Praktijkinstructie Personeelswerk 4 (CJU08.4/CREBO:50100)

Transcriptie

1 instructie Personeelswerk 4 (CJU08.4/CREBO:50100)

2 pi.cju08.4.v3 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Personeelsplanning (eindterm 2 en 25) 5 Taak 2 Werving en selectie van personeel (eindterm 4 en 6) 7 Taak 3 Opstellen van arbeidsovereenkomsten (eindterm 7 en 8) 10 Taak 4 Beëindigen van arbeidsovereenkomsten (eindterm 7 en 9) 12 Taak 5 Declaraties en studiefaciliteiten (eindterm 7, 16, en 17) 14 Taak 6 Verlof- en ziekteadministratie (eindterm 7 en 15) 16 Taak 7 Het toepassen van de beloningssystematiek (eindterm 7 en 18) 18 Taak 8 Personeelsadministratie (eindterm (20 en 25) 20 Taak 9 Personeelszorg (eindterm 14) 22 Taak 10 Werkzaamheden vanuit de Arbeidsomstandighedenwet (eindterm 23) 24 Taak 11 Sociaal Jaarverslag en Arbo-Jaarplan en -Jaarverslag (eindterm 21 en 24) 26 Personeelswerk 4

4 Personeelswerk 4 Praktijk

5 Inleiding Onderwerp Deze praktijkinstructie gaat over personeelswerk, dus over de taken die op een afdeling Personeelszaken verricht worden. Die taken zijn zeer divers. Dat kun je al zien aan de inhoudsopgave van deze praktijkinstructie. De werkzaamheden bestaan uit - administratieve taken - het beantwoorden van vragen van personeelsleden - het zorg dragen voor de opvang van nieuw personeel en - het ondersteunen van het hoofd personeelszaken bij velerlei werkzaamheden. Vertrouwelijke gegevens De afdeling Personeelszaken moet zeer zorgvuldig omgaan met de gegevens/informatie over de personeelsleden. Dat geldt bijvoorbeeld voor salarisgegevens, privé-gegevens van werknemers en voor de verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken. Let er dus op dat je nooit zomaar aan iemand binnen of buiten de organisatie gegevens/informatie geeft over medewerkers. Vraag je altijd af of iemand bevoegd is de gevraagde gegevens/informatie te ontvangen en praat niet zomaar over medewerkers met bijvoorbeeld bevriende collega's en anderen. Sluit kasten en ruimten waarin personeelsgegevens bewaard worden altijd goed af. In deze instructie zijn elf taken over personeelswerk uitgewerkt. Ze gaan over de: - personeelsvoorziening (taak 1 en 2) - personeelszorg (taak 9 en 10) - uitvoering van de arbeidsvoorwaarden (taak 3, 4, 5, 6 en 7) - vastlegging van gegevens en de verslaglegging over het sociale en Arbobeleid (taak 8 en 11). Personeelswerk 4 3

6 Personeelswerk 4 4

7 Taak 1 Personeelsplanning Eén van de taken van de afdeling Personeelszaken is er mede voor te zorgen dat er altijd voldoende (en bekwaam) personeel is op elke afdeling van het bedrijf/de organisatie. Er staat "mede" in de voorgaande zin, omdat de afdeling Personeelszaken niet de enige verantwoordelijke is. Het management moet immers aangeven wat de wensen/behoeften zijn en moet voldoende middelen ter beschikking (kunnen) stellen voor bijvoorbeeld het op tijd werven van voldoende gekwalificeerde krachten. Wat is personeelsplanning precies? Onder personeelsplanning verstaan we meestal het zorgen dat de juiste personen op het juiste moment op de juiste plaats in de organisatie aanwezig zijn, om de geplande activiteiten en projecten uit te voeren. Personeelsplanning kan ingezet worden op de korte termijn, bijvoorbeeld: "hoeveel tekstverwerkend personeel hebben wij de komende maand nodig voor project X?". Maar als het goed is houdt een organisatie zich ook bezig met de lange(re) termijn en kijkt zij een aantal jaren vooruit. Elke (grotere) organisatie moet overzicht hebben over de kennis, vaardigheden en mogelijkheden van het "zittend" personeel. Als er nieuwe taken in het werkpakket van de organisatie komen, kan bijvoorbeeld eerst intern gekeken worden of er een geschikte medewerker is die met of zonder bijscholing de nieuwe taken kan uitvoeren. Jouw taak in de personeelsplanning is vooral het beschikbaar stellen van personeelsgegevens. Vaak gebeurt dit met een personeelsinformatiesysteem. Hierbij moet je rekening houden met het gevoelige karakter van personeelsgegevens. Verstrek alleen gegevens aan bevoegde personen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: informatie verzamelen en bewerken t.b.v. het opstellen van een personeelsplanning (eindterm 2) gebruik maken van een geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem (eindterm 25) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Breng met behulp van het personeelsinformatiesysteem de huidige personeelssituatie in beeld. Geef een overzicht van het aantal uitvoerders van een bepaalde functie. Stap 2 Geef met behulp van het personeelsinformatiesysteem een overzicht van - het opleidingsniveau - de omvang van het dienstverband - de beoordeling van resultaten en potentieel - de functioneringsgesprekken - de belangstelling - het verzuim - het verloop binnen de groep uitvoerders. Stap 3 Wat is de gewenste personeelsplanning in de toekomst? Kijk hiervoor bijvoorbeeld in het beleidsplan van de organisatie. Gebruik deze gegevens en schat in of de omvang en/of de kwaliteit van de groep uitvoerders veranderd moet worden. Doe dit overzichtelijk. Zo ja, geef aan hoe. Taak 1 Personeelswerk 4 5

8 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wat doet de afdeling Personeelszaken in de organisatie aan personeelsplanning? 2. Welke gegevens moeten worden geregistreerd om een overzicht te krijgen van de huidige personeelssituatie? 3. Hoe kun je in deze organisatie inzicht krijgen in de personele aspecten van de toekomstige situatie? 4. Waarom moet men zeer zorgvuldig zijn met het geven van informatie over de toekomstige personeelsbehoefte? 5. Hoe kan men -binnen bepaalde grenzen- zonder nieuw personeel aan te trekken, toch zorgen voor een meer geschikte bezetting van functies? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. In de opdrachten bekijken we één afdeling of functie. Je brengt het aantal huidige medewerkers van de afdeling of in die functie in kaart en vergelijkt dit met het aantal dat in de toekomst nodig is. 1. Verzamel informatie over de uitvoerders van een bepaalde functie of de medewerkers van één afdeling. Gebruik als dat mogelijk is het personeelsinformatiesysteem. Geef alle belangrijke aspecten weer, zoals opleiding, vaardigheden en wensen zoals uitbreiding of inkrimping omvang van het dienstverband. (Bewaar dit soort informatie achter slot en grendel!) 2. Vraag aan je praktijkopleider informatie over "de toekomst" van deze groep van beroepsbeoefenaren. Dit kan informatie zijn in de vorm van een beleidsplan, maar ook mondelinge informatie. Gaat het om uitbreiding van de groep, inkrimping of kan de groep gelijk blijven? 3. Vergelijk de verkregen informatie over de toekomst met de informatie van nu. Geef systematisch aan of er verschillen zijn in de gewenste kwaliteit (bijv. vaardigheden) of kwantiteit (omvang aantal fulltime/parttime personeelsleden). Taak 1 Personeelswerk 4 6

9 Taak 2 Werving en selectie van personeel Een afdeling Personeelszaken moet regelmatig nieuwe medewerkers zoeken. Bijvoorbeeld ter vervanging van personeel dat is uitgestroomd (andere werkgever, pensioen, WAO e.d.) en bij het ontstaan van vacatures voor nieuwe functies en bij uitbreiding. Afhankelijk van het soort functie gebeurt dit door het: - plaatsen van een interne advertentie, - plaatsen van externe advertenties in landelijke of regionale (dag)bladen, vakof verenigingsbladen, of - door het inschakelen van een wervings- of selectiebureau of uitzendbureau. Zijn er eenmaal kandidaten, dan wil het bedrijf natuurlijk de meest geschikte kandidaat. Om dit proces van werving en selectie efficiënt te laten verlopen gelden er in de meeste organisaties regels. Er moet bijvoorbeeld een wervingsprofiel worden opgesteld dat antwoord geeft op de vraag "wat voor soort medewerker met welke kwaliteiten willen we?" De medewerker personeelszaken ondersteunt hierbij. Het is de bedoeling dat je deze activiteiten leert met deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: informatie verzamelen en bewerken voor de ondersteuning van het werven en selecteren van personeel (eindterm 4) sollicitatiecodes en sollicitatieprocedures toepassen (eindterm 6) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Maak een planning voor het vervullen van een vacature. Gebruik de gegeven sollicitatieprocedure. Stap 2 Stel een conceptadvertentietekst op (voor de interne of externe vacaturemelding) en leg deze voor aan bijvoorbeeld het hoofd Personeelszaken. Stap 3 Zorg -in overleg met het hoofd Personeelszaken of een directe collega- voor publicatie van de advertentietekst. Stap 4 Stuur sollicitanten een ontvangstbevestiging van hun brief en als dit nodig is ook een sollicitatieformulier en/of informatiepakket. Stap 5 Maak een voorselectie uit de sollicitanten. Gebruik hiervoor het door hen ingevulde sollicitatieformulier of hun brief met curriculum vitae en het wervingsprofiel. Stap 6 Bespreek de voorselectie met bijvoorbeeld het hoofd Personeelszaken. Stap 7 Nodig de geselecteerde sollicitanten en de leden van de selectiecommissie uit. Stap 8 Behandel de reisdeclaraties van de uitgenodigde sollicitanten. --> zie taak 5. Stap 9 Schrijf afgewezen kandidaten af. (Het hoofd Personeelszaken of de persoon die het selectiegesprek geleid heeft, geeft je de informatie die je nodig hebt.) Als een tweede selectieronde nodig is herhalen stap 7, 8 en 9 zich. Stap 10 Informeer de geselecteerde medewerker over eventuele tests die hij moet ondergaan (bijv. een medische keuring) en over in te leveren stukken. Voorbeelden van stukken zijn een verklaring van goed gedrag, het Sofinummer en een salarisspecificatie van de vorige werkgever. Taak 2 Personeelswerk 4 7

10 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke informatie heb je nodig om een tekst voor een interne en een externe wervingsadvertentie op te stellen? 2. Hoe maakt het bedrijf/de organisatie interne vacatures bekend? 3. Is de sollicitatieprocedure voor alle functies binnen het bedrijf/de organisatie gelijk? Of wordt er onderscheid gemaakt tussen bijvoorbeeld lagere en hogere functies? Zo ja, geef aan op welke punten verschil gemaakt wordt. 4. Is de selectieprocedure voor alle functies binnen het bedrijf/de organisatie gelijk of wordt er onderscheid gemaakt tussen bijvoorbeeld lagere en hogere functies? Zo ja, geef aan op welke punten onderscheid gemaakt wordt. 5. Maakt het bedrijf/de organisatie gebruik van sollicitatieformulieren? Zo ja, voor alle of alleen voor bepaalde functies? 6. Heeft het bedrijf/de organisatie een informatiepakket voor sollicitanten? Zo ja, geef aan hoe het is samengesteld. 7. Schakelt het bedrijf/de organisatie een psychologisch adviesbureau of assessmentbureau in? Zo ja, voor welk soort functies? 8. Maakt het bedrijf/de organisatie gebruik van de diensten van uitzendbureaus? Zo ja, in welke gevallen en voor welk soort functies? Hoe is de tariefstelling van de uitzendbureaus? 9. Zijn er functies waarvoor een antecedentenonderzoek wordt ingesteld? Zo ja, voor welke functies? 10. Wie worden er in het bedrijf/de organisatie bij het beoordelen van sollicitatiebrieven betrokken? Zijn er vaste criteria waarop de brieven beoordeeld worden? Zo ja, welke? Wie bepaalt welke sollicitanten er voor een gesprek uitgenodigd worden? 11. Hoe worden sollicitatiebrieven, verslagen van gesprekken e.d. gearchiveerd? 12. Welke regels zijn er voor het omgaan met sollicitatiebescheiden van afgewezen kandidaten? 13. Wordt er door het bedrijf/de organisatie een vaste sollicitatiecode gebruikt? Zo ja, beschrijf deze code. Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Verzamel informatie over de sollicitatieprocedure(s) die geldt/gelden voor het bedrijf/de organisatie. 2. Verzamel informatie over de selectieprocedure(s) die geldt/gelden voor het bedrijf/de organisatie. 3. Ga voor vier vacatures na welke personen/afdelingen bij de selectieprocedure betrokken zijn of waren. Inventariseer bij het hoofd Personeelszaken of de samenstelling van de selectiecommissie in het vervolg hetzelfde zal zijn of veranderd zal worden. Zoek ook uit waarom. Taak 2 Personeelswerk 4 8

11 4. Ga voor vier vacatures na welk advertentiemedium gebruikt is en waarom. Inventariseer of men tevreden is met het gekozen medium en vraag om een motivering. 5. Stel -voor een of meerdere actuele vacatures- een planning op en maak gebruik van de geldende sollicitatieprocedure. 6. Stel de conceptadvertentietekst(en) op voor de interne of externe vacature(s). 7. Maak een voorselectie uit de sollicitanten voor de betreffende vacature(s). Gebruik hun sollicitatieformulier of brief met curriculum vitae en het wervingsprofiel. Bespreek met je praktijkopleider hoe je tot deze voorselectie gekomen bent. 8. Stel een concept op voor een: - ontvangstbevestiging - uitnodigingsbrief - afwijzingsbrief. Bespreek met je praktijkopleider of deze concepten aan de eisen van de organisatie voldoen. Stel de concepten als dat nodig is bij. Taak 2 Personeelswerk 4 9

12 Taak 3 Opstellen van arbeidsovereenkomsten Nadat uit een sollicitatieprocedure een geschikte kandidaat is gekomen, moet er tussen de kandidaat en de werkgever een overeenkomst gesloten worden over de manier van samenwerken. Meestal is dat een arbeidsovereenkomst. Er zijn verschillende soorten arbeidsovereenkomsten: - voor bepaalde en onbepaalde tijd - andersoortige contracten zoals de afroepovereenkomst. Bij iedere overeenkomst horen bepaalde rechten en plichten. De vorm van de overeenkomst moet vastgelegd worden en de rechten en plichten moeten aan de nieuwe werknemer duidelijk gemaakt worden. Een medewerker Personeelszaken verricht hiervoor meestal ondersteunende werkzaamheden. Hij maakt de overeenkomst op en informeert de werknemer schriftelijke en mondeling. Doel Aan het eind van deze taak kun je: arbeidsovereenkomsten opstellen met de verstrekte gegevens (eindterm 8) de standaardbepalingen uit collectieve arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen en relevante bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek toepassen (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen Stap 1 Onderzoek of de verstrekte gegevens voor het opstellen van de arbeidsovereenkomst(en) volledig en conform de CAO en het Burgerlijk Wetboek zijn. Stap 2 Meld eventuele hiaten en afwijkingen aan de juiste persoon. Stap 3 Werk de overeenkomst(en) uit en gebruik hiervoor de oorspronkelijke of definitieve gegevens. Stap 4 Bied de overeenkomst(en) -ter ondertekening- aan de juiste personen aan. Stap 5 Verstrek informatie over de indiensttreding aan interne en externe instanties. Stap 6 Verstrek nieuwe en zittende medewerkers wanneer men dat wil informatie over de - CAO - arbeidsreglementen - arbeidstijdenwet - relevante bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wanneer is er in juridische zin sprake van een arbeidsovereenkomst? 2. Welke elementen moeten in de verschillende soorten arbeidsovereenkomsten staan? 3. Welke andersoortige contracten zijn mogelijk als men anderen werk voor een organisatie wil laten uitvoeren? 4. Welke bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek zijn van toepassing op een arbeidsovereenkomst? 5. Kent het bedrijf/de organisatie waar je werkt een CAO? Zo ja, welke bepalingen uit de CAO gelden voor het afsluiten van een arbeidsovereenkomst? Taak 3 Personeelswerk 4 10

13 6. Welke regels gelden er voor arbeidsovereenkomsten met: - minderjarige werknemers - gehandicapten - werknemers met een buitenlandse nationaliteit? 7. Van welke functionaris krijg je de informatie om arbeidsovereenkomsten op te stellen? 8. Wie ondertekent de arbeidsovereenkomsten vanuit het bedrijf/de organisatie? 9. Waarom moet een overeenkomst altijd in tweevoud worden opgesteld? 10. Hoe worden arbeidsovereenkomsten in het bedrijf/de organisatie gearchiveerd? 11. Aan welke interne en externe afdelingen/instanties moet de indiensttreding van een werknemer gemeld worden? Wie is de contactpersoon bij deze afdelingen/instanties? 12. Wat zijn de bedrijfsregels voor beveiliging van personeelsgegevens? 13. Wat moet je doen als je het antwoord op een vraag van een nieuwe medewerker, bijvoorbeeld over de secundaire arbeidsvoorwaarden, niet weet? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Breng de soorten arbeidsovereenkomsten die de organisatie de afgelopen jaren heeft afgesloten met zijn werknemers onder in categorieën. Wat zijn de redenen voor het afsluiten van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd? Categoriseer ook deze redenen. 2. Inventariseer of het bedrijf/de organisatie ook andersoortige contracten voor het laten verrichten van werk heeft afgesloten. Zo ja, geef aan om wat voor soort contracten het gaat. 3. Werk nieuwe arbeidsovereenkomsten uit met de verstrekte gegevens. Bespreek met je praktijkopleider welke problemen je bent tegengekomen en of je deze correct hebt opgelost. 4. Meld -als het voorkomt- het in dienst treden van werknemers aan de relevante interne afdelingen en externe instanties. 5. Beantwoord voor een aantal dagen vragen over rechten en plichten die samenhangen met de arbeidsovereenkomst. Gebruik als dat nodig is relevante informatiebronnen. Bespreek met je praktijkopleider welke problemen je tegen bent gekomen en of je deze goed hebt opgelost. Laat je praktijkopleider eventueel nog een aantal vragen aan jou voorleggen. Taak 3 Personeelswerk 4 11

14 Taak 4 Beëindigen van arbeidsovereenkomsten Medewerkers kunnen ontslag nemen en dus hun arbeidsovereenkomst opzeggen. Daarnaast zijn er ook andere redenen mogelijk om een arbeidsovereenkomst te beëindigen. Vrijwel alle ontslagsituaties slaan op één van de volgende categorieën: - een andere baan - met pensioen - overlijden - aflopen van de arbeidsovereenkomst - geen werk meer - onvoldoende functioneren - iets onvergeeflijks gedaan. Ook bij het uit dienst treden moet een aantal handelingen verricht worden. In deze taak nemen we een werknemer die zelf ontslag neemt omdat hij ander werk heeft gevonden. Maar er zijn ook ingewikkeldere gevallen, vandaar dat daarover enkele vragen zijn toegevoegd. Doel Aan het eind van deze taak kun je: werkzaamheden verrichten bij het verbreken van een arbeidsovereenkomst (eindterm 9) de standaardbepalingen uit collectieve arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen en relevante bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek toepassen (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Ga na of de verstrekte gegevens voor het bevestigen van het beëindigen van de arbeidsovereenkomst(en) volledig en conform de CAO en het Burgerlijk Wetboek zijn. Stap 2 Meld eventuele hiaten en afwijkingen aan de juiste persoon. Stap 3 Werk de ontslagbevestiging(en) uit met de definitieve gegevens. Stap 4 Bied de ontslagbevestiging(en) -ter ondertekening- aan de juiste personen aan. Stap 5 Bereken de datum van uitdiensttreding en het aantal openstaande verlofdagen. Stap 6 Werk de getuigschriften uit met de aangeleverde gegevens. Stap 7 Werk de exitinterviews uit met de aangeleverde gegevens. Stap 8 Zorg ervoor dat vertrekkende medewerkers materialen die zij in bruikleen hebben inleveren. Stap 9 Informeer interne en externe instanties over de uitdiensttreding. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke opzegtermijn(en) gelden in het bedrijf/de organisatie? 2. Moeten ontslagaanvragen op eigen verzoek schriftelijk bevestigd worden? Zo ja, waarom? 3. Waarom wensen veel werknemers bij vertrek een getuigschrift? Hoe ziet zo'n getuigschrift er in het bedrijf/de organisatie waar jij (tijdelijk) werkt uit? Beschrijf de categorieën. Wie levert de informatie voor het getuigschrift aan? 4. Houdt het bedrijf/de organisatie exitinterviews? Zo ja, met alle vertrekkende werknemers? Wie voert deze gesprekken? Taak 4 Personeelswerk 4 12

15 5. In welke gevallen moet, voordat men tot ontslag kan overgaan, een ontslagvergunning aangevraagd worden of een procedure bij de kantonrechter aangespannen worden? En aan welke formele eisen moet de aanvraag voldoen? 6. Bij welke instantie moet men een ontslagvergunning aanvragen? 7. Worden er in het bedrijf/de organisatie materialen aan medewerkers in bruikleen gegeven? Zo ja, welke? Aan welk soort medewerkers? Waar worden de gegevens over het uitlenen geregistreerd? 8. Aan welke interne afdelingen en externe instanties moet het uit dienst treden van een werknemer gemeld worden? Wie is de contactpersoon bij deze afdelingen/instanties? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Bereken -als dit voorkomt- de datum van uitdiensttreding. Gebruik hiervoor de geldende opzegtermijn en het aantal openstaande verlofdagen. Als er geen mensen uit dienst treden doe het dan voor vijf gefingeerde gevallen. 2. Werk -als het voorkomt- ontslagbevestigingen uit en gebruik hiervoor de verstrekte gegevens. 3. Werk getuigschriften uit met verstrekte gegevens. Als er geen mensen uit dienst treden doe het dan voor vijf gefingeerde gevallen. 4. Werk exitinterviews uit met verstrekte gegevens. Als er geen mensen uit dienst treden doe het dan voor vijf gefingeerde gevallen. 5. Wijs vertrekkende medewerkers erop dat zij in bruikleen gekregen materialen terugbrengen. Herinner hen er zo nodig aan dat zij dit tijdig doen. 6. Meld -in voorkomende gevallen- het uit dienst treden van werknemers aan de relevante interne afdelingen en externe instanties. 7. Onderzoek of het bedrijf/de organisatie gebruik maakt van outplacement of afvloeiing. Zo ja, maak een situatieschets van deze gevallen (denk om de privacy van de personen!). Taak 4 Personeelswerk 4 13

16 Taak 5 Declaraties en studiefaciliteiten In alle organisaties komt het voor dat medewerkers bepaalde kosten voor de organisatie maken die zij in rekening kunnen brengen. Het gaat dan bijvoorbeeld om kosten voor het werk die zij contant betaald hebben, zoals de kosten van een treinkaartje. Een afdeling Personeelszaken is vaak de afdeling waar dit soort kosten (declaraties) behandeld worden. Zo ook de declaraties van sollicitanten die naar een sollicitatiegesprek komen. Voor het indienen van declaraties bestaan vaak procedures. Hierin staat hoe de declaraties ingediend moeten worden en voor welke vergoeding men in aanmerking komt. De medewerker die de aanvragen behandelt, bepaalt met deze procedures of iemand recht heeft op vergoeding van de kosten en zo ja, op welk bedrag men recht heeft. In deze taak bekijken we ook de studiefaciliteitenregeling. Ook voor het declareren van studiekosten worden meestal standaardformulieren gebruikt. Jouw taak kan onder meer zijn het controleren of deze formulieren volledig en juist zijn ingevuld. Daarnaast kan het voorkomen dat men je informatie vraagt over het aanvragen van studiefaciliteiten. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de standaardbepalingen uit collectieve arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen en relevante bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek toepassen (eindterm 7) standaarddeclaraties afhandelen (eindterm 17) de studiefaciliteitenregeling toepassen (eindterm 16) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Controleer ingediende declaraties op volledigheid en correctheid. Stuur de declaratie daarna verder door volgens de routing. - Neem contact op met de indiener van een declaratie als van de richtlijnen is afgeweken. Verstrek hem/haar informatie over de manier waarop de declaratie eventueel bijgesteld moet worden. - Geef informatie over de procedures voor het aanvragen van studiefaciliteiten. - Bereken de te verstrekken en eventueel terug te vorderen studiefaciliteiten. Gebruik de aangegeven regeling. - Maak een overzicht van de in het afgelopen kwartaal uitgekeerde declaraties. - Maak een overzicht van de in het afgelopen jaar verstrekte studiefaciliteiten. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke soorten kosten kunnen door het personeel in het bedrijf/de organisatie waar je (tijdelijk) werkt gedeclareerd worden? 2. Voor welke van deze kosten bestaat er binnen de organisatie een standaardregeling? 3. Op welke punten moet je letten bij het behandelen van de verschillende soorten declaraties? 4. Hoe is de routing van de verschillende soorten declaraties? Wie moet accorderen? Mag je bijvoorbeeld declaraties betaalbaar stellen? Zo nee, wie Taak 5 Personeelswerk 4 14

17 doet dat dan wel? 5. Mag je een medewerker benaderen als je een afwijking van de procedures constateert? Zo nee, wie doet dat dan? 6. Is er binnen de organisatie een budget voor studiefaciliteiten? Zo ja, voor welk soort studies kunnen medewerkers studiefaciliteiten krijgen? In welke vorm? 7. Hoe kunnen binnen de organisatie studiefaciliteiten aangevraagd worden? Wie beslist over het al dan niet toekennen van studiefaciliteiten? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Verzamel de procedures die in de organisatie gelden voor het declareren van kosten. Bestudeer ze. Kijk bijvoorbeeld naar de indienings- en afhandelingstermijn en verplichte bijlagen. 2. Onderzoek welke declaratieformulieren waarvoor gebruikt moeten worden. Verzamel deze formulieren. 3. Controleer een aantal ingediende declaraties van verschillende aard. Bespreek eventuele onjuistheden/onvolledigheden met je praktijkopleider. Overleg met hem/haar wie contact met de medewerker opneemt. 4. Bespreek eventueel de onjuistheden/onvolledigheden met de medewerker die de declaratie heeft ingediend. Leg uit welke afwijking van de regel je bent tegengekomen en hoe wel gedeclareerd kan worden. Stel in overleg met de medewerker de declaratie bij. Voer deze opdracht een paar keer uit. 5. Beantwoord eventuele vragen van medewerkers over hun declaratie. Je moet bijvoorbeeld voorbereid zijn op de vraag wanneer een gedeclareerd bedrag uitbetaald zal worden. Zoek na of hierover iets in de procedures staat. 6. Leg je praktijkopleider of een personeelslid uit hoe een aanvraag voor studiefaciliteiten aangevraagd moet worden en welke voorwaarden er gelden voor studiefaciliteiten. 7. Maak een overzicht van de in het afgelopen kwartaal gedeclareerde kosten. Doe dit per kostensoort (soort declaratie). 8. Maak een overzicht van de in het afgelopen jaar toegekende studiefaciliteiten. Taak 5 Personeelswerk 4 15

18 Taak 6 Verlof- en ziekteadministratie Elke werknemer in Nederland heeft recht op vakantie- en bijzonder verlof en soms op ADV-verlof. Daarnaast kan het voorkomen dat een werknemer studieverlof krijgt of tijdelijk te ziek is om te werken. Ook in dat geval bestaat er recht op (geheel of gedeeltelijk doorbetaald) verlof. Het opnemen van verlof moet geregistreerd worden om bij te houden hoe groot iemands rechten nog zijn. In geval van ziekte moet, afhankelijk van de regelgeving van de organisatie, bijvoorbeeld de Arbodienst ingeschakeld worden voor controle van de ziekgemelde werknemer. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de standaardbepalingen uit collectieve arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen en relevante bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek toepassen (eindterm 7) een verlof- en ziekteadministratie bijhouden (eindterm 15) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Bereken per werknemer het vakantieverlof en eventueel het ADV-verlof. - Neem verlofaanvragen in ontvangst en registreer deze in de personeelsadministratie. - Bepaal de omvang van bijzonder verlof (in voorkomende gevallen). - Geef (in voorkomende gevallen) de periode van zwangerschapsverlof en/of ouderschapsverlof aan. - Neem ziekte- en herstelmeldingen in ontvangst en verwerk deze (bijv. door deze aan de Arbodienst te melden). - Verstrek informatie over de verlofregeling en de regeling voor ziekte- en herstelmeldingen Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke verlofregelingen gelden er binnen de organisatie voor fulltime en parttime medewerkers? (Denk aan vakantieverlof, ADV, zwangerschaps- /ouderschapsverlof, bijzonder verlof) 2. Welke huisregels gelden er in de organisatie voor het opnemen van verlof en bijzonder verlof? 3. Hoe is de taakverdeling tussen de verschillende afdelingen en de afdeling Personeelszaken voor het administreren en accorderen van verlof(aanvragen)? 4. Welke werkzaamheden moet de afdeling Personeelszaken verrichten als een medewerker zich ziek of hersteld meldt? 5. Welke regels gelden er in de organisatie voor medewerkers die zich ziek of hersteld willen melden? 6. Heb je de bevoegdheid te vragen naar de reden van ziekmelding? Zo nee, heeft een andere medewerker die wel? 7. Bij welke Arbodienst is de werkorganisatie aangesloten? Moet ziekte van werknemers aan deze dienst gemeld worden? Zo ja, aan welke persoon/afdeling? 8. Hoe worden (langdurig) zieken begeleid en hoe wordt er omgegaan met personen die zich vaak ziek melden? Taak 6 Personeelswerk 4 16

19 9. Hoe worden medewerkers die lang ziek zijn geweest begeleid als zij weer aan het werk gaan? Wie verzorgt de begeleiding? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Bereken voor een aantal fulltime en parttime medewerkers het aantal verlofdagen. Maak gebruik van de actuele regeling. Controleer of het aantal dagen overeenstemt met het aantal dagen dat in de administratie bij deze medewerkers genoteerd staat. Zoek de oorzaak van een eventueel verschil. 2. Neem een aantal dagen de ziekte- en herstelmeldingen aan. Handel deze meldingen af volgens de procedure. Bespreek met je praktijkopleider de eventuele problemen die je tegenkomt. 3. Neem eventuele aanvragen voor bijzonder verlof en zwangerschapsrespectievelijk ouderschapsverlof in ontvangst en handel ze zover mogelijk af. Bespreek met je praktijkopleider de eventuele problemen die je tegenkomt. Taak 6 Personeelswerk 4 17

20 Taak 7 Het toepassen van de beloningssystematiek In elke arbeidsorganisatie waar mensen in loondienst zijn worden salarissen uitbetaald. De hoogte van iemands salaris hangt af van de afspraken die gemaakt zijn tijdens het sollicitatiegesprek. Dat geldt tenminste voor het aanvangssalaris. Over het algemeen past het aanvangssalaris in een bepaalde salarissystematiek. Aan functies worden salarisschalen toegekend (functiewaardering). Hierin staan het minimum- en maximumsalaris dat een medewerker kan verkrijgen. Er kan ook sprake zijn van periodieke verhogingen (bijvoorbeeld per kalenderjaar), toelagen en vergoedingen. Dit zijn allemaal ingrediënten voor de totstandkoming van het bruto salaris. Het bruto salaris is de basis voor het berekenen van het netto salaris. Als medewerker op een afdeling Personeelszaken hoef je dit netto salaris meestal niet exact te kunnen berekenen; dat doet de salarisadministratie. Wel moet je medewerkers een idee kunnen geven van de hoogte van het netto salaris. Ook geef je aan welke inhoudingen op het bruto salaris van toepassing zijn. Verder moet je wijzigingen op bruto salarissen door kunnen geven aan de salarisadministratie. Het is belangrijk dat zo snel mogelijk te doen, want zo houd je tevreden medewerkers. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de standaard bepalingen uit collectieve arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen en relevante bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek toepassen (eindterm 7) de bestaande beloningssystematiek uitvoeren (eindterm 18) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer of de verstrekte gegevens voor het bepalen van het bruto salaris compleet zijn en of je weet in welke tariefgroep een (nieuwe) medewerker valt. Stap 2 Meld eventuele hiaten aan de juiste persoon Stap 3 Bereken op basis van de definitieve gegevens: - het bedrag van de loonheffing - de overhevelingstoeslag - de in te houden sociale premies - de in te houden pensioenpremie. Verstrek de (nieuwe) medewerker de betreffende gegevens. (Vergeet niet te melden dat het om een voorlopige berekening gaat!) Voer de berekening als dat mogelijk is uit met de salarisberekeningsprogramma s. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke beloningssystematiek hanteert de organisatie? Hoe is deze tot stand gekomen? 2. Wijkt de organisatie wel eens af van de gekozen beloningssystematiek? Zo ja, in welke gevallen? Taak 7 Personeelswerk 4 18

21 3. Welke afdeling/organisatie voert de beloningssystematiek van/voor de organisatie uit? Wat is de taak van de afdeling Personeelszaken in de uitvoering van de beloningssystematiek? 4. Hoe bepaalt men het bedrag van de loonheffing? 5. Welke sociale verzekeringspremies worden op bruto salarissen ingehouden? Met welk doel? 6. Aan welke instanties moeten de sociale verzekeringspremies afgedragen worden en hoe gebeurt dat? 7. Aan welke instantie draagt de organisatie de pensioenpremie af? Hoe gaat dat? 8. Hoe is de verdeling tussen het werkgevers- en werknemersaandeel voor de sociale verzekeringspremies en het pensioenfonds? 9. Worden overwerk en onregelmatige diensten in de organisatie vergoed of uitbetaald? Zo ja, in welke vorm? 10. Welke afspraken over toeslagen (zowel CAO- als bedrijfsbepalingen) gelden er in de organisatie? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Bereken voor een aantal medewerkers op basis van hun salarisschaal, salarisnummer en omvang dienstverband - het bedrag van de loonheffing met toepassing van de geldende heffingskortingen - de premies voor de afzonderlijke sociale wetten. Je mag hierbij de sociale premie- en loonheffingstabellen en speciale programma s gebruiken. (Let op het percentage van de inhoudingen, de franchise en de bovengrenzen). Controleer de uitkomsten met de gegevens uit de salarisadministratie. Zoek de oorzaak van eventuele verschillen. 2. Bereken de in te houden pensioenpremie voor een aantal medewerkers. Gebruik hun bruto salaris. Controleer je uitkomsten met de gegevens uit de salarisadministratie. Zoek de oorzaak van eventuele verschillen. 3. Bereken het nettosalaris voor een aantal medewerkers met de gegevens van hun salarisschaal, salarisnummer en hun tariefgroep. Controleer de uitkomsten met de gegevens uit de salarisadministratie. Zoek de oorzaak van eventuele verschillen. Taak 7 Personeelswerk 4 19

22 Taak 8 Personeelsadministratie Elke organisatie die werknemers in dienst heeft moet een administratie bijhouden met gegevens over deze medewerkers. Wat moet men registreren? Onder andere: - de datum van indiensttreding - de functie die vervuld wordt - het aantal uren dat iemand in dienst is - de dagen dat iemand werkt - de opleiding die iemand genoten heeft - eventueel waar iemand privé bereikbaar is - wie in noodgevallen gewaarschuwd moet worden etc. Voor een deel zijn dit gegevens die handig zijn voor de organisatie, voor een deel ook gegevens die men in opdracht van de overheid of de Arbodienst moet bewaren. Dat bewaren moet zeer zorgvuldig gebeuren, de personeelsadministratie moet up-todate zijn, anders heeft men er niets aan. Meestal houdt men van elke medewerker een dossier bij met daarin bijvoorbeeld de sollicitatiebrief, een kopie-arbeidsovereenkomst, correspondentie over het salaris, functiewijzigingen en beoordelingsverslagen. Naast deze individuele dossiers is er een algemene personeelsadministratie waarin informatie te vinden is over bijvoorbeeld het: - aantal mannen en vrouwen dat in dienst is - het aantal hoog respectievelijk laag opgeleiden - het soort dienstverband van de medewerkers - het verloop onder het personeel - het gemiddeld salaris - het gemiddeld verzuim. De afdeling Personeelszaken heeft de belangrijke taak: invoeren van nieuwe gegevens (van bijvoorbeeld nieuwe medewerkers) en het doorvoeren van mutaties op bestaande gegevens. Bij dit werk moet je altijd letten op de privacy van het personeel en op de eisen die de overheid stelt aan een personeelsadministratie. Doel Aan het eind van deze taak kun je: gebruik maken van een geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem (eindterm 25) de eisen die de overheid aan personenregistratie/identificatie op het werk stelt, toepassen op de personeelsadministratie (eindterm 20) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Voer de benodigde mutaties voor de personeelsgegevens uit. - Raadpleeg het systeem om vragen van medewerkers, afdelingshoofden etc. over individuele personeelsleden en over de gehele personeelssamenstelling te beantwoorden. - Print gegevens voor het management of externe organisaties zoals de Arbodienst. Taak 8 Personeelswerk 4 20

23 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke gegevens over medewerkers worden in de organisatie waar je werkt in de personeelsadministratie bewaard? 2. Wie verstrekt de gegevens over de medewerkers? Specificeer per onderdeel. 3. Gebruikt men formulieren om mutaties te melden? Zo ja, geef aan voor welk soort mutaties speciale formulieren bestaan? Wat moet je doen als het speciale formulier niet gebruikt is? 4. Welk personeelsinformatiesysteem heeft de organisatie? Welke mogelijkheden kent dit systeem? Welk soort informatie kan in dit systeem opgeslagen en opgevraagd worden? 5. Hoe wordt de informatie in het systeem beveiligd tegen verlies en ongeoorloofd raadplegen? 6. Wie hebben toegang tot de individuele personeelsdossiers? Onder welke voorwaarden? 7. Mag een medewerker zijn eigen personeelsdossier inzien? Onder welke voorwaarden? 8. Wordt de actualiteit van de personeelsgegevens bewaakt? Zo ja, hoe? 9. Hoelang worden gegevens over ex-werknemers bewaard? Bestaan hierover ook wettelijke voorschriften? Zo ja, hoe luiden deze? 10. Zijn er vaste termijnen voor het doorvoeren van personeelsmutaties? Zo ja, wat zijn deze? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Voer een aantal weken de noodzakelijke mutaties in personeelsgegevens door. Houd je daarbij aan de eventuele doorvoertermijnen. Bespreek eventuele problemen met je praktijkopleider. 2. Print een aantal overzichten van personeelsgegevens; bijvoorbeeld het verzuim in een bepaalde maand of de man/vrouw verhouding in een bepaalde maand. Zorg dat de afdruk er goed verzorgd uitziet. Berg deze overzichten zorgvuldig op: je moet de gegevens snel kunnen raadplegen, maar ze moeten voor onbevoegden onbereikbaar zijn. Taak 8 Personeelswerk 4 21

24 Taak 9 Personeelszorg Onder personeelszorg verstaan we hier het verlenen van diensten aan medewerkers om hun verblijf in de organisatie zo aangenaam mogelijk te maken. Dat begint al met de binnenkomst van medewerkers in de organisatie. Het is prettig als men op de eerste werkdag basisinformatie krijgt zodat men zijn weg in het gebouw kan vinden, weet hoe men aan koffie kan komen, weet wanneer men mag pauzeren, een idee heeft van de afdelingen van de organisatie, de brandblusapparatuur en nooduitgangen weet te vinden en dergelijke. Als medewerker van de afdeling Personeelszaken zul je vaak voor de eerste opvang van nieuwe werknemers moeten zorgen. Je besteedt natuurlijk ook zorg aan alle andere personeelsleden, zeker in geval van langdurige ziekte of ter gelegenheid van een jubileum. Doel Aan het eind van deze taak kun je: activiteiten verrichten die te maken hebben met personeelszorg (eindterm 14) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Verstrek informatie aan (nieuwe) medewerkers over de gang van zaken in de organisatie. Je kunt hierbij denken aan de huisregels, de technische en restauratieve voorzieningen e.d. - Verstrek informatie aan (nieuwe) medewerkers over nooduitgangen, brandblusapparatuur, de regels voor het handelen in noodgevallen e.d. - Verzorg attenties voor jubilarissen, zieken e.d. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke informatie over het gebouw, de gebruiken van het bedrijf/de organisatie en de organisatiestructuur moet een medewerker naar jouw idee krijgen bij indiensttreding? Wat wilde jij allemaal weten op je eerste werkdag? 2. Is er algemene informatie over de werkorganisatie beschikbaar voor iedere nieuwe medewerker? Zo ja, bestudeer deze informatie (als je dat nog niet gedaan hebt). 3. Heeft de organisatie een plan voor het handelen in noodsituaties? Staan er in dit plan ook activiteiten speciaal voor de afdeling Personeelszaken? Zo ja, welke? 4. Heeft de organisatie een klachtencommissie? Zo ja, met welk soort klachten kan men bij deze commissie terecht? Op welke wijze behandelt deze commissie de klachten? 5. Zijn er interne medewerkers die in geval van nood/een ongeval hulp kunnen verlenen? Zijn er bijvoorbeeld gediplomeerde EHBO'ers in dienst? Zo ja, leg hun namen met telefoonnummers op een vaste plek, zodat je er altijd bij kunt. 6. Wat zijn de externe telefoonnummers voor noodgevallen? Noteer ze en bewaar ze op een vaste plek. 7. Wat zijn de bedrijfsregels voor attenties bij een jubileum, een huwelijk, ziekte en een uitdiensttreding? Welke detailhandelzaken betrekt het bedrijf/de organisatie regelmatig bij het verzorgen van attenties? 8. Hoe kun je informatie krijgen over het soort cadeau dat de jubilaris, zieke of vertrekkende medewerker zal waarderen? Taak 9 Personeelswerk 4 22

25 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Woon een introductie van een nieuw personeelslid bij. Noteer welk soort informatie verstrekt wordt. Noteer ook welk soort informatie je eventueel mist. 2. Verzorg zelf -onder begeleiding- een introductie van een nieuw personeelslid. Verstrek alle informatie die naar jouw idee relevant is. Probeer dit zo natuurlijk mogelijk te doen. Bespreek de introductie met je praktijkopleider. Was het duidelijk? Gaf je genoeg of te veel informatie? 3. Verzorg -in voorkomende gevallen- een attentie voor bijvoorbeeld een zieke, een jubilaris, een personeelslid dat gaat trouwen of een vertrekkende medewerker. Taak 9 Personeelswerk 4 23

26 Taak 10 Werkzaamheden vanuit de Arbeidsomstandighedenwet De Arbeidsomstandighedenwet van 1980 is een raamwet waarin de overheid aangeeft dat bedrijven de veiligheid, gezondheid en het welzijn van werknemers moeten bewaken tijdens het productieproces. Het productieproces moet ruim opgevat worden; ook het werken op kantoor hoort er bijvoorbeeld bij. Ieder bedrijf moet -aangepast op de eigen situatie- letten op de arbeidsomstandigheden en deze zo mogelijk verbeteren. In de Arbeidsomstandighedenwet legt men de nadruk op goede samenwerking tussen werkgevers en werknemers. Werknemers moeten kunnen meedenken en meebeslissen. Vaak zal dit gebeuren via de ondernemingsraad, als deze er niet is via een Arbocommissie. Maar werknemers hebben niet alleen rechten, ze zijn ook verplicht de arbo-richtlijnen op te volgen en mogen bijvoorbeeld beschermingsmiddelen op werktuigen en machines niet verwijderen. De afdeling Personeelszaken heeft bij de Arbeidsomstandighedenwet vaak een coördinerende/stimulerende taak. Vandaar dat deze taak hier is opgenomen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: ondersteunende werkzaamheden verrichten in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet (eindterm 23) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Beoordeel mede richtlijnen voor veilig werken. - Verstrek ook richtlijnen voor veilig werken. - Registreer (bijna) ongevalmeldingen. - Verstrek veiligheidsmiddelen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wat is het doel van de Arbeidsomstandighedenwet? Wie controleert de uitvoering van de wet? 2. Welke (algemene) verplichtingen hebben werkgevers en werknemers volgens de Arbeidsomstandighedenwet? 3. Kan een werkgever volgens de Arbeidsomstandighedenwet aansprakelijk gesteld worden voor letsel van de werknemer? Zo ja, in hoeverre? 4. Bestaan er in het bedrijf/de organisatie een of meerdere speciale overlegstructuren voor de uitvoering van de Arbeidsomstandighedenwet? Zo ja, met welke onderwerpen houd(t)(en) deze zich bezig? In hoeverre wordt de ondernemingsraad betrokken bij het Arbo-beleid? 5. Met welke veelvoorkomende risico's heeft het bedrijf/de organisatie te maken? Hoe probeert men deze risico's te verkleinen? 6. Hoe luiden de richtlijnen voor het melden van (bijna) ongevalsmeldingen? 7. Verstrekt de organisatie veiligheidsmiddelen? Zo ja, welke? En aan welke medewerkers? 8. Wordt er gecontroleerd of medewerkers de verstrekte veiligheidsmiddelen (op de juiste manier) gebruiken? Zo ja, door wie en op welke manier? Taak 10 Personeelswerk 4 24

27 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Is het bedrijf/de organisatie waar je werkt verplicht een Arbo-Jaarplan te ontwikkelen of heeft het zo'n plan? Zo ja, vraag het op en zet op een rij wat de hoofdaandachtspunten voor dit jaar zijn. 2. Beoordeel richtlijnen voor veilig werken die -door medewerkers van andere afdelingen, eventueel in samenwerking met een veiligheidsdeskundige of bedrijfshulpverlener- opgesteld zijn. Laat je informeren over de technische kant door deskundige medewerkers van die afdelingen of andere deskundigen. Let zelf vooral op de duidelijkheid van de richtlijnen. Verplaats je daarbij bijvoorbeeld in een nieuwe medewerker. Zal het voor hem/haar duidelijk zijn wat bedoeld wordt? Bespreek met je praktijkopleider welke afwegingen je hebt moeten maken bij de beoordeling van de richtlijnen en waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt. 3. Verstrek richtlijnen voor veilig werken aan bijvoorbeeld nieuwe medewerkers. Motiveer de medewerkers om de richtlijnen ook echt toe te passen. Weeg af wat je vertelt en waarover je informatie op papier meegeeft. Bespreek je keuzes met je praktijkopleider. 4. Beschrijf hoe (bijna) ongevalmeldingen geregistreerd moeten worden. Motiveer waarom het belangrijk is (bijna) ongevalmeldingen te registreren. 5. Verstrek -als het voorkomt- een aantal malen veiligheidsmiddelen aan medewerkers. Vertel hen hoe zij de middelen moeten gebruiken. Registreer, op de gebruikelijke manier, dat je de middelen verstrekt hebt. Taak 10 Personeelswerk 4 25

28 Taak 11 Sociaal Jaarverslag en Arbo-Jaarplan en -Jaarverslag In een jaarverslag legt een bedrijf vast wat het in een bepaald jaar bereikt heeft; welke markt veroverd is, welke winst geboekt is of welk verlies geleden is. Doel daarvan is het beoordelen van wat gedaan is en het zetten van lijnen naar de toekomst. Zo ook met het Sociaal en Arbo-Jaarverslag. Een bedrijf kan alleen produceren als het medewerkers in dienst heeft die voor die productie moeten zorgen. Deze medewerkers kunnen ziek of zwanger worden, een studie/cursus voor het werk volgen etc. En het komt waarschijnlijk ook regelmatig voor dat medewerkers een nieuwe uitdaging zoeken en het bedrijf vaarwel zeggen of intern van functie verwisselen. Van dit soort gebeurtenissen wordt verslag gedaan in een Sociaal Jaarverslag. Daarin staat bijvoorbeeld: - de opbouw van het personeelsbestand gemeld - de ontwikkeling daarvan (het personeelsverloop) - het ziekteverzuim - bijzondere gebeurtenissen of activiteiten die de situatie van het personeel beïnvloed hebben. Verder is elke werkgever verplicht een Arbo-beleid te voeren. Dit Arbo-beleid wordt meestal geïntegreerd in het algemene (sociale) beleid van de organisatie. Van dit Arbo-beleid moet verslag gedaan worden; dit heet het Arbo-Jaarverslag. Grotere ondernemingen zijn bovendien verplicht hun Arbo-beleid te concretiseren in een Arbo-Jaarplan. Dat wil zeggen dat voorafgaande aan een (kalender)jaar concreet gemaakt moet worden welke aandachtspunten men voor een bepaald jaar heeft en wat men wil bereiken. Omdat de werkzaamheden die voor het Sociaal Jaarverslag en Arbo-Jaarplan en Arbo- Jaarverslag verricht moeten worden nauw met elkaar samenhangen, komen ze in één taak aan de orde. Doel Aan het eind van deze taak kun je: informatie verzamelen en bewerken voor het Sociaal Jaarverslag (eindterm 21) informatie verzamelen en bewerken voor het Arbo-Jaarplan en het Arbo- Jaarverslag (eindterm 24) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Actualiseer het Sociaal Jaarverslag van het voorgaande jaar. - Actualiseer het Arbo-jaarplan en Arbo-Jaarverslag van het voorgaande jaar. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke bedrijven/organisaties zijn verplicht Sociale Jaarverslagen, Arbo- Jaarplannen en Arbo-Jaarverslagen op te stellen en aan welke (algemene) eisen moeten de verslagen en plannen voldoen? 2. Welke onderwerpen moeten wettelijk in een Sociaal Jaarverslag en een Arbo- Jaarverslag voor te komen? 3. Wat zijn belangrijke aspecten van sociaal en Arbo-beleid binnen de organisatie? Waar blijkt dat uit? Taak 11 Personeelswerk 4 26