Bepaal uw visie en realiseer uw doelen door gebruik te maken van OGSM

Transcriptie

1 Bepaal uw visie en realiseer uw doelen door gebruik te maken van OGSM Vision without action is merely a dream. Action without vision just passes the time. Vision with action can change the world. - Joel A. Barker - Abstract OGSM wordt gebruikt om visie om te zetten naar actie. Hoe kunt u gebruikmaken van OGSM om uw Finance & Control afdeling op een hoger niveau te brengen? Op de juiste manier gebruiken van OGSM zorgt voor focus en stelt u in staat de juiste prioriteiten te stellen, zodat uw Finance & Control afdeling steeds meer vooruitgang kan boeken. In deze whitepaper wordt uitgelegd hoe u OGSM kunt gebruiken. Wij geven vier tips vanuit de praktijk. Bent u klaar voor verandering?

2 Houd het overzicht Index Wat kunt u in deze whitepaper verwachten? Index 1. Inleiding Leeswijzer 2. Verandering vraagt lef Het kan ook anders! 3. OGSM Objective Goals Strategies Measures 4. Vier adviezen 1. Neem de tijd om een OGSM op te stellen 2. Houd de acties in de OGSM realistisch 3. Wees niet te perfectionistisch 4. OGSM structureel aandacht geven 5. Wij zijn Grip Lean in finance Controller als businesspartner Interim management Werving en Selectie 6. Meer informatie 7. Bronnen

3 Objective, Goals, Strategies en Measures OGSM Inleiding OGSM staat voor Objective, Goals, Strategies en Measures en wordt onder andere gebruikt door Coca Cola, Procter & Gamble, KPN, Mars, ABN AMRO, Heineken en Albert Heijn om hun visie (Objective) om te zetten naar actie. Het is een hulpmiddel bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen. In hoofdstuk 3 wordt het model verder uitgelegd. Klinkt interessant, zo n theoretisch model om de organisatiedoelstellingen te realiseren maar in de praktijk zie je ook wel dat een OGSM één keer wordt ingevuld en dat er daarna nooit meer iets mee gedaan wordt. Hoe kunt ú ervoor zorgen dat dit bij uw organisatie niet gebeurt? Succesvol gebruik van OGSM om uw Finance & Control afdeling op een hoger niveau te krijgen, is alleen mogelijk als zowel CFO als de Finance & Control Managers er 100% van overtuigd zijn dat OGSM hét hulpmiddel is om de benodigde veranderingen te realiseren! Alleen dan is er namelijk voldoende draagvlak en zal de ingevulde strategiekaart ook als zodanig worden gebruikt. Op de juiste manier gebruiken van OGSM zorgt voor focus en stelt u in staat de juiste prioriteiten te stellen zodat uw Finance & Control afdeling steeds meer vooruitgang kan boeken. In deze whitepaper wordt uitgelegd hoe u de OGSM kunt gebruiken om een start te maken met de verandering die u in gang wilt zetten. Bent u er klaar voor? Leeswijzer Deze whitepaper gaat verder in op de manier waarop u OGSM als hulpmiddel kunt gebruiken om uw Finance & Control afdeling succesvol te veranderen. In het volgende hoofdstuk wordt een korte beschrijving gegeven van de huidige situatie en de situatie die u kunt creëren. Hoofdstuk 3 gaat verder in op OGSM en hoe het model succesvol ingezet kan worden. In hoofdstuk 4 geven we vier adviezen vanuit de praktijk. Het begint met waarom Waarom wilt u gebruikmaken van OGSM? Omdat u heeft gehoord dat OGSM een interessante tool kan zijn om organisatiedoelen te realiseren en u het ook weleens wilt proberen? Of omdat u er werkelijk van overtuigd bent dat OGSM hét hulpmiddel is om de eerste stappen te zetten richting een efficiëntere afdeling die meer waarde toevoegt in de organisatie? Meer grip is meer duidelijkheid, meer duidelijkheid is meer overzicht, meer overzicht is meer zekerheid, meer zekerheid is meer rust, meer rust is een leuker team, een leuker team is een leuker bedrijf, een leuker bedrijf is een beter bedrijf, een beter bedrijf is Grip op finance! 2

4 Verandering vraagt lef Bent u verantwoordelijk voor de Finance en/of Control afdeling en herkent u dit? Medewerkers Finance hebben het altijd druk en werken regelmatig over. Er is discussie over de juistheid van cijfers, reporting deadlines worden niet gehaald, er zijn onverwachte afboekingen naar het resultaat en leveranciers worden te laat betaald. Hierdoor is er helaas weinig of geen tijd om na te denken over het optimaliseren van processen en efficiënter uitvoeren van alle werkzaamheden. De medewerkers doen hun werkzaamheden eigenlijk altijd op dezelfde manier. En welke bijdrage zij leveren aan het realiseren van de organisatiedoelen? Daar wordt niet echt bewust over nagedacht. Of bent u verantwoordelijk voor Control en herkent u de volgende situatie? Controllers spenderen veel tijd aan het controleren en corrigeren van aangeleverde informatie. Daarnaast krijgen ze veel ad hoc vragen. Helaas blijft er zo weinig tijd over om ook de adviesrol van de controller goed in te vullen. Control loopt bij organisatiebrede projecten vaak achter de feiten aan doordat ze te laat worden betrokken. Terwijl een controller bij zulke projecten écht van toegevoegde waarde is! Houdt u de huidige situatie in stand of bent u bereid om tijd vrij te maken om structureel te verbeteren? Het kan ook anders! Door stap voor stap, op een gestructureerde manier, met de medewerkers aan de slag te gaan, realiseert u dat Finance medewerkers effectiever gaan werken. Ze worden minder geleefd door ad hoc activiteiten omdat activiteiten beter op elkaar zijn afgestemd. En alle onnodige werkzaamheden zijn geschrapt. De maandafsluiting wordt bijvoorbeeld elke maand, zonder stress, juist en tijdig verricht! Het mooie is dat uw medewerkers zélf gaan nadenken over het optimaliseren van processen en over hoe zij efficiënter kunnen werken; er ontstaat een mentaliteit van continu verbeteren. De medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt en wat hun bijdrage is aan het realiseren van de organisatiedoelen. En ze ervaren meer werkplezier! Controllers hoeven minder tijd te besteden aan controleren en corrigeren omdat de kwaliteit van de data is verbeterd. Ze krijgen minder ad hoc vragen en houden meer tijd over voor waardevolle analyses en business control activiteiten. Controllers hebben nu bijvoorbeeld tijd om de schat aan informatie die in de organisatie aanwezig is te analyseren om op basis daarvan waardevolle adviezen te geven. Tijdens sparring sessies met de operatie en sales worden de ontwikkeling en risico s van de business drivers besproken en actiegerichte plannen opgesteld. Control heeft een kritische blik. De afdeling wordt in de organisatie gezien als een proactieve en waardevolle afdeling. Controllers worden eerder betrokken bij organisatiebrede projecten en inmiddels zien ook andere afdelingen dat een controller bij zulke projecten écht van toegevoegde waarde is! Het is verleidelijk om te blijven roepen het is zo druk dus we hebben geen tijd Het vergt echter lef en daadkracht om keuzes te maken en te investeren in veranderingen die Finance & Control op een hoger niveau kunnen brengen. De OGSM methode helpt hierbij. 3

5 Wat is OSGM OGSM De term OGSM is al diverse keren aan bod gekomen. Tijd om uit te leggen wat het model nu precies inhoudt! OGSM staat voor Objectives, Goals, Strategies en Measures en is een krachtig strategiemodel, op één A4, dat visie omzet naar actie (Eck van & Zanten van, 2015). De oorsprong van OGSM ligt in de jaren 50. Het is populair geworden doordat Procter & Gamble het model in de jaren 80 als middel ging gebruiken om de richting van hun wereldwijde organisatie af te stemmen. Goals Objective Strategies Measures Dashboard Action plan (who, when) Grip maakt zelf gebruik van de OGSM-methodiek en past dit ook veelvuldig toe bij haar klanten. Afbeelding 3.1: OGSM Objective Het OGSM-model begint met een duidelijke en krachtige verwoording van het kwalitatieve doel van de organisatie. Het geeft aan wát we willen bereiken in een bepaalde periode. Dit kan één jaar zijn, maar ook drie tot vijf jaar. Omdat de overall doelstelling leidend is voor alles wat we doen, is het belangrijk dat alle betrokkenen hier daadwerkelijk overeenstemming over hebben. Het is de stip op de horizon waar we uiteindelijk naartoe willen. Een OGSM kan opgesteld worden voor de hele organisatie maar ook voor afzonderlijke afdelingen, voor projecten of zelfs voor individuen. De organisatiedoelstelling moet ambitieus zijn, maar ook haalbaar. Een inspirerende doelstelling geeft richting en helpt bij het creëren van draagvlak in de hele organisatie. Overigens is het wel belangrijk om de doelstelling heel duidelijk te formuleren zodat medewerkers deze gemakkelijk in hun eigen woorden kunnen navertellen. Een voorbeeld van een doelstelling voor Finance zou kunnen zijn: Wij willen als Finance afdeling een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen door efficiënter te werken en het werkkapitaal te optimaliseren. If you don t know where you are going, You will probably end up somewhere else - Lawrence J. Peter - Afbeelding 3.2: Een organisatiedoelstelling formuleren geeft richting 4

6 Voor Control zou de doelstelling kunnen zijn: Wij willen als Control afdeling een belangrijke bijdrage leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen door meer focus op analyses om de organisatie van waardevolle adviezen te voorzien. Goals De organisatiedoelstelling wordt vertaald in kwantitatieve doelen die geformuleerd zijn volgens het Smart-principe. Dit houdt in dat ze specifiek moeten zijn, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht en tijdsgebonden. Op basis van de kwantitatieve doelen kunnen we aan het einde van de periode bepalen of de organisatiedoelstelling daadwerkelijk is behaald. De kwantitatieve doelen bevatten dus alleen doelen die terugkomen in de overall doelstelling. Eén van de kwantitatieve doelen voor Finance zou kunnen zijn: Efficiënter werken: Verhogen van het percentage facturen dat op tijd wordt betaald naar x% binnen y aantal maanden Verminderen van het aantal correcties met x% binnen y aantal maanden En voor Control: Waardevolle adviezen: Klantwaarde verhogen naar een minimale score van x binnen y aantal maanden Strategies Nadat de doelen geformuleerd zijn, is het ook handig om na te denken over hoe de doelen gerealiseerd kunnen worden; de roadmap to success. Dit gebeurt door strategieën toe te passen. Strategieën zijn specifieke keuzes over de inzet en verdeling van medewerkers, tijd en geld. Uiteraard moeten de strategieën bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstelling en de kwantitatieve doelen! Het is aan te raden om maximaal vijf strategieën te bedenken om gefocust te blijven. Een voorbeeld voor Finance: Uitbouwen van het operationeel dashboard voor Finance en invoeren van een weekstart En voor Control: Betere BI-tooling implementeren om leading KPI s te formuleren in plaats van lagging KPI s 5

7 Strategieën geven de Roadmap to Success PERSEVERANCE SUCCESS HARD WORK UNHAPPINESS MOTIVATION LEADERSHIP FAILURE DISTRACTION Afbeelding 3.3: Strategieën geven de roadmap to success De strategieën worden getoetst aan de vijf S-en (Eck van & Zanten van, 2015): Specific; Wat willen we met de strategie bereiken en hoe willen we dat doen? Selective; Welke specifieke keuzes hebben we gemaakt? Welke alternatieven zijn hierbij afgevallen? Sustainable; Geeft de strategie écht een voorsprong op de concurrentie? Beantwoordt het écht een klantbehoefte? Lost het écht iets op? Synchronized; Zijn de strategieën samen een sterk geheel? Of werkt de ene strategie de andere tegen? Sufficient; Als we deze strategieën toepassen, behalen we dan de organisatiedoelstelling? Of missen we nog een strategie? Measures In het laatste gedeelte van de OGSM meten we de voortgang. Dit deel bestaat uit een dashboard, waarin aangegeven staat of de strategie op koers ligt, en een actieplan, waarin staat hoe, door wie en wanneer een strategie in de praktijk wordt uitgevoerd. Een voorbeeld van een Measure voor Finance is: On time payment percentage per maand. Wordt er elke week een weekstart gehouden? En voor Control: Percentage gereed voor implementatie van de nieuwe BI-tooling maandelijks vast te stellen. Het gebruik van OGSM heeft als doel dat iedere medewerker zich betrokken voelt bij de organisatie en zich persoonlijk verantwoordelijk voelt voor het succes van de hele organisatie (ArchPoint Consulting, 2015). Medewerkers kennen hun bijdrage aan de organisatiedoelstelling en vieren samen de successen! 6

8 Vier adviezen Vanuit de praktijk kunnen we u vier adviezen geven om rekening mee te houden als u gebruik gaat maken van de OGSM-methodiek: 1 2 Neem de tijd om een OGSM op te stellen Het is niet mogelijk om in een sessie van een paar uur een goede OGSM op te stellen. Het is belangrijk om er de tijd voor te nemen en goed na te denken over welke dingen u de komende periode wel en vooral welke dingen u met z n allen niet gaat doen. Betrek hierbij alle stakeholders! In de praktijk blijkt dat het vertalen van de organisatiedoelstelling naar de kwantitatieve doelen vrij lastig is. Het realiseren van de kwantitatieve doelen (Goals) moet écht leiden tot het realiseren van de organisatiedoelstelling (Objective). Besteed hier extra aandacht aan of vraag advies! Houd de acties in de OGSM realistisch U zult merken dat bij het opstellen van een OGSM een bepaalde positieve energie loskomt. Dat is goed! Hierin schuilt wel het gevaar dat er teveel acties worden geformuleerd. Het gebruik van OGSM kan dan benauwend werken omdat iedereen nog zoveel moet doen Dat is zeker niet de bedoeling! Bedenk daarom maximaal vijf strategieën, dit zorgt voor focus en voorkomt druk. OGSM structureel aandacht geven Het is van belang om regelmatig met het team stil te staan bij de OGSM. Door omstandigheden of nieuwe inzichten kunnen aanpassingen in de OGSM noodzakelijk zijn en moeten ook acties en planningen wellicht opnieuw bekeken worden. Dit is een continu proces. Plan periodieke sessies met de teams om de OGSM en onderliggende actieplannen bij te werken en de voortgang te bespreken om zo de juiste focus te houden. Hiermee zorg je er ook direct voor dat de OGSM blijft leven bij de mensen. Make time to celebrate your accomplishments No matter how big or small 4 Door realistische doelen te formuleren, worden ze ook behaald. En successen kun je dan met z n allen gaan vieren! > Afbeelding 4.1: Vier de successen! 3 Wees niet te perfectionistisch Het gaat er niet om dat het OGSM-model perfect wordt ingevuld. De weg ernaartoe, en het daarna gewoon gaan doen, is veel belangrijker. Waar willen we over een jaar staan? En over vijf jaar? En welke keuzes maken we om dat doel te bereiken? Door het gesprek hierover te voeren, ontstaat al een zekere focus. En het levert een bijdrage aan draagvlak en betrokkenheid in de organisatie. Als de betrokkenen tevreden zijn met de OGSM, deel deze dan met alle medewerkers en ga er gewoon mee aan de slag! Medewerkers voelen zich hierdoor persoonlijk verantwoordelijk voor het succes van de organisatie en weten wat er van hen verwacht wordt en welke bijdrage zij leveren aan het realiseren van de doelstellingen. Ook gaan zij zich vrij voelen om zelf verbeteringen aan te dragen. De OGSM is een dynamisch document. De wereld om ons heen verandert continu, hieruit kunnen nieuwe inzichten worden verkregen. Dus als de praktijk anders blijkt uit te pakken, pas dan de roadmap to success aan en ga weer verder! 7

9 Wij zijn Grip Wij helpen onze klanten om hun Finance en Control naar een hoger niveau te brengen Door geen pleisters te plakken, maar blijvende oplossingen te bieden Door kwaliteiten optimaal te benutten, processen te verbeteren en verspilling te reduceren. Daarmee creëren we ruimte voor activiteiten die écht waarde toevoegen. Zo realiseren we aantoonbare en blijvende impact van onze diensten. Zowel op de organisaties als de mensen met wie we samenwerken. Wij geven zin Zin is de basis voor plezier. Dat geeft energie en maakt ruimte voor ontwikkeling en groei. Daar worden uw mensen blij van. En wij ook. Hoe we dat doen? Door actief bij te dragen aan een positieve werksfeer creëren we een omgeving waarin mensen gemotiveerd aan de slag gaan en boven zichzelf uitstijgen. Lean in finance Samen zorgen we ervoor dat uw Finance afdeling op een gestructureerde manier, vanuit een visie en concrete actieplannen, gaat werken. Het eigen huis op orde hebben, stellen wij als voorwaarde voordat de Finance afdeling als volwaardig partner van de business een bredere en actievere bijdrage kan gaan leveren aan het behalen van de ondernemingsdoelstellingen. 8

10 Dit doen we door uw processen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten en uw mensen weer in hun kracht te zetten. Door kwaliteiten te benutten, processen te verbeteren en verspilling te reduceren, creëren we weer ruimte voor activiteiten die écht waarde toevoegen aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Onze werkwijze borgen we binnen de afdeling en organisatie zodat continu verbeteren en het werken vanuit een visie en actieplannen de standaard worden en wij onszelf overbodig maken. Controller als businesspartner Niet controleren, maar beheersen is ons motto. In plaats van veel tijd te verliezen aan het controleren en corrigeren van reeds geregistreerde data, dient de focus te liggen op het beheersen van processen. Alleen dan kan er actief gestuurd worden op omzet, kosten en marges per product/marktcombinatie. Door een foto te maken van de huidige situatie komen er voldoende verbeterpunten naar boven om bestaande processen efficiënter in te richten en zo tijd te creëren. Hierbij kunt u denken aan een snellere en efficiënte periodeafsluiting, verbeterde reportingtools, maar ook duidelijke afspraken over de output van de administratie. De bespaarde tijd gebruiken we om de Controller te helpen bij zijn ontwikkeling in de nieuwe rol als businesspartner. Met de visie van de organisatie als basis helpen we de Business Controller de regie te voeren op een integrale Planning & Controlcyclus. We helpen de stip op de horizon te vertalen naar specifieke drivers. Want om goed te kunnen beheersen, moet de Controller precies weten welke drivers bepalend zijn voor het behalen van de gestelde doelen en visie. Hierbij is het belangrijk dat de Controller ook bekend is met de cultuur van de organisatie, de processen, de systemen en niet te vergeten de omgeving. Alleen dan kan er vastgesteld worden of de strategische doelstellingen behaald worden of er bijgestuurd dient te worden. Interim Management Wij zijn in staat om iedere Finance-functie vanaf hbo-niveau tijdelijk in te vullen. Hierbij staan kwaliteit en snelheid van actie voorop. Alle kandidaten zijn in dienst bij Grip of nauw met ons verbonden. Wij kennen ze, weten waar ze goed in zijn en ze werken vanuit ons gedachtengoed. Wij stellen kandidaten alleen aan u voor als we overtuigd zijn van de match. Ook gedurende de opdracht kunt u van ons verwachten dat wij betrokken blijven. We streven bij iedere opdracht naar blijvende impact! Werving en Selectie Wij geloven dat mensen het kapitaal van uw organisatie zijn. Met de juiste mensen, op de juiste plek, komt uw organisatie het beste tot haar recht. Een zorgvuldige werving en selectie is daarom van groot belang. Als specialist op het gebied van Finance & Control weten wij precies wat de financials van nu allemaal in huis moeten hebben. Betrokkenheid, kennis van zaken, transparantie en een heldere communicatie. Daar staan wij voor. Wij zorgen ervoor dat het juiste talent wordt aangetrokken en dat de continuïteit van uw organisatie gewaarborgd blijft. 9

11 Meer informatie Wilt u meer weten over OGSM om de verandering van uw Finance & Control afdeling een vliegende start te geven? Neem dan contact op met Franklin of Martine. Contact Franklin Boot, Senior consultant en Partner Martine Weststeijn, Senior projectmanager en Partner Mail Franklin@gripopfinance.nl Martine@gripopfinance.nl Mobiel Franklin: Martine: Website Wij streven ernaar Onszelf overbodig te maken Snel maar realistisch 10

12 Informatie Bronnen ArchPoint Consulting. (2015). OGSM: Developing, aligning and deploying strategy. San Antonio. Eck van, M. & Zanten van, E. (2015). Business plan op 1 A4. Amsterdam: Business Contact 11