RAPPORTAGE WERKPLAN GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIE INFRASTRUCTUUR JULI JULI 2016 Q1 - Q4 GII

Transcriptie

1 RAPPORTAGE WERKPLAN GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIE INFRASTRUCTUUR JULI JULI 2016 Q1 - Q4 GII Aan: Adviescommissie Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur Van: OCLC Versie: 1.0 Datum

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 2 2. DE MIGRATIE VAN HET GGC NAAR WORLDCAT Internationalisering en standaardisatie MARC 21 ALS CATALOGISEERFORMAAT WorldCat GGC synchronisatie COMPLETEREN VAN DE SYNCHRONISATIE VAN BIBRECORDS ONLINE SYNCHRONISATIE VAN BEZITSGEGEVENS ( LOCAL HOLDING RECORDS ) INTEGREREN VAN DRUKKERSTHESAURI IN GGC / WORLDCAT Managementinformatie GROEPSRAPPORTEN IN WORLDCAT GGC-ONTWIKKELINGEN GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB GGC ALS DIGITALISERINGSREGISTER GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken OPNEMEN LOKALE TREFWOORDEN EN SYSTEMATISCHE CODES OP ALGEMEEN NIVEAU IBL EN DOCUMENTLEVERING Evaluatie en aanpassing van de IBL Managementinformatie PRO MEMORIE Onderwerpsontsluiting geografische namen Onderwerpsontsluiting: GTR en FAST UKB TRANSITIE EN GII WERKPLAN IN FY

3 1. Inleiding Dit document bevat de rapportage over het eerste, tweede, derde en vierde kwartaal van het Werkplan Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur juli 2015 juni Dit werkplan is opgesteld voor het Consortium GII. In deze rapportage ontbreekt de rapportage over de activiteit Werk- of clusterrecords. Deze activiteit is toegevoegd aan het nieuwe werkplan en zou ook en opnieuw vanaf Q3 onderdeel zijn van het huidige werkplan. Aangezien echter geen werkzaamheden zijn uitgevoerd, is deze activiteit niet in de rapportage opgenomen. 2

4 2. De migratie van het GGC naar WorldCat Om de migratie naar WorldCat mogelijk te maken zijn standaardisatie en internationalisering in het GGC gewenst. De activiteiten in dit werkplan, zoals de standaardisatie op MARC 21 en de introductie van RDA, zijn hulpmiddelen die de integratie met én de overgang naar WorldShare gemakkelijker maken. Het GGC zal nog een aantal jaren blijven functioneren als een platform naast WorldCat. Het GGC functioneert dan als een metadatahub, de eerste opvang voor het standaardiseren van metadata richting WorldCat. Daarnaast blijft het GGC de komende tijd functioneren als een landelijke metadatabron voor andere diensten van bibliotheken, zoals NCC/PiCarta, NCC/IBL en Bibliotheek.nl. In het kader van de migratie naar WorldCat zijn de volgende deelactiviteiten onderscheiden: 1. Internationalisering en standaardisatie van regelgeving en formaat 2. WorldCat GGC synchronisatie 2.1 Internationalisering en standaardisatie MARC 21 als catalogiseerformaat Einddoel MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC en een bijbehorend databaseformaat waardoor een consistent formaat met mogelijkheid tot uitbreiding van (sub)velden kan worden ingevoerd en waardoor de uitwisseling van metadata tussen GGC en WorldCat verbeterd wordt. De invoering geschiedt gefaseerd. Na elke fase vindt een doorgaan ja/nee evaluatie plaats met de Adviescommissie GII. Dit omdat de relevantie van deze activiteit kan veranderen in het licht van de UKB transitie. Looptijd FY16-FY18 Toelichting Redenen om over te gaan op MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC zijn de behoefte aan standaardisatie en internationalisering en de verbetering van de uitwisseling van de metadata tussen GGC en WorldCat. Het Pica3-formaat wordt stapsgewijs vervangen door het MARC 21-formaat als catalogiseerformaat en het database formaat Pica+ wordt vervangen door een databaseformaat dat nauwer aansluit op het MARC 21 formaat dan het huidige formaat. Per blok wordt een specificatie opgesteld aan de hand waarvan de conversie en de terugconversie worden gebouwd, en de indexen, de match & merge en de import naar en export vanuit het GGC worden aangepast. Tevens worden de Richtlijnen voor catalogiseren in het GGC geactualiseerd. In het eerste blok worden alle Pica-kmc s vervangen die naar een MARC 21 tag voor annotaties (5XX kmc s) kunnen worden omgezet. Hiervoor wordt het formaat aangepast, de GGC-database geconverteerd en de bijbehorende documentatie gepubliceerd. Afhankelijkheid Werkgroep Kwaliteit Databank en de Adviescommissie GII stemmen in met het voorstel van OCLC voor de vervolgstappen in het project. 3

5 De KB heeft haar scripts en style sheets kunnen aanpassen, zodat deze met het nieuwe formaat kunnen werken en hun processen voor, onder andere de digitaliseringsstraat, niet vast zullen lopen. NBD Biblion stemt in met de aangepaste uitvoer, zodat hun processen door kunnen lopen en zij kunnen blijven leveren aan de openbare bibliotheken. Planning FY16 Het Pica-formaat voor de annotaties wordt vervangen door het MARC 21-formaat op de GGC Acceptomgeving. De GGC Accept database wordt geconverteerd. Datum configuratie Accept-omgeving gereed: 6 oktober 2015 Datum database conversie op Accept gereed: 13 oktober 2015 GGC-gebruikers kunnen op GGC-accept de aanpassingen in het formaat controleren en testen en de toepassingen beoefenen. Datum controle, test en rapporteren aan OCLC: 13 oktober december 2015 Het Pica-formaat voor de annotaties wordt vervangen door het MARC 21-formaat op de GGC Productieomgeving. De GGC Productie database wordt geconverteerd. GGC-bibliotheken catalogiseren annotaties met het MARC 21 formaat. Datum configuratie Productie-omgeving gereed: 8 december 2015 Startdatum catalogiseren in MARC 21 met annotaties: 8 december 2015 Datum database conversie op Productie gereed: 19 januari 2015 De aanpak en het resultaat van het project worden binnen OCLC en met de GII geëvalueerd. Deze evaluaties resulteren in besluitvorming over het vervolg van het project. Datum projectevaluatie door OCLC afgerond: 28 januari 2016 Datum besluitvorming over vervolg afgerond: 1 maart Rapportage Q1 In het eerste kwartaal zijn de voorbereidingen voor de conversie op de acceptomgeving afgerond. Alle benodigde onderdelen om de GGC-database te converteren en het MARC 21 formaat te gebruiken voor de annotaties zijn klaar. In dit kwartaal heeft de KB echter ook aangegeven haar scripts en style sheets op dit moment niet te kunnen aanpassen. De voorbereidingen voor de transitie van de KB naar WorldShare in het kader van de UKB-Transitie, vergen veel tijd van hun resources. De KB heeft OCLC gevraagd de uitrol van MARC 21 in het GGC op te schorten tot na de KB transitie. OCLC wil hier niet op wachten omdat MARC 21 in het GGC voordelen biedt in de synchronisatie tussen GGC en WorldCat én GGCgebruikers kunnen wennen aan het MARC-formaat. Als wordt gewacht tot na de transitie schiet het project zijn doel voorbij. Het verschil van inzicht tussen KB en OCLC wordt voorgelegd aan de GII Stuurgroep, deze zal in december een besluit nemen over het project. Omdat de oplevering van deze activiteit mogelijk langer gaat duren, maar OCLC wel haar werkzaamheden wil testen en controleren, is besloten geen gebruik te maken van de GGC-accept omgeving, maar een aparte - interne - acceptomgeving in gebruik te nemen. In oktober vinden op deze omgeving de conversies plaats. Omdat de activiteiten volgens planning verlopen, ondanks de pauze tot de uiteindelijke uitrol, is deze activiteit in de korte rapportage op groen gezet. 4

6 Rapportage Q2 In de Overlegvergadering Stuurgroep GII OCLC van 11 december 2015 is het voorstel om het MARC 21 project te bevriezen overgenomen. Dit wordt mogelijk afstel als er voldoende projectmatige grip is op de overgang van KB en NBD naar WorldCat. Afgesproken is dat de KB hierover rapporteert aan de GII Stuurgroep. In de korte rapportage is deze activiteit op grijs gezet. Rapportage Q3 Geen wijzigingen ten opzichte van de situatie in Q2. In de korte raportage staat deze activiteit opnieuw op grijs. Rapportage Q4 Geen wijzigingen ten opzichte van de situatie in Q2. In de korte rapportage staat deze activiteit opnieuw op grijs. Deze activiteit komt niet terug in het nieuwe werkplan. 2.2 WorldCat GGC synchronisatie Completeren van de synchronisatie van bibrecords Einddoel De GGC-collectie is geladen in WorldCat zodat deze in principe vindbaar is in WorldCat.org of WorldCat Local of gebruikt kan worden in WorldCat ILL. Zolang het NCC/IBL-systeem in de lucht is, wordt het GGC aangevuld met data van bibliotheken die primair in WorldCat catalogiseren. Looptijd FY16 FY18 Toelichting WorldCat en GGC worden wat betreft bezitsgegevens gesynchroniseerd totdat het IBL systeem overgaat naar het WorldShare platform. Dat betekent dat er data richting WorldCat gaan van bibliotheken die primair in het GGC catalogiseren en data van WorldCat richting GGC gaan van bibliotheken die primair in WorldCat catalogiseren. Voor zover de bezitssynchronisatie de uitwisseling van exemplaargegevens betreft, zie hiervoor paragraaf Wanneer het om nieuwe records gaat vereist de bezitssynchronisatie ook de uitwisseling van bibliografische records. Voor de reeds operationele bibliografische synchronisatie van het GGC richting WorldCat worden waar nodig en waar mogelijk kwaliteitsverbeteringen doorgevoerd. Deze kwaliteitsissues betreffen vooral de kwaliteit van de matching van records en de kwaliteit van de mapping tussen Pica+ en MARC 21. Uitvoering van deze kwaliteitsverbeteringen geschiedt in het kader van de UKBtransitieproject. De planning en uitvoering van deze kwaliteitsverbeteringen worden mede in het kader van het UKB-transitieproject uitgevoerd Voor de bibliografische synchronisatie van WorldCat naar het GGC is de software in ontwikkeling en nog niet operationeel. Deze wordt in het komende jaar opgeleverd. Afhankelijkheid Oplevering van de bibliografische synchronisatie door OCLC is afhankelijk van de oplevering door OCLC van de bezitssynchronisatie Planning FY16 5

7 De bezits- en bibliografische synchronisatie van GGC naar WorldCat is een operationeel proces waarbij in het kader van onderhoud en kwaliteitsverbetering regelmatig kleinere configuratieopleveringen plaats vinden. Hierover zal aan de GII regelmatig (op kwartaalbasis) worden gerapporteerd. De bibliografische synchronisatie van WorldCat naar GGC staat op de planning voor FY16 en is afhankelijk van de oplevering van CBS 8.0 (verwachte oplevering oktober 2015) en de oplevering van de bezitssynchronisatie (verwachte oplevering september 2015). Datum oplevering CBS 8.0: 31 oktober 2015 Datum oplevering bezitssynchronisatie: 30 september 2015 Rapportage Q1 Versie CBS 8.0 is op geleverd op 9 september Na de oplevering van deze CBS versie is verder gewerkt aan de importconfiguratie voor de records die uit WorldCat komen. De complexe importprocedure wordt in november 2015 opgeleverd en getest en in de GGC configuratie-oplevering van december 2015 in gebruik genomen. Gestart wordt dan met het inlezen van de records die door TUDL worden ingevoerd in WorldCat. Als dat goed gaat zal dit proces worden uitgebreid met de bibliotheken die daar klaar voor zijn en zowel hun bibliografische productie als hun LHR-registratie in WorldCat doen. Voor de oplevering van de bezitssynchronisatie, zie hier onder. Naast het bouwen van de Van WorldCat naar GGC-flow, zijn er in de Van GGC naar WorldCat-flow de afgelopen periode herstelwerkzaamheden uitgevoerd. Hierover wordt separaat gerapporteerd. Er zijn terugkerend issues in de synchronisatie. Met name over de gewenste kwaliteit van de bibliografische synchronisatie naar aanleiding van gerapporteerde onvolledigheden, resp. fouten in de im- en export-conversie en de matching in WorldCat. Deze discussies kosten tijd en beïnvloeden daardoor ook de planning. Daarnaast is de CBS software wel ruim op tijd opgeleverd, maar kostte het bouwen van het importprogramma s meer tijd dan gepland. Dit kwam door het groot aantal verschillende situaties waarmee bij de import rekening gehouden moet worden. Vandaar dat deze activiteit in de planning op geel gezet is. Rapportage Q2 In het kader van de synchronisatie van GGC naar WorldCat zijn in Q2 herstelwerkzaamheden voortgezet. Nadruk heeft daarbij gelegen op matchingsissues die het gevolg zijn van incorrecte match op basis van een incorrecte Form of Item. Nadruk lag hier op Print versus Digitaal. Online tijdschriften zijn waar mogelijk gerepareerd. Met enkele instellingen afzonderlijk zijn herstelacties uitgevoerd voor digitale reproducties van bijzondere materialen of specifieke materiaalsoorten (handschriften, brieven, plaatjes, objectbeschrijvingen en archiefmateriaal). In het kader van de synchronisatie van WorldCat naar GGC zijn tests uitgevoerd met de inleesprogrammatuur en op basis van de tests zijn nog laatste aanpassingen in januari 2016 gedaan in de importtabellen van het GGC. De oplevering in januari is uitgesteld en de software wordt medio februari opgeleverd en in productie genomen. Hoewel er voortdurend issues zijn in de synchronisatie van bibliografische gegevens zijn er geen problemen in de planning. Het uitstel van de inleesprogrammatuur tot medio februari leidt niet tot UKB-transitie belemmeringen. De activiteit is in de korte overzichtsplanning derhalve op groen gezet. Rapportage Q3 In het kader van de synchronisatie van GGC naar WorldCat zijn ook in Q3 de herstelwerkzaamheden voortgezet. De prioriteit en planning daarvan wordt bepaald door de afspraken die met UB-en gemaakt zijn over aanpassingen in het kader van bijzondere collecties, de planning van individuele UKB-bibliotheken die overgaan naar WorldCat en de overgang naar WMS van andere GGCbibliotheken. 6

8 Voor de synchronisatie van WorldCat naar GGC is doorgewerkt aan de oplevering van de matchingsoftware en formatconversiesoftware. Gepland was de door TU Delft in WorldCat gecreëerde bibliografische records in februari in het GGC in te lezen. Deze planning is niet gehaald. Pas in Q4 zullen hierover positieve mededelingen kunnen worden gedaan. Aangezien er geen concrete planning is opgenomen in het GII werkplan zelf en deze activiteiten worden gepland in het kader van de UKB-transitie en aangezien het uitstel in de WorldCat naar GGC synchronisatie de UKB transitie zelf niet belemmert, is deze activiteit in de korte rapportage door OCLC aanvankelijk op groen gezet. De GII Adviescommissie heeft op 13 mei 2016 bij de bespreking van de rapportage echter aangegeven zich zorgen te maken over het niet op snelheid komen van de terugsynchronisatie van WorldCat naar het GGC. Dit gebeurt op dit moment (Q4) wel voor de gegevens van de TUDL, maar nog niet voor andere bibliotheken. Dit heeft gevolgen voor de volledigheid van de gegevens in de NCC en is daardoor van invloed op het IBL. Dat de voortgangscontrole op deze activiteit strikt genomen onderdeel is van het UKB transitietraject, maakt de betrokkenheid van de GII niet minder. De NCC en het daaraan gekoppelde IBL is ook de verantwoordelijkheid van de GII en dat is ook de reden waarom deze synchronisatie een plek heeft in het GII Werkplan. OCLC heeft toegelicht dat de prioriteit op dit moment ligt bij de bezitssynchronisatie van de exemplaargegevens. Zie hierover de toelichting bij de volgende paragraaf. Gezien de betrokkenheid van de GII bij dit onderwerp en gezien de zorg die de Adviescommissie heeft, is afgesproken de de kleur in de Q3-rapportage op oranje te zetten. Rapportage Q4 Synchronisatie van GGC naar WorldCat Voortdurend, maar op incidentele basis, worden herstelwerkzaamheden met betrekking tot OCNdelers uitgevoerd. OCN-delers is de aanduiding van de situatie dat er twee of meer records in het GGC zijn en maar één record in WorldCat. Dit is soms terecht en soms ook niet terecht. Eind mei 2016 heeft een grote bibliografische update plaatsgevonden. De GGC-records waarvan exemplaarblokken naar WorldCat zijn gestuurd, zijn opnieuw naar WorldCat gestuurd. De totale selectie in het GGC bedroeg 8M records. Daarvan is bij 5,6 M records het bibliografische blok in WorldCat geüpdatet. Voor specifieke categorieën zoals handschriften en kartografisch materiaal ( FIVR-project ) is in Q4 het Pica-formaat verder aangepast en toegespitst op het MARC21 formaat. Indien relevant is een conversie uitgevoerd of hebben bibliotheken herstelwerkzaamheden uitgevoerd. Records zijn vervolgens opnieuw naar WorldCat gestuurd. Documentatie van de Pica-kmc s die OCN s bevatten (2041, 2097, 2099 en 7810) is opgesteld en aangepast. Synchronisatie van WorldCat naar GGC Het laden van de WorldCat born records in het GGC is dit jaar niet volledig gerealiseerd. Pas in juli FY17 is het proces live gegaan voor de TUDL en vanaf september FY17 ook voor UT en UU. Meer tijd bleek nodig en is ook besteed - voor formaataanpassingen in de terugconversie van MARC 21 naar Pica+ en voor het testen en vervolgens aanscherpen van de controles bij het inlezen van de records op het al dan niet aanwezig zijn van records in het GGC en op het al dan niet overschrijven van gegevens. Het belang van de synchronisatie van WorldCat naar GGC is deels NCC/IBL (UKB) en deels LBS (UT). De impact op NCC/IBL is nog niet groot, maar kan toenemen nu meer bibliotheken in sneller tempo naar WorldCat migreren. Gezien de vertraging in dit traject is deze activiteit in de korte rapportage op oranje blijven staan. 7

9 2.2.2 Online synchronisatie van bezitsgegevens ( Local Holding records ) Einddoel Het einddoel is om bij gebruik van WorldShare ILL gebruik kunnen maken van de informatie, die in het GGC wordt ingevoerd op GGC-exemplaarniveau, om een geschikte kandidatenlijst op te kunnen stellen. En omgekeerd, om bij het gebruik van het NCC-IBL systeem, gebruik te kunnen maken van de informatie die in WorldCat wordt ingevoerd op exemplaarniveau in de zgn. LHR s (Local Holding Records). Looptijd FY16 - FY18 Toelichting WorldCat en GGC worden wat betreft bezitsgegevens van alle materialen, waaronder boeken en tijdschriften, gesynchroniseerd totdat het IBL systeem overgaat naar het WorldShare platform. Dat betekent dat er data richting WorldCat gaan van bibliotheken die primair in het GGC catalogiseren en data van WorldCat richting GGC gaan van bibliotheken die primair in WorldCat catalogiseren. Exemplaarblokken van GGC-bibliotheken worden uitgevoerd naar WorldCat en daar als LHR (Local Holding Record) ingelezen. Omgekeerd: exemplaargegevens van een bibliotheek in WorldCat wordt uitgevoerd en in het GGC ingelezen. De verwachting is dat dit een voortdurende, of steeds weer terugkerende activiteit blijft zolang er gebruik gemaakt wordt van twee platforms. De implementatie maakt ook deel uit van het UKB transitieproject. Afhankelijkheid Geen Planning FY16 Door de UKB-migratie is het onderhoud op de synchronisatie van de detailed holdings ook in FY 16 een steeds weer terugkerende activiteit die tot aanpassingen kan leiden. De synchronisatie van detailed holdings blijft gevolgd worden en over de activiteiten en resultaten wordt in het kader van het Werkplan gerapporteerd. Rapportage Q1 Eén geïntegreerde, continue, online synchronisatie van de exemplaarblokken van alle GGCbibliotheken tegelijkertijd is nog niet opgeleverd, de synchronisatie vindt nu per GGC-bibliotheek plaats. De UKB-transitie-planning is hierbij leidend en geeft de prioriteiten aan. Zolang de geïntegreerde LHR-synchronisatie nog niet in productie is, wordt dit proces per bibliotheek ingericht. De verwachting is dat de geïntegreerde synchronisatie in medio 2016 wordt opgeleverd. De LHR-synchronisatie van WorldCat naar GGC wordt met de bibliografische synchronisatie (zie hierboven) per 1 december opgeleverd. Gezien de issues die er zijn, is deze activiteit in de voortgangsrapportage op geel gezet. Rapportage Q2 De status is hetzelfde als hierboven omschreven onder de voortgangsrapportage van Q1. Gezien de issues die er zijn, is deze activiteit in de voortgangsrapportage op geel gezet. Rapportage Q3 In Q3 zijn laadactiviteiten van LHR s in WorldCat voorbereid dan wel uitgevoerd voor de bibliotheken die overgaan naar WorldCat als catalogiseerplatform.in principe worden de LHR s geladen zo kort mogelijk tegen het transitiemoment aan. 8

10 Het omgekeerd laden van LHR s in het GGC voor UKB-bibliotheken die in WorldCat zijn gaan catalogiseren (TUDL) is voorbereid, maar in Q3 net niet gerealiseerd. Positieve berichtgeving hierover kan pas in Q4 plaatsvinden. Aangezien er geen concrete planning is opgenomen in het GII werkplan zelf en deze activiteiten worden gepland in het kader van de UKB-transitie en aangezien het uitstel in de WorldCat naar GGC synchronisatie de UKB transitie zelf niet belemmert, noch grote impact heeft op het huidige NCC/IBLverkeer, is deze activiteit in de korte rapportage door OCLC aanvankelijk op groen gezet. De GII Adviescommissie heeft op 13 mei 2016 bij de bespreking van de rapportage aangegeven zich zorgen te maken over het niet op snelheid komen van de terugsynchronisatie van WorldCat naar het GGC. Dit gebeurt op dit moment (Q4) wel voor de exemplaargegevens van de TUDL, maar nog niet voor andere bibliotheken. Dit heeft gevolgen voor de juistheid van de gegevens in de NCC en is daardoor van invloed op het IBL. Dat de voortgangscontrole op deze activiteit strikt genomen onderdeel is van het UKB transitietraject, maakt de betrokkenheid van de GII niet minder. De NCC en het daaraan gekoppelde IBL is ook de verantwoordelijkheid van de GII en dat is ook de reden waarom deze synchronisatie een plek heeft in het GII Werkplan. Door OCLC is toegelicht dat het niet op snelheid komen van deze activiteit te maken heeft met het feit dat de updates die ontvangen worden vanuit WorldCat soms grote delen van de collectie betreffen en niet door de bibliotheek zelf zijn veroorzaakt. Zij blijken het gevolg te zijn bijvoorbeeld onderhoudsprogramma s die in WorldCat draaien. Onderzocht wordt in hoeverre deze updates wel of niet verwerkt kunnen of moeten worden. Belangrijk aandachtspunt daarbij is de vraag of de terugconversie van MARC 21 naar Pica3 voor de exemplaargegevens ook goed genoeg is. Wanneer OCLC overgaat op het verwerken van de grote updatebestanden worden alle exemplaargegevens in het GGC overschreven. Voor nieuwe records die in WorldCat gemaakt worden, is dat geen probleem. Voor bestaande records die oorspronkelijk uit het GGC komen moet echt duidelijk zijn dat er bij het overschrijven geen gegevens die juist cruciaal zijn voor het IBL sneuvelen. Vandaar dat er nu nog een handmatige en dus vertragende - inspectie plaatsvindt door OCLC voordat updatebestanden in het GGC verwerkt worden. Gezien de betrokkenheid van de GII bij dit onderwerp en gezien de zorg die de Adviescommissie heeft, is afgesproken de de kleur in de Q3-rapportage op oranje te zetten. Rapportage Q4 Laden van LHR s in WorldCat Door de versnelling in de UKB-transitie zijn voor de UB-en die deze zomer zijn overgegaan naar WMS de GGC-exemplaarblokken als Local Holding records (LHR s) in WorldCat geladen. Bibliotheken die nu hun exemplarenadministratie in WorldCat doen zijn TUDL, UM, VU, UU, UT, EUR en RUG. Laden van LHR s in het GGC Dit betreft de nieuwe LHR s bij nieuwe of bestaande WorldCat-records. Zie boven bij Dit proces loopt namelijk volledig gelijk op met het laden van de bibliografische WorldCat born -records Het belang van de synchronisatie van WorldCat naar GGC is deels NCC/IBL (UKB) en deels LBS (UT). De impact op NCC/IBL is nog niet groot, maar kan toenemen nu meer bibliotheken in sneller tempo naar WorldCat migreren. Gezien de vertraging in dit traject is deze activiteit in de korte rapportage op oranje blijven staan. 9

11 2.2.3 Integreren van drukkersthesauri in GGC / WorldCat Einddoel: integratie van de GGC- en de STCN-drukkersthesaurus en gebruik van deze thesaurus op het WorldShare platform, resp. in WorldCat. Looptijd: FY 16 FY19 Toelichting: Op dit moment zijn er twee drukkersthesauri in het GGC : een in het GGC Hoofdbestand (dit is het bestand waarin GGC-bibliotheken hun dagelijkse en gewone metadata productie beheren) en een in de STCN (een apart bestand waarin Oude Drukken worden beschreven). Beide bestanden hebben en eigen drukkersthesaurus. De redenen daarvoor en voor de scheiding van GGC Hoofdbestand en STCN) waren in eerste instantie technisch van aard. Inmiddels zijn formaat, regelgeving en toekenningspraktijk in beide bestanden verschillend en niet gelijk. Daarnaast is er nog een Utrechtse drukkerslijst die in het lokale systeem van de Universiteit Utrecht is toegepast. Ook deze kent een eigen formaat, regelgeving en toekenningspraktijk. Het thesaureren van drukkers bij het beschrijven van Oude Drukken is nog steeds uitgangspunt voor de bibliotheken. Indien de Oude Drukken in WorldCat beschreven worden zal ook de drukkersthesaurus daar gebruikt moeten kunnen worden. Afhankelijkheid: Besluitvorming. De aanpak van de thesaurus-integratie vereist besluitvorming en regie van de kant van de deelnemende bibliotheken. Zaken betreffende Bijzondere Collecties zijn in het verleden door OCLC besproken met de Koninklijke Bibliotheek, de Universiteit Leiden, de Universiteit Utrecht en de Universiteit van Amsterdam. OCLC stelt voor dat deze vier instellingen een coördinator aanwijzen die contactpersoon is voor OCLC, dat OCLC via deze contactpersoon met de vier bibliotheken kan overleggen als de vertegenwoordigers van de GII Werkgroep kwaliteit databank en de Adviescommissie GII. De achtergrond van dit verzoek is dat instemming van de gebruikers essentieel is voor de voortgang, maar dat het bereiken van instemming met de doelgroep niet eenvoudig is. Beide thesauri en de Utrechtse drukkerslijst verschillen qua formaat, regelgeving en toepassingspraktijk. Integratie van deze thesauri veronderstelt overeenstemming van de gebruikersgroepen. Dit is lastig wanneer toegegeven moet worden in deze integratie op kwaliteit of eigenheid. Mogelijk dat er sprake kan zijn van enig dataverlies of verlies van precisie. Gebrek aan overeenstemming kan blokkerend werken. De hierboven genoemde besluitvormingsprocedure kan dan voor voortgang blijven zorgen. Integratie van de Utrechtse drukkerslijst. In de Utrechtse catalogiseerpraktijk is jarenlang gebruik gemaakt van een eigen drukkerslijst. Zowel voor Nederlandse Oude Drukken als Oude Drukken uit het buitenland. OCLC zal een extra inspanning plegen om deze lijst te integreren in de geplande integratie van beide GGC -thesauri. Daartoe wordt een plan van aanpak opgesteld. De inspanning van OCLC voor de uitvoering van de integratie van de UU drukkerslijst wordt in het kader van het GII Werkplan door OCLC gemaximeerd op twee weken. Indien voor het plan van aanpak en de eventuele uitvoering meer tijd benodigd blijkt te zijn, zullen hiervoor door OCLC en de UU separate afspraken worden opgesteld. Het gebruik van de drukkersthesaurus in WorldCat staat nog niet op de roadmap van OCLC. Indien de integratie van de drukkersthesauri uitvoerbaar blijkt te zijn, zal deze activiteit (drukkersthesaurus gebruiken in WorldCat) op de roadmap van OCLC worden geplaatst. Indien de integratie van de drukkersthesauri niet uitvoerbaar is, zal aparte besluitvorming tussen bibliotheken en OCLC over het gebruik van de drukkersthesaurus in WorldCat moeten plaatsvinden. OCLC streeft ernaar de integratie van de drukkersthesauri in het GGC dit werkplanjaar uit te voeren. Daarna kan de integratie in WorldCat plaatsvinden. Dit wordt dan een onderdeel van het volgende werkplan. Planning FY16: 10

12 Besluitvorming van deelnemende bibliotheken over voorgestelde besluitvormingsprocedure. Datum besluitvorming afgerond en gecommuniceerd naar OCLC: 1 oktober Duidelijkheid tussen OCLC en UBU over de UBU drukkersthesaurus en of deze integratie uitvoerbaar is. Datum gereed: 15 oktober 2015 Scope omschrijving van project opgesteld door OCLC samen met de bibliotheken. Datum op te leveren door OCLC: 15 oktober 2015 Datum besluitvorming en instemming door bibliotheken afgerond: 15 november Indien de bibliotheken instemmen met de scope omschrijving, stelt OCLC een plan van aanpak op. Een van de uit te voeren activiteiten die benoemd zal worden in het plan van aanpak is het opstellen van een formaat (OCLC) en het opstellen van regelgeving (bibliotheken). Datum gereed: 15 december Instemming met plan van aanpak door de bibliotheken.. Datum gereed: 15 januari 2016 Oplevering dataformaat door OCLC en regelgeving door bibliotheken. Datum gereed: 15 maart Datum besluitvorming gereed: 15 april 2016 Matching en integratie van GGC- en STCN-drukkersthesaurus in het GGC en mogelijk de UBUthesaurus, en aanpassing van de relaties tussen thesauri en bibliografische records. Bouwen door OCLC. Testen door bibliotheken. Datum gereed in GGC: 1 juli 2016 Plan voor vervolgstappen en gebruik drukkersthesaurus op WorldShare platform, conform NTA traject Datum oplevering door OCLC: 1 mei 2016 Datum besluitvorming door bibliotheken afgerond: 1 juni 2016 Rapportage Q1 Besluitvorming van bibliotheken heeft in oktober plaatsgevonden en is in oktober ook aan OCLC meegedeeld. De coördinatie ligt bij de KB. Met de UBU is door OCLC overleg gevoerd en de integratie lijkt uitvoerbaar. Op basis van het overleg met de UBU wordt door OCLC nu een scopedocument opgesteld. Dit is gereed per 15 november Het document gaat dan ook naar de KB-contactpersoon. Met de KB-contactpersoon zal dan, indien nodig, ook de planning voor de periode december januari worden aangepast. Deze activiteit ligt achter op planning en is in de korte rapportage op geel gezet. Rapportage Q2 Het voorstel van OCLC voor de aanpak van de integratie van drukkersthesauri ligt ter instemming bij de KB. Deze activiteit ligt achter op planning en is in de korte rapportage op geel gezet. Rapportage Q3 Er is nog geen definitief groen licht voor uitvoering van de activiteit. Door de KB is aan OCLC gevraagd te onderzoeken of aan de randvoorwaarden wat betreft dataprotectie kan worden voldaan. 11

13 Dit onderzoek loopt nog. Deze activiteit ligt achter op planning en blijft in de korte rapportage op geel staan. Rapportage Q4 Er is groen licht voor deze activiteit. Maar er is in Q4 niet aan gewerkt. Ingezet is op de synchronisatie van de bibliografische records. Activiteit wordt opgepakt in het kader van het nieuwe werkplan. Deze activiteit ligt daardoor achter op de oorspronkelijke planning en blijft in de korte rapportage op geel staan. 2.3 Managementinformatie Groepsrapporten in WorldCat Einddoel De jaarlijkse managementrapportages van OCLC voor het Consortium GII rapporteren over de Collectie Nederland en wat daarmee gebeurt in GGC/PiCarta en/of in WorldCat. Looptijd FY16 FY17 Toelichting De managementrapportages die jaarlijks worden gemaakt door OCLC zijn gebaseerd op de Nederlandse Infrastructuur (GGC en NCC/PiCarta). Bibliotheken migreren naar het WorldShare platform. De rapporten zullen worden aangepast zodat de activiteiten van beide platforms worden gerapporteerd. Afhankelijkheid De huidige rapportages zijn toegespitst op de Nederlandse Infrastructuur in de Nederlandse Leidse omgeving. Vastgesteld moet worden of en hoe gelijksoortige gegevens ook in de WorldShareomgeving kunnen worden geproduceerd. Op basis van de mogelijkheden zullen de gegevens of rapporten van beide platforms apart dan wel geïntegreerd worden gepresenteerd. Planning FY16 Inventarisatie mogelijkheden WorldShare Infrastructuur Datum gereed: 1 december 2015 Jaarrapportage met 1 e concept rapportages op basis van GGC én WorldCat Datum gereed: 1 maart GII Adviescommissie evalueert en geeft aan waar verder behoefte aan is Datum gereed: 1 mei 2016 Jaarrapportage versie 2 Datum gereed: 1 oktober 2016 GII Adviescommissie evalueert jaarrapportage 2 Datum gereed: 1 december

14 Jaarrapportages operationeel Datum gereed: 1 maart 2017 Rapportage Q1 Deze activiteit start in het tweede kwartaal van FY16. Inventarisatie vindt plaats in november. Rapportage Q2 Groepsrapportages zijn op het WorldShare platform niet beschikbaar. Door OCLC is een project gestart voor het opstellen van requirements voor groepsrapportages. OCLC Leiden is in dit project betrokken en een beschrijving van de groepsrapportages zoals gemaakt voor de GII zijn in januari 2016 als input aan de projectleider aangeleverd. Inventarisatie van de wensen en het opstellen van de requirements is gepland voor februari en maart. Daarna wordt een besluit genomen over oplevering en planning. Resultaten van het projectteam zullen besproken worden met de GII Adviescommissie in mei Dat betekent dat nu nog niet bekend is of de groepsrapportages dit kalenderjaar ook zullen worden opgeleverd met cijfers uit WorldCat. Gezien het niet halen van de geplande datum voor de conceptrapportage, is de status van deze activiteit op geel gezet. Rapportage Q3 Door OCLC Dublin is in Q3 gewerkt aan het uitwerken van de requirements voor de groepsrapportages. Verwachte oplevertermijn is Q4. In hoeverre de opgeleverde rapporten bruikbaar zullen zijn voor de Nederlandse infrastructuur kan nu niet met zekerheid vastgesteld worden. Dat zal in Q4 (juli 2016) kunnen gebeuren. Gezien het niet halen van de geplande datum voor de conceptrapportage, is de status van deze activiteit op geel blijven staan. Rapportage Q4 De oplevering van de eerste groepsrapportages in WorldShare voor de groepscatalogus Te Puna van de Nieuwzeelandse bibliotheken is verschoven naar oktober Met die oplevering wordt het raamwerk opgeleverd voor het maken van groepsrapportages voor andere groepen. Zodra dit raamwerk is opgeleverd, kunnen ook de activiteiten starten om dit voor GII-bibliotheken in te gaan richten. Gezien het niet halen van de geplande datum voor de conceptrapportage, is de status van deze activiteit in de korte rapportage op geel blijven staan. 13

15 3. GGC-ontwikkelingen 3.1 GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB GGC als digitaliseringsregister Einddoel Relevante GGC records gekenmerkt als in aanmerking komend voor het digitaliseringsregister. Looptijd FY16-FY17 Toelichting Een notitie wordt door OCLC opgesteld waarin wordt beschreven op welke wijze het GGC (of WorldCat) als basis kan dienen voor een digitaliseringsregister. Bij het opstellen van de notitie wordt de internationale situatie als uitgangspunt genomen. Als een digitaliseringsregister wordt opgevat als een systeem waarin een ieder vrij en zonder abonnement eenvoudig kan nagaan of een bepaalde publicatie al gedigitaliseerd is of binnenkort wordt gedigitaliseerd, zal het GGC (of WorldCat) nooit een digitaliseringsregister kunnen zijn. Wel kunnen records in het GGC (of in WorldCat) voorzien worden van kenmerken waaruit op te maken is dat het om een digitale bron gaat of dat het om een bron gaat waarvan een digitale versie bestaat. De notitie zal toegespitst worden op die kenmerken. Na bespreking van de notitie en de daarin opgeschreven voorstellen kan een planning worden opgesteld voor eventueel uit te voeren stappen. Het is echter ook mogelijk dat besloten wordt naar aanleiding van deze notitie dat in het GGC (of in WorldCat) verder geen stappen ondernomen zullen worden. Afhankelijkheid Voor het opstellen van de notitie is OCLC niet afhankelijk van de bibliotheken. Voor de verdere uitvoering is OCLC afhankelijk van de besluitvorming door het GII Consortium en de vervolgstappen. Planning FY16 Opstellen notitie door OCLC: gereed per 15 december Besluitvorming door Consortium GII en afstemming met OCLC over vervolg: gereed per 1 maart Rapportage Q1 Deze activiteit start volgens planning in het tweede kwartaal van FY16. De activiteit loopt inmiddels en wordt naar verwachting afgerond in december. Rapportage Q2 Deze activiteit is gestart, maar door ontbrekende tijd niet afgemaakt. Voorgestelde datum voor afronding is mei Gezien het niet afmaken van deze activiteit is de status van deze activiteit in de korte rapportage op oranje gezet. Rapportage Q3 Hier is geen inhoudelijke voortgang geboekt in Q3. Wel is geïnventariseerd wat nog gedaan moet worden om de conceptnotitie af te maken. De verwachting is dat deze activiteit in Q4 kan worden afgerond. Gezien deze verwachting is de status van deze activiteit in de korte rapportage op geel gezet. 14

16 Met de GII Adviescommissie is afgesproken dat bespreking van de notitie en afronding van deze activiteit onderdeel wordt van het nieuwe werkplan. Rapportage Q4 De toegezegde notitie is opgesteld door OCLC en in juni verstuurd naar de GII Adviescommissie. Evaluatie van deze notitie is onderdeel van het nieuwe werkplan. Gezien de uitgevoerde activiteiten is deze activiteit in de korte rapportage op groen gezet. 3.2 GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken Opnemen lokale trefwoorden en systematische codes op algemeen niveau Einddoel Gebruikers kunnen zoeken in de NBC gebruikmakend van de lokale trefwoorden en systematische codes die door de Plusbibliotheken in het GGC zijn ingevoerd. Looptijd FY16 Toelichting De in aanmerking komende trefwoorden en systematische codes van de Plusbibliotheken die nu in het GGC op lokaal niveau zijn ingevoerd, worden overgezet naar het algemene niveau. De trefwoorden en systematische codes worden vervolgens meegenomen in de NBC, zodat gebruikers gebruik kunnen maken van deze gegevens. Naast de GII Werkgroep kwaliteit en de GII Adviescommissie wordt ook aan de Werkgroep Metadata OB s gerapporteerd over deze activiteit. Afhankelijkheid Deelname van bibliotheken aan de inventarisatiefase en overeenstemming met de betrokken Plusbibliotheken over de gegevens die van lokaal niveau naar algemeen niveau worden overgebracht. Overeenstemming over de voorwaarden waaraan de gegevens moeten voldoen om door OCLC overgebracht te kunnen worden. Overeenstemming over aard van de conversie (eenmalig voor alle bibliotheken tegelijk of meerdere conversies gefaseerd per instelling) en de kosten die met de conversie of mogelijke conversies gemoeid zijn. Instemming van de Redactie Richtlijnen en instemming van de bibliotheken met eventuele voorwaarden van de kant van de Redactie Richtlijnen met betrekking tot de regelgeving voor het gebruik van lokale trefwoorden door OB-en op algemeen niveau. Input van bibliotheken over het resultaat van en de eventuele afhandeling van daaruit voorkomende meldingen. Planning FY16 Inventarisatie en telling per Plusbibliotheek die besproken wordt met vertegenwoordigers van de bibliotheken. Op basis daarvan worden vervolgafspraken gemaakt over de uitvoering van de andere activiteiten. Datum: 30 september 2015 Afstemmen van de voorwaarden en regelgeving met de Redactie Richtlijnen. Datum: 1 december

17 Overeenstemming over de aard en de kosten van de conversie Datum: 1 december 2015 Met de resultaten van de inventarisatie en de afstemming van de voorwaarden en regelgeving wordt de specificatie opgesteld en het project bij OCLC ingericht. Datum: 1 februari 2016 Start van de conversie en afronding conversie Datum: 15 april juni 2016 Start export ten behoeve van NBC Datum: 1 juni 2016 Rapportage Q1 Om planning-technische redenen hebben in het eerste kwartaal geen activiteiten plaats gevonden. De inventaris en telling per Plusbibliotheek wordt nu vóór 1 november 2015 naar de betreffende bibliotheken verstuurd. Door in november vervolgafspraken te maken over de voorwaarde en regelgeving met de Werkgroep OB s en de resultaten voor te leggen aan de Redactie Richtlijnen, wordt de activiteit weer op planning gebracht. In de korte presentatie is deze activiteit op oranje gezet. Rapportage Q2 Voorstellen zijn verder uitgewerkt en worden besproken met de PLUS-bibliotheken. Duidelijk is dat de planning niet gehaald zal worden en eventuele conversies pas in de tweede helft van 2016 zullen kunnen worden uitgevoerd. In de korte rapportage is deze activiteit op oranje gezet. Rapportage Q3 Het voorstel is afgemaakt en wordt in Q4 besproken met de PLUS-bibliotheken. Bij de bespreking in de Adviescommissie op 13 mei 2016 is duidelijk geworden dat uitvoering van deze activiteit gevolgen kan hebben voor de werkprocessen bij openbare bibliotheken en mogelijk ook voor de dataleveranties van NBD Biblion aan openbare bibliotheken. Die zaken zijn strikt genomen geen onderdeel van deze activiteit, maar daarmee wel inherent verbonden. Het is van groot belang dat deze zaken bij de uitvoering en met name in de communicatie van OCLC over deze activiteit meer aandacht krijgen. Wat betreft de planning is de status niet anders dan in Q2. In de korte presentatie is deze activiteit op oranje blijven staan. Rapportage Q4 Het voorstel is in Q4 opnieuw besproken met de PLUS-bibliotheken en inhoudelijk geaccordeerd. Op detailpunten is het wel weer verder uitgewerkt. Hoewel het doel van de operatie is om de trefwoorden in de NBC op te nemen, is ook gekeken naar de MARC 21 export en de mogelijke opname van deze trefwoorden in WorldCat. De voorwaarden voor opname van de data in MARC 21 zijn verder uitgewerkt en moeten op dat punt weer met de betrokken deelnemers worden afgestemd. Deze activiteit loopt door in het nieuwe werkplan. Ondanks de geboekte vooruitgang, maar gezien de traagheid van de voortgang, is de status van deze activiteit in de korte rapportage op oranje blijven staan. 16

18 4. IBL en documentlevering Over het beheer van de NCC/IBL-infrastructuur op basis van de overeengekomen SLA en over de cijfers word gerapporteerd aan de Werkgroep IBL en Toegang. Deze werkgroep informeert de Adviescommissie. Met de Stuurgroep GII is in de extra vergadering van 8 april 2014 over de voortgang van het GII Werkplan afgesproken dat strategische onderwerpen als IBL geplaatst worden op een shortlijst die halfjaarlijks tussen Stuurgroep GII en OCLC besproken zal worden. Deze onderwerpen hebben geen pendant in het werkplan. Met betrekking tot het IBL vinden er op drie terreinen belangrijke activiteiten plaats: 1. Picarta migratie naar WorldShare Discovery Services 2. UKB Transitie naar WorldShare ILL 3. Ontwikkelingen rondom aanvragen De eerste activiteit is de door OCLC ingezette migratie van PiCarta naar het WorldShare platform. Deze migratie heeft geen effect op het huidige IBL, noch voor de aanvragers en eindgebruikers, noch voor de verstrekkende bibliotheken. De GII Werkgroep IBL en Toegang zal van de ontwikkelingen door OCLC structureel op de hoogte worden gehouden. Deze activiteit wordt een vast agendapunt voor de vergadering van deze werkgroep zodat de werkgroep de voortgang kan monitoren. De tweede belangrijke activiteit die plaats vindt, is de UKB transitie en de transitie van het NCC/IBLsysteem naar WorldShare ILL. Deze activiteit wordt georganiseerd in het kader van het UKB transitieproject en voorzien is dat de overgang een eenmalige en gelijktijdige overgang is voor alle NCC/IBL-deelnemers. Over de voortgang van deze activiteit wordt de GII Stuurgroep direct geïnformeerd door OCLC. Deze informatie zal ook ter informatie worden toegestuurd aan de Werkgroep IBL en Toegang. De derde belangrijke activiteit is het traject dat door de Koninklijke Bibliotheek en OCLC gestart is om een nieuwe overeenkomst te sluiten, waarbinnen ook het gebruik, de ontwikkeling en de toekomst van het systeem Aanvragen geagendeerd is. Voor zover mogelijk zullen de GII Stuurgroep en de Werkgroep IBL en Toegang over de voortgang van deze activiteit door OCLC worden geïnformeerd. 4.1 Evaluatie en aanpassing van de IBL Managementinformatie Einddoel De huidige IBL rapportages aanpassen naar aanleiding van de wensen en behoeften van de Werkgroep IBL en Toegang. Looptijd FY16 Toelichting Door de Werkgroep IBL en Toegang is een lijst opgesteld voor de verbetering van de IBL statistiek die door OCLC op de OCC website beschikbaar wordt gesteld. De wensen en opmerkingen zijn besproken met OCLC en worden voor zover mogelijk ook gerealiseerd. Inhoudelijke afstemming vindt plaats met de Werkgroep IBL en Toegang. 17

19 Afhankelijkheid Overeenstemming met de Werkgroep IBL en Toegang over uit te voeren verbeteringen. Planning FY16 De werkgroep evalueert de huidige rapportages De werkgroep doet voorstellen voor verbetering en uitbreiding OCLC past rapportages aan binnen de bestaande mogelijkheden Rapportage Q1 De werkgroep IBL en Toegang heeft de rapportages geëvalueerd en voorstellen voor verbetering aangeleverd. Hieruit is door OCLC een lijst van uitvoerbare voorstellen geselecteerd en deze is door de werkgroep goedgekeurd. Het project is door OCLC gestart en oplevering is voorzien voor maart 2016, zodat de wensen meegenomen kunnen worden in het draaien van de nieuwe jaaroverzichten In november is door OCLC gestart met de voorbereidingen zoals het selecteren van de relevante webtemplates en het inrichten van een testdatabase. In de korte rapportage is deze activiteit op groen gezet. Rapportage Q2 In december is OCLC gestart met het aanpassen van de webtemplates. Extra werkzaamheden met betrekking tot de verhuizing van de data infrastructuur van Leiden naar Amsterdam zorgen nu voor uitstel. De verwachting is dat in maart de activiteiten weer kunnen worden voortgezet. In de korte rapportage is deze activiteit op groen gezet. Rapportage Q3 De schriftelijke rapportage over de NCC/IBL-cijfers is aangepast en verbeterd. De werkzaamheden voor de verhuizing van de data infrastructuur van Leiden naar Amsterdam zorgen opnieuw voor uitstel voor de uitvoering van de overige werkzaamheden. Die betreffen de aanpassing en verduidelijking van de online IBL-statistiek. Door de inzet van extra personeel is de verwachting dat de werkzaamheden in Q4 kunnen worden voortgezet. Onzeker is of de activiteiten ook kunnen worden afgerond. In de korte rapportage is deze activiteit op geel gezet. Afgesproken is de afronding van deze activiteit ook in het nieuwe werkplan op te nemen. Rapportage Q4 Het grootste deel van deze activiteit de verbetering van de schriftelijke rapportages is in Q3 uitgevoerd. De resterende tekstuele aanpassingen in de rapporten in de online raadpleegbare webstatistiek zijn bij OCLC opnieuw vertraagd vanwege de verhuizing van de data infrastructuur. De activiteit loopt door in het nieuwe werkplan en de aanpassingen worden in oktober FY17 opgeleverd. Gezien de vertraging is de status van deze activiteit in de korte rapportage op geel blijven staan. 18

20 5. Pro memorie Met de Adviescommissie is overeengekomen dat de volgende twee activiteiten uit het GII Werkplan een zeker belang hebben maar geen hoge prioriteit, noch voor OCLC noch voor de bibliotheken. Afgesproken is om deze als gewenste activiteit in het GII Werkplan op te nemen. Mocht zich een gelegenheid voordoen dat deze activiteiten kunnen worden uitgevoerd of mocht de prioriteit toenemen door voortschrijdend inzicht dan kunnen ze weer geactiveerd worden. 5.1 Onderwerpsontsluiting geografische namen Einddoel Een koppeling tussen GTR, Brinkman-locaties, FAST, TGN (Getty) en Geonames. Looptijd - Toelichting De eerste activiteit is een onderzoek naar de mogelijkheden voor: 1. Uitbreiding GGC-formaat voor kunnen opnemen coördinaten op basis van de specificatie van de DNB (Deutsche National Bibliothek) 2. à la DNB automatisch vullen GTR geografische trefwoorden met coördinaatgegevens op basis van GeoNames informatie. Afhankelijk van de resultaten van het onderzoek wordt de aanpak verder bepaald. Afhankelijkheid Input van bibliotheken is hierbij nodig. OCLC plant over deze activiteit nog een overleg met een delegatie van de Adviescommissie. Allereerst voor beschrijving gewenste einddoelen, bijvoorbeeld: wat moet een eindgebruiker kunnen? En kan dat met bestaande thesauri? 5.2 Onderwerpsontsluiting: GTR en FAST Einddoel Een koppeling aanbrengen tussen GTR en FAST, zodat GGC-records in WorldCat ook via FAST doorzoekbaar zijn. Looptijd - Toelichting Aan de hand van een precieze mapping tussen GTR en FAST kunnen FAST-headings worden toegekend aan GGC-records die met GTR zijn ontsloten. In FY 2015 is geen besluit genomen tot vervolgstappen naar aanleiding van presentatie en overleg in april Eerst dient een pilot project uitgevoerd te worden. Als deze succesvol, kan verdere uitrol plaatsvinden. Afhankelijkheid Inzet OCLC Research en inzet bibliotheekmedewerkers voor testen en accorderen mappings. 19

21 6. UKB transitie en GII Werkplan in FY16 UKB project, Requirements Synchronisation GGC--> WorldCat Bibliographic Records (BIB) Synchronisation GGC--> WorldCat Local Holding Records (LHR) in GII werkplan FY Completeren van de synchronisatie van bibrecord online synchronisatie van bezitsgegevens (LHR) Synchronisation GGC--> WorldCat Local Holding Records (LBD, per library) Synchronisation WorldCat --> GGC (BIB) Synchronisatie WorldCat -->GGC (LHR) Completeren van de synchronisatie van bibrecord online synchronisatie van bezitsgegevens (LHR) GGC: handling of WorldCat records as parallel records GGC catcher: immediate download for acquisition process NTA as subset of ISNI Possibility for ISNI in BIB $0 Export DAI/ISNI from GGC to WorlsCat BIB level Export DAI/ISNI from WorldCat BIB level Record manager: immediate download function Record manager: manual authority control Link resolver: show print holdings on link resolver menu Link resolver: ILL request from link resolver menu WorldShare ILL: ILL- API voor het ontvangen en verzenden van IBL aanvragen 14

22 WorldShare ILL: Automatische kandidatenlijst op basis van een beperkte holdinganalyse op tijdschriftholding, uitleenindicatie en dagdrempel. WorldShare ILL: De mogelijkheid om de huidige NCC bibliotheken als een gesloten groep in WorldShare ILL te laten functioneren. WorldShare ILL: Beperking van de IBL administratie tot indienen, doorsturen en honoreren; de verplichte administratie tot en met de terugontvangst in de verstrekkende bibliotheek dient optioneel te worden. WorldShare ILL: Ondersteuning van euro in IFM. WorldShare ILL: aanbieden van adres voor kleine leveranciers in plaats van een volledige IBL administratie MARC 21 als catalogiseerformaat in GGC Integratie drukkersthesauri GGC/STCN en UU Managementinformatie: groepsrapporten in WorldCat GGC als digitaliseringsregister Lokale trefwoorden en systematische codes op algemeen niveau (OB) 4.1 Evaluatie en aanpassing IBL management informatie 5.1 Onderwerpsontsluiting geografische namen (Pro memorie) 5.2 Onderwerpsontsluiting GTR en FAST (Pro memorie) Datum tabel: 8 september 2015 Auteur: Simone Kortekaas (WUR en projectleider UKB transitie) 15