Kollebloem Leenstraat Destelbergen

Transcriptie

1 Kollebloem Leenstraat Destelbergen

2 INHOUDSTAFEL 1. Indeling 2. Sleutel 3. Controle 4. Opkuis 5. Verlichting 6. Wifi/Internet 7. Aansluiting muziekinstallatie 8. Inkompoort 9. Keuken 10. Gebruik van het paviljoen 11. Enkele belangrijke aandachtspunten 12. Afbeeldingen 13. Grondplan Dendermondesteenweg Destelbergen t f info@destelbergen.be Alle briefwisseling richten aan het college van burgemeester en schepenen

3 1. Indeling Zaal - Grootte: 150 m² - Afsluitbaar in twee gedeelten (hendel te verkrijgen op de cultuurdienst) - Maximum capaciteit: 120 personen - Beamer (afstandsbediening/vga-kabel te verkrijgen bij ophaling sleutel) - Aansluitingsmogelijkheid voor muziekinstallatie (draadloze micro s en cd-speler te reserveren bij de cultuurdienst) - Wifi + aansluiting 3 netwerkpoorten Keuken - Spoelbak - Koelkast - Microgolfoven - Percolator - Vaatwasmachine - 90 cava-glazen - 90 wijn glazen - 30 pils glazen - 40 waterglazen - 60 koffietassen + ondertassen + lepeltjes - 24 dessertborden - 12 messen - 2 kurkentrekkers - 2 kroontjeswipper - 3 dienbladen - Frigobak Berging - Grootte: 20 m² - 15 tafels voor 4 personen en 110 stoelen - 7 receptietafels - Verlengkabel op haspel

4 2. Sleutel U maakt het best een afspraak om de sleutel van de zaal af te halen. De sleutel wordt veelal de dag zelf of de laatste werkdag voor de activiteit opgehaald op de cultuurdienst in het JGC, Koedreef 7, 9070 Destelbergen. Na de activiteit wordt de sleutel ofwel teruggebracht naar de cultuurdienst ofwel in de brievenbus van het gemeentehuis gedeponeerd u ontvangt hiervoor een enveloppe. Controleer bij het verlaten van de zaal of u goed hebt afgesloten. Contactpersoon: Han Han.Vandenabeele@destelbergen.be 09/ / Op afspraak 3. Controle In samenwerking met een afgevaardigde van de gemeente wordt zowel voor als na de activiteit een plaatsbeschrijving genoteerd. Dit document wordt voor akkoord ondertekend door de afgevaardigde van het gemeentebestuur en de huurder. Indien de huurder niet aanwezig is, ondanks de onderlinge afspraak van samenkomst, wordt de gebruiker verondersteld akkoord te gaan met de plaatsbeschrijving zoals ze is opgesteld door de afgevaardigde. De huurder neemt minimum een week op voorhand contact op om hiervoor, tijdens de kantooruren, een afspraak te maken. Contactpersoon: Han Han.Vandenabeele@destelbergen.be 09/ /

5 4. Opkuis Algemene regel: Gelieve de zaal achter te laten in de staat zoals u ze hebt aangetroffen. De huurder staat zelf in voor het schoonmaken van de zaal. Het schoonmaken en opruimen van de gehuurde zaal houdt in: - reinigen, afdrogen en geordend op de voorziene plaatsen terugzetten van alle gebruikte materialen (glazen, kopjes, borden, ) - tafels en stoelen reinigen en ordelijk terugplaatsen op de daartoe voorziene karren - togen, spoelbakken en aanrechten afruimen en afwassen - de gebruikte zalen vegen en indien nodig dweilen - het sanitair reinigen, inclusief vuilnisbakjes - de omgeving rondom het gebouw opruimen - het vuil achterlaten in de aanwezige afvalcontainers voor restafval. Wanneer de capaciteit van de container onvoldoende blijkt, moet de huurder ofwel de rest zelf meenemen ofwel gebruikmaken van bijkomende betalende gemeentelijke afvalrecipiënten. Glas en papier worden door de huurder zelf meegenomen. 5. Verlichting Het bedieningspaneel van de verlichting bevindt zich aan de wand naast de keukendeur. De bediening gebeurt via aanraking (Touch screen). Bij een volledig zwart paneel is ook hier een simpele vingeraanraking voldoende om het systeem te activeren. Het paneel kan in slaapstand gebracht worden door het zwarte knopje linksboven achter het frame in te drukken. Deactiveren gebeurt door aanraking bedieningspaneel Het bedieningspaneel voorziet in 4 onderdelen - deelruimte 1 - deelruimte 2 - buitenverlichting (met timer) - dreefverlichting (met timer) Via de blokken deelruimte 1 en 2 kan de binnenverlichting (TL en de spots) geregeld worden. - Aan - Uit - Dimmen

6 touchscreen Zone 1 touchscreen Zone 2 ingang - knop lichten beperkt - knop alles uit Zone 1 Zone 2 Zone 1 alles aan spots 1 lijn 1

7 6. Wifi In het hele gebouw is een signaal Destelbergen_publiek_test aanwezig. Na het verbinden met dit wifi-signaal kom je bij het starten van een internetsessie op een aparte portal terecht. Hierop dien je aan te geven of je wenst aan te melden via een sms-code of door gebruik te maken van facebook/twitter/google+ account. Gebruikers dienen ook akkoord te gaan met onze gebruiksvoorwaarden en privacy policy (momenteel nog de standaard van aerohive). Eens je dat hebt gedaan krijg je dan een sessie, standaardgebruiksduur daarvan is 2 uur. Indien er toch een probleem is met de wifi dan is het belangrijk te weten dat er in het paviljoen 3 netwerkpoorten werden aangesloten waarmee je op het internet kan. De poorten 1B, 2B en 3B zijn allemaal doorgelinkt. Wanneer hier een toestel op wordt aangesloten zijn geen extra beveiligingsinstellingen vereist. 7. Aansluiting muziekinstallatie In de Kollebloem is er de mogelijkheid om een geluidsinstallatie aan te sluiten op een intern circuit. De geluidsinstallatie (bestaande uit een cd-speler,2 draadloze micro s, 2 micro s met draad) dient tijdig aangevraagd te worden op de cultuurdienst. Eveneens raden we aan om de installatie voor het van start gaan van de activiteit grondig te testen. Maak hiervoor een afspraak met de evenementencoördinator. Hoe aansluiten? Stap 1 aanleggen interne versterker Toiletten

8 Met één druk op de schakelaar leg je de interne schakelaar aan. De schakelaar met het label geluidsinstallatie vind je naast de deur van de toiletten. Vergeet na afloop zeker niet om de interne versterker terug uit te zetten d.m.v. een druk op de schakelaar. Stap 2 aansluiten muziekinstallatie Aansluiting mini-jack verbinding externe geluidsdrager XLR-kabel Powercom-kabel (naar stopcontact) Aansluiting XLR op intern circuit Je dient de muziekinstallatie aan te sluiten op het interne circuit. Eerst en vooral is het noodzakelijk om via de bijgeleverde Powercom-kabel (blauw) de installatie van stroom te voorzien. Vervolgens verbind je, via de XLR-kabel, de muziekinstallatie met het interne geluidscircuit. De ingang voor de XLR vind je onderaan de wand waarop de beamer projecteert. Externe geluidsdragers (zoals een laptop, smartphone of mp3-speler) kunnen via een mini-jack verbonden worden met de geluidsinstallatie en aangesloten worden op het interne geluidscircuit. Stap 3 Aanzetten muziekinstallatie Vervolgens zet je de muziekinstallatie aan via de voorziene on/off knoppen en regel je het volume van het geluid (denk hierbij aan de buren!).

9 Stap 4 Micro s Er is mogelijkheid om 2 draadloze en 2 micro s met draad aan te sluiten op de geluidsinstallatie. Zorg ervoor dat het kanaal en de frequentie op de micro en de ontvanger dezelfde zijn. Aansluiting micro met draad 8. Inkompoort De poort wordt op afgesproken tijdstippen door de vrijwilligers geopend en gesloten. Het magnetisch slot van de poort dient om de poort via een programmatie te sluiten. De programmatie is als volgt: Openen standaard om 7 uur s morgens Sluiten zoals aangegeven op het blad aan de fietsstalling Januari: 17u00 Februari: 18u00 Maart: 19u00 April: 20u30 Mei: 21u00 Juni: 22u00 Juli: 21u30 Augustus: 21u00 September: 20u00 Oktober: 18u30 November: 17u00 December: 17u00 De poort kan ook van buitenaf ontgrendeld worden via een sleutelslot (zie zijkant rechts inkomgebouw). Buiten de sluitingsuren worden de sleutels van de poort met de huurder meegegeven. Aan de binnenzijde van het domein, links aan het inkomgebouw, is een ontgrendelingsknop voorzien waardoor opgesloten personen via deze ontgrendelingsknop het terrein kan verlaten.

10 OPGELET De ontgrendelde poort dient opnieuw in het slot geduwd te worden. Het magnetisch slot wordt ook gekoppeld aan de brandcentrale waardoor bij brand(melding) de poort automatisch ontgrendeld. 9. Keuken De keuken is voorzien van een frigo, microgolf en afwasmachine. Bij het verlaten van het paviljoen of bij het einde van een activiteit vragen we volgende handelingen uit te voeren: Frigo: na gebruik de frigo terug op stand 1 zetten Microgolf: uitwassen en proper achterlaten Afwasmachine: volledig leegmaken en laten openstaan. 10. Gebruik van het paviljoen Doof alle lichten via het bedieningspaneel. Alle verlichting buiten die in de zaal zelf (m.a.w. keuken, toiletten, inkom, buiten- en dreefverlichting) werken met een timer en kunnen dus niet manueel aan- of uitgezet worden. De verwarming wordt geregeld via een balansventilatie die de binnentemperatuur steeds op 20 C houdt. Om deze temperatuur te kunnen blijven garanderen dienen alle deuren gesloten te blijven (= balansventilatie in een passiefgebouw) Bij problemen met de elektriciteit, verwarming of IT bestaat er een noodnummer; in eerste instantie voor een telefonische helpdesk, een garantie op onmiddellijk herstel of oplossing van het probleem ter plaatse kan niet gegarandeerd worden. Er mag enkel met de wagen op het terrein gereden worden voor laden en lossen. Parkeren doen we vervolgens op de voorziene parking. Bij een laatavond activiteit dient de laatste persoon aanwezig de toegangspoort achter zich toe te trekken bij het verlaten van het domein. 11. Enkele belangrijke aandachtspunten: Wij wensen een onderscheid te maken tussen activiteiten in het gebouw (binnen de vier muren) en andere openlucht- of buitenactiviteiten (onder de luifel en op het domein). Bij eetactiviteiten in de Kollebloem mag er niet gekookt worden in het gebouw maar enkel buiten het paviljoen. Dit wordt beschouwd als ingebruikname van openbaar domein en dient goedgekeurd te worden door het college van burgemeester en schepenen. De aanwezige infrastructuur werd er bewust niet voor geconcipieerd: geen keukenfaciliteiten (sanitair, afzuiging, kooktoestellen) en onvoldoende stroomvoorzieningen. Er worden geen externe warmtebronnen in het gebouw geplaatst. In 2015 werd het aantal aanwezige stoelen aangevuld tot 110 stuks, waardoor samen met de 15 tafels (en de receptierafels) de maximumcapaciteit aan zittend aantal personen bereikt is.

11 Het meubilair van de Kollebloem (tafels/stoelen/servies/frigo) kan niet verplaatst worden buiten het gebouw (wel onder luifel). Beperkte toiletcapaciteit in het gebouw: in functie van de geraamde opkomst dient de organisator waar nodig in bijkomende toiletten te voorzien. Het plaatsen van eetkramen en/of koelwagens op het domein, de parking of de dienstweg valt onder de ingebruikname van het openbaar domein en maakt deel uit van de gunning door het college. Toestemming tot het gebruik van elektriciteit (vanuit het gebouw) voor openluchtactiviteiten op het domein maakt eveneens deel uit van de vergunning. Voor activiteiten met > 49 personen dient een evenementenaanvraag ingediend te worden. Het formulier dient minstens 6 weken voor de geplande activiteit binnengebracht te worden op de gemeente. U kunt het formulier terugvinden op de onze website of hier downloaden: De huurder zorgt zelf voor drank en extra benodigdheden (naast het aanwezige materiaal). Bij technische, infrastructurele problemen en defecten dient een verantwoordelijke van de technische dienst gecontacteerd te worden: Contactpersonen: Dirk De Bosschere: 0498/ Wim Rouges: 0498/ Voor verdere vragen en algemeen contact: Cultuurdienst t.a.v. Han Koedreef Destelbergen Han.Vandenabeele@destelbergen.be 09/ / Dit zijn slechts enkele aandachtspunten voor een vlot verloop van uw activiteit en een fijne samenwerking. Gelieve zeker ook het huishoudelijk reglement (goedkeuring GR 18/12/2014) door te nemen. Alvast veel succes en plezier met uw activiteit.

12 12. Afbeeldingen Toegangspoort Kollebloem Fietsenstalling

13 Kollebloem Polyvalente zaal met verschuifbare tussenwand

14 Beamer

15 Lichtbediening Touchscreen Keuken

16 Opslagruimte

17

18 Dendermondesteenweg Destelbergen t f info@destelbergen.be Alle briefwisseling richten aan het college van burgemeester en schepenen Gemeente Destelbergen 2016