van Burgemeester en Contactpersonen verblijfstitels

Transcriptie

1 KONINKRUK BELGIË Federa le Overh eidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerkin g ifir Aan het College Schepenen van Burgemeester en Ter attentie van de bevolkingsdienst Contactpersonen paspoorten Contactpersonen verblijfstitels Dhr Ruttens {Daniel. Ruttens@diplobel.fed. be) Dhr Maes (fiank.tnaes@rrn.fqov. be) Mevr Courtois (Qr[ane.courtois@diplobel.fed) Dh r Duterme (frederic.duterme@dofi.fqov. be) Dhr Declerck (andy.declerck@diplobel.fed) Onze referenties Datum De verblijfstitels voor de onderdanen van derde landen en de paspoorten worden binnenkort biometrisch - Voorstelling van de federale samenwerking Dames en Heren Burgemeesters, Dames en Heren schepenen, Mevrouw, Mijnheer, Zoals u weet, moeten twee documenten die uw administratie afgeeft binnenkort biometrische gegevens bevatten om te voldoen aan de Europese vereisten: 1. De paspoorten 2. de verblijfstitels voor de onderdanen van derde landen, te weten: - bewijs van inschrijving in de vreemdelingenregisters - tijdelijk verblijf (<kaart Ar>), - bewijs van inschrijving in de vreemdelingenregisters (<<B kaart>>), - identiteitskaart voor vreemdeling (<C kaart>), - verblijfstitel voor EG-langdurig ingezetenen (<<D kaart>>), - blauwe Europese kaart (<H kaart>). De en de hebben besloten samen te werken om u toe te laten dit project in de best mogelijke omstandigheden te realiseren. Het is daarom dat we hieronder samen de werkwijze voorstellen die zal worden gevolgd. De gegevens die moeten geregistreerd worden zijn dezetfde, het materiaal bijgevolg eveneens We weten in welke mate u op de gemeenten vragende partij bent voor samenwerking en harmonisatie op het federale niveau. U zult dus zeker op prijs stellen met ons te kunnen werken aan een gezamenlijk project, met identiek materiaal en een gelijkaardige procedure voor de twee betrokken documenten. Directie-generaal Dienst Vreemdelingenzaken Tel, Helodesk.Beloic@rrn.fgov. Tel info@diplobel.fed. World Trade Center II o Antwerpse Steenweg 59 B Brussel Tef o helpdesk.dvzoe@dofi.fgov o urrryv.66;.1gou.6"

2 Teneinde te voldoen aan de Europese normen zullen de toekomstige verblijfstitels (<ABCDH>) en de toekomstige paspoorten inderdaad dezelfde gegevens moeten bevatten: 1, Een foto die voldoet aan de normen van de Internationale Organisatie voor de Civiele Luchtvaart (< I.C.A.O. >) ; 2. De vingerafdrukken van twee vingers (bij voorkeur de wijsvingers); Om deze gegevens te kunnen opslaan, zult u recht hebben op een aantal < biometrische packs>>. Volgens de huidige technische oplossing, moeten de onderdelen van het << biometrische pack >> aangesloten worden op een RA-PC (een computer met de Belpic toepassing) om de aanmaak van elk type document met biometrische gegevens toe te laten. Elk biometrisch pack bestaat uit 4 elementen:. Een scanner om de foto te nemen; ' Een scanner om de vingerafdrukken te nemen; r een << sign pad > die dient om de handtekening van de aanvrager te registreren ; r een contactloze documentlezer (<< document reader >) die toelaat de RFID chip van de nieuwe generatie verblijfskaarten, en in een later stadium, van de paspoorten, uit te lezen. De financiële middelen voor het materiaal dat u nodig heeft, worden gedragen door het federale niveau Het aantaf biometrische packs waarop u recht heeft, wordt berekend op het aantal documenten dat u jaarlijks aflevertl en op de pieken van aanvragen waarmee uw diensten geconfronteerd worden (bijvoorbeeld v66r de vakantie, voor wat paspoorten betreft). Elke gemeente zal zelf haar bestelling moeten plaatsen bij één van de ICT leveranciers die erkend zijn door de Algemene Directie van de FOD Binnenlandse Zaken. De praktische modaliteiten zullen u ten gepaste tijd worden meegedeeld. Eens het materiaal geinstalleerd werd en operationeel zal zijn, zult u aan de FOD Binnenlandse Zaken de factuur overmaken, evenals het attest betreffende de goede uitvoering van de diensten, zijnde de installatie én de opleiding, dat de leverancier u zal overhandigen. De FOD Binnenlandse Zaken zal de leverancierechtstreeks betalen ten belope van het aantal packs dat u werd toegekend en voor een maximum bedrag van per pack (materiaal, installatie en opleiding). U moet dus het geld voor de packs die u worden toegewezen niet voorschieten. Biometrie in de gemeenten: waar en wanneer? De uitvoering van ons project verloopt in 3 grote stappen: 1. Gedurende de zomer 2072 hebben ploegen met vertegenwoordigers van de FOD Buitenlandse Zaken en de de 5O "grootste gemeenten"z en de toekomstige pilootgemeenten bezocht. Het doel van deze bezoeken was, onder andere, om onze theoretische berekeningswijze van het aantal benodigde packs te toetsen aan de werkelijkheid op het terrein. 2. In december 2012, hebben we een pilootfase opgestart die ongeveer 6 maanden zal duren en een tiental gemeenten omvat. Om ons toe te laten deze pilootfase zo goed mogelijk op te volgen zullen deze pilootgemeenten progressief in de pilootfase stappen, en niet allen samen op dezelfde datum. 1 Basis van de berekening 2O1O en ' Op het vlak van de hoeveelheid verblijfstitels en paspoorten die jaarlijks worden uitgereikt Directie-generaal Consulaire zaken Tel Helpdesk.Belpic@rrn.fgov o Tel info@diplobel.fed. Directie-generaal Dienst VreemdelingenzakenTel o helpdesk.dvzoe@dofi.fgov o

3 3. In alle andere gemeenten zal de installatie en het begin van afgifte van nieuwe verblijfstitels en biometrische paspoorten plaatsvinden vanaf de tweede helft van 2013 en zich uitstrekken over een periode van 6 maanden. De datum waarop uw gemeente uitgerust wordt en aanvangt met de afgifte van biometrische documenten, zal bepaald worden in gemeenschappelijk overleg tussen uzell, de uitgekozen leverancier ICT en de FOD's Binnenlandse- en Buitenlandse Zaken. In de komende weken, zult u een overeenkomst ontvangen naar het voorbeeld van deze die u ondertekend heeft met de bij de invoering van de elektronische identiteitskaarten (eid) in Deze overeenkomst zal alle praktische bijzonderheden, omvatten, zoals het aantal biometrische packs dat de Federale overheid voor uw gemeente voor zijn rekening neemt. Wij verzoeken elke gemeente deze overeenkomste ondertekenen en daarna onmiddellijk over te gaan tot de bestelling van het materiaal. Moet u reeds voorbereidingen treffen met betrekking tot het invoeren van de biometrie in uw gemeente? Zolang u de overeenkomst niet in uw bezit heeft, moet u geen enkele "administratieve" formaliteit vervu llen. Het is evenwel zo dat het nuttig is reeds na te denken over uw plan van aanpak op het ogenblik dat u biometrische documenten zult gaan afleveren. Bijgevolg vindt u hieronder praktische informatie betreffende het materiaal en het gebruik ervan. Ooqelet: de pilootfase zal mogelijkerwijze nog enkele aanpassingen tot gevolg hebben. 1. Het biometrische pack neemt niet veel ruimte in beslag Het pack dat we vragen aan te schaffen bestaat uit 4 kleine losse elementen die direct op een schrijftafel of aan een loket kunnen worden geplaatst: + 2 aan de kant van de burger : de scanner van vingerafdrukken (max. : 15x15xH12 cm) en het << sryln pad >> (max. : 17x19 cm) + 2 aan de kant van de bediende : de foto scanner (max. : 24xI5 cm) en de << document reader >> (max.: 1Bx1BxH15 cm). 2. Een biometrisch pack wordt met één enkele computer verbonden Volgens de huidige technische oplossing moeten de elementen van het biometrische pack verbonden worden met een RA-PC (een computer voorzien van de Belpic toepassing) om de aanmaak van elk type van biometrisch document mogelijk te maken. Deze RA-PC moet bovendien voldoen aan de volgende minimale vereisten : ' Draaien op minimaal Windows Xp service pack 3 of een meer recente versie van Windows ;. 3 gigabytes RAM geheugen bezitten ;. Voorzien zijn van 6 USB poorten (of uitgerust zijn met een "powered HUB"). Tel Helpdesk.Belpic@rrn.fgov o Tel info@diplobel.fed. World Trade Center II. Antwerpse Steenweg 59 B - 1OOO Brussel Directie-generaal Dienst Vreemdelingenzaken Tel o helpdesk.dvzoe@dofi.fgov o

4 3. Het merendeel van de gemeenten zal recht hebben op 2 biometrische packs In de overeenkomst die we u opsturen, zal het exacte aantal biometrische packs dat aan uw gemeente wordt toegekend, vermeld zijn. Ter informatie kunnen we u nu reeds mededelen dat bijna 9Ùo/o van de gemeenten recht zuffen hebben op 2 biometrische packs. Om het aantal biometrische packs dat per gemeente vereist is, te bepalen hebben wij gebruik gemaakt van twee voordelige parametersl - het maximum aantal aanvragen dat op één dag in de loop van een jaar geregistreerd werd. Deze piek is inderdaad steeds beduidend hoger dan het berekend gemiddelde over dezelfde periode. Om dit te doen hebben we voor elke gemeente de dagen bepaald waarop de toeloop het grootst was en hebben we de aangevraagde verblijfstitels (ABCDH) en het aantal dagelijks geproduceerde paspoorten samengeteld, Het aantal packs dat per gemeente voorzien wordt, laat in 99olo van de gevallen toe in de dagelijkse behoefte te voorzien. - Het vermogen om 3 volledioe aanvragen per pack en per uur te registreren, terwijl u in de praktijk ongetwijfeld een hoger aantal kunt afwerken, Wanneer u de computer die uitgerust is met het pack enkel gebruikt voor de afname van biometrische gegevens ( zie het volgende punt), dan kunt u ongetwijfeld dit aantal met een factor 3 vermenigvuldigen. 4. Een aanvraag in twee stappen voor meer flexibiliteit Om u toe te laten optimaal gebruik te maken van uw biometrische packs hebben wij het proces van de paspoortaanvraag in twee fasen opgedeeld: 1. Registratie van de biometrie (scanning foto + vingerafdruk) en de handtekening. + Gebeurt enkel en alleen op de RA-PC verbonden met Belpic en waarop het biometrische pack aangesloten is (volgens de momenteel weerhouden technische oplossing). Hou voor deze fase rekening met 3 à 5 minuten. 2. Registratie van de aanvraaq (type document, betaling,...) + Gebeurt via een web-toepassing waarop u kunt aanloggen met een computer van uw keuze. De volledige registratie van een paspoortaanvraag (biometrie inbegrepen) kan vanzelfsprekend ook op één en dezelfde RA-PC worden uitgevoerd (op deze waarop het biometrische pack aangesloten werd), Dankzij het proces van de aanvraag in twee fasen, beschikt u toch over de mogelijkheid om desgewenst, één computer te voorzien voor de biometrie (biometrische PC) en naderhand de aanvragers te verspreiden over de andere loketten die u hiervoor bestemt. Hun biometrische gegevens worden tijdelijk opgeslagen bij het Rijksregister en automatisch teruggehaald via de web-toepassing wanneer u de naam of het nationale nummer van de aanvrager intikt. Voor wat de verblijfsvergunning betreft moet, in de huidige stand van zaken, het gehele proces op een RAPC computer worden uitgevoerd. Met het oog op de globale uitrol in alle gemeenten zal een procedure in twee stappen zoals hierboven beschreven voor de paspoortaanvragen, eveneens mogelijk zijn. Tel Helpdesk.Beloic@rrn.fgov o Tel info@diplobel.fed. Directie-generaal Dienst Vreemdelingenzaken Tel o helpdesk.dvzoe@dofi.fgov.

5 5. U kunt bijkomende packs kopen indien u dit wenst Indien u dit wenst kunt u uiteraard bijkomende biometrische packs aanschaffen bij de leverancier van uw keuze. Op grond van onze berekeningen, onze ervaring en de flexibele organisatie die onze toepassingen toelaat, lijkt ons dit echter niet noodzakelijk. Het spreekt vanzelf dat eventuele bijkomende packs niet door de Federale overheid zullen worden gefinancierd en volledig ten laste van uw gemeente komen. U hebt ongetwijfeld nog vragen betreffende de bestelling van het materiaal, de installatie, de vorming,... Wij zullen uiteraard te gelegener tijd terug contact opnemen om hierover meer precieze informatie te verschaffen In afwachting danken wij u nu reeds voor de aandacht die u besteedt aan deze mededeling. Met de,lil, meeste Hoogachting, Didier REYNDERS Vice-Eerste Minister en Zaken Minister van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Europese Minister en Minister van Binnenlandse Zaken en Gelijke kansenbeleid Maggie DE BLOCK Staatssecretaris voor Asiel en Mig ijke integratie en Armoedebestrijding Di rectie-generaal Consulai re Zaken Directie-generaal Dienst Vreemdelingenzaken Tel Helpdesk.Belpic@rrn.fqov. Tel info@diplobel.fed. Tel helpdesk.dvzoe@dofi.fgov owww.dofi.fgov