Beschrijvend Document Openbare Procedure. Voor Europese aanbesteding HRM systeem en salarisverwerking

Transcriptie

1 Beschrijvend Document Openbare Procedure Voor Europese aanbesteding HRM systeem en salarisverwerking Status : concept versie 0.6 Kenmerk : Uitgevoerd door : Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland, dhr. R. Veenhuizen In opdracht van : Dhr. R.J.W.M. Bergevoet Datum : 14 april 2014

2 Inhoudsopgave Begrippenlijst Algemeen Inleiding Beschrijvend Document Beschrijving van de Aanbesteder Omschrijving van de Organisatie Beschrijving van de opdracht Omschrijving van de Overeenkomst Omschrijving van de Aanbesteding Projectteam Van model- naar definitieve (Raam) Overeenkomst teksten Planning Algemene Voorwaarden voor de Aanbesteding en de inschrijving Inschrijvingprocedure Algemeen Contactpersonen Contactpersoon van de Aanbesteder Contactpersoon van de Inschrijver tijdens de Aanbesteding Inlichtingen Rangorde documenten Informatie over verplichtingen Opdrachtnemer Wijze van indienen van de Inschrijving Inschrijven als samenwerkingsverband van ondernemingen Beroep op derden / onderaanneming Beroep op concern c.q. moedermaatschappij Varianten Opbouw en indeling van de Inschrijving Beoordelingsprocedure & gunning Beoordelingsteam Toelichting en herstel kleine gebreken Stap 1: beoordeling voorschriften wijze van indiening Stap 2: beoordeling volledigheid en compleetheid Stap 3: beoordeling uitsluitingsgronden Stap 4: beoordeling geschiktheidseisen Stap 5: beoordeling minimum gunningeisen / programma van eisen Stap 6: beoordeling gunningcriteria Stap 7: Gunningsbeslissing Stap 8: controle bewijsmiddelen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Opschortende termijn Sluiten Overeenkomst(en) Start uitvoering Klachtenregeling Uitsluitingsgronden In te vullen Eigen Verklaring Algemeen Verplichte uitsluiting Overige uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Algemeen In te dienen documenten Minimum gunningeis van 74

3 7.1 Minimum gunningeis 1: voldoen aan Beschrijvend Document Minimum gunningeis 2: conformiteitenlijst Minimum gunningeis 3: voldoen aan lijst van eisen Minimum gunningeis 4: beantwoorden vragen / Plan van Aanpak Minimum gunningeis 5: opgave prijzen en tarieven Gunningcriteria Gunnen op waarde Kwalitatieve criteria Inschrijfprijs EMVI-tabel...35 Bijlage 0: Indieningsformulier...39 Bijlage I.A Formulier Algemene gegevens...40 Bijlage I.B Eigen verklaring...43 Bijlage I.D: Kopie van polis van relevante aansprakelijkheidsverzekeringen...45 Bijlage I.E: referentieopdracht...46 Bijlage I.F: Beroep op derden / onderaanneming...47 Bijlage I.G: Opgave kwaliteitszorgsysteem...48 Bijlage I.H: Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid...49 Bijlage I.I: Akkoordverklaring verstrekte gegevens en antwoorden...50 Bijlage II: lijst van eisen...51 Bijlage III: conformiteitenlijst eisen...67 Bijlage IV: lijst van wensen en vragen...68 Bijlage V: format uitwerking wensen / beantwoording vragen...71 Bijlage VI: opgave prijzen en tarieven...72 Bijlage VII: model Overeenkomst...74 Bijlage X: Format voor het stellen van vragen...74 Bijlage Y: Voorwaarden van 74

4 BEGRIPPENLIJST De met een hoofdletter geschreven begrippen worden in de hieronder aangegeven betekenis gebruikt. Gedefinieerde begrippen kunnen zowel in enkelvoud als in meervoud worden gehanteerd. Aanbesteder De Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) die de Aanbesteding uitvoert. Aanbesteding De aanbestedingsprocedure voor de Opdracht zoals beschreven in dit Beschrijvend Document. Aanbestedingsdocumenten De aankondiging, het Beschrijvend Document en de eventuele Nota s van Inlichtingen, alle met betrekking tot de Aanbesteding en inclusief de Bijlagen. Aw2012 Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen, zoals in werking getreden op 1 april 2013 (Stb. 2013, 57) Belanghebbende Partij die naar aanleiding van de publicatie van de Aanbestedingsdocumenten een belang heeft bij de Aanbesteding of een onderdeel daarvan. Deze partij heeft het Beschrijvend Document opgevraagd en is voornemens een offerte in te dienen. Benoemde Onderaannemer Een onderaannemer die door een Inschrijver in zijn Inschrijving is benoemd voor de uitvoering van een deel van de Opdracht, mogelijk omdat de Inschrijver in verband met het voldoen aan de geschiktheidseisen een beroep doet op deze onderaannemer voor het uitvoeren van de Opdracht. Beschrijvend Document Het beschrijvend document van 14 april 2014 met waarin de Aanbesteding wordt beschreven, inclusief de daarbij behorende Bijlagen en eventuele Nota s van Inlichtingen. Bezwaarperiode Een opschortende en vervaltermijn van 20 kalenderdagen na dagtekening van de gunningsbeslissing, waarin de Inschrijvers de gelegenheid hebben bezwaar te maken tegen de gunningsbeslissing van de Aanbesteder door betekening van een dagvaarding aan de Aanbesteder voor een procedure in kort geding. Indien Inschrijver binnen deze periode geen dagvaarding betekent, vervalt zijn recht van bezwaar/beroep. Bijlage Een bijlage bij één van de Aanbestedingsdocumenten. Een Bijlage maakt onverbrekelijk onderdeel uit van het document waar het een Bijlage van is. Inkoopvoorwaarden De toepasselijke inkoopvoorwaarden zijn: inkoopvoorwaarden NOGVOWA2010 versie 1.0. Uw aansprakelijkheid is beperkt tot maximaal ,-. Inschrijver 4 van 74

5 Een ondernemer die een Inschrijving heeft gedaan voor de Aanbesteding. Inschrijving De inschrijving van een Inschrijver voor de Aanbesteding. Klacht Een Klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de aanbesteding aan de aanbestedende dienst, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan. Nota van Inlichtingen Een document waarin de antwoorden op de geanonimiseerde vragen van Inschrijvers zijn opgenomen, evenals de eventuele wijzigingen van de Aanbestedingsdocumenten. Een Nota van Inlichtingen maakt integraal en bindend onderdeel uit van de Aanbestedingsdocumenten en prevaleert boven Aanbestedingsdocumenten van eerdere datum. Opdracht De opdracht zoals omschreven in het Beschrijvend Document, die het voorwerp is van deze Aanbesteding. De opdracht wordt pas definitief verleend bij/door middel van wederzijdse ondertekening van de Overeenkomst/Raamovereenkomst. Opdrachtgever De opdrachtgever van de te gunnen Overeenkomst. In dit geval gelijk aan de Aanbesteder. Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie de Opdracht is gegund en met wie de Overeenkomst / Raamovereenkomst is gesloten. Overeenkomst De overeenkomst tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer voor de uitvoering van de Opdracht, die gegund is op grond van de Aanbesteding. Partij De Opdrachtgever of de Opdrachtnemer. 5 van 74

6 1. ALGEMEEN 1.1 Inleiding Voor u ligt het Beschrijvend Document behorende bij de Europese aanbesteding voor een HRM systeem en Salarisverwerking. De Opdracht zal worden gegund aan de Inschrijver, die niet wordt uitgesloten, aan de geschiktheidseisen voldoet en op grond van de gunningcriteria de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) inschrijving heeft gedaan. Het voornemen is om de Opdracht op of omstreeks zoals vermeld in paragraaf 1.10 Planning te gunnen, waarna op korte termijn met de implementatie kan worden gestart. 1.2 Beschrijvend Document Dit document is met zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk bij het stellen van de vragen voor de Nota van Inlichtingen, schriftelijk aan de Aanbesteder kenbaar te maken met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen. Hetzelfde geldt voor uw eventuele bezwaren tegen (delen van) dit document, bijvoorbeeld met betrekking tot de gestelde criteria, termijnen, werkwijze en beoordeling. Indien u uw opmerkingen of bezwaren niet op het moment in de planning van paragraaf 1.10 Uiterste termijn voor het stellen van vragen door Inschrijvers aan de Aanbesteder heeft kenbaar gemaakt, mag deze erop vertrouwen dat de Aanbesteding zonder bezwaar kan worden voortgezet. Nadien ingediende bezwaren zijn alsdan niet ontvankelijk. Mocht naderhand blijken dat er toch onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in het Beschrijvend Document voorkomen en deze zijn niet gemeld dan zullen deze in het voordeel van de Aanbesteder worden uitgelegd. VNOG Beschrijvend Document V1.0 6 van 74

7 1.3 Beschrijving van de Aanbesteder Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) De Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) is een organisatie die verantwoordelijk is voor de brandweerzorg, rampenbestrijding en geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen in het gelijknamige gebied. De juridische basis wordt gevormd door een gemeenschappelijke regeling die 22 gemeenten samenbrengt conform de taken en bevoegdheden van de Wet veiligheidsregio s (Wvr). Hiermee vallen de genoemde taken onder regionaal bestuur. De Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland heeft primair tot doel de Wet veiligheidsregio s uit te voeren, maar in het bijzonder de taken zoals genoemd in artikel 10 van de Wet Veiligheidsregio s, waaronder het voorzien in de meldkamerfunctie. De VNOG bestaat uit 22 gemeenten die, voor wat betreft de brandweer, samenwerken in zes clusters. Het bestuur van de VNOG, het Algemeen Bestuur, bestaat uit de 22 burgemeesters van de gemeenten. Hieronder is het zorggebied van de VNOG te zien. In het gebied wonen op een oppervlakte van 3.000km2 ruim mensen. De onderverdeling in zes brandweerclusters zorgt ervoor dat de brandweerzorg dicht bij de gemeenten blijft. De basis brandweerzorg is een verantwoordelijkheid van de clusters, maar wel onder de vlag van de VNOG. In de Wet Veiligheidsregio's worden gemeenten verplicht om de brandweerzorg in zijn geheel onder te brengen bij de Veiligheidsregio. Door deze wet wordt de Veiligheidsregio juridisch verantwoordelijk voor de gehele brandweerzorg. De clusters blijven in de VNOG echter wel de basis van de regio. Een en ander is geformaliseerd in de gemeenschappelijke regeling VNOG De Veiligheidsregio wordt gefinancierd door zowel het Rijk als voor het grootste deel - door de deelnemende gemeenten. Deelnemende gemeenten aan de Veiligheidsregio Noord- en Oost- Gelderland zijn: Aalten, Apeldoorn, Berkelland, Bronckhorst, Brummen, Elburg, Doetinchem, Epe, VNOG Beschrijvend Document V1.0 7 van 74

8 Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Lochem, Montferland, Nunspeet, Oldebroek, Oost Gelre, Oude IJsselstreek, Putten, Voorst, Winterswijk en Zutphen. Voor meer informatie over VNOG wordt verwezen naar de website De te sluiten Overeenkomst wordt op naam gesteld van de Veiligheidsregio Noorden Oost-Gelderland. 1.4 Omschrijving van de Organisatie De Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland is een jonge organisatie die zich na de regionalisering van het brandweerpersoneel bezint op de toekomst. Hiervoor loopt er een project genaamd MOED. In dit project wordt de hervorming van de brandweer vormgegeven, Hoofddoelen zijn kwaliteitsverbetering, verhogen van efficiency en het realiseren van besparingen. Binnen de afdeling P&O leidt dit project tot een nieuwe werkwijze, waarbij focus op de adviesrol ligt. Tevens is het faciliteren van leidinggevenden in hun rol en een hogere zelfredzaamheid van medewerkers aan de orde. Hoe de organisatie er precies uit gaat zien is nog niet bekend. Dit is ook de reden dat er in de aanbesteding ook diensten uitgevraagd worden, waarvan nog niet zeker is of ze afgenomen gaan worden. De hoofdlijn van de aanbesteding is dat de huidige faciliteiten gehandhaafd blijven en dat er afhankelijk van project MOED een uitbreiding van de faciliteiten plaats gaat vinden. Onder de huidige faciliteiten wordt verstaan een systeem waarmee de P&O processen worden ondersteund. Tevens is er een ESS functionaliteit voor verlof, declaraties, salarisspecificaties en mutaties in de personele gegevens. De salarisadministratie blijft uitbesteed, de afdeling P&O kan middels het systeem het merendeel van de mutaties insturen. Het systeem kan communiceren met andere systemen van de VNOG en middels een zgn. SOAP koppeling worden deze systemen gevuld met de vereiste personele gegevens. 1.5 Beschrijving van de opdracht Bij een moderne bedrijfsvoering hoort een HRM systeem dat een substantiële bijdrage levert aan het ondersteunen van medewerkers en management op het gebied van personeel en organisatie. Hierbij gaat het niet alleen om het door leidinggevende en medewerker efficiënter afhandelen van (administratieve) P&O zaken, maar ook het bewaken en signaleren van P&O aandachtspunten en het vergemakkelijken van het uitvoeren van vastgesteld beleid horen hierbij. Een belangrijke eis aan het nieuwe P&O systeem is dat het heldere managementinformatie moet genereren. Niet alleen voor de P&O werkgebieden, maar ook moet op basis van formatiebeheer en formatiebezetting een aansluiting worden gevonden op de begroting/rekening en managementrapportages. Begroting en realisatie van de personele kosten moeten periodiek in beeld worden gebracht en over- en onderbesteding moet periodiek inzichtelijk zijn. Het HRM systeem moet de sturingsinformatie genereren en exporteren en/of digitale uitwisselingen kunnen maken met andere digitale systemen. De concrete doelstellingen die beoogd worden met de invoering van HRM systeem zijn: VNOG Beschrijvend Document V1.0 8 van 74

9 Optimale bedrijfsvoering door structureel inzicht te krijgen en te hebben in (personele en financiële) gegevensstromen. Kwaliteitsverbetering van de dienstverlening o.a. door digitaal aanbieden van informatie; Accuraat en actueel inzicht in personeelsinformatie, zowel voor de leidinggevenden, voor de medewerkers en de P&O medewerkers en financiële medewerkers; Invoer van gegevens zo dicht mogelijk bij de bron (aan het begin van het proces); Beperking van het aantal formulieren en formulierenstroom; Reductie papierenstroom naar nihil; Beperking van het aantal sub administraties. Er wordt uitgegaan van een keuze voor een standaard softwarepakket als nieuw HRM systeem. Om deze reden worden niet alle details genoemd waaraan een systeem moet voldoen. Het is aan de aanbieders aan te geven wat hun systeem kan. De functionaliteiten die gebruikelijk (en up to date) zijn bij deze applicatie, worden geacht standaard te zijn en dat de applicatie fit for use is (werkbaar). VNOG gaat uit van een systeem dat modulair opgebouwd is. De data van deze modules moeten naadloos op elkaar aansluiten. Dit betekent dat gegevens die in het HRM systeem worden aangebracht in iedere aangeschafte module kunnen worden gebruikt (eenmalige registratie). Het systeem werkt met open standaarden als XML en CSV. Dit geldt voor het creëren van een exportbestand en voor een importbestand. De specificaties van de technische eisen staan beschreven in Bijlage II Lijst van Eisen. Werkprocessen Salarismutaties worden zoveel mogelijk via ESS (Employee Self Service) en MSS (Management Self Service) aangeboden. Bijzondere mutaties kunnen handmatig aangeleverd worden. Autorisatie van mutaties moet goed zijn geregeld. De output van het salaris bestaat, behalve de standaard output, uit digitale output die is te gebruiken voor managementinformatie over loonsom, budgetoverzichten, etc. Bij inrichting van de workflow stellen wij ons voor dat de leverancier dit in overleg voor ons inricht en daarbij zoveel mogelijk gebruik maakt van de door de leverancier standaard gedefinieerde workflow processen. Indien we in de toekomst eigen aanpassing, wensen of toevoegingen op de workflow inrichting willen, is het wenselijk deze kennis zelf eigen te maken door training of scholing. Loopbaanontwikkeling en mobiliteit zijn speerpunten die de komende jaren volop aandacht krijgen. Hierbij staat niet alleen de functie centraal, maar evenzeer de inzetbaarheid van de medewerker en de daarmee verband houdende ontwikkeling van de medewerker. Dit kan binnen en buiten de eigen organisatie. Hoe dit vorm wordt gegeven is nog niet bekend. Formatieoverzichten dienen als basis voor de begrotingen en het systeem genereert de gewenste management informatie. Tevens hebben wij een gesprekscyclus met medewerkers ontwikkeld. Iedere medewerker heeft een POP gesprek waarin afspraken worden gemaakt over VNOG Beschrijvend Document V1.0 9 van 74

10 ontwikkeling op competenties, functie-inhoud en persoonlijke ontwikkeling. Deze afspraken kunnen in het jaar worden bijgesteld. De gesprekscyclus omvat ook een tweejaarlijks beoordelingsgesprek. Het is wenselijk dat de resultaten van de gesprekken kunnen worden vastgelegd in het systeem. VNOG werkt met Decos als Document Management Systeem (DMS) waarin ook de personeelsdossiers zijn opgenomen. VNOG onderscheidt de volgende indeling van processen: Applicatiebeheer Administratieve processen Primaire HR processen: o Instroom o Doorstroom o Uitstroom Beleidsprocessen Management- en organisatieontwikkeling Control Toelichting op de processen: Applicatiebeheer bestaat uit technisch en functioneel beheer. o Technisch beheer houdt zich bezig met het draaiende houden van de applicatie en beheren van de database en onderhoudsdossier. Dit beheer is onder gebracht bij ICT (systeem- en netwerkbeheer), in het kader van de aanbesteding wil de VNOG dit onderbrengen bij de leverancier; o Het functionele applicatiebeheer zorgt voor het inrichten en beheren van het systeem, het toekennen en bewaken van rechten en zorgt dat eenieder kan beschikken over hetgeen hij of zij binnen het HR proces nodig heeft. Het geeft ondersteuning aan de gebruikers. Het functioneel beheer is ondergebracht bij de afdeling P&O. De nadere specificaties t.a.v. applicatiebeheer staan vermeld in eisen, wensen en vragen. Administratieve processen: o De administratieve processen ondersteunen het in-, door- en uitstroom proces. o De administratieve processen bestaan ondermeer uit: De personeelsadministratie; De salarisadministratie; Organisatie- en formatiebeheer; Salarisverwerking; Tijdregistratie; Budgetbeheer (confrontatie begroting en realisatie). Primaire HR processen:vnog heeft een arbeidsrelatie met de medewerker. Hieraan zijn de primaire HR processen gerelateerd van instroom, doorstroom en uitstroom. o Instroom Met instroom wordt bedoeld de processen die te maken hebben met het aanstellen van nieuwe medewerkers. Het gaat hierbij niet alleen om uitbreiding van het ambtelijk apparaat en vrijwilligers, maar ook de inhuur derden moeten in het VNOG Beschrijvend Document V van 74

11 o o systeem worden opgenomen. Vanzelfsprekend geldt voor deze laatste groep dat er geen verloning mag plaats vinden. Het proces van het werven en selecteren van nieuwe medewerkers nemen wij niet op in het systeem. Doorstroom Dit zijn de processen waarmee een medewerker in aanraking kan komen gedurende de arbeidsrelatie met VNOG. Dit zijn: Wijzigingen in de bezetting. Voorbeeld: nieuwe functie, wijziging in aanstellingsuren, ouderschapsverlof; Wijzigingen in de beloning. Dit kan zijn: verandering van schaal of periodiek, gratificaties, toelagen; Mutaties met betrekking tot aanspraak op regelingen. Dit kan zijn: een vergoeding reis- en verblijfkosten, onregelmatige dienst, flexibele arbeidsvoorwaarden, etc.; HR registraties. Dit zijn registraties die het management ondersteunen of om het management te informeren. Denk hierbij aan registratie van: ziekteverzuim, verlof, signaleringsdata, flexibele beloning, functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken, etc.. Uitstroom Beleidsprocessen: o Het proces uitstroom omvat alles dat met het vertrek van medewerkers heeft te maken. Dit kan zijn door: beëindiging aanstelling (op eigen verzoek, disciplinair, vanwege rechtswege of overlijden), WIA of pensioen. Beleidsprocessen leiden tot kaders en richtlijnen voor administratieve processen en de primaire processen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen beleid op Arbeidsvoorwaarden en beleid vanuit HR advies. Management- en organisatieontwikkeling: o Control: o Afhankelijk van de uitkomsten van het eerder genoemde project MOED kunnen werkprocessen en de organisatiestructuur eenvoudig gewijzigd worden. Control toetst of processen lopen zoals zij behoren te lopen. Niet alleen als het gaat om nieuwe wet- en regelgeving (landelijk) of nieuwe regelingen (lokaal), maar ook op afspraken die gemaakt zijn binnen de organisatie. De werkprocessen die samenhangen met de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers en de salarisadministratie zijn essentieel voor de bedrijfsvoering. Deze processen zijn erg met elkaar verweven, en de VNOG werkt aan een verdere efficiency. De VNOG wenst daarom één leverancier. In het HRM systeem worden gegevens vastgelegd van: Ongeveer 370 medewerkers bij de dienst; Ongeveer 10 betaalde stagiaires; 1350 vrijwilligers bij de brandweer; 12 P&O professionals zullen dagelijks gebruik maken van het HRM systeem; Bij invoering van ESS en MSS: VNOG Beschrijvend Document V van 74

12 40 leidinggevenden; 370 beroeps medewerkers; 1350 vrijwilligers (salarisstroken en Managementrapportages). Voor de vrijwilligers geldt dat zij alleen hun digitale salarisstrook kunnen zien. De overige functionaliteiten zijn voor hun niet van toepassing. Inschrijver moet aangeven hoe onderwerpen genoemd in deze paragraaf, functioneren in het systeem. Ook niet genoemde onderwerpen kunnen op deze wijze benoemd worden. Inschrijver moet vermelden of het behoort tot het standaardsysteem of dat er sprake is van een optionele module. De voorkeur van de VNOG is een geïntegreerd systeem: een Personeelsinformatiesysteem, ofwel HRM systeem, en een externe salarisverwerking, waarmee de gewenste HRM ondersteuning, zoals verwoord in dit document kan worden verkregen. In het nieuwe HRM systeem worden de gegevens vastgelegd van: Alle ambtenaren van VNOG Alle vrijwilligers van VNOG Inhuur derden (adviesbureau, uitzendbureau, detachering, zzp) Stagiaires en deelnemers met een leer-werk overeenkomst Detacheringen vanuit de Veiligheidsregio. VNOG hanteert de CAR-UWO gemeenten als rechtspositie en heeft een aantal uitgewerkte lokale regelingen. De inrichting en uitrol van het nieuwe HRM systeem zal gereed moeten zijn op en bevat minimaal de volgende functionaliteiten: Personeelsadministratie en- mutatie Salarisbeheer en verwerking Verzuimregistratie en bewaking (inclusief ongevallenregistratie en poortwachter registratie) Flexibele arbeidsvoorwaarden Ondersteuning in de gesprekscyclus (POP- en beoordelingsgesprekken) Verlofregistratie Standaard workflow (inrichten processen) Formatie- budgetbeheer Rapportages Registratie van Inhuur derden Bovengenoemde functionaliteiten worden zoveel mogelijk ondersteund door ESS en eventueel MSS voor de leidinggevenden. Op termijn, de tweede fase, heeft VNOG de ambitie om de aanvullende functionaliteiten in te gaan richten: Competentiemanagement Tijdregistratiesysteem Personeelsplanning VNOG Beschrijvend Document V van 74

13 1.6 Omschrijving van de Overeenkomst De looptijd van de overeenkomst bedraagt 3 jaar met de mogelijkheid om twee maal met één jaar te verlengen. De Opdracht bestaat uit: De inrichting en uitrol van het nieuwe HRM systeem (operationeel op ); Eventueel het koppelen aan de bestaande omgeving; Het gebruiksrecht van de software; Een abonnement op onderhoud en (gebruikers)ondersteuning; Salarisadministratie. 1.7 Omschrijving van de Aanbesteding Voor deze Aanbesteding is gekozen voor een openbare procedure. De reden hiervoor is dat er in deze specifieke markt slechts een beperkt aantal potentiële Inschrijvers voorhanden zijn, die het gevraagde kunnen leveren. Een aparte selectieprocedure is daarom niet opportuun. 1.8 Projectteam Voor de Aanbesteding is een projectteam geformeerd, bestaande uit vertegenwoordigers van de Aanbesteder. De beoordeling wordt uitgevoerd door een team waarin deskundigen van de Opdrachtgever(s), en de Aanbesteder plaats nemen. 1.9 Van model- naar definitieve (Raam) Overeenkomst teksten Voor de uitvoering van deze Opdracht zijn door Aanbesteder modelteksten (Bijlage VII) opgesteld voor Overeenkomst. Inschrijvers hebben via de nota van inlichtingenfase de mogelijkheid om concrete tekst-alternatieven voor onderdelen van deze Overeenkomsten voor te stellen. Aanbesteder verspreidt de definitieve Overeenkomst-Model-teksten bij haar laatste Nota van Inlichtingen. Van Inschrijver wordt geëist, dat hij deze Model-teksten bij Inschrijving volledig en onvoorwaardelijk voor ondertekening aanvaardt. Niet-aanvaarding leidt tot terzijdelegging van de betreffende Inschrijving Planning 14-apr-14 6 mei 2014/ 10:00 Publicatie Aanbesteding en Beschrijvend Document. Uiterste termijn voor het stellen van vragen door Inschrijvers. (via format bijlage X) 13 mei 2014 Verzenden 1 e Nota van Inlichtingen 26 mei 2014/ 10:00 Uiterste termijn voor het stellen van vragen door Inschrijvers. (via format bijlage X) 4 juni 2014 Verzenden 2 e Nota van Inlichtingen 12 juni 2014/ 10:00 Uiterste termijn voor ontvangst van de Inschrijvingen bij de Aanbesteder. 23 t/m 27 juni, week 26 Uitvoering demonstratie, gebruikers test en Interview 3-jul-14 Verzending Mededeling van de gunningsbeslissing 10 juli tot en met 15 juli 2014 Controle bewijsmiddelen / Bezwaartermijn 17-jul jul-14 Verificatiegesprek met voorkeurskandidaten Gunning van de Opdracht (ondertekening overeenkomsten) VNOG Beschrijvend Document V van 74

14 2. ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DE AANBESTEDING EN DE INSCHRIJVING Voor de Aanbesteding en de Inschrijving gelden onderstaande algemene voorwaarden. In de verschillende hoofdstukken worden ook specifieke voorwaarden gesteld met betrekking tot de in dat hoofdstuk geregelde onderwerpen. a. In aanvulling op de voorwaarden en bepalingen van het Beschrijvend Document zijn de Inkoopvoorwaarden van toepassing op de Aanbesteding en de te sluiten Overeenkomst, met uitsluiting van uw eventuele eigen voorwaarden, algemene voorwaarden, branchevoorwaarden en verkoopvoorwaarden; b. door het indienen van een Inschrijving gaat u akkoord met de voorwaarden en bepalingen van het Beschrijvend Document, met de Inkoopvoorwaarden en met de model Overeenkomst, zoals die verstrekt worden bij de (laatste) Nota van Inlichtingen; c. Inschrijvingen die niet voldoen aan de voorwaarden en bepalingen van het Beschrijvend Document dan wel voorwaarden of voorbehouden bevatten zijn ongeldig en worden terzijde gelegd; d. uw Inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 120 dagen. Indien gedurende de opschortende termijn bedoeld in paragraaf 4.11 één van de Inschrijvers om een onmiddellijke voorziening bij voorraad heeft verzocht met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt de gestanddoeningstermijn van uw Inschrijving verlengd tot 14 dagen nadat de rechter of het scheidsgerecht een beslissing heeft genomen over het verzoek tot voorlopige maatregelen. e. u kunt voor uw deelname aan de Aanbesteding dan wel voor uw Inschrijving geen kosten in rekening brengen; f. uw Inschrijving dient in de Nederlandse taal te worden opgesteld. Voor correspondentie, contacten en contracten zal uitsluitend de Nederlandse taal worden gehanteerd; g. u mag de gegevens, die de Aanbesteder u in verband met deze procedure ter beschikking stelt, alleen gebruiken voor het doel waartoe deze zijn verstrekt; h. intellectueel eigendom: u mag dit Beschrijvend Document uitsluitend gebruiken voor het doel waartoe dit is verstrekt. Het is u niet toegestaan het Beschrijvend Document aan derden ter beschikking te stellen of te verveelvoudigen voor een ander doel dan waartoe het is verstrekt; i. het is niet toegestaan medewerk(st)ers van de Aanbesteder en de Opdrachtgever tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen, anders dan op de wijze als verwoord in het Beschrijvend Document, zulks op straffe van uitsluiting van deelname aan de Aanbesteding; j. indien zich tijdens de Aanbesteding wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in uw bedrijfsvoering welke van invloed kunnen zijn op de voortgang en afhandeling van de Aanbesteding dan wel op de uitvoering van de Opdracht, dient u dit onverwijld schriftelijk kenbaar te maken aan de contactpersoon van de Aanbesteder als bedoeld in paragraaf 3.2.1; k. indien tijdens de Aanbesteding bij u bekend is dat u uw voor de Opdracht relevante bedrijfsactiviteiten geheel of gedeeltelijk zult staken vóór of tijdens de looptijd van de Overeenkomst (inclusief mogelijke verlengingen), dient u dit onverwijld kenbaar te maken aan de contactpersoon van de Aanbesteder. In dat geval behoudt de Aanbesteder zich het recht voor om uw Inschrijving om die reden terzijde te leggen en niet verder in de behandeling te nemen; l. de Aanbesteder c.q. de Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde Overeenkomst door beide Partijen de Aanbesteding geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen dan wel om niet tot gunning van de Opdracht over te gaan; VNOG Beschrijvend Document V van 74

15 m. u heeft in geval van terzijde legging van uw Inschrijving c.q. afwijzing, van gehele of gedeeltelijke stopzetting van de aanbestedingsprocedure of van nietgunning, om welke reden dan ook, geen recht op enigerlei vergoeding van kosten, schaden of anderszins; n. De Inschrijving is vertrouwelijk en zal slechts aan medewerkers en personen worden getoond die in het kader van de Aanbesteding of de uitvoering en administratie van de Overeenkomst daarvan kennis moeten nemen, behoudens openbaarmaking bij of vanwege de wet, openbaarmaking in het kader van de motivering van een gunningsbeslissing of openbaarmaking waartoe de Aanbesteder c.q. Opdrachtgever in rechte gedwongen wordt. Dezelfde vertrouwelijkheid zal worden bewaard wanneer de Inschrijving niet tot een Overeenkomst leidt. Dit alles uitsluitend ter beoordeling van de Aanbesteder zelf; o. de door u ingediende documenten worden tijdens of na afloop van de Aanbesteding niet geretourneerd; p. het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van Bijlagen, formulieren, overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij de Inschrijver. Afhankelijk van de aard van de omissie of onjuistheid kan dit leiden tot terzijde legging van de Inschrijving of puntenverlies bij de beoordeling; q. de in het Beschrijvend Document opgenomen voorwaarden en bepalingen gelden voor alle onderdelen waaruit de Aanbesteding bestaat. r. Aan het opvragen/ter beschikking stellen van dit Beschrijvend Document zijn geen kosten verbonden. VNOG Beschrijvend Document V van 74

16 3. INSCHRIJVINGPROCEDURE 3.1 Algemeen In dit hoofdstuk wordt de inschrijvingsprocedure beschreven. Inschrijvingen dienen conform de voorwaarden en bepalingen van dit hoofdstuk gedaan te worden. 3.2 Contactpersonen Contactpersoon van de Aanbesteder Alle communicatie c.q. correspondentie met de Aanbesteder met betrekking tot de Aanbesteding dient te verlopen via de contactpersoon van de Aanbesteder. De contactgegevens vindt u hieronder. Contactpersoon R. Veenhuizen Functie Inkoopadviseur/ Inkoper adres Inkoop@vnog.nl Bezoekadres Europaweg 79, 7336 AK Apeldoorn Postadres Postbus 234, 7300 AE Apeldoorn Contactpersoon van de Inschrijver tijdens de Aanbesteding De Aanbesteder wenst het contact met u als Inschrijver te laten verlopen via één contactpersoon en één plaatsvervanger van deze contactpersoon van uw onderneming. De namen, adressen, telefoonnummers en postadressen van de contactpersoon en zijn plaatsvervanger dienen in uw Inschrijving te worden vermeld. Beide personen dienen gemachtigd te zijn met voldoende bevoegdheid om namens uw onderneming te kunnen optreden in het kader van de Aanbesteding. De contactpersoon van de Inschrijver en diens plaatsvervanger dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate te beheersen. 3.3 Inlichtingen Vragen met betrekking tot de Aanbesteding, het Beschrijvend Document en de Opdracht kunnen uitsluitend per aan de onder genoemde contactpersoon worden gesteld. Hiervoor dient u het format te gebruiken zoals opgenomen in bijlage X. De uiterste datum van indienen van de vragen over het Beschrijvend Document is vermeld in de planning in paragraaf Het antwoord op deze vragen zal uiterlijk zes (6) dagen voor de uiterste datum van ontvangst van de Inschrijvingen door middel van een Nota van Inlichtingen worden gepubliceerd. De Nota van Inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van het Beschrijvend Document. 3.4 Rangorde documenten In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en het Beschrijvend Document prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. Indien er meerdere Nota s van Inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota s van Inlichtingen, de meest recente Nota van Inlichtingen. VNOG Beschrijvend Document V van 74

17 3.5 Informatie over verplichtingen Opdrachtnemer Informatie over de verplichtingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van de Overeenkomst op de verrichtingen van de Opdrachtnemer van toepassing zijn, zijn verkrijgbaar bij: Voor bepalingen inzake belastingen: de Belastingdienst; Voor bepalingen inzake milieubescherming: het ministerie van Infrastructuur en Milieu; Voor bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; Wijze van indienen van de Inschrijving Inschrijvingen dienen met inachtneming van onderstaande voorschriften te worden opgesteld en ingediend: a. Uw Inschrijving dient inclusief alle gevraagde bijlagen, formulieren, verklaringen, opgaven en documenten c.q. bewijsmiddelen, rechtsgeldig ondertekend (en per pagina geparafeerd) door een daartoe bevoegde vertegenwoordiger, in tweevoud op papier te worden ingediend. (Eén exemplaar van uw Inschrijving dient als origineel gekenmerkt te zijn en één exemplaar als kopie.) Tevens dient uw Inschrijving inclusief alle daarbij behorende bijlagen, formulieren, verklaringen, opgaven en documenten c.q. bewijsmiddelen digitaal als pdf-bestand door middel van een verder lege en virusvrije USB-stick te worden ingediend. Bij tegenstrijdigheden tussen de verschillende ingediende versies is de papieren versie, die gekenmerkt is als origineel leidend. b. Inschrijvingen per fax of langs elektronische weg worden niet geaccepteerd. c. Uw Inschrijving dient in twee gesloten (een pakket/ envelop met de inschrijfprijs en een pakket met de verdere vereisten) verpakkingen te worden ingediend inclusief alle daarbij behorende bijlagen, formulieren, verklaringen, opgaven, documenten c.q. bewijsmiddelen. Ten behoeve van de adressering en de juiste afhandeling dient u het indieningsformulier op de verpakking te plakken. Dit indieningsformulier is als bijlage (Bijlage 0) bij het Beschrijvend Document gevoegd. d. Uw Inschrijving dient uiterlijk op de datum en het tijdstip, die vermeld zijn in de planning in paragraaf 1.9 als uiterste termijn voor de ontvangst van de Inschrijvingen, bezorgd te zijn op het in paragraaf genoemde bezoekadres of per post ontvangen te zijn op het in paragraaf genoemde postadres. e. Het risico van vertraging in de postbestelling of bezorging berust bij de Inschrijver. f. Uw Inschrijving dient afzonderlijk te worden verzonden of bezorgd en mag niet worden bijgesloten bij stukken die geen betrekking hebben op deze Aanbesteding. g. Op alle tot de Inschrijving behorende documenten dient u te vermelden: Naam en adres van de Inschrijver de sluitingsdatum en het tijdstip voor ontvangst van de Inschrijvingen (zoals vermeld in de planning in paragraaf 1.10) VNOG Beschrijvend Document V van 74

18 3.7 Inschrijven als samenwerkingsverband van ondernemingen Een samenwerkingsverband van ondernemingen (voorheen combinatie ) kan zich inschrijven als één Inschrijver. Voor de Inschrijving als samenwerkingsverband gelden onderstaande bepalingen: De Inschrijver dient aan te geven (in Bijlage I.A) wie de leiding van het samenwerkingsverband heeft en als verantwoordelijk gemachtigde ( penvoerder ) namens het samenwerkingsverband jegens de Aanbesteder en de Opdrachtgever zal optreden Bij de beoordeling van de Inschrijving zal het samenwerkingsverband met betrekking tot de geschiktheidseisen als één geheel worden beschouwd, tenzij in deze paragraaf expliciet anders is bepaald. Ieder der deelnemers in het samenwerkingsverband dient Bijlage I.A Algemene gegevens en Bijlage I.B Eigen Verklaring zelfstandig en voor de eigen rechtspersoon in te vullen en in te dienen. Alle deelnemers in het samenwerkingsverband dienen Bijlage I.H Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid in één volledig ingevuld, rechtsgeldig ondertekend formulier in te dienen, waardoor blijkt dat ieder der deelnemers hoofdelijk aansprakelijk is voor de nakoming van alle verplichtingen uit hoofde van de Inschrijving en de Overeenkomst. Een samenwerkingsverband in oprichting hoeft geen bewijs van inschrijving in een nationaal beroeps- of handelsregister in te dienen. In dat geval dienen wel de afzonderlijke deelnemers in het samenwerkingsverband een bewijs van inschrijving in een nationaal beroeps- of handelsregister in te dienen. Iedere individuele deelnemer dient een toereikende aansprakelijkheidsverzekering te hebben, zoals vermeld in paragraaf 6.2, tenzij het samenwerkingsverband als geheel een dergelijke aansprakelijkheidsverzekering heeft. De uitsluitingsgronden gelden zowel voor het samenwerkingsverband als geheel als voor de individuele deelnemers in het samenwerkingsverband. Indien een uitsluitingsgrond op één van de deelnemers van toepassing is kan dit leiden tot uitsluiting van het gehele samenwerkingsverband. Na Inschrijving mag het samenwerkingsverband alleen de samenstelling wijzigen met schriftelijke toestemming van de Aanbesteder c.q. Opdrachtgever. 3.8 Beroep op derden / onderaanneming Inschrijvers kunnen een beroep doen op de technische bekwaamheid en/of de financiële draagkracht van andere ondernemingen ( derden ) om te voldoen aan de geschiktheidseisen. Het kan gaan om een onderaannemer, een onderneming uit dezelfde holding als waartoe de inschrijver behoort of een andere onderneming waarmee de Inschrijver een overeenkomst heeft etc. Voor beroep op een derde gelden onderstaande bepalingen: De Inschrijver dient Bijlage I.F te gebruiken om aan te geven voor welke specifieke eisen de Inschrijver een beroep doet op welke derde. De naam, rechtsvorm, inschrijfnummer KvK en vestigingsplaats van de betreffende derde dient daarbij te worden vermeld. De Inschrijver dient daarbij een verklaring op te nemen, die rechtsgeldig is ondertekend door de betreffende derde, dat de Inschrijver over de voor de uitvoering van de Opdracht noodzakelijke middelen van de betreffende derde kan beschikken. VNOG Beschrijvend Document V van 74

19 Bij de beoordeling van de Inschrijving zullen de Inschrijver en de aldus benoemde derde(n) met betrekking tot de geschiktheidseisen als één geheel worden beschouwd. Het ontbreken van de verklaring van de betreffende derde (of een gebrekkige verklaring) heeft tot gevolg dat de kwalificaties van de betreffende derde buiten beschouwing worden gelaten. Indien de Inschrijver een beroep doet op technische bekwaamheid van een derde, dient deze derde daadwerkelijk bij de uitvoering van de opdracht te worden ingezet. Bij gunning van de Opdracht aan Inschrijver is deze als hoofdaannemer ook gehouden om het in Bijlage I.F omschreven gedeelte van de Opdracht aan de daarin genoemde derden op te dragen. De Inschrijver blijft echter aansprakelijk voor de nakoming van alle verplichtingen uit hoofde van de Inschrijving en de Overeenkomst, inclusief de verplichtingen die in onderaanneming worden gegeven. De uitsluitingsgronden gelden ook voor de derde waarop de Inschrijver een beroep doet. Door ondertekening van Bijlage I.B verklaart de Inschrijver dat de uitsluitingsgronden niet op de derde van toepassing zijn. De betreffende derde dient op verzoek van de Aanbesteder de bewijsmiddelen dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn te overleggen. Indien er bij de uitvoering van de Opdracht sprake zal zijn van onderaanneming, dient de Inschrijver achter Bijlage I.F een omschrijving op te nemen van het gedeelte van de onderhavige Opdracht welke in onderaanneming wordt gegeven. 3.9 Beroep op concern c.q. moedermaatschappij Indien u een beroep doet op de financiële draagkracht van het concern c.q. de moedermaatschappij waartoe uw onderneming behoort, dient u de concernverklaring overeenkomstig Bijlage I.I in te laten vullen en rechtsgeldig te laten ondertekenen namens het concern c.q. de moedermaatschappij, waartoe uw onderneming behoort. Ook overlegt u in dit geval bij uw Inschrijving een recent uittreksel KvK/handelsregister van deze moedermaatschappij, waaruit de ondertekeningsbevoegdheid van de betreffende ondertekenaar genoeglijk blijkt Varianten Varianten of alternatieve aanbiedingen zijn niet toegestaan en zullen niet worden beoordeeld c.q. in de beoordeling worden betrokken Opbouw en indeling van de Inschrijving Uw Inschrijving dient alle gevraagde bijlagen, formulieren, verklaringen, opgaven en documenten c.q. bewijsmiddelen te bevatten, waarbij u onderstaande indeling en volgorde dient aan te houden. Indien er voor een onderdeel een model is voorgeschreven vindt u dat als Bijlage bij het Beschrijvend Document en dient u dat model/formulier te gebruiken. De voor de Inschrijving voorgeschreven formulieren, opgaven en verklaringen mogen niet worden gewijzigd. Indien u inschrijft dient u volgens onderstaande indeling in te dienen. VNOG Beschrijvend Document V van 74

20 Pakket/ enveloppe 1 Op envelop deel 1 van de Inschrijving: Opschrift VERTROUWELIJK Opschrift Inschrijving voor Aanbesteding HRM systeem en salarisverwerking Tarieven enveloppe Naam en adresgegevens Inschrijver Inhoud Bijlage VI opgave prijzen en tarieven Pakket 2 Vooraf Voorwoord, inleiding, ondertekening bevoegde persoon Tabblad 1. Bijlage 1A t/m 1I Tabblad 2. Bijlage III Tabblad 3 Bijlage V inclusief Plan van Aanpak Tabblad 4 Overige bijlagen VNOG Beschrijvend Document V van 74

21 4. BEOORDELINGSPROCEDURE & GUNNING 4.1 Beoordelingsteam De Aanbesteder heeft voor deze Aanbesteding een beoordelingsteam samengesteld bestaande uit 6 beoordelaars van verschillende disciplines. Te denken valt aan medewerkers van afdelingen zoals Financiën, Operationele Informatie Voorziening, Personeel en Organisatie en ICT. Het beoordelingsteam heeft een voorzitter. De voorzitter kan de beoordelingstaken verdelen onder de leden van het beoordelingsteam. De beoordelaars en de voorzitter kunnen zich laten adviseren door deskundigen. Het boordelingsteam komt in consensus tot een oordeel van de Inschrijving. 4.2 Toelichting en herstel kleine gebreken De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om in iedere fase van de procedure aan de Inschrijver om toelichting of verduidelijking van zijn Inschrijving te vragen. Indien er sprake is van een naar het oordeel van de Aanbesteder eenvoudig herstelbaar gebrek, krijgt de Inschrijver de mogelijkheid om het gebrek binnen een door de Aanbesteder aan te geven termijn te herstellen. Indien het gebrek naar het oordeel van de Aanbesteder niet te herstellen is of niet afdoende wordt hersteld, zal de Inschrijver hierover uiterlijk bij de mededeling van de gunningsbeslissing schriftelijk worden geïnformeerd, onder vermelding van de reden en de gevolgen voor de geldigheid en/of waardering van de Inschrijving. 4.3 Stap 1: beoordeling voorschriften wijze van indiening Allereerst stelt de Aanbesteder vast of een Inschrijving voldoet aan de voorschriften van paragraaf 3.6 t/m 3.9 met betrekking tot de wijze van indiening. Inschrijvingen die niet aan deze voorschriften voldoen worden terzijde gelegd en verder niet in behandeling genomen. Alleen de Inschrijvingen die voldoen gaan voor verdere beoordeling door naar stap Stap 2: beoordeling volledigheid en compleetheid Vervolgens controleert de Aanbesteder of een Inschrijving volledig en compleet conform de voorwaarden en bepalingen van het Beschrijvend Document is opgesteld en ingevuld (zie met name paragraaf 3.11). Inschrijvingen die hier, met inbegrip van het onder 4.2 gestelde, niet aan voldoen worden terzijde gelegd en verder niet in behandeling genomen. Alleen de Inschrijvingen die voldoen gaan voor verdere beoordeling door naar stap Stap 3: beoordeling uitsluitingsgronden De Aanbesteder onderzoekt in eerste instantie alleen of er redenen zijn om een Inschrijver uit te sluiten van de Aanbesteding ingevolge artikel 2.86 en 2.87 AW2012 aan de hand van de door Inschrijver ingediende Eigen Verklaring. Indien een Inschrijver of een benoemde derde wordt uitgesloten van deelname aan de Aanbesteding, wordt de Inschrijving van de betreffende Inschrijver terzijde gelegd en niet verder in behandeling genomen. Alleen de Inschrijvingen van de Inschrijvers die niet worden uitgesloten gaan voor verdere beoordeling door naar stap Stap 4: beoordeling geschiktheidseisen Vervolgens beoordeelt de Aanbesteder of een Inschrijver die niet is uitgesloten van de Aanbesteding voldoet aan de in hoofdstuk 6 gestelde geschiktheidseisen op het gebied van technische bekwaamheid op grond van de ingediende Eigen Verklaring en de referentieopdrachten. Inschrijvingen die, met inbegrip van het onder 4.2 VNOG Beschrijvend Document V van 74

22 gestelde, niet aan de geschiktheidseisen voldoen worden terzijde gelegd en niet verder in behandeling genomen. Alleen de Inschrijvingen van Inschrijvers, die aan de geschiktheidseisen voldoen gaan voor verdere beoordeling door naar stap Stap 5: beoordeling minimum gunningeisen / programma van eisen Vervolgens beoordeelt de Aanbesteder of een Inschrijving voldoet aan de minimum gunningeisen, zoals genoemd in hoofdstuk 7. Aan de minimum gunningseisen moet door de Inschrijver zonder voorbehoud of voorwaarden worden voldaan. De minimum gunningeisen gelden als knock-out criteria. Een Inschrijving die niet voldoet aan de gestelde minimum gunningseisen wordt terzijde gelegd en komt niet voor verdere beoordeling in aanmerking. Alleen Inschrijvingen die voldoen aan de gestelde minimum gunningseisen, gaan voor verdere beoordeling door naar stap Stap 6: beoordeling gunningcriteria Tot slot beoordeelt de Aanbesteder de overgebleven Inschrijvingen op grond van de gunningcriteria om de economisch meest voordelige inschrijving vast te stellen. De gunningcriteria zijn uitgewerkt in hoofdstuk 8 in criteria en subgunningcriteria. Voor ieder (sub)gunningcriterium is een maximum aantal punten te behalen. Het beoordelingsteam kent de scores toe voor de verschillende (sub)gunningcriteria. Voor iedere Inschrijving worden de scores op de individuele (sub)gunningcriteria bij elkaar opgeteld om de totaalscore van iedere Inschrijving te bepalen. De Inschrijvingen worden in rangorde geplaatst van hoog naar laag op grond van de behaalde totaalscore. De Inschrijving met de hoogste totaalscore wordt aangemerkt als de economisch meest voordelige Inschrijving en komt in beginsel voor gunning van de Opdracht in aanmerking. Wanneer twee of meer Inschrijvingen na de beoordeling als hoogste eindigen met een gelijk aantal punten, zal de Inschrijving met de hoogste score op het zwaarst wegende gunningcriterium (aangeven welke zie EMVI tabel met verwijzing) als de economisch meest voordelige Inschrijving worden aangemerkt. Indien twee of meer Inschrijvingen in dat geval tevens gelijk hebben gescoord op het zwaarst wegende gunningcriterium zal de meest economische Inschrijving onder laatstgenoemde Inschrijvingen worden aangewezen door middel van loting. De rangorde zal dienovereenkomstig worden aangepast. 4.9 Stap 7: Gunningsbeslissing De Aanbesteder neemt vervolgens op grond van de uitkomst van de beoordeling een gunningsbeslissing aan wie hij voornemens is de Opdracht te gunnen en deelt deze schriftelijk (in ieder geval per bericht) mede aan alle Inschrijvers met een opgave van de relevante redenen voor de beslissing en (indien van toepassing) voor de uitsluiting of afwijzing van de betreffende Inschrijver. Tevens geeft de Aanbesteder een nauwkeurige omschrijving van de opschortende-/vervaltermijn Stap 8: controle bewijsmiddelen uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Aanbesteder vraagt ter controle bij de gunningsbeslissing de bewijsmiddelen als bedoeld in art 2:89 AW2012 op van de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan en aan wie hij voornemens is de Opdracht te gunnen. Indien de bewijsmiddelen niet tijdig kunnen worden overlegd, of niet voldoen, wordt de Inschrijver alsnog uitgesloten c.q. de Inschrijving ter zijde gelegd, en komt de Inschrijver niet voor gunning in aanmerking. Vervolgens worden de bewijsmiddelen van de volgende in rangorde geplaatste Inschrijver opgevraagd ter controle totdat een Inschrijver is gevonden, waarvan de bewijsmiddelen voldoen. VNOG Beschrijvend Document V van 74

23 4.11 Opschortende termijn De Aanbesteder zal na de mededeling van zijn gunningsbeslissing niet overgaan tot het sluiten van de Overeenkomst(en) voordat een opschortende termijn van 20 kalenderdagen is verstreken vanaf de dag na de verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. Indien u het niet eens bent met de gunningsbeslissing dan wel met uw uitsluiting of afwijzing, dient u tijdens de opschortende termijn daartegen op te komen door middel van het aanspannen van een kort geding bij de voorzieningenrechter te Arnhem. Indien u binnen de opschortende termijn geen kort geding heeft aangespannen, gaat de Aanbesteder er van uit dat u geen bezwaar heeft tegen de gunningbeslissing en dat hij c.q. de Opdrachtgever vrij is om de Opdracht aan de uitgekozen Inschrijver(s) te gunnen en de daarvoor benodigde Overeenkomst(en) te sluiten en vervalt uw recht op bezwaar/beroep Sluiten Overeenkomst(en) Indien tijdens de opschortende termijn geen kort geding is aangespannen, zal de Opdrachtgever ter uitvoering van de Opdracht een Overeenkomst sluiten met de Inschrijver die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft gedaan Start uitvoering De Inschrijver aan wie de Opdracht na het verstrijken van de opschortende termijn wordt gegund zal na gunning c.q. de inwerkintreding van de met hem gesloten Overeenkomst direct starten met de uitvoering van de Opdracht Klachtenregeling De Aanbesteder streeft er naar om in de Nota van Inlichtingen zoveel mogelijk af te stemmen met de Belanghebbende. Dit geldt voor vragen ter verduidelijking van de Opdracht maar ook t.a.v. Klachten m.b.t. de Aanbesteding of onderdelen daarvan. Dit met als doel dat zowel de Belanghebbende en Aanbesteder met een gelijk beeld de Aanbesteding en de Opdracht doorlopen. De Aanbesteder streeft er naar een eenduidige Opdracht in de markt te zetten die aansluit op het doel van de Aanbesteding. Indien een Belanghebbende van mening is dat Aanbesteder een vraag tijdens de Nota van Inlichtingen niet naar behoren afhandelt kan zij hierover buiten de Nota van Inlichtingen een Klacht indienen. Aanbesteder heeft nog geen formele procedure voor de afhandeling van Klachten tijdens Aanbestedingen, maar zal Klachten altijd trachten in behandeling te nemen en objectief te behandelen. Het indienen van een Klacht schort de Aanbesteding niet op. De indiener van een Klacht ontvangt standaard een ontvangstbevestiging na het indienen van een Klacht. Aanbesteder behoudt zich het recht voor een Klacht niet in behandeling te nemen; indien hiervan sprake is zal de klager hierover worden geïnformeerd. Klachten kunnen ingediend worden via het adres Brandweer@vnog.nl. VNOG Beschrijvend Document V van 74