop en beheer van zorg- en taxivervoer. Andere maatregelen voor het bewaken van de doelstellingen zijn het opnemen van evaluatiemomenten en gebundeld contactbeheer door Team Publiek Vervoer tijdens de looptijd van de contracten. toelichting op bestek publiek vervoer Groningen Drenthe 2

3 Uitvoering Hieronder volgt een toelichting op een aantal specifieke onderwerpen uit het bestek, in een willekeurige volgorde. Perceelindeling Op eigen verzoek zijn de gemeenten Haren en Midden Drenthe van regio veranderd ten opzichte van het vastgestelde Programma van Eisen. Hierover is bestuurlijke afstemming geweest in de betreffende regio s. Met het vaststellen van het bestek stemmen alle colleges en het OV-bureau hiermee impliciet in. De reiziger centraal In het bestek is uitgegaan van behoud van het huidige kwaliteitsniveau. Met de individuele gemeenten, het OVbureau en in samenspraak met de Klankbordgroep Publiek Vervoer is nagegaan hoe dit vertaald kon worden in het bestek. De spelregels zijn opgenomen in bijlage 4 van het bestek ( lijst met eisen ), en zijn gebaseerd op de huidige spelregels. Een verbeterpunt voor reizigers is bijvoorbeeld de mogelijkheid om een prioriteitsrit met gegarandeerde aankomsttijd te reserveren. Een belangrijk punt voor reizigers is de uitwerking van de klantparticipatie en de klachtenprocedure. Ten behoeve van het bestek is het alleen noodzakelijk dat vervoerders weten wat tot hun opdracht hoort, bijvoorbeeld de verplichting om mee werken aan klachtbehandeling. De projectgroep Publiek Vervoer gaat binnenkort verder in gesprek met de Klankbordgroep, gemeenten en het OV-bureau over de uitwerking van dit onderwerp. Dat leidt onder meer tot het invoegen van een klachtenregeling als bijlage bij het bestek ten tijde van de eerste Nota van Inlichtingen. Regelen van de gewenste doorontwikkeling Volgens de opdracht is het bestek uitgevoerd als een ontwikkelopdracht. De ervaring van het OV-bureau in het huidige, op innovatie gerichte, concessiebeheer is meegenomen. Meewerken aan pilots is onderdeel van de opdracht voor de vervoerder en gebeurt kostendekkend : in overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt een businesscase opgesteld. Dit geldt ook voor mogelijke nieuwe wensen / eisen van de opdrachtgevers, die gedurende de looptijd ingevoerd worden. Vervoerders worden verplicht ook zelf actief mee te werken aan het verder ontwikkelen van publiek vervoer. Afreken- en verreken systematiek Het uitgangspunt om door de samenwerking binnen het werkgebied een efficiënter en klantvriendelijk vervoersysteem te realiseren en uit te bouwen is de grondslag van het bestek. Het gaat dan over de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers en ook de onderlinge samenwerking tussen de opdrachtnemers (de vervoerders). De wijze van afrekenen met de vervoerders van de verleende diensten is één van de belangrijke instrumenten voor het stimuleren tot samenwerking en bereiken van de beoogde efficiëntieverbetering. Expertadvies van landelijke autoriteiten (bureaus Van Brandwijk en Forseti) is opgevraagd over welke afrekensystematiek met de vervoerders hiervoor optimale prikkels kan geven. In nauw overleg met de deskundigen van de gemeenten en het OV-bureau is dit verder bestudeerd. Momenteel is nog geen definitieve keuze gemaakt. De bijlage I Afrekensystematiek bij de Vervoersovereenkomst wordt na vervolgbespreking met alle regio s medio maart nagezonden. Dit geeft gelegenheid om dit onderwerp nog goed af te stemmen tussen de regio s. Bonus malus Ook op dit punt is getracht te komen tot harmonisatie. Het systeem dat is opgenomen in het bestek doet zo veel mogelijk recht aan de uitvoeringspraktijk en geeft mogelijkheden tot bijsturen van de uitvoering van vervoer in de verschillende regio s. Congestie / Ring Groningen Een bijzondere omstandigheid voor dit bestek is de ombouw Ring Groningen en het bijbehorend congestieprobleem tijdens een flink deel van de contractperiode. In het bestek is een regeling voor vervoerders ter compensatie van kosten bij buitengewone vertragingen opgenomen. Dit brengt de onzekerheid en dus de risico-opslag voor inschrijvers terug tot een meer realistische omvang. Daarnaast wordt met de projectorganisatie Groningen Bereikbaar nagegaan welke mogelijkheden er zijn om de lasten voor reizigers van toelichting op bestek publiek vervoer Groningen Drenthe 3

4 publiek vervoer zo veel mogelijk te beperken. Gedurende de looptijd van het contract wordt bezien in hoeverre de opdrachtgevers gebruik kunnen maken van een (mogelijke) compensatieregeling Groningen Bereikbaar voor de extra kosten die opdrachtgevers maken. Gunningcriteria In het bestek zijn minimale eisen geformuleerd waar de inschrijvers in het kader van deze aanbesteding aan moeten voldoen. Daarnaast zijn criteria opgenomen voor de gunning. Deze criteria geven de inschrijvende partij de mogelijkheid zich te onderscheiden op diverse onderdelen, die van belang worden geacht door de opdrachtgevers. Dit betreft bijvoorbeeld extra inzet op duurzaamheid. Op deze wijze wordt niet alleen op prijs maar ook op kwaliteit gegund. De eisen en de gunningcriteria zijn tot stand gekomen op basis van input van diverse gremia, waaronder leden van de Klankbordgroep Publiek Vervoer en vertegenwoordigers van de opdrachtgevers. Werkgelegenheid en SROI Voor het opstellen van de eisen in het kader van werkgelegenheid zijn contacten geweest met het Coördinatiepunt Social Return / Werk in zicht en met de taxibranchevertegenwoordiger KNV Taxi. In het bestek is een inspanningseis opgenomen voor vervoerders om tijdelijke contracten om te zetten in vaste contracten. Tevens is in nauw overleg met inkoopadviseurs van gemeenten een eis opgenomen ten aanzien van de inzet op Social Return on Investment (2% van de opdrachtwaarde, in te vullen onder nadere overleg). Tenslotte gelden uiteraard de wettelijke regelingen bij contractwisselingen in de taxibranche, welke bevorderen dat bij wijziging van contractant huidig personeel kan worden geplaatst. Hubs en Hubtaxi De ontwikkeling van hubs en de Hubtaxi is in nauw overleg met het OV-bureau opgenomen en verwerkt in het bestek. De Hubtaxi vormt een belangrijke nieuwe bijdrage als aanvulling op het reguliere openbaar vervoer en dus aan de leefbaarheid van dun bevolkte gebieden. Dit ter vervanging van de huidige functionaliteiten van de Regiotaxi (OV deel) en van de LijnBelBussen, welke vanaf 2018 niet meer rijden. De spelregels voor de Hubtaxi zijn opgenomen in het bestek (deel A en bijlage 4 lijst met eisen ). Uitgangspunten bij deze regels is behoud van kwaliteit voor de reiziger ten opzichte van de huidige functionaliteiten. Buurtbussen De facilitering van de huidige buurtbusverenigingen is in nauw overleg met het OV-bureau en de buurtbusverenigingen ongewijzigd opgenomen in het bestek ten opzichte de huidige contracten.. De inkoop betreft voornamelijk het door de vervoerder beschikbaar stellen en houden van een voertuig. Aangegeven is aan de buurtbusverenigingen dat zij zelf eindverantwoordelijk zijn. Na de eerste periode van twee jaar binnen de looptijd van 4,5 jaar wordt in overleg bezien hoe de facilitering van buurtbussen wordt gecontinueerd binnen Publiek Vervoer Groningen Drenthe. Lokaal vervoer In de gemeenten Assen, Meppel en Hoogeveen kan naast een vraagafhankelijke vervoersvoorziening voor Wmo-gerechtigden een algemene sociale vervoersvoorziening ten behoeve van Wmo-gerechtigden worden geïntroduceerd, die ook open staat voor leerlingen, ouderen en alle andere personen die gebruik willen en kunnen maken van deze algemene voorziening. Deze vervoersvoorzieningen kunnen worden beschouwd als een logisch vervolg op de pilots die deze gemeenten hebben geïnitieerd voor hun stedelijk vervoer. Deze algemene voorziening wordt door Publiek Vervoer Groningen Drenthe namens de betreffende gemeenten als een optie opgenomen in de algemene aanbesteding van publiek vervoer in Groningen en Drenthe, waardoor na gunning deze algemene voorziening door dezelfde opdrachtnemer dient te worden uitgevoerd die binnen de algemene aanbesteding het betreffende perceel krijgt gegund. De algemene voorzieningen maken geen direct onderdeel uit van gunningscriteria die gelden voor de betreffende percelen. Hierdoor zijn de effecten door deze algemene voorziening voor de andere opdrachtgevers uit het betreffende perceel minimaal. De individuele gemeenten besluiten uiterlijk 21 juli 2017 (dit is vóór de voorlopige gunning) of deze algemene sociale voorziening daadwerkelijk wordt geïntroduceerd. toelichting op bestek publiek vervoer Groningen Drenthe 4

5 Financiën Ten opzichte van het eerdere besluit tot deelname aan Publiek Vervoer zijn geen financiële consequenties aan dit voorstel verbonden. De kosten voor het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure worden gedekt door de reeds toegezegde bijdragen aan de Projectkosten De uitvoering van de verantwoordelijkheden voor de nieuwe contractperiode blijft plaatsvinden op basis van de budgetten per opdrachtgever, die elk daar zelf verantwoordelijk voor is. Bij het opstellen van het bestek is geen aanleiding gevonden om de eerder vastgestelde Businesscase Publiek Vervoer Groningen Drenthe bij te stellen. Zie verder in de paragrafen Kanttekeningen en Uitvoering. Communicatie / interactie Voor het opstellen van het bestek zijn in de periode december januari circa 15 bijeenkomsten gehouden met beleidsambtenaren zorg en vervoer, leerlingenvervoer, en inkoopadviseurs van de gemeenten. Per regio is uiteindelijk gereageerd op een conceptbestek, waarna alle opmerkingen zijn verwerkt in het voorliggende bestek. In januari is de Klankbordgroep Publiek Vervoer bijeen geweest. Dit krijgt in maart een vervolg. In vervolg op eerdere overleggen is contact gehouden met stakeholders zoals de brancheorganisatie KNV Taxi, de ministeries I&M en VWS en het kennisinstituut CROW. De interne en externe communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure is strikt gebonden aan juridische regels. Binnen deze kaders wordt optimaal gezorgd voor bestuurlijke en ambtelijke informatievertrekking over het verloop van de procedure. Inhoudelijke betrokkenheid (eveneens met juridische restricties als het gaat om communicatie) wordt verzorgd door de invulling van het beoordelingsteam met vertegenwoordigers per regio. Rondom de bekendmaking van het unanieme besluit tot deelname aan Publiek Vervoer Groningen Drenthe is een persbericht verzonden. In een met alle partners op te stellen communicatieplan wordt voorjaar 2017 uitgewerkt hoe de communicatie naar inwoners over de daadwerkelijke wijzigingen zal gaan plaatsvinden. Vervolgtraject In het voorbereidingsjaar 2017 volgt nog een aantal besluitmomenten, deels afhankelijk van het verloop van de aanbestedingsprocedure. Voorlopige gunning De aanbestedingsprocedure en beoordeling van de ontvangen inschrijvingen wordt uitgevoerd conform het beschrijvend document (bestek). De beoordeling door het te benoemen beoordelingsteam leidt tot een ranking van de inschrijvers. Met toepassing van de voorwaarden inzake de gunningsprocedure van het beschrijvend document, leidt deze gunning vervolgens tot een beoogd opdrachtnemer per perceel. Van de aanbestedingsen gunningsprocedure wordt door het beoordelingsteam een gunningsadvies opgesteld. Op basis van dit advies kunnen de individuele opdrachtgevers bureau besluiten om de opdracht wel of niet te gunnen. Wanneer gekozen wordt voor niet gunnen, dan moet dit gemotiveerd en leidt dit tot het gegeven dat het betreffende perceel niet gegund kan worden: de aanbesteding voor dit perceel moet dan worden ingetrokken en opdrachtgevers moeten een nieuwe aanbestedingsprocedure doorlopen om de opdracht rechtmatig te kunnen laten uitvoeren. Deze nieuwe procedure moet een inhoudelijk wezenlijk gewijzigd worden ten opzichte van de procedure publiek vervoer in Groningen en Drenthe. Gezien het gegeven dat per 1 januari 2018 (1 augustus 2018 voor leerlingenvervoer) de huidige overeenkomsten eindigen, is een besluit van de opdrachtgevers om tot voorlopige gunning (akkoord met het gunningsadvies) over te gaan uiterlijk 18 juli :00 uur noodzakelijk, mede gezien het zomerreces. De coördinerend contactambtenaren Publiek Vervoer ontvangen 11 juli 2017 het gunningsadvies op basis waarvan de gemeente haar besluit (al dan niet binnen de gemeente gemandateerd) kan nemen. toelichting op bestek publiek vervoer Groningen Drenthe 5

6 Definitieve gunning / contractbesluit De aanbestedingsprocedure eindigt met een besluit van elke individuele opdrachtgever tot definitieve gunning en opdrachtverlening (afsluiten contract). De aanbestedingsprocedure is nauwkeurig ingepland, toch is het verloop ervan door externe invloeden niet te garanderen. Beoogd wordt om in september 2017 de contracten af te sluiten, zodat een aanvaardbare implementatieperiode voor vervoerders nog net aanwezig is. Zoals in de paragraaf Argumenten is vermeld, ontstaan mogelijkerwijs gedurende de aanbestedingsperiode bijzondere besluitmomenten, welke alsdan aan de colleges en aan het dagelijks bestuur van het OV-bureau Groningen Drenthe worden voorgelegd. Uitwerking samenwerkingsvorm In mei 2017 komt een voorstel over de inrichting van de samenwerking Publiek Vervoer Groningen Drenthe voor de contractperiode. Dat gaat over de juridische entiteit en governance van de samenwerkingsvorm en de taken en posities van Team Publiek Vervoer in relatie tot de opdrachtgevers. Dit voorstel wordt gebaseerd op de keuzes die al zijn gemaakt aan de hand van de vastgestelde Notitie Samenwerkingsmodel Publiek Vervoer. toelichting op bestek publiek vervoer Groningen Drenthe 6