REGLEMENT VISITATIECOMMISSIE. van. Stichting Pensioenfonds Albemarle. Amsterdam. 1 juli 2014

Transcriptie

1 REGLEMENT VISITATIECOMMISSIE van Stichting Pensioenfonds Albemarle te Amsterdam 1 juli 2014

2 Artikel 1 definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. het pensioenfonds : Stichting Pensioenfonds Albemarle; b. het bestuur : het bestuur van het c. het verantwoordingsorgaan : het verantwoordingsorgaan van het d. de visitatiecommissie : de visitatiecommissie van het pensioenfonds e. de werkgever : Albemarle Netherlands B.V. te Amersfoort, alsmede iedere hiermee verbonden onderneming, waarvan een werknemer bij of na zijn indiensttreding aldaar door Albemarle Netherlands B.V. dan wel de hiermee verbonden onderneming tot deelnemer in het pensioenfonds is aangewezen en welke onderneming is aangesloten bij het

3 Artikel 2 Instelling visitatiecommissie 1. Het bestuur draagt zorg voor intern toezicht middels visitatie. Daartoe benoemt het bestuur tenminste jaarlijks of zoveel vaker als daartoe aanleiding is, gehoord hebbende het verantwoordingsorgaan, een visitatiecommissie bestaande uit minimaal drie natuurlijke personen. 2. De personen die benoemd worden in de visitatiecommissie zijn onafhankelijke deskundigen welke geen binding hebben met het pensioenfonds of één of meer bestuursleden of leden van het verantwoordingsorgaan. De leden van de visitatiecommissie voldoen aan de profielschetsen die door het bestuur zijn opgesteld. 3. De leden van de visitatiecommissie worden benoemd door het bestuur voor een periode van maximaal drie jaar. Een lid van de visitatiecommissie is niet langer dan acht jaar betrokken bij het fonds. Een lid, wiens zittingsperiode is geëindigd, is terstond herbenoembaar. Indien en zodra een lid niet langer voldoet aan de onafhankelijkheidsvereisten genoemd in lid 2, zal deze aanstonds terugtreden. 4. De deskundigheid van de leden van de visitatiecommissie dient minimaal vergelijkbaar te zijn met de deskundigheid die door De Nederlandsche Bank wordt verlangd van het bestuur als collectief. Alle leden van de visitatiecommissie hebben meerjarige bestuurlijke ervaring. De leden van de visitatiecommissie moeten in staat zijn het functioneren van het bestuur te beoordelen op de wijze als in artikel 3 omschreven. 5. De visitatiecommissie heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. De visitatiecommissie is ten minste belast met het toezien op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur en legt verantwoording af over de uitvoering van de taken aan het verantwoordingsorgaan en de werkgever, het belanghebbendenorgaan en in het jaarverslag. 6. Desgewenst raadpleegt het bestuur het verantwoordingsorgaan bij het vaststellen van het onderwerp als genoemd in lid 5 en bij de omschrijving van de onderzoekopdracht. Artikel 3 Taak visitatiecommissie De visitatiecommissie richt zich vanuit haar specifieke opdracht en deskundigheid met name op: - Toezicht houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in het pensioenfonds door onder andere het beoordelen van de beleids- en bestuursprocedures en processen en de checks en balances binnen het - het beoordelen van de wijze waarop het pensioenfonds wordt aangestuurd; - het toezien op een adequate risicobeheersing en een evenwichtige belangenafweging door het bestuur.

4 Artikel 4 Rechten visitatiecommissie De visitatiecommissie heeft bij het doen van haar onderzoek c.q. bij het houden van haar toezicht recht op: - alle informatie die zij nodig acht om haar taak goed te kunnen vervullen; - overleg met het bestuur; - overleg met externe accountant, actuaris, pensioenadviseur, vermogensbeheerder en herverzekeraar van het pensioenfonds. Het bestuur van het fonds wordt hiervan vooraf op de hoogte gebracht, alsmede van de te verwachten kosten. Artikel 5 Rapportering visitatiecommissie en verdere besluitvorming daaromtrent 1. De visitatiecommissie rapporteert schriftelijk aan het bestuur over haar bevindingen en doet indien zij dit noodzakelijk acht de nodige schriftelijke aanbevelingen. Op verzoek van het bestuur wordt de rapportage mondeling toegelicht. 2. De visitatiecommissie legt verantwoording af over de uitvoering van de taken aan het verantwoordingsorgaan, de werkgever en in het jaarverslag. 3. Het bestuur bespreekt de bevindingen en de aanbevelingen met de visitatiecommissie en neemt op basis daarvan indien noodzakelijk voorgenomen bestuursbesluiten. 4. Het bestuur legt de bevindingen en de aanbevelingen van de visitatiecommissie, inclusief de voorgenomen bestuursbesluiten voor aan het verantwoordingsorgaan. Na een bespreking hiervan met het verantwoordingsorgaan neemt het bestuur definitieve beslissingen. 5. Het bestuur vermeldt in het jaarverslag de bevindingen van de visitatiecommissie en de, naar aanleiding hiervan, plaatsgevonden hebbende besluitvorming. Artikel 6 Voorzieningen en vergoedingen visitatiecommissie 1. De werkgever stelt de visitatiecommissie werkruimte ter beschikking waarover zij in het kader van haar opdracht dient te beschikken. 2. Het bestuur stelt, in het kader van de opdrachtverlening, de hoogte van honoraria van de onafhankelijke deskundigen vast inclusief de tijd welke aan de uitvoering van de opdracht besteed mag worden, alsmede de in dit verband te maken declareerbare kosten.

5 Artikel 7 Geheimhouding De leden van de visitatiecommissie mogen geen informatie met betrekking tot hun werkzaamheden voor het pensioenfonds, dan wel niet publieke informatie waarvan zij in het kader van hun werkzaamheden als lid van de visitatiecommissie kennis nemen, aan derden bekend maken. Indien een lid van de visitatiecommissie meent dat op deze regel in een bepaald geval een uitzondering moet worden gemaakt, zal hierover vooraf overleg gepleegd worden met het bestuur, dat uiteindelijk beslist of een uitzondering op de geheimhoudingsplicht kan worden gemaakt. Artikel 8 Inwerkingtreding en wijziging van het reglement 1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2008 en is gewijzigd op 1 juli Dit reglement is vastgesteld door het bestuur. Dit reglement kan nadien door het bestuur worden gewijzigd na advies van het verantwoordingsorgaan.