Procesanalyse AGM Scooters

Transcriptie

1 Procesanalyse AGM Scooters Versie 2.0 Hugo&KO IT Consultancy Kim van der Lee, Olaf van den Dries, Hugo Galesloot en Hugo Maris

2 Versiegeschiedenis Versie Auteur Wijziging 0.1 Hugo Maris Initiële versie (Eerste opzet) 0.2 Hugo Maris DFD s toegevoegd 0.3 Olaf van den Dries IT infrastructuur toegevoegd 0.4 Hugo Galesloot Knelpunten beschreven 0.5 Kim van der Lee DataDictionary toegevoegd 1.0 Kim van der Lee en Laatste controle en kleine aanpassingen Hugo Maris 1.1 Hugo Galesloot Knelpunten aangepast, beschreven oplossing bij conclusie weggehaald 1.2 Olaf van de Dries Correcties Knelpunten 1.3 Hugo Maris Gecorrigeerde DFD s toegevoegd 1.4 Kim van der Lee Gecorrigeerde Data Dictonay toegevoegd 1.5 Groep Laatste controle en kleine aanpassingen 2.0 Hugo Maris Omgezet in Word 1

3 Inhoudsopgave Versiegeschiedenis... 1 Voorwoord... 3 Inleiding... 4 Processtructuur... 5 Contextdiagram DFD Inkoopproces DFD Verkoopproces DFD Data Dictionary... 9 Huidige IT infrastructuur Algemeen Inkoopproces Marketingproces Verkoopproces Reparatieproces Knelpunten Stress tijdens seizoensdrukte Fysieke voorraad komt niet overeen met voorraadgegevens in Snelstart Veel dubbel invoerwerk Framenummer Transportgegevens Slot

4 Voorwoord In dit document wordt een analyse gegeven over de processen binnen AGM Scooters B.V. Naar aanleiding van de aangeleverde casus, het gevoerde gesprek met de directeur en de bedrijfsanalyse. Het doel van deze procesanalyse is een voorbereiding te treffen voor het uiteindelijke automatisering adviesrapport. Dit rapport zal besproken worden met de heer Bus en daarna eventueel gecorrigeerd worden. 3

5 Inleiding AGM scooters is opgericht in 2004 en is op dit moment gevestigd in Roelofarendsveen. AGM scooters is een bloeiend bedrijf behoort tot een van de beste scootermerken in Nederland. Het motto van AGM is enjoy life. Want scooter rijden is leuk volgens AGM. AGM scooter importeert scooters en onderdelen vanuit Azië naar Nederland. De scooters worden niet verkocht aan particulieren maar uitsluitend aan de officiële AGM dealers, ook wel Business to Business genoemd. Zoals in het voorwoord besproken zal in dit rapport een bedrijfsanalyse worden beschreven voor AGM. Dit omdat AGM op dit moment kampt met een aantal problemen. De problemen zijn: Stress tijdens seizoensdrukte. Fysieke voorraad komt niet overeen met voorraadgegevens in Snelstart Veel dubbel invoerwerk Om deze problemen op te lossen zal Hugo&KO Consultancy aan het eind van dit project een adviesrapport opstellen om de knelpunten duidelijk te beschrijven en een oplossing te bieden voor deze knelpunten. 4

6 Processtructuur In het contextdiagrammen op de volgende pagina worden alle deelprocessen behorende bij het inkoop-, verkoop-, marketing- en reparatieproces gevisualiseerd. Om het overzichtelijker te maken zijn het verkoop- en inkoopproces ook uitgewerkt in een DFD-2. 5

7 Contextdiagram DFD-1 Onderstaand DFD-1 is gebaseerd op de aangeleverde casus en het gesprek dat gehouden is op 7 februari jongstleden. Advertenties Vakblad Factuur_advertenties Betaling VWE Dobbe transport Betaling Factuur_transport Betaling 5. Facturen verwerken Kenteken Kenteken_aanvraag 7, Ontvangst Kentekens Producten Marktplaats Advertenties Reacties 6. Marketing opzetten Kenteken Kentekens Kenteken transportorder Scooters/onderdelen Voorraad Productinformatie Klantinformatie Klanten Scooter_informatie Klant_informatie voorraad Dealers kenteken Betaling Verkoop_Factuur Verkoop_order Klantinformatie Scooters/onderdelen 1. Verkooporder verwerken COC Klantinformatie COC Defecte_Scooter Gerepareerde_scooter Verkoopfactur en Factuur_status Verkoop_factuur Verkoop_factuur COC 3. Scooters repareren Verkoop_order order_status Scooter_informatie Verkoop_order Verkoop_order Betaal_status 4. Voorraad controle Voorraad Voorraad Scooters/onderdelen Orders voorraad Voorraad Jaarlijkse trigger voorraadcontrolle Aanwezige_scooters Klok Magazijn verkoopcijfes Scooters/onderdelen Inkoop facturen factuur factuur betaal_status 2. Producten inkopen Factuur Betaling Scooters/Onderdelen Inkoop_order Order_status Inkoop_order openstaande_inkooporder Leverancier Inkooporders 6

8 Inkoopproces DFD-2 Onderstaand zal het inkoopproces getailleerd uitgewerkt zijn. Orders verkoopcijfers 2.1 Bepalen inkoop openstaande_inkooporder voorraad Producten Inkoop_order Factuur 2.2 Scooters inkopen Inkoop_order factuur Leverancier COC voorraad Inkooporders Inkoop facturen COC scooters/onderdelen scooters/onderdelen 2.3 Levering scooters scooter_informatie order_status Magazijn betaling 2.4 Factuur verwerken order_status betaal_status factuur 7

9 Verkoopproces DFD-2 Onderstaand zal het verkoopproces getailleerd uitgewerkt zijn. Verkoop_order Klantinformatie 1.1 Klantinformatie registren of ophalen Klantinformatie Klantinformatie Klanten verkoop_order 1.2 Order registreren Voorraad Productinformatie Producten transportorder verkoop_order 1.3 Order picken Scooters/onderdelen Magazijn 1.4 Certificaat bijvoegen COC COC Orders voorraad 1.5 Kenteken aanvragen kenteken_aanvraag VWE Dealers verkoop_order verkoop_factuur 1.6 Versturen Factuur verkoop_factuur order_status betaling 1.7 Betaling verwerken verkoop_factuur factuur_status Verkoop Facturen scooter_informatie scooters/onderdelen certificaat 1.8 Order klaarzetten kenteken scooters/onderdelen Kentekens Dobbe transport 8

10 Data Dictionary DataDictionary STORES formule COC = { COC } Inkoopfacturen = { inkoopfactuur } Inkooporders = { inkooporder } Kentekens = { kenteken } Klanten = { klant } Magazijn = { magazijn } Orders = { order } Producten = { product } Verkoopfacturen = { verkoopfactuur } flows & termen aanwezige_scooters = adres formule *scooters die werkelijk aanwezig zijn in het magazijn* straat + huisnummer + postcode + plaats advertenties = *reclame betreffende AGM* afleveradres = adres + aflevernaam *waar de bestelling afgeleverd moet worden* algemene_gegevens = *algemene gegevens van de scooter* bestelling = betaalstatus = *wat heeft de klant besteld* (scooters_informatie) + (onderdeel_informatie) + (opmerking) [ ontvangen niet ontvangen deels ontvangen ] *de status van de betaling* betaling = *bankoverschrijving* COC = defecte_scooter = type scooter + algemene_gegevens + uniek _framenummer + unieke_gegevens *paspoort van de scooter* *een scooter die kapot is bij levering en gerepareerd moet/kan worden* 9

11 factuur = factuur_advertenties = factuur_status = factuur_transport = *de factuur voor de dealers met daarop de geleverde goederen* *factuur voor de advertenties die AGM heeft geplaatst in de vakbladen* [ aangemaakt verzonden betaald ] *de status van de factuur* *factuur van Dobbe betaalt door AGM voor de transport* gerepareerde_scooter = *scooter die gerepareerd is* inkooporder = inkoopordernummer = jaarlijkse_trigger_voorraadcontrole = Inkoopordernummer + besteldatum + leveranciernummer + {productnr + aantal} + [ inkooporder is betaald inkooporder is niet betaald] *uniek identificatienummer van een inkooporder* *jaarlijkse trigger voor controle om te kijken of de voorraad klopt* kenteken = *een identificatiemiddel voor voertuigen* kenteken_aanvraag = *AGM vraagt een kenteken aan bij het VWE voor een bepaalde scooter* klant = klantnummer + klant_informatie klantinformatie = klantnaam + telefoonnummer + adres + adres klantnummer = *uniek identificatienummer van een klant* leveranciernummer = magazijn = *uniek identificatienummer van een leverancier* *waar alle scooters en onderdelen opgeslagen staan* onderdeel_informatie = Leveranciernummer + omschrijving openstaande_inkooporder = *inkooporder die nog niet verwerkt is* omschrijving = *beschrijving van het onderdeel* order_status = product = [aangemaakt klaargezet verzonden betaald geannuleerd] *status van de order* Productnr + [scooters_informatie onderdeel_informatie ] productinformatie = product productnr = *uniek identificatienummer van een product* reacties = klant_informatie + reactie 10

12 *de reacties die ze krijgen van marktplaats aan de hand van de advertenties* scooters_informatie = type + kleur + uniek _framenummer scooters/onderdelen = *de scooters en/of onderdelen* transportorder = afleveradres + hoeveelheid + (remboursbedrag) type = *het model van de scooter* uniek _framenummer = *17 cijfers/karakters lang nummer en uniek per scooter* unieke_gegevens = *unieke gegevens van de scooter* verkoop_factuur = verkoop_order = verkoop_order + factuur_datum + betaalstatus bestelling + [kentekens moeten direct aangevraagd worden kentekens hoeven niet direct aangevraagd te worden] + (degene naar wie de kentekens verstuurd moeten worden) + [ophalen verzenden] + (transportkosten) + [ op factuur remboursbedrag] voorraad = *de voorraad die in snelstart staat* 11

13 Huidige IT infrastructuur Algemeen In het algemeen wordt er bij elk proces een telefoon en Microsoft Office gebruikt. Inkoopproces Bij dit proces wordt gebruik gemaakt van het programma SnelStart. Dit is een administratiepakket dat veel bedrijven gebruiken. Het is een online programma waarvoor je maandelijks een bepaald bedrag moet betalen om het te gebruiken. In dit programma kun je bijvoorbeeld digitaal facturen maken. Dit kan gemaakt worden in hun eigen lay-out en met één druk op de knop komt er een factuur uit. Deze gemaakte facturen worden dan automatisch verwerkt in de boekhouding. Het programma houdt bij welke facturen ze nog moeten betalen en welke al betaald zijn. Ook krijgen ze meldingen als ze te laat zijn met het betalen van een factuur. Als er een product ingekocht is wordt dit ingevoerd in het systeem. Als het ingevoerd is staat in het systeem precies hoeveel er van het ingekochte product op voorraad is. Marketingproces Bij het marketingproces gebruiken ze de site marktplaats via de computer. Hier zetten zij advertenties op zodat geïnteresseerden in scooters, dit zullen zien. Ook maken ze met een fotobewerkingsprogramma waarschijnlijk de advertenties voor in de vakbladen. Verkoopproces Bij het verkoopproces gebruikt AGM ook het programma SnelStart. Bij dit proces maken ze via het programma de facturen met hun eigen lay-out. Het programma houdt zich bezig met de betalingen en openstaande posten. Als een klant te laat is met betalen, zal er een melding verstuurd worden zodat de kans op veel te late betalingen afneemt. Ook wordt dit programma gebruikt voor het klantmanagement. Hierin staan dus alle gegevens van de klant en kun je zien wat ze besteld hebben, of het al geleverd is en ook kun je zien of het al betaald is of niet. Als er een order wordt geplaatst, wordt de klant gekoppeld aan het product dat besteld is. In het programma staan alle producten met de hoeveelheden erbij. Als er dus een product aan de klant gekoppeld wordt, zal te zien zijn of er een nieuwe van besteld moet worden of dat er nog genoeg zijn voor een andere bestelling. Het registreren van kentekens wordt gedaan met het systeem van het VWE. Dit wordt gedaan op de site zelf van het VWE: Reparatieproces In het reparatieproces wordt volgens onze informatie nauwelijks tot geen ICT gebruikt. 12

14 Knelpunten Tijdens het interview en het bekijken van de casus zijn er een aantal knelpunten geconstateerd. De knelpunten die in de casus stonden zijn verder besproken tijdens het interview. Deze gaan wij hieronder één voor één bespreken. Per knelpunt geven wij de oorzaak en een toelichting. Stress tijdens seizoensdrukte Het eerste knelpunt dat in de casus beschreven wordt is de stress tijdens seizoensdruktes. De oorzaak hiervan is dat tijdens zomerperiodes veel mensen buiten willen zijn. Dit gaat natuurlijk uitstekend samen met een scooter. Dit houdt dus in dat veel mensen op zoek gaan naar een scooter. Hierdoor neemt het aantal geïnteresseerden in scooters toe en neemt de vraag naar scooters dus ook toe. AGM moet nu meer scooters op voorraad hebben en leveren om deze mensen te voorzien van een scooter. Door de toename wordt het drukker met papierwerk, voor zowel het magazijn als het kantoor. Oftewel de oorzaak van deze stress is het niet makkelijk kunnen verwerken van papierwerk. Dit komt door de hoge vraag naar scooters in de drukke zomerperiode. Fysieke voorraad komt niet overeen met voorraadgegevens in Snelstart Het tweede knelpunt in het bedrijf is dat men niet precies weet hoeveel scooters en onderdelen er in het magazijn staan omdat de magazijn-voorraadgegevens in het programma SnelStart niet altijd overeenkomen met de werkelijke voorraad in het magazijn. De oorzaak van dit probleem is dat er ergens in het inkoop- of verkoopproces de registratie van een scooter of een onderdeel niet goed wordt gedaan waardoor de voorraad niet meer klopt. Dus er wordt een scooter of onderdeel verkocht, maar het wordt niet van de werkelijke voorraad afgehaald. Dit wordt een probleem als klanten scooters of onderdelen willen kopen die volgens de voorraad aanwezig zouden moeten zijn, terwijl vervolgens blijkt dat dit niet klopt. Dat is natuurlijk een groot probleem. 13

15 Veel dubbel invoerwerk Het laatst genoemde knelpunt is dat er binnen het bedrijf momenteel handelingen meerdere keren worden uitgevoerd. Twee voorbeelden hiervan zijn, zoals genoemd in de casus: Framenummer Zodra het framenummer voor de scooter bekend is (als de scooter fysiek afgeleverd wordt bij AGM, vergezeld van een COC), wordt deze aan de order toegevoegd in SnelStart. Als het kenteken aangevraagd kan worden bij het VWE, wordt hetzelfde framenummer wederom ingevoerd in het kenteken-aanvraagsysteem van het VWE. Hierbij worden veel fouten gemaakt. Transportgegevens In de order is er onder andere opgenomen wat en hoeveel er is besteld, voor wie de bestelling is en waar de bestelling heen moet (adresgegevens). Zodra het transport geregeld gaat worden, wordt er per transportorder in het informatiesysteem van Dobbe het volgende ingegeven: het afleveradres, de hoeveelheid (aantal pallets/dozen), het remboursbedrag als er afgesproken is dat er contant afgerekend moet worden door de dealer aan de chauffeur van Dobbe bij aflevering. De oorzaak van dit probleem is in principe dat er te vaak geregistreerd wordt wat de status is van de scooter of van het onderdeel. Hierdoor kunnen ontbrekende gegevens gauw ontstaan. Dit komt doordat SnelStart niet voldoende geoptimaliseerd is voor de processen binnen AGM. Al met al, een groot probleem van AGM is dat er nog teveel op papier gedaan wordt. Dit geldt voor de hele keten. Dit is vooral een probleem in de zomerperiodes omdat er dan nog meer scooters verkocht worden. Dit veroorzaakt veel stress bij de medewerkers waardoor we dus bij knelpunt één uitkomen. De verkooporders worden bijvoorbeeld op whiteboards geplaatst. Hier komen we bij knelpunt twee en drie uit. Er moet veel dubbel ingevoerd worden en de fysieke voorraad klopt niet met de werkelijke voorraad. Het komt erop neer dat alles op papier gedaan wordt. 14

16 Slot Als gevolg van deze procesanalyse zal er een conceptversie van dit rapport worden besproken met de vertegenwoordiger van AGM. Daarna zullen er eventueel correcties uitgevoerd worden en de definitieve versie zal worden besproken. Naar aanleiding van de procesanalyse zal er verder worden gegaan met het project. Het uiteindelijke doel zal zijn het schrijven van een adviesrapport. 15