Een visitatie bij pensioenfondsen

Transcriptie

1 Een visitatie bij pensioenfondsen Inzicht in de uitvoering van visitatie als intern toezichtmodel van pensioenfondsen Auteur Begeleider :Said Zoetbrood :Dr. R. Biezeveld Opdrachtgever :Nationaal Register Bedrijfsbegeleider :O. Loeber Datum :28 februari 2011

2 Inhoudsopgave Samenvatting... 2 Inleiding... 4 Methodologie... 5 Onderzoeksresultaten... 8 Conclusies Aanbevelingen Bronnen Profiel Nationaal Register

3 Samenvatting Pensioenfondsen zijn sinds 2007 verplicht om intern toezicht te organiseren. Dit is vastgelegd in de Principes voor goed pensioenfondsbestuur, welke deel uitmaken van de Pensioenwet. Adequaat en transparant intern toezicht heeft betrekking op het kritische bekijken van het functioneren van het pensioenfondsbestuur door onafhankelijke deskundigen. Visitatie is één van de vier mogelijke vormen van intern toezicht. De overige drie mogelijkheden zijn een Raad van Toezicht, een Auditcommissie en een One Tier board. Het onderscheidende kenmerk van een visitatiecommissie is dat deze niet tot de structuur van het pensioenfonds behoort. Het pensioenfondsbestuur dient minimaal eens in de drie jaar een visitatieopdracht te verstrekken. Vanuit deze opdracht dienen ten minste de volgende onderwerpen beoordeeld te worden: Beleids- en bestuursprocedures en processen; Checks and balances; Wijze waarop het pensioenfonds wordt aangestuurd; Omgang met lange termijn risico s. Inmiddels is duidelijk dat de meeste pensioenfondsen intern toezicht organiseren in de vorm van visitatie (ca. 80%). Om deze reden richt dit onderzoek zich op visitatiecommissies van pensioenfondsen. Het doel van het onderzoek is inzicht te krijgen in de manier waarop pensioenfondsen het visitatieproces invullen. Dit inzicht is verkregen door middel van een checklist. De checklist is ontwikkeld om visitatierapporten en jaarverslagen te analyseren. De checklist bestaat uit de onderstaande 6 categorieën waarvan beoordeeld wordt in hoeverre zij aanwezig zijn in het visitatierapport of jaarverslag: 1. Algemeen 2. Aanleiding 3. Werkwijze 4. Inhoudelijk 5. Rapportage 6. Jaarverslag De categorieën zijn opgebouwd uit 30 punten die verplicht zijn of waarvan verwacht mag worden dat zij in een visitatierapport zijn opgenomen. De verplichte punten kennen een zwaardere weging dan de niet verplichte punten. Naast de checklist zijn er een tweetal enquêtes afgenomen. De eerste enquête richt zich op ervaringen en meningen van visiteurs die al een visitatie bij een pensioenfonds hebben gedaan. De tweede enquête richt zich op de ervaringen en meningen van pensioenfondsbestuurders. Uit de onderzoeksresultaten wordt geconcludeerd dat het bij veel pensioenfondsen ontbreekt aan verantwoording over de inrichting van het visitatieproces. Zo wordt zelden toegelicht waarom het fonds voor visitatie kiest en niet voor een andere toegestane vorm van intern toezicht. Ditzelfde geldt voor de toelichting van de manier waarop de visitatieopdracht en de benoeming van de visitatiecommissie tot stand zijn gekomen. Ook wordt er in het jaarverslag niet aangegeven wat er met de aanbevelingen wordt gedaan. 2

4 Over de visitatieopdracht kan gezegd worden dat in alle visitatieprocessen de wettelijk verplichte onderwerpen behandeld worden. Er zijn echter ook fondsen die op eigen initiatief extra onderwerpen aan de opdracht toevoegen. De meest voorkomende extra onderwerpen zijn de governance, de communicatie en de inhoud van de pensioenregeling. Uit een vergelijking van de fondsen blijkt overigens dat de kwaliteit van de visitatie niet beïnvloed wordt door de omvang van het beheerd vermogen van het fonds. Uit de enquêtes blijkt dat er verschil van mening is over de frequentie waarmee gevisiteerd dient te worden. In dit rapport wordt aanbevolen om visitatie jaarlijkse verplicht te stellen. Daarnaast kan de kwaliteit van de visitatie gewaarborgd worden door, door De Nederlandsche Bank, erkende visitatiebureaus in te stellen en de individuele visiteurs periodiek te toetsen op hun competenties en deskundigheid. Verder wordt de aanbeveling gedaan om een lijst op te stellen met concrete onderwerpen, waar pensioenfondsen jaarlijks een drietal onderwerpen uit kiezen die behandeld worden bij de visitatie. Op deze wijze kan de visitatieopdracht beter afgestemd worden op de behoeften van het fonds. Tot slot wordt er een structuur aanbevolen waaruit alle visitatierapporten opgebouwd dienen te worden. Deze opbouw zal resulteren in een vollediger en bruikbaarder visitatierapport voor het pensioenfondsbestuur (en verantwoordingsorgaan). 3

5 Inleiding Aanleiding Sinds 1 januari 2007 is de Pensioenwet in werking. De Stichting van de Arbeid (STAR) heeft in opdracht van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, samen met de pensioenkoepels de Principes voor goed pensioenfondsbestuur opgesteld. Deze Principes zijn opgenomen in de Pensioenwet. In de Principes staat onder andere dat het bestuur van een pensioenfonds zorg moet dragen voor transparant intern toezicht. Adequaat en transparant intern toezicht heeft betrekking op het kritische bekijken van het functioneren van het pensioenfondsbestuur door onafhankelijke deskundigen. Inmiddels is duidelijk dat een groot deel van de pensioenfondsen intern toezicht uitvoert met inzet van een visitatiecommissie. Dit is één van de vier toegestane vormen van intern toezicht volgens de Pensioenwet. Het pensioenfonds is verplicht minimaal eens in de drie jaar een opdracht tot visitatie te verstrekken. De Pensioenwet verplicht een viertal punten die in een visitatieronde aan de orde moeten komen. Als eindproduct van de visitatie schrijft de commissie een visitatierapport met daarin haar bevindingen en aanbevelingen en als doel de kwaliteit van het pensioenfonds te verbeteren. Het rapport moet vervolgens worden besproken met het verantwoordingsorgaan en vervolgens moet er een samenvatting van de visitatie worden gepubliceerd in het jaarverslag van het pensioenfonds. Het is nu drie jaar geleden dat de wetgeving is ingevoerd, en dus zouden alle pensioenfondsen minimaal één visitatie achter de rug moeten hebben. Door te kijken naar de verstrekte opdrachten en de visitatierapporten, die daar het gevolg van zijn, is op te maken hoe de wetgeving is toegepast. Doelstelling Met dit onderzoek richt ik mij op de rapporten van visitatiecommissies van pensioenfondsen omdat deze vorm van intern toezicht het meeste voor komt. Een visitatiecommissie beoordeelt en adviseert het functioneren van het bestuur op basis van in de Principes genoemde onderwerpen. Door verschillende rapporten te analyseren wordt duidelijk op welke wijze visitatie binnen pensioenfondsen is ingevuld. Hoofdvragen Om de doelstelling te kunnen bereiken en het onderzoek vorm te geven zijn de volgende hoofdvragen geformuleerd: 1. In hoeverre komt de opdracht van de visitatie overeen met de Principes of gaat de opdracht verder dan in de Principes wordt gevraagd? 2. Waar voldoet een goed en bruikbaar visitatierapport voor een pensioenfonds aan? 4

6 Methodologie Enquête visiteurs Deze enquête is opgesteld om de mening van visiteurs over het visitatieproces in kaart te brengen. De enquête heb ik per aan visiteurs verzonden. Onder de g de visiteurs bevinden zich door Nationaal Register geplaatste visiteurs, maar ook zelfstandige visiteurs en aan andere bureaus verbonden visiteurs. In de heb ik hen gevraagd om de enquête te beantwoorden op basis van hun meest recent uitgevoerde visitatie. De enquête bevat vragen die betrekking hebben op de ervaring en deskundigheid van de visiteur, de manier waarop het visitatieproces is vormgegeven bij het gevisiteerde pensioenfonds, de samenwerking met het pensioenfonds en de effectiviteit van de visitatie. Enquête bestuurders Na de reacties van de visiteurs heb ik besloten om het visitatieproces ook vanaf de andere kant in kaart te brengen, namelijk vanuit het oogpunt van pensioenfondsbestuurders. De bestuurders die ik benaderd heb, zijn de bestuurders van de pensioenfondsen die hun visitatierapport en jaarverslag beschikbaar hebben gesteld voor het onderzoek. De enquête aan pensioenfondsbestuurders bevat ten eerste vragen over de manier waarop het visitatieproces bij het fonds is ingericht en of het bestuur hier tevreden over is. Daarnaast is er met meerdere vragen gevraagd naar de mening van bestuurders over de wetgeving over visitatie en hoe deze verbeterd kan worden. Checklist De checklist heb ik opgesteld om inzicht te krijgen in de inhoud van visitatierapporten en de weergave ervan in jaarverslagen van pensioenfondsen. De checklist bestaat uit zes categorieën. Hiervan zijn er vijf bestemd voor het visitatierapport en één voor het jaarverslag. Elke categorie bevat een aantal punten die in een visitatierapport opgenomen kunnen zijn. Per punt beoordeel ik in hoeverre dit het geval is. De beoordeling geschiedt door middel van het toekennen van een score. De toegekende score wordt vermenigvuldigd met een factor. De factor is toegekend om onderscheid te maken in de noodzaak. De punten met een factor 2 moeten volgens wet- en regelgeving verplicht aan de orde komen tijdens het visitatieproces. De punten met een factor 1 zijn niet verplicht maar zijn volgens mij wel van toegevoegde waarde wanneer deze aanwezig zijn. Nadat alle scores vermenigvuldigd zijn met de factor worden zij bij elkaar opgeteld. Zo ontstaat er een subscore per categorie. Het totaal van de zes subscores vormt één totaalscore voor het visitatierapport en het jaarverslag. 5

7 Figuur 1 laat zien welke scores er mogelijk zijn en wat deze betekenen. Wanneer alle punten met een score 3 worden beoordeeld wordt de maximale score van 135 behaald. Score Betekenis 0 Niet aanwezig 1 Indirect aanwezig 2 Aanwezig 3 Aanwezig met toelichting Figuur 1: Betekenis van de scores 6

8 1 Algemeen Beoordeling Factor Subscore 1.1 Type pensioenfonds Financiële gegevens Organogram / Structuur Strategie Deelnemersbestand Maximale score 15 2 Aanleiding Beoordeling Factor Subscore 2.1 Opdrachtomschrijving Toelichting van de keuze voor visitatie Samenstellingsproces van de commissie Gegevens visiteurs Visiteurs komen uit verschillende disciplines Maximale score 21 3 Werkwijze Beoordeling Factor Subscore 3.1 Geraadpleegde documenten Gesproken personen Toelichting op beoordelingsmethode Gewerkte dagen Maximale score 18 4 Inhoudelijk Beoordeling Factor Subscore 4.1 Beleids- en bestuursprocedures Beleids- en bestuursprocessen Checks and balances Uitvoering van de pensioenregeling Omgang met lange termijn risico's Extra onderwerpen Conclusies Aanbevelingen Maximale score 45 5 Rapportage Beoordeling Factor Subscore 5.1 Samenvatting Bronvermelding Bijlage Grafische weergave Maximale score 12 6 Jaarverslag Beoordeling Factor Subscore 6.1 Categorie Categorie Categorie Pas toe of leg uit principe Maximale score 24 Figuur 2: Opbouw van de checklist 7

9 Onderzoeksresultaten Enquête visiteurs Deze paragraaf bevat de antwoorden die de visiteurs hebben gegeven op de vragen uit de enquête. De antwoorden heb ik zoveel mogelijk met behulp van grafieken toegelicht. Vraag 1: Wat is de opleidingsachtergrond / vakgebied van de visiteurs? Aangezien een aantal visiteurs meerdere opleidingen hebben genoten, hebben zij meerdere antwoorden gegeven op deze vraag. Deze antwoorden zijn allemaal meegenomen in de grafiek. Deze enquête is ingevuld door individuele visiteurs, deze vraag geeft dus geen inzicht in de achtergrond van een complete visitatiecommissie, omdat dit meestal niet vermeld wordt in het visitatierapport. Andere sector 5% Achtergrond visiteurs Beleggen 10% Actuaris 15% Overig Accountant pensioen 25% 20% Financieel overig 25% Figuur 3: Enquête visiteurs vraag 1 8

10 Vraag 2: Hoeveel visitaties hebben de visiteurs uitgevoerd? Figuur 4: Enquête visiteurs vraag 2 Vraag 3: Hoe houdt de visiteur zijn / haar deskundigheid op peil? Figuur 5: Enquête visiteurs vraag 3 Vraag 4: Op welk type fonds zijn de antwoorden van toepassing? De enquête is ingevuld door zeventien visiteurs. Hiervan hebben er dertien gevisiteerd bij een ondernemingspensioenfonds en drie bij een bedrijfstakpensioenfonds, één visiteur heeft niet aangegeven bij welk soort pensioenfonds hij gevisiteerd heeft. Vraag 5: Wat is de omvang van het belegde vermogen van het fonds? De meeste (acht) visiteurs hebben een pensioenfonds met een belegd vermogen tussen de 100 mln. en de 500 mln. gevisiteerd. Vier visiteurs hebben gevisiteerd bij een fonds dat een belegd vermogen heeft tussen de 500 mln. en de mln. Daarnaast zijn er vijf visiteurs die een fonds met meer dan mln. belegd vermogen gevisiteerd hebben. 9

11 Vraag 6: Hoe is de visiteur in contact gekomen met het fonds? Figuur 6: Enquête visiteurs vraag 6 Vraag 7: Is de visiteur tevreden met de samenstelling van de commissie? Figuur 7: Enquête visiteurs vraag 7 10

12 Vraag 8: Hoe vaak vraagt het fonds de visitatiecommissie te visiteren? Figuur 8: Enquête visiteurs vraag 8 Vraag 9: Van welk soort visitatie is er sprake? Figuur 9: Enquête visiteurs vraag 9 Vraag 10: Hoeveel visitaties hebben er bij de fondsen plaatsgevonden? Figuur 10: Enquête visiteurs vraag 10 11

13 Vraag 11: Is de opdracht aan de visitatiecommissie of het toezichtmodel gewijzigd na de eerst visitatie? Van de tien visitatiecommissies die volgens vraag 10 meerdere visitaties hebben gehouden, hebben er vier fondsen de opdracht gewijzigd. Geen van deze tien fondsen heeft het toezichtmodel gewijzigd. Ze zijn dus niet overgestapt naar een Raad van Toezicht, een Auditcommissie of een One Tier board. Ik heb verder geen informatie over de inhoud en de mate waarin de opdrachten zijn aangepast. Vraag 12: Heeft de visiteur invloed gehad op de visitatieopdracht? Figuur 11: Enquête visiteurs vraag 12 Vraag 13: Bevat de visitatieopdracht de wettelijke punten? Alle visitatieopdrachten, zoals uitgevoerd door de visiteurs, bevatten de wettelijk verplichte onderwerpen zoals in de Principes zijn vastgelegd. De vraag blijft echter in hoeverre deze onderwerpen daadwerkelijk behandeld worden. Vraag 14: Bevat de visitatieopdracht andere dan de wettelijke onderwerpen? Bijna de helft (47%) van de visitatieopdrachten bevat een extra onderwerp, dat niet verplicht is vanuit De Principes. Dit betekent dat pensioenfondsen gebruik maken van de vrijheid die zij hebben om het visitatieproces voor een groot deel naar eigen inzicht in te vullen. Het door visiteurs meest genoemde extra aandachtsgebied is risicobeheersing. Andere extra genoemde onderwerpen zijn de inhoud van de pensioenregeling, communicatie, governance en bestuurscultuur. 12

14 Figuur 12: Enquête visiteurs vraag 14 Vraag 15: Heeft de visitatiecommissie beschikking gehad over de gevraagde documenten. Uit de antwoorden van de visiteurs blijkt dat zo goed als alle visitatiecommissies de beschikking krijgen over de documenten waar zij naar vragen. Slechts één van de zeventien ondervraagde visiteurs zegt geen inzage te hebben gehad in alle gevraagde documenten. Vraag 16: Hoeveel personen heeft de visitatiecommissie geïnterviewd? Het aantal geïnterviewde personen verschilt sterk per visitatiecommissie. Het laagste aantal is 5 geïnterviewde personen terwijl 25 het hoogst aantal geïnterviewde personen door een visitatiecommissie is. Het gemiddeld aantal personen dat een visitatiecommissie interviewt is 9. Figuur 13: Enquête visiteurs vraag 16 13

15 Vraag 17: Hoeveel tijd heeft de visiteur in de visitatie gestoken? Het aantal gewerkte uren per visiteur loopt erg uiteen. De visiteur die het minste tijd aan een visitatie heeft besteed, is er slechts 24 uur mee bezig geweest. Daar tegenover staat dat 150 uur het meeste aantal uren is, dat een visiteur aan een visitatie heeft besteed. De mediaan van reeks gewerkte uren is 42,5 uur. De vraag blijft echter wat een acceptabel aantal uren is. Figuur 14: Enquête visiteurs vraag 17 Vraag 18: In hoeverre verwacht de visiteur dat het pensioenfonds de aanbevelingen van de visitatiecommissie zal uitvoeren? Figuur 15: Enquête visiteurs vraag 18 Vraag 19: Denkt de visiteur dat visitatie bijdraagt aan kwaliteitsverbetering van het pensioenfonds? Alle visiteurs vinden dat de visitatie als intern toezichtmodel bij kan dragen aan de verbetering van de kwaliteit van het pensioenfonds. 14

16 Vraag 20: Hebben het fonds en de visitatiecommissie de samenwerking geëvalueerd? Figuur 16: Enquête visiteurs vraag 20 Vraag 21: Is de visitatiecommissie tevreden over de samenwerking met het fonds(bestuur)? Figuur 17: Enquête visiteurs vraag 21 15

17 Vraag 22: Vindt u visitatie op de manier zoals in dit geval uitgevoerd een effectieve manier van intern toezicht? Figuur 18: Enquête visiteurs vraag 22 Vraag 23: Hoe kan volgens visiteurs de effectiviteit van visitatie / intern toezicht verbeterd worden? Hieronder worden een aantal opvallende uitspraken van visiteurs weergegeven: Bestuur moet zich niet te defensief opstellen (openstaan voor kritiek) Prima zoals het nu verloopt, men houdt serieus rekening met de aanbevelingen Wettelijk zou de kwaliteit van inhoud moeten worden geregeld, d.w.z. de VC zou mening moeten kunnen geven of genomen besluiten juist zijn en niet alleen of de juiste procedures goed zijn verlopen Dat standaard visitaties door verschillende bureaus worden aangeboden is geen goede ontwikkeling. Dan komt men niet verder dan het afvinken of alle documenten aanwezig zijn, maar van serieuze diepgang is geen sprake het is als een RvC bij een DGA, bevalt het niet, wordt je weggestuurd Het bestuur zou geen opdrachtgever moeten zijn, de visiteurs zouden meldingsplicht richting DNB moeten hebben Toets van bekwaamheid voor visitatoren invoeren Verkiezing van commissieleden door de commissie zelve, opdat kwaliteit en onafhankelijkheid een zaak van de commissie kan zijn Een meer robuust verantwoordingsorgaan 16

18 Enquête bestuurders Deze paragraaf bevat de antwoorden die de pensioenfondsbestuurders hebben gegeven op de vragen uit de enquête. De antwoorden heb ik zoveel mogelijk met behulp van grafieken toegelicht. Vraag 1: Van welk type fonds bent u bestuurder? Alle pensioenfondsbestuurders die de enquête ingevuld hebben zijn bestuurder van een ondernemingspensioenfonds. Vraag 2: Wat is de omvang van het belegde vermogen van het fonds? Figuur 19: Enquête bestuurders vraag 2 Vraag 3: Hoe is de visitatiecommissie tot stand gekomen? Figuur 20: Enquête bestuurders vraag 3 17

19 Vraag 4: Bent u tevreden over de samenstelling van de commissie? Alle geënquêteerde bestuurders zeggen tevreden te zijn over de samenstelling van de visitatiecommissie. Van de ondervraagde visiteurs was slecht één visiteur niet tevreden met de samenstelling. Over het algemeen zijn beide partijen dus tevreden met de samenstelling van de visitatiecommissie. Vraag 5: Waar bestaat volgens u de ideale visitatiecommissie uit? Figuur 21: Enquête bestuurders vraag 5 Vraag 6: Wat is volgens u de ideale frequentie van visitatie? Figuur 22: Enquête bestuurders vraag 6 18

20 Vraag 7: Wat is de voornaamste reden dat uw fonds een visitatieproces heeft uitgevoerd? Figuur 23: Enquête bestuurders vraag 7 Vraag 8: Zou het fonds ook een visitatie houden als dit vrijwillig was? Figuur 24: Enquête bestuurders vraag 8 Vraag 9: Hoe zou de wetgeving over visitatie verbeterd moeten worden? Figuur 25: Enquête bestuurders vraag 9 19

21 Vraag 10: Waarom heeft uw fonds voor visitatie als intern toezichtmodel gekozen en niet voor een andere vorm (Raad van Toezicht, Auditcommissie, One Tier board)? Figuur 26: Enquête bestuurders vraag 10 Vraag 11: Is het fonds (bestuur) tevreden over de samenwerking met de visitatiecommissie? Net als de visiteurs zijn ook de bestuurders tevreden over de samenwerking tussen de visitatiecommissie en het pensioenfonds. Geen van de ondervraagde bestuurders zegt ontevreden te zijn met de samenwerking. Daar tegenover staat één visiteur die niet tevreden is. Vraag 12: Hebben de visiteurs invloed gehad bij het opstellen van de visitatieopdracht? Figuur 27: Enquête bestuurders vraag 12 20

22 Vraag 13: In hoeverre zal het fonds de aanbevelingen van de visitatiecommissie uitvoeren? Figuur 28: Enquête bestuurders vraag 13 Vraag 14: Denkt u dat de visitatie bij kan dragen aan de kwaliteit van het pensioenfonds? Alle ondervraagde pensioenfondsbestuurders denken dat een visitatie bij kan dragen aan de kwaliteit van het pensioenfonds. Vraag 15: Vindt u visitatie op de manier zoals in dit geval uitgevoerd een effectieve manier van intern toezicht? Als logisch gevolg op vraag 14 vinden de pensioenfondsbestuurders dat de visitatie zoals die bij hun fonds is uitgevoerd, een effectieve manier van intern toezicht is. Bij de visiteurs gaf 18% aan dat zij de uitgevoerde visitatie niet erg effectief vonden. Dit lijkt erop dat de pensioenfondsbestuurders sneller tevreden zijn dan de visiteurs. 21

23 Vraag 16: Hoe kan volgens u de effectiviteit van visitatie / intern toezicht verbeterd worden? Van de ondervraagde bestuurders hadden er slechts vier opmerkingen of suggesties ter verbetering van het intern toezicht. Hieronder worden de uitspraken van de bestuurders weergegeven: Er is een oplossing gevonden voor meer invloed, door halfjaarlijks bij elkaar te komen Betere kennis / inzicht van de te visiteren organisatie zal de effectiviteit bevorderen Door het aantal onderwerpen terug te brengen tot die zaken die niet al door de certificerende actuaris en de accountant worden onderzocht Wij zouden het niet weten maar er is voldoende marktwerking om het zo efficiënt mogelijk te laten worden. Want uiteindelijk wordt ook op prijs beslist 22

24 Overzicht totaalscores Er zijn 21 pensioenfondsen die uiteindelijk hun visitatierapport en jaarverslag beschikbaar hebben gesteld voor het onderzoek. Zij hebben gemiddeld een totaalscore van 76 punten behaald op de checklist. Als zij aan alle onderwerpen optimaal hadden voldaan zou de maximale score van 135 punten behaald worden. Dit betekent dat de fondsen gemiddeld iets meer dan de helft van de punten scoren. In figuur 35 zijn alle totaalscores weergegeven ten opzichte van het gemiddelde (de zwarte lijn). Er is één fonds dat exact gelijk aan het gemiddelde scoort. De overige scores zijn gelijk verdeeld, er zijn tien fondsen die onder het gemiddelde scoren en tien fondsen die boven het gemiddelde scoren. Als negatieve uitschieter valt pensioenfonds F op met een score van 45 punten en ook pensioenfonds K scoort erg laag met 58 punten. In positieve zin vallen de fondsen E, G en J op met scores boven de 90 punten. Figuur 29: Overzicht gemiddelde totaalscores Figuur 35 laat zien dat er op slechts twee van de zes categorieën meer dan de helft van de punten wordt behaald. Op de categorie inhoudelijk worden gemiddeld 31 van de 45 punten behaald en op het jaarverslag scoren de fondsen gemiddeld 18 van de 24 punten. In deze categorieën zijn zo goed als alle wettelijke vereisten verwerkt. Het lijkt er dus op dat de fondsen voldoen aan de eisen die vanuit de wet worden gesteld. Categorie Gemiddelde score Maximale score 1: Algemeen : Aanleiding : Werkwijze : Inhoudelijk : Rapportage : Jaarverslag Totaalscore Figuur 30: Gemiddelde scores checklist 23

25 Aan andere zaken zoals, in categorie 1, achtergrondinformatie en actualiteiten van het fonds wordt minder aandacht besteed. Ook wordt in maar weinig visitatierapporten ingegaan op specifieke kenmerken van het deelnemersbestand. De organisatiestructuur en organen van het pensioenfonds worden in een aantal rapporten tussen de regels door behandeld. Geen enkel fonds heeft de organen met daarbij de taken en / of samenstelling opgesomd of besproken in een aparte paragraaf. Ik had verwacht dat er op deze categorie beter gescoord zou worden omdat er in de Principes duidelijk aangegeven wordt dat er rekening gehouden dient te worden met het feit dat pensioenfondsen erg divers zijn. Om deze rede zou je kunnen verwachten dat visitatiecommissies onderzoek zouden doen naar specifieke kenmerken en hiervan melding zouden maken in het rapport. In categorie 2 wordt over het algemeen nog wel aangegeven dat de Principes de aanleiding zijn voor de visitatie. Vervolgens ontbreekt het vaak aan een onderbouwing van de keuze voor visitatie, de manier waarop de visitatiecommissie is samengesteld en aan algemene informatie over de achtergrond van de visiteurs. De werkwijze (categorie 3) van de visitecommissie wordt op verschillende manieren toegelicht. Zo goed als alle visitatierapporten bevatten een documentenlijst met daarop de gebruikte documenten. Er zijn commissies die ook niet-ontvangen documenten vermelden of toelichten bij welk onderwerp ze de documenten hebben gebruikt. De namen van geïnterviewde personen ontbreken in een aantal rapporten. Anderen vermelden ook de functies van gesproken personen of nemen zelfs als bijlage een heel gespreksverslag op. Op het gebied van inhoud (categorie 4) kan ik zeggen dat in alle rapporten de wettelijk verplichte onderwerpen zijn behandeld, alleen gebeurt dit op verschillende manieren. Bij een aantal rapporten zijn de hoofdstukken vernoemd naar de wettelijke onderwerpen, deze worden vervolgens uitgewerkt door middel van grote stukken aaneengesloten tekst. Bij de meeste van deze rapporten worden ook de aanbevelingen in de tekst verwerkt. Anderen commissies hebben gekozen voor meer eigen initiatief en hebben de wettelijke onderwerpen opgedeeld in kleinere en concretere onderwerpen. Voorbeelden van concretere onderwerpen die afzonderlijk behandeld worden zijn onder andere beleggingen, organisatie, uitbesteding en communicatie. De opbouw van de rapportages (categorie 5) is erg wisselvallig met vooral uitschieters naar beneden, vandaar de lage gemiddelde score van 5 punten. Ik heb visitatierapporten gezien die meer op een verslag dan op een rapportage lijken. Er zijn zelfs rapporten zonder voorpagina, inhoudsopgave, inleiding en samenvatting. Als bijlage hebben de meeste fondsen de documentenlijst opgenomen. Ook een lijst met gesproken personen, een gespreksverslag of risicomatrix komen bij een aantal rapporten voor als bijlage. Wat mij opvalt, is dat slechts één van de geanalyseerde visitatierapporten enigszins gebruik maakt van grafische weergave. Binnen andere sectoren maken visitatiecommissies regelmatig gebruik van grafieken en tabellen om gegevens overzichtelijk weer te geven. 24

26 Over het algemeen wordt in de jaarverslagen (categorie 6) van pensioenfondsen goed vermeld dat er visitatie heeft plaatsgevonden. In het begin van de jaarverslagen worden, als toepassing van het pas toe of leg uit -principe, de Principes als aanleiding van de visitatie genoemd. Verderop in het jaarverslag is de samenvatting van de visitatiecommissie opgenomen en bij het overgrote deel van de fondsen wordt hier een korte reactie van het bestuur opgegeven. Het enige waar het in de samenvatting nog weleens aan ontbreekt, is een korte beschrijving van de werkwijze van de visitatiecommissie. 25

27 Conclusies De inrichting van het visitatieproces Het ontbreekt aan verantwoording van de keuze voor visitatie: In visitatierapporten en jaarverslagen ontbreekt het over het algemeen aan verantwoording over bepaalde keuzes. In alle visitatierapporten wordt vermeld dat pensioenfondsen vanuit de Principes voor goed pensioenfondsbestuur verplicht worden een visitatiecommissie in te stellen. In de Principes staat echter dat er gekozen mag worden uit een viertal toezichtmodellen. In de visitatierapporten en jaarverslagen ontbreken specifieke argumenten waarom het fonds juist voor visitatie kiest en niet voor een ander toezichtmodel. Dit terwijl de bestuurders in de enquête wel duidelijk aangeven dat er voor visitatie gekozen is omdat dit het minste tijd en moeite kost of dat visitatie het best bij de kenmerken van het fonds past. Het ontbreekt aan verantwoording over de samenstelling van de commissie: Uit de enquêtes constateer ik dat visitatiecommissies over het algemeen tot stand komen via het eigen netwerk van pensioenfondsen of via een gespecialiseerd visitatiebureau. Hoe de samenstelling van de commissie heeft plaatsgevonden en op basis van welke argumenten dit gebeurt wordt niet toegelicht. Het lijkt mij wenselijk te vermelden wie de visiteurs zijn en wat hun kennis en ervaring is. Eens in de drie jaar is niet de ideale frequentie van visitatie: De Principes verplicht pensioenfondsen minimaal eens in de drie jaar een visitatieronde te houden. Slechts 23% van de visiteurs zegt dat zij eens in de drie jaar een opdracht tot visitatie krijgen, het restant zegt vaker een visitatieopdracht van het pensioenfonds te krijgen. Ongeveer de helft van de visiteurs zegt eens per jaar een visitatie uit te voeren. Volgens de helft van de pensioenfondsbestuurders is de ideale frequentie van visitatie eens in de drie jaar, 30% geeft de voorkeur aan een jaarlijkse visitatie. De visitatieopdracht Alle visitatieopdrachten bevatten de wettelijk verplichte onderwerpen: De visitatieopdracht dient vanuit de Principes de onderwerpen beleids- en bestuursprocedures en processen, checks and balances, wijze waarop het pensioenfonds wordt aangestuurd en de omgang met lange termijn risico s te bevatten. Uit de onderzoeksresultaten, van zowel de enquêtes als de checklist, kan ik concluderen dat alle visitatieopdrachten hieraan voldoen. Er zijn visitatieopdrachten die andere dan de verplichte onderwerpen behandelen: In een groot deel van de visitatierapporten worden extra onderwerpen behandeld, deze zijn overigens niet altijd conform de opdracht. Extra onderwerpen die regelmatig behandeld worden zijn governance, communicatie en de inhoud van de pensioenregeling. 26

28 Het visitatierapport Met behulp van de checklist heb ik inzicht gekregen in de manier waarop de commissie verslag doet van het visitatieproces. Vanuit de Principes worden geen eisen gesteld aan de rapportage. Op dit gebied kunnen de visitatiecommissies zich dus onderscheiden. Dit is ook exact wat ik constateer met behulp van de checklist. De rapporten die in positieve zin opvallen, bevatten een goede structuur en logische opbouw. Ten eerst bevatten deze rapporten een inleiding met kenmerken van het fonds en actualiteiten die er spelen. Hiermee toont de commissie aan dat zij zich verdiept heeft in het betreffende fonds. Vervolgens wordt de werkwijze van de commissie toegelicht door een beschrijving of opsomming van de genomen stappen en gewerkte dagen. Daarnaast bevatten de goede rapporten een volledige samenvatting, een documentenlijst en lijst van gesprokken personen of een gespreksverslag. Er zijn grote verschillen in de manier waarop visitatiecommissies aanbevelingen doen: De aanbevelingen van een goed rapport zijn opgesomd en duidelijk herkenbaar in de tekst. Bij slechte visitatierapporten zijn de aanbevelingen verwerkt in grote lappen tekst. Ook de manier waarop de aanbevelingen worden gedaan, verschilt per commissie. De rapporten die in dit onderzoek slecht beoordeeld worden, doen aanbevelingen door te zeggen dat bepaalde onderwerpen aandacht verdienen. Daar tegenover geven goed beoordeelde rapporten aanbevelingen door concrete handelingen of instrumenten te noemen. 27

29 Aanbevelingen De inrichting van het visitatieproces: Stel erkende visitatiebureaus en periodieke deskundigheidstoetsen verplicht: Om de deskundigheid van visiteurs te waarborgen lijkt het mij wenselijk door De Nederlandsche Bank erkende visitatiebureaus in te stellen, zoals bij woningcorporaties al het geval is. Hierdoor ontstaat de zekerheid dat er toezicht gehouden wordt door ervaren en deskundige visiteurs. Om de kennis op peil te houden doe ik de aanbeveling een periodieke deskundigheidstoets in te voeren. Verhoog de frequentie van visitatie naar eens per jaar: Uit de antwoorden op de enquêtes blijkt dat er uiteenlopende meningen zijn over de frequentie waarmee gevisiteerd dient te worden. Op dit punt adviseer ik jaarlijks te visiteren, al is het alleen maar om de gevolgen van de voorgaande visitatie te bespreken en een nauwere betrokkenheid te creëren tussen de commissie en het fonds. De visitatieopdracht: De visitatieopdracht moet concrete onderwerpen bevatten: De visitatieopdracht zoals die op dit moment vanuit de Principes voor goed pensioenfondsenbestuur is geregeld is naar mijn mening erg globaal. Ik zie in de visitatierapporten die de verplichte onderwerpen letterlijk uitvoeren, dat er algemene oordelen en aanbevelingen worden gegeven. Het concreter formuleren en minder omvangrijk maken van de verplichte onderwerpen, zal er naar mijn mening toe leiden dat visitatierapporten bruikbaarder worden. Laat de visitatieopdracht tot stand komen door een keuze uit verschillende onderwerpen: Om de pensioenfondsen de mogelijkheid te geven de opdracht meer op hun eigen situatie te betrekken, beveel ik aan een lijst samen te stellen van onderwerpen waar pensioenfondsen per visitatieronde de opdracht uit kunnen samenstellen. Zo zou bijvoorbeeld verplicht kunnen worden dat er drie onderwerpen gekozen moeten worden uit een lijst van onderwerpen en dat het fonds deze mag aanvullen met zelf gekozen onderwerpen. Voor de lijst met onderwerpen denk ik aan onderwerpen als bestuursfunctioneren, relatie met interne en externe partijen, communicatie, governance en de structuur van het pensioenfonds. 28

30 Het visitatierapport: Nu ik diverse visitatierapporten heb ik gezien denk ik dat het vooral belangrijk is dat een visitatierapport een goede opbouw heeft. Naast gebruikelijke zaken zoals een voorpagina en een inhoudsopgave moet een visitatierapport naar mijn mening ook de volgende hoofdstukken bevatten: Inleiding: met actuele informatie over het deelnemersbestand, dekkingsgraad, eventuele indexatie, eventuele veranderingen in het bestuur en opvallende situaties bij de sponsor. Hiermee laat de visitatiecommissie zien dat zij weet wat er bij het fonds speelt. Achtergrond van de visiteurs: informatie ten aanzien van ervaring en deskundigheid van de visiteurs. Daarnaast dient het pensioenfonds toe te lichten hoe zij de commissie heeft samengesteld en waarom zij voor deze visiteurs hebben gekozen. Evaluatie: hierin wordt kort teruggeblikt op de samenwerking tijdens de vorige visitatie en er wordt gekeken in hoeverre de aanbevelingen zijn opgevolgd. Opdrachtomschrijving: waarin onderbouwd wordt welke onderwerpen de visitatiecommissie gaat beoordelen en waarom. Werkwijze: hierin worden handelingen van de visitatiecommissie benoemd en vermeld wanneer deze hebben plaatsgevonden. Daarnaast dient er een lijst van gesproken personen opgenomen te worden waarin ook vermeld wordt welke functie zij bekleden en waarover er gesproken is. Ook wordt er een documentenlijst opgenomen waarin zowel ontvangen als niet ontvangen documenten vermeld worden. Daarnaast geeft de commissie per documenten een korte beoordelingen. Behandelde onderwerpen: elk te beoordelen onderwerp wordt in een apart hoofdstuk of paragraaf behandeld. Daarbij worden eerst de bevindingen beschreven, vervolgens een conclusie getrokken en tot slot aanbevelingen opgesomd. Samenvatting: De samenvatting van een visitatierapport dient vooral de onderwerpen opdrachtomschrijving, werkwijze en conclusies en aanbevelingen te behandelen. De samenvatting dient ook gebruikt te worden in het jaarverslag. 29

31 Bronnen Internet Van Dale Groot woordenboek van de Nederlandse taal. Corporate governance & Code Tabaksblat (Geraadpleegd in september 2010) Toezicht op pensioenfondsen (Geraadpleegd in september 2010) Pension Fund Governance: Eenheid in verscheidenheid (Geraadpleegd in september 2010) ectedpage=what%20we%20do&preflangid=410 Pension Fund Governance: Eenheid in verscheidenheid (Geraadpleegd in september 2010) Visitatierapporten woningcorporaties (Geraadpleegd in september 2010) Corporaties (Geraadpleegd in oktober 2010) Aantal corporaties (Geraadpleegd in oktober 2010) Visitatie bij corporaties (Geraadpleegd in oktober 2010) Visitatie en accreditatie in het onderwijs (Geraadpleegd in oktober 2010) Visitatie en accreditatie in het onderwijs (Geraadpleegd in oktober 2010) Nederlands onderwijsstelsel (Geraadpleegd in oktober 2010) Visitatie binnen het voortgezet onderwijs (Geraadpleegd in oktober 2010) Visitatie binnen de zorg (Geraadpleegd in oktober 2010) 30

32 Visitatie binnen de zorg (Geraadpleegd in oktober 2010) Documenten Aanleiding en achtergrond informatie Toolkit Toezicht Pensioenfondsen, oktober 2007, Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders Pension Fund Governance: Eenheid in verscheidenheid Pension Fund Governance: Eenheid in verscheidenheid, 6 september 2004, Allen & Overy en Boer & Croon. De Principes Principes voor goed pensioenfondsbestuur (Pension Fund Governance), 16 december 2005, Stichting van de Arbeid. Commissie Frijns Pensioen: Onzekere Zekerheid, Commissie Beleggingsbeleid en Risicobeheer, een analyse van het beleggingsbeleid en het risicobeheer van de Nederlandse pensioenfondsen, 19 januari Code Tabaksblat De Nederlandse Corporate Governance Code, Beginselen van deugdelijk ondernemingsbestuur en best practice bepalingen, 9 december 2003, Commissie Corporate Governance, Visitatierapporten woningcorporaties Visitatierapport CBS De Tol Zuidlaren Visitatierapport Stichting Pedagogisch Onderwijs Groningen Visitatierapport Rijksuniversiteit Groningen Biologie df Visitatierapport vier Openbare Geestelijke Gezondheidszorg Centra Flevoland Visitatierapport drie Limburgse musea eumindustrion.pdf 31

33 Profiel Nationaal Register Een nieuwe toezichthouder is een kans Toezichthouden is een vak in ontwikkeling, de vrijblijvendheid is eraf. Door verscherpte wetgeving en corporate governance, maar ook door groeiende media-aandacht worden toezichthouders steeds directer aangesproken op hun verantwoordelijkheid. Dat vraagt om een ander slag toezichthouders: mensen die actiever betrokken zijn. Specifieke kennis, nuttige ervaring, professionele rolopvatting en een aanvullend netwerk; de juiste commissaris of toezichthouder is een stimulans voor het bestuur. Dat is de filosofie van Nationaal Register. En daar is onze werkwijze op ingericht. Het klappen van de zweep en de trends van nu Nationaal Register richt zich als enige exclusief op commissarissen en toezichthouders in de private en publieke sector. En voorziet ook in bestuursleden van pensioenfondsen, brancheverenigingen en goede doelen. Al twintig jaar lang. Onze ervaring maakt dat we patronen herkennen en situaties snel kunnen inschatten, maar ook dat we verschuivingen als eerste signaleren. Hierdoor kunnen we proactief met u meedenken en -doen. Nationaal Register zorgt dan ook niet alleen voor een match op professioneel niveau maar neemt ook het karakter van uw organisatie, de dynamiek van het team en de verwachtingen van de kandidaat mee in de selectieprocedure. Daar had u niet aan gedacht Nationaal Register gaat verder dan leveren waar om wordt gevraagd. Een groot deel van onze kracht ligt in de beginfase van het selectieproces. Wat is de samenstelling van de huidige raad, welke aanvullende expertise is nodig, wat is de toekomstvisie van de organisatie en de dynamiek van de sector, hoe groot is de behoefte aan diversiteit en verjonging? Het meeformuleren van de vraag levert u nieuwe inzichten op die vaak tot een verrassend en altijd scherper profiel leiden. Een andere kracht is onze aandacht voor nieuw talent en de verbreding en verjonging van het totale aanbod aan deskundige commissarissen. We introduceren met regelmaat mensen uit andere netwerken. Opdrachtgevers ervaren onze kandidatenselectie dan ook vaak als een verrassende rijkdom aan keuze. Een zorgvuldige procedure creëert vrijheid Vaak wordt het zelf aanstellen van een nieuwe toezichthouder als belastend ervaren. Vanwege bijvoorbeeld een beperkt netwerk, tijdsdruk, persoonlijke belangen en voorkeuren. Maar ook iemand af moeten wijzen en de verantwoording naar de achterban spelen een rol. Nationaal Register neemt u wel de zorg maar niet de beslissing uit handen. Onze procedure kent drie heldere stappen die governanceproof zijn. 32

34 1. Wie zoeken we? Eén vaste adviseur is uw persoonlijke aanspreekpunt. In een goed gesprek bepalen we samen met u tijdpad, randvoorwaarden zoals een publieke bekendmaking en vooral uw verwachtingen en wensen. Waar is behoefte aan, welke stap wil de organisatie maken, welke belanghebbenden moeten gehoord worden en zijn er al suggesties voor kandidaten? Dit alles wordt vastgelegd in een profielschets. 2. Wie vinden we? Een actieve zoektocht in verschillende netwerken, ons eigen kandidatenbestand en uw suggesties leiden tot een voorselectie. Nationaal Register toetst al deze kandidaten op beschikbaarheid, competentie en hun vermogen om het verschil te maken. 3. De match met de meeste meerwaarde Nationaal Register stelt de meest geschikte kandidaten voor en begeleidt de gesprekken met de selectiecommissie. Hieruit volgt een voordracht aan de Raad van Commissarissen of Toezicht of het bestuur. Al dan niet na advies van de andere belanghebbenden te hebben ingewonnen. Na de benoeming neemt uw persoonlijk adviseur regelmatig contact met u op voor voortgang en evaluatie. Kwaliteit vergt onderhoud Stimulerend toezicht staat of valt met de kwaliteit van mensen. En omdat niemand alwetend is, biedt Nationaal Register een breed aanbod van publicaties, workshops en seminars waarbij de praktijk leidend is. In ons kennisprogramma komen het delen van best practices over good governance, ontwikkeling en kwaliteit van het toezicht, maar ook sectorspecifieke kennis over bijvoorbeeld financiering en regelgeving aan bod. Zo kunnen zowel aankomende als ervaren commissarissen en toezichthouders het beste uit zichzelf halen. Meer informatie over de workshops en seminars vindt u op nationaalregister.nl. Net als onze serie toolkits over commissariaat en toezicht in het bedrijfsleven, de zorg, het onderwijs, de pensioenfondsen en de goede doelensector. Onpartijdig antwoord op strategische vragen Nationaal Register biedt u een vertrouwde gesprekspartner die zelf met beide benen in de sector staat. Onze adviseurs zijn actieve bestuursleden en toezichthouders in het Nederlandse bedrijfsleven en publieke sector. Hun ervaring met bestuurlijke en strategische vraagstukken levert objectieve en op de actuele praktijk gerichte raad op. Ook los van een searchopdracht. Als het gaat om samenstellings- en vernieuwingsvragen, het evalueren van teameffectiviteit of het begeleiden van de governancevraagstukken. Maar ook voor veranderend bestuur en toezicht, werkgeverstaken en jaarlijkse evaluaties kunt u een beroep doen op de pragmatische consultants van Nationaal Register. Contactgegevens Op onze website vindt u meer informatie of neem direct contact op met Olaf Smits van Waesberghe, directeur, op of directie@nationaalregister.nl. 33