WERKPLAN GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIE INFRASTRUCTUUR JULI JUNI 2014 OKTOBER 2013

Transcriptie

1 WERKPLAN GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIE INFRASTRUCTUUR JULI JUNI 2014 OKTOBER 2013 Aan: Stuurgroep Consortium Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur Van: OCLC Datum 30 oktober 2013

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 2 2. DE MIGRATIE VAN HET GGC NAAR WORLDCAT Internationalisering en standaardisatie WorldCat GGC synchronisatie GGC-ONTWIKKELINGEN GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken IBL EN DOCUMENTLEVERING 9 1

3 1. Inleiding Dit document bevat het concept Werkplan Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur juli 2013 juli Dit werkplan is opgesteld voor het Consortium GII. De meeste activiteiten zijn relevant zowel voor UKB als voor de OB's. Waar mogelijk is een specifieke doelgroep aangegeven. In de zomer van 2013 is een voorstel voor een nieuwe consortiumovereenkomst tussen UKB en OCLC uitgewerkt. Dat voorstel kwam voort uit het voornemen van UKB over te gaan naar een nieuwe internationale infrastructuur om zo haar beleidsdoelen te kunnen realiseren. Het beleidsplan van het UKB en de toekomstvisie op de infrastructuur van de Stuurgroep GII vormen de onderbouwing voor deze keuze van UKB. In de aanloop naar dit voorstel is een aantal oriënterende gesprekken gevoerd tussen vertegenwoordigers van UKB en OCLC. In deze gesprekken is naar voren gekomen dat een nieuwe consortiumovereenkomst een essentiële bijdrage moet leveren aan de rol die UKB nu en in de toekomst wil vervullen in de wereld van de wetenschappelijke informatievoorziening. Kernbegrippen die hierbij horen zijn efficiency in de back office, innovatie, internationalisering, samenwerking en kostenbeheersing. Als resultaat van de bereikte overeenstemming over het voorstel en de vernieuwing van het contract, zijn in de zomer van 2013 afspraken gemaakt met UKB over de overgang naar WorldShare. De activiteiten die daaruit voortvloeien worden in een zelfstandig project opgepakt. De directe activiteiten in het kader van de afspraken over de overgang van UKB naar WorldShare komen daarom als zodanig niet terug in dit werkplan. Voor de Openbare Bibliotheken ligt de situatie anders. In januari 2012 is de toen bestaande consortiumovereenkomst reeds aangevuld. Voor de periode van tot is naast de bestaande consortiumovereenkomst een aparte overeenkomst gesloten met de Stichting Bibliotheek.nl voor alle openbare bibliotheken, inclusief de Plusbibliotheken. Deze nieuwe overeenkomst geeft alle Openbare Bibliotheken toegang tot het basispakket van de GII. Daarnaast is voor de Openbare Bibliotheken apart een overeenkomst gesloten voor diensten die buiten het GII vallen (zoals VDX voor Aanvragen). Aangenomen mag worden dat de verdere strategie van de OB's met betrekking tot de Nederlandse Informatie Infrastructuur in het kader van deze aparte overeenkomst verder zal worden uitgewerkt. Gezien bovenstaande ontwikkelingen is in dit werkplan niet een aparte deelactiviteit met betrekking tot de ontwikkeling van de visie op de Gemeenschappelijke Informatie Infrastructuur opgenomen. Voor UKB is deze geëxpliciteerd in de totstandkoming van de nieuwe overeenkomst. Voor de OB's zal deze vanzelf aan de orde komen. Het werkplan bevat de activiteiten die vanuit het vorige werkplan doorlopen, de activiteiten die de overgang van UKB-bibliotheken naar WorldShare als groep mogelijk maken of ondersteunen, en nieuwe activiteiten ten behoeve van UKB en OB's gezamenlijk dan wel afzonderlijk. De activiteiten die vanuit het vorige werkplan doorlopen, zijn gekenmerkt met het nummer van het hoofdstuk uit het werkplan

4 2. De migratie van het GGC naar WorldCat Om de migratie naar WorldCat mogelijk te maken zijn standaardisatie en internationalisering in het GGC gewenst. De activiteiten in dit werkplan, zoals de standaardisatie op MARC 21 en de introductie van RDA, zijn hulpmiddelen die de integratie met én de overgang naar WorldShare gemakkelijker maken. Het GGC zal de komende tijd blijven functioneren als een platform naast en geïntegreerd met WorldCat. Het GGC functioneert dan als een metadatahub, de eerste opvang voor het standaardiseren van metadata richting WorldCat. Daarnaast blijft het GGC de komende tijd functioneren als een landelijke metadatabron voor andere diensten van bibliotheken, zoals NCC/PiCarta, de productie van de Nederlandse Bibliografie, en Bibliotheek.nl. In het kader van de migratie naar WorldCat zijn de volgende deelactiviteiten onderscheiden: 1. Internationalisering en standaardisatie van regelgeving en formaat 2. WorldCat GGC synchronisatie 2.1 Internationalisering en standaardisatie Introductie van de catalogiseertaal Einddoel: introductie catalogiseertaal in het GGC en clustering in WorldCat op basis van FRBR en GLIMIR. Die clustering is relevant zowel voor het beheer, het zoeken, als het verrijken van records. Records in WorldCat worden "ontmerged" en als parallel record dubbel ingevoerd indien de catalogiseertaal Nederlands is. Dit gebeurt niet wanneer bibliotheken kiezen voor de catalogiseertaal Engels. Aan de hand van het projectplan Language of Cataloguing worden de import in het GGC, de export naar WorldCat en de match&merge procedures in GGC en WorldCat aangepast, zodat deze ook gebruik maken van de catalogiseertaal bij de verwerking van data in het GGC of WorldCat. Afhankelijkheid: De clustering in WorldCat op basis van FRBR en GLIMIR is afhankelijk van de keuze in catalogiseertaal. Looptijd: nog niet afgerond. Introductie van de catalogiseertaal wordt afgerond in het kader van Werkplan Voortgang met betrekking tot FRBR en GLIMIR in WorldCat volgt de planning van WorldCat Invoering RDA Standaardisatie specifieke materiaalaanduiding Einddoel: De activiteiten voor de invoer van RDA met betrekking tot specifieke materiaalaanduiding zijn afgerond. specifieke materiaalaanduiding gestandaardiseerd. Dit betreft niet de RDA-conversie van de algemene materiaalaanduiding ( type inhoud, drager, medium ), maar de specifieke materiaalaanduiding in het collatie-veld zoals "1 audio-cd" of "3 DVD's" Op dit moment kan de inhoud van de betreffende kenmerkcode met vrije tekst worden ingevuld. Standaardisatie heeft daar voordelen. Afhankelijkheid: instemming van Werkgroep Kwaliteit Databank met standaardlijst. Looptijd: Opstellen standaardlijst kan worden afgerond in het kader van Werkplan Conversie van de database moet na opstellen van lijst worden ingepland. Deze activiteit loopt mogelijk langer door. 3

5 Afronding RDA-gedeelte uit SLIM 3.0 en introductie SLIM 3.0 in het GGC Einddoel: De activiteiten voor de invoer van RDA uit Slim 3.0 zijn afgerond. SLIM 3.0 afspraken met betrekking tot RDA zijn in het GGC ingevoerd. Het betreft de invoering van RDA-elementen zoals type of content, medium en carrier, jaar van copyright, rolaanduidingen, het vervallen van de regel van drie, het invoeren van de corporatie als hoofdwoord, het ophouden met het gebruik van Latijn en van afkortingen. De verwachting is dat het pakket per 1 november 2013 wordt ingevoerd in het GGC. Afhankelijkheid: overeenstemming met GGC-deelnemers over haalbaarheid invoering in het GGC mede in het licht van de afhankelijkheid van GGC-deelnemers van lokale bibliotheeksystemen en de mogelijkheid van lokale systeemleveranciers wijzigingen in metadata te kunnen verwerken. Looptijd: Het onderdeel van RDA/SLIM 3.0 wordt afgerond in het kader van Werkplan De activiteiten die voortkomen uit SLIM 3.1. kunnen pas na afronding van dat project in januari 2014 worden ingepland en zullen naar verwachting niet in het komende werkplan-jaar worden afgerond Clusteren van titels Werktitels (FRBR) Einddoel: werk/expressie-records geïntroduceerd in het GGC en een koppeling aanbrengen tussen werken in WorldCat en werken in het GGC via FRBR-key (de OWI, de OCLC Work Identifier). 1. standaardtitel geïntroduceerd en beheer NBC-werk/expressie-records ondergebracht in het GGC. 2. beschrijving van de WorldCat FRBR identifers en de mogelijkheden daarvan voor verrijking van records. 3. consequenties van NBC-werk/expressie-records in het GGC vaststellen in relatie tot wat in Worldcat gebeurt. Afhankelijkheid: realisatie NBC-werk/expressie-records (hoofdstuk 3.2.2) en inzet bibliotheken voor testen en accorderen testresultaten. Looptijd: deelactiviteiten 1, 2 en 3 worden afgerond in het kader van Werkplan Titels van manifestaties (GLIMIR) Einddoel: Resultaten van de GLIMIR clustering in WorldCat gebruiken ten behoeve van de verrijking in het GGC. GLIMIR clustering beschrijven en op grond daarvan vaststellen hoe verrijking in GGC mogelijk is. Zo ja, dan overgaan tot de verrijking. Afhankelijkheid: GLIMIR clustering moet afgerond zijn in WorldCat. Looptijd: Werkplan Introductie van MARC 21 als uitwisselingsformaat Einddoel: bibliotheken in Nederland gebruiken voor de uitwisseling van metadata de standaard MARC 21 uitwisselingstabellen. beschikbaarheid standaard MARC 21 uitwisselingstabellen die door bibliotheken in Nederland gebruikt kunnen worden. In het kader van SLIM 3.0 is deze activiteit gestart, maar nog niet geheel afgerond. Te doen: a. standaardiseren lokale velden en MARC 21 voor bijzondere collecties. b. standaardiseren van data voor exemplaarblokken, met in ieder geval de tijdschriftholdings. c. notitie opstellen over "record linking". Afhankelijkheid: overeenstemming met bibliotheken over mogelijke aanpassingen van lokale - en in principe door de MARC 21 standaard mogelijk gemaakte - praktijken. Looptijd: deelactiviteiten a, b en c worden afgerond in het kader van Werkplan

6 2.1.5 MARC 21 als catalogiseerformaat Einddoel: MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC waardoor een consistent formaat met mogelijkheid tot uitbreiding van (sub)velden kan worden ingevoerd en waardoor de uitwisseling van metadata tussen GGC en WorldCat verbeterd wordt. Redenen om over te gaan op MARC 21 als catalogiseerformaat in het GGC: De behoefte aan standaardisatie en internationalisering Verbetering van de uitwisseling van de metadata tussen GGC en WorldCat Voortdurende behoefte aan nieuwe kenmerkcodes in het GGC Training in catalogiseren in MARC 21 Behoud GGC voor bibliotheken die (nog) niet naar WorldCat over willen of kunnen Het Pica-formaat wordt stapsgewijs vervangen door het MARC 21-formaat als catalogiseerformaat. Hiervoor wordt een apart projectplan opgesteld. Afhankelijkheid: Werkgroep Kwaliteit Databank en de GII Advieswerkgroep stemmen in met het projectplan. Looptijd: indien de overgang naar MARC 21 voor de annotaties positief wordt uitgevoerd en ontvangen word doorgegaan met de volgende stap. Annotaties worden uitgevoerd in het kader van het Werkplan Daarna word vervolgplanning opgesteld. 2.2 WorldCat GGC synchronisatie Onderwerpsontsluiting: GTR en FAST Einddoel: koppeling aanbrengen tussen GTR en FAST, zodat GGC-records in WorldCat ook via FAST doorzoekbaar zijn. Een precieze mapping tussen GTR en FAST zodat FAST headings toegekend kunnen worden aan GGC-records die met GTR zijn ontsloten. Afhankelijkheid: inzet OCLC Research en inzet bibliotheekmedewerkers voor testen en accorderen mappings. Looptijd: minimaal Werkplan Indien eerste pilots succesvol zijn kan verdere uitrol plaatsvinden. Eventueel verrijken GGC en vervolgens verrijken GGC-data in WorldCat is een tijdrovende activiteit die gemakkelijk kan doorlopen tot in het volgende werkplan-jaar Persoonsnamen: NTA en VIAF Einddoel: koppeling aanbrengen tussen NTA en VIAF zodanig dat in WorldCat op - gethesaureerde - Nederlands namen gezocht kan worden. 1. goed omschreven einddoelen die gericht zijn op het maken, onderhouden en zoeken van Nederlandse persoonsnamenthesaurus in een internationale omgeving en de mogelijke rol van VIAF daarin. 2. projectplan waarin deelactiviteiten beschreven zijn van op te leveren zaken. Afhankelijkheid: inzet OCLC Research en afstemming met de Werkgroep Kwaliteit Databank. Looptijd: meerjarenproject vanwege complexiteit. Activiteit zal niet afgerond worden in het kader van het huidige werkplan Completeren van de synchronisatie van bibrecords Einddoel: bibliografische records die in WorldCat door GII-bibliotheken worden gemaakt of holdings die in WorldCat voor een GII-bibliotheek worden gecreëerd, worden online gesynchroniseerd met het GGC. bibliografische records die in WorldCat door minstens één GII-bibliotheek worden gemaakt of holdings die in WorldCat voor minstens één GII-bibliotheek worden gecreëerd, worden online gesynchroniseerd met het GGC. 5

7 Afhankelijkheid: overeenstemming over juiste architectuur tussen OCLC Leiden en OCLC Dublin bereikt; en ontwikkeling door OCLC afgerond. Looptijd: activiteit is grotendeels afgerond. Verwachting is dat onderhoud hierop een voortdurende, of steeds weer terugkerende activiteit blijft zolang er gebruik gemaakt wordt van twee platforms Bouwen van online synchronisatie van detailed holdings Einddoel: exemplaarblokken in het GGC zijn online gesynchroniseerd met detailed holdings in Worldcat. Hiermee wordt het mogelijk om WorldShare ILL toe te passen voor bibliotheken die nog niet in WorldCat catalogiseren en om NCC/IBL toe te passen voor bibliotheken die in WorldCat catalogiseren. exemplaarblokken van minstens twee bibliotheken in het GGC online gesynchroniseerd met detailed holdings in Worldcat. Afhankelijkheid: overeenstemming over juiste architectuur tussen OCLC Leiden en OCLC Dublin bereikt en ontwikkeling door OCLC afgerond. Looptijd: introductie vindt plaats in kader van het huidige werkplan. De verwachting is dat dit een voortdurende, of steeds weer terugkerende activiteit blijft zolang er gebruik gemaakt wordt van twee platforms Inlezen UB Leiden bestanden (MARC21) Einddoel: metadata van bijzondere collecties van GII-bibliotheken ingelezen in GGC, resp. WorldCat. 1. Overeengekomen bestanden van beeldmateriaal van UB Leiden, aangeleverd in overeengekomen Marc21, ingelezen in GGC en WorldCat zodanig dat de werkwijze ook voor andere instellingen gebruikt kan worden. 2. Overeengekomen beleid met UB Leiden over aandachtspunten zoals aangeleverd door UB Leiden: a. metadataformaten voor alle speciale collecties b. beschrijven unieke materialen c. beschrijven unieke aspecten van (niet-unieke) materialen (boekbanden, libri annotati, provenance informatie) d. gecontroleerde ingangen en thesauri e. taal van beschrijven (Nederlands, Engels, Latijn, ) f. hiërarchische relaties g. beschermde / te beschermen informatie Afhankelijkheid: deelname UB Leiden. Looptijd: afronding in kader van werkplan Integreren van STCN in GGC / WorldCat Einddoel: integratie STCN-records in het GGC hoofdbestand binnen de door de bibliotheken overeengekomen randvoorwaarden 1. Plan van aanpak met voorstel voor wat in het kader van het werkplan met betrekking tot de in het plan onderscheiden activiteiten kan worden uitgevoerd. Daarin onder meer: a. integratie drukkersthesauri b. duidelijke bevoegdhedenregeling en titel-beveiligingsprocedure 2. kunnen produceren EDBO-records Afhankelijkheid: input en instemming betrokken bibliotheken. N.B. De UB Utrecht heeft ook een eigen drukkersthesaurus. Gelijktijdige integratie heeft de voorkeur, maar nog niet duidelijk is, of dit haalbaar is. Looptijd: produceren aparte EDBO-records en plan voor integratie drukkersthesauri in ieder geval in kader van werkplan

8 2.2.7 Onderwerpsontsluiting geografische namen Einddoel: koppeling GTR, Brinkman-locaties, FAST, TGN (Getty), Geonames. onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden. Afhankelijkheid: Input van bibliotheken is hierbij nodig. OCLC plant over deze activiteit nog een overleg met een delegatie van de advieswerkgroep. Allereerst voor beschrijving gewenste einddoelen, bijvoorbeeld: wat moet een eindgebruiker kunnen? En kan dat met bestaande thesauri? Looptijd: nog niet vastgesteld. 3. GGC-ontwikkelingen 3.1 GGC-ontwikkelingen voor UKB en OB Veiligheidsbeleid mbt GGC Einddoel: archiveringsfunctie in het GGC zodat eerdere versies van GGC-records getoond kunnen worden. Een archieffunctie in het GGC, toegankelijk via een webtemplate, waarmee eerdere versies van GGC-records getoond worden. De archieffunctie wordt bij de eerstvolgende CBSoplevering geïmplementeerd, de webtemplate wordt binnen een maand na de oplevering beschikbaar gesteld. Afhankelijkheid: oplevercyclus van CBS en input van de Werkgroep Kwaliteit Database over de consequenties van het tonen van vorige versies. Oplevering webtemplate kan vertragen of zelfs niet gewenst te blijken door complexe bevoegdheden-problematiek. Looptijd: oplevering eerste versie voor raadpleging door OCLC-medewerkers in kader van uitvoering werkplan Ondersteuning RDF/LOD Einddoel: Een deel van de thesaurus- en titeldata uit het GGC wordt voor hergebruik als Linked Data beschikbaar gesteld. Er zijn beheersafspraken gemaakt die ervoor zorgen dat de RDF datasets worden geüpdated bij mutaties in het GGC. Het is bekend wat de mogelijkheden en beperkingen zijn in relatie tot de record use policy. a. een aantal thesauri wordt door OCLC gepubliceerd als Linked Data sets. Deze selectie zou kunnen bestaan uit een aantal thesauri voor persoonsnamen (NTA), trefwoorden (GOO, Brinkman) en werken (Twr-records). b. een geselecteerde set titeldata (Nederlandse Bibliografie of NBC) wordt door OCLC gepubliceerd als Linked Data. c. onderzocht wordt of publicatie van thesaurus- en titeldata ook als Linked Open Data kan ipv Linked Data. Afhankelijkheid: kennis over RDF, SKOS en OWL bij OCLC Leiden. Beschikbaarheid van OCLC Research met betrekking tot VIAF, FAST en WorldCat. Looptijd: oplevering van een aantal thesauri in kader van werkplan en vervolgens doorlopend Statistieken GGC Einddoel: De statistieken in het GGC zijn verfijnd met de nieuwe kenmerkcodes voor inhoud, drager en medium. De KMC s 0501, 0502 en 0503 worden toegevoegd aan CBS Database Statistics zodat deze worden getoond in de managementoverzichten van het GGC en in WinIBW onder Overzicht statistiek gebruiker, invoer per materiaalsoort. Afhankelijkheid: Oplevercyclus van CBS. Looptijd: oplevering in kader van uitvoering werkplan

9 3.2 GGC Ontwikkelingen voor Openbare Bibliotheken Afgelopen twee jaar is door OCLC in opdracht van Bibliotheek.nl het NBC-project uitgevoerd. Dit project loopt nog door tot medio Belangrijkste resultaten in relatie tot de GII daarvan zijn: 1. Laden van bezitsgegevens van OB s (het afhandelen van de B-records is een verantwoordelijkheid van de bibliotheken zelf) 2. Infrastructuur voor het updaten bezitgegevens 3. Introductie van NBC-werkrecord Een deel van de activiteiten die in dit werkplan zijn opgenomen zijn een direct gevolg van dit project. De overige activiteiten komen voort uit ontwikkelingen die bij de openbare bibliotheken plaats vinden. Ook voor de toetreding van de openbare bibliotheken aan het GII Consortium was er al een werkgroep van PLUS-bibliotheken. Deze werkgroep richt zich op items met betrekking tot kwaliteit in de NBC. Voorover dat met het GGC te maken heeft, worden die punten via de GII Advieswerkgroep ingebracht Bibliotheeknummerregistratie (ISILS) Einddoel: ISILS als bibliotheek-identifier openbare bibliotheken in het bibliotheekregistratiesysteem van GGC/NCC voorzien van ISIL-code Afhankelijkheid: aanlevering ISILS door openbare bibliotheken Looptijd: oplevering in kader van uitvoering werkplan NBC-werk/expressie-records (Twr-records) Einddoel: De NBC werk/expressie-records zijn toegevoegd aan het GGC volgens de afspraken die zijn gemaakt over beheer en behoud van de werkrecords. De consequenties van NBC werk/expressie-records in het GGC in relatie tot werkrecords in WorldCat zijn op een rij gezet en van daaruit is beleid bepaald over hoe de NBC werk/expressierecords worden toegevoegd aan het GGC zonder dat een conflict ontstaat met WorldCat. Afhankelijkheid: Deze activiteit gaat vooraf aan de activiteit beschreven in hoofdstuk Werktitels (FRBR). Looptijd: oplevering in kader van uitvoering werkplan met doorloop naar volgend jaar Webtemplates Einddoel: De openbare bibliotheken kunnen gebruik maken van actuele webtemplates voor het catalogiseren van hun materiaal. De huidige webtemplates zijn aangevuld en aangepast aan RDA en het nieuwe webtemplate voor speelleermateriaal is ontwikkeld aan de hand van het voorwerpformaat. Afhankelijkheid: De nieuwe velden voor inhoud, drager en medium kunnen volledig worden toegevoegd of er worden webtemplates gemaakt voor de meest voorkomende combinaties. De eerste mogelijkheid vraagt meer catalogiseerkennis en onderhoud, met de tweede mogelijkheid kan (waarschijnlijk) niet al het materiaal van de bibliotheken worden gecatalogiseerd. Afhankelijk van de keuze hier tussen worden de webtemplates aangepast. Looptijd: oplevering in kader van uitvoering werkplan Daarna structureel onderhoud. 8

10 4. IBL en documentlevering Over het beheer van de NCC/IBL-infrastructuur op basis van de overeengekomen SLA en over de cijfers word gerapporteerd aan de Werkgroep IBL en Toegang. IBL voor GII bibliotheken wordt gesplitst in UKB en OB. De oplossing die voor de UKB bruikbaar is in het kader van de migratie naar Worldshare, lijkt niet van toepassing op de openbare bibliotheken, die behoefte hebben aan eindgebruikersfunctionaliteiten die niet opgenomen zijn in WorldShare ILL. De oplossingen voor beide partijen staan op de roadmap voor de migratie en wordt onderdeel van het afzonderlijke project en projectplan. In het kader van dit werkplan zijn geen afzonderlijke activiteiten gedefinieerd. 9