Leidraad voor Proeftuin Niet Actief Beveiligde Overwegen

Transcriptie

1 Leidraad voor Proeftuin Niet Actief Beveiligde Overwegen 31 maart 2016 ProRail

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Waarom meedoen? De uitdaging Leeswijzer 6 2 ProRail 7 3 De opdracht Inleiding Context Doelstelling Proeftuin Randvoorwaarden en beoordelingscriteria 10 4 Procedure van de Proeftuin Voorwaarden Beoordeling Procedure Startbijeenkomst Vragen Vertrouwelijke vragen Verzoek tot opheldering Fase 1: Aanmelding Fase 2: Uitwerking concept en voorstel testfase Fase 3: Testen Na de Proeftuin Planning van de Proeftuin (onder voorbehoud) 16 5 Eisen aan de Deelnemers 17 6 Eisen aan de Aanmelding Fase Fase Fase

3 7 Spelregels van de Proeftuin 19 Bijlage 1 Begrippenlijst Bijlage 2 Format Proeftuinovereenkomst Bijlage 3 Achtergrond informatie NABO s Bijlage 4 Inspiratie-concepten door Frolic Bijlage 5 Kaart NABO s in Nederland Bijlage 6 Aanmeldingsformulier 3

4 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Op alle soorten overwegen is het aantal ongevallen de laatste jaren aanzienlijk verminderd, behalve op Niet Actief Beveiligde Overwegen (NABO s). Het aantal incidenten op niet actief beveiligde overwegen is in tegenstelling tot die op actief beveiligde overwegen de laatste jaren niet naar beneden gegaan. Incidenten op NABO s hebben meestal een dodelijke afloop. De oorzaak van het incident is vaak niet gelegen in het gedrag van de weggebruiker. Het veiligheidsrisico op Niet Actief Beveiligde Overwegen (NABO s) is dan ook over het algemeen groter dan op andere overwegen. Om deze redenen heeft het ministerie van Infrastructuur en Milieu het Programma NABO in het leven geroepen. Onderdeel hiervan is het komen tot innovatieve oplossingen voor NABO s. ProRail heeft de opdracht gekregen om de aanpak samen met het ministerie vorm te geven. Daarmee heeft zij tot doel het aantal NABO s verder terug te brengen, rekening houdend met de financiële mogelijkheden van Rijk en regio. In opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu heeft ProRail een Plan van Aanpak NABO s opgesteld (ProRail april 2015, Eduard de Vries). Er zijn twee sporen voor het oplossen van de problematiek afgesproken: 1. Een gebiedsgerichte aanpak (concrete lokale projecten). 2. Een innovatieve aanpak. Voor het komen tot innovatieve oplossingen voor NABO s wil ProRail de innovatiekracht van de markt inzetten en dit samen met de markt invullen. We vragen de markt met innovatieve oplossingen te komen en organiseren en faciliteren daarbij de mogelijkheden waarin we de oplossingen vervolgens op een veilige manier testen. We noemen dit een Proeftuin. Voor onderzoek en implementatie van de oplossingen - zowel gelijkvloers als ongelijkvloers - is in spoor 2 een startbudget van 5 miljoen euro (incl. BTW) beschikbaar. 4

5 1.2 Waarom meedoen? Ongevallen op overwegen zijn een maatschappelijk probleem. Het betreft niet alleen het slachtoffer, maar ook diens familie, de machinist, conducteurs, reizigers en eventuele omstanders. Uw bijdrage voor veiligere NABO s kan er dus echt toe doen. Heeft u ideeën voor een verbeterde veiligheid op NABO s, dan willen we u uitdagen deze tot een toepasbaar concept uit te werken! Voor ProRail is open innovatie een belangrijk onderwerp; we willen een brede markt aantrekken om mee te denken met ons op deze problematiek. We zoeken dus niet alleen oplossingen vanuit de bekende hoek, maar hopen ook op toepassingen van bestaande technieken uit andere sectoren. We organiseren en faciliteren voor uw oplossingen de testmogelijkheden. Het biedt u als marktpartij een kans om te zien hoe uw oplossing of techniek, die in een andere toepassing al bekend is, in een spooromgeving een belangrijk probleem kan aanpakken. Doel voor ProRail is om te zorgen dat er nieuwe oplossingen ontstaan en worden getest, opdat er voor NABO s meer (kosteneffectieve) oplossingen zijn om toe te passen in de toekomst. ProRail wil de oplossingen in hierna volgende opdrachten middels Functionele specificaties kunnen aanbesteden en in de praktijk toepassen. ProRail zal naast een vergoeding voor de inspanning (in fase 2 en 3), tevens een populaire publicatie met naamsvermelding van de geselecteerde Deelnemers uitbrengen (in samenwerking met u, onder regie van ProRail). Daarnaast biedt zij alle (geselecteerde) Deelnemers de mogelijkheid om hun oplossing in de praktijk te testen en hier feedback op te ontvangen. 1.3 De uitdaging Kosteneffectieve (innovatieve) oplossingen die de huidige Niet Actief Beveiligde Overwegen veiliger maken. We zoeken innovatieve concepten voor een veiligere oversteek bij NABO s. De oplossingen kunnen breed gezocht worden. Concepten kunnen gericht zijn op een andere goedkopere beveiliging of betere waarschuwing en alertering op een naderende trein, maar ook op het verhogen van de eigen alertheid van verkeersdeelnemers. Denk hierbij aan het actief attenderen van verkeersdeelnemers - ook met een audiovisuele of andere vorm van handicap - op het naderen van een NABO en de mogelijkheid van gevaar door een naderende trein, het herkenbaar maken van een NABO, waarschuwen van verkeersdeelnemers of beveiligingsoplossingen. Dit kan gaan van de inzet van persoonlijke mobiele middelen die veiligheidswaarschuwingen geven tot een ander type (goedkopere) beveiliging dan de huidige en alles wat hier tussen zit. We richten ons niet bij voorbaat op één oplossing voor alle situaties, het is mogelijk dat we oplossingen naast elkaar zullen inzetten. Mogelijk wordt er afhankelijk van de situatie bij de NABO steeds een andere oplossing ingezet of worden er op één locatie meerdere oplossingen gecombineerd. De oplossing kan dan ook onderdeel gaan uitmaken van de gebiedsgerichte aanpak (spoor 1) van het programma NABO. 5

6 Buiten beschouwing blijven bestaande oplossingen, zoals het opheffen van de overweg of het uitrusten met een AHOB en dure oplossingen, zoals vervanging door een tunnel (dit project richt zich hier niet op, het is echter wel onderdeel van de algemene aanpak van de NABO s). Naast een gelijkvloerse oplossing, zoals hierboven bedoeld, is ProRail ook op zoek naar innovatieve alternatieven voor ongelijkvloers kruisen. U kunt uw oplossing voor een ongelijkvloerse kruising indienen bij het USP-loket van ProRail (USP@prorail.nl). Deze oplossingen zullen geen onderdeel uitmaken van deze Proeftuin. 1.4 Leeswijzer Deze Leidraad is bedoeld om geïnteresseerde Deelnemers aan deze Proeftuin te informeren over: de Opdrachtgever ProRail (Hoofdstuk 2); de opdracht/probleemstelling (Hoofdstuk 3); de wijze waarop de procedure om te komen tot een Proeftuin is georganiseerd (Hoofdstuk 4) en de daarbij te hanteren Spelregels (Hoofdstukken 5,6 en 7). 6

7 2 ProRail ProRail B.V. (hierna: ProRail) is verantwoordelijk voor het spoorwegnet van Nederland: aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. Medewerkers zorgen ervoor dat elke dag, 24/7, reizigers en ton goederen op hun plaats van bestemming komen, met 6550 treinen over ruim 7000 kilometer spoor. Het spoorwegnet is met recht het kloppend hart van mobiel Nederland. ProRail werkt aan de bereikbaarheid van Nederland door te zorgen voor een optimaal spoornetwerk. We verdelen de capaciteit op het spoor, regelen alle treinverkeer, bouwen en beheren stations en leggen nieuw spoor aan. Tevens onderhoudt ProRail bestaande infrastructuur zoals spoor, wissels, seinen en overwegen. ProRail levert een belangrijke bijdrage aan het toegankelijk houden van Nederland. Daarvoor wordt samen gewerkt met personen- en goederenvervoerders, waarbij we de belangen van hun klanten niet uit het oog verliezen. Samen met gemeenten en provincies wordt gekeken op welke wijze het beste aan hun vraag naar treinvervoer en stationsvoorzieningen kan worden voldaan. Dit vertaalt zich in de vier strategische doelstellingen van ProRail: Veilig Spoor, Betrouwbaar Spoor, Punctueel Spoor en Duurzaam Spoor. Voor nieuwbouw, instandhouding, bij levering van producten en diensten streeft ProRail naar kwaliteit en functionaliteit tegen een reële prijs, een zo hoog mogelijk rendement op het vlak van beschikbaarheid, betrouwbaarheid en veiligheid van het spoor. ProRail streeft tegelijkertijd naar zo min mogelijk overlast voor vervoerder en omgeving. Tot slot beoogt ProRail optimaal gebruik te maken van het innovatieve vermogen van de markt waarbij ProRail een continue ontwikkeling nastreeft waarin wordt gezocht naar betere samenwerkingsvormen met marktpartijen. ProRail wil graag zo veel mogelijk partijen in de gelegenheid te stellen om mee te denken over innovatieve oplossingen. Daarom wil ProRail, vooruitlopend op een eventuele aanbesteding graag een zogenaamde Proeftuin organiseren (zie voor meer informatie over een Proeftuin: ). In deze Proeftuin kunnen binnen een korte tijd de best beoordeelde Inzendingen beproefd worden. Hierdoor kan een eventuele aanbesteding als vervolg op deze Proeftuin efficiënter worden georganiseerd door gebruik te maken van de opgedane ervaring tijdens de Proeftuin. Doordat deze ervaringen worden gedocumenteerd en in geval van een aanbesteding openbaar worden gemaakt, zijn er geen beperkingen voor Deelnemers aan deze Proeftuin bij een aanbesteding die daarop volgt. ProRail wil de innovatiekracht van de markt inzetten op deze belangrijke vraag, daarbij wordt gekozen voor een aanpak middels een brede Proeftuin voor meerdere innovatie oplossingen. We geloven dat door sneller naar een testfase te gaan, we sneller kennis opbouwen en tot structurele oplossingen komen. De Proeftuin is een innovatief proces voor ProRail dat we ook samen met deelnemende partijen invullen en evalueren en mogelijk in de toekomst vaker willen in zetten. 7

8 3 De opdracht 3.1 Inleiding Zoals aangegeven in hoofdstuk 1 is het oplossen van de NABO opgave, zoals gesteld door het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, van groot belang. Binnen deze opgave is het vergroten van de veiligheid een speerpunt. Om het totale programma NABO uit te kunnen voeren zijn beperkte financiële middelen aanwezig. Derhalve kan niet iedere overweg uitgerust worden met een volledige overwegbeveiliging zoals een AHOB. Dit noopt tot goedkopere maatregelen om NABO s veiliger te maken. ProRail denkt dat toepassingen van (nieuwe) technologieën of inzichten of combinaties van bestaande technologieën een zinvolle bijdrage kunnen leveren aan de oplossingen van de uitdagingen die NABO s kennen. Om een beeld te krijgen van de huidige mogelijkheden en toepassingen heeft een brede verkenning plaatsgevonden van mogelijke oplossingsrichtingen, interessante technologieën en markten (zie bijlage 3). Deze verkenning heeft geleid tot het besef dat er meer oplossingen bestaan dan de huidige oplossingen die ProRail inzet en de verwachting dat er buiten de oplossingen die in de verkenning zijn gevonden, wellicht nog meer oplossingen bedacht kunnen worden die voldoen aan de vraagstelling. Een selectie van de mogelijke oplossingen wil ProRail in een Proeftuin testen. Het doel van het op een veilige manier testen van kansrijke innovaties is een beter inzicht te krijgen in de potentie van de oplossing, ervaringen van de doelgroep te betrekken en te bepalen op welke manier oplossingen kunnen worden toegepast in de praktijk. ProRail heeft een opdracht aan ontwerpstudio FROLIC gegeven om te testen of deze vraagstelling tot onverwachte invalshoeken en innovatieve concepten zou leiden. De output is tevens bedoeld om te dienen als inspiratie en als uitdaging voor de markt om breed te zoeken naar oplossingen met betrekking tot de state of the art technology en lagere kosten. Voor meer informatie zie bijlage 4. De resultaten van de verkenning en de concepten die Frolic heeft opgeleverd, hebben ertoe geleid dat ProRail heeft besloten om middels een Proeftuin het oplossend vermogen van de markt aan te spreken om de mogelijkheden omtrent innovatieve oplossingen voor de problematiek rond NABO s verder uit te werken. ProRail denkt daarbij aan oplossingen die al eerder succesvol zijn toegepast op vergelijkbare problematiek, oplossingen uit andere sectoren of geheel nieuwe oplossingen. Het doel is dan ook om oplossingen op niet al te lange termijn al te kunnen implementeren. 3.2 Context In Nederland bevinden zich (in 2015) circa 350 NABO s op het reizigersnet, waarvan ongeveer 130 voor het openbaar publiek toegankelijk (zie voor meer achtergrondinformatie bijlage 3). Ze bevinden zich op diverse plekken in Nederland en kennen een verschillend gebruik. Zwaartepunt van het aantal NABO s ligt in Oost- en Noord-Nederland (zie bijlage 5 voor de locatie van de NABO s in Nederland). Kenmerkend voor alle spoorwegovergangen is dat het een kruising is van twee type wegen; een spoorweg en gewone weg met verschillend weggebruik. NABO s hebben de volgende gebruikers: landbouwvoertuigen, auto s, vrachtwagens, maar ook voetgangers, rolstoelers en (brom)fietsers, etc. 8

9 Een overweg is tevens een juridisch kruispunt van eigenaren. ProRail is eigenaar van het spoor en naastgelegen ruimte. De beheerder van de weg kan divers zijn; een particuliere eigenaar, een maatschappelijk middenveld organisatie, zoals Staatsbosbeheer of Natuurmonumenten of een overheidsinstantie zoals een gemeente of een waterschap. Betrokkenheid van deze partijen verloopt via ProRail. Het programma NABO richt zich in eerste instantie op het verbeteren van de veiligheid op NABO s die voor het publiek openbaar toegankelijk zijn. 3.3 Doelstelling Proeftuin ProRail wil door middel van deze Proeftuin innovatieve kosteneffectieve oplossingen voor Niet Actief Beveiligde Overwegen laten ontwikkelen en testen. De oplossingen moeten op niet al te lange termijn inzetbaar zijn om overwegen mee uit te rusten en aantoonbaar een beter resultaat op het gebied van veiligheid, kosten en gebruik geven. Het resultaat van de Proeftuin is een pakket van oplossingen die getest zijn en beschreven in Functionele specificaties. ProRail onderkent twee typen principe oplossingen waarmee de Proeftuin dus ook twee Categorieën heeft: Categorie 1: Een oplossing voor het (beter) alerteren van de weggebruiker Categorie 2: Een oplossing voor het waarschuwen van de weggebruiker of beveiligen van de overweg. De eerste Categorie bestaat uit het (beter) alerteren van de weggebruiker op het feit dat er een overweg wordt genaderd en specifiek een NABO (een potentieel gevaarlijk punt). De eigen waarneming van de weggebruiker blijft hier van wezenlijk belang. De verantwoordelijkheid blijft bij de weggebruiker. Bij de tweede Categorie krijgt de weggebruiker informatie over de status van de overweg; is deze veilig over te steken op dat moment of niet. Met andere woorden komt er binnen afzienbare tijd een trein aan of niet. Hiervoor wordt informatie over de komst van de trein gecommuniceerd naar de weggebruiker en in het geval van een beveiliging zelfs gevolgd door een fysieke barrière, zoals een spoorboom. Uiteraard blijft de eigen waarneming van de weggebruiker altijd van belang. De reden van de splitsing van de vraag in twee Categorieën is dat ProRail verwacht dat de oplossingen in Categorie 1 uiteindelijk goedkoper zullen zijn en sneller kunnen worden toegepast dan de concepten die uit de tweede Categorie zullen voortkomen. De geselecteerde oplossingen zullen in het najaar van 2016 getest worden. Hiervoor zal de oplossing op hoofdlijnen voor de zomer van 2016 bedacht moeten zijn, waarna het in de zomer doorontwikkeld kan worden. Meer informatie over de planning is te vinden in Hoofdstuk 4.4. Tijdens de Proeftuin is afstemming met ProRail noodzakelijk, omdat er wederzijdse afhankelijkheden bestaan ten aanzien van de locatie, inrichting en veilige uitvoering van de beoogde test (NB. Het is ook mogelijk dat een simulatieomgeving een voldoende testresultaat biedt). 9

10 3.4 Randvoorwaarden en beoordelingscriteria Het doel van deze Proeftuin is het komen tot veilige en kosteneffectieve oplossingen voor Niet Actief Beveiligde Overwegen. Om dit doel te bereiken zijn echter niet alle soorten oplossingen toegestaan. Een ingediende oplossing moet in staat zijn op een effectieve, efficiënte en betrouwbare manier de veiligheid van de NABO te verbeteren en binnen de minimale randvoorwaarden van ProRail passen. De minimale eisen/randvoorwaarden die worden gesteld aan oplossingen voor NABO s zijn: Bij het toepassen van de oplossing moet het veiligheidsniveau van de NABO voor zowel het trein- als het wegverkeer een verbetering geven ten opzichte van het huidige niveau; De beschikbaarheid en de veiligheid van het spoorsysteem mag op geen enkele manier negatief worden beïnvloed. Oplossingen kunnen geen grote objecten bevatten die geplaatst zijn in het Profiel Van Vrije Ruimte van de spoorbaan 1 ; daar waar de trein rijdt; Het reguliere spooronderhoud met grote onderhoudsmachines en storingsherstelwerkzaamheden ondervinden geen bovenmatige last van de aanwezigheid van onderdelen van de oplossing; zie voor meer informatie: Oplossingen hebben een zeer hoge betrouwbaarheid: o Oplossingen zijn inzetbaar in de spooromgeving in alle weertypen en -condities; specifieke onweerscondities voor blootstelling aan bliksem zijn daarbij een uitdaging voor Categorie 2. De oplossing moet daarom uiteindelijk (bij toepassing in de praktijk) voldoen aan de NEN norm voor elektromagnetische compatibiliteit (EMC) 2 ; o Oplossingen zijn robuust; de werking wordt niet belemmerd door trilling of vervuiling; Oplossingen moeten voldoen aan de verwachting van de gebruiker en niet tegenstrijdig zijn met bestaande verkeerswet- en regelgeving; Geselecteerde oplossingen zullen in het najaar van 2016 getest worden. Hiervoor zal de oplossing op hoofdlijnen voor de zomer van 2016 bedacht moeten zijn, waarna het in de zomer doorontwikkeld kan worden. Voor overwegen waar gebruik wordt gemaakt van waarschuwen en/of beveiligen: Bij een naderende trein moet de overweg tijdig kunnen waarschuwen/beveiligen; een naderende trein moet op meter afstand van de overweg kunnen worden gedetecteerd voor zowel enkelsporig- als voor meersporig gebruik vanuit alle aanrijroutes (Categorie 2); Na het passeren van de trein moet de overweg binnen 10 seconden weer kunnen worden vrijgegeven voor weggebruik (Categorie 2); Onderhoud van een systeem dient plaatst te vinden zonder dat de treinenloop stil gelegd dient te worden. Oplossingen die gaan over beveiligen kunnen op afstand worden uitgelezen; hiermee bedoelen we dat op afstand kan worden gezien of de oplossing werkt (of niet werkt); 1 Met het begrip profiel van vrije ruimte (PVR) bedoelt ProRail de aanduiding voor de ruimte waarbinnen zich geen andere objecten (zoals perrons, seinen en bovenleidingpalen) mogen bevinden. Het PVR is daarom altijd wat groter dan het omgrenzingsprofiel. Voor de NABO s gaan we uit van 1,5 meter uit hart spoor. 2 Voor de latere aanbesteding gaat het dan specifiek om deel 4 van de norm (NEN-EN :2015) en aanvullend de ProRail richtlijn RLN ProRail geeft u deze randvoorwaarde op dit moment al mee zodat u hier bij de ontwikkeling van uw oplossing alvast rekening mee kunt houden. 10

11 Uw oplossing wordt beoordeeld aan de hand van onderstaande criteria: De oplossing is significant goedkoper dan een beveiligde overweg, zoals een AHOB 3. ProRail kijkt hierbij naar investeringskosten, onderhoudskosten, storingskosten, verbruikskosten en restwaarde; De oplossing is onderhoudsarm (minimaal jaarlijks onderhoud of een langere interval), onderhoud kan planmatig worden uitgevoerd en de oplossing kent een lange levensduur; De oplossing draagt bij aan het vergroten van de objectieve veiligheid van de overweg. De verwachting is dat er voor de gebruiker een veiligere situatie ontstaat; De verwachte impact op het probleem; hiermee bedoelt ProRail onder meer de geschiktheid voor het merendeel van de NABO s en voor meerdere typen weggebruikers, verwachte gebruiksvriendelijkheid, aansluiting bij het verwachtingspatroon van de weggebruiker, mate van eigen waarneming van de weggebruiker en rekenschap houdend met audiovisuele gehandicapten en/of slechthorenden; Het innovatief gehalte van de oplossing is een duidelijke verbeterstap ten opzicht van de bekende oplossingen; aandachtspunten hierbij zijn de haalbaarheid (incl. volwassenheid van de techniek en potentie van het concept buiten de Proeftuin), de verwachte innovatiestap in verwachting tot de realisatietijd en het technisch ontwikkelrisico. 3 De kosten van een AHOB liggen gemiddeld ongeveer tussen de en (exclusief BTW en kosten voor beheer en onderhoud). Een AHOB heeft een levensduur van 50 jaar. 11

12 4 Procedure van de Proeftuin 4.1 Voorwaarden Op deze Proeftuin zijn de voorwaarden van toepassing zoals beschreven in deze Leidraad. 4.2 Beoordeling De beoordeling van de Aanmeldingen gebeurt op basis van de door de Deelnemer ingediende documenten. Een overzicht van de in te dienen documenten en de eisen waaraan deze documenten moeten voldoen zijn voor fase 1 opgenomen in hoofdstuk 6. Voor de latere fases worden deze gespecificeerd in de Werkbonnen. Voor de inhoudelijke beoordeling van de oplossingen is een Expertgroep samengesteld. De experts kijken met name naar de aspecten van hun eigen domein en geven een inhoudelijk oordeel op de ingediende oplossingen op basis van de randvoorwaarden, de beoordelingscriteria en hun expertise. Besluitvorming over de uiteindelijk door ProRail te testen oplossingen vindt plaats in een Stuurgroep met leden van ProRail en het ministerie van Infrastructuur en Milieu. De besluitvorming wordt voorbereid door een Voorbereidend Managementteam bestaande uit de Programmaleiding van het programma NABO, de Manager Innovatie & Ontwikkeling van ProRail en de opdrachtgever van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Het advies van de Expertgroep vormt hiervoor de basis. Per Categorie worden de zes hoogst gerankte inzendingen voorgedragen. Indien gelijke type oplossingen worden voorgesteld kan worden besloten af te wijken van de rangschikking om andere type oplossingen te selecteren, zodat verschillende typen oplossingen beschikbaar komen. De beste in de categorie wordt in dit geval geselecteerd. De uitslag wordt aan alle Deelnemers tegelijkertijd verstuurd. De geselecteerde Deelnemers ontvangen een uitnodiging tot het tekenen van de Proeftuinovereenkomst. Bij deze uitnodiging tot het tekenen van de Proeftuinovereenkomst (zie bijlage 2) wordt tevens de Werkbon Uitwerking verstrekt. Leden van de Expertgroep: Jeroen Nederlof, ProRail Assetmanagement, Systeemmanager Overwegen; Gerard Pool, ProRail Assetmanagement, Regio Vakspecialist; Sven Gruters, ProRail Procurement, Kostendeskundige; Maartje de Goede, TNO, Gedragsexpert; Peter van der Mark, TNO, specialist nieuwe technieken; Ruben van der Vleuten, Frolic. 12

13 4.3 Procedure Startbijeenkomst Op de in paragraaf 4.4 genoemde datum wordt er een gezamenlijke startbijeenkomst gehouden in gebouw De Inktpot, Moreelsepark 3 te Utrecht. Tijdens deze bijeenkomst zal ProRail een toelichting geven op het project, de procedure van de Proeftuin en is er gelegenheid tot het stellen van vragen. U kunt zich tot uiterlijk twee werkdagen voor de startbijeenkomst aanmelden door de namen van de bezoekers te mailen naar NABO@prorail.nl. Let op dat bezoekers van de Inktpot een geldig legitimatiebewijs bij zich moeten hebben Vragen Deelnemers kunnen vragen duidelijk genummerd en helder en eenduidig geformuleerd, schriftelijk stellen met (indien van toepassing) een verwijzing naar het onderdeel van Proeftuindossier waarop de vraag betrekking heeft. De gestelde vragen worden door ProRail samengevoegd tot één algemene vragenlijst. Deze lijst wordt inclusief de beantwoording aan alle Deelnemers verstrekt. Vragen dienen te worden g d naar NABO@prorail.nl. De antwoorden zullen via de Nota van Inlichtingen op TenderNed bekend gemaakt worden. De uiterste datum voor het stellen van vragen is vermeld in paragraaf 4.4 Planning Vertrouwelijke vragen In geval van een vertrouwelijke vraag dient de Deelnemer dit duidelijk bij de betreffende vraag te vermelden. Vertrouwelijke vragen worden alleen beantwoord indien het een verduidelijking of aanvulling van eisen betreft in relatie tot een individuele oplossing, waarbij het Proeftuindossier niet wordt gewijzigd. Indien, naar het oordeel van ProRail, het antwoord op de vertrouwelijke vraag tevens van belang is voor de overige Deelnemers, kan ProRail besluiten de informatie aan alle gegadigden bekend te maken door middel van de eerder genoemde vragenlijst inclusief beantwoording. In dit kader zal echter nimmer vertrouwelijke informatie van de Deelnemer worden uitgewisseld Verzoek tot opheldering In geval van onduidelijkheden in een Aanmelding kan door ProRail een verzoek tot opheldering (VTO) worden verstuurd aan de betreffende Deelnemer. De Deelnemer dient dit verzoek afdoende te beantwoorden. 13

14 4.3.5 Fase 1: Aanmelding Deze stap is bedoeld om u als Deelnemer beter te leren kennen en uw eerste inzichten te vernemen ten aanzien van de door u voorgestelde oplossing. Na de uiterste termijn voor Aanmelding wordt beoordeeld of de Deelnemers voldoen aan de gestelde eisen aan de Deelnemers (zie Hoofdstuk 5) en wordt getoetst of de Aanmeldingen voldoen aan de gestelde eisen (zie Hoofdstuk 6). Vervolgens worden de overblijvende geldige Aanmeldingen beoordeeld op de in paragraaf 4.2 beschreven wijze op basis van de in paragraaf 3.4 opgenomen Randvoorwaarden en Beoordelingscriteria. In fase 1 worden geen kosten vergoed aan Deelnemers. De geselecteerde Deelnemers gaan door naar fase 2. De niet-geselecteerde Deelnemers krijgen een nadere motivatie van hun afwijzing Fase 2: Uitwerking concept en voorstel testfase De Deelnemers die zich hebben aangemeld en waarvan de selectie is bevestigd, wordt een Proeftuinovereenkomst aangeboden en een eerste Werkbon Uitwerking. Naar verwachting worden zes Deelnemers voor Categorie 1 en zes Deelnemers voor Categorie 2 uitgenodigd. In de Proeftuinovereenkomst spreekt u met ProRail af binnen welke voorwaarden en afspraken de opdracht wordt aanvaard. Hierin worden de spelregels vastgelegd die gelden met betrekking tot deze Proeftuin, zoals over betaling, het gebruik van de door u aangedragen oplossingen, intellectueel eigendom en andere zaken; een format hiervan bevindt zich in bijlage 2. Daarnaast krijgt u op basis van de Proeftuinovereenkomst uw eerste Werkbon. Deze Werkbon bevat een opdracht (werkinstructie) om uw oplossing verder te brengen binnen een bepaalde termijn. De Werkbon is voor ProRail tevens een middel om, bij gebleken inspanning, u te betalen voor uw geleverde diensten en resultaten. Afhankelijk van de Categorie waarop u inschrijft (Categorie 1 of Categorie 2) kan de werkinstructie in mate van detail verschillen. De omvang van de beloning van Werkbon 1 voor zowel Categorie 1 als Categorie 2 is 6.000,-- inclusief BTW. Na het verlopen van de tijdtermijn van Werkbon 1 Uitwerking worden de resultaten beoordeeld door de Expertgroep. De Expertgroep beslist of de fase op de juiste wijze is afgerond om recht op betaling te geven. Daarnaast beoordeelt de Expertgroep de prestatie van de Deelnemer en geeft advies aan het Voorbereidend Management en de Stuurgroep om Deelnemers een nieuwe Werkbon voor de fase 3 te verschaffen. Naar verwachting worden drie Deelnemers voor Categorie1 en drie Deelnemers voor Categorie 2 uitgenodigd en wordt aan hen Werkbon 2 Testen verstrekt Fase 3: Testen In de laatste fase van de Proeftuin, na de finale selectie, is het de bedoeling van ProRail om de Deelnemers te ondersteunen bij het realiseren van hun oplossing. Hiertoe worden Deelnemers uitgenodigd om in een bijeenkomst met de Expertgroep inhoudelijk van gedachten te wisselen over de invulling van het testen van hun oplossing. 14

15 De procedure voor Werkbon 2 Testen zal in deze bijeenkomst verder worden toegelicht. De specifieke afstemming met betrekking tot testlocatie en testmogelijkheden zal met de Deelnemers worden afgestemd. De Werkbon omvat tevens een specificatie over de verwachte rapportage met betrekking tot de gerealiseerde en geteste oplossing. Beide Categorieën kennen wederom een Werkbon met een waarde van 9.000,-- inclusief BTW. Dit bedrag betreft een waardering voor de inspanning die de Deelnemer doet in deze fase. De kosten voor het uitvoeren van de test en alles wat daar voor nodig is, zoals materiaalkosten voor prototype, meetapparatuur, testopstelling, materieelinzet, en benodigde expertise, worden door ProRail betaald. Na het verlopen van de tijdtermijn van Werkbon 2 Testen worden de resultaten beoordeeld door de Expertgroep. De Expertgroep beslist of de fase op de juiste wijze is afgerond om recht op betaling te geven. Daarnaast beoordeelt de Expertgroep de prestatie van de Deelnemer en geeft feedback op het resultaat. De feedback zal met de Deelnemer worden gedeeld. Op basis van de verstrekte informatie zal ProRail een populaire publiekelijk toegankelijke publicatie opstellen met daarin de problematiek rond de NABO s, de voor de Proeftuin geselecteerde oplossingen en op hoofdlijnen de toepassingen en ervaringen uit de testen. De Deelnemer wordt hierin met naam vermeld. De verantwoordelijkheid van deze publicatie ligt bij ProRail. De opgenomen tekst en beeldmateriaal zullen altijd met de Deelnemer worden afgestemd Na de Proeftuin Na de Proeftuin zal de Stuurgroep Overwegen besluiten in hoeverre de geboden oplossingen antwoord geven op de voor de Proeftuin gestelde vraag tot het verhogen van de veiligheid op een kosteneffectieve wijze. Indien zij tot het besluit komen dat het antwoord op deze vraag positief is dan zal ten behoeve van de implementatie van een of meerdere oplossingen een aanbesteding voor het leveren van systemen en producten plaatsvinden. Hiertoe zal gebruik gemaakt worden van de Functionele specificaties van de oplossingen uit de Proeftuin, zodat ProRail tegen marktconforme condities oplossingen kan verwerven. Voor de aanbesteding van de oplossingen na de Proeftuin wil ProRail zorgen voor een level playing field. Zowel Deelnemers aan de Proeftuin als andere potentiele leveranciers van de gekozen oplossingen kunnen deelnemen aan de aanbesteding. ProRail zal de aanbesteding altijd in concurrentie organiseren. Voor de implementatie van een oplossing moet er duidelijkheid komen ten aanzien van de verschillende verantwoordelijkheden aangaande beheer. Dit geldt voor zowel tussen infrabeheerders (spoor- en wegbeheerders) onderling en tussen ProRail en de leverancier van de oplossing. 15

16 4.4 Planning van de Proeftuin (onder voorbehoud) Het voorgenomen tijdpad van de aanbestedingsprocedure ziet er als volgt uit: Aankondiging Proeftuin 1 april 2016 Informatiebijeenkomst 26 april uur Uiterste datum stellen van vragen ronde 1 4 mei 2016 Uiterste datum stellen van vragen ronde 2 18 mei 2016 Deadline indienen concept 30 mei :00 uur Definitieve selectie 30 juni 2016 Verstrekken Framewerkcontract & Werkbon Uitwerking 4 juli 2016 Terugkoppeling naar afvallers 6 juli 2016 Deadline resultaat fase 2 31 augustus 2016 Definitieve selectie 23 september 2016 Terugkoppeling naar afvallers 26 september 2016 Gesprekken met Expertgroep tbv testvoorstel 28 september 2016 Verstrekken Werkbon Testen 5 oktober 2016 Deadline resultaat fase 3 15 december 2016 Feedback van de beoordelingsgroepen januari

17 5 Eisen aan de Deelnemers ProRail vraagt iedere Deelnemer bij Aanmelding te onderbouwen dat hij/zij in staat is om een conceptueel idee van een oplossing uit te werken tot een concreet en werkbaar prototype voor een klant of afnemer. Op het Aanmeldingsformulier kunt u uw ervaring kwijt en beoordeelt ProRail of u de competenties heeft die nodig zijn voor een (naar verwachting) succesvolle oplossing en test. Dit kan door te refereren aan eerdere projecten of opleiding of door inzicht te geven in de aanpak. Indien u (nog) niet over de verwachte competenties beschikt kunt u aangeven op welke manier u denkt deze te kunnen betrekken bij (een) Derde(n) voor de uitvoering van de opdracht. 17

18 6 Eisen aan de Aanmelding 6.1 Fase 1 We verwachten van u een beschrijving van een concept oplossing. Uw beschrijving dient te voldoen aan de volgende eisen: Motivatie tot Deelname via een ingevuld Aanmeldingsformulier; Een beschrijving van uw oplossing met een globale functionele en technische beschrijving van het werkingsprincipe, een zelfbeoordeling op de randvoorwaarden en beoordelingscriteria (hoofdstuk 3) en een risico-inschatting (inclusief beheersmaatregelen) waarin u uw oplossing en de ontwikkelstappen die nodig zijn om uw oplossing te laten werken in de Proeftuin omschrijft: o Uw rapportage bevat niet meer dan 1000 woorden; o Uw rapport is in A4 formaat en voorzien van paginanummering; o Uw rapport wordt begeleidt door visualisaties (zijnde een tekening, schets of andersoortige afbeelding) ter verduidelijking van uw oplossing. U kunt uw rapportage digitaal aanleveren aan het adres NABO@prorail.nl. U ontvangt uiterlijk binnen 2 werkdagen melding van ontvangst. 6.2 Fase 2 In deze fase verwacht ProRail van u de volgende stukken: Een verdere uitwerking van uw oplossing; Een voorstel hoe u de test wil doorlopen en wat u hiervoor nodig heeft; Een prototype / voorbeeld van uw oplossing. In de Werkbon Uitwerking worden de eisen aan de stukken gespecificeerd. 6.3 Fase 3 Fase 3 is de werkelijke uitvoering van de test. ProRail laat een test-rapport opstellen door TNO als onafhankelijke assesor. De specificatie voor deze fase komt terug in Werkbon Testen. 18

19 7 Spelregels van de Proeftuin De hieronder genoemde spelregels gelden alleen voor de eerste fase van de Proeftuin. Voor de andere fases zijn de spelregels vastgelegd in de Proeftuinovereenkomst. 1. ProRail communiceert elektronisch via TenderNed. 2. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 3. Door het indienen van een Aanmelding gaat u expliciet akkoord met de inhoud van deze Leidraad. 4. ProRail gaat niet akkoord met Aanmeldingen waarin aanvullende voorwaarden zijn opgenomen. 5. Het aantal Deelnemers dat door gaat naar de volgende fase kan tijdens de Proeftuin worden aangepast naar wens van de Stuurgroep. 6. Iedere Aanmelding bevat 1 beschreven oplossing, dus geen pakket van maatregelen. 7. U kunt maximaal 5 Aanmeldingen per afzender/organisatie indienen. Iedere Aanmelding wordt apart behandeld. 8. Indiening van de stukken dient tijdig plaats te vinden op de in paragraaf 4.4 Planning genoemde tijdstippen. Aanmeldingen die na dit tijdstip worden ingediend en / of niet compleet zijn, worden niet in behandeling genomen. 9. ProRail hanteert een ruimhartig reparatiebeleid aanziende de Deelnemer. Gebreken ten aanzien van de in te dienen documenten mogen op verzoek van ProRail worden hersteld, mits dit herstel er niet toe leidt dat er in werkelijkheid een nieuwe Aanmelding wordt voorgesteld. Wijzigingen dienen binnen 48 uur aangeleverd te zijn bij ProRail. 10. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan te allen tijde tijdens het Proeftuinproces tot uitsluiting leiden. Wanneer er na de gunning van de opdracht blijkt dat de Deelnemer onjuiste gegevens heeft verstrekt kan dit leiden tot ontbinding van de overeenkomst. 11. ProRail behoudt zich te allen tijde het recht voor om de Proeftuinprocedure stop te zetten, op te schorten dan wel te beëindigen. Vanaf fase 2 heeft een Deelnemer heeft recht op aantoonbaar gemaakte kosten tot een maximum van de overeengekomen vergoeding van de Werkbon. 12. Indien de u als Deelnemer zich niet houdt aan de in deze Leidraad beschreven werkwijze, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure. 13. Indien u in het kader van een specifieke procedure klachten of bezwaren heeft, kunt u deze richten aan het door ProRail ingestelde klachtenmeldpunt. De werkwijze is beschreven in de Klachtenregeling aanbesteden van ProRail, deze is te vinden op Het klachtenmeldpunt is te bereiken via aanbestedingsklachten@prorail.nl. 19