Het management voor de spiegel

Transcriptie

1 s tichting ouw esearch Het management voor de spiegel Een handleiding voor zelfonderzoek

2 rapporteur: ir. J. Benes

3 stichting bouwresearch Het management voor de spiegel Een handleiding voor zelfonderzoek Rotterdam, 1989

4 De stichting stelt zich ten doel: a. in de bouwnijverheid produktiviteit en kwaliteit te verhogen, en de continuïteit in de werkgelegenheid te bevorderen; b. de kennis op het terrein van de bouwnijverheid te vergroten en te verspreiden naar en binnen alle organisaties waarmede de stichting een relatie onderhoudt; c. voorts al hetgeen dat met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. De stichting en degenen die aan deze publikatie hebben medegewerkt, hebben een zo groot mogelijke zorgvuldigheid betracht bij het verwerken - volgens de huidige stand van wetenschap en techniek - van de in deze publikatie vervatte gegevens. Nochtans moet de mogelijkheid dat zich toch onjuistheden in deze publikatie zouden bevinden niet worden uitgesloten. Degene die van deze gebruik maakt, aanvaardt daarvoor het risico. De stichting sluit, mede ten behoeve van degenen die aan deze publikatie hebben meegewerkt, iedere aansprakelijkheid uit voor schade die mocht voortvloeien uit het gebruik van informatie in deze publikatie. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd entof openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Stichting Bouwresearch. No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm or any other means without written permis sion from the Stichting Bouwresearch.

5 Inhoud Woord vooraf Samenvatting Summary Inleiding Doelstelling en doelgroep l3 2.1 Doelstelling l3 2.2 Doelgroep l3 3 Methode A Beoordeling van de bedrijfsvoering 15 4 Methode B Bedrijfsfunctie-analyse en beoordeling Methode C Meting efficiency en actieplan voor verbetering effectiviteit Inleiding Gegevens voor de input- en output-meting Input- en output-meting Efficiency-evaluatie Effectiviteit en acties Bedrijfsmeting STICHTING BOUWRESEARCH 3

6 4 STICHTING BOUWRESEARCH

7 Woord vooraf Hoe loopt uw bedrijf? Het zult u, directeur van een bouwonderneming, voor een deel baseren op de financiële resultaten die in uw onderneming worden behaald. Ook zonder de exacte cijfers van de boekhouding heeft u best een idee of uw bedrijf goed loopt of niet. Maar dan is uw beeld misschien toch fragmentarisch, niet compleet en eenzijdig. Het is nuttig om u af en toe eens afte vragen ofu wel alles uit uw bedrijf haalt wat erin zit en of er zaken zijn die verbetering behoeven. Daarbij moet uw aandacht vooral uitgaan naar de leiding van de onderneming. De wijze waarop een onderneming wordt geleid bepaalt immers in hoeverre de investeringen in mensen, materialen en materieel in overeenstemming zijn met hetgeen als doelstelling van het bedrijf is vastgesteld. Het is van belang dit af en toe eens systematisch te beoordelen. Met de handleiding 'het management voor de spiegel' wil de Stichting Bouwresearch de ondernemers in de bouw een hulpmiddel geven voor zo'n zelfonderzoek. De handleiding omvat drie methodes. Eén voor een klein bouwbedrijf, één voor een groter bedrijf en één, bedoeld voor gebruik in de grote bouwonderneming. Hoewel de drie methodes verschillen in diepgang en mate van detail, zijn ze gebaseerd op dezelfde uitgangspunten. Het eerste uitgangspunt is, dat de handleiding moet worden gebruikt in samenhang met het ondernemingsplan. Zo'n ondernemingsplan (ofin ieder geval het besef van enkele bewust gemaakte beleidskeuzes) moet er dus wel zijn, bij voorkeur op papier! Overigens zal hier een wisselwerking optreden: Het zelfonderzoek leidt tot bezinning op de strategische keuzes van de onderneming. Het tweede uitgangspunt is, dat de gebruiker van de handleiding oprecht belang stelt in de uitkomst van het zelfonderzoek. De methode omvat onder andere het vaststellen van een aantal 'rapportcijfers' en daarmee kan men gemakkelijk sjoemelen als men dat wil. In dat geval maakt men zichzelf maar wat wijs en kan men er beter niet aan beginnen. Het belang van de methode ligt echter niet alleen in het cijferwerk, maar ook in het systematisch nalopen, globaal of gedetailleerd, van alle aspecten die met elkaar bepalen hoe goed een onderneming wordt geleid. Een derde uitgangspunt is dat de handleiding zowel door één persoon, bijvoorbeeld de eigenaar-directeur, als door een (directie-)team kan worden gebruikt. Het gezamenlijk uitvoeren van het zelfonderzoek ligt voor de hand bij bedrijven waar men gewend is strategische kwesties gezamenlijk te bespreken. Voor bedrijven waar men dat niet gewend is vormt deze handleiding wellicht een goed aanknopingspunt om ermee te beginnen. Dan komt ieders beeld van de onderneming ter sprake en wordt, bij een goede communicatie, een prima basis verkregen voor eventuele verbeteringen in de organisatie. Zo krijgt het zelfonderzoek de meeste waarde. STICHTING BOUWRESEARCH 5

8 De handleiding is samengesteld door de studiecommissie 'Evaluatie Bedrijfsmanagement', in 1987 met de code A88 ingesteld door de Stichting Bouwresearch. Deze commissie had bij het afronden van het onderzoek de volgende samenstelling: ir. IJ. de Bruijn - voorzitter MJ.A. Blom jhr. ing. L. de Geer drs. P.A. Hogervorst C W. Ho ogen dijk Stichting Bouwresearch, Rotterdam Ind. Bouwmij. Elementum B.V., Maassluis DOMA Projectontwikkeling, Nieuwegein Hogervorst & Overeem, Sassenheim I Grasso n.v., 's-hertogenbosch drs. N.J.C van Nuland Van Nuland Consultancy B.V., Oosterhout G.C v.d. Perk ir. drs. l.b. Buijs - coördinator ir. J. Benes - rapporteur Slokker Bouwmaatschappij B.V., Huizen Bureau PROMOTOR, Rotterdam Bureau ir. J. Benes B.V., Noordwijk Tijdens het onderzoek is tweemaal met succes een beroep gedaan op leden van het Nederlands Verbond van Ondernemingen in de Bouwnijverheid NVOB om een tussentijds concept van de handleiding op bruikbaarheid te toetsen. Hun commentaar gaf aanleiding tot de opzet van de handleiding in de vorm van een 'geprogrammeerde instructie' en tot de verdeling in de drie methodes A, B en C. De Stichting Bouwresearch is het NVOB en zijn leden bijzonder erkentelijk voor de opbouwende kritiek. Zij hoopt met het uitbrengen van deze handleiding bij te dragen aan het effectief en efficiënt functioneren van de Nederlandse bouwondernemingen. ir. 1.J. de Bruijn alg. directeur Stichting Bouwresearch 6 STICHTING BOUWRESEARCH

9 Samenvatting Deze handleiding is bedoeld als hulpmiddel om af en toe eens systematisch na te gaan of een bedrijf op alle fronten naar beste kunnen opereert. Hierbij wordt de aandacht gericht op de leiding van de onderneming. De leiding bepaalt immers of de investeringen in mensen, materialen en materieel in overeenstemming zijn met hetgeen als doelstelling van het bedrijf is vastgesteld. Omdat de kwaliteit van het leiding geven moeilijk rechtstreeks te meten is, baseert deze handleiding zich op een systematische beoordeling van de noodzàkelijke bedrijfsfuncties. De handleiding omvat drie methodes (A, B en C). Methode A helpt de directeur van een klein bouwbedrijfbij het snel, maar systematisch op een rij zetten van de sterke en zwakke punten in het vervullen van de noodzakelijke bedrijfsfuncties: Verkoop, produktie, inkoop, public-relations, de financiële, de sociale en de administratieve functie. (figuur 1) Financiën Sociaal Adminislr. Public Rel Figuur I - Methode A: Sterkte/zwakte-meting van de bedrijfsfuncties in de kleinere bouwonderneming. Methode B omvat een wat diepgaander analyse waaraan in een groter bedrijf behoefte zal zijn. (figuur 2) marktonderzoek marktbenadering marktbepaling VI conrractering Cl nazorg Figuur 2 - Methode B: Sterkte/zwakte-meting per aspect van elke bedrijfsfunctie in de iets grotere bouwonderneming. STICHTING BOUWRESEARCH 7

10 Methode C tenslotte, is bedoeld voor gebruik in de grote bouwonderneming. Voordat methode C kan worden gevolgd moet eerst methode B worden toegepast. (figuur 3) marktonderzoek marktbenadering marktbepaling contractering nazorg BEDRIJFSPROCES Figuur 3 - Methode C: Efficiency-meting van elke bedrijfsfunctie van de grote bouwonderneming op grond van weging van input en output per bedrijfsfunctie. Elk van de drie methodes berust op het in cijfers waarderen van de bedrijfsfuncties of onderdelen daarvan aan de hand van een aantal maatstaven. Vergelijking van deze cijfers met de 'streefcijfers' die voortvloeien uit het ondernemingsplan leert of er aanleiding is om in te grijpen. In methode A gebeurt dit op het niveau van de zeven onderscheiden bedrijfsfuncties. In methode B wordt bij elke functie een aantal aspecten onderscheiden en afzonderlijk beoordeeld. Methode C omvat een cijfermatige vergelijking van hetgeen een bedrijf in de verschillende bedrijfsfuncties heeft geïnvesteerd (de 'input') met wat die functies voor het bedrijfhebben opgeleverd (de 'output'). Zowel in de input als in de output worden drie 'hoofdcategorieën' onderscheiden. De gebruiker van methode C dient het belang van elk van deze hoofdcategorieën voor het vervullen van elke bedrijfsfunctie en voor het beoordelen ervan zelf aan te geven in zogenaamde wegingsfactoren. De vergelijking van input en output levert per bedrijfsfunctie een beoordelingscijfer. Op grond daarvan kan weer worden bezien in hoeverre er actie genomen moet worden. Zo men wil, kan men nu ook, na het toekennen van een wegingsfactor aan elke bedrijfsfunctie, een beoordelingscijfer van het bedrijfsmanagement als geheel bepalen. 8 STICHTING BOUWRESEARCH