PROACTIEF WERKEN BINNEN EEN GEMEENTE. ir. Hamid Majaiti Directeur Tele-BS

Transcriptie

1 PROACTIEF WERKEN BINNEN EEN GEMEENTE ir. Hamid Majaiti Directeur Tele-BS

2 INLEIDING (1) Kabels en leidingen hebben (nog) geen prioriteit binnen de gemeentelijke organisatie 10% - 15% van de gemeenten hebben (nog) geen kabel- en leidingbeleid, 30% van de gemeenten beschikt over verouderd, onvolledig of verkeerd beleid 10% van de betrokken medewerkers binnen een gemeente hebben kennis van en maken gebruik van het aanwezige kabel- en leidingbeleid Er is weinig tot geen structurele interne afstemming tussen de verschillende gemeentelijke afdelingen en betrokken medewerkers wanneer het gaat om kabels en leidingen De externe afstemming met netbeheerders is (in de meeste gevallen) beperkt tot het operationele vlak Ook omdat binnen de organisaties van de netbeheerders de interne afstemming tussen de verschillende afdelingen (nog) niet optimaal is 2

3 INLEIDING (2) Er is veel frustratie, discussie en onvrede over een weer tussen gemeenten en netbeheerders, bijvoorbeeld: Herstel van straatwerk en verdichting sleuven is een zorgenkind van veel gemeenten Netbeheerders klagen over te weinig knowhow en inzet van gemeentelijk medewerkers en te hoge leges- en straatwerktarieven Allebei klaagt men tot nu toe over de andere kant zonder te kijken wat men zelf er aan kan doen Dit is aan het veranderen. Het bewustzijn bij beide partijen is aan het groeien dat het anders moet Maar ook dat men bij zichzelf moet beginnen We hopen vandaag duidelijk te maken hoe het anders moet en wat er op dit moment al op dit vlak gebeurt zowel bij de gemeenten als bij de netbeheerders We hopen dat u het geleerde van vandaag meeneemt en in de praktijk zult toepassen 3

4 THEORETISCHE MODEL PROACTIEF WERKEN Blauwdruk maken huidige situatie Beleidsontwikkeling en implementatie Goede personele invulling sleutelposities Intern overleg en afstemming Proactieve regie i.s.m. de netbeheerders 4

5 BLAUWDRUK MAKEN HUIDIGE SITUATIE Inventarisatie: weet wie er van elke afdeling te maken heeft met kabels en leidingen en op welke wijze / in welke mate? Afstemming intern: welke zaken worden door wie afgehandeld en wat is het gemeentelijke beleid op dat punt Afstemming extern: vindt er externe afstemming plaats met de netbeheerders (o.a. proactieve regie)? Vastlegging / borging: zijn alle afspraken en processen schriftelijk vastgelegd voor de toekomst 5

6 6

7 PERSONELE INVULLING SLEUTELPOSITIES / INTERN OVERLEG EN AFSTEMMING Functieprofielen: coördinator-, specialist- en toezichthouder kabels en leidingen, projectleider, werkvoorbereider, etc. Afdelingen: Beheer en Onderhoud (groen / grijs), Ingenieursbureau, Grondzaken, Juridische Zaken, Ruimtelijke ordening, Projectbureaus, externe partijen Processen: Aanleg, instandhouding en opruiming kabels en leidingen Verlegging kabels en leidingen (reconstructies, herinrichtingen) Uit- en inbreidingsplannen (nieuwbouw, bedrijventerreinen) Aanleg gemeentelijke ondergrondse infrastructuren 7

8 VOORBEELD: GEMEENTE EDE (1) Aanleiding: Sinds 1 mei 2015 is er een nieuwe gemeente brede organisatiestructuur waarbij de personele invulling en bijbehorende takenpakket opnieuw zijn vastgesteld De gemeente krijgt daarnaast eind 2016 te maken met het gedwongen (pensioen gerechtigde leeftijd) afscheid van een tot dan toe belangrijkste medewerker op kabel- en leidinggebied Binnen de gemeente Ede leeft het idee dat de dienstverlening op het gebied van kabels en leidingen om verschillende redenen (nog) niet optimaal is Dit is een mooi en natuurlijk moment om het werkproces voor kabels en leidingen tegen het licht te houden om te kijken hoe deze (verder) kan worden verbeterd en geborgd 8

9 VOORBEELD: GEMEENTE EDE (2) De gemeente besluit om in het voorjaar van 2016 een quick scan van de huidige dienstverlening m.b.t. kabels en leidingen uit te laten voeren. Met als resultaat: Het kabel- en leidingbeleid van de gemeente is volledig en up-to-date en recentelijk vastgesteld Binnen de gemeente is de inhoudelijke kennis op het gebied van de wet- en regelgeving en het gemeentelijk beleid voor kabels en leidingen in de meeste gevallen onvoldoende De opvolging van de vergunningverlener kabels en leidingen is op dit moment niet goed geregeld. Er is veel onduidelijkheid hieromtrent waardoor er nog niemand structureel kan worden ingewerkt Er zijn een aantal aandachtspunten met betrekking tot dagelijkse uitvoering waarover op (korte) termijn meer duidelijkheid dient te komen c.q. die aangepakt dienen te worden (o.a. wel of niet zelf herstraten) Het ontbreekt de gemeente structureel aan interne- en externe afstemming/communicatie met betrekking tot kabels en leidingen. Interne afstemming/communicatie tussen de verschillende afdelingen en externe afstemming/communicatie met de netbeheerders 9

10 VOORBEELD: GEMEENTE EDE (3) Advies planmatige aanpak resultaten quick scan: De gemeente dient de inhoudelijke kennis op het gebied van de wet- en regelgeving en het gemeentelijk beleid voor kabels en leidingen van de betrokken medewerkers structureel te vergroten De gemeente dient op korte termijn een besluit te nemen aangaande de opvolging van de vergunningverlener kabels en leidingen De gemeente dient de aandachtspunten met betrekking tot de dagelijkse uitvoering op korte termijn op te pakken en de besluitvorming daarover te implementeren en (intern en extern) te communiceren met alle betrokkenen Naast het besluit over de opvolging van de vergunningverlener kabels en leidingen dient de gemeente te overwegen om een centrale contactpersoon op het gebied van kabels en leidingen aan te stellen binnen de gemeente (een echte coördinator kabels en leidingen) stellen om het optimalisatieproces te begeleiden en te borgen binnen de gemeente 10

11 VOORBEELD: GEMEENTE EDE (4) Het optimalisatieproces, onder leiding van de coördinator, is op dit moment in volle gang. Vanaf het moment van aanvang, medio 2016, tot nu toe zijn de volgende resultaten bereikt: De gemeente heeft een vaste vergunningverlener (en een toezichthouder) aangesteld die de dagelijkse uitvoering begeleiden met gebruikmaking van het systeem MOOR Er zijn diverse inhouse workshops en trainingen gegeven aan gemeentelijke medewerkers die dagelijks met kabels en leidingen te maken hebben De gemeente heeft besloten om het zelf herstraten per 1 april 2017 los te laten Er zijn gesprekken gevoerd met alle betrokkenen binnen de gemeente die te maken hebben met kabels en leidingen om de interne afstemming te bevorderen en afspraken hierover te maken. Dit is door alle benaderde medewerkers als positief ervaren en men plukt daar reeds de vruchten van Naast de bestaande overlegstructuur met de netbeheerders (nutsoverleg en combi-overleg) is er een nieuw (strategisch) overleg opgezet om de lange termijn planning van de gemeente met de netbeheerders af te stemmen. Daarnaast wordt het overleg gebruikt om strategische zaken met de netbeheerders af te stemmen (bijvoorbeeld groenbeleid gemeente en standaarddwarsprofiel) 11

12 THEORETISCHE MODEL PROACTIEF WERKEN Blauwdruk maken huidige situatie Beleidsontwikkeling en implementatie Goede personele invulling sleutelposities Intern overleg en afstemming Proactieve regie i.s.m. de netbeheerders 12

13 Gemeente Netbeheerder Ruimtelijke Ontwikkeling en infrastructuur Lange termijn (Strategisch) Asset management Ingenieursbureau Openbare Ruimte (ook inhuur extern) Uitvoering en Beheer EP en (onder)aannemer(s) Middellange termijn (Tactisch) Operationeel Uitvoering en Beheer EP en (onder)aannemer(s) Engineeringsafdeling (ook inhuur extern) Klant Combi Voorraadvormend Storingsdienst (EP) (HER)INRICHTING OPENBARE RUIMTE VERSUS KABELS & LEIDINGEN 13

14 DE MATE VAN BEÏNVLOEDING NEEMT AF NAARMATE MEN DICHTERBIJ DE UITVOERING KOMT 14

15 VOORBEELD VLEKKENKAART 15

16 16