Verslag bijeenkomsten ledenraadpleging

Transcriptie

1 Verslag bijeenkomsten ledenraadpleging De twee groepsgesprekken van de ledenraadpleging zijn op 28 en 30 oktober gehouden in goed gefaciliteerde conferentieruimtes van de Engelenburg. Open, vertrouwelijke kringgesprekken met actieve participatie van de deelnemers in goede harmonie. De deelnemers aan de gesprekken hebben respectievelijk van beide avonden een verslag ter goedkeuring ontvangen. Op basis daarvan is dit verslag gemaakt. Aanwezig op 28 oktober: 12 leden + 5 bestuursleden 30 oktober: 14 leden + 5 bestuursleden Jan Verbeek heeft de aanwezige leden namens het bestuur van harte welkom geheten en uitgelegd hoe het bestuur gekomen is tot het organiseren van een persoonlijke ledenraadpleging. Doel van de bijeenkomst: antwoord krijgen op de vraag hoe onze vereniging zich in beleid & strategie het best kan aanpassen aan de sterk in verandering zijnde golfwereld. Wat leeft er echt onder de verenigingsleden. Organisatie:om hier een zo duidelijk mogelijk beeld van te krijgen heeft het bestuur besloten een ledenraadpleging te organiseren, niet in de vorm van een enquête, maar in de vorm van twee groepsbijeenkomsten. Uit het ledenbestand zijn 44 leden gekozen op basis van een verantwoorde steekproef verdeeld over 2 groepen. Niet alle gekozen leden waren in de gelegenheid de bijeenkomst bij te wonen. Methode: De gesprekken worden gevoerd aan de hand van enkele open kernvragen. 1. Wat en hoe kunnen wij ons als EG&CC verder verbeteren? 2. Wat zijn de belangrijkste wensen/ verlangens van onze leden? 3. Wat zijn de belangrijkste redenen om zelf EG&CC lid te worden, te zijn en te blijven? 4. Wat kenmerkt de EG&CC vereniging ( sterkte, zwakte, sfeer, cultuur etc.)? Deze vraag wordt uitgebreid naar een analyse van de sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen, zoals de gekozen leden deze elementen zien. De zogenaamde SWOT analyse met de Engelse termen: Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threaths. Jan van den Berg leidt de bijeenkomsten inhoudelijk aan de hand van de vragen. De antwoorden van beide avonden zijn hieronder samenvattend weergegeven. 1. Wat en hoe kunnen wij ons als EG&CC verder verbeteren? Communicatie: - Tijdens de Algemene ledenvergaderingen wordt te veel tijd besteed aan allerlei mededelingen. Voorstel: deze (vooraf) in een nieuwsbrief kenbaar te maken. - Leden beter informeren via nieuwsbrieven over wat er zoal speelt, veranderende regels etc. - Het bestuur is te weinig zichtbaar; weinig betrokkenheid bestuur bij commissies en wedstrijden. - Het overleg met de greenkeepers over de baan en de holes vóór de wedstrijden is te wisselend. Baan: - De bruggetjes zijn bij nat weer erg glad en gevaarlijk; bij hole 9, ook bij 3 en 4. - Het bankje bij de afslag van hole 3 staat daar erg gevaarlijk. - Knelpunten in de baan verbeteren met name hole 8 ("oneerlijke" hole). - De greens worden 's morgens vaak te laat gezwiept.

2 - Behoefte aan een "bossage" tussen de fairways van hole 6 en hole 7. - Greenkeepers lopen altijd dezelfde route als de golfers bij maaien, zwiepen etc. en daardoor moet je steeds wachten als je pech hebt. Oefenfaciliteiten: - Afstand tot de drivingrange is te ver. - Onderhoud drivingrange faciliteiten onder de maat. - Er komen vaak te weinig en vuile ballen uit de ballenautomaat. Gebruik chipkaarten i.p.v. muntjes die je steeds moet halen. - Tees op de drivingrange ontbreken vaak; de matten zijn te zwaar om tees te wisselen; onderhoud driving range faciliteiten onder de maat. - Oefen greens zijn niet vergelijkbaar met de greens in de baan. - Waarom gaan leden elders les nemen en niet bij de eigen Pro? Ledenwerving: - Betrokkenheid van de club bij clinics van de Pro; bestuurs- of commissielid bij zodat er wellicht leden geworven kunnen worden. - Er is geen sprake van actieve ledenwerving. Nieuwe leden: - Speciale wedstrijden organiseren voor beginnende golfers met mentoren. - Betere begeleiding van nieuwe leden. - Graag de (emotionele) drempel voor deelname aan gezelligheidswedstrijden bij hoge handicappers verlagen. - Organiseer informele praktijkoefeningen in de baan voor nieuwe leden, met begeleiding, 's avonds of in het weekend. Leden: - Verleen clubwedstrijden voorrang boven greenfeeërs. Geen greenfeeërs er tussen of vlak er vóór plaatsen ook niet op de damesochtend en herenmiddag. - Standing voor damesochtend en herenmiddag: shotgun, multistart. - Bloktijden op de site staan te lang vast; Bloktijden gelden niet voor greenfeeërs, dit is niet eerlijk tegenover de leden. - Greenfeeërs worden bevoorrecht boven clubleden bij boekingen/reserveringen. - Mogelijkheid eerder een starttijd te boeken voor leden uitbreiden. - Houding exploitant: je voelt je niet welkom, er is geen gelijke behandeling van clubleden en greenfeeërs/ hotelgasten. - Te vroege starttijden bij wedstrijden ( uur). 2. Wat zijn de belangrijkste wensen/ verlangens van onze leden? Communicatie: - Meer en betere communicatie naar de leden via nieuwsbrieven. - Negatieve uitlatingen over de exploitant helpen niet, moeten ophouden; er is een wederzijdse afhankelijkheid. Verbeter het onderlinge overleg. Baan: - Aanbrengen drinkwater tappunt ( halverwege) in de baan. - Twee afslagplaatsen per hole waar mogelijk zodat je in de tweede ronde van de andere afslagplaats kunt slaan.

3 - Aanleg van een 18 holes baan. - Een aparte par-3 baan, met name voor de jeugdspelers. - Een brug tussen hole 9 en het terras. Oefenfaciliteiten: - Terugbrengen van de oefenkooi bij de afslag van hole 1. - Oefenfaciliteiten in het algemeen verbeteren. Leden: - Behoefte aan een echte ontmoetingsplek/clubhuis. - Meer gebruik kunnen maken van de golfbar. - Meer aandacht voor de begeleiding van jeugdleden. - Speelrecht tarief voor de jeugd verlagen. Zij spelen nauwelijks. - Grotere variëteit van wedstrijden. - Uitwisseling met andere banen mogelijk maken onder (prijstechnisch) goede voorwaarden. - Mogelijkheid om via het lidmaatschap ook op andere banen in de buurt te kunnen spelen; bij voorbeeld via een super- lidmaatschap. - Mogelijkheden van flexibele abonnementen met lidmaatschap van de vereniging uitbreiden. - Introducés betalen soms méér dan greenfeeërs bij speciale acties; gelijkbehandeling gevraagd. 3. Wat zijn de belangrijkste redenen om zelf EG&CC lid te worden, te zijn en te blijven? - Dichtbij: afstand van huis naar de baan. - Laagdrempelig: geen entrée geld, participatie of lening. - Mooie ambiance/kasteel - Mooie, uitdagende baan en prachtige omgeving. - Kwaliteit van het onderhoud van de baan is top. - Club is niet groot: men kent elkaar, sociale component; "kleine familie". - Flexibele lidmaatschappen, mogelijkheid om in termijnen te betalen. - Diversiteit aanbod wedstrijden is goed. - Geen businessclub: onderlinge contacten zijn informeel en gezellig. 4. Wat kenmerkt de EG&CC vereniging ( sterkte, zwakte, sfeer, cultuur etc.)? Deze vraag wordt uitgebreid naar een analyse van de sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen, zoals de gekozen leden deze elementen zien. De zogenaamde SWOT analyse met de Engelse termen: Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threaths. 4.1 Sterke punten - Mooie locatie & ambiance hotel/ kasteel/ golfbaan. - Uitstekende kwaliteit 9 holes baan, afwisselend en uitdagende baan, goed onderhouden. - Kleinschaligheid, familie/ thuisgevoel, betrokkenheid club. - Groot en divers wedstrijdaanbod; veel activiteiten vanuit commissies. - Ruime speelmogelijkheden, individueel en in klein verband. - Financieel laagdrempelig om lid te worden; geen eenmalige participatie en/of lening. - Beperkt financieel risico voor de golfvereniging. - Geen horeca beslommeringen; geen bardiensten en vriendelijk personeel. 4.2 Zwakke punten

4 - Wat moeizame relatie met exploitant; geen gezamenlijke visie en win/ win situatie, terwijl er wel een wederzijdse afhankelijkheid is; negatieve uitlatingen helpen niet, verbeter het overleg - Weinig / zwakke oefenfaciliteiten inclusief driving range (te ver weg, matig onderhoud) - Beperkte beschikbaarheid Pro; aantal leden lessen elders - Geen 18 holes baan - Geen eigen home, clubhuis, ontmoetingsplek - Geen betaalbare golfhap van ca. 12; omslachtig gedoe consumptiekaarten - Te weinig begeleiding nieuwe leden, beginnende golfers en jeugd - Geen goede leeftijdsopbouw vereniging ; vergrijzing en weinig aanwas - Weinig uitwisseling/ samenwerking met omringende golfclubs - Weinig ruimte in begroting vereniging 4.3 Kansen - Meer profileren als 45/50+ golfclub - Toplocatie (ambiance en baan) kans voor samenwerking andere golfclubs en andere verenigingen als hockey, tennis, fitnesscentra etc. - Combi lidmaatschap met andere golfbanen; 5/10 rittenkaarten naast golflidmaatschap - Verbeteren oefenfaciliteiten & Pro inzet evt. in samenwerking met andere golfclubs - Verbeteren jeugdfaciliteiten evt. in samenwerking met andere golfclubs - Onderzoek mogelijkheden gezin / familie abonnementen - Versterk ledenwerving evt. in samenwerking andere verenigingen - Voer tijdelijke aspirant lidmaatschap in - Dynamiseer club en leden/ bestuur betrokkenheid - Faciliteer beter het spelen van leden, met vrienden bij flight reserveringen ed. - Organiseer jaarlijks Engelenburg open; een week Cross Country baan - Versterk interne/ externe publiciteit 4.4 Bedreigingen - Vergrijzing, afnemend ledental en weinig aanwas leden - Andere golfclubs (ook) op zoek naar leden; ronselen - Opkomst/ groei virtuele golfclubs; witte kaarthouders - Wat stroeve relatie met exploitant; anderzijds respect voor zijn prestaties - Te weinig aantrekkelijke, flexibele lidmaatschap pakketten Vervolgtraject In aansluiting op deze verslaglegging wordt een forum ledenraadpleging op de website geopend alleen toegankelijk voor de leden. De leden kunnen via het forum hun reactie op deze ledenraadpleging kenbaar maken en/ of een eigen inbreng leveren met een afzonderlijk bericht. Verkorte handleiding gebruik Forum op de vereniging website: - Ga naar de website van de vereniging (engelenburggcc.nl) en log in als lid - Op de home pagina, in het blokje forum in de rechterkolom, klik op "eindverslag Ledenraadpleging" - Om een reactie te plaatsen, "scroll" helemaal naar beneden. Onderaan staat een tekst blok om een reactie te schrijven. - Schrijf reactie en sluit af met "opslaan". Een afzonderlijke nieuwsbrief over het Forum Ledenraadpleging volgt nog.

5 Met de input vanuit deze verslaglegging van de ledenraadpleging, de forumresultaten en enkele aanvullende, afzonderlijke gesprekken door het bestuur, formuleert het bestuur een afrondende SWOT analyse, zo mogelijk gereed voor bespreking in de ALV van 2 december Vervolgens wordt een missie, een visie en een strategische keuze opgesteld, die aan de leden ter goedkeuring wordt voorgelegd, gepland voorjaar ALV Afsluitend volgt een meerjaren actieplan ter uitvoering van de gemaakte keuzes.