FUNCTIEPROFIEL. Sectormanager grondgebonden zaken. statuut: contractueel. werkregime: voltijds 1. DOEL VAN DE FUNCTIE

Transcriptie

1 FUNCTIEPROFIEL Functie: statuut: werkregime: weddeschaal: functiegroep: Sectormanager grondgebonden zaken contractueel voltijds A5a-A5b ADM leiding 1. DOEL VAN DE FUNCTIE Voeren van integraal management, zorgen voor het algehele functioneren van een organisatiesector en ondersteunen van gemeenteraad en college bij de ontwikkeling van visie en strategie ten aanzien van het beleid en de organisatie. 2. PLAATS IN DE ORGANISATIE - rapporteert aan de stadssecretaris - is lid van het managementteam - geeft leiding aan diensthoofden en stafmedewerkers van de sector 3. FUNCTIE-INHOUD RESULTAATGEBIEDEN EN TAAKOMSCHRIJVING 1. Beleidsontwikkeling Als lid van het managementteam mee besturen van de stadsadministratie om zo over alle sectoren en diensten heen een coherente aanpak en beleidsvisie te verzekeren en een vlotte beleidsuitvoering te bevorderen. - overleggen over de uitvoering van college- of gemeenteraadsbeslissingen die specifiek aan het managementteam zijn toegewezen - in het managementteam, over volgende domeinen input geven en/of beslissingen nemen i.v.m.: personeelsaangelegenheden organisatieaangelegenheden het functioneren van de matrixorganisatie de informaticaplannen de begrotingsvoorstellen dossiers of projecten die de eigen administratie overschrijden; algemene beleidsvoorstellen - voorzitten van of deelnemen aan sectorvergaderingen, werkgroepen, commissies, stuurgroepen... 1

2 - in overleg met de diensthoofden, toewijzen van medewerkers en middelen in het kader van sectoriële en intersectoriële projecten - formeel en informeel rapporteren aan de stadssecretaris m.b.t. de gedelegeerde bevoegdheden - bewaken van de functionele kredieten 2. Lange en korte termijnplannen voor sectorwerking Formuleert in overleg met het managementteam een duidelijke visie op de werking van de sector en maakt samen met de eigen medewerkers lange- en korte termijnplannen op. - (her)formuleren van de opdracht van de sector - opmaken van het strategisch en operationeel plan (inclusief de doelstellingenanalyse) - coördineren van de begrotingsvoorstellen - zorgen dat deze plannen top-down vertaald worden in concrete, individuele en/of teamdoelstellingen - past facility-management toe - beschouwt diversiteitsdenken en werken hieraan als een essentieel onderdeel van de functie 3. Interne communicatie Zorgen voor interne communicatie binnen de sector om zo een goede informatiedoorstroming en een maximale afstemming te waarborgen. 4. Netwerken - voeren van een opendeurpolitiek (luisteren naar medewerkers en interne klanten) - toelichten en bespreken van het beleid van het college, de gang van zaken, de veranderingsprocessen - erover waken dat alle belanghebbenden in de eigen sector en in andere sectoren de voor hen relevante informatie tijdig ontvangen - bouwen aan een klantgerichte dienstverlening Onderhouden van interne en externe contacten om zo een goede informatiedoorstroming te verzekeren en via netwerken bij te dragen tot het verwerven en behouden van een professioneel imago van het stadsbestuur. - vertegenwoordigen van het stadsbestuur - overleggen en/of contacten onderhouden met andere overheden - opbouwen en onderhouden van relatienetwerken - waar nodig het beleid van het stadsbestuur toelichten - contact houden met externe klanten (bv. ter plaatse gaan) - zoeken naar de beste manier om informatie te laten doorstromen - op een systematische manier nadenken over de externe communicatie van de sector 2

3 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de beleidsuitvoering en bijhorende processen om de kwaliteit ervan te verbeteren. - ontwikkelt instrumenten om de effectiviteit van het gevoerde beleid te kunnen opvolgen - zorgt voor de beschrijving van processen en voor de optimalisatie ervan - stemt de eigen processen af op andere processen binnen de organisatie - zorgt ervoor dat de bedrijfsidentiteit en -regels van het stadsbestuur gerespecteerd worden 6. Opvolgen ontwikkelingen en evoluties Opvolgen van relevante maatschappelijke ontwikkelingen en evoluties op het vlak van de sector of het gemeentelijk beleid. - studiedagen bijwonen - relevante literatuur, wetgeving, doornemen - benut en communiceert informatie afkomstig uit andere vakgebieden om de werking van de eigen sector te optimaliseren 7. Voeren van het personeelsmanagement van de sector Uitvoeren van het stedelijk personeelsbeleid opdat de sector over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers beschikt om de doelstellingen te realiseren. - personeelsbehoeften aan personeelsmanagement signaleren - veranderingsprocessen van het personeelsbeleid toelichten aan medewerkers, de gewenste cultuurverandering stimuleren en hierbij als voortrekker fungeren - de selectie en rekrutering van medewerkers voor de betreffende sector ondersteunen - ondersteuning geven aan maximale ontplooiing en ontwikkeling van de medewerkers - aandacht hebben voor het welzijn op het werk (stress, pesten, gelijke kansen, ) - regelmatig informele contacten met het personeel onderhouden ( management by walking around ) 8. Voeren van het financieel beheer Instaan voor het budget zodat de werkzaamheden op een kwaliteitsvolle manier uitgevoerd kunnen worden. - opmaken van de begroting voor de sector - budgetten opstellen in het kader van de dagelijkse werking - financiële controle voeren 3

4 4. FUNCTIE-PROFIEL Vaardigheden: Vaktechnische vaardigheiden - Goed zicht op werking van de gemeente en bijhorende wetgeving. - Diepgaande kennis van het vakgebied of domein, deze deskundigheid moet gepaard gaan met brede inzichten. - Vertrouwd zijn met organisatie- en veranderingsmanagement. - Blijk geven van een grondige kennis van projectmanagement - Probleemoplossend - Goede kennis van MS Office toepassingen: Word, Excel, Outlook, Access database. - Voortdurend verbeteren - Kennis van personeelsmanagement en kunnen omzetten in de praktijk. Communicatieve vaardigheden: - kunnen rapporteren, goede redactionele vaardigheden - mondeling vaardig - netwerken - op samenwerken gericht Sociale vaardigheden: Leiding geven en organisatorisch - Delegatievermogen - Plannings- en coördinatievermogen - Bemiddelingsvermogen - Besluitvaardigheid - helikoptervisie Algemene vaardigheden: - Sterk analytisch vermogen - Voortdurend verbeteren - Organisatiebetrokken - Zelfstandig kunnen werken - Kunnen delegeren - Goed zijn in logisch denken en plannen Attitudes: - klantgericht - Openheid t.a.v. de cliënten, collega's, leidinggevenden en beleidsmensen. - Bereidheid om verworven vaardigheden voortdurend te hanteren en verder te ontwikkelen. - Bereidheid tot supervisie en intervisie, permanente vorming, opvolgen van relevante vakliteratuur,... - Zelfstandig en autonoom kunnen en durven werken. - Verantwoordelijkheidszin. - Betrouwbaarheid - Kunnen presteren onder stressituaties. - Dienstverlenende ingesteldheid naar beleidsmensen en andere diensten en vooral naar de cliënt toe. - Het principe van zwijgplicht en recht tot spreken juist kunnen interpreteren. - Bereidheid tot werken op onregelmatige tijdstippen en zich te verplaatsen over de gemeente. 4

5 5. SPECIFIEK FUNCTIE-PROFIEL SECTORMANAGER GRONDGEBONDEN ZAKEN Is strategisch coördinator van de sector Grondgebonden zaken. Dit omvat de coördinatie van de diensten klantencontactcentrum (rechtstreek ook diensthoofd hiervan) & ondernemersloket van de sector, stadsontwikkeling (ruimtelijke planning, projectregie, kernversterkend beleid, industrie & kmo), Wonen en leefomgeving, Openbare werken en verkeer, Gis-cel, werkplaats van de stad Geel, tot en met 2018 leiding van de dienst patrimonium. 5