PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN

Transcriptie

1 PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 26 september 2013 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Telefoon: Agenda nr. 4/51 Provinciale overheidsopdrachten. Antwerpen. Sector 1 regio centrum. Diverse provinciale sites en Onze-Lieve-Vrouwekathedraal. Uitvoeren van onderhouds en aanverwante werken op afroep in het vakgebied algemene bouwwerken vanaf het dienstjaar 2014 (verlengbaar tot 2015, 2016 en 2017). Ontwerp. Goedkeuring. In vergadering van 22 september 2011 heeft uw raad goedkeuring gehecht aan het ontwerp, opgesteld door de toenmalige dienst Infrastructuur, voor het uitvoeren van onderhouds en aanverwante werken op afroep in de vakgebieden elektriciteit, HVAC, sanitair, decoratie- en schilderwerken en algemene bouwwerken vanaf het dienstjaar 2012 ten behoeve van diverse provinciale locaties, de Onze-Lieve- Vrouwekathedraal te Antwerpen en het aartsbisschoppelijk paleis en de Sint- Romboutskathedraal te Mechelen, waarbij als wijze van gunnen telkens de algemene offerteaanvraag werd vastgesteld. In zitting van 12 april 2012 heeft de deputatie onder meer beslist perceel 13 (algemene bouwwerken regio Antwerpen) bij voormelde aanneming te gunnen aan de nv Constant Goedleven te Sint-Job-in- t-goor, Brecht voor de prijs van ,40 EUR (bedrag op jaarbasis, met voor gunningscriteria 2 en 3 en annex rekening gehouden met de voorziene verrekenbare som als basis, en btw inclusief). Vanaf 1 mei 2012 konden bij deze firma bedoelde opdrachten op afroep worden geplaatst. In beginsel liep het contract tot en met 31 december Zoals voorzien in het bestek kon de overeenkomst jaarlijks stilzwijgend worden verlengd voor telkens één jaar, maximaal driemaal. Beide partijen konden evenwel de (eventueel verlengde) overeenkomst opzeggen met een aangetekende brief, te versturen minstens vier maanden voor het verstrijken van de periode eindigend op 31 december. Voor het dienstjaar 2013 is het contract stilzwijgend verlengd. Met zijn aantekende brief van 25 juni 2013 (postdatum) heeft de opdrachtnemer evenwel het contract opgezegd waardoor de looptijd ervan definitief eindigt op 31 december Gelet op het voormelde is het thans de bedoeling om voor voornoemd perceel met het oog op het dienstjaar 2014 (verlengbaar tot 2015, 2016 en 2017) opnieuw de markt te consulteren via een open offerteaanvraag.

2 Hiertoe wordt thans aan uw raad het ontwerp inzake bedoeld perceel voorgelegd. Het is opgemaakt door de dienst Infrastructuur en Vastgoed en bestaat uit een bijzonder bestek, een samenvattende opmeting, een kostenraming (zie hierna) en twee bijlagen (lijst geautoriseerde melders en inventaris te onderhouden patrimonium). Onderhavig ontwerp is opgemaakt op basis van de ontwerpen waaraan uw raad in vergaderingen van 27 september 2007, 18 december 2008 en 22 september 2011 goedkeuring heeft gehecht. De belangrijkste kenmerken van een dergelijk ontwerp worden hierna in herinnering gebracht: het gaat in hoofdzaak om interventies voor het opheffen van storingen en herstellen van gebreken, systematisch of preventief technisch onderhoud, controles en verfraaiings- en aanpassingswerken. Het betreft werken van beperkte omvang die geen onderdeel zijn van een globaal bouw- of renovatieproject; tot voor 2008 werden dergelijke opdrachten in hoofdzaak gegund op grond van een aangenomen factuur. Inherent aan dergelijke opdrachten was dat een beroep op de concurrentie beperkt was (prijs diende te worden gevraagd aan minimaal drie kandidaat-opdrachtnemers) en de aanpak fragmentarisch (elke opdracht stond op zichzelf, los van andere opdrachten). In het licht van een gunning als groter geheel heeft de dienst Infrastructuur (en Vastgoed) deze onderhouds- en herstellingsopdrachten gegroepeerd per vakgebied (elektriciteit, HVAC, sanitair, decoratie- en schilderwerken en algemene bouwwerken) gekoppeld aan een regionale omschrijving in de provincie Antwerpen (regio Antwerpen (thans sector 1 regio centrum geheten), regio noord en regio zuid). Voor elk perceel (een vakgebied gekoppeld aan een regionale omschrijving) wordt de markt op maximale wijze geconsulteerd via een algemene (nu open) offerteaanvraag in functie van het verkrijgen van voordeligere prijzen; het ontwerp houdt in dat de dienst Infrastructuur en Vastgoed, na sluiting van één of meer opdrachten (percelen) met een opdrachtnemer, afhankelijk van de behoeften en bij toepassing van de bepalingen en voorwaarden van het bestek, bij deze opdrachtnemer onderhouds- en herstellingsopdrachten via een afroep (wijze zie verder) plaatst; kwalitatieve selectie van kandidaat-inschrijvers geschiedt aan de hand van volgende criteria: beroepskwalificaties van het uitvoerend personeel en de verantwoordelijke voor de leiding van de werken en referenties; de offertes van de geselecteerde inschrijvers worden beoordeeld aan de hand van volgende gunningscriteria: criterium 1 - loonkosten, transportkosten, oproepingskost voor spoedinterventies en sectoroverleg per week (eenheidsprijzen gekoppeld aan vermoedelijke hoeveelheden), criterium 2 - het aankoopbeleid van de inschrijver met betrekking tot materialen en verbruiksgoederen, meer bepaald het prijsniveau van de huisleverancier(s) van de inschrijver (catalogi, prijslijsten dienen bij de offertes te worden gevoegd) gelinkt aan de motivering waarom bij bedoelde huisleveranciers materialen worden aangekocht (motivering door de inschrijver bij de offerte te voegen) en criterium 3 - het potentieel aan bijzonder materieel gekoppeld aan de bijbehorende kosten (catalogi, prijslijsten, enz. van verhuurbedrijven dienen bij de offerte te worden gevoegd alsook de motivering van de keuze van bepaalde verhuurbedrijven en/of de keuze waarom bepaald materieel is aangekocht). De wegingscoëfficiënten zijn respectievelijk 60, 30 en 10; voor de prijscontrole tijdens de uitvoering van de aanneming is voorzien dat die in hoofdzaak gebeurt aan de hand van de door de opdrachtnemer in zijn offerte opgegeven eenheidsprijzen voor uurlonen, transportkosten en oproepingskosten, alsook, voor gebruikte materialen of aanwending van

3 bijzonder materieel, aan de hand van de aan de dienst Infrastructuur en Vastgoed bezorgde geüpdate catalogi en prijslijsten van zijn huisleveranciers en/of verhuurbedrijven. Eventueel dienen ook facturen te worden voorgelegd van onderaannemers of niet courante leveranciers. Het gedeelte met betrekking tot de prijscontrole is in het bestek zodanig opgesteld dat de dienst Infrastructuur en Vastgoed op om het even welk tijdstip van de uitvoering van de aanneming kan nagaan hoeveel de opdrachtnemer voor een bepaalde opdracht op afroep mag factureren; de initiële looptijd van de overeenkomst is één jaar, weliswaar jaarlijks stilzwijgend verlengbaar voor telkens de duur van één jaar, maximaal driemaal, behoudens een vooropzeg van vier maanden; uit zorg te voldoen aan de geldende sociale wetgeving is voor de werkuren buiten de normale arbeidstijd en op zater-, zon- en feestdagen voorzien in een vast percentage op het opgegeven uurloon binnen de normale arbeidstijd (werkuren buiten normale werktijd en op zaterdag: 50% meer; werkuren op zon- en feestdagen 100% meer); de verplaatsingskosten zijn gelimiteerd (maximaal 70,00 EUR per verplaatsing voor één voertuig met één persoon en maximaal 100,00 EUR per verplaatsing voor één voertuig met twee personen (bedragen indexeerbaar volgens prijsherzieningsformule); er is uitdrukkelijk bepaald dat transportkosten enkel kunnen worden aangerekend bij verplaatsing van atelier naar site (heen en terug) en van site naar site. Bovendien is voorzien dat bij aanrekening van een verplaatsingskost effectief een verplaatsing dient te worden uitgevoerd, wat betekent dat wanneer diverse werkopdrachten op eenzelfde dag op eenzelfde locatie worden uitgevoerd, slechts één verplaatsing per dag kan worden aangerekend; bij de betalingsformaliteiten was tot op heden voorzien dat de opdrachtnemer eerst een factuur pro forma diende over te leggen, die gold als samenvattende opmeting en schuldvordering. Pas na goedkeuring ervan door de leidend ambtenaar kon dan de eigenlijke factuur bij de administratie worden ingediend. De betalingstermijn bedroeg vijftig kalenderdagen, te rekenen vanaf het indienen van de pro forma factuur en op voorwaarde dat de gefactureerde opdracht in goede orde was uitgevoerd en volledig was beëindigd. De termijn van vijftig kalenderdagen zoals hiervoor aangereikt werd verlengd naar rato van de overschrijding van de termijn van vijf kalenderdagen die aan de opdachtnemer was verleend om zijn factuur in te dienen; er is voorzien dat de technici en specialisten van de opdrachtnemer die ingeschakeld worden voor onderhoudsopdrachten bij het provinciebestuur van Antwerpen een badge krijgen. Bij aankomst en vertrek op een site waar een opdracht dient te worden uitgevoerd, dient telkens in- en uitgeklokt te worden via de aanwezige prikklokken. Wekelijks of maandelijks moeten de gepresteerde werkuren worden verstuurd naar de opdrachtnemer. Aanpassingen ervan dienen door de opdrachtnemer te worden aangevraagd via de X-tremismodule. Ongeacht of de site al dan niet aangesloten zou zijn op het X-tremisnetwerk, dient het personeelslid van de opdrachtnemer zich bij aanvang en vertrek ook te melden op de receptie aldaar en dient zijn werkrapport te worden ondertekend door een medewerker van de dienst Infrastructuur en Vastgoed of een personeelslid van de betreffende site. Het afgetekende werkrapport dient bij de pro formafactuur te worden gevoegd; er is voorzien dat de opdrachtnemer via dient in te loggen op de helpdesk van de dienst Infrastructuur en Vastgoed om de planning aan te geven van de uit te voeren opdrachten, alsook voor het melden van de uitgevoerde opdrachten; Bij onderhavig bestek dienen wel volgende aanpassingen te worden vermeld:

4 het bestek is opgemaakt voor slechts één perceel gelet op de hiervoor beschreven context; de vermoedelijke hoeveelheden in de samenvattende opmeting zijn aangepast in functie van de meest recente gegevens; het bestek is aangepast aan de nieuwe wetgeving op de overheidsopdrachten, in voege getreden op 1 juli van dit jaar. Dit heeft uiteraard gevolgen voor het administratieve luik van het bestek. Alle bepalingen ervan zowel inhoudelijk als benamingen - zijn dienovereenkomstig aangepast. Zo is de betalingstermijn van de facturen ingekort tot 30 dagen, met dien verstande dat er thans voorafgaandelijk eenzelfde verificatietermijn is voorzien voor de pro forma factuur; ingevolge nakende wijzigingen van de regelgeving met betrekking tot overheidsfinanciën, is voorzien dat een opdracht voortspruitend uit onderhavige raamovereenkomst (= opdracht op afroep) gesloten wordt door het louter mailen van de werkorder naar de opdrachtnemer i.p.v. het faxen van de afroeporder en de bijbehorende werkorder; zoals gebruikelijk is in het bestek voorzien dat de provincie Antwerpen door het sluiten van de raamovereenkomst er zich toe verbindt om gedurende een volledig kalenderjaar een totaal bedrag aan opdrachten af te roepen ten belope van een bepaalde minimumgrens (in casu minimaal ,00 EUR incl. btw), en dit op straffe van een schadevergoeding. Verschillend is wel dat niet elk jaar afzonderlijk zal worden getoetst aan bedoelde minimumgrens, maar wel het totale bedrag aan gesloten opdrachten tijdens de looptijd van de raamovereenkomst aan de gecumuleerde jaarlijkse grensbedragen in kwestie. Nieuw is ook dat een dergelijke schadevordering maar geldig kan worden ingediend binnen de negentig dagen volgend op de betekening van het proces-verbaal van oplevering van de raamovereenkomst; de belangrijkste wijziging evenwel betreft het optrekken van de maximumgrens voor de omvang van de opdrachten gesloten op grond van de raamovereenkomst: thans ,00 EUR btw exclusief ten overstaan van ,00 EUR btw inclusief in het verleden. In 2007 werd het - gelet op het innovatieve karakter van de overeenkomsten in kwestie - uit voorzichtigheidsoverwegingen opportuun geacht de opdrachten op afroep te beperken tot louter onderhoudsopdrachten ten belope van laatstgenoemd bedrag. Gelet op de positieve ervaringen wordt een uitbreiding ervan tot beperkte onderhoudsinvesteringen (30.000,00 EUR excl. btw) beoogd. De kostenraming van onderhavige raamovereenkomst beloopt als volgt: ,50 EUR ,68 EUR (21% btw) = ,18 EUR (bedrag op jaarbasis, met voor gunningscriteria 2 en 3 en annex rekening gehouden met de voorziene verrekenbare som als basis). Het is de bedoeling de uitvoering van de overeenkomst te laten starten op 1 januari 2014 met als (eerste) vervaldatum 31 december Wanneer de uitvoering van de overeenkomst door omstandigheden pas in de loop van 2014 plaatsvindt, blijft de (eerste) vervaldatum van het contract 31 december De overeenkomst kan evenwel jaarlijks stilzwijgend worden verlengd voor telkens één jaar, maximaal driemaal. Beide partijen kunnen evenwel de (eventueel verlengde) overeenkomst opzeggen met een aangetekende brief, te versturen minstens vier maanden voor het verstrijken van de periode eindigend op 31 december. Het contract eindigt hoe dan ook op 31 december Aan uw raad wordt voorgesteld voornoemd ontwerp goed te keuren en als wijze van gunnen van deze aanneming de open offerteaanvraag vast te stellen. Het ontwerp ligt ter inzage op de griffie.

5 Dit verslag werd door de deputatie goedgekeurd in zitting van 5 september De provincieraad van Antwerpen, Gelet op artikel van het provinciedecreet; Gelet op het besluit van de deputatie van 12 april 2012 houdende onder meer de gunning van perceel 13 (algemene bouwwerken regio Antwerpen) bij de aanneming voor het uitvoeren van onderhouds- en aanverwante werken op afroep vanaf het dienstjaar 2012 (verlengbaar tot 2013, 2014 en 2015) in diverse provinciale locaties, de Onze-Lieve-Vrouwekathedraal te Antwerpen en het aartsbisschoppelijk paleis en de Sint-Romboutskathedraal te Mechelen aan de nv Constant Goedleven te Sint-Job-in- t-goor, Brecht voor de prijs van ,40 EUR (bedrag op jaarbasis, met voor gunningscriteria 2 en 3 en annex rekening gehouden met de voorziene verrekenbare som als basis, en btw inclusief); Overwegende dat genoemde opdrachtnemer met zijn aantekende brief van 25 juni 2013 (postdatum) het contract in kwestie heeft opgezegd waardoor de looptijd ervan definitief eindigt op 31 december 2013; Op voorstel van de deputatie, BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad hecht goedkeuring aan het ontwerp voor de raamovereenkomst houdende het uitvoeren van onderhouds- en aanverwante werken op afroep behorende tot het vakgebied algemene bouwwerken aan de provinciale sites en de Onze-Lieve-Vrouwekathedraal te Antwerpen behorende tot sector 1 regio centrum (overwegend sites op het grondgebied van de stad Antwerpen) tijdens het dienstjaar 2014 (verlengbaar tot 2015, 2016 en 2017), en stelt als wijze van gunnen van deze aanneming de open offerteaanvraag vast. De kostenraming ervan bedraagt ,50 EUR ,68 EUR (21% btw) = ,18 EUR (bedrag op jaarbasis, met voor gunningscriteria 2 en 3 en annex rekening gehouden met de voorziene verrekenbare som als basis).