Gelet op de artikelen 127, 128, 135, 136, 163, 166 en 178 van de gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994;

Transcriptie

1 Collegebesluit nr. 08/ december 2008 Besluit tot vaststelling van het organiek reglement op de toekenning en de controle op de aanwending van subsidies Het College, Gelet op de artikelen 127, 128, 135, 136, 163, 166 en 178 van de gecoördineerde grondwet van 17 februari 1994; Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, gewijzigd bij de bijzondere wet van 8 augustus 1988; Gelet op de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen; Gelet op de bijzondere wet van 5 mei 1993 betreffende de internationale betrekkingen van de gemeenschappen en de gewesten; Gelet op de bijzondere wet van 16 juli 1993 tot vervollediging van de federale staatsstructuur; Gelet op de bijzondere wet van 13 juli 2001 houdende overdracht van diverse bevoegdheden aan de gewesten en de gemeenschappen; Gelet op het collegebesluit nr. 92/290 van 20 november 1992 tot vaststelling van de modaliteiten voor de uitbetaling en de controle op de toekenning en aanwending van toelagen; Na beraadslaging, Besluit Hoofdstuk I. Het toepassingsgebied Artikel 1.- Dit besluit is van toepassing op de subsidies toegekend door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 2.- Onder een subsidie vanwege de Vlaamse Gemeenschapscommissie dient te worden verstaan elke vorm van financiële ondersteuning die wordt verstrekt voor een door derden georganiseerde activiteit die het algemeen belang dient, ongeacht de benaming die aan die ondersteuning wordt gegeven en ongeacht de benaming of de aard van de akte waarmee ze wordt toegekend.

2 Door het toekennen van een subsidie wenst de Vlaamse Gemeenschapscommissie een bepaalde activiteit aan te moedigen of te bestendigen die in haar bevoegdheden kadert. Het subsidiebesluit of de subsidiereglementering moet, behalve het bedrag, bepalen welke doelstellingen de Vlaamse Gemeenschapscommissie met de subsidiëring wil bereiken en welke resultaten door de subsidietrekker moeten gehaald worden. Hoofdstuk II. Toekenning van subsidies Artikel 3- De subsidies kunnen door de Vlaamse Gemeenschapscommissie toegekend worden voor de algemene werking van een organisatie, voor het realiseren van een project, ter ondersteuning van de start van een organisatie of als overbrugging. Artikel 4- De subsidies kunnen door de Vlaamse Gemeenschapscommissie toegekend worden aan een vereniging zonder winstgevend doel, een feitelijke vereniging zonder winstoogmerk, een onderwijsinstelling, een overheidsinstelling of een natuurlijk persoon die handelt in eigen naam en waarbij het hoofddoel van zijn activiteiten niet commercieel is. Artikel 5- De Vlaamse Gemeenschapscommissie kent subsidies toe onder de vorm van een subsidie voor een werking, voor de loonkosten, voor de huurlasten, voor de vorming of voor investeringen. De modaliteiten hiervan worden uitgewerkt in specifieke subsidiereglementen. De subsidies kunnen ook toegekend worden onder de vorm van een enveloppe, waarvoor de modaliteiten door het College worden vastgelegd in een afzonderlijk besluit. Artikel 6.- De Vlaamse Gemeenschapscommissie kent subsidies toe op basis van een college(lid)besluit, al dan niet in uitvoering van een wet, een decreet, een verordening of een subsidiereglement. Zij voorziet hiervoor de nodige kredieten in de begroting. Dit kan onder de vorm van een nominatim- inschrijving of onder de vorm van een algemeen artikel. Artikel 7.- Om voor subsidies van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in aanmerking te komen moet het initiatief zich prioritair richten naar een doelgroep die aansluiting zoekt of heeft bij de Nederlandstalige gemeenschap in het Brussels hoofdstedelijk gewest, of moeten de activiteiten en de werking plaatsvinden in het Brussels hoofdstedelijk gewest of moet het initiatief bijdragen tot de uitstraling van het Brussels hoofdstedelijk gewest. Artikel 8.- Tenzij anders bepaald in wets- of reglementaire bepalingen, kan een subsidie slechts toegekend worden als de aanvraag of het voorstel vanwege de begunstigde voorafgaat aan de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft en kan slechts op die periode betrekking hebben die volgt op de datum van het voorstel of de aanvraag. Hoofdstuk III. De aanwending van de subsidies en de verantwoording van het gebruik Artikel 9.- De verantwoording over de aanwending en besteding van de subsidies omvat een inhoudelijke verantwoording en een financiële verantwoording. 2

3 Artikel 10.- De inhoudelijke verantwoording bestaat uit het aftoetsen van de behaalde resultaten aan de doelstellingen gesteld in het reglement, het besluit of de overeenkomst. Artikel 11.- De financiële verantwoording bestaat uit een opgave van de kosten die werden gemaakt voor de realisatie van de activiteit waarvoor de subsidie werd toegekend en van de opbrengsten die in het kader van de activiteit zelf of uit andere bronnen werden verworven. Hiertoe dient de gesubsidieerde organisatie volgende documenten in: 1. Voor subsidies die toegekend worden op basis van een nominatim- inschrijving in de begroting: de jaarrekening van het voorbije boekjaar en een begroting voor het lopende boekjaar. 2. Voor gereglementeerde subsidies: de financiële documenten die in het reglement worden gevraagd. 3. Voor niet gereglementeerde subsidies: de financiële documenten die in het college(lid)besluit worden gevraagd. Voor subsidies die toegekend worden onder de vorm van een enveloppe werden de modaliteiten m.b.t. de financiële verantwoording vastgelegd in het besluit houdende de bepalingen inzake de toekenning van een enveloppensubsidiëring en de controle op de aanwending ervan. Artikel 12.- Voor de jaarrekening van de subsidietrekkers die van de Vlaamse Gemeenschapscommissie een bedrag groter dan EUR ontvangen, is de controle van een commissaris die lid is van het Instituut voor Bedrijfsrevisoren vereist. Het verslag wordt toegevoegd aan de verantwoording. Artikel 13.- De organisatie die een subsidie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie ontvangt, verbindt zich er toe een boekhouding te voeren conform de wettelijke voorschriften terzake. Artikel 14.- Het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie bepaalt de voorwaarden waaronder met de toegekende subsidies reserves kunnen opgebouwd worden. Artikel 15.- De evaluatie van de reserves maakt een expliciet onderdeel uit van de financiële en de inhoudelijke evaluatie. Excessieve reserves kunnen door een college(lid)besluit in mindering gebracht worden van toekomstige subsidies, teruggevorderd worden of een herbestemming krijgen. Artikel 16.- Voor zover dit niet bepaald is in de reglementering voor de toekenning van de subsidies en voor niet gereglementeerde subsidies bepaalt het college de termijn waarbinnen de inhoudelijke en financiële verantwoording moet afgelegd worden. Voor nominatim in de begroting vermelde organisaties moeten deze gegevens voor 15 juni van het lopende jaar bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie ingediend worden. Hoofdstuk IV. De uitbetaling van de subsidies Artikel 17.- Behoudens een andersluidende beslissing en binnen de perken van de begrotings- en thesauriemogelijkheden worden de subsidies toegekend op basis van een nominatim- inschrijving in de begroting trimestrieel uitbetaald op 15 januari, 15 april, 15 juli en 15 oktober. 3

4 Artikel 18.- Voor niet nominatim in de begroting ingeschreven subsidies worden de betalingsmodaliteiten vermeld in de reglementen, de overeenkomsten of de besluiten waarbij de subsidie wordt toegekend. Artikel 19.- De betalingen worden ambtshalve gestaakt wanneer de bepalingen van artikel 16 niet worden nageleefd. Hoofdstuk V. Bepalingen inzake prijzen Artikel 20.- Onder een prijs vanwege de Vlaamse Gemeenschapscommissie dient te worden verstaan: elke vorm van financiële tegemoetkoming door de Vlaamse Gemeenschapscommissie ten gunste van derden als waardering of beloning voor door hen geleverde prestaties. De prijs kan bestaan uit het toekennen van geld of uit het verlenen van een voordeel in natura waarvan de financiële last gedragen wordt door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Artikel 21.- De toekenning van een prijs is gebaseerd op een eenzijdige handeling vanwege de Vlaamse Gemeenschapscommissie zonder dat de begunstigde ertoe gehouden is de prijs te aanvaarden. Aan de toekenning van een prijs mag geen enkele verantwoording vanwege de begunstigde verbonden worden. Artikel 22.- De terugvordering van een prijs is slechts mogelijk als is aangetoond dat de begunstigde ervan bedrieglijke informatie heeft verstrekt over de prestaties waarvoor de prijs werd toegekend, of dat de omstandigheden waaronder de prestaties werden geleverd strijdig waren met de op dat ogenblik geldende wettelijke bepalingen. Hoofdstuk VI. Controles en sancties Artikel 23.- De gemandateerden van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie kunnen ter plaatse bij een gesubsidieerde organisatie administratieve controles uitvoeren en alle noodzakelijke documenten die het gebruik van de subsidie staven opvragen. Artikel 24.- De subsidies kunnen ambtshalve opgeschort worden wanneer: 1. de subsidies worden aangewend voor andere doelstellingen dan deze bepaald in de verordening, het subsidiebesluit of de overeenkomst; 2. de inhoudelijke en/of de financiële verantwoording als onvoldoende wordt beoordeeld; 3. de voorgeschreven wettelijke voorschriften in het kader van het voeren van de boekhouding niet worden nageleefd; 4. verkeerde of bedrieglijke informatie werd verstrekt. 5. de in artikel 23 bedoelde controle werd verhinderd. Het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie kan de toegekende en uitbetaalde subsidies geheel of gedeeltelijk terugvorderen in bovenstaande gevallen. 4

5 Hoofdstuk VII. Slotbepalingen Artikel 25.- Het collegebesluit nr. 92/290 van 20 november 1992 tot vaststelling van de modaliteiten voor de uitbetaling en de controle op de toekenning en aanwending van toelagen, wordt opgeheven. Artikel 26.- Dit reglement treedt in werking op 1 januari De Collegeleden, Brigitte GROUWELS Pascal SMET Guy VANHENGEL 5