PRINCE2 COMPACT METHODE VOOR PROJECTMANAGEMENT. Ir. A.G. van den Akker

Transcriptie

1 PRINCE2 COMPACT METHODE VOOR PROJECTMANAGEMENT Ir. A.G. van den Akker

2 Copyright 2010 Ad van den Akker Eerste druk: juni 2010 Conform Manual 2009 PRINCE2 Compact is geaccrediteerd als trainingsmateriaal door APMG. PRINCE2 Compact is een uitgave van LAGANT Management Consultants BV. ISBN Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. PRINCE is a Registered Trade Mark and a Registered Community Trade Mark of the Office of Government Commerce, and is Registered in the U.S. Patent and Trademark Office. PRINCE2 is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries. MSP is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries. P3O is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce.

3 Voorwoord VOORWOORD Daar sta je dan, nog steeds opgewonden na het gesprek met de directeur. Hij heeft je net op de hoogte gebracht van je benoeming tot Project Manager voor een belangrijk project. Hij heeft zelfs gezegd, dat hij het volste vertrouwen heeft in je vermogen om het project succesvol af te ronden. Tamelijk trots ben je uit zijn kamer gekomen en je staat te popelen om anderen te vertellen over je nieuwe job en je met volle energie op het project te storten. Het is maar goed dat je net die training project management hebt gevolgd, waar je hebt leren werken met die nieuwe geavanceerde project management software. YES, Project Manager van dat omvangrijke project; dit is je kans... De euforie duurt ongeveer een half uur en slaat geleidelijk om in twijfel... Wat moet er nu eigenlijk precies gedaan worden? De directeur was hier niet echt helder over. Wie weet het wel? Hoe krijg je straks de medewerking van de lijnmanagers? Je kunt dan wel Project Manager heten, maar de lijn heeft toch de macht. Hoe krijg je het werk op tijd af? De directeur heeft uitgesproken dat het project best een paar stuivers mag kosten, maar het moet absoluut dit jaar afgerond worden. Waarom is het project eigenlijk zo belangrijk? Inderdaad, er wordt in de organisatie al langer over gesproken, maar wat voor voordelen moet het nu werkelijk opleveren? En wie is de sigaar, wanneer het niet lukt? Waar haal je voldoende competente medewerkers vandaan? Waar moet je heen, wanneer er problemen zijn? De directeur heeft het project duidelijk gedelegeerd en daarbij aangegeven, dat hij geen tijd heeft voor allerlei details. Heeft iedereen wel dezelfde ideeën over het project? Hoe krijg je alle belanghebbenden op één lijn? Iedereen lijkt wel eigen wensen te hebben betreffende het project. Je nieuwe project management-software brengt je ook al geen stap verder, laat staan het handboek van de project management-training. Twijfel gaat langzaam over in paniek... In de moderne bedrijfsvoering is verandering het centrale thema aan het worden. In een steeds hoger tempo moeten organisaties inspelen op een veranderende omgeving. Veel organisaties voeren dan ook projectmatig werken in als mechanisme om die veranderingen te managen. In de praktijk komt het er vaak op neer, dat alles wat in de lijn niet wil lukken, dan maar als project wordt georganiseerd. PRINCE2 Compact 3

4 Voorwoord Meestal wordt er dan ook nog wel een of andere gek gevonden, die bereid is om als Project Manager een half jaar lang te vechten met onhaalbare doelen en onmogelijke beperkingen. En soms leidt dit zelfs nog tot een acceptabel resultaat. In het algemeen geldt echter de regel 1/2 : 2 : 2 : 1/2, ofwel: Slechts de helft van de projecten komt tot een einde; De kosten bedroegen 2 maal het budget; Het duurde 2 maal langer dan begroot; Het resultaat was de helft van de verwachte functionaliteit of kwaliteit. De laatste 20 jaar ben ik betrokken geweest bij projecten; de eerste jaren vooral als Project Manager, daarna mede als contractmanager en de laatste jaren vooral als procesbegeleider, trainer en auditor. In deze periode heb ik zeer veel projecten van nabij meegemaakt en ook diverse organisaties mogen ondersteunen bij hun aanpak om tot een verbetering van project management te komen. Elke organisatie had weer haar eigen werkwijze en project management-methode. En elke project management-methode had weer haar voor- en nadelen. Het was voor mij een positieve verrassing om met PRINCE2 kennis te maken. Mijn oorspronkelijke scepsis ( weer een dik boek met bureaucratische regels ) verdween snel toen de achterliggende principes duidelijk werden. In korte tijd ben ik een fan van de methode geworden en sindsdien doe ik mijn best om de methode zo goed mogelijk toe te passen en uit te dragen. Dit boekje is bedoeld om hier een bijdrage aan te leveren. Het boekje is geschreven om een Nederlandstalig overzicht van de methode te bieden en wordt onder andere gebruikt ter ondersteuning van PRINCE2-trainingen. Feitelijk is het ontstaan door de bundeling van een aantal trainingssyllabi en discussies bij het toepassen van PRINCE2 in de praktijk. Ik dank alle Lagant collega s en trainers voor hun bijdragen aan deze uitgave. Heeswijk-Dinther, 2010 Ad van den Akker 4 PRINCE2 Compact

5 Leeswijzer LEESWIJZER Deze uitgave dient ter ondersteuning bij het gebruik van PRINCE2 als projectmanagementmethode. Doelstelling is om een volledige Nederlandstalige samenvatting van de methode te bieden als referentie in de praktijk, maar ook ter voorbereiding op de examens. PRINCE2 Compact is primair bedoeld als handboek en pas secundair als leer- of leesboek. We hebben ervoor gekozen om voor alle PRINCE2-zaken de oorspronkelijke Engelstalige termen te gebruiken. Voor algemene project management-termen wordt zowel Engels als Nederlands gebruikt. Zo worden bijvoorbeeld de woorden stage en fase allebei gebruikt, afhankelijk van de leesbaarheid. De nummering van de figuren en tabellen komt overeen met de nummering binnen Managing Successful Projects with PRINCE2 (ISBN ). Voor personen of rollen wordt in dit boekje de hij-vorm gebruikt in plaats van hij/zij. Voor lezers die niet bekend zijn met de methode PRINCE2, zal dit boekje niet direct toegankelijk zijn. Onze aanbeveling is om in dat geval het onderstaande leesschema te volgen: 1. Inleiding. 2. Principes. 3. Thema s (volledig doornemen t/m Progress). 4. Processen (Inleiding, Starting up a Project, Directing a Project, Initiating a Project). 5. Inleiding en Principes (herhalen). 6. Processen (de overige processen). 7. Tailoring. 8. Principes (herhalen). PRINCE2 Compact 5

6 INHOUDSOPGAVE Voorwoord Leeswijzer Inleiding Principes Thema s Organization Quality Plans Risk Change Progress Processen Starting up a Project Directing a Project Initiating a Project Managing a Stage Boundary Controlling a Stage Managing Product Delivery Closing a Project Tailoring Management Products Trefwoordenlijst Uw leverancier PRINCE2 Compact 7

7 Principes PRINCIPES Change PROJECT ENVIRONMENT Progress Risk Business Case PRINCE2 PROCESSES Plans Organization Quality PRINCE2 THEMES PRINCE2 PRINCIPLES Figuur 1.2 Crown Copyright Reproduced under Licence from OGC. De principes zijn generiek, universeel en gebaseerd op best-practices; zij bepalen of een project daadwerkelijk als een PRINCE2-project binnen een controlled environment wordt uitgevoerd. PRINCE2 kent zeven principes: Continued business justification: De continue borging dat een project een zakelijke rechtvaardiging kent, zowel voor het opstarten, het tussentijds continueren als het afsluiten. Hiervoor wordt binnen een PRINCE2-project een opgesteld en actueel gehouden (een kan gedurende het project wijzigen). Ook opgelegde projecten dienen met een aan te tonen dat voor deze projecten de best beschikbare optie is gekozen (bijv. de meest efficiënte). Learn from experience: Project teams leren van eerdere ervaringen en leggen eigen ervaringen vast. Bij de start van een project kunnen de ervaringen van eerdere projecten worden geraadpleegd. Gedurende en bij afsluiting van het project leggen we de opgedane ervaringen vast, zodat we hiervan bij volgende projecten gebruik kunnen maken. Defined roles and responsibilities: Een PRINCE2-project kent gedefinieerde en geaccepteerde rollen en verantwoordelijkheden. Een project kent vele stakeholders; meerdere organisatie-onderdelen of zelfs organisaties die participeren in het project. Bestaande organisatiestructuren zijn dan vaak niet op het project van toepassing. Een project kent daarom een eigen organisatiestructuur waarin PRINCE2 Compact 17

8 BUSINESS CASE Thema s Het doel van het thema is het inrichten van mechanismen om te beoordelen of het project wenselijk, levensvatbaar en realiseerbaar is (en blijft). De is het middel om besluitvorming betreffende de investering te ondersteunen. De filosofie van PRINCE2 is dat een project gedreven wordt door een Business Case. Zonder een geldige (positieve) mag het project niet gestart of gecontinueerd worden; het bestaansrecht van het project vervalt. De is een beschrijving van de redenen voor het project en de rechtvaardiging voor de investering. De is ook vaak de verbinding tussen het project en de strategie van een organisatie; het is de zakelijke rechtvaardiging voor het project. Het is een afweging tussen de begrote kosten en de verwachte benefits van het product. Deze verwachte of beoogde benefits vormen feitelijk de drijvende kracht achter het project. De is gericht op alle wijzigingen in de bedrijfsvoering, die door het project veroorzaakt worden. Het gaat niet alleen om de financiële consequenties, maar om alle gevolgen, bijvoorbeeld op het gebied van personeel, organisatie, commercie etc. De is het belangrijkste management product voor de besturing van een project. Hierin staat alle informatie die nodig is voor de Project Board om verantwoorde beslissingen te nemen. De Executive is eigenaar van en verantwoordelijk voor de. De Executive kan de ontwikkeling en het beheer van de delegeren aan de Project Manager, maar hij blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de basisinformatie. Indien het project onderdeel uitmaakt van een programma, dan zal de benodigde informatie voor de Business Case vaak op programmaniveau bekend zijn. Ook kan het voorkomen, dat het project niet zelfstandig benefits genereert, maar noodzakelijk is voor, of bijdraagt aan de resultaten van een ander project. Dit moet helder beschreven zijn in de. 20 PRINCE2 Compact

9 Thema s Ontwikkeling van de Confirm benefits Confirm benefits Confirm benefits Pre-project Initiation stage Subsequent delivery stage(s) Final delivery stage Post-project Verify outline Verify detailed Verify updated Develop Maintain Figuur 4.2 Crown Copyright Reproduced under Licence from OGC. De ontwikkeling van de doorloopt vier stadia: 1. Develop (Ontwikkelen). 2. Verify (Verifiëren). 3. Maintain (Onderhouden). 4. Confirm (Bevestigen). De Executive is eigenaar van de voor het project en verantwoordelijk voor het realiseren ervan. De eerste formele goedkeuring vindt plaats aan het einde van de initiation stage. Basiselementen voor de moeten in het project mandate al beschreven zijn. Tijdens Starting up a Project wordt de onderzocht en nader beschreven. De Project Brief bevat al een outline : de redenen voor het project en de relatie met de business-strategie worden hierin beschreven, maar er is meestal nog geen kwantificering van kosten en benefits. Tijdens Initiating a Project wordt de volledig beschreven en gekwantificeerd (de gedetailleerde ). Deze is voor de Executive de basis voor de besluitvorming om de uitvoering van het project al dan niet te laten starten. Bij elke stage boundary wordt de opnieuw beoordeeld en bijgewerkt (Managing a Stage Boundary); de meest recente plannen en actuele inschattingen voor de benefits worden beoordeeld om het project verantwoord te laten doorgaan. In Controlling a Stage worden de Project Issues beoordeeld op gevolgen voor de. PRINCE2 Compact 21

10 Uw leverancier UW LEVERANCIER Lagant Management Consultants Lagant bestaat sinds 1991 als onafhankelijk bureau voor project en programmamanagement. Naast uitvoerende en adviserende diensten op dit gebied levert Lagant sinds 1994 ook trainingen en verbeteringstrajecten. Hier is in de loop van de jaren een breed aanbod ontstaan met: Kennismaking projectmatig werken. Project management-methoden en technieken. Project management games of simulaties. Leergangen project management. Vaardigheidstrainingen project management. Trainingen on the job. Selectie van methoden, technieken en tooling. Programmamanagement en MSP. Onze trainingen onderscheiden zich vooral door het feit dat er uitsluitend zeer ervaren en geaccrediteerde Project Managers als trainer worden ingezet. De trainingen worden dan ook beoordeeld als bijzonder pragmatisch. Sinds 1998 verzorgt Lagant PRINCE2-trainingen: PRINCE2 Foundation. PRINCE2 Practitioner. Examentraining met behulp van E-learning. PRINCE2 Management game. PRINCE2 Management oriëntatie. PRINCE2 voor opdrachtgevers. Hiernaast is Lagant bij vele organisatie betrokken bij implementatie en toepassing van PRINCE2 in de praktijk. Lagant is ATO (Accredited Training Organisation) van PRINCE2, MSP en P3O. Lagant Management Consultants BV PRINCE2 Compact