Verslag vergadering Algemeen Bestuur BsGW Datum en tijdstip: 23 juni 2016 om uur

Transcriptie

1 Verslag vergadering Algemeen Bestuur BsGW Datum en tijdstip: 23 juni 2016 om uur Aanwezig: W. van den Beucken (voorzitter, gemeente Venlo) mr. R. de Boer (Gemeente Simpelveld) P.M. Meekels (gemeente Sittard-Geleen) drs. R.L.M. Sleijpen (Waterschap Roer en Overmaas) A.J.M.P. Ancion (gemeente Landgraaf) mevr. dr. P. Dassen-Housen (gemeente Beesel) J.H.M. Essers (gemeente Nuth) J.M.J.A. Houtman (gemeente Nederweert) F.G. Joosten (gemeente Brunssum) mr. J.P.M.H. Kompier (gemeente Vaals) H.A. Litjens (gemeente Weert) P.J.H. Sanders (gemeente Peel en Maas) D.W.J. Schneider (gemeente Kerkrade) F.C.M. Schreurs (gemeente Roermond) J.G.M.T. Ubachs (gemeente Gulpen-Wittem) M.H. Verheijden (gemeente Roerdalen) P.H.G. Verlinden (gemeente Leudal) M.H.E. Wilms (gemeente Maasgouw) W.C.G. Fiddelaers (directeur) J.P.J.M. Engelen (verslaglegging) Afwezig met kennisgeving: mr. J.J.M. Aarts (gemeente Maastricht) ing. B.J.M. Buiting (gemeente Bergen) mr. J.E.M. Custers (gemeente Eijsden-Margraten) R.E.W.M. Dupont (Waterschap Peel en Maasvallei) drs. G.H.C. Frische (gemeente Echt-Susteren) drs. G.E.H. Houben (gemeente Meerssen) P.H.L.E. Janssen (gemeente Schinnen) P.J.J. Lucassen (gemeente Gennep) R.J.A.M. Swelsen (gemeente Onderbanken) J. Wachelder (gemeente Beek) mevr. N.T.P. Wingelaar (gemeente Stein) Afwezig zonder kennisgeving: N.A. Aarts (gemeente Heerlen) P.J.E. Leunissen (gemeente Voerendaal) drs. R. Meijers (gemeente Valkenburg) Tevens aanwezig (ambtelijke ondersteuning) J. Janssen (Ernst & Young accountants; agendapunt 4) mevr. drs. N.A.J. Silverentand RA (Ernst & Young accountants; agendapunt 4) 1

2 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De voorzitter concludeert dat het benodigde quorum niet aanwezig is. Een uitnodiging voor een tweede vergadering is verstuurd. De voorzitter stelt voor om deze tweede vergadering naar voren te halen. Hiermee wordt ingestemd. Nieuw lid van het algemeen bestuur voor de gemeente Gulpen-Wittem is de heer Ubachs, als vervangen van de heer van den Tillaar. Met de voorliggende agenda wordt ingestemd. 2. Vaststellen concept-verslag AB-vergadering d.d De heer Schneider heeft aangegeven dat er van de zijde van de gemeente behoeft bestond aan meer gedetailleerde informatie (p. 2; ap. 4). Is er enig inzicht op welke wijze hieraan tegemoet kan worden gekomen? Tevens informeert de heer Schneider naar de status van zijn vraag (p. 5; ap. 6) betreffende een soortgelijke convenant als reeds aangegaan door de gemeente Kerkrade met de WML. Beide onderwerpen zullen als agendapunt worden opgenomen voor de vergaderingen van DB/AB van september. Het rapport Berenschot wordt dan ook behandeld. De informatiebehoefte wordt daarbij meegenomen. Nieuwe strengere privacywetgeving is eveneens van invloed op hetgeen BsGW aan zijn deelnemers kan verstrekken. De heren Fiddelaers en Flachs geven aan dat momenteel in overleg met de privacyfunctionarissen van de deelnemers bekeken worden hoe er binnen de wettelijke kaders tegemoet gekomen kan worden aan de informatiebehoefte van de deelnemers. Het concept-verslag wordt vervolgens vastgesteld. 3. Mededelingen en ingekomen brieven Er is een nagezonden stuk aan het algemeen bestuur verstuurd betreffende de heffing van de toeristenbelasting. De heer Sanders constateert, na lezing van het stuk, dat er met diverse gemeenten andere afspraken zijn gemaakt en vraagt of BsGW contact opneemt met de betreffende gemeenten om deze nog eens te bespreken. De voorzitter gaat hier niet van uit. Het is aan de deelnemers om bij BsGW aan te geven hoe men wenst dat de heffing wordt uitgevoerd. BsGW is een uitvoeringsorganisatie. De voorzitter zegt toe dat de gemaakte afspraken nog eens met de individuele deelnemers besproken zullen worden. De heer Schreurs vraagt of een extra of frequentere controle ook in de tariefstelling tot uiting komt. De voorzitter gaat ervan uit dat gemaakte afspraken die afwijken van de afgesproken gebruikelijke werkwijze leiden tot doorberekening naar de betreffende deelnemer. Daarbij volgt de toezegging dat e.e.a. nog eens uitgezocht wordt door BsGW. Ingekomen brieven Zienswijzen gemeenteraden en algemene besturen met betrekking tot ontwerpbegroting 2017 (zijn als bijlage bij agendapunt 6 gevoegd) 4. Vaststellen jaarrekening 2015 en bestemming resultaat. Er volgt een mondelinge toelichting aan de hand van de bestuurlijke samenvatting. Conclusie van de controle is dat er geen ongecontroleerde controleverschillen of materiele her rubriceringen van invloed zijn op de getrouwheid van de jaarrekening. Ernst & Young is voornemens, na vaststelling van de jaarrekening door het AB, een goedkeurend oordeel af te geven bij de jaarrekening

3 Er is een negatief resultaat behaald van 332 K. Dit was niet begroot Er was een licht positief resultaat begroot. Het feit dat dit niet gehaald is ligt bij de proceskosten. De continuiteitsveronderstelling is bij BsGW terecht geconstateerd. Hoewel het eigen vermogen negatief is heeft BsGW bij de meerjarenprognose gekeken naar de aanzuivering van dit vermogen en hoe dit in de toekomst weer aangezuiverd kan worden. De bijdragen van de deelnemers zijn op een correcte wijze berekend en verantwoord. Er is maar één heel relevante voorziening, nl. de voorziening proceskosten. Deze bedraagt eind 2015: 430 K. Daarnaast is er een kleinere voorziening voor vroegpensioen. De processen rondom de afrekening naar de deelnemers functioneren goed. Belangrijke aandachtpunten tijdens de controlewerkzaamheden waren: Met bijzondere aandacht is gekeken naar de immateriële vaste activa; implementatie- en pilotprojecten; afrekeningen van de heffingen, waarbij afzonderlijk controleverklaringen worden afgegeven; posten waar schattingselementen van invloed zijn (bijv. proceskosten); Wet normering topinkomens als onderdeel van de rechtmatigheidscontrole en het schatkistbankieren. De toelichtingen voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening 2015 vast met negatief resultaat van 332 K. 5. Vaststellen algemeen jaarverslag 2015 Het algemeen bestuur stelt zonder op- of aanmerkingen het Jaarverslag BsGW 2015 vast en stemt in met verzending. 6.Vaststellen begroting 2017/MJR (incl. zienswijzen) De heer Essers mist de door de gemeente Nuth ingezonden zienswijze. De voorzitter zegt toe dat BsGW zal nagaan of de zienswijze van de gemeente Nuth is ontvangen. De heer Schreurs complimenteert het bestuur; de directie en de medewerkers van BsGW voor het presenteren van een sluitende begroting, inclusief een kostenreductie die oploopt tot 1,5 miljoen in De heer Verheijden vindt de reactie van BsGW m.b.t. de risicobeheersing wat mager. Hij verwijst daarbij naar een vergelijkbare risicoparagraaf van de veiligheidsregio. Deze sluit veel beter aan bij de regels zoals voorgeschreven door de BBV. Hij stelt voor om iets meer werk te maken van de risicoparagraaf. Mevrouw Dassen-Housen uit haar zorgen richting het weerstandsvermogen. De voorzitter geeft aan dat dit de aandacht heeft van de directie en het dagelijks bestuur. De heer Sanders sluit zich bij de bezorgdheid van mevrouw Dassen-Housen betreffende de ontwikkeling van de proceskosten en de daarmee samenhangende risico s. De gemeenteraad van de gemeente Peel en Maas zou graag een analyse zien van de proceskosten. De voorzitter deelt de opvatting van de gemeenteraad van Peel en Maas, dat BsGW de risico s betreffende de proceskosten niet in beeld zou hebben, niet. Een analyse ontbreekt bij BsGW niet. BsGW doet niet anders dan de ontwikkeling van de proceskosten in de gaten houden. Deze ontwikkeling is sturend in de voorstellen die het dagelijks bestuur doet. BsGW zal een correct antwoord aan de gemeenteraad van Peel en Maas toesturen. De heer Kompier wat de procentuele afwijking is bij de een toegekend bezwaarschrift inzake de Woz. De voorzitter geeft aan dat deze informatie ongetwijfeld aanwezig is en stelt voor om deze ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. 3

4 De uitgebrachte zienswijzen zijn voor het dagelijks bestuur geen reden geweest tot een aanpassing van de ontwerpbegroting. Conform voorstel wordt besloten de voorliggende begroting 2017 en de meerjarenraming (MJR) vast te stellen. 7. Vaststellen bijdragen deelnemers voor 2017 als gevolg van begroting 2017 Het algemeen bestuur gaat akkoord met het onderliggende voorstel. 8. Bestuursrapportage BsGW 1e kwartaal 2016 De Bestuursrapportage BsGW 1e kwartaal 2016 wordt voor kennisgeving aangenomen. 9. Stimuleringsregeling minder werken. De heer Wilms vraagt of de stimuleringsregeling gevolgen heeft voor de frictiekosten. De heer Fiddelaers geeft aan dat deze regeling de frictiekosten niet raakt maar wel de overeenkomst die er loopt met de LiBel-partijen. Mevrouw Dassen-Housen informeert of de Ondernemingsraad al heeft ingestemd met het voorstel. De heer Fiddelaers dat het voorstel wordt behandeld in de OR-vergadering van 19 juli. Het algemeen bestuur gaat akkoord met het onderliggende voorstel. 10. Voortgang/stand van zaken herhuisvesting BsGW De voorzitter wil benadrukken dat er een uiterst zorgvuldig proces is doorlopen wat betreft de herhuisvesting van BsGW. Dat mag ook blijken uit het feitenrelaas. Hij geeft daarbij een mondelinge toelichting van het doorlopen proces. Daarbij wordt melding gemaakt van het kort geding op 6 juli dat door de heer Wolters (Moutfabriek)is aangespannen. De heer Wolters heeft tevens aangekondigd dat hij de rechter-commissaris zal verzoeken om een getuigenverhoor. De heer Kompier vraagt of hij het feitenrelaas mag delen met de gemeenteraad. Dit wordt bevestigd. Daarnaast informeert de heer Kompier naar het lekken van bestuursstukken door BsGW. De voorzitter geeft aan dat er vertrouwelijke informatie die binnen het DB verspreid is bij de media terecht is gekomen. De heer Fiddelaers licht de procedure rondom het versturen van bestuursstukken toe. De heer Schreurs heeft het feitenrelaas aan de gemeenteraad van Roermond verstrekt en hoopt dat dit dossier op 6 juli afgesloten kan worden. De heer Houtman geeft de door het DB gemaakte keuze volstrekt logisch te vinden. De heer Essers vraagt om ondersteuning door BsGW mochten er vanuit de gemeente vragen komen over het kort geding. Dit wordt toegezegd. 11. Vacature nieuwe directeur: voortgang De voorzitter licht de stand van zaken en de te volgen procedure toe. De te volgen procedure zal op papier gezet worden en gecommuniceerd worden met het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur gaat akkoord met het gekozen functieprofiel. 12. Rondvraag en sluiting. De heer Sleijpen is recentelijk in commissievergadering binnen het Waterschap Roer en Overmaas door leden gevraagd naar de toegevoegde waarde van BsGW en wat het heeft opgebracht. Hij zou het DB willen vragen om een korte notitie op te stellen om hierin helderheid te verschaffen en aan te geven welke besparingen er gerealiseerd zijn. De voorzitter geeft aan dat dit inzichtelijk is. Het DB zal zich nog eens beraden op welke manier dit de deelnemers hierover geïnformeerd kunnen worden. In de begroting is een tabel opgenomen waarin e.e.a. toegelicht wordt. Vanaf 2011 is het schaaleffect van deelname inzichtelijk gemaakt. 4

5 De voorzitter dankt vervolgens de aanwezigen en sluit de vergadering om uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur d.d De directeur, De voorzitter, W.C.G. Fiddelaers W. van den Beucken 5

6 Actielijst AB-vergadering Vergadering Onderwerp Afdoening per AB AB AB AB Bekijken of accountantsverslag voorgelegd kan worden aan vertegenwoordigers DB/AB, die vervolgens AB inlichten. Mogelijk gewijzigde opzet Berap bekijken. Nagaan of convenant met WML mogelijk is. Bekijken of uitgebreidere informatie m.b.t. no cure no pay bureaus mogelijk is. Afspraken m.b.t. controle toeristenbelasting inzichtelijk maken. Controleren of zienswijzen Nuth ontvangen zijn. Brief zienswijzen (m.n. proceskosten) gemeente Peel en Maas beantwoorden. Procentuele afwijking bij toegekende Woz-bezwaren in kaart brengen. Procedure vacature directeur helder beschrijven en communiceren naar AB. Korte notitie aan deelnemers om besparingen deelname BsGW inzichtelijk te maken. Privacywetgeving inzichtelijk maken. Gaston Goessens Karin van Bergen Karin van Bergen P&C Paul Flachs 6

7 H:\HRM-BOJZ\BO\Concept-verslag AB BsGW versie 1.0.doc 7