AV Hanzesport. Ben Hofenk, Henk Toet, Adriaan Vernooij, Herman Heuver namesn SAAZ (vanaf uur)

Transcriptie

1 Bestuursvergadering Dinsdag 11 mei 2010 Tijdstip Locatie: AV Hanzesport Dagvoorzitter Notulist Aanwezigen Agenda punt 1. Ingekomen stukken Adrian Vernooij Hofenk Hofenk, Toet, Vernooij, Herman Heuver namesn SAAZ (vanaf uur) Hofenk / Bestuur roeivereniging Isala is nog niet eens over combi-lidmaatschap met 105 korting. Nader overleg Wim ter Beek en Hofenk over start samenwerking in het najaar. Mogelijkheden om sporten te stimuleren subsidieregeling provincie Gelderland. Derk Bril contacteren over kandidaat voor avh-bestuur; herhaald contacteren. Actie: Geld besparen, een graadje minder centrale verwarming en douches op AVH; opvolging geven. Actie Herman H. heeft een gesprek gehad met de directeur bewonerszaken van Woonbedrijf Ieder1 over de mogelijkheden om gezamenlijk in de wijk sportactiviteiten te organiseren en/of het stimuleren door het woonbedrijf van haar huurders om aan sportbeoefening te gaan doen. Zo mogelijk met een vorm van financiele tegemoetkoming door het woonbedrijf. Het gesprek is erg prettig en constrcutief verlopen en Ieder1 gaat de verschillende opties intern verder bespreken. Het wordt erg gewaardeerd dat Hanzesport deze aanpak kiest. Eind mei zal er terugkoppeling plaatsvinden. Agenda punt 2. Jeugdbestuur Geven op het laatste moment aan toch niet aanwezig te zullen zijn. Jammer omdat ze zelf eigen punten wilden bespreken met het bestuur. Conclusies Verzoeken dat jeugdbestuur volgende vergadering aanwezig is en vooraf haar eigen bespreekpunten opgeeft. Ook Heleen Schuld uitnodigen. JB vragen om toelichting te geven hoe zij invulling geven aan het in 2009 opgestelde protocol Jeugdbesturen. Mail sturen naar Tim W en Heleen S. Agenda punt 3. ALV 2010: Financien Vernooij

2 Jaarrekening 2009 gereed. Door onvoldoende details zijn sommige boekingen niet op de juiste kostensoort terecht gekomen. Onder andere is de splitsing in opbrengsten en kosten van de wegwedstrijden onvoldoende zichtbaar in de administratie. De totale verantwoording klopt echter wel en aansluiting met bankstanden is gecontroleerd door Alfa. Er is een fors verlies over het jaar 2010, echter gelet op de ruime reserves leidt dit niet tot problemen. Voor de ALV zal de kascontrolecommissie haar steekproeven uitvoeren. Besloten wordt de jaarrekening 2009 zoals opgesteld door ALFA te presenteren aan de ALV. Concept begroting 2010 opgesteld.ondanks meerdere verzoeken is niet van alle teams is een begrotingsopgave ontvangen. Besloten wordt om de contributie inkomsten te baseren op gemiddeld 600 leden, dit in overeenstemming met de actuele ontwikkeling van het ledental. Alle posten van de begroting worden doorgenomen en een aantal kosten worden naar beneden bijgesteld om voor 2010 tot een evenwicht in opbrengsten en kosten te komen. zal dit verwerken en aan de bestuursleden toezenden. Vervolgens zullen de teams worden geinformeerd over het toegekende budget Opbrengsten en kosten van de wegwedstrijden dienen zuiver naar opbrengsten en kosten te worden geboekt in iom Mariane en Jan Rood. Juni Jaarrekening 2009 en begroting 2010 als inzage exemplaren in het clubgebouw neerleggen twee weken voor de ALV en tevens laten plaatsen als nieuwsitem op de website. 21 mei 2010 Over de 1 e helft van 2010 zal het bestuur de financiele verant woording bespreken. Omdat ALFA nu ook de budgetten inbrengt en boekingen naar kostensoort en kostenplaats worden gedaan, zal het inzicht verbeteren. Augustus Mail sturen naar trainers met verzoek om declaraties 1 e kwartaal in te dienen. Mail sturen naar trainerscoordinatieteams met verzoek om actueel overzicht van trainers en trainingsuren. Dit gebruiken om volledigheid van de declaraties te beoordelen. Met Jan Rood bespreken dat kosten Championchip volledig via inschrijfttarief dienen te worden terugverdiend. Gebruik championchip bij 8-kastelenloop door wedstrijdteam laten evalueren. Offerte ALFA voor 2010 ad ,- EURO wordt akkoord bevonden. zal dit bevestigen aan Alfa. Agenda punt 4. Aanpassen contributie Rekening houdende met kostenstijgingen, maar anderzijds ook druk op besteedbaar inkomen bij vooral gezinnen, wordt besloten de contributie beperkt aan te passen met 2% waardoor in ieder geval de inflatie wordt gedekt. Gediscusieerd wordt over mogelijkheid extra inkomsten te genereren voor de vereniging door bijvoorbeeld in het kader van familiedag of party of bedrijfsevent een sportactiviteit te organiseren bij AVH. Onder begeleiding van een trainer met diploma. Het clubgebouw kan dan worden gebruikt voor hapje en drankje. De sportactiviteit staat voorop en stukje extra opbrengst vanuit kantine is secundair. Met de trainerscoordinatieteams zal dit idee worden besproken.

3 Contributievoorstel inbrengen tijdens ALV 4 juni Sportactiviteiten in kader familiedag, party en bedrijfsevent bespreken met trainerscoordinatieteams. Eerstvolgend overleg met coordinatie teams. Agenda punt 5. Overleg met trainers, kader, etc. Voor de zomervakantie zal er nog plenair overleg met de trainerscoordinatieteams en het bestuur plaatsvinden. Belangrijk aandachstpunt hierbij het starten van nieuwe loopgroepen, clinics, etc. om te zorgen dat ledenaantal op peil blijft. Tevens met de coordinatieteams bespreken welke mogelijkheden zij wel of niet zien voor de inzet van CIOS studenten bij trainingen of andere activiteiten van AVH. Daarna zal definitieve terugkoppeling geven aan CIOS. Het bestuur staat positief tegenover inzet van deze studenten in kader van stages. Om de afstemming tussen bestuur en de vrijwillgersteams nog verder te verbeteren wordt besproken om een keer per 2 maand de teamleiders te vragen om voorafgaand aan het bestuursoverleg aanwezig te willen zijn. Van uur. Bestuur besluit dit in 2010 twee keer te doen; op 14/9 en 14/12. Plenair overleg trainerscoordinatieteams initieren. (Inmiddels is bekend dat dit overleg op vrijdag 2 juli wordt gehouden). Via Nieuwsbrief teamleiders uitnodigen voor overleg met bestuur op 14/9 en 14/12. Voor de zomervakantie Agenda punt 6. Ledenadministratie en kantoorfunctie Bernt Brand zal vanwege lang verblijf in het buitenland stoppen met de ledenadministratie. Inmiddels is bestuur in gesprek met een opvolgster. E ddy Pendavigh is bereid begeleding te geven. Het vormgeven van de kantoorfunctie door Janet Groen verloopt goed. Toet begeleidt haar. Zij is drie middagen bij AVH aanwezig. Op dit moment ligt nadruk vooral op het bijwerken van het bestand vrijwilligers en aanvullende gegevens tbv de ledenadm. De huidige leden-admi laat niet toe om (extra) gegevens van vrijwlliigers op te nemen. Daartoe wordt er als tussen-maatregel een zelfstandig vrijwilligersbestand opgezet. Het is echter wel van belang om het vrijwilligersbestand aan de ledenadministratie te kunnen relateren. kan voor de koppeling tussen deze twee zelfstandige bestanden zorgen zodra dat wenselijk is. Deze aanpak als een tussenoplossing te zien, op weg naar een leden-administratie die ook vrijwilligersgegevens kan omvatten. SportLink van de KNAU zou dit - al dan niet met een speciale module - in 2011 mogelijk beschikbaar kunnen hebben. SportLink is in ontwikkeling en kan eind al dan niet beperkt - voor AVH beschikbaar komen.

4 Nieuwe vrijwilliger tbv ledenadministratie Juli Janet begeleiden Wijzingen/aanvullingen ledengegevens ook in ledenadm bijwerken doorlopend Agenda punt 7. Uitslagen jeugdwedstrijden op website Dit is een wens van de jeugdcoordinator, bij sommige andere verenigingen is dit door maatwerk gerealiseerd. Door Bernard Pluim is iom onze webdesigner uitgezocht hoe een dergelijke applicatie kan worden gebouwd. Investering bedraagt euro 600,-. Tevens blijkt dat de gegevens na iedere wedstrijd in het syteem geupdated moeten worden, kosten euro 25,- per keer. Het bestuur vraagt zich af wie de verantwoordelijkheid neemt om de gegevens per wedstrijd bij te houden en ervoor te zorgen dat deze gegevens naar de webdesigner worden verzonden. Tevens vraagt het bestuur zich af of er geen standaardapplicatie verkrijgbaar is, danwel een bestaande toepassing van een andere vereniging tegen vergoeding kan worden overgenomen. Ook dient bij deze beslissing te worden betrokken dat de Atletiekunie naar verwachting vanaf 2011 het programma Sportlink aan verenigingen gaat aanbieden. Wellicht heeft dit programma al een mogelijkheid tot registreren van wedstrijdgegevens. Conclusie Gezien de nog open punten rond deze toepassing gaat het bestuur vooralsnog niet akkoord met deze investering. Overleg met Richard en Bernhard over vragen van het bestuur. juni bij AU naar mogelijkheden van Sportlink juni Agenda punt 8. Uitvoering van taken Om alle werkzaamheden bij Hanzesport goed te kunnen uitvoeren is meer in zet nodig. Besloten wordt om de leden die nog geen vrijwilligerstaak doen schriftelijk uit te nodigen voor een informatie-uur, om de leuke en nuttige aspecten om vrijwilliger bij Hanzesport te zijn door te nemen en zo meer vrijwilligers te werven. Hiertoe een adressenlijst samen stellen (via AVH-kantoor) en de brief tijdig versturen (rond 15 augustus, samen met een oproep op de site en in de nieuwsbrief. Om effectief te kunnen ontmoeten zijn er 2 datums, t.w. di 7/9 en do 16/9, beide van uur. Bijeenkomsten + uitnodiging organiseren. juni Rondvraag

5 Besproken wordt de response op de vraag van het bestuur om nieuwe bestuursleden via een oproep op de website. Er heeft zich gelukkig een kandidaat gemeld die belangstelling heeft voor promotie/communicatie van met name jeugdatletiek. Met haar wordt binnenkort een gesprek gevoerd met als insteek de bestuursfunctie baanatletiek en nadruk op het communicatie en wervingsdeel hiervan. Het bestuur is enigzins teleurgesteld vanwege het gebrek aan lef van verenigingsleden om voor een bestuursfunctie te opteren. Duidelijk is dat met maar drie bestuurders van wie wordt verwacht dat zij alle bestuurswerkzaamheden voor een grote vereniging uitvoeren, aan vele tak en geen of onvoldoende aandacht kan worden gegeven. De workload bij de bestuurders is dan ook onevenredig hoog. Tijdens de ALV zal dit punt nadrukkelijk aan de orde worden gesteld. De voorbereidingen voor de Hanzemare nieuwe opzet (full color, hoogwaardi g magazine) verlopen erg voorspoedig. Het redactieteam is onder leiding van Fred Volmer volop aan de slag en verwacht eind juni de eerste uitgave te kunnen presenteren. Het nieuwe magazine zal meer dan de Hanzemare voorheen worden gebruikt als beelddrager van de vereniging naar buiten (o.a. tbv sponsorwerving). De dagvoorzitter sluit om uur de vergadering.