PRINCE2 PRACTITIONER

Transcriptie

1 PRINCE2 PRACTITIONER EXAMENVOORBEREIDINGSPAKKET PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. The Swirl logo is a trade mark of AXELOS Limited. Ruysdael 2014

2 Aanwijzingen voor het proefexamenmateriaal INLEIDING Deze aanwijzingen zijn gemaakt zodat u zich zo goed mogelijk kunt voorbereiden op het PRINCE2 Practitioner examen. Lees deze tips gecombineerd met het document PRINCE2 Practitioner Examenrichtlijnen, dat een complete richtlijn biedt bij het examen en de gebruikte terminologie. Dat document geeft in het bijzonder een nadere verklaring over: De structuur van het examen Soorten vragen Moeilijkheidsgraad van de vragen Tijdmanagement. Dit examenvoorbereidingspakket biedt meer details over: Voorbereiding op het PRINCE2 examen. Vergeet dit zelf niet te verifiëren om eventuele gebieden waar u minder zeker van bent met uw trainer te bespreken; Examentechniek; Gebruik van het proefexamen. Om de meeste kans te hebben om volledig te voldoen aan de examenvereisten en daarmee de status van Registered Practitioner te verkrijgen, raden wij u aan om deze aanwijzingen goed door te nemen voor het maken van het proefexamen. Als er iets is wat u niet begrijpt: raadpleeg uw trainer! Examenvoorbereidingspakket Ruysdael 2014 V PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited.

3 EXAMENTECHNIEK Structuur van het proefexamen Het proefexamen is in acht vragen onderverdeeld, die corresponderen met de gebieden in de syllabus (onderwerpen). Vragen zijn genummerd van 1 tot 8; de nummering zelf heeft geen betekenis. Elke vraag is verder onderverdeeld in deelvragen, onder de noemer A, B, C, etc. Elke deelvraag is opgesteld als één van de vijf vragensoorten die beschreven zijn in het document Richtlijnen voor het PRINCE2 Practitioner Examen. Het puntenschema voor elke deelvraag wordt duidelijk aangegeven binnen de deelvraag. Voor elke vraag geldt dat de som van de punten van de deelvragen 10 is. Strategie Onthoud dat u maximaal 150 minuten heeft voor het maken van het examen, dus tijdmanagement is van groot belang. Lees eerst vlot het onderdeel projectscenario. Het gaat erom dat u zich snel een beeld vormt waarover het project dat bij uw examen gebruikt wordt gaat. De extra informatie (bijlagen) kunt u overslaan, aangezien die extra informatie uitsluitend betrekking heeft op specifieke vragen. Voor het inlezen krijgt u geen extra tijd. U heeft minimaal 5 minuten nodig om de informatie uit het scenario tot u te nemen. Om die reden adviseren wij u om 15 minuten te reserveren voor het beantwoorden van alle deelvragen over een onderwerp in het echte examen. U heeft dan nog ongeveer 25 minuten over om aanvullende informatie door te nemen en op het einde uw antwoorden nog een laatste keer na te kijken. Bedenk eerst hoe u het examen aan gaat pakken, zodat u uw kans vergroot om de benodigde punten (55%) te halen om te slagen (bij 44/80 bent u geslaagd). Mogelijke opties zijn bijvoorbeeld: 1. Beantwoord de vragen in de volgorde waarin ze geplaatst zijn hierdoor zult u ook minder snel een hele vraag over het hoofd zien en deze niet beantwoorden, maar als de voor u moeilijkste vragen eerst gesteld worden, kunt u ontmoedigd raken en hierdoor vertraging oplopen. 2. Identificeer eerst welke onderwerpen u het beste liggen. Dit is een nuttige benadering als u zich er goed bij voelt om door het vragenboekje heen te bladeren. Hierdoor kan het echter gebeuren dat u een volledige vraag over het hoofd ziet, als u uw antwoorden niet zorgvuldig nakijkt. Als u voor deze benadering kiest, noteer dan welke vragen van het vragenboekje u heeft afgerond. 3. Doe eerst de makkelijke deelvragen (met lage punten) van elk onderwerp. Ga dan door met de moeilijkere deelvragen. Hierdoor krijgt u eerst de makkelijke punten zonder tijd te verspillen aan de moeilijke vragen. U moet daarbij wel gedisciplineerd aantekenen op uw vragenboekje welke vragen zijn afgerond, omdat u anders vragen over het hoofd kunt zien of voor de tweede keer dezelfde vragen maakt. Examenvoorbereidingspakket Ruysdael 2014 V PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited.

4 4. Doe eerst de moeilijkere deelvragen (met hoge punten) van elk onderwerp. Ga dan door met de makkelijkere deelvragen. Dit kan een goede manier zijn om uw tijd te verdelen, maar het kan ook zijn dat u daardoor te langzaam werkt. 5. Een combinatie van opties 2 en 4. Onthoud dat alle manieren van aanpak waarbij de deelvragen niet in de volgorde waarin ze staan worden uitgevoerd ertoe kunnen leiden dat u vragen overslaat (en daardoor punten mist). Op basis van uw oefening met het proefexamen kunt u beslissen welke strategie het beste bij u past, en kunt u deze strategie aanhouden. De aanpak van uw keuze moet doordracht zijn en uw examenstijl moet daarbij in aanmerking worden genomen. TIPS EN ADVIEZEN Gebruik van het PRINCE2-handboek U mag tijdens het examen gebruik maken van het PRINCE2-handboek (maar geen ander materiaal). Omdat er sprake is van tijdsdruk, kunt u hiervan maar beperkt gebruik kunnen maken. Voor vragen die rechtstreeks gericht zijn op het scenario zult u weinig hebben aan het handboek. Deze vragen kijken namelijk naar uw vermogen om PRINCE2 toe te passen. Daarbij is het vooral belangrijk om te vertrouwen op wat u geleerd en geoefend heeft tijdens uw training en met de online oefenomgeving. Bij kennis- en begripsvragen kan het PRINCE2-handboek van pas komen om details van PRINCE2 na te kijken, als u deze informatie snel kunt vinden! Sleutel voor succes bij het gebruik van het handboek in deze gevallen is dat u weet waar u moet kijken, dus zorg ervoor dat u bekend bent met het handboek. Gebruik van de bijlagen bij het scenario Specifieke deelvragen kunnen extra informatie nodig hebben. De vraag kan verwijzen naar een bijlage in het scenarioboekje of de informatie wordt in de vraag zelf gegeven. Zorg ervoor dat u de aanvullende informatie (ofwel in een scenariobijlage, ofwel in een andere vorm) alleen gebruikt bij de vraag waar deze bij wordt geleverd. Puntenschema Bij elke deelvraag zijn er één of meer onderliggende vragen. Behalve wanneer anders wordt aangegeven, dient u slechts één antwoord te geven op elke van deze onderliggende vragen. Als u meer antwoorden geeft dan het genoemde aantal, scoort u geen punten voor die vraag. Logica toepassen Bij een examen met tijdsdruk (zoals dit) komt het voor dat men in de war raakt en zaken mist die overduidelijk zijn. De volgende suggesties kunnen u erbij helpen om uw aandacht vast te houden. Bijvoorbeeld: Als u moet beslissen welk product of beheersinstrument gepast is voor een specifieke rol, wellicht in een specifieke omstandigheid Examenvoorbereidingspakket Ruysdael 2014 V PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited.

5 Als u gevraagd wordt om een product aan een proces te koppelen dan kan het helpen om eerst te bekijken welke antwoorden niet passen, zodat u zich vervolgens kunt concentreren op het oplossen van de zaken die overblijven (wellicht met de hulp van het PRINCE2-handboek). Bewering/reden vragen Hierbij moet u goed nadenken en precies lezen. De eerste twee opties (A en B) zitten qua logica dicht bij elkaar, maar zijn wel verschillend. Bij dit soort vragen kunt u het beste werken door elke stelling op zichzelf te beoordelen. Lees dus eerst de bewering en beslis of het waar of niet waar is. Noteer dit op het vragenboekje (+ of -). Lees dan de reden en doe hetzelfde. Noteer dit op het vragenboekje (+ of -). Als één van beide of beide niet waar zijn, moet het een C, D of E zijn. Als beide echter waar zijn, moet u de twee stellingen naast elkaar leggen om te beslissen of de reden ook de onderbouwing/verklaring is van de bewering. Het antwoord zal dan dus ofwel A, ofwel B zijn. GEBRUIK MAKEN VAN DE PROEFEXAMEN VRAGEN EN ANTWOORDEN Het proefexamen biedt de kandidaten een methode om de belangrijkste elementen van PRINCE2 nog een keer te bekijken en te oefenen voor het Practitioner examen. Specifiek biedt het een raamwerk waarbinnen de kandidaat: Bekend kan worden met de verschillende vraagsoorten Kan nadenken over de proefvragen en de antwoorden erop kan noteren, zonder afgeleid te worden doordat de antwoorden moeten worden overgenomen op het aanvinkblad van het antwoordenboekje Het correcte antwoord op elke vraag aangereikt krijgt met uitleg, wat helpt bij het leren en bij het herhalen SAMENSTELLING Het proefexamen pakket bestaat uit: Scenarioboekje Hierin treft u een beschrijving van het project met een aantal bijlagen aan (bijvoorbeeld memo s, een product breakdown structure.) Vragenboekje Dit bestaat uit een set van negen proefvragen voor acht van de 11 syllabusgebieden, net als in het echte examen. De vragen worden gepresenteerd op een vergelijkbare manier als bij het echte examen. Antwoordenboekje Voor elke deelvraag is er een corresponderende antwoordpagina, waarop het correcte antwoord is geplaatst met de tekst die erbij hoort. Deze geeft een verklaring waarom iets het correcte antwoord is (inclusief, indien van toepassing, een verwijzing naar de betreffende hoofdstukken in het PRINCE2 handboek). Examenvoorbereidingspakket Ruysdael 2014 V PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited.

6 RICHTLIJN oefenexamens Behandel elk van de 8 vragen als een afzonderlijke taak, en volg daarbij de bovengenoemde informatie over de examentechniek. Doe dit in de volgorde die uw trainer aangeeft. Richt u erop om alle deelvragen voor elk onderwerp binnen 12 minuten af te ronden, maximaal 15 minuten wees hier strikt in. In het echte examen kunt u wellicht een gok doen bij vragen waar u het antwoord niet kunt herleiden (als dit althans niet leidt tot puntenaftrek); we stellen voor dat u die antwoorden op dit moment eerst open laat. Noteer op de juiste plaats in de Antwoordenkolom de letter die correspondeert met wat u denkt dat het correcte antwoord is op elke vraag. Als u alle deelvragen over een onderwerp heeft beantwoord, ga dan naar de Antwoordpagina s en vergelijk uw antwoorden met de correcte antwoorden die gegeven zijn. Doe dat vervolgens voor elke deelvraag. Vink de antwoorden die u goed had af, en bereken en noteer uw score op basis van de punteninformatie die in de titel van elke vraag wordt gegeven. Lees nu de gegeven uitleg van elk incorrect antwoord of de antwoorden waar u niet zeker van bent of waar u geen antwoord heeft gegeven en, als u denkt dat dit helpt om de relevante informatie vast te houden, controleer dan de verwijzing naar het PRINCE2 handboek. Tel nu alle punten van de deelvragen bij elkaar om een totaal te krijgen voor die vraag. De maximumscore voor elke vraag is 10, dus als u een score van 6 of meer heeft, bent u geslaagd voor dat onderwerp. U kunt deze oefening echter niet zien als een proefexamen, maar u kunt er wel door afleiden in welke mate u op dit moment voorbereid bent. Noteer dus uw zwakkere gebieden. Gun uzelf ongeveer 10 minuten per onderwerp voor deze activiteit, of volg daarin uw trainer. Vraag vervolgens duidelijkheid aan uw trainer over alle aspecten die nog niet duidelijk zijn voor u, en zorg voor het inplannen van de relevante herhalingsactiviteiten die nodig zijn voordat u het echte examen doet bijvoorbeeld door het herlezen van onderdelen in het PRINCE2 handboek, of door de cursusaantekeningen voor de onderwerpen in kwestie nog eens te bekijken. Examenvoorbereidingspakket Ruysdael 2014 V PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited.

7 PRINCE2 Practitioner - Examenvoorbereiding EXAM PREPARATION PRINCE2 PRACTITIONER PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. The Swirl logo is a trade mark of AXELOS Limited. Examenonderwerpen 1. Organization 2. Business Case 3. Quality 4. Plans 5. Risk 6. Change 7. Progress 8. Processes SU & IP 9. Processes DP, SB & CP 10. Processes CS & MP 6 vragen gaan over de thema s 2 vragen gaan over procescombinaties 2 Ruysdael V 7.5 1

8 PRINCE2 Practitioner - Examenvoorbereiding Soorten vragen Klassieke meerkeuze Meervoudig antwoord Matchen Volgorde Stelling en verklaring 3 Klassieke meerkeuzevragen 4 Ruysdael V 7.5 2

9 PRINCE2 Practitioner - Examenvoorbereiding Meervoudig antwoord 5 Matchen 6 Ruysdael V 7.5 3

10 PRINCE2 Practitioner - Examenvoorbereiding Op volgorde zetten 7 Stelling en verklaring - vragen 8 Ruysdael V 7.5 4

11 PRINCE2 Practitioner - Examenvoorbereiding Moeilijkheidsniveau vragen 9 Examenstrategie Het gaat om precies lezen! Het gaat om toepassing van theorie in een scenario Elke vraag: één antwoord Time management: 2½ uur voor 8 vragen 8 * 10 punten = 80; Norm: 55% juist = 44 punten Vraag beantwoorden in vragenboekje; aan einde van elke vraag in een keer overbrengen antwoordblad Gebruik boek alleen om snel details te zoeken Lees bijlagen scenario pas bij betreffende vraag 10 Ruysdael V 7.5 5

12 PRINCE2 Practitioner - Examenvoorbereiding SUCCES!! PRINCE2 is a registered trade mark of AXELOS Limited. The Swirl logo is a trade mark of AXELOS Limited. 11 Ruysdael V 7.5 6

13 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN - RICHTL LIJNENN VOOR DE KANDIDAAT Version 1.10 (Status Live) Page 1 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to t Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Tradee Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

14 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT 1 INLEIDING 1.1 Het doel van het examen is de deelnemer in staat te stellen aan te tonen dat hij de PRINCE2 principes, processen, thema s en rollen begrijpt. Het Practitioner examen maakt gebruik van objectieve vragen, waarbij de deelnemer voor iedere vraag het antwoord moet kiezen uit een aantal mogelijkheden, waarvoor het juiste antwoord vaststaat. 1.2 In de volgende hoofdstukken worden de opzet van het examen en de verschillende soorten vragen uitgelegd. Tevens worden een aantal tips gegeven over de manier waarop de verschillende soorten vragen aangepakt kunnen worden. 2 OPZET VAN HET EXAMEN 2.1 Het examenpakket bestaat uit drie boekjes: Het Scenarioboekje bevat één scenario met daarin een beschrijving van de organisatie, de zakelijke context en de doelstellingen van het project. Het Scenarioboekje kan ook aanvullende informatie geven voor één of meer van de acht vragen. Wanneer aanvullende informatie moet worden gebruikt, wordt dit duidelijk vet gedrukt vermeld in de vraag. Aanvullende informatie moet alleen worden gebruikt voor de vraag waarop deze betrekking heeft. Wanneer er in de vraag niet wordt verwezen naar aanvullende informatie of het Projectscenario, beantwoord de vraag dan alleen aan de hand van de informatie in de vraag zelf. In dit geval levert het Projectscenario slechts de achtergrond en de context van het project als geheel, maar niet de feiten die nodig zijn om de vraag te beantwoorden. 2.2 Het Vragenboekje bevat acht vragen, die elk over een bepaald hoofdonderwerp van de syllabus gaan. Dit staat duidelijk aangegeven aan het begin van iedere vraag. Iedere vraag bestaat uit 10 onderdelen ( deelvragen ), die elk één punt kunnen opleveren, zodat de totale score uitkomt op 80 punten. Bij 44 punten (55%) is men geslaagd. Bij elk van de deelvragen staat aangegeven hoeveel van de 10 punten ermee te behalen zijn. Er wordt van u verwacht dat u alle vragen en deelvragen beantwoordt. 2.3 Het Antwoordboekje bevat de antwoordbladen waarop de antwoorden moeten worden ingevuld. Voor iedere vraag wordt slechts één antwoord gevraagd, tenzij dit in de vraag expliciet anders wordt aangegeven. Als er in het Antwoordboekje meer dan één antwoord wordt gegeven, terwijl dat niet wordt gevraagd, is het antwoord ongeldig. Version 1.10 (Status Live) Page 2 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

15 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT 3 HOOFDONDERWERPEN UIT DE PRINCE2-SYLLABUS De syllabus van PRINCE2 bevat 15 onderdelen, te weten: de 7 thema s, de 7 processen, een onderdeel overzicht en principes en het onderdeel op maat maken voor de projectomgeving. In het PRINCE2 Practitionerexamen zijn er 6 vragen over thema s en 2 vragen over één van de drie combinaties van processen zoals hieronder weergegeven. In elke vraag worden 2 onderwerpen uit de syllabus getest van het betreffende syllabusonderdeel. Hoofdonderwerp uit de Syllabus Thema Business Case Thema Organisatie Thema Kwaliteit Thema Plannen Thema Risico Thema Wijziging Thema Voortgang Processen Opstarten van een Project en Initiëren van een Project Processen Sturen van een Project, Managen van een Faseovergang en Afsluiten van een Project Processen Beheersen van een Fase en Managen Productoplevering De hoofdonderwerpen Overzicht, Principes en Op maat maken van PRINCE2 voor de projectomgeving uit de Syllabus worden niet apart geëxamineerd, maar details hieruit kunnen wel zijn opgenomen in de vragen over de andere hoofdonderwerpen uit de syllabus. De volledige PRINCE2-syllabus kan verstrekt worden door de APMG Group, of door uw Accredited Training Organisatie. 4 SOORTEN VRAGEN Er worden in de toets 5 verschillende soorten vragen gebruikt: 4.1 Klassieke meerkeuzevragen kies één antwoord uit de lijst van mogelijke antwoorden. Het juiste antwoord moet worden geselecteerd uit een lijst van 3 of 4 mogelijkheden. Beantwoord de volgende vraag over de relatie tussen de Communicatiemanagementstrategie en andere PRINCE2-producten en -thema s. Welke bewering beschrijft op juiste wijze de relatie tussen de Communicatiemanagementstrategie en het thema Organisatie? A B C De Communicatiemanagementstrategie wordt goedgekeurd door de Projectmanager. De Communicatiemanagementstrategie bevat zowel de informatiestroom vanuit het project naar de belanghebbende stakeholders, als van de belanghebbende stakeholders naar het project. Alle geïdentificeerde stakeholders zouden de Communicatiemanagementstrategie moeten reviewen. Version 1.10 (Status Live) Page 3 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

16 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT 4.2 Meervoudig antwoord kies 2 juiste antwoorden uit een lijst van 5 mogelijkheden'. Deze vraag heeft exact dezelfde indeling als de klassieke stijl, maar er wordt meer dan één antwoord gevraagd. Dit is de enige soort vraag waarvoor meer dan één correct antwoord is vereist om punten te krijgen. Beide antwoorden moeten juist zijn om een punt voor een vraag te krijgen. Als er meer of minder dan 2 antwoorden worden gegeven is het antwoord ongeldig. De indeling met 2 van de 5 mogelijkheden is de enige vorm die wordt gebruik. Beantwoord de volgende vraag over het gebruik van de paragraaf Configuratiemanagementprocedure van de Configuratiemanagementstrategie. Geef niet meer of minder antwoorden dan gevraagd wordt bij iedere vraag. 1 Verificatie en audit: Welke 2 gebieden zouden worden gereviewd bij het uitvoeren van een configuratieaudit? A De invoerregels in de Projectproductbeschrijving zijn juist gespecificeerd. B Specialistische producten worden juist geïdentificeerd. C Een product komt overeen met de status die ervoor is vastgelegd in het betreffende Configuratie-itemrecord. D Het terughalen van producten verloopt volgens de Configuratiemanagementprocedure. E Risico s die zijn gerelateerd aan producten worden beoordeeld conform de Risicomanagementstrategie. 4.3 Matchen koppel items in de ene lijst aan items in de andere. Er is slechts één juist antwoord op iedere vraag, maar opties uit de tweede lijst kunnen één keer, meer dan één keer of helemaal niet worden gekozen. In kolom 1 staat een lijst met ware beweringen uit het proces Opstarten van een Project. Selecteer voor iedere bewering in kolom 1 het product uit kolom 2 waarin de bewering zou moeten zijn vastgelegd. Elke optie kan één keer, meer dan één keer of helemaal niet worden gekozen. Kolom 1 Kolom 2 1 De haalbaarheidsstudie moet worden goedgekeurd door de Raad van Bestuur, voordat men in het nieuwe project kan beginnen met enige ontwikkeling. 2 Het bedrijf zou de aanbeveling uit de haalbaarheidsstudie kunnen negeren en besluiten om het nieuwe product NIET te gaan maken. A Leerpuntenlogboek B Business Case op hoofdlijnen C Faseplan D Projectproductbeschrijving E Rolbeschrijvingen projectmanagementteam 3 Andere projecten hebben bij het ontwikkelen van nieuwe producten eronder geleden wanneer de bedrijfsonderdelen niet betrokken werden bij de ontwikkeling van de producten. 4 70% van de mensen uit de testgroep moet bevestigen dat zij het nieuwe product zouden willen kopen. Version 1.10 (Status Live) Page 4 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

17 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT 4.4 Volgorde bepalen gebeurtenissen in de juiste volgorde plaatsen. Het onderstaande voorbeeld laat een Volgorde-vraag zien die is gebaseerd op de stijl Matchen. In kolom 1 staat een lijst met besluiten die in het project moeten worden genomen. Bepaal voor ieder besluit in kolom 1 of dit al dan niet in het proces Opstarten van een Project wordt genomen en geef aan in welke volgorde de besluiten zouden moeten worden genomen. Kolom 1 Kolom 2 1 Goedkeuren van de haalbaarheidsstudie door de Stuurgroep voordat er met werkzaamheden voor het project kan worden begonnen. 2 Besluiten of er voldoende geld is om de doelstelling van het project te financieren. 3 Beoordelen welke partijen er, op grond van ervaring uit eerdere projecten, bij het project betrokken zouden moeten worden. 4 Evalueren van twee mogelijke kandidaten voor de rol van Projectmanager en besluiten wie er benoemd zou moeten worden. A Besluit wordt NIET genomen in het proces Opstarten van een Project B Als eerste C Als tweede D Als derde E Als vierde Version 1.10 (Status Live) Page 5 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

18 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT 4.5 Stelling/Verklaring ieder item bestaat uit twee beweringen: een stelling en een verklaring, die met elkaar worden verbonden door het woord want. Bepaal eerst of de stelling waar of niet waar is en vervolgens of de 'verklaring waar of niet waar is. Als één van beide beweringen niet waar is, selecteer dan een antwoord uit de opties C, D of E. Als beide beweringen waar zijn, dan is er echter nog een derde stap nodig. Kies tussen optie A en B door te bepalen of de verklaring al dan niet een juiste onderbouwing van de stelling is. Maak gebruik van het Projectscenario en beantwoord de volgende vraag. Regel 1 t/m 2 in onderstaande tabel bestaat uit een stelling en een verklaring. Geef voor elke regel welke optie (A t/m E) van toepassing is. Elke optie kan één maal, meerdere malen of helemaal niet worden gebruikt. Opties Stelling Verklaring A Waar Waar EN de verklaring is een goede onderbouwing voor de stelling. B Waar Waar MAAR de verklaring is GEEN onderbouwing voor de stelling. C Waar Niet waar D Niet waar Waar E Niet waar Niet waar Stelling 1 De verwachte benefits van het vergroten van de flexibiliteit van de medewerkers zouden moeten worden opgenomen in de Business Case. 2 De verwachte benefits van het vergroten van de flexibiliteit van de medewerkers zouden moeten worden opgenomen in de Business Case. WANT WANT Verklaring Alle bekende benefits in de Business Case zouden duidelijk in meetbare termen moeten worden beschreven. Informatie over verwachte benefits van het project maakt deel uit van de rechtvaardiging voor het uitvoeren van het project. In bovenstaand voorbeeld zijn alle beweringen in vraag 1 en 2 waar, maar het antwoord op vraag 1 is B en op vraag 2 is A. In vraag 1 is de verklaring waar, maar het feit dat benefits beschreven zouden moeten worden in meetbare termen verklaart niet waarom de benefit van toegenomen flexibiliteit van medewerkers zou moeten worden vastgelegd in de Business Case. Het antwoord is B. In vraag 2 is de verklaring een rechtvaardiging voor de stelling. Uit de scenario-informatie zal duidelijk blijken dat de flexibiliteit van medewerkers een geraamd benefit voor dit project is, en uit PRINCE2 weten we dat de Business Case de rechtvaardiging voor het uitvoeren van het project levert. De verklaring is dus waar en vormt een onderbouwing van de stelling. Het antwoord is dus A. Er is slechts één juist antwoord mogelijk bij iedere vraag, maar keuzes (a t/m e) kunnen één maal, meerdere malen of helemaal niet worden gebruikt. Version 1.10 (Status Live) Page 6 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

19 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT 5 TIMEMANAGEMENT Het examen duurt 150 minuten ( 2½ uur). Kandidaten moeten hun tijd zo verdelen en managen dat ze alle vragen kunnen beantwoorden. Als vuistregel geldt dat een kandidaat 5 minuten nodig heeft om het scenario te lezen en om vertrouwd te raken met de indeling van het examen. Als er vervolgens 15 minuten worden uitgetrokken voor elk van de acht vragen, blijft er nog 25 minuten speling over voor het lezen van de aanvullende informatie, wat bij sommige vragen nodig is. Dit voorstel voor een tijdsindeling is alleen bedoeld als richtlijn. Ga ervan uit dat voor sommige vragen meer tijd nodig is door het soort vraag, en door het gebruik van aanvullende informatie. Bij het examen mag de kandidaat gebruik maken van zijn eigen, van aantekeningen voorziene exemplaar van het manual. Er mag geen aanvullend materiaal worden gebruikt; dit geldt ook voor post-its (anders dan gebruikt als bladwijzer in het manual) en toegevoegde pagina s met aantekeningen. Kandidaten moeten zich bewust zijn van de beperkte tijd die er beschikbaar is. Het manual mag ter ondersteuning worden gebruikt, net als in het dagelijkse leven. Maar de tijdsdruk van een examen betekent dat de vragen niet zijn ontworpen met als doel of zelfs de verwachting dat de kandidaten het manual gebruiken voor het beantwoorden van de vragen. Het gebruik is optioneel. Als richtlijn kan worden aangehouden dat een kandidaat het manual misschien één of twee keer inkijkt voor een specifiek punt.veel meer dan dat is waarschijnlijk contraproductief, en wordt afgeraden. 6 REDACTIONELE OPMERKINGEN 6.1 In het hele Scenarioboekje en Vragenboekje examen worden de PRINCE2 thema s, processen en managementproducten met een hoofdletter geschreven. 6.2 Gebruik van zou moeten ( should ), zullen ( will ) en moeten ( must ). 1 zou moeten wordt gebruikt om aan te geven dat het om een verplichting gaat. Iets is goed, belangrijk of wordt aangeraden. Het is minder sterk dan moet. Het wordt gebruikt om te toetsen of iets zou moeten gebeuren omdat het in lijn is met de principes en de aangeraden best practices van PRINCE2. Neem bijvoorbeeld de volgende bewering: De Directeur Financiën zou in het project de rol van Opdrachtgever moeten uitvoeren. Gegeven de informatie uit het scenario zou de Directeur Financiën al dan niet de geschikte kandidaat voor de PRINCE2-rol van Opdrachtgever kunnen zijn, hij zou in staat moeten zijn om de PRINCE2-verantwoordelijkheden voor die rol uit te kunnen voeren en de belangen van het bedrijf te behartigen in het project. Het gebruik van zou moeten vraagt dan van de lezer om dit te evalueren. moet wordt gebruikt wanneer er sprake is van iets dat noodzakelijk is of iets dat moet plaatsvinden. Bijvoorbeeld iets dat verplicht ( mandatory ) is. Zullen en wordt ( will en is ) worden gebruikt om iets uit te drukken waar geen discussie over mogelijk is of wat vaststaat in PRINCE2, bijvoorbeeld om algemene feiten over de producten, processen, thema s en technieken van PRINCE2 te beschrijven. Een voorbeeld van dit laatste is: De acceptatiecriteria worden vastgelegd in de Projectproductbeschrijving. 1 Voor deze definities gaat de Engelse tekst hier uit van Michael Swan's 'Practical English Usage' Version 1.10 (Status Live) Page 7 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

20 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT 6.3 Gebruik van beweringen die waar zijn in een vraag A Elk van de onderstaande 5 vragen bevat een aantal beweringen die waar zijn over het l project, maar slechts 2 beweringen horen thuis in de genoemde paragraafin de Business s Case d e u i t d r u k k W 1 Welke 2 beweringen zouden moeten worden vastgelegd in de paragraaf Kosten? A Het project zal gefinancierd worden uit het marketingbudget van het bedrijf. B Er kan geen informatie over projectkosten worden gegeven voordat het Projectplan is goedgekeurd. C De totale projectkosten worden geschat op D De kosten van het drukken en de verspreiding zullen worden vastgelegd in de prognose van de productiekosten. E 10 extra orders met een gemiddelde winst van zullen in het eerste jaar een winst opleveren van anneer beweringen die waar zijn (of een soorgelijke omschrijving) wordt gebruik in een vraag, is het niet nodig te onderzoeken of de beweringen consistent zijn met het scenario of dat aanvullende informatie vereist is. In het bovenstaande voorbeeld is het bij optie A en C niet nodig om het scenario te controleren om te zien of het project gefinancierd wordt uit het marketingbudget van het bedrijf of dat de geschatte kosten zijn. Aangezien bij de vraag is aangegeven dat de bewering waar is, moet er beoordeeld worden of het kopje Kosten', conform de door PRINCE2 aanbevolen inhoud voor een Business Case, de juiste plek is om deze informatie vast te leggen. 6.4 Gebruik van conform PRINCE2 De uitdrukking 'conform PRINCE2 wordt gebruikt om te benadrukken dat de vraag zuiver theoretisch is en dat er geen evaluatie van de scenario-informatie nodig is. Version 1.10 (Status Live) Page 8 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

21 PRINCE2 PRACTITIONER-EXAMEN / RICHTLIJNEN VOOR DE KANDIDAAT 7 HET GEBRUIK VAN HET ANTWOORDBOEKJE De Antwoordboekjes worden elektronisch gelezen en de resultaten worden door de computer uitgerekend. Het is daarom van essentieel belang dat kandidaten de hier gegeven instructies volgen en hun antwoorden dienovereenkomstig invullen. Als u dat niet op p de juiste manier doet, kan dat leiden tot vertraging en, in sommige gevallen, tot een ongeldig antwoord. 7.1 De Antwoordboekjes worden elektronisch gelezen en de resultaten worden door de computer uitgerekend. Het is daarom van essentieel belang dat kandidaten de hier gegeven instructies volgen en hun antwoorden dienovereenkomstig invullen. Als dat d niet op de juiste manier gebeurt, kan dat leiden tot vertragingg en, in sommige gevallen, tot een ongeldig antwoord. Alle antwoorden moeten door de kandidaten worden gegevenn door middel van het invullen van de 'ellips' die bij het gekozen antwoord hoort. Bijvoorbeeld: A B C D De ellips moet worden ingevuld METT POTLOOD,, NIET MET PEN. Als er een pen wordt gebruikt, worden de antwoorden niet door het systeem gelezen. Twee goede manieren om de antwoordformulieren in te vullenn zijn: de ellips volledig invullenn of een lijn trekken door het h midden van de ellips,, waarbij ervoor gezorgd moet worden dat deze voor % gevuld is Andere manieren van invullen zijn niet toegelaten, en kunnen ertoe leidenn dat de vraag niet beoordeeld wordt. Als een kandidaat gedurende het examen een antwoord wil veranderen, v moet het onjuiste antwoord volledig worden uitgegumd, en het juiste antwoord worden w ingevuld. Als er door de kandidaat meer dan één antwoord wordt gegeven, krijgt de vraag nul punten. 8 HET RE-REGISTRATION EXAMEN De opzet van het Re-Registration examen komt overeen met die van het Practitioner examen, met als verschil dat het Re-Registrati ion examen slechts drie vragen v bevat en één uurr duurt. Deze hebben een totale score van 30, en de deelnemer is geslaagd bij een score van 17 (55%). Iedere vraag gaatt over één onderdeel van de syllabus, waarbij niet meer dan één vraag over één van de processen gaat. Voor het overige geldt voor het Re-Registration examen hetzelfde als voor het Practitioner examen. Version 1.10 (Status Live) Page 9 Document Owner Mart van der Niet NL - PRINCE2 Practitioner Candidate Guidance v Dutch.docx Aligned to t Version 1.10 of the OTE Practitioner Candidate Guidance The APM Group Ltd This document is not to be reproduced or re-sold without express permission from The APM Group Ltd. PRINCE2 is a Registered Tradee Mark of the Cabinet Office. The Swirl Logo is a trade mark of the Cabinet Office.

22 Het Practitioner Examen FX03 Scenarioboekje Dit is een 2,5 uur durend examen. Dit boekje bevat het Projectscenario dat als basis dient voor het examen. Alle vragen staan in het Vragenboekje. In dit Scenarioboekje is voor een aantal vragen aanvullende informatie opgenomen. Waar gebruik moet worden gemaakt van extra informatie is dat duidelijk aangegeven bij de vraag waarop die informatie betrekking heeft. Alle informatie die bij een vraag wordt gegeven, is uitsluitend van toepassing op de betreffende vraag. Voor elk van de acht vragen kunnen 10 punten worden behaald; de maximale score voor dit examen is dus 80 punten. Om te slagen is een minimale score van 55% (44 punten) vereist. Bij iedere vraag is duidelijk aangegeven op welk onderwerp uit de syllabus de vraag betrekking heeft. Bij het examen mag uitsluitend gebruik worden gemaakt van het PRINCE2-manual, dus behalve het Vragenboekje, het Scenarioboekje, het Antwoordenboekje en het PRINCE2-manual mag geen ander materiaal / naslagwerk worden gebruikt. Kandidaatnummer:...

23 Lege Pagina

24 Projectscenario Projectscenario Het Reorganisatieproject (N.B. De bedrijven en personen in het scenario zijn fictief) Een rijksoverheidsinstantie, het Ministerie van Voedselhygiëne (MVH), krijgt te maken met toenemende druk om in de kosten te snijden, en de problemen op te lossen die worden veroorzaakt door tekortschietende en verouderde technologie. Teamtech, een detacheringbureau dat specialisten levert aan overheidsinstanties, heeft externe consultants geleverd. Zij hebben een haalbaarheidsstudie uitgevoerd om de opties in kaart te brengen voor het aanpakken van de problemen. De volgende opties zijn overwogen: doe niets; geselecteerde bedrijfsonderdelen herstructureren; geselecteerde bedrijfsonderdelen schrappen en externe leveranciers contracteren om deze diensten te leveren. De conclusie van de haalbaarheidsstudie luidde dat er voldoende grond is voor het herstructureren van de diensten die nu worden geleverd door twee afdelingen: Facilitaire Zaken (onderhoud van gebouwen en terreinen) en Informatietechnologie (IT). De aanbevelingen waren: Herstructureer de diensten van afdeling Facilitaire Zaken en verminder het personeelsbestand van de afdeling met 20%; Herstructureer de diensten van Informatietechnologie (IT) en vervang het huidige IT-systeem door een nieuwe hardware- en softwareoplossing. In de haalbaarheidsstudie zijn de huidige organisatiestructuur van afdeling Facilitaire Zaken en het bestaande IT-systeem op hoofdlijnen beschreven. Tevens is voor het benodigde project een Business case op hoofdlijnen uitgewerkt. De externe consultants van Teamtech hebben ook de volgende aanbevelingen gedaan voor het managen van het project: Maak gebruik van PRINCE2; Splits het project in vier managementfasen: Fase 1 (Stage 1): Standaard PRINCE2 initiatie activiteiten; Fase 2: Detailontwerp maken voor de toekomstige organisatiestructuur van afdeling Facilitaire Zaken. Specificaties opstellen voor de nieuwe hardware- en softwareoplossing. Contract opstellen voor het leveren en installeren van de nieuwe hardware- en softwareoplossing; Fase 3: Tender uitschrijven en voorstellen evalueren. Leverancier selecteren en contract afsluiten; Fase 4: Nieuwe organisatiestructuur van afdeling Facilitaire Zaken implementeren. Nieuwe hardware- en softwareoplossing installeren en een proefperiode draaien. Het Project Scenario wordt vervolgd op de volgende pagina

25 vervolg De eerste schattingen wezen uit dat de kosten voor het project 2,5 miljoen zouden bedragen en dat het twee jaar zou kosten om het af te ronden. De verwachte besparing bedraagt voor de komende 10 jaar 20 miljoen. Het senior management van MVH nam de aanbevelingen over als basis voor het project. Iedere gebeurtenis echter die zou kunnen leiden tot verlies van MVH-data moet onmiddellijk naar hen geëscaleerd worden. Het Herstructureringsproject heeft het proces Opstarten van een Project (Starting up a Project) afgerond en bevindt zich nu in de initiatiefase. Vanwege het strategische belang van het project heeft de Algemeen Directeur van MVH de rol van Opdrachtgever op zich genomen. Er is een Projectmanager van MVH benoemd die ervaring heeft met PRINCE2. De medewerkers van de afdelingen die worden geherstructureerd zullen samenwerken met de externe consultants die de haalbaarheidsstudie hebben uitgevoerd, om het detailontwerp en de specificaties te schrijven.

26 Vraag 2: Thema Organisatie (Organization) - Aanvullende informatie Aanvullende informatie over enkele mensen die betrokken zouden kunnen worden bij het project: Accountmanager Teamtech: Hij vertegenwoordigt het detacheringbureau Teamtech dat specialisten levert aan overheidsinstanties. Teamtech heeft de consultants geleverd die de haalbaarheidsstudie hebben uitgevoerd. Zij zullen geen producten voor het project ontwikkelen. Dezelfde consultants zullen gedurende het Herstructureringsproject echter wel worden ingezet voor ondersteuning en begeleiding van de teams van de afdelingen Informatietechnologie (IT) en Facilitaire Zaken. Directeur Financiën: Zij is 12 maanden geleden overgeplaatst van de afdeling Informatietechnologie. Het is haar verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat een kosteneffectieve aanpak wordt gehanteerd voor alle operationele en projectactiviteiten binnen het Ministerie van Voedselhygiëne. Manager Hardware: Hij rapporteert aan de Directeur Informatietechnologie. Hij levert en beheert de computerhardware en software van alle bedrijfsonderdelen. Manager Salarisadministratie: Hij rapporteert aan de Directeur Financiën. Hij is een zeer ervaren en efficiënte accountant, die namens de Directeur Financiën verantwoordelijk is voor het leiden van een deel van de afdeling Financiën. Hij is betrokken geweest bij het opzetten van de bedrijfsstrategie van het ministerie en heeft meegewerkt aan een volledige risicobeoordeling van de organisatie. Ook heeft hij het concept voor de bedrijfsbrede standaard voor Business cases gemaakt. Directeur Onderzoek en Ontwikkeling: Zij geeft leiding aan een groot team dat het altijd ongelooflijk druk heeft. Veel van haar onderzoeks- en ontwikkelingsprocessen vereisen dagelijkse input van de teams van Informatietechnologie en Facilitaire Zaken. Zij heeft uitstekend inzicht in de behoeften van ieder team om effectief te kunnen werken.

27 Aanvullend informatie Kwaliteit Vraag 3: Thema Productbeschrijving Kwaliteit (Quality) voor - Aanvullende het contract informatie Benaming (Title) Doel (Purpose) Contract. Deze overeenkomst specificeert de eisen van MVH voor het leveren en installeren van een hardware- en softwareoplossing. Het biedt meetbare criteria ten opzichte waarvan de prestaties van de geselecteerde externe leverancier zullen worden beoordeeld. Samenstelling (Composition) Verantwoordelijkheden van MVH en de geselecteerde externe leverancier. Werkwijzen voor het bewaken van en rapporteren over het niveau van functioneren. Het proces van MVH voor het oplossen van geschillen. Geheimhoudingsbepalingen. Voorwaarden voor het ontbinden van het contract. Verklaring van technische termen die in het contract worden gebruikt. Format en presentatie (Format & presentation) A4, Word-document, dubbelzijdig geprint, in zwart-wit. Lettertype: Arial, 12 pts Kwaliteitscriteria (Quality criteria) Bevat alle items hierboven genoemd in "Samenstelling". Niet meer dan 60 bladzijden. Voldoet aan de huisstijl van MVH. Geen spelfouten. Vereiste kwaliteitsvaardigheden (Quality skils required) Kwaliteitsverantwoordelijkheden (Quality responsibilities) Vaardigheden voor proeflezen. Producent/Productvertegenwoordiger (Producer/Presenter): Directeur Informatietechnologie. Voorzitter (Chair): Projectmanager. Reviewer: Manager Hardware en Directeur Financiën. Goedkeurder (Approver): Algemeen Directeur. 1/3

28 Aanvullend informatie Kwaliteit Notities over kwaliteit uit het Dagelijks logboek (Daily Log) Het contract tussen MVH en de geselecteerde externe leverancier zal de aard en de kwaliteit van de vereiste dienstverlening specificeren. De geselecteerde leverancier moet zich houden aan de in de bedrijfstak geldende standaarden voor het leveren van hardware- en softwareoplossingen. Het Kwaliteitmanagementsysteem (QMS) van MVH is ISO-gecertificeerd. Het bevat richtlijnen voor 80% van de bedrijfsprocessen van MVH. Eén van deze processen beslaat de vervaardiging van contracten voor het in dienst nemen van medewerkers. Het QMS bevat ook de standaards die van toepassing zijn op alle documentatie. Er is geen gedocumenteerde procedure voor wijzigingsbeheer. Alle projectdocumenten zullen worden onderworpen aan een kwaliteitsreview. Voor sommige producten is een formeel kwaliteitsrecord nodig dat door de voorzitter van de kwaliteitsreview moet worden afgetekend. (wordt vervolgd) 2/3

29 Aanvullend informatie Kwaliteit Passage uit de concept-kwaliteitsmanagementstrategie (Quality Management Strategy) (kan fouten bevatten). Inleiding 1. Dit document definieert de aanpak die gedurende het project gebruikt gaat worden om de vereiste kwaliteitsniveaus te bereiken. 2. De Stuurgroep (Project Board) zal de eindverantwoordelijkheid dragen voor de Kwaliteitsmanagementstrategie (Quality Management Strategy). 3. Projectborging (Project Assurance) zal de implementatie van de Kwaliteitsmanagementstrategie borgen. Kwaliteitsmanagementprocedure Kwaliteitsstandaarden (Quality management procedure Quality standards) 4. De in de bedrijfstak geldende standaarden voor het leveren van hardware- en softwareoplossingen. 5. De documentatiestandaarden van MVH. Records (Records) 6. Er zal een Kwaliteitsregister (Quality Register) worden bijgehouden voor het vastleggen van de geplande kwaliteits-activiteiten en de werkelijke resultaten daarvan. 7. Voor ieder product zullen Configuratie-itemrecords (Configuration Item Records) worden bijgebouden, waarin de status, versie en variant wordt beschreven. 8. Voor de producten die dat vereisen worden Kwaliteitsrecords (Quality Records) opgeslagen in de kwaliteitsdatabase. Rollen en verantwoordelijkheden (Roles and responsibilities) 9. Teammanagers zullen informatie leveren over kwaliteitscontroles die zijn uitgevoerd. 10. Teammanagers zullen ervoor zorgen dat het Kwaliteitsregister (Quality Register) wordt geactualiseerd met de namen van de teamleden die betrokken zijn bij het reviewproces. 11. De Seniorgebruiker (Senior user) zal de Productbeschrijvingen (Product Descriptions) reviewen van de producten, die door de geselecteerde externe leverancier worden gemaakt, om ervoor te zorgen dat ze realiseerbaar zijn. 3/3

30 Vraag 6: Thema Wijziging (Change) - Aanvullende informatie Fase 3 (Stage 3) van het project loopt nu drie weken en er zijn in deze fase nog 41 weken te gaan. De tenderaanvraag is goedgekeurd, maar nog niet verspreid naar de externe leveranciers die op de lijst staan. De Algemeen Directeur van het Ministerie van Voedselhygiëne (MVH) heeft een spoedvergadering belegd omdat er een nieuw overheidsinitiatief is aangekondigd om alle Facilitaire diensten te centraliseren. Alle lopende projecten die betrekking hebben op Facilitaire Zaken moeten onmiddellijk worden stopgezet. De Projectmanager heeft een Issuerapport (Issue Report) uitgewerkt, aangezien de scope van het Herstructureringsproject mogelijk verkleind moet worden om de herstructurering van de afdeling Facilitaire Zaken uit het project te halen. Voor het project is nog een wijzigingsbudget (Change Budget) van beschikbaar, een projecttolerantie (Project tolerance) voor tijd van +6 weken / - 6 weken en een projecttolerantie voor kosten van / Vermindering van het personeelsbestand van Facilitaire Zaken en het vernieuwen van de hardwareen softwareoplossing van MVH zou volgens planning 2,5 miljoen kosten. Dit zou een besparing opleveren op de operationele kosten van 2 miljoen per jaar, ofwel 20 miljoen voor de komende 10 jaar. Het noodzakelijke werk om de scope van het project te verkleinen en alleen de hardware- en softwareoplossing voor MVH op te leveren zou 1,25 miljoen kosten en een besparing opleveren op de operationele kosten van 1 miljoen per jaar, ofwel 10 miljoen voor de komende 10 jaar. De doorlooptijd van twee jaar blijft ongewijzigd. De Projectmanager is er echter bezorgd over dat de specificatie die voor de nieuwe software is opgesteld de eisen voor de geherstructureerde processen van Facilitaire Zaken bevat en niet die voor de nu bestaande processen. Om de afdeling Facilitaire Zaken uit het Herstructureringsproject te halen, zullen alle producten moeten worden herzien die te maken hebben met de implementatie van de nieuwe organisatiestructuur van Facilitaire Zaken. Er is een volledige analyse uitgevoerd en de eerste schattingen zijn dat fase 3 door deze wijzigingen met drie weken zal worden vertraagd en de afronding extra zal kosten. Van de fasetolerantie voor kosten in fase 3 is nog over. Het overheidsinitiatief om alle Facilitaire diensten te centraliseren en efficiënter te organiseren zou over een periode van 10 jaar een besparing op de operationele kosten moeten opleveren van 15 miljoen. De kosten voor het Centralisatieproject worden geschat op 1,5 miljoen.

31 Vraag 7: Thema Voortgang (Progress) - Aanvullende informatie De onderstaande passages zijn afkomstig uit het Werkpakket (Work Package) dat aan de Teammanager Informatietechnologie (IT) is gegeven. Het Werkpakket betreft de installatie van de nieuwe hardware- en softwareoplossing die door de geselecteerde externe leverancier is geleverd. Het is opgesteld door de Projectmanager. Het overzetten van data van de huidige systemen naar de nieuwe software moet plaatsvinden met een minimale verstoring van de lopende dienstverlening. Tegelijkertijd zullen de de Facilitaire diensten worden geherstructureerd. Gedurende het overzetten van data zal de Teammanager IT moeten samenwerken met de Teammanager Facilitaire Zaken om ervoor te zorgen dat hun werkzaamheden synchroon lopen en producten op elkaar aansluiten. Afronding van dit werk staat gepland voor einde week 24 van fase 4. De projectinformatie in de onderstaande passages is waar, maar staat wellicht NIET in de juiste paragraaf of in het juiste document. Concept Werkpakket (Work Package) Technieken, processen en procedures (Techniques, processes and procedures) 1. Iedere bedreiging die zou kunnen leiden tot verlies van MVH-data moet onmiddellijk geëscaleerd worden. Gezamenlijke afspraken (Joint agreements) 2. Het werk begint begin week 2 (fase 4). 3. Het project zal een doorlooptijd hebben van 2 jaar, de kosten zijn begroot op 2,5 miljoen. Toleranties (Tolerances) 4. Geen. Beperkingen (Constraints) 5. Medewerkers van MVH mogen niet betrokken worden bij zwaar tilwerk bij verwijdering van de IT apparatuur. 6. Installatiewerkzaamheden moeten plaatsvinden tijdens de normale werktijd van MVH / De aanvullende informatie wordt vervolgd op de volgende pagina

32 vervolg Rapportageafspraken (Reporting arrangements) 8. Iedere maandag om uur een Hoofdpuntenrapport (Highlight Report). 9. Het rapport moet een overzicht geven van alle producten waaraan in de voorafgaande week is gewerkt. 10. De Projectmanager moet onmiddellijk per telefoon op de hoogte worden gebracht van eventuele issues. Probleemafhandeling en escalatie (Problem handling and escalation) 11. Voor alle issues moet binnen 24 uur een impactanalyse zijn uitgevoerd. Passages of verwijzingen (Extracts or references) 12. Het Faseplan voor fase 4 is verkrijgbaar bij Projectsupport (Project Support). Goedkeuringsmethode (Approval method) 13. Projectborging (Project Assurance) zal het afgeronde Werkpakket reviewen en de afronding bevestigen.