Beleidsdocument. Grevelingenhout

Transcriptie

1 Beleidsdocument Grevelingenhout 28 april 2015 Pagina 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Uitgangspunten Bevorderen speelvaardigheid van de leden Beschikbaarheid van de baan Financieel beleid NGF en spelregels Het bestuur Commissies Waardevolle tradities en erkende groeperingen Onderhoud van de baan... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.9 Clubhuisfaciliteiten Personeel en organisatie Ledencommunicatie Sponsoring en bedrijfsdagen Uitbetaling certificaten van aandelen Slot april 2015 Pagina 2

3 1. Inleiding Beleidsdocument Golfclub Grevelingenhout Het bestuursmodel van de Golfclub Grevelingenhout omvat drie rechtspersonen, t.w. de Golfclub Grevelingenhout, de Grevelingenhout Golf B.V. en de Stichting Administratiekantoor Grevelingenhout. Iedere rechtspersoon heeft een eigen bestuur met de volgende structuur van benoemingen en stem - en vergaderrechten VERGADER EN STEMRECHT LEDENVERGADERING GOLFCLUB ALGEMENE VERGADERING B.V. LEDEN vergader- en stemrecht BESTUUR CERTIFICAAT/AANDEELHOUDERS vergaderrechten STICHTING ADMINISTRATIEKANTOOR enige aandeelhouder B.V. BESTUUR stemrecht GOLF B.V. BESTUUR adviesrecht 74. De rode pijlen geven aan dat: 1. de leden van de Golfclub benoemen de bestuursleden van de Golfclub 2. de leden van de Golfclub benoemen de bestuurders van de Stichting 3. De bestuurders van de Stichting benoemen de bestuurders van de Golf B.V. De Stichting Administratiekantoor Grevelingenhout, enige aandeelhouder van de Golf B.V., verwerft certificaten van aandelen in de Golf B.V., kent deze toe aan leden van de golfclub en voert de administratie. De Grevelingenhout Golf B.V. is verantwoordelijk voor de exploitatie van de golfbaan en alle faciliteiten die op het golfcomplex aanwezig zijn. Golfclub Grevelingenhout is een vereniging, die als doelstelling heeft haar leden op optimale wijze in de gelegenheid te stellen de golfsport te beoefenen en de beoefening van de sport te bevorderen. Zij beschikt daartoe over een golfbaan van goede kwaliteit met bijbehorende faciliteiten. De vereniging streeft naar een erkende plaats in de Nederlandse golfwereld en een toonaangevende en concurrerende positie in de regio. Het bestuur van de vereniging is verantwoordelijk voor het optimaal voor de golfsport geschikt houden en voor de leden beschikbaar zijn van de baan, oefenfaciliteiten en clubhuis. Zij voert een beleid gericht op het verbeteren van de speelvaardigheid van haar leden en draagt zorg voor het in clubverband organiseren van wedstrijden en stimuleren van deelname aan evenementen, zowel onderling als met derden. Zij streeft er naar dat de inkomsten van de 28 april 2015 Pagina 3

4 vereniging toereikend zullen zijn en geen financiële verplichtingen worden aangegaan op grond waarvan de solvabiliteit en liquiditeit een onaanvaardbaar niveau bereiken. De vereniging is lid van de Nederlandse Golf Federatie (NGF) en aanvaardt alle verplichtingen, die uit dat lidmaatschap voortvloeien. Voor spelregels en interpretatie ervan zal wat ter zake door The Royal and Ancient Golf Club of St Andrews en de NGF wordt gepubliceerd maatgevend zijn. Gestreefd zal worden naar het actief deelnemen aan en ondersteunen van de door de NGF georganiseerde landelijke wedstrijden en competities. Bij het uitoefenen van haar taak zal het bestuur zich voor de uitvoering ervan laten assisteren door commissies. Deze zullen hun taak verrichten op grond van richtlijnen verstrekt door het bestuur, dat voor door de commissies genomen besluiten verantwoordelijk blijft. Bij het organiseren van de vele activiteiten zal het handhaven van waardevolle tradities niet uit het oog worden verloren. Zorg en aandacht zal worden gegeven aan het aantrekken, opleiden en begeleiden van de jeugd. Naast de sportieve doelstelling acht het bestuur het bevorderen van een goede sfeer en van gezelligheid van groot belang. Onderdeel daarvan is de zorg voor een goed lopende horecavoorziening. Aan de communicatie met de leden zal veel zorg worden besteed. Er zal ruimte zijn voor sociale evenementen. Grevelingenhout is een verenigingsbaan waar tevens gelegenheid bestaat voor een greenfeespelers en bedrijfsdagen. Het aantrekken en geïnteresseerd houden van sponsors en bedrijfsleden blijft een aandachtspunt. De inkomsten van alle hiervoor genoemde groepen zijn noodzakelijk voor een sluitende bedrijfsvoering. De vereniging wil een goede buur zijn voor de omwonenden. Het gevoerde beleid voorziet in een goede verstandhouding met de lokale overheid en het voldoen aan de van overheidswege geldende wet- en regelgeving. Het bestuur acht zich collectief verantwoordelijk voor zowel het beleid als de uitvoering en zal zich in haar handelen, naar letter en geest, laten leiden door de Statuten van de drie genoemde rechtsvormen en het Huishoudelijk Reglement van de Golfclub. Als uitvloeisel daarvan zal het zich onverkort gebonden achten aan met meerderheid van stemmen in de algemene ledenvergadering genomen besluiten. Verder zijn de Golfclub en de Golf BV de volgende overeenkomsten aangegaan: - Gebruikersovereenkomst - Regeling Speelrecht - Service Niveau Overeenkomst Golfbaan In deze overeenkomsten zijn de onderlinge afspraken tussen de entiteiten vastgelegd. 2. Uitgangspunten 2.1 Bevorderen speelvaardigheid van de leden. 28 april 2015 Pagina 4

5 Het aanleren van etiquette, regels en speelvaardigheid moet het doel zijn van elk lid, dat zich aanmeldt Het Bestuur voorziet in adequate faciliteiten die nodig zijn voor het nemen van golflessen. Tevens wordt een driving range in stand gehouden, evenals een 9 holes par 3-baan, een oefengreen en een oefenbunker. Grevelingenhout zal aandacht geven aan een sportieve ontwikkeling van de golfsport, opdat de teams in een zo hoog mogelijke klasse kunnen deelnemen aan de NGF competitie. De jeugd zal begeleid worden bij haar ontwikkeling. Een commissie zal het bestuur daarbij behulpzaam zijn, maar begeleiding door ouders is eveneens noodzakelijk. Voor doelgerichte ondersteuning door de professional(s) zullen aanvullende financiële middelen worden uitgetrokken. Gedurende het seizoen zullen wedstrijden worden georganiseerd waarin op alle niveaus de leden hun vaardigheden aan elkaar kunnen toetsen. Deelname aan die wedstrijden zal actief door het bestuur worden gestimuleerd. Zoveel mogelijk zullen wedstrijden qualifying zijn en de uitslagen ervan verwerkt worden in het handicapregistratiesysteem van de NGF. Leden die slechts beschikken over Baanpermissie zullen gestimuleerd worden om, via het behalen van een Clubhandicap, hun handicap te verlagen op basis van het 9-stappenplan van de NGF in samenwerking met de PGA Holland Beschikbaarheid van de baan. Het beleid zal er op gericht zijn de baan gedurende het golfseizoen ( 1 april 1 november) in zodanige staat te houden dat golf spelen onder qualifying condities zoveel mogelijk het geval kan zijn, buiten de perioden om die gereserveerd zijn voor het noodzakelijke onderhoud. Een starttijd kan hetzij telefonisch, via de website of aan de balie gereserveerd worden voor een tijd buiten de tijden dat de baan bezet is voor wedstrijden georganiseerd door de vereniging of wanneer de baan gereserveerd is voor groepen of bedrijfsdagen. Leden mogen twee gasten introduceren die met het lid mee kunnen spelen tegen een lager tarief. Het lid is er verantwoordelijk voor dat zijn/haar gast minimaal beschikt over een NGF kaartje met Clubhandicap 54. Greenfeespelers, bedrijven en sponsors zullen welkom zijn binnen de beperkingen die het bestuur opstelt en regelmatig herziet, waarbij een per jaar vast te stellen opbrengst een uitgangspunt is voor het streven om elk jaar met een positief saldo af te sluiten. Het clubhuis is altijd toegankelijk voor alle clubleden. Afspraken betreffende bedrijfs-/sponsordagen zullen worden gerespecteerd, inclusief een medegebruik van het clubhuis, maar geen exclusief gebruik. Bij club- en andere wedstrijden zal de startvorm zodanig worden gekozen dat hole 1 of hole 10 zo snel als mogelijk beschikbaar komt. Het sluiten van holes of van de gehele baan, het niet toelaten van buggies of het verplichten tot gebruik van winterwielen of een draagtas, zijn besluiten die na overleg met de baancommissaris door de head greenkeeper worden genomen. Up-to-date informatie zal via de website beschikbaar worden gemaakt. 2.3 Financieel beleid Het bestuur stelt aparte begrotingen en jaarverantwoordingen op voor de Golfclub en de Golf B.V. en biedt deze voor goedkeuring en ter informatie aan, aan respectievelijk de Algemene Leden Vergadering en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en Certificaathouders. Een jaarlijks bedrag aan speelrecht wordt in beide verantwoordingen als uitgave respectievelijk inkomsten vermeld. 28 april 2015 Pagina 5

6 Het totale bedrag aan langlopende en kortlopende schulden in de Golf BV dient op een aanvaardbaar niveau te blijven. Zo mogelijk dient een aflossing van huidige en/of toekomstige schulden plaats te vinden. Grevelingenhout is een club met een eigen baan, waarbij de inkomsten van greenfeespelers en bedrijvendagen nodig zijn om de ledencontributie op een redelijk, aanvaardbaar en concurrerend niveau te houden. 2.4 NGF en spelregels. Het bestuur zal de richtlijnen verstrekt door de NGF volgen, tenzij die naar haar mening indruisen tegen het belang van de vereniging. In dat geval zullen de leden onverwijld van de genomen besluiten en de redenen voor het afwijken van de richtlijnen in kennis worden gesteld. De handicapregistratie zal plaats vinden op de wijze als door de NGF voorgeschreven. Het bestuur kan in individuele gevallen en als daar naar haar mening gegronde redenen voor zijn, van die richtlijnen afwijken. Het bestuur zal actief bevorderen dat alle leden na het behalen van Baanpermissie, zich zullen beijveren om in het bezit te komen van een Clubhandicap 54 om hierbij het door de NGF vastgelegde 9-stappenplan te volgen. Aan de spelregels zoals vastgesteld door de The Royal and Ancient Golf Club of St. Andrews zal onverkort worden vastgehouden. Voor het bevorderen van een vlot tempo in de baan wordt er nauw samengewerkt tussen de caddymaster en de vrijwillige marshaldienst. Zij houdt toezicht op het gebruik van de 18 holesbaan, de Par 3-baan en de oefenfaciliteiten. 2.5 Het bestuur. Golfclub Grevelingenhout is een vereniging, waarbij de nadruk ligt op het uitoefenen van het golfspel. Het streven is er op gericht een kwalitatief goede baan te hebben met voorzieningen, die zijn afgestemd op het golfspel. De leden dienen alle ruimte te krijgen om in een ontspannen sfeer en verzorgde omgeving hun golfspel te beoefenen en te verbeteren. Leden en gasten moeten zich welkom voelen. De voorzitter wordt benoemd en bestuursleden worden gekozen door de ledenvergadering voor een zittingsperiode van 3 jaar met de mogelijkheid van herbenoeming/verkiezing van een tweede zittingsperiode. 2.6 Commissies Bij de uitvoering van het beleid laat het bestuur zich bijstaan door een aantal commissies. Bestuursleden van de Golfclub hebben één of meerdere commissies, werkend volgens door het bestuur en de commissie overeengekomen richtlijnen, onder zich. Het bestuur is verantwoordelijk voor de genomen besluiten. Commissieleden nemen zitting voor een periode van 3 jaar, met mogelijkheid van een eenmalige verlenging. Kandidaten worden benaderd nadat het bestuur haar fiat heeft verleend. De commissies kiezen uit hun midden een voorzitter. De baancommissie wordt voorgezeten door het bestuurslid baanzaken. Het bestuur en de voorzitters van de commissies zijn verantwoordelijk voor een goede communicatie en coördinatie betreffende de door hen uitgevoerde taken. Een jeugdcommissie zal het bestuur bijstaan in het ondersteunen van het beleid inzake aantrekken, opleiden en begeleiden van jeugd. Hierbij is ondersteuning door ouders 28 april 2015 Pagina 6

7 onontbeerlijk. Naast het beschikbaar stellen van oefenfaciliteiten en starttijden zullen op basis van uitgewerkte plannen de daarvoor benodigde financiële middelen worden uitgetrokken. 2.7 Waardevolle tradities en erkende groeperingen. Vanaf het begin kent de vereniging specifieke groepen leden die op vastgestelde dagen en tijdstippen onderlinge wedstrijden spelen. Daartoe behoren de damesdag, de herendag en de donderdagavondcompetitie. Deze groeperingen hebben op de daartoe vastgestelde dagen, m.u.v. dagen waarop de NGF-competitie plaats vindt, een vaste starttijd. Genoemde groepen gebruiken een startvorm die overeenkomt met een aangepaste shotgun. Met verschillende golfclubs bestaan uitwisselingswedstrijden, waarbij een groep leden van onze vereniging jaarlijks wedstrijden speelt tegen een groep leden van een andere club. Het bestuur verleent medewerking aan dit soort uitwisselingen. Voorwaarde is dat de organiserende commissie starttijden tijdig en in goed overleg met het secretariaat regelt. 2.8 Onderhoud Golfbaan Het onderhoud van de golfbaan is per uitbesteed aan de Fa. De Enk Sport & Groen bv. De Overeenkomst is een Inspanningsovereenkomst voor een periode van 10 jaar waarvan de eerste 3 jaar niet opzegbaar zijn en daarna naar behoefte kan worden aangepast. Het bestuurslid Baanzaken verantwoordelijk in de Golf BV houdt toezicht op de uitvoering van de vereiste werkzaamheden en de naleving van het contract. Het onderhoud is beschreven in het waterbeheersplan en een plan ter uitvoering van werkzaamheden voor golfcultuurtechnische zaken. Om de kwaliteit van de golfbaan te bevorderen is een onafhankelijke expert ingeschakeld voor jaarlijkse metingen en adviezen die gedeeld worden met de Enk S&G. Golftechnische kwaliteiten in combinatie met landschappelijke kwaliteiten gaan hand in hand. De golfbaan wordt zo vaak als mogelijk geschikt gemaakt voor het spelen van golf onder "qualifying conditions". Het Bestuurslid baanzaken zal aanpassingen en renovaties van de golfbaan voor zover die de kosten van het goedgekeurde budget overschrijden op de ALV ter goedkeuring aan de leden voorleggen. Het gebruik van buggy's is toegestaan onder voorwaarden als omschreven in het Jaarboek. 2.9 Clubhuisfaciliteiten Het bestuur draagt er zorg voor dat de leden van het clubhuis gebruik kunnen maken zolang er gespeeld kan worden. In het zomerseizoen betekent dit dat vanaf uur, buiten het seizoen vanaf uur, het clubhuis geopend is. De pachter draagt zorg voor een zo volledig mogelijk assortiment aan etenswaren en dranken. Het bestuurslid facilitaire zaken is belast met de zorg voor een goede communicatie tussen bestuur en pachters, t.w. het restaurant en de golfshop. Hij/zij ziet er op toe dat de pachtovereenkomst naar letter en geest wordt nagekomen. De binnen- en buitenboelcommissie (= clubhuiscommissie) zal afspraken maken met de pachter voor evenementen en doet suggesties voor de inrichting van het clubhuis. De commissie zal zich tevens belasten met het toezicht op een nette entree, entourage rondom het clubhuis. Andere sociale activiteiten van de leden in het clubhuis, niet direct verband houdende met de golfsport, behoren tot de taken. 28 april 2015 Pagina 7

8 2.10 Personeel en organisatie De bezetting van het secretariaat en de receptie bestaat momenteel uit drie in deeltijd werkende krachten: hoofd administratie, een administratief medewerker en receptioniste/caddymaster. Het beleid is erop gericht dat er voor de uitvoering van de receptiewerkzaamheden alleen bij uitzondering een beroep wordt gedaan op de assistentie door vrijwilligers. De openingstijden van de receptie en administratie worden in het Jaarboek aangegeven. Uitvoering van bestuursbesluiten, interne communicatie en coördinatie van de diverse dagelijkse zaken is de taak van het hoofd administratie. De uitvoering van administratieve taken, de omgang met software, automatisering, technische installaties, wordt zoveel als mogelijk beschreven in Werkinstructies, Protocollen en Procedures. Deze worden tevens gebruikt als trainingsmateriaal voor medewerkers en vrijwilligers. Het schrijven en onderhouden van de documenten vindt plaats in de geest van het kwaliteitsproces van ISO Ledencommunicatie De communicatie aan de leden en andere belangstellenden vindt plaats door gebruik te maken van de diverse media zoals het jaarboek, website, nieuwsbrief, bulk ing en het InfoGolf-informatiescherm in de hal van het clubhuis Sponsoring en bedrijfsdagen Er zal een actieve benadering worden toegepast om sponsoring te realiseren. Het houden van bedrijfsdagen door sponsors en het houden van andere bedrijfsdagen en evenementen zal nauwlettend en binnen de richtlijnen van het bestuur van de Golf BV worden opgezet en gecoördineerd teneinde de speelmogelijkheid voor de leden niet te veel te beperken Uitbetaling certificaten van aandelen Het uitbetalen van certificaten van aandelen is geen verplichting. De uitbetaling wordt afhankelijk gesteld van het jaarlijkse financiële resultaat van de Grevelingenhout Golf B.V.. In de tweede helft van ieder jaar wordt er gekeken naar het beeld van de inkomsten en uitgaven en op basis daarvan beslist het bestuur hoeveel middelen er ter beschikking kunnen komen voor het uitbetalen van certificaten. Als de financiële middelen aanwzig zijn, vindt de de uitbetaling aan ex-leden plaats op basis van het principe wie het langste lid is geweest, het eerst wordt uitbetaald. Als er meer leden hun lidmaatschap opzeggen dan er nieuwe leden zich aanmelden, is het op termijn onmogelijk om tot uitbetaling over te gaan. De administratie van ex-leden die op uitbetaling wachten verloopt via de Stichting Administratiekantoor Grevelingenhout. 3. Slot Het doel van deze notitie met uitgangspunten van beleid is om aan te geven volgens welke lijnen het bestuur werk. Het beleidsdocument en wijzigingen ervan moeten door de ledenvergadering worden goedgekeurd. 28 april 2015 Pagina 8