SUBSIDIERING VAN VERENIGINGEN VOOR SOCIAAL-CULTUREEL VOLWASSENENWERK

Transcriptie

1 SUBSIDIERING VAN VERENIGINGEN VOOR SOCIAAL-CULTUREEL VOLWASSENENWERK REGLEMENT Vastgesteld door de Provincieraad in vergadering van 17 oktober 1996 en nadien gewijzigd in vergadering van 23 maart 1998, in vergadering van 25 april 2002 en in vergadering van 16 december Hoofdstuk I - Algemene bepalingen Artikel 1 Binnen de perken van de kredieten die op de goedgekeurde begroting van de provincie Antwerpen worden voorzien, verleent de bestendige deputatie een toelage aan de als zodanig erkende Nederlandstalige sociaal-culturele verenigingen, voor het organiseren van sociaal-cultureel werk in de provincie Antwerpen. Artikel 2 Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: a) sociaal-cultureel volwassenenwerk: omvat activiteiten die de ontplooiing van volwassenen en hun maatschappelijke participatie wil bevorderen; personen nemen er vrijwillig deel aan, los van enig schoolverband en los van elke vorm van beroepsopleiding; er zijn 4 functies te onderscheiden in het sociaal-cultureel volwassenenwerk : de gemeenschapsvormende functie; de culturele functie; de maatschappelijke activeringsfunctie; de educatieve functie; b) vereniging: het in afdelingen of groepen, op vrijwillige basis georganiseerd, samenkomen en samenwerken van personen onder leiding van een gekozen bestuur om aan sociaal-cultureel volwassenenwerk te doen. Een vereniging is ofwel provinciaal ofwel arrondissementeel gestructureerd. provinciaal gestructureerde verenigingen zijn verenigingen die ten minste twintig actieve afdelingen of groepen tellen die gespreid zijn over ten minste 1/4 van de gemeenten in elk van minimaal twee bestuurlijke arrondissementen. arrondissementeel gestructureerde verenigingen zijn verenigingen die ten minste tien actieve afdelingen of groepen tellen gespreid over ten minste 1/4 van de gemeenten van één bestuurlijk arrondissement. Met arrondissementeel gestructureerde organisaties worden gelijkgesteld: de provinciaal gestructureerde verenigingen die minder dan twintig maar meer dan tien actieve afdelingen of groepen tellen gespreid over ten minste 1/8 van de gemeenten in elk van minimaal twee bestuurlijke arrondissementen. c) afdeling: een duurzame zelforganisatie van vrijwilligers die verantwoordelijkheid opneemt voor de bestuurlijke en inhoudelijke werking en hierin professioneel ondersteund wordt door de vereniging. Afdelingen kunnen territoriaal omschreven zijn, of werken rond een bepaald thema. Hoofdstuk II - Erkenning Artikel 3 Par. 1.: Om als sociaal-culturele vereniging erkend te worden en het te blijven, dient de organisatie aan volgende voorwaarden te beantwoorden: a) doelstellingen en werking moeten in overeenstemming zijn met het doel van dit reglement, nl. Nederlandstalig sociaal-cultureel volwassenenwerk organiseren. Andere activiteiten dan voorzien in dit

2 reglement kunnen, hoe waardevol ook voor de werking van de organisatie, geen aanleiding geven tot het verlenen van subsidies. Verenigingen die zich uitsluitend met recreatie en toerisme bezighouden, terreinbeherende natuurverenigingen en verenigingen die zich uitsluitend richten op bijzondere doelgroepen als bijvoorbeeld senioren en gehandicapten en waaraan de provincie in de welzijnssector specifieke ondersteuning verleent, komen niet in aanmerking op dit reglement; b) de werking van de lokale afdelingen of groepen stimuleren door het aanbieden van materialen i.v.m. het programma en regionale thema's, kadervorming, afdelingsbegeleiding op inhoudelijk en bestuurlijk vlak, of door om het even welke andere ondersteuning. c) een actieve werking ontplooien in ten minste 10 lokale afdelingen of groepen voor een arrondissementele of gelijkgestelde structuur of ten minste 20 voor een provinciale structuur; de afdelingen hebben een eigen bestuur of verantwoordelijken en aangesloten leden; elke actieve afdeling of groep organiseert zelf ten minste zesmaal per jaar voor eigen leden of voor een ruimer publiek een activiteit zoals bedoeld in art. 2 a); minstens de helft van deze activiteiten behoort tot de domeinen educatie en cultuur. d) de verenigingen hebben deze activiteiten gedurende ten minste één jaar vóór de indiening van de aanvraag tot erkenning georganiseerd. Par. 2.: Daarenboven dienen de verenigingen eveneens aan de volgende voorwaarden te beantwoorden: a) opgericht zijn op particulier initiatief; b) de vorm hebben van een privaatrechtelijke vereniging, met uitzondering van de door de deputatie erkende provinciale en arrondissementele geledingen van landelijke organisaties; c) hun zetel en hun secretariaat hebben op het grondgebied van de provincie Antwerpen. Indien de organisatie hiërarchisch afhangt van een landelijke organisatie die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is, dient ze in de provincie Antwerpen over een eigen secretariaat te beschikken; d) geleid worden door een bestuur waarvan ten minste drie leden wettelijk gedomicilieerd zijn in de provincie Antwerpen; e) een boekhouding bezitten die zodanig georganiseerd is dat de financiële controle door de provincie in verband met de aanwending van de provinciale toelage mogelijk is; f) de administratieve en financiële controle aanvaarden door de provincie met inbegrip van het onderzoek van de lokale werking door ambtenaren van het provinciale cultuurdepartement; g) jaarlijks een begroting voorleggen, evenals de rekeningen van het vorige jaar met de nodige verantwoordingsstukken; hieruit moet blijken dat de vereniging over de nodige middelen beschikt om het gestelde doel te bereiken. Par. 3.: Van éénzelfde organisatie kan slechts één soort structuur binnen de omschrijving van de provincie Antwerpen in aanmerking komen, namelijk de provinciale of één of meer arrondissementele. Artikel 4 Het verzoek om voor de eerste keer in aanmerking te komen voor subsidiëring moet ingediend worden bij de bestendige deputatie vóór 1 mei van het jaar waarvoor om subsidie wordt verzocht. Bij deze aanvraag dienen volgende gegevens te worden gevoegd: a) de statuten; b) de samenstelling van het bestuur; c) indien voorhanden het reglement van orde en inwendige dienst; d) een beleidsplan voor de provinciale structuur van de vereniging (eventueel onder de vorm van een annex aan het landelijke beleidsplan). Dit beleidsplan moet beschrijven hoe het sociaal-cultureel werk van de vereniging in de regio/provincie wordt georganiseerd, en welke extra accenten worden gelegd door het aanduiden van provinciale resp. streekgerichte thema's. In het beleidsplan wordt gestreefd naar kwaliteitsverhoging (door o.a. vorming van kaders en door deskundige begeleiding van de plaatselijke groepen); e) het goedgekeurde werkingsverslag over de activiteiten van het voorafgaande jaar en een evaluatie van de verwezenlijking van de gestelde doelstellingen; f) de rekening van het voorbije kalenderjaar, goedgekeurd door de algemene vergadering; g) de begroting voor het lopende jaar; h) de vermelding van de actieve lokale afdelingen of thematische groepen die bij de organisatie zijn aangesloten; deze vermelding gebeurt met de omschrijving van ten minste zes activiteiten die voldoen aan het bepaalde in artikel 3 par. 1 c);

3 i) de lijst van de bezoldigde educatieve of administratieve personeelsleden die werkzaam zijn voor en in de provincie Antwerpen, voor zover de vereniging die in dienst heeft. Artikel 5 Par. 1.: De bestendige deputatie treft binnen een termijn van zes maanden voor elke nieuwe aanvraag een besluit, na het advies van de raad voor cultuur ingewonnen te hebben. De bestendige deputatie motiveert haar beslissing indien zij het advies van de raad voor cultuur niet kan volgen. Deze beslissing wordt aan de raad voor cultuur meegedeeld. Par. 2.: De bestendige deputatie kan - indien bijzondere sociaal-culturele omstandigheden daartoe naar haar oordeel aanleiding geven - geheel of gedeeltelijk ontheffing verlenen van voorwaarden en bepalingen die in dit reglement zijn vervat. Een gunstig advies van de raad voor cultuur moet hieraan voorafgaan. Hiertoe moet de organisatie bij de bestendige deputatie een gemotiveerd verzoek indienen. Het ontheffingsbesluit van de bestendige deputatie moet eveneens gemotiveerd zijn. Hoofdstuk III - Subsidiëring Artikel 6 Par. 1.: De aanvraag voor subsidiëring moet jaarlijks vóór 1 mei bij de bestendige deputatie worden hernieuwd. Deze aanvraag omvat de volgende stukken of documenten: a) een nota met de eventuele wijzigingen wat de punten a, b, c van het artikel 4 par. 1 betreft; b) de begroting voor het lopende jaar; c) het goedgekeurde omstandige verslag over de activiteiten in het afgelopen jaar; d) een omschrijving van de concrete opties voor de werking van het lopende jaar evenals een evaluatie van de bereikte resultaten van het afgelopen jaar onder de vorm van een toetsing aan het lopende beleidsplan; e) een gedetailleerde lijst van de bezoldigde educatieve of administratieve personeelsleden die werkzaam zijn voor en in de provincie Antwerpen, voor zover de vereniging die in dienst heeft. f) de lijst van de actieve afdelingen met opgave van de voor elke afdeling in art. 3 par. 1 c bedoelde activiteiten; g) het financieel verslag en de rekening van baten en lasten over het afgelopen kalenderjaar, voldoende duidelijk en overzichtelijk; in het financieel verslag zijn de uitgaven en ontvangen subsidies voor personeel afzonderlijk gegroepeerd; h) een accountantsverklaring of een verklaring van de commissarissen die door het bestuur van de vereniging daartoe gemachtigd zijn, waarin gesteld wordt dat de boekhouding gevoerd werd overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake. Par. 2.: Indien uit de ingezonden documenten blijkt dat een vereniging niet meer voldoet aan de gestelde voorwaarden of indien na aanmaning, geen of onvoldoende documenten of stukken door een vereniging worden ingediend, schrapt de bestendige deputatie bedoelde vereniging voor subsidiëring. Deze schrapping wordt de betrokken vereniging meegedeeld. Een geschrapte vereniging kan een nieuwe aanvraag voor subsidiëring indienen vanaf het jaar dat volgt op de schrapping. Par. 3.: De afdelingen zijn verplicht de in art. 3 par. 1 c bedoelde activiteiten met vermelding van plaats, datum, aanvangsuur en agenda, vooraf schriftelijk mee te delen aan het secretariaat van de vereniging. Hierdoor wordt de controle mogelijk gemaakt van de subsidieerbare activiteiten die door de lokale afdelingen werden opgegeven. De aankondiging zal eventuele samenwerking met andere verenigingen vermelden. Deze documenten worden op het secretariaat geklasseerd in aparte dossiers per afdeling. Zij zijn ter beschikking van de provinciale inspectie. Artikel 7 Als subsidie wordt voorzien: 1. een vaste basistoelage; 2. een werkingstoelage;

4 3. een personeelstoelage; 4. een kadervormingstoelage Artikel 8 De vaste basistoelage bedraagt: EUR voor arrondissementeel gestructureerde of gelijkgestelde verenigingen; EUR voor provinciaal gestructureerde verenigingen die werkzaam zijn in twee bestuurlijke arrondissementen; EUR voor provinciaal gestructureerde verenigingen die werkzaam zijn in drie bestuurlijke arrondissementen. Artikel 9 De jaarlijkse werkingstoelage per actieve afdeling bedraagt 150 EUR. Artikel 10 De verenigingen die educatieve of administratieve personeelsleden in dienst hebben die werkzaam zijn voor en in de provincie Antwerpen de verenigingen dienen daarvan het bewijs te leveren -, kunnen aanspraak maken op een personeelstoelage. Voor deze personeelstoelage komen de administratieve personeelsleden en de educatieve personeelsleden in aanmerking in een verhouding van 1 voltijds administratief personeelslid per 3 voltijdse educatieve personeelsleden. Er kan gefractioneerd worden over deeltijdse banen. Verenigingen die geen educatief personeelslid of minder dan 3 educatieve personeelsleden in dienst hebben, kunnen voor maximum een half administratief personeelslid een personeelstoelage krijgen. Voor de berekening van de personeelstoelage wordt maximum 35 % van het totale subsidiekrediet dat beschikbaar is voor de sociaal-culturele verenigingen voorbehouden. Artikel 11: De toelage voor kadervorming bedraagt per dagdeel van ten minste 2 uur: 25 EUR Met kadervorming wordt bedoeld: inhoudelijke vorming voor kaderleden met het oog op een beter inzicht in het programma of een bepaald thema van de werking van de vereniging of taakgerichte vorming met het oog op het verduidelijken van een specifieke taak en het verwerven van technieken en vaardigheden voor het adequaat uitvoeren ervan. Het vergaren van kennis, technieken en vaardigheden uitsluitend met het oog op de persoonlijke vervolmaking wordt niet als kadervorming beschouwd. De kadervormingsactiviteiten dienen duidelijk te worden onderscheiden van bestuursvergaderingen, voorbereidende en evaluatievergaderingen en vergaderingen die behoren tot de normale bestuurlijke werking van een vereniging. Vergaderingen samen met politieke partijen en/of vakbonden komen evenmin voor subsidiëring als kadervorming in aanmerking. De kadervorming wordt op ten minste bovenlokaal of regionaal niveau georganiseerd. Artikel 12 De subsidie wordt aan de vereniging uitbetaald overeenkomstig de wettelijke bepalingen inzake de provinciale comptabiliteit. Dit gebeurt door overschrijving op post- of bankrekening op naam van de vereniging. Artikel 13

5 Indien blijkt dat onjuiste gegevens zijn verstrekt of indien de voorwaarden van dit reglement niet zijn nageleefd, kan de bestendige deputatie op grond van deze regeling, de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de betrokken vereniging en deze van verdere subsidie uitsluiten. Hoofdstuk V - Toepassings- en controlemaatregelen Artikel 14 De subsidietrekker moet voldoen aan de bepalingen van de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en aan de bepalingen van het provinciaal reglement van 12 december 1996 betreffende de subsidiëringen en het toestaan van reservevorming door subsidietrekkers. Inbreuken hierop kunnen, overeenkomstig artikel 7 van voornoemde wet, aanleiding geven tot terugvordering van de subsidie. Artikel 15 De provincie Antwerpen heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te controleren. Hoofdstuk VI - Overgangs- en/of slotbepalingen Artikel 16 Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2005.