RAPPORTAGE WERKPLAN GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIE INFRASTRUCTUUR Q1-Q4 JULI JUNI 2015 GII

Transcriptie

1 RAPPORTAGE WERKPLAN GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIE INFRASTRUCTUUR Q1-Q4 JULI JUNI 2015 GII Aan: Advieswerkgroep Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur Van: OCLC Datum 25 september 2015

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 2 2. DE MIGRATIE VAN HET GGC NAAR WORLDCAT Internationalisering en standaardisatie INVOERING RDA CLUSTEREN VAN TITELS MARC 21 ALS CATALOGISEERFORMAAT WorldCat GGC synchronisatie ONDERWERPSONTSLUITING: GTR EN FAST ONDERWERPSONTSLUITING GEOGRAFISCHE NAMEN COMPLETEREN VAN DE SYNCHRONISATIE VAN BIBRECORDS BOUWEN VAN ONLINE SYNCHRONISATIE VAN DETAILED HOLDINGS INTEGREREN VAN DRUKKERSTHESAURI IN GGC / WORLDCAT GGC-ONTWIKKELINGEN GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB ONDERSTEUNING RDF/LOD GGC ALS DIGITALISERINGREGISTER GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken OPNEMEN LOKALE ONDERWERPSONTSLUITING OP ALGEMEEN NIVEAU IBL EN DOCUMENTLEVERING 16 BIJLAGE: MATRIX GII WERKPLAN VERSUS REQUIREMENTS UKB TBV TRANSITIE WORLDSHARE PLATFORM 17 1

3 1. Inleiding Dit document bevat de rapportage over het eerste tot en met het vierde kwartaal van het Werkplan Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur juli 2014 juni Dit werkplan is opgesteld voor het Consortium GII. De rapportage is beperkt tot de metadata. De rapportages voor het IBL worden aangeleverd in overleg met de IBL Werkgroep Toegang en Documentlevering. De Matrix GII werkplan versus requirements UKB t.b.v. transitie WorldShare Platform is als bijlage opgenomen in deze rapportage. Tevens zijn de activiteiten die een overlap hebben met de requirements UKB, gekenmerkt en waar mogelijk zijn opmerkingen in het kader van de UKB transitie opgenomen. 2

4 2. De migratie van het GGC naar WorldCat Om de migratie naar WorldCat mogelijk te maken zijn standaardisatie en internationalisering in het GGC gewenst. De activiteiten in dit werkplan, zoals de standaardisatie op MARC 21 en de introductie van RDA, zijn hulpmiddelen die de integratie met én de overgang naar WorldShare gemakkelijker maken. Het GGC zal de komende tijd blijven functioneren als een platform naast en geïntegreerd met WorldCat. Het GGC functioneert dan als een metadatahub, de eerste opvang voor het standaardiseren van metadata richting WorldCat. Daarnaast blijft het GGC de komende tijd functioneren als een landelijke metadatabron voor andere diensten van bibliotheken, zoals NCC/PiCarta, de productie van de Nederlandse Bibliografie, en Bibliotheek.nl. In het kader van de migratie naar WorldCat zijn de volgende deelactiviteiten onderscheiden: 1. Internationalisering en standaardisatie van regelgeving en formaat 2. WorldCat GGC synchronisatie 2.1 Internationalisering en standaardisatie Invoering RDA Standaardisatie specifieke materiaalaanduiding Einddoel: De activiteiten voor de invoer van RDA met betrekking tot specifieke materiaalaanduiding zijn afgerond. Resultaat: standaardlijst voor gestandaardiseerde invoer in het GGC beschikbaar en de reeds aanwezige specifieke materiaalaanduiding in kenmerkcode 4060 gestandaardiseerd. N.B. Dit betreft niet de RDA-conversie van de algemene materiaalaanduiding ( type inhoud, drager, medium ), maar de specifieke materiaalaanduiding in het collatieveld (GGC kenmerkcode 4060) zoals "1 audio-cd" of "3 DVD's" Op dit moment kan de inhoud van de betreffende kenmerkcode met vrije tekst worden ingevuld. Standaardisatie heeft daar voordelen. Afhankelijkheid: instemming van Werkgroep Kwaliteit Databank met standaardlijst. Looptijd: FY Indien de activiteit beperkt wordt enkel tot het opstellen van de standaardlijst en het opstellen voor invoer vanuit de standaardlijst, kan deze activiteit afgerond worden voor aanvang van het planjaar. Of een conversie van de database nog nodig is, moet worden geëvalueerd na afloop van de geautomatiseerde toekenning van de kenmerkcodes 0501, 0502 en In het kader van die databaseconversie is er namelijk al veel gestandaardiseerd in k enmerkcode Afspraken hierover worden gemaakt met de Werkgroep kwaliteit databank. Deze activiteit start als het retrospectief toekennen van de kenmerkcodes 0501, 0502 en 0503 is afgerond. Omdat de activiteiten voor de standaardisatie van de specifieke materiaalaanduiding nog niet zijn gestart, is de status in de korte rapportage open gelaten. Tijdens conversies voor de kenmerkcodes 0501, 0502, 0503 (zie ook H ) hebben ook conversies plaats gevonden voor kmc Waar mogelijk zijn ook de specifieke materiaalaanduidingen in kenmerk 4060 gestandaardiseerd. In het derde kwartaal kunnen de vervolgstappen gezet worden met het opstellen en publiceren van de standaardlijst. De lijst zal nu eerst inhoudelijk besproken worden met de Redactie Richtlijnen eind februari, vervolgens zal met de Werkgroep Kwaliteit over de toepassing van de lijst overlegd worden. Gezien de voortgang van de activiteiten, is de status in de korte rapportage op groen gezet. 3

5 Tijdens de vergadering van de Redactie Richtlijnen in februari 2015 is de standaardlijst voor de materiaalaanduidingen besproken. De Redactie heeft aangegeven een aantal punten uit de lijst nader te willen onderzoeken voordat een besluit genomen kan worden. De besluitvorming zal in de eerstvolgende vergadering plaats vinden. Gezien de voortgang van de activiteiten, is de status in de korte rapportage op groen gezet. In maart en april 2015 zijn de resultaten van de nog nader te onderzoeken punten van de leden van de Redactie Richtlijnen ontvangen. Deze inbreng wordt besproken op de eerstvolgende vergadering van de Redactie Richtlijnen. Die vergadering is nog niet vastgesteld, maar verwacht wordt dat die in november 2015 zal plaatsvinden. De verwachting is ook dat de standaardlijst dan vastgesteld kan worden. Deze activiteit is dus nog niet afgerond. Aangezien deze activiteit nu echter geheel in een afrondende behandeling is bij de Redactie Richtlijnen, wordt voorgesteld om deze activiteit vanuit het Werkplan-perspectief van de Werkgroep Kwaliteit Databank als afgerond te beschouwen en de status in de korte rapportage op blauw te zetten Afronding RDA-gedeelte uit SLIM 3.0 en introductie SLIM 3.1 in het GGC Einddoel: De activiteiten voor de invoer van RDA uit Slim 3.0 en 3.1 zijn afgerond. Resultaat: SLIM 3.0 en 3.1 afspraken met betrekking tot RDA zijn in het GGC ingevoerd. Afhankelijkheid: overeenstemming met GGC-deelnemers over haalbaarheid invoering in het GGC mede in het licht van de afhankelijkheid van GGC-deelnemers van lokale bibliotheeksystemen en de mogelijkheid van lokale systeemleveranciers wijzigingen in metadata te kunnen verwerken. Looptijd: FY De niet afgeronde onderdelen van RDA/SLIM 3.0 en de onderdelen uit SLIM 3.1 worden afgerond in het kader van Werkplan Op 12 juli heeft de conversie voor het retrospectief toekennen van kmc s 0501, 0502 en 0503 software-records plaats gevonden. Alleen de conversie voor de materiaalsoort kaarten vindt in oktober nog plaats. Besloten is geen codes toe te kennen aan het materiaalsoort Archiefstukken. Na de conversie vindt nog een laatste bezemactie plaats waarbij de records die tijdens de duur van het conversietraject zijn ingevoerd zonder 0501, 0502 en 0503 alsnog worden voorzien van codes. RDA wordt medio 2015 verplicht gesteld in het GGC. De notities van SLIM 3.1 zijn gepubliceerd op de website van OCLC, GGC-deelnemers zijn hierover geïnformeerd via de Listserver-GGC. Deze notities zijn: - RDA Workflow: een beschrijving in tien stappen - RDA Glossary in het Nederlands - RDA Nederlands profiel (december 2013) - RDA Kennisborging en Besluitvorming. De activiteiten die voortkomen uit het RDA-profiel zijn opgepakt door de Redactie Richtlijnen en worden nu geïntegreerd in de Richtlijnen voor catalogiseren in het GGC. Het gaat hierbij om de toepassing van RDA. Een voorbeeld hiervan is de verantwoordelijkheidsvermelding in 4000 en de daarmee samenhangende relatieaanduidingen in 30XX. De activiteiten met betrekking tot de werkrecords zijn belegd bij de KB (zie par ) Het voorstel met betrekking tot uniformering van de Bijbelboeken is in dit kwartaal uitgewerkt en zal in het tweede kwartaal ter becommentariëring worden gedistribueerd onder enkele deskundigen in het veld. De RDA-commissie is op initiatief van de KB samengesteld, de eerste bijeenkomst is in november gepland. OCLC wacht op verdere besluitvorming van de RDA-commissie voor mogelijke RDAaanpassingen in het GGC. Gezien de voortgang van de activiteiten voor RDA, is de status in de korte rapportage op groen gezet. 4

6 In het weekend van oktober heeft de conversie voor het retrospectief toekennen van kmc s 0501, 0502 en 0503 bij de records voor cartografisch materiaal plaats gevonden. Tevens zijn de algemene materiaalaanduidingen (GMD) uit kmc 4000 verwijderd (maar alleen als de kmc s 0501, 0502 en 0503 alle drie automatisch konden worden toegevoegd) en waar mogelijk zijn ook de specifieke materiaalaanduidingen in kenmerk 4060 gestandaardiseerd. In het weekend van 8-9 december heeft de conversie plaatsgevonden van GGC-records die later zijn ingelezen of ingevoerd dan het moment waarop de specifieke conversies zijn gedraaid. In deze veegactie zijn bij circa records alsnog de kmc s 0501, 0502 en 0503 toegevoegd. Het betrof onder meer records van openbare bibliotheken. Het voorstel met betrekking tot uniformering van de Bijbelboeken is ter becommentariëring verspreid onder enkele deskundigen in het veld. Afgesproken is dat reacties in februari 2015 worden besproken. Gezien de voortgang van de activiteiten, is de status in de korte rapportage op groen gezet. Op 10 maart 2015 heeft een overleg met plaatsgevonden over de uniformering van de Bijbelboeken en klassieke anoniemen. De discussie richtte zich vooral op de wijze waarop de uniforme titels in gebruik genomen kunnen worden in het GGC. De huidige werkwijze in kmc 3210 voor de uniforme titels van Bijbelboeken en klassieke anoniemen is niet naar wens. Er is gesproken over werkrecords volgens FRBR, het aanbieden van de uniforme titels als thesaurusrecords of als gethesaureerd trefwoord. Afgesproken is naar oplossingen van andere bibliotheken in WorldCat te kijken en een nieuw overleg in juni te plannen. Gezien de voortgang van de activiteiten, is de status in de korte rapportage op groen gezet. Op 2 juni 2015 heeft een tweede overleg plaats gevonden over de Bijbelboeken. De deelnemers aan dit overleg (Geert Harmanny, Peter Schouten, Daniel van Spanje) hebben de indruk dat er op dit moment geen actieve gezamenlijke en consistente praktijk in het GGC bestaat voor het gebruik van de standaardlijsten. En dat er, voor zover die gebruikt worden, geen behoefte bestaat aan verdere standaardisering of thesaurering. Extra toelichting: de reden voor deze activiteit in het werkplan komt uit het SLIM-project en is een uitwerking van de aansluiting bij RDA en MARC 21. In het kader van de discussie in het project SLIM over de core-velden in RDA is gesproken over het verplicht leggen van relaties naar werkrecords. In het kader van MARC 21 is gesproken over het verplicht maken van gecontroleerde auteur/titelingangen. Tijdens de afrondende fase van het SLIM-project is naar voren gebracht dat deze zaken (werkrecords en gecontroleerde auteur/titelingangen) vooral relevant zouden zijn voor de lijst van standaardwerken voor Bijbelboeken en klassieke anoniemen. De overleggroep (voor de drie leden, zie hierboven) die zich in het kader van dit werkplan hiermee heeft bezig gehouden, heeft vastgesteld dat de standaardlijsten niet kunnen dienen als basis voor werkrecords. Voor het maken van gecontroleerde auteur/titelingangen in WorldCat is de taal van catalogiseren leidend. Voor taal van catalogiseren Engels zijn de PCC regels leidend. Voor taal van catalogiseren Nederlands zullen de bibliotheken die deze praktijk willen volgen, moeten vaststellen hoe zij hiermee in WorldCat zullen willen doorgaan. Aangezien nu vastgesteld is dat er in het GGC geen actieve gemeenschappelijke praktijk bij het gebruik van de standaardlijsten bestaat én dat de standaardlijsten zelf niet zomaar kunnen dienen als de basis voor het maken van werkrecords, wordt voorgesteld deze activiteit in het kader van het Werkplan GII af te sluiten en de leden van de overleggroep te danken voor hun inbreng. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op blauw gezet. 5

7 2.1.2 Clusteren van titels Werktitels (FRBR) Einddoel: De NBC werk/expressie-records zijn geïntroduceerd in het GGC volgens de afspraken die zijn gemaakt over beheer en behoud van de werkrecords. Resultaat: 1. standaardtitel geïntroduceerd en beheer NBC-werk/expressie-records ondergebracht in het GGC. 2. beschrijving van de WorldCat FRBR identifers en de mogelijkheden daarvan voor verrijking van records. 3. consequenties van NBC-werk/expressie-records in het GGC vaststellen in relatie tot wat in WorldCat gebeurt. Afhankelijkheid: realisatie NBC-werk/expressie-records (hoofdstuk 3.2.2) en inzet bibliotheken voor testen en accorderen testresultaten. Looptijd: FY Deelactiviteiten 1, 2 en 3 zijn niet afgerond in het vorige werkplan en worden afgerond in het kader van Werkplan De coördinatie van de evaluatie van de werkrecords zoals deze voor BNL zijn geïmplementeerd, is bij de KB belegd. Omdat de status van deze activiteit onduidelijk is, is de status in de korte rapportage op geel gezet. Er is geen voortgang gerapporteerd door de KB. OCLC neemt in het derde kwartaal contact op met de KB over het in gebruik nemen van de werkrecords. Omdat de status van deze activiteit onduidelijk is, is de status in de korte rapportage op geel gezet. Voortgang wordt gerapporteerd door de KB. Omdat de status van deze activiteit onduidelijk is, is de status in de korte rapportage op geel gezet. Voortgang wordt gerapporteerd door de KB. Omdat de status van deze activiteit onduidelijk is, is de status in de korte rapportage op oranje gezet MARC 21 als catalogiseerformaat Einddoel: MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC waardoor een consistent formaat met mogelijkheid tot uitbreiding van (sub)velden kan worden ingevoerd en waardoor de uitwisseling van metadata tussen GGC en WorldCat verbeterd wordt. Redenen om over te gaan op MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC: De behoefte aan standaardisatie en internationalisering Verbetering van de uitwisseling van de metadata tussen GGC en WorldCat Voortdurende behoefte aan nieuwe kenmerkcodes in het GGC Training in catalogiseren in MARC 21 Behoud GGC voor bibliotheken die (nog) niet naar WorldCat over willen of kunnen Resultaat: Het Pica-formaat wordt stapsgewijs vervangen door het MARC 21-formaat als catalogiseerformaat. Hiervoor wordt een apart projectplan opgesteld. Afhankelijkheid: Werkgroep Kwaliteit Databank en de GII Advieswerkgroep stemmen in met het projectplan en vastgestelde vervolgstappen. Looptijd: FY 2015 FY Overgang naar MARC 21 voor de annotaties wordt uitgevoerd in het kader van het Werkplan FY In dat jaar worden vervolgstappen ondernomen afhankelijk van besluitvorming. Activiteit loopt door tot In het eerste kwartaal is het nieuwe formaat in het GGC gebouwd, is gestart met het definiëren van de validatie en de presentatie. Daartoe zijn diverse aanpassingen in de software opgeleverd. Daarnaast is een voorziening gebouwd om automatisch de ISBD-interpunctie in te voeren en is gewerkt aanpassingen om de terugconversie van MARC 21 NL naar het oude PICA+ en Pica3 6

8 formaat te kunnen realiseren. Deze aanpassing is bedoeld om de data met uit te kunnen voeren naar diverse systemen. De activiteiten voor het bouwen van conversies voor de database, import en export is gepland voor het tweede kwartaal van FY15. Omdat de activiteiten voor MARC 21 als catalogiseerformaat een gestage voortgang hebben, is de status in de korte rapportage op groen gezet. In het tweede kwartaal is het MARC 21 NL formaat gebouwd in de testomgeving van OCLC en is verder gewerkt aan de specificaties. Met deze specificaties kan in het derde kwartaal gestart worden met de bouw van de conversie van GGC, het wijzigen van de in- en export van diverse bestanden, aanpassingen in de match&merge, aanpassingen in de indexering van het GGC en het bouwen van de terugconversie. In het derde kwartaal start de berichtgeving aan de gebruikersgroep via de Listserver en OCLC Support website, worden informatiebijeenkomsten voorbereid voor het vierde kwartaal en de conversie en terugconversie worden voorgelegd aan NBD en KB. Gezien de voortgang van de activiteiten, is de status in de korte rapportage op groen gezet. In het derde kwartaal is gestart met de bouw van de conversie van GGC, het wijzigen van de in - en export van diverse bestanden, aanpassingen in de match&merge, aanpassingen in de indexering van het GGC en het bouwen van de terugconversie. Tevens is een MARC 21 NL versie van de Richtlijnen voor het catalogiseren in het GGC opgesteld en is overleg gestart met NBD Biblion over de conversie naar MARC 21 NL, de terugconversie en de specifieke NBD Biblion gegevens, zoals kmc 4600 en 4601 voor hun samenvatting. Vanuit technisch oogpunt kan de conversie worden uitgevoerd als alle afzonderlijke activiteiten voor de bouw van de conversie zijn uitgevoerd en getest zijn. In het vierde kwartaal is een evenement gepland waarin GGC-bibliotheken worden geïnformeerd over MARC 21 NL. De conversie zal in ieder geval na dit evenement plaats vinden. Voor zowel de activiteiten voor MARC 21 NL als voor de UKB-migratie is MARC 21 kennis nodig. Omdat beide projecten een hoge prioriteit hebben, kan dit binnen OCLC een conflict opleveren in de verdeling van resources en zorgen voor vertraging in de voortgang van de activiteiten. De status in de korte rapportage is daarom op geel gezet. In het vierde kwartaal zijn twee bijeenkomsten georganiseerd voor GGC-gebruikers. In deze bijeenkomsten werd gestart met een uitleg over de synchronisatie tussen GGC en WorldCat, is de UKB migratie naar WorldShare toegelicht en wat daarvan de impact is op de bibliotheken die nog in het GGC catalogiseren. Tevens is uitgelegd hoe de overgang naar MARC 21 de synchronisatie tussen GGC en WorldCat verbetert en de overgang naar WorldCat faciliteert. Vervolgd is met een korte uitleg over het project zelf. Toegelicht dat nu enkel de annotaties een rol spelen en dat over de verdere voortgang een besluit genomen wordt na de evaluatie van deze eerste fase. Het laatste onderdeel bestond uit een uitgebreide uitleg over de aanpassing van het Pica-formaat naar MARC 21. Hierbij werd gepresenteerd hoe het nieuwe formaat er uit ziet, hoe toe te passen, wat in de documentatie is opgenomen en waar voorbeelden te vinden zijn. Beide bijeenkomsten zijn goed bezocht, in totaal zijn zo n 160 personen geïnformeerd. Daarnaast is dezelfde presentatie voor OCLC personeel gehouden. De planning voor het opleveren van MARC 21 Annotaties op de Accept omgeving was augustus 2015, vóór de oplevering van CBS 8.0. Oplevering in augustus bleek niet haalbaar, daarom is in de planning van OCLC de oplevering van CBS 8.0 naar voren geschoven. Oplevering van MARC 21 op de GGC acceptomgeving is nu gepland in oktober Door de aanpassing in de planning naar een realistische opleverdatum op Accept is de status in de korte rapportage op groen gezet. 7

9 2.2 WorldCat GGC synchronisatie Onderwerpsontsluiting: GTR en FAST Einddoel: koppeling aanbrengen tussen GTR en FAST, zodat GGC-records in WorldCat ook via FAST doorzoekbaar zijn. Resultaat: Een precieze mapping tussen GTR en FAST zodat FAST headings toegekend kunnen worden aan GGC-records die met GTR zijn ontsloten. Afhankelijkheid: inzet OCLC Research en inzet bibliotheekmedewerkers voor testen en accorderen mappings. Looptijd: FY 2015 indien besloten is tot vervolgstappen naar aanleiding van presentatie en overleg in april Indien eerste pilots succesvol zijn kan verdere uitrol plaatsvinden. Deze activiteit heeft in het eerste kwartaal stilgelegen vanwege meer urgente activiteiten in het werkplan zoals de synchronisatie van bibrecords en detailed holdings, Marc 21 NL en RDA en wordt in het tweede kwartaal opgepakt. In de korte rapportage is deze activiteit op groen gelaten, omdat dit uitstel geen probleem oplevert voor de verdere aanpak. Deze activiteit heeft ook in het tweede kwartaal stilgelegen. In de korte rapportage is deze activiteit op geel gezet, omdat deze activiteit in het begin van het derde kwartaal ingepland moet gaan worden om nog dit FY af te kunnen ronden. Deze activiteit heeft ook in het derde kwartaal stilgelegen. In de korte rapportage is deze activiteit op grijs gezet, omdat deze activiteit niet zal worden gestart en afgerond in FY 15. Aan de Advieswerkgroep is gemeld dat deze activiteit een zeker belang heeft maar geen hoge prioriteit, noch voor OCLC noch volgens de indruk van OCLC voor de bibliotheken. Dit is bevestigd in de Advieswerkgroep en afgesproken is om deze activiteit als gewenste activiteit op te nemen in het nieuwe werkplan. Mocht zich een gelegenheid voordoen dat deze activiteit kan worden uitgevoerd of mocht de prioriteit toenemen door voortschrijdend inzicht dan kan de activiteit weer geactiveerd worden. Geen voortgang, deze activiteit wordt niet gestart en afgerond in FY15 en is als pro memorie activiteit opgenomen in het werkplan voor FY Onderwerpsontsluiting geografische namen Einddoel: koppeling GTR, Brinkman-locaties, FAST, TGN (Getty), Geonames. Resultaat: onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden. Afhankelijkheid: Input van bibliotheken is hierbij nodig. OCLC plant over deze activiteit nog een overleg met een delegatie van de advieswerkgroep. Allereerst voor beschrijving gewenste einddoelen, bijvoorbeeld: wat moet een eindgebruiker kunnen? En kan dat met bestaande thesauri? Looptijd: nog niet vastgesteld. Het overleg met een delegatie van de advieswerkgroep heeft al in juni 2014 plaatsgevonden. Hierover is gerapporteerd in de eindrapportage van het GII Werkplan Aangezien de vervolgacties op dit overleg niet zijn gestart in het eerste kwartaal van FY15 maar in het tweede kwartaal, is de status in de korte rapportage op geel gezet. Deze activiteit heeft ook in het tweede kwartaal stilgelegen. In de korte rapportage is deze activiteit op geel gezet, omdat deze activiteit in het begin van het derde kwartaal ingepland moet gaan worden om nog dit FY af te kunnen ronden. 8

10 Deze activiteit heeft ook in het derde kwartaal stilgelegen. In de korte rapportage is deze activiteit op grijs gezet, omdat deze activiteit niet zal worden afgerond in FY 15. Aan de Advieswerkgroep is gemeld dat deze activiteit een zeker belang heeft maar geen hoge prioriteit, noch voor OCLC noch volgens de indruk van OCLC voor de bibliotheken. Dit is bevestigd in de Advieswerkgroep en afgesproken is om deze activiteit als gewenste activiteit op te nemen in het nieuwe werkplan. Mocht zich een gelegenheid voordoen dat deze activiteit kan worden uitgevoerd of mocht de prioriteit toenemen door voortschrijdend inzicht dan kan de activiteit weer geactiveerd worden. Geen voortgang, deze activiteit wordt niet gestart en afgerond in FY15 en is als pro memorie activiteit opgenomen in het werkplan voor FY Completeren van de synchronisatie van bibrecords Deze activiteit heeft overlap met UKB requirement nr 4, Synchronisation WorldCat GGC (BIB) Einddoel: de GGC-collectie is geladen in WorldCat zodat deze in principe vindbaar is in WorldCat.org of WorldCat Local of gebruikt kan worden in WorldCat IIL. Zolang de NCC in de lucht is wordt de GGC-collectie aangevuld met bibliotheken die primair in WorldCat catalogiseren. Resultaat: bibliografische records die in WorldCat door minstens één GII-bibliotheek worden gemaakt of holdings die in WorldCat voor minstens één GII-bibliotheek worden gecreëerd, worden online gesynchroniseerd met het GGC. Deze activiteit is grotendeels afgerond. Maar het onderhoud hierop is een voortdurende, of steeds weer terugkerende activiteit die ook weer tot aanpassingen kan leiden. Derhalve is besloten deze activiteit te handhaven in het werkplan. Afhankelijkheid: overeenstemming over betekenis van synchronisatie en over de juiste architectuur tussen OCLC Leiden en OCLC Dublin. Looptijd: FY 2015 FY 2016 Activiteit loopt volop, vooral in het kader van UKB-project maar ook voor speciale bibliotheken als Theologische Universiteit Kampen. Voor de synchronisatie van de lokale bibliografische gegevens vanuit het GGC naar WorldCat is een export converter voor Level 1 (LBD) data gebouwd. Deze converter wordt in het tweede kwartaal van FY 15 opgeleverd en getest. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op groen gezet. Deze activiteit loopt volop, de nadruk ligt nu op de herstelwerkzaamheden in het GGC (repair actions). Deze herstelwerkzaamheden worden uitgevoerd ter verbetering van de synchronisatie tussen WorldCat en GGC in het kader van de UKB-transitie en zijn beschreven in het UKB Application profile for Metadata Management in WorldCat (H6.8 Pre-migration data cleaning of legacy data). De mappings van Pica+ naar MARC 21 is zowel op bibliografisch niveau (BIB), lokaal niveau (LBD) en exemplaarniveau (LHR) afgerond. De mapping van MARC 21 naar PICA+ voor de niveaus is voor driekwart klaar. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op groen gezet. In het derde kwartaal zijn de mappings van Pica+ naar MARC 21 gepubliceerd op de OCLC-website. Er is en wordt volop gewerkt aan reparatie-acties in de koppelingen tussen GGC en WorldCatrecords. Dit betreft de records die in WorldCat zijn samengevoegd omdat ze volgens de matchingsoftware in WorldCat als duplicates beschouwd worden. Uitgezocht wordt of dit ook zo is en of deze situatie, indien nodig, hersteld kan worden. Daarnaast zijn de records die door de KB in het GGC in gebruik genomen zijn, maar in WorldCat niet met taal van catalogiseren Nederlands zijn 9

11 ingevoerd, opnieuw in WorldCat ingevoerd. Nu wel met taal van catalogiseren Nederlands. Andere bibliotheken die deze records ook in gebruik hadden genomen in het GGC zijn in dat proces ook meegenomen. Ten slotte is gewerkt aan specificatie om de synchronisatie van de speciale materialen zoals, brieven, handschriften, voorwerpen en illustratief materiaal te verbeteren. De activiteit en voor de benodigde aanpassingen zullen in het vierde kwartaal starten. De bibliotheken waar aanpassingen in records van speciale materialen nodig zijn, worden geïnformeerd. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op groen gezet. In Q4 is verder gewerkt aan analyses van 1:n-matches. Met 1:n-matches worden die samenvoegingen in WorldCat bedoeld waarbij twee of meerdere records in het GGC worden samengevoegd tot één record in WorldCat. Per bibliotheek zijn overzichten gemaakt. De 1:nmatches doen zich sterk voor bij de (al dan niet gedigitaliseerde) materialen in de Bijzondere Collecties. Op basis van de analyses zijn de activiteiten voor de verbetering van de synchronisatie van de speciale materialen gestart. De verbeteringen vinden per materiaalsoort en per UKB bibliotheek plaats. Hierna wordt met prioriteit gekeken naar de matching van gedrukte en elektronische materialen. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op groen gezet Bouwen van online synchronisatie van detailed holdings Deze activiteit heeft overlap met UKB requirement nr 2, Synchronisation GGC--> WorldCat Local Holding Records (LHR) en requirement nr 4a, Synchronization WorldCat -->GGC (LHR) Einddoel: bij gebruik van WorldShare ILL informatie die in het GGC wordt ingevoerd op GGCexemplaarniveau kunnen gebruiken om een geschikte kandidatenlijst op te kunnen stellen en omgekeerd bij gebruik van NCC-IBL informatie die in WorldCat wordt ingevoerd op WorldCat exemplaarniveau in WorldCat-LHR s te kunnen gebruiken Resultaat: exemplaarblokken van minstens een bibliotheek in het GGC uitgevoerd naar WorldCat en daar als LHR (Local Holding record ingelezen). Omgekeerd: exemplaargegevens van minstens een bibliotheek in WorldCat uitgevoerd en in het GGC ingelezen. De verwachting is dat dit een voortdurende, of steeds weer terugkerende activiteit blijft zolang er gebruik gemaakt wordt van twee platforms; en qua implementatie ook deel zal uitmaken van het UKB Migratieproject. Afhankelijkheid: overeenstemming over juiste architectuur tussen OCLC Leiden en OCLC Dublin bereikt en ontwikkeling door OCLC afgerond. Looptijd: FY 2015 FY 2016 Er zijn tests uitgevoerd met LHR s van de KB, de productie loads worden voorbereid. Gezien de uitgevoerde activiteiten is de status in de korte rapportage op groen gezet. Omdat de herstelacties genoemd bij H van invloed kunnen zijn op de relaties tussen bibrecords en LHR, wordt LHR-synchronisatie opgepakt na afronding van de herstelwerkzaamheden. Wel zijn de LHR s van Ets Haim (Joods historisch Museum) nu online gesynchroniseerd met WorldCat. Ets Haim is een kleine bibliotheek zodat mogelijke LHR-hevelacties zijn te overzien en een goede testcase vormen voor verdere synchronisatie van de LHR s. Deze activiteit is in de korte rapportage op geel gezet omdat gewacht moet worden op de herstelacties in het GGC. In het kader van de UKB Migratie van TU Delft en de WMS implementatie van Tresoar is gestart met het specificeren van de LHR-synchronisatie van GGC naar WorldCat en vice versa. Omdat de 10

12 herstelacties in het GGC een langlopend proces is, wordt dit proces tijdelijk on hold gezet als de exemplaargegevens van TU Delft en Tresoar worden gesynchroniseerd met WorldCat. Deze activiteit is in de korte rapportage op groen gezet. De ontwikkelactiviteiten zijn nagenoeg afgerond in Q4. Testfase is gestart maar in Q4 niet afgerond. De local holdings kunnen per bibliotheek geladen worden. De rapportages worden nog verbeterd en de ontwikkeling voor het gedeeltelijk herladen van groepen local holding records voor meerdere bibliotheken bevindt zich in afrondende fase. Deze activiteit is in de korte rapportage op groen gezet Integreren van drukkersthesauri in GGC / WorldCat Einddoel: integratie van drukkersthesauri in het GGC hoofdbestand binnen de door de bibliotheken overeengekomen randvoorwaarden Resultaat: 1. Plan van aanpak met voorstel voor wat in het kader van het werkplan met betrekking tot de in het plan onderscheiden activiteiten kan worden uitgevoerd. Daarin onder meer: a. integratie drukkersthesauri b. duidelijke bevoegdhedenregeling en titel-beveiligingsprocedure 2. kunnen produceren EDBO-records Afhankelijkheid: input en instemming betrokken bibliotheken. N.B. De UB Utrecht heeft ook een eigen drukkersthesaurus. Gelijktijdige integratie heeft de voorkeur, maar nog niet duidelijk is, of dit haalbaar is. Looptijd: FY2015. Produceren aparte EDBO-records en plan voor integratie drukkersthesauri in ieder geval in kader van werkplan en voortzetting in Werkplan Planning en looptijd van overige activiteiten na besluitvorming hierover. In overleg met de GII Advieswerkgroep is besloten de titel van deze activiteit te wijzigen in: Integreren van drukkersthesauri in het GGC/WorldCat. De titel was: Integreren van STCN in GGC en WorldCat. De KB heeft besloten dat de STCN niet wordt geïntegreerd in het GGC / WorldCat. De tweede activiteit, het kunnen produceren van EDBO-records, is afgerond omdat de KB heeft aangegeven dit te doen. Omdat de KB een besluit heeft genomen over de STCN waardoor gestart kan worden met de integratie van de drukkersthesauri, is de status in de korte rapportage op groen gezet. Deze activiteit heeft ook in het tweede kwartaal stilgelegen. In de korte rapportage is deze activiteit op geel gezet, omdat deze activiteit in het begin van het derde kwartaal ingepland moet gaan worden om nog dit FY af te kunnen ronden. Deze activiteit heeft ook in het derde kwartaal stilgelegen. In de korte rapportage is deze activiteit op oranje gezet, deze activiteit zal zeer waarschijnlijk niet worden afgerond in FY 15 en wordt overgenomen in het Werkplan van FY 16. Geen voortgang, deze activiteit wordt niet gestart en afgerond in FY15 en is als activiteit opgenomen in het werkplan voor FY16. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op oranje gelaten. 11

13 3. GGC-ontwikkelingen 3.1 GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB Ondersteuning RDF/LOD Einddoel: Een deel van de thesaurus- en titeldata uit het GGC wordt voor hergebruik als Linked Data beschikbaar gesteld. Er zijn beheersafspraken gemaakt die ervoor zorgen dat de RDF datasets worden geüpdatet bij mutaties in het GGC. Het is bekend wat de mogelijkheden en beperkingen zijn in relatie tot de record use policy. Resultaat: a. een aantal thesauri wordt door OCLC gepubliceerd als Linked Data sets. Deze selectie zou kunnen bestaan uit een aantal thesauri voor persoonsnamen (NTA), trefwoorden (GOO, Brinkman) en werken (Twr-records). b. een geselecteerde set titeldata (Nederlandse Bibliografie of NBC) wordt door OCLC gepubliceerd als Linked Data. c. onderzocht wordt of publicatie van thesaurus- en titeldata ook als Linked Open Data kan in plaats van Linked Data. Afhankelijkheid: kennis over RDF, SKOS en OWL bij OCLC Leiden. Beschikbaarheid van OCLC Research met betrekking tot VIAF, FAST en WorldCat. Looptijd: FY 2015 Door de KB is in september besloten het project in te richten. Overleg tussen OCLC en KB vindt in het tweede kwartaal van FY15 plaats. Omdat de activiteiten voor Ondersteuning RDF / LOD zijn gestart, is de status in de korte rapportage op groen gezet. In Q2 is met de KB gewerkt aan de beschikbaarstelling van een aantal thesauri als linked data. Door de KB is gewerkt aan de style sheets. KB en OCLC hebben gewerkt aan de juridische overeenkomst om thesauri als linked data mogelijk te maken. Afgesproken is dat voor iedere thesaurus een apart documentje wordt opgesteld, waarin op basis van de Vocabulary of Interlinked Datasets (VoID) wordt vastgelegd wat de gebruiksrechten zijn. Zo n documentje wordt zelf ook soms een VoID genoemd. Van gebruikers van de linked data wordt bijvoorbeeld verwacht dat records geattribueerd worden, dat dus altijd wordt vastgelegd van wie of waar de gegevens vandaan komen. Aan de VoID s wordt nog gewerkt. De thesauri die beschikbaar komen, zijn: de Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen de Gemeenschappelijke Trefwoordthesaurus de Nederlandse Basisclassificatie de Brinkmantrefwoorden. Gezien de voortgang in de activiteiten voor Ondersteuning RDF / LOD zijn gestart, is de status in de korte rapportage op groen gezet. De thesauri zijn door de KB als Linked Open data beschikbaar gesteld. Persbericht is door de KB opgesteld, afgestemd met OCLC en gepubliceerd. Overleg over fase 2, het beschikbaar stellen van de Nederlandse Bibliografie als Linked Open Data is gestart. Gezien de voortgang in de activiteiten is de status in de korte rapportage op groen gezet. Met de Koninklijke Bibliotheek is een overeenkomst gesloten voor het pilot-gebruik van de titeldata uit het GGC. Data zijn geharvest door de Koninklijke Bibliotheek en er worden nu tests uitgevoerd door hen. 12

14 De activiteit wordt verder door de Koninklijke Bibliotheek en OCLC afgerond en is daarom binnen dit Werkplan afgerond. De status van deze activiteit is op blauw gezet GGC als digitaliseringregister Einddoel: GGC als basis voor digitaliseringregister Resultaat: Relevante GGC records gekenmerkt als in aanmerking komend voor het digitaliseringregister. Afhankelijkheid: afspraken gemaakt door OCLC met betrokken bibliotheken over toekennen registerkenmerk, plus input van bibliotheken voor opstellen criteria, handhaving daarvan en toekenningprocedure. Looptijd: FY 2015 Omdat de start van de activiteiten voor het GGC als digitaliseringregister gepland is in het derde kwartaal van FY15, is de status in de korte rapportage open gelaten. Omdat de start van de activiteiten voor het GGC als digitaliseringregister gepland is in het derde kwartaal van FY15, is de status in de korte rapportage open gelaten. Deze activiteit is niet gestart in het derde kwartaal. In de korte rapportage is deze activiteit op oranje gezet, deze activiteit zal zeer waarschijnlijk niet worden afgerond in FY 15 en wordt overgenomen in het Werkplan van FY 16. Geen voortgang, deze activiteit wordt niet gestart en afgerond in FY15 en is als activiteit opgenomen in het werkplan voor FY16. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op oranje gelaten. 13

15 3.2 GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken Afgelopen jaren is door OCLC in opdracht van Bibliotheek.nl het NBC-project uitgevoerd. Dit project loopt nog door tot in Belangrijkste resultaten in relatie tot de GII daarvan zijn: 1. Het laden van de bezitsgegevens van OB s waarbij het afhandelen van de zgn. B-records een verantwoordelijkheid van de bibliotheken zelf is 2. Een infrastructuur voor het updaten van de bezitgegevens 3. De introductie van NBC-werkrecords Een deel van de activiteiten die in dit werkplan zijn opgenomen zijn een direct gevolg v an dit project. De overige activiteiten komen voort uit ontwikkelingen die bij de openbare bibliotheken plaats vinden. Ook voor de toetreding van de openbare bibliotheken aan het GII Consortium was er al een Metadatawerkgroep. Deze werkgroep richt zich op items met betrekking tot kwaliteit in de NBC. Voorover dat met het GGC te maken heeft, worden die punten via de GII Advieswerkgroep ingebracht Opnemen lokale onderwerpsontsluiting op algemeen niveau Einddoel: gebruikers kunnen zoeken in de NBC gebruikmakend van de lokale trefwoorden van OB s die in het GGC zijn ingevoerd. Resultaat: Lokale systematische codes in export ten behoeve van de NBC. Daartoe: a. Inventarisatie en tellingen b. Specificatie c. Conversie d. Export ten behoeve van NBC Afhankelijkheid: input van bibliotheken voor afstemmen inventarisatie en aangeven of conversie goed is verlopen; evt. afhandeling van meldingen. Eerst worden tellingen gedaan die besproken worden met vertegenwoordigers van de bibliotheken. Op basis daarvan worden vervolgafsprake n gemaakt over de uitvoering van de andere activiteiten. Looptijd: FY Mogelijk uitloop naar FY 2016 indien overleg meer tijd kost en conversies ingewikkelder zijn dan voorzien. In overleg met de Advieswerkgroep is de titel van deze activiteit gewijzigd in Opnemen lokale onderwerpsontsluiting op algemeen niveau. Omdat de start van de activiteiten voor het opnemen van lokale onderwerpsontsluiting op algemeen niveau gepland is in het tweede kwartaal van FY15, is de status in de korte rapportage open gelaten. In Q2 zijn tellingen gedaan van de kmc s op lokaal niveau bij de 14 Plusbibliotheken. Hierbij is geregistreerd welke kmc s voorkwamen, geteld hoe vaak deze kmc s al dan niet verdubbeld zijn gebruikt en welke subvelden zijn gebruikt. Deze tellingen zijn besproken in een bijeenkomst van de Werkgroep Metadata OB. In Q3 worden nadere afspraken gemaakt met de Plusbibliotheken en de KB (voorheen BNL) over welke van deze lokale kmc s naar bibliografisch niveau verplaatst moet en worden en onder welke voorwaarden. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op groen gezet. In het derde kwartaal hebben de Plusbibliotheken in de Werkgroep Metadata OB s een overzicht ontvangen van hun trefwoorden in kmc 65XX en in hoeverre deze trefwoorden overeenkomen met de LID-trefwoorden van NBD Biblion. Deze bibliotheken hebben hun lijst doorgenomen en aangegeven of de lokale trefwoorden overgenomen kunnen worden naar een KMC op algemeen niveau. De overige Plusbibliotheken zijn via de beleidscoördinator van de Plusbibliotheken benaderd om te informeren over de activiteiten met lokale gegevens en te vragen naar de juiste contactpersonen 14

16 binnen de bibliotheek. In het vierde kwartaal worden ook deze bibliotheken benader d over hun lokale gegevens. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op geel gezet, omdat de activiteit wel voortgang heeft maar niet genoeg om af te ronden in FY 15. In het 4 e kwartaal hebben geen activiteiten plaats gevonden met betrekking tot de lokale onderwerpsontsluiting van de Plusbibliotheken op algemeen niveau. De status van deze activiteit is in de korte rapportage op oranje gezet. De activiteit loopt door in het volgende werkplan waarbij de aanpak is aangepast. 15

17 4. IBL en documentlevering Over het beheer van de NCC/IBL-infrastructuur op basis van de overeengekomen SLA en over de cijfers word gerapporteerd aan de Werkgroep Toegang en documentlevering. Deze werkgroep informeert de Advieswerkgroep. Met de GII Stuurgroep is in de extra vergadering van 8 april 2014 over de voortgang van het GII Werkplan afgesproken dat strategische onderwerpen als IBL geplaatst worden op een shortlijst die halfjaarlijks tussen Stuurgroep GII en OCLC besproken zal worden. Deze ond erwerpen hebben geen pendant in het werkplan. 16

18 Bijlage: Matrix GII werkplan versus requirements UKB tbv transitie WorldShare Platform UKB project, Requirements in GII werkplan FY15 remarks 1 Synchronisation GGC WorldCat Bibliographic Records (BIB) 2 Synchronisation GGC WorldCat Local Holding Records (LHR) Bouwen van online synchronisatie van " detailed holdings" (LHR) 3 Synchronisation GGC WorldCat Local Bibliographic Data (LBD) 4 Synchronisation WorldCat GGC (BIB) Completeren van de synchronisatie van bibrecord Synchronisatie WorldCat GGC (LHR) 5 GGC: handling of WorldCat records as parallel records 6 Synchronisation WorldCat GGC (LBD) 7 GGC catcher: immediate download for acquisition process 8 NTA as subset of ISNI 9 Possibility for ISNI in BIB $0 10 Export DAI/ISNI from GGC to WorlCat BIB level 11 Export DAI/ISNI from WorldCat BIB level 12 Record manager: immediate download function 13 Record manager: manual authority control 14 Link resolver: show print holdings on link resolver menu 15 Link resolver: ILL request from link resolver menu 16 WorldShare ILL: ILL- API voor het ontvangen en verzenden van IBL aanvragen 17 WorldShare ILL: Automatische kandidatenlijst op basis van een beperkte holdinganalyse op tijdschriftholding, uitleenindicatie en dagdrempel. 18 WorldShare ILL: De mogelijkheid om de huidige NCC bibliotheken als een gesloten groep in WorldShare ILL te laten functioneren. 19 WorldShare ILL: Beperking van de IBL administratie tot indienen, doorsturen en honoreren; de verplichte administratie tot en met de terugontvangt in de verstrekkende bibliotheek dient optioneel te worden. 20 WorldShare ILL: Ondersteuning van euro in IFM. 21 WorldShare ILL: aanbieden van adres voor kleine leveranciers in plaats van een volledige IBL administratie Bouwen van online synchronisatie van " detailed holdings" (LHR) 17

19 Invoering RDA materiaalaanduiding Clusteren van titels/werktitels FRBR MARC21 als catalogiseerformaat in GGC GTR/FAST Onderwerpsontsluiting geografische namen Integratie drukkersthesauri Ondersteuning RDF/LOD GGC als digitaliseringsregister Lokale syst. codes op algemeen niveau 18