Stichting Pensioenfonds Wonen. Huishoudelijk reglement commissies

Transcriptie

1 Stichting Pensioenfonds Wonen Huishoudelijk reglement commissies administrateur Syntrus Achmea Pensioenbeheer N.V. Rijnzathe 10, 3454 PV De Meern Postbus 3183, 3502 GD Utrecht Telefoon (030) versie Januari

2 inhoud Huishoudelijk reglement commissies HOOFDSTUK I BEGRIPSBEPALINGEN 3 Artikel 1 3 HOOFDSTUK II ALGEMEEN 3 Artikel 2 Instellen commissies 3 Artikel 3 Zittingsduur 4 Artikel 4 Tussentijdse vacature 4 Artikel 5 Geheimhoudingsplicht 4 Artikel 6 Verantwoording 4 Artikel 7 Vergoedingen 5 Artikel 8 Voorzieningen commissies 5 Artikel 9 Secretariºle ondersteuning commissies 5 HOOFDSTUK III BELEGGINGSADVIESCOMMISSIE 5 Artikel 10 5 Artikel 11Bevoegdheden beleggingsadviescommissie 5 Artikel 12Vergadering beleggingsadviescommissie 6 HOOFDSTUK IV DVO-COMMISSIE 6 Artikel 13 6 Artikel 14Bevoegdheden DVO-commissie 6 Artikel 15Vergadering DVO-commissie 6 HOOFDSTUK V JAARVERSLAGCOMMISSIE 6 Artikel 16 6 Artikel 17Bevoegdheden jaarverslagcommissie 6 Artikel 18Vergadering jaarverslagcommissie 6 HOOFDSTUK V COMMUNICATIECOMMISSIE 6 Artikel 19 6 Artikel 20Bevoegdheden communicatiecommissie 7 Artikel 21Vergadering communicatiecommissie 7 HOOFDSTUK VI VOORZITTERSOVERLEG 7 Artikel 22 7 Artikel 23Bevoegdheden voorzittersoverleg 7 Artikel 24Vergadering voorzittersoverleg 7 HOOFDSTUK VII Slotbepaling en inwerkingtreding 7 Artikel 25 7 Huishoudelijk reglement commissies pagina 2 7

3 Huishoudelijk reglement commissies HOOFDSTUK I BEGRIPSBEPALINGEN Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder: 1. fonds: de Stichting Pensioenfonds wonen; 2. bestuur: het bestuur van het fonds; 3. statuten: de statuten van het fonds; 4. reglementen: de reglementen van het fonds; 5. beleggingsadviescommissie: de beleggingsadviescommissie van het fonds; 6. DVO-commissie: de DVO-commissie van het fonds; 7. jaarverslagcommissie: de jaarverslagcommissie van het fonds; 8. communicatiecommissie: de communicatiecommissie van het fonds; 9. voorzittersoverleg: overleg tussen de voorzitter en secretaris van het bestuur; 10. commissies: beleggingsadviescommissie, DVO-commissie, jaarverslagcommissie, communicatiecommissie en voorzittersoverleg; 11. secretariaat: de instelling dan wel de personen die in opdracht van het bestuur het secretariaat voor de commissies voeren; 12. administrateur; Syntrus Achmea Pensioenbeheer. HOOFDSTUK II ALGEMEEN Artikel 2 Instellen commissies 1. Uit en door het bestuur worden de volgende commissies gevormd: a. beleggingsadviescommissie; b. DVO-commissie; c. jaarverslagcommissie; d. communicatiecommissie; e. voorzittersoverleg. Huishoudelijk reglement commissies pagina 3 7

4 2. De hiervoor genoemde commissies bestaan uit ten minste twee leden van het bestuur, met uitzondering van de beleggingsadviescommissie die uit ten minste drie leden bestaat. 3. De samenstelling van de commissies bestaat voor zover mogelijk voor de helft uit werkgeversleden en voor de helft uit werknemersleden. Indien nodig kunnen personen van buiten het bestuur zitting nemen in de commissies, met uitzondering van het voorzittersoverleg. 4. De commissies kiezen jaarlijks uit hun midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. Artikel 3 Zittingsduur 1. De leden van de commissies hebben zitting gedurende de periode dat zij zitting hebben in het bestuur. Indien personen van buiten het bestuur zitting hebben in de commissies besluit het bestuur de van toepassing zijnde zittingsperiode. 2. De aftredende leden van het bestuur zijn terstond herbenoembaar. 3. Het lidmaatschap van de commissie eindigt: a. door opzeggen door het betreffende lid; b. door overlijden; c. door periodiek aftreden; d. indien een lid naar het oordeel van de meerderheid van de leden van de commissie en/of van het bestuur ernstig in gebreke blijft in de uitoefening van zijn functie en in verband hiermee door een besluit van het bestuur niet langer zitting neemt in de commissie; e. indien het lid tevens lid is van het bestuur en ophoudt lid te zijn van het bestuur; f. indien het lid dat geen lid is van het bestuur zijn geheimhoudingsplicht schendt en in verband hiermee door een besluit van het bestuur niet langer zitting neemt in de commissie. Artikel 4 Tussentijdse vacature In geval van een tussentijdse vacature benoemt het bestuur zo spoedig mogelijk een opvolger. De commissies kunnen ook indien er vacatures zijn hun bevoegdheden uitoefenen. Artikel 5 Geheimhoudingsplicht De leden van de commissies verplichten zich door de aanvaarding van hun benoeming tot geheimhouding van hetgeen hen in deze functie omtrent een bedrijf, beroep of persoon is bekend geworden en voorts van alle aangelegenheden, ten aanzien waarvan het bestuur geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen. Artikel 6 Verantwoording De commissies leggen standaard na iedere vergadering van de commissies over de genomen besluiten of gegeven adviezen verantwoording af aan het bestuur. Verantwoording wordt afgelegd door het toekomen van de notulen van de commissie aan het bestuur en op verzoek van het bestuur door middel van een toelichting in een bestuursvergadering. Huishoudelijk reglement commissies pagina 4 7

5 Artikel 7 Vergoedingen De leden van de commissies ontvangen voor het bijwonen van vergaderingen of daarmee gelijk te stellen bijeenkomsten een vacatiegeld en een vergoeding van de gemaakte reis- en verblijfkosten. Artikel 8 Voorzieningen commissies 1. Het fonds staat de leden van de commissies het gebruik toe van de voorzieningen waarover het kan beschikken, voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van hun taken nodig is. 2. Het fonds draagt zorg voor een adequate secretariºle ondersteuning van de commissies inclusief vergaderfaciliteiten. 3. In overleg met het bestuur kunnen de leden van de commissies in aanmerking komen voor scholings- en andere faciliteiten. 4. De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de commissies, komen ten laste van het fonds. Artikel 9 Secretariºle ondersteuning commissies 1. Het secretariaat is onder meer belast met het bijeenroepen van de commissies, het opmaken van de agenda, het vesturen van de benodigde stukken en het opstellen van het verslag van de vergaderingen. 2. Ieder lid van de commissies kan een onderwerp op de agenda van zijn eigen commissie doen plaatsen. Behoudens spoedeisende gevallen, wordt de agenda met de bijbehorende stukken ten minste een week v vergadering aan de betreffende commissie toegestuurd. r de 3. Het secretariaat maakt van iedere vergadering van de deelnemersraad een verslag. Dit wordt binnen drie weken na de vergadering toegezonden aan de leden van de commissie en het bestuur. HOOFDSTUK III BELEGGINGSADVIESCOMMISSIE Artikel 10 De beleggingsadviescommissie bestaat uit ten minste drie leden. Artikel 11 Bevoegdheden beleggingsadviescommissie 1. De beleggingsadviescommissie bespreekt alle onderwerpen met betrekking tot het volledige beleggingsbeleid van het fonds en adviseert het bestuur over deze onderwerpen. 2. De beleggingsadviescommissie is door het bestuur gemandateerd om binnen de door het bestuur vastgestelde beleggingsrichtlijnen uitvoering te geven aan het beleggingsbeleid en hier besluiten over te nemen onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Huishoudelijk reglement commissies pagina 5 7

6 Artikel 12 Vergadering beleggingsadviescommissie 1. De beleggingsadviescommissie vergadert ten minste vier keer per jaar. 2. Bij de vergadering dienen ten minste twee leden van de beleggingsadviescommissie aanwezig te zijn. HOOFDSTUK IV DVO-COMMISSIE Artikel 13 De DVO-commissie bestaat uit ten minste twee leden. Artikel 14 Bevoegdheden DVO-commissie 1. De DVO-commissie controleert of de gemaakte afspraken in de door het fonds en de administrateur overeengekomen dienstverleningsovereenkomst door de administrateur worden nagekomen. 2. De DVO-commissie neemt namens het bestuur besluiten inzake voorstellen van creditmanagement en juridische zaken betreffende incasso-aangelegenheden, waaronder afboekingen, faillissementsaanvragen en verzoeken tot finale kwijting. Besluitvorming met betrekking tot het incassobeleid blijft expliciet voorbehouden aan het bestuur. Artikel 15 Vergadering DVO-commissie 1. De DVO-commissie vergadert ten minste vier keer per jaar. 2. Bij de vergadering dienen ten minste twee leden van de DVO-commissie aanwezig te zijn. HOOFDSTUK V JAARVERSLAGCOMMISSIE Artikel 16 De jaarverslagcommissie bestaat uit ten minste twee leden. Artikel 17 Bevoegdheden jaarverslagcommissie De jaarverslagcommissie bespreekt zowel de inhoud als de lay-out van het jaarverslag en adviseert het bestuur hierover. Artikel 18 Vergadering jaarverslagcommissie 1. De jaarverslagcommissie vergadert zo vaak als nodig, maar ten minste ØØn keer per jaar. 2. Bij de vergadering dienen ten minste twee leden van de jaarverslagcommissie aanwezig te zijn. HOOFDSTUK V COMMUNICATIECOMMISSIE Artikel 19 De communicatiecommissie bestaat uit ten minste twee leden. Huishoudelijk reglement commissies pagina 6 7

7 Artikel 20 Bevoegdheden communicatiecommissie De communicatiecommissie adviseert het bestuur over alle communicatie-uitingen vanuit het fonds. Artikel 21 Vergadering communicatiecommissie 1. De communicatiecommissie vergadert zo vaak als nodig, maar ten minste ØØn keer per jaar. 2. Bij de vergadering dienen ten minste twee leden van de communicatiecommissie aanwezig te zijn. HOOFDSTUK VI VOORZITTERSOVERLEG Artikel 22 Het voorzittersoverleg bestaat uit de voorzitter en secretaris van het fonds. Artikel 23 Bevoegdheden voorzittersoverleg Het voorzittersoverleg heeft de volgende bevoegdheden: a. ter voorbereiding van de bestuursvergadering de agenda van deze bestuursvergadering bespreken; b. de dagelijkse gang van zaken bespreken; c. het bespreken van beleidsvraagstukken; d. het behandelen van expliciete werkgevers- en werknemerscasuˇstiek onder verantwoordelijkheid van het bestuur. Artikel 24 Vergadering voorzittersoverleg 1. Het voorzittersoverleg vergadert ten minste vier keer per jaar en in ieder geval voorafgaand aan een bestuursvergadering. 2. Bij de vergadering dienen zowel de voorzitter als de secretaris van het fonds aanwezig te zijn. HOOFDSTUK VII Slotbepaling en inwerkingtreding Artikel Dit reglement wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd bij besluit van het bestuur. 2. Dit reglement treedt in werking op 1juli 2010 en is laatstelijk gewijzigd op 1 januari Huishoudelijk reglement commissies pagina 7 7