Raadsonderzoek De Coligny / TN01

Transcriptie

1 Raadsonderzoek De Coligny Kenmerk: / TN01 Datum: 14 december 2012

2 Team Peter Jan Bakker Thomas Nobel Maarten Groenen ICSadviseurs +31 (0) Zekeringstraat BT Amsterdam Postbus KC Amsterdam

3 Inhoud 1. Aanleiding en vraagstelling Het onderzoek Kaders onderzoek Werkwijze Proces dataverzameling Leeswijzer Beschrijving en bevindingen projectfinanciering en -management Beschrijving project Financiën Projectorganisatie Projectmanagement gemeente Organisatie school in project Projectbeheersing Beschrijving en bevindingen proces Aanloopfase van het project / initiatieffase Definitiefase Selectieproces Design&Build Ontwikkelfase: ontwerp en bestek Realisatiefase Nazorgfase Strategische analyse Verdeling taken en verantwoordelijkheden actoren Verklaringen budgetoverschrijdingen vanuit gehele proces Wijze waarop gemeente invulling heeft gegeven aan sturing en regie Samenwerking tussen partijen in relatie tot overeenkomsten Kwaliteit programma s van eisen en ineenvlechting Kaderstellende en controlerende taak gemeenteraad en facilitering door College Verklaringen moeizame uitvoering project Conclusies en aanbevelingen De inhoud van deze uitgave is eigendom van ICS Adviseurs B.V. te Zwolle. Enkel de opdrachtgever waarmee ICS Adviseurs B.V. een overeenkomst is aangegaan, heeft een gebruiksrecht voor deze uitgave. De inhoud en omvang van dat gebruiksrecht zijn vastgelegd in de algemene voorwaarden van ICS Adviseurs B.V., d.d. december 2008, dan wel in de overeenkomst zoals hiervoor bedoeld. Elk ander gebruik van deze uitgave, door opdrachtgever en of derden is uitgesloten, inhoudende dat niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, via internet, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ICS Adviseurs B.V.

4 1. Aanleiding en vraagstelling In Katwijk is een nieuw multifunctioneel centrum gerealiseerd samen met de nieuwbouw van de Praktijkschool voor de Vereniging Christelijk Voortgezet Onderwijs (hierna praktijkschool). Het project tot ontwikkeling van genoemde huisvesting is, op de afwikkeling van de laatste facturen en de eigendomsoverdracht na, nagenoeg afgerond. Het project De Coligny is onder regie (bouwheerschap) van de gemeente ontwikkeld op basis van twee programma s van eisen: het multifunctioneel centrum en de praktijkschool, inclusief de noodzakelijke terreininfrastructuur. Het krediet voor de nieuwbouw is begin 2008 beschikbaar gesteld door de Raad. Vervolgens heeft de Raad tot twee keer toe aanvullende middelen beschikbaar gesteld vanwege budgetoverschrijdingen. De gemeenteraad heeft op 26 april 2012 besloten tot het instellen van een Raadsonderzoek naar de gang van zaken bij het project De Coligny en tot het instellen van een tijdelijke commissie De Coligny voor de uitvoering van het onderzoek. Besloten is vervolgens om de feitelijke onderzoekswerkzaamheden uit te besteden aan ICSadviseurs. Door onderzoekscommissie De Coligny zijn hiertoe de volgende centrale onderzoeksvragen geformuleerd: Wat is er nu precies mis gegaan bij de voorbereiding, de uitvoering en de kostenbeheersing van het bouwproject de Coligny en welke rol speelden het College, de Raad, de ambtelijke organisatie, de bouwer, de school en andere gebruikers hierin? Was de moeizame uitvoering en de kostenoverschrijding te voorkomen en zo ja, op welke wijze? Welke adviezen kunnen het College en de Raad ter harte nemen bij toekomstige soortgelijke projecten? Vanuit deze centrale vraagstelling heeft de onderzoekscommissie gevraagd een beschrijving, analyse en beoordeling te geven van: 1. De verdeling van rollen en verantwoordlijkheden van de bij het project betrokken actoren: de gemeente, de ontwikkelaar, de school en de gebruikers van het gebouw De Coligny; 2. Het gehele proces, zowel beleidsmatig als financieel, vanaf de start van het project tot heden, waarbij speciale aandacht voor die punten die de overschrijding van het budget kunnen verklaren; 3. De wijze waarop de gemeente invulling heeft gegeven aan sturing en regie tijdens het gehele proces van beleidsvoorbereiding, beleidsvorming, kostenbeheersing alsmede de uitvoering, wanneer het invulling geeft aan de rol van bouwheer voor de realisatie van De Coligny en de Praktijkschool; 4. De wijze waarop de samenwerking tussen gemeente, ontwikkelaar, school en gebruikers van het gebouw De Coligny gedurende het gehele proces heeft plaatsgevonden met daarbij speciale aandacht voor de kwaliteit van de overeenkomsten die gesloten zijn en het mediationtraject tussen gemeente en school; 5. Het programma van eisen, zoals door de gemeente opgesteld voor De Coligny, de mate waarin de vooraf gestelde doelen in het programma van eisen zijn verwerkt en uiteindelijk zijn bereikt en van het ineen schuiven van de programma van eisen voor De Coligny en Praktijkschool; 4/42

5 6. De wijze waarop de gemeenteraad invulling heeft gegeven aan haar kaderstellende en controlerende taak en de wijze waarop het college de gemeenteraad hierin heeft gefaciliteerd. Vervolgens vraagt de onderzoekscommissie op basis van de beantwoording van bovenstaande vragen te komen tot: 7. Een beschrijving van de bevindingen die de moeizame uitvoering van het project en de overschrijding van het budget voor de realisatie van De Coligny kunnen verklaren. De onderzoekscommissie vraagt ICSadviseurs om in de onderzoeksrapportage een beschrijving, analyse en beoordeling te geven van deze zeven deelvragen om daarmee antwoord te kunnen geven op de centrale vraagstelling. Op basis daarvan vraagt de onderzoekscommissie aan ICSadviseurs tevens om: a. aanbevelingen te doen voor projectbeheersing bij realisatie van vergelijkbare bouwprojecten; b. aanbevelingen te doen voor de invulling van de kaderstellende controlerende taken van de gemeenteraad in voorkomende vergelijkbare projecten; c. een toetsingskader met randvoorwaarden voor een succesvolle aanpak voor het realiseren van vergelijkbare projecten. 5/42

6 2. Het onderzoek 2.1 Kaders onderzoek De gemeenteraad van Katwijk heeft op 26 april 2012 besloten een Raadsonderzoek uit te voeren ex artikel 155a Gemeentewet naar de gang van zaken bij de realisatie van de Multifunctionele Accommodatie De Coligny. Het onderzoek wordt vanuit de gemeente begeleid door de tijdelijke commissie De Coligny. ICSadviseurs is als extern onderzoeksbureau aangesteld. Als onderzoekskader wordt het zogenaamde projectveld gehanteerd. In het onderstaande figuur is het projectveld schematisch weergegeven. Het projectveld is een goed handvat om de problemen in oorzaak, direct gevolg en indirect gevolg goed te kunnen positioneren, zowel naar tijd/fasering als naar verantwoordelijke. Het projectveld is gebruikt als (norm-) en toetsingskader voor de analyse. In hoofdstuk vier beschrijven wij het proces en baseren wij ons op onderstaand uiteengezette projectveld. Figuur 1: Schematische weergave projectveld 6/42

7 2.2 Werkwijze Hieronder is per stap aangegeven welke werkzaamheden verricht zijn teneinde te komen tot een gedegen Raadsonderzoek. operationaliseren onderzoeksvragen dossierstudie analyse bevindingen rapportage feitelijke wederhoor conclusies aanbevelingen onderzoek interviews rapportage Figuur 2: Schematische weergave aanpak Om het onderzoek op de juiste wijze uit te voeren, zijn globaal de volgende stappen doorlopen: Fase 1 Project opstart Fase 2 Verkennende analyse Stap 2.1: dossieronderzoek Stap 2.2: interviews Stap 2.3: eerste analyse en beoordeling Stap 2.4: overleg met onderzoekscommissie over eerste bevindingen Fase 3 Verdiepende analyse Stap 3.1: aanscherping operationaliseren onderzoeksvragen Stap 3.2: verdieping dossieronderzoek Stap 3.3: verdiepende interviews Stap 3.4: analyse en beoordeling Stap 3.5: overleg met onderzoekscommissie over bevindingen Fase 4 - Wederhoor partijen Fase 5 Opstellen eindrapportage Stap 5.1: concept eindrapportage Stap 5.2: bespreken concept eindrapportage met onderzoekscommissie Stap 5.3: opleveren eindrapportage 2.3 Proces dataverzameling Kwalitatieve analyse Op basis van het dossieronderzoek is het beschikbare projectdossier geanalyseerd en zijn de eerste bevindingen opgetekend. Bij de kwalitatieve analyse betreft het bevindingen die te maken hebben met de procesmatige elementen van het project, zoals de projectopzet, de organisatie, de wijze waarop besluitvorming heeft plaatsgevonden et cetera. Ook de projecthygiëne (mate waarin de reguliere zaken van een project op orde zijn zoals statusrapporten en tijdsbesteding) en dossieropbouw zijn in onze bevindingen meegenomen. De eerste bevindingen zijn vervolgens besproken in de interviews met relevante partijen. De informatie uit interviews is gebruikt om de analyse verder te verfijnen en bevindingen aan te scherpen. 7/42

8 Kwantitatieve analyse Naast kwalitatieve elementen spelen in het onderzoek ook meer kwantitatieve elementen een rol. Met name waar het gaat om financiële vragen en vragen met betrekking tot de ruimtetoedeling aan gebruikers. Wij hebben derhalve ook ramingen, budgetoverzichten, ruimteprogramma s, ruimtestaten en dergelijke geanalyseerd en beoordeeld op basis van normstellingen (bijvoorbeeld onderwijsverordening), regelgeving, beleidsuitgangspunten, specifieke afspraken en op basis van relevante referenties uit onze eigen praktijk. 2.4 Leeswijzer Na het eerste hoofdstuk met daarin de aanleiding en de vraagstelling volgt een hoofdstuk met daarin de kaders van het onderzoek en de werkwijze. Hoofdstuk 3 betreft de beschrijving van het project en de projectorganisatie en tevens bevindingen hieromtrent. Het vierde hoofdstuk is een beschrijving van het doorlopen proces van het algehele project met daarbij tevens onze bevindingen. Het vijfde hoofdstuk omvat onze strategische analyse. Hoofdstuk 6 tenslotte gaat in op conclusies van ons onderzoek en levert aanbevelingen voor toekomstige soortgelijke projecten. 8/42

9 3. Beschrijving en bevindingen projectfinanciering en -management 3.1 Beschrijving project Het project de Coligny bestaat uit de volgende programmatische onderdelen: Praktijkschool Limes = m 2 bvo (inclusief lift en fietsenstalling in kelder) Wijkcentrum en kinderopvang = m 2 bvo Appartementen = m 2 bvo Parkeergarage = m 2 bvo Buitenruimte praktijkschool = 325 m 2 Buitenruimte kinderopvang = 117 m 2 Het nieuwe gebouw is in gebruik genomen rond juni Financiën Het oorspronkelijke kredietvoorstel voorzag in een totale projectsom van ongeveer 7,75 miljoen en een dekkingsvoorstel van 6,9 miljoen. Het tekort zou ofwel in de meerjarenbegroting moeten worden opgelost ofwel uit onttrekking van de algemene reserve. In onderstaande tabel is het voorstel aan de Raad opgenomen. Tabel 1: Weergave kredietaanvraag met benodigde middelen en voorstel voor dekking Een belangrijke aanvulling op de kostenraming is dat in de geraamde directiekosten reeds geactiveerde kosten zijn meegenomen ( ). Dat betekent dat voor het vervolg nog beschikbaar is voor intern projectmanagement, externe begeleiding en advisering en overige bijkomende kosten (zoals leges). Wat opvalt is dat de directe dekkingsmiddelen ontoereikend zijn voor de verwachte kostenbegroting. In het raadsvoorstel wordt voorgesteld om voor het resterende bedrag (ongeveer ) aanvullende dekking te zoeken in de meerjarenbegroting ( ) of onttrekking uit de algemene reserve. 9/42

10 De Raad heeft naast het oorspronkelijke krediet van een eerste aanvullend krediet beschikbaar gesteld van en vervolgens een tweede van Het projectkrediet zou daarmee ongeveer bedragen. Echter, uit de gesprekken en de documentatie blijkt dat het projectbudget ook nog een extra aanvulling kent van Deze verhoging van het krediet met is gebaseerd op de 2 e kwartaalrapportage van 2011; In deze rapportage werden de begrote bedragen vergeleken met de werkelijk op dat krediet geboekte kosten ; Het op dat moment aanwezige nadelige verschil van ongeveer werd door FPO toegevoegd aan het krediet. De financiële administratie gaat voor dit project derhalve uit van een totaal beschikbaar budget van Als we kijken naar de werkelijke besteding binnen het project, dan ziet dat er globaal (afgeronde cijfers en nog niet op basis van eindafrekening tussen partijen) als volgt uit: geraamde uitgaven werkelijke kosten gemeente activeren obv 40 jaar afschrijving aanneemsom aanneemsom (afgerond) % onvoorzien % onvoorzien in aanneemsom directiekosten directiekosten afdracht RIS/BSV/Bovenwijks afdracht RIS/BSV/Bovenwijks rentelasten+boekwaarde huidig opstal rentelasten+boekwaarde huidig opstal niet besteed activeren obv 15 jaar afschrijving inboedel inboedel in aanneemsom exploitatielasten tijdelijke huisvesting wijkcentrum tijdelijke huisvesting wijkcentrum via MaZa totale kostenraming totale werkelijke projectkosten aanvullende kosten ten laste van projectbudget (in aanvullende kredietaanvraag) tegenvallende opbrengst Commandeurslaan aanvullende kosten die eigenlijk ten laste van projectbudget zouden moeten komen (niet in aanvullende kredietaanvragen) tijdelijke huisvesting wijkcentrum via exploitatierekening MaZa rentelasten+boekwaarde huidige opstal via exploitatierekening (MaZa) totale werkelijke kosten Tabel 2: Weergave werkelijke kosten (afgeronde bedragen) ten opzichte van geraamde kosten gemeente De totale werkelijke projectkosten bedragen ruim 8,5 miljoen (tabel 2). Echter, de vergelijking met het geraamde bedrag gaat niet helemaal op: de rentelast en afschrijving huidige opstal is niet op dit project geboekt, omdat de vertraging in het project de afschrijving van de opstal al tot nul had gereduceerd. Hier is vanuit gesprekken en stukken geen antwoord op te vinden. Dat betekent echter niet dat deze kosten niet zijn gemaakt. Immers afschrijving en rentekosten lopen in principe gewoon door tenzij er sprake is van vervroegde afschrijving. Een tweede punt van aandacht bij de vergelijking is de kosten voor tijdelijke huisvesting (wijkcentrum). Deze kosten zijn wel gemaakt, maar direct op de exploitatielasten van MaZa geboekt, zonder dat dit tot afboeking van het projectkrediet heeft geleid. Een derde punt van aandacht is dat de beoogde grondopbrengst van de Commandeurslaan, onderdeel van het dekkingsvoorstel van het oorspronkelijk kredietbesluit, ongeveer lager is uitgevallen. Dit gaat wel ten laste van de dekking voor het projectbudget en is ook meegenomen in de berekening ten behoeve van de tweede aanvullende kredietaanvraag. 10/42

11 Als we kijken naar de meerkosten die zijn gemaakt valt in eerste instantie het meerwerk op de aanneemsom op. Die bedragen voor de gemeente zo n (netto, na verrekening van meerwerken met VCVO). Daarvan is ongeveer 47% het direct gevolg van planaanpassingen/planverbeteringen voor de praktijkschool, 10% heeft betrekking op indexatie als gevolg van niet door de bouwer veroorzaakte planvertraging, 16% voor het MFC-gedeelte en zo n 27% algemeen en infrastructureel. Voor onvoorziene uitgaven was in het projectbudget een bedrag van opgenomen. En voor de inboedel voor het MFC (vaste inrichting) een bedrag van Deze post inboedel is benut voor zowel vaste inrichtingselementen in het MFC als aanvullende bouwkundige werkzaamheden. Alle aanvullende werken voor het MFC zijn ruim binnen dit deelbudget opgelost. Alle niet specifiek toe te rekenen meerkosten bedragen ruim En de meerkosten die toeschreven kunnen worden aan de school bedragen ruim Naast de aanneemsom kent de post directiekosten een aanzienlijke overschrijding. Met betrekking tot deze post is er op het moment van vaststelling van het krediet nog een budget over van en is er gedurende het bouwproject aan interne en externe (management en advies) aan werkelijke kosten ruim uitgegeven. Dit is een betere graadmeter voor het projectverloop dan de meerwerken op de aanneemsom. In perspectief: Indien de budgeten voor aanneemsom, onvoorzien en inboedel bij elkaar worden opgeteld, is de totale overschrijding op het bouwkundige werk voor de gemeente 7,6% (na verrekening van meerwerken met VCVO). De overschrijding op de directiekosten bedraagt in totaal 96%. Als uitgegaan wordt van het werkelijk beschikbare budget op het moment van de kredietaanvraag is de overschrijding 255%. De budgetoverschrijding voor bouwkosten en directiekosten (gebaseerd op de oorspronkelijke kredietaanvraag) bedraagt in totaal 13%. 11/42

12 totale meerwerkkosten t.o.v. aanneemsom (afgerond) algemene meerwerken indexering agv vertraging infrastructurele werkzaamheden diverse algemene meerwerken meerwerken school luchtbehandeling keuken warmwatervoorziening zonwering en electra overige meerwerken school meerwerken MFC diverse meerwerken MFC totale meerwerkkosten directiekosten interne kosten (advies en projectmanagement) externe kosten (advies en procesbegeleiding) leges - Totale meerwerkkosten project Totaal beschikbaar onvoorzien en inrichting onvoorzien inboedel MFC (vaste inrichting) Totale feitelijke projectoverschrijding tegenvallende opbrengst verkooplocatie Totaal resultaat overschrijding en tegenvaller opbrengst Tabel 3: Overzicht meerwerkkosten en projectoverschrijding (bedragen afgerond) Tabel 3 biedt inzicht in de meerwerkkosten die ten laste komen van de gemeente, zowel bouwkundig als ten behoeve van directievoering. De reden waarom het totale resultaat van 1,1 miljoen niet aansluit bij het totaal van de twee aanvullende kredietaanvragen is omdat de budgetten voor tijdelijke huisvesting en voor afwaardering boekwaarde en rentelasten huidige locatie in het projectbudget zijn blijven bestaan, terwijl deze via de exploitatierekening zijn bekostigd. Ook de bouwer heeft meerwerk kosten voor zijn rekening genomen, na onderhandeling met partijen. Grote elementen hieruit zijn ondermeer de akoestische voorzieningen voor de multifunctionele zaal in de Coligny, het realiseren van een forum in de praktijkschool (extra vierkante meters ten opzichte van het Programma van Eisen (PvE) en extra kubieke meters voor het MFC. In totaal bedragen de door de bouwer genomen kosten ongeveer Daarentegen heeft de bouwer meer appartementen gerealiseerd dan de gemeente in haar uitgangspuntennota had opgenomen. In de aanbesteding was deze speelruimte voor de bouwer overigens opgenomen. 12/42

13 Naast de beschreven meerkosten voor de gemeente en voor eigen rekening genomen kosten van de bouwer, is het van belang om te beseffen dat ook de school zelf een aantal kosten voor haar rekening heeft genomen en daarnaast kosten heeft gemaakt voor inrichting, verhuizing en advisering/ondersteuning tijdens het project. De totale kosten voor de school samenhangend met dit project zijn niet bekend bij de onderzoekers, de gevraagde informatie is niet ontvangen van het schoolbestuur. In de commissievergadering Welzijn van 8 maart 2008 spreekt de school in en geeft aan zelf ongeveer beschikbaar te hebben voor inrichting en aankleding van de nieuwe school. De gemeente geeft aan dat van het aan de bouwer opgedragen meerwerk wat op verzoek en ten laste van de school komt ruim bedraagt. Daarvan is bijna door de schooldirectie reeds afgerekend. Over de afrekening van het resterend bedrag zijn gemeente en schooldirectie nog in gesprek. Een deel van de discussie betreft de verrekening van uitgevoerde werken (ongeveer ). Daarnaast claimt de schooldirectie een aantal door haar gemaakte proceskosten bij de gemeente (in totaal aan aanloop,- advies- en begeleidingskosten) die voornamelijk verband houden met juridisch advies, mediation en interne en externe technische begeleiding. Bevindingen financiën Hoewel discussies met de school rond de uitwerking van haar PvE naar een gebouwontwerp direct tot de nodige meerwerken heeft geleid, is een groot deel van de overschrijding te wijten aan indirecte meerkosten als gevolg van vertragingen in het project (onder andere bouwindex en directiekosten). Bovendien was ook bij het gebouwdeel Coligny sprake van meerwerken, alleen daar was budgettair een voorziening voor in de vorm van een post inboedel. Het gebruik van die post voor de meerwerken op het gebouwdeel Coligny is overigens niet voor alle meerwerken zuiver, omdat daar ook bouwkundige zaken tussen zitten. Het is ons inziens niet reëel om de oorspronkelijke (en aanvullende) dekkingsmiddelen direct te koppelen aan een (financiële) waardering van de verschillende gebouwdelen. Het eerste krediet voor de welzijnsfuncties (de Coligny) bedroeg immers (accommodatiebeleid; exclusief tijdelijke huisvesting) en voor de praktijkschool was dat (huisvestingsprogramma onderwijs 2006). Dat houdt in dat er oorspronkelijk (op basis van het eerste krediet) voor de Coligny per m 2 bvo beschikbaar is, terwijl dat voor de praktijkschool per m 2 bvo bedraagt. Bovendien merken wij op dat het normkostenbedrag voor huisvesting van de praktijkschool in 2005 en gebaseerd op een 13-klassige school en 195 leerlingen bedroeg (genormeerd oppervlak m 2 bvo). In tabel 4 is op basis van de bouwkostenkompas (2008) een bandbreedte voor investeringsbedragen voor deze functies aangegeven, gebaseerd op praktijkreferenties. Tabel 4: Globale bandbreedte voor investeringsbedragen in VO scholen en Wijkcentra 13/42

14 In totaal is uiteindelijk een krediet beschikbaar gesteld voor dit project van Hier hadden de kosten voor tijdelijke huisvesting uit bekostigd moeten worden ( ). In dat bedrag zit ook een tegenvallend opbrengstresultaat inbegrepen van de locatie Commandeurslaan ( ) en de afdrachten RIS ( ). Rekening houdend met die kosten, blijft een budget over voor realisatie van het project van ongeveer Indien voor de parkeergarage gerekend wordt met een investeringssom van 2,3 miljoen (berekend op basis van kengetallen bouwkostenkompas 2008), dan blijft een budget over voor realisatie van de maatschappelijke functies van zo n 6,1 miljoen. Omgerekend voor de praktijkschool en de Coligny is dat een investeringsbudget van gemiddeld ongeveer per m 2 bvo. Gemeente en schoolbestuur hebben vooraf geen duidelijke afspraken vastgelegd over waar de grens ligt tussen wat de gemeente betaalt (vanuit haar zorgplicht) en wat en waarvoor het schoolbestuur een financiële bijdrage levert. In de intentie overeenkomst wordt aangegeven dat de gemeente een budget beschikbaar stelt voor ontwikkeling en realisatie van de school, gebaseerd op het VO (voorlopig ontwerp). Maar gebleken is dat dit VO (en het onderliggende programma van eisen) verschillend werd geïnterpreteerd door betrokken partijen. 3.3 Projectorganisatie De gemeente heeft DHV in eerste instantie als haar adviseur voor de initiatief- en definitiefase aangesteld en vervolgens een opdracht gegeven om het project verder te begeleiden. De school is van die opdrachtverlening op de hoogte geweest. De opdrachtverlening aan DHV is in de intentieovereenkomst tussen school en gemeente vastgelegd. DHV is daarmee één van de partijen in de projectorganisatie. Mede op advies van DHV zijn de volgende gremia in dit project gedefinieerd: Stuurgroep, Projectgroep, Inrichtingsoverleg en Bouwteamoverleg. De stuurgroep, projectgroep en inrichtingsoverleg zorgen voor verbinding tussen de school en de bouwer. Het bouwteam heeft betrekking op de contractuele relatie tussen gemeente en bouwer. In de stuurgroep zijn vertegenwoordigd: Gemeente (vakwethouders en projectleider) Andreas College / VCVO (projectverantwoordelijke) DHV (sr adviseur en adviseur) Ouwehand Bouw, na gunning (projectdirecteur en projectmanager) Overleggen (frequentie) stuurgroep: o STG-01 d.d. 2 mei 2007 o STG-02 d.d. 4 juli 2007 o STG-01 d.d. 21 aug 2008 o d.d. 19 jan 2009 o d.d. 3 nov 2010 In de projectgroep zijn vertegenwoordigd: Gemeente (projectleider en beleidsmedewerker MaZa) Andreas College / VCVO (lid centrale directie en directeur Limes praktijkonderwijs) DHV (sr adviseur en adviseur) Ouwehand Bouw (projectmanager) Overleggen (frequentie) projectgroep: o PG-01 3 april 2007 o PG-02 8 april 2008 o Vanaf PG-02 ongeveer 1x per 2 weken 14/42

15 In het inrichtingsoverleg zijn vertegenwoordigd: Gemeente (assistent projectleider) Praktijkschool (lid centrale directie, directeur Limes praktijkonderwijs en technisch medewerker) DHV (adviseur) Overleggen inrichting: o Eerste overleg d.d. 26 november 2009 (bouwkundig) en 15 december 2009 (installatietechnisch) o Daarna ongeveer 1x per maand In het bouwteamoverleg zijn vertegenwoordigd: Gemeente (assistent projectleider en kwaliteitsmedewerker) DHV (adviseur) Ouwehand (projectmanager) Overleggen bouwteam o Eerste vier overleggen startoverleg bouwvergadering (laatste 10 juni 2009) o Eerste bouwvergadering 26 augustus 2009 o Frequentie ongeveer 1x per maand Bevindingen projectorganisatie Geconstateerd wordt dat de structuur voor de projectorganisatie helder en passend is bij de opgave, maar er is geen vaste(re) frequentie geweest voor de stuurgroepen. Uit de gesprekken en de documentatie krijgen wij de indruk dat niet iedereen de verhoudingen tussen de verschillende gremia in het vizier heeft en de taken en verantwoordelijkheden die bij deze gremia horen. In elk geval heeft de projectorganisatie niet helemaal gefunctioneerd als wat de bedoeling was. Stuurgroep en projectgroep zijn gedurende een jaar lang niet actief. Dit is vanaf het moment waarop de aanbesteding wordt aangekondigd (juni 2007) tot ongeveer het moment waarop de gemeenteraad het kredietbesluit vaststelt (april 2008) op basis waarvan de opdracht aan de bouwer kan worden gegund. Uit documenten blijkt overigens wel dat de school en gemeente periodiek contact met elkaar blijven houden en de school actief betrokken is in het aanbestedingsproces. Zo maakte de school tijdens het aanbestedingsproces onderdeel uit van de beoordelingscommissie die adviserend handelde richting de gemeente inzake de gunning. De gemeente was vervolgens de formele opdrachtgever van de ontwikkelaar. In stuurgroepverslagen is niet terug te lezen dat fasedocumenten worden goedgekeurd. 3.4 Projectmanagement gemeente Projectleiders Vanuit de gemeente zijn drie projectleiders betrokken geweest bij het project, ongeveer vanaf het moment dat de uitgangspuntennotitie werd vastgesteld. De eerste projectleider, onervaren, werd vervangen rond het moment waarop het krediet beschikbaar werd gesteld. De tweede projectleider was een externe van bureau Beeld en had wel ervaring met projectmanagement en specifiek met de aanbestedingsvorm Design&Build die verkozen was. Deze vorm houdt een contractuele overeenkomst in, waarbij een persoon of organisatie onder één contract de verantwoordelijkheid op zich neemt voor zowel het ontwerp als de bouw van een project. Deze tweede projectleider werd na ongeveer een jaar vervangen door de derde projectleider, die in gemeentelijke dienst trad. Deze ervaren projectleider heeft het project overgenomen door eerst mee te lopen met projectleider twee en heeft vervolgens het stokje overgenomen. Hoewel ervaren als projectleider, had deze projectleider geen specifieke ervaring met Design&Build projecten. De derde projectleider is vervolgens aanspreekpunt voor dit project. 15/42

16 Assistent projectleider Naast de gemeentelijk projectleider is bij de derde projectleider ook een intern assistent projectleider aangetrokken om met name de detailuitwerking in de werkgroep inrichting te begeleiden. Terugkoppeling met de projectleider vindt direct op de werkvloer plaats en middels verslagen. Interne terugkoppeling Projectleiders koppelden regelmatig terug over de voortgang van het project bij hun leidinggevende als onderdeel van een voortgangsgesprek waar alle projecten van de projectleider werden besproken. Ook ten aanzien van de leidinggevende hebben de nodige personele wisselingen plaatsgevonden. De huidige projectleider geeft aan de gesprekken in de loop van de tijd meer te hebben gestructureerd in overleg met zijn leidinggevende en volgens een vaste agenda projecten te bespreken. Doelen van deze gesprekken waren ambtelijke achtervang, financiële stand van zaken, advisering en bepalen of escalatie (situaties waarin hulp of ondersteuning van anderen vereist/gewenst is) noodzakelijk was. Naast een terugkoppeling naar de leidinggevende, had de huidige projectleider intensief contact met de financieel specialist van de afdeling Ruimtelijke Ordening (RO) om de budgetbewaking op te zetten en te waarborgen. De financieel specialist van de afdeling RO zorgde voor de afstemming met FPO (afdeling Financiën). Tot de komst van de huidige projectleider was er nauwelijks sprake van budgetbewaking. Rol DHV DHV is in eerste instantie aangesteld om het programma van eisen voor het gebouwdeel De Coligny op te stellen. Na de vaststelling daarvan heeft DHV een vervolgofferte voor de begeleiding van het vervolgtraject gemaakt. Een bijgewerkte offerte, waarin de taken van DHV wat werden beperkt zodat meer taken bij de gemeentelijk projectleider kwam te liggen, vormde de basis voor de opdracht aan DHV om het project te ondersteunen. De rol van DHV lag daarbij vooral bij het bewaken van contractuele afspraken tussen gemeente en bouwer en het bewaken en beoordelen van de meer- en minderwerken. Tevens speelde DHV een belangrijke rol bij de overleggen tussen bouwer en de school om tot een gedragen uitwerking van de plannen te komen. 16/42

17 Afstemming met portefeuillehouder(s) Ook het aantal portefeuillehouders wat dit project onder zijn verantwoordelijkheid heeft gehad is aanzienlijk. Wethouder Van der Plas (Arie) (RO, verantwoordelijk tot opstellen nota van uitgangspunten, 2005), wethouder Binnendijk (RO, vanaf 2006), wethouder Vingerling samen met wethouder Van Duijn (vanaf 2007 wisselend voorzitter), wethouder Binnendijk (RO, vanaf 2010 voorzitter stuurgroep). De afstemming tussen projectleider en portefeuillehouder was vooral intens wanneer knelpunten nijpend werden. De verantwoordelijk portefeuillehouder maakte onderdeel uit van de projectorganisatie als voorzitter van de stuurgroep. Echter, het aantal stuurgroepoverleggen dat heeft plaatsgevonden is zeer beperkt. De wethouder werd over de stand van zaken geïnformeerd in een algemeen projectenoverleg waarin op hoofdlijnen een project wordt besproken. Wanneer zich ernstige knelpunten in het project voordeden, werd het contact tussen wethouder en projectleider geïntensiveerd. Bevindingen projectmanagement gemeente Met name in de beginfase is de (eerste) gemeentelijk projectleider zoekende en afhankelijk van ondersteuning door zijn leidinggevende. Bij de tweede projectleider lag de focus op de contractuele afspraken met de bouwer en was er minder aandacht voor de belangen van de school. Dit kwam door de komst van zijn vervanger (projectleider 3) meer in evenwicht en dat, samen met het mediationtraject, heeft de onderling verstoorde verhoudingen weer een positieve wending gegeven. Hoewel er een nota van uitgangspunten ligt als basis voor het bouwplan, is er geen kaderstellend projectplan gemaakt, waarin alle facetten van het project in samenhang wordt beschreven en waarin risico s in het project worden verkend. Het is opvallend dat de meest continue factor in het project de externe adviseur/begeleider is. Een beperkt aantal betrokkenen binnen het project had reeds ervaring met Design&Build aanbestedingen. Een aantal betrokkenen ook aantoonbaar niet. Het lijkt erop dat de risico s van een gemis aan expertise en ervaring niet zijn onderkend. 3.5 Organisatie school in project Vanuit de praktijkschool was de heer L. van der Hooft, directeur, Personeel, Financiën & beheer (PFB)primair aanspreekpunt voor dit project. Tijdens het project, op het moment dat men gezamenlijk bezig was met de voorbereiding van de aanvraag bouwvergunning, is de heer Van der Hooft opgevolgd door een vervangend persoon, Mr. Joh. A. Stevens. Deze persoon was vervolgens volledig gemandateerd namens het schoolbestuur als vertegenwoordiger. Vanaf dat moment waren ook nadrukkelijker de directeur Limes praktijkonderwijs en de technische medewerker van de praktijkschool betrokken. Bevindingen organisatie school Met betrekking tot het project was er nagenoeg geen correspondentie tussen het schoolbestuur en andere betrokken partijen gedurende de laatste jaren van het project. Het bestuur werd in dit project immers volledig vertegenwoordigd door de directeur PFB van de school. Alle informatie en goedkeuring vanuit de school ging via de centrale contactpersoon voor dit project: de directeur PFB. De school communiceert regelmatig via formele brieven direct aan het College van B&W over het project, voorbijgaand aan de stuurgroep. Met andere woorden: de school schaalde regelmatig op naar het gemeentebestuur. Omgekeerd wordt het gemeentebestuur door het schoolbestuur gewezen naar de projectverantwoordelijke binnen de school. Met andere woorden: binnen de school was een opschalings- of escalatiemogelijkheid niet te vinden voor de gemeente. 17/42

18 De directeur PFB (de vervanger van de oorspronkelijke vertegenwoordiger namens de school) ontkent bepaalde afspraken die eerder tijdens het project tussen school en gemeente zijn gemaakt. Ook wordt door hem betrokkenheid ontkent (actief of informatief) van de school bij de totstandkoming van bepaalde afspraken en/of stukken, met name in de periode voorafgaand aan zijn eigen betrokkenheid. Onder andere trekt hij namens de school de inhoud van de intentie overeenkomst tussen gemeente en de school in twijfel, terwijl dit document is ondertekend door het schoolbestuur en voorafgaand daaraan is besproken en voor goedkeuring is voorgelegd aan zijn voorganger. De huidige vertegenwoordiger geeft aan dat de school geen formele rol heeft gehad in de selectieprocedure van de bouwer. Dit had zijn voorganger wel degelijk. De school is in alle stukken ten behoeve van de selectieprocedure gekend, zo ook in de concept ontwikkelovereenkomst. Bovendien is in een projectoverleg met aanwezig de school de selectiecriteria doorgesproken en door partijen gezamenlijk vastgesteld. Tenslotte heeft de school deelgenomen aan de beoordelingscommissie en is mede op basis van de inbreng van de school een gunningadvies uitgebracht aan het College en de Raad. De beoordeling van de vertegenwoordiger van de school week niet af van de overall beoordeling door de selectiecommissie. In de voorbereidingsfase van het project zijn mondelinge afspraken tussen betrokken partijen niet altijd concreet vastgelegd in documenten. Van lang niet alle gesprekken is verslag opgesteld. Vóór de wisseling van de wacht (bij de school) werd er tussen gemeente en school gehandeld op basis van vertrouwen. Dit heeft de zakelijke en juridische borging in de samenwerking op de achtergrond gedrukt. Na de wisseling van de wacht heeft de meer zakelijke houding van de school en de verjuridisering van de communicatie tussen partijen tot wantrouwen tussen partijen geleid. Dat wil niet zeggen dat daarmee de vertegenwoordiger van de school alleen debet is aan die nieuwe verhoudingen. Ook de reactie vanuit de gemeente op die nieuwe situatie (ondersteund door ook andere betrokken partijen) heeft bijgedragen aan de verscherpte verhoudingen. 3.6 Projectbeheersing In de eerste twee stuurgroepoverleggen wordt gerefereerd aan het belang om een goede basis voor het ontwikkelen en realiseren van een project te leggen in de vorm van een projectplan. Afgesproken werd dat de projectleider een projectplan maakt (vastgelegd in verslag). Een projectplan dat ook daadwerkelijk is vastgesteld door de stuurgroep (en mogelijk door het College of zelfs de Raad) is echter niet in het dossier te vinden. Het project kent een aanloop van een aantal jaren, waarbij het initiatief voor het project niet bij de gemeente heeft gelegen. Uiteindelijk heeft de gemeente het initiatief naar zich toe getrokken, omdat de initiatiefnemers en dragers van het oorspronkelijke plan afhaakten. Vervolgens heeft de gemeente op het plan voortgeborduurd en heeft zij vooral vanuit de stedenbouwkundige situatie haar uitgangspunten geformuleerd en vastgelegd. Naast die stedenbouwkundige randvoorwaarden was de situatie op dat moment zo dat alle focus was gelegen op een zo snel mogelijke opleverdatum. De druk op de planning heeft in grote mate de keuzes in de vervolgfasen beheerst. Nota van uitgangspunten als basis voor project Het College en de gemeenteraad hebben een nota van uitgangspunten voor de ontwikkeling van een locatie vastgesteld met daarin belangwekkende maatschappelijke voorzieningen. Deze nota geeft alleen ruimtelijke kaders aan. Er wordt in deze nota geen aandacht geschonken aan financiën, risico s of kwalitatieve uitgangspunten. Een integrale visie op de samenhang van de verschillende functies ontbreekt. Kortom, er ontstaat een project vanuit een reactie van de gemeente op een initiatief vanuit de samenleving en niet vanuit een zelfstandige visie op de noodzakelijke ontwikkeling van een aantal maatschappelijke functies en de haalbaarheid daarvan. 18/42

19 Keuze Design&Build aanbesteding De keuze voor de aanbestedingsvorm Design&Build is niet gemaakt op basis van een integrale afweging van kansen en risico s specifiek horend bij de aard van het project, maar meer ingegeven door de situatie. De keuze werd ingegeven toen duidelijk werd dat de ontwerpopgave er toe leidde dat de architect Europees zou moeten worden geselecteerd. Dat conflicteerde met mondelinge toezeggingen die aan de reeds betrokken architecten waren gedaan, danwel verwachtingen die waren gewekt. De architect die vanuit de gemeente werd betrokken was één van de initiatiefnemers van het oorspronkelijke plan. De gemeente had derhalve een morele verplichting jegens de architect(en). Anderzijds speelde mee dat een Europese selectieprocedure voor én een architect én een aannemer in een latere fase extra tijd zou vergen en dat met de Design&Build aanbestedingsvariant in een vroeg stadium de prijs kon worden vastgesteld. Binnen deze context is voor de Design&Build aanbestedingsvorm gekozen door de ambtelijk verantwoordelijke. De aanpak is vervolgens in een Collegevoorstel toegelicht (vastgesteld 9 januari 2007). In het Collegevoorstel werd het college gevraagd het programma van eisen voor De Coligny (wijkcentrum) vast te stellen en kennis te nemen van de wijze waarop het hoofd RO tot opdrachtstelling van het project zal overgaan. De hoofdaanleiding in dit voorstel vormde echter de selectieprocedure voor een architect. Op 16 mei 2006 had het college nog een voorstel vastgesteld om de reeds betrokken architect te vragen de schetsontwerpen uit te werken tot een integraal ontwerp (Voorlopig Ontwerp (VO), Definitief Ontwerp (DO) en mogelijk bestek). In dat voorstel wordt ook aangegeven dat de gemeente de woningen zelf ontwikkelt als kostendrager voor het overige programma (onderwijs, wijkcentrum, parkeergarage). Deze aanpak moest dus worden herzien. De aanpak voor een Design&Build aanbesteding wordt in december 2006 voorgesteld. Beheer financiën Op het moment van uitvoeren van het evaluatieve Raadsonderzoek zijn de financieel specialist van de afdeling RO en de afdeling FPO nog bezig om een adequaat overzicht te krijgen van de financiële administratie van dit project. De huidige projectleider was de eerste die samen met de financieel specialist een systeem voor de budgetbewaking voor dit project heeft opgezet. De aansluiting met de financiële administratie in SAP bleek in de praktijk complex. Enerzijds omdat er in het begin geen aansluiting was tussen SAP en de ramingsopbouw en later omdat er diverse correcties moesten plaatsvinden om een goede aansluiting te vinden. Anderzijds is SAP een administratiesysteem en geen budgetbewakingssysteem. Naast de budgetbewaking was ook het beoordelen, onderhandelen, adviseren, vaststellen en administreren van meer- en minderwerken onderdeel van de beheersing van het project. Dit deel van de projectbewaking werd grotendeels door DHV uitgevoerd in nauwe samenwerking met de projectleider. Het vaststellen en administreren lag bij de projectleider en zijn financieel specialist. Meer- en minderwerken werden door de aannemer geoffreerd en mede op advies van DHV vastgesteld. Van de meer- en minderwerken werd een compleet overzicht bijgehouden door DHV en de projectleider, onderverdeeld naar de partijen voor wiens rekening de meer- en minderwerken waren. In de meeste gevallen is dat conform vooraf overeengekomen afspraken, maar in enkele gevallen loopt de discussie over wie de rekening dient te betalen langer dan het moment waarop de opdracht tot uitvoering moet worden gegeven. De beslissing over dergelijke gevallen ligt dan bij de projectleider, na intensief overleg met de school en Ouwehand. Hier heeft de stuurgroep niet of nauwelijks een rol in gespeeld. 19/42

20 Dossierbeheer Onderzoekers hebben de beschikking gekregen over zowel een papieren dossier als een kopie van het digitale dossier. Wij constateren dat beide dossiers niet op alle onderdelen compleet zijn. Het papieren dossier is een specifiek voor het onderzoek samengesteld dossier. De kopie van het digitale dossier is dat niet. Opvallend aan het digitale dossier is dat te zien is dat verschillende projectleiders een eigen mappenstructuur opzetten. De mappenstructuur is een gestandaardiseerde structuur voor projecten. Het opvolgen van deze structuur blijft echter grotendeels achterwege. Het achteraf terugvinden of herleiden van stukken is daardoor geen sinecure. Bevindingen projectbeheersing Projectbeheersing begint bij het opstellen, vaststellen en vervolgens er naar handelen van een adequaat projectplan. Zoals eerder vermeld ontbreekt een vastgesteld projectplan. De factor tijd heeft continu de druk op het project gezet. Daar is niet alleen de gemeente debet aan. Ook de school had de focus op een spoedige realisatie van de ontwikkeling. Zij wilde niet langer dan noodzakelijk met een deel van de leerlingen in de verouderde bouw verblijven en een ander deel van de leerlingen in versleten en verouderde noodlokalen. Daarbij kwam dat er sprake was van een lange aanloopperiode en een meerdere keren uitgestelde opleveringsdatum. Na het kredietbesluit en gunning aan de bouwer was naast tijd (snel opleveren) geld de belangrijkste focus in het aansturen van het project en met name de combinatie van die twee. We constateren dat juist die twee aspecten niet binnen de kaders zijn gebleven. De hele voorbereiding tot dat moment was ingericht om een traditioneel project te doorlopen. Vervolgens heeft er een koerswijziging plaats gevonden vanuit die situatie naar een Design&Build aanbesteding. Wij constateren dat er verschil in parate kennis was op dit specifieke vlak tussen aan de ene kant gemeente met DHV als adviseur en aan de andere kant de school met een architect als adviseur. Er is op het moment van deze koerswijziging niet aangestuurd op een integraal programma van eisen voor de hele ontwikkeling, gericht op een kwalitatief hoogwaardige en gelijkwaardige outputspecificatie. Het heeft met name in het begin van het project ontbroken aan budgetbewaking, zowel op projectniveau als binnen de gemeentelijke administratie. Gedurende de realisatiefase (en komst derde projectleider) werd begonnen met het uitvoeren van adequate budgetbewaking. De projectleider voerde budgetbewaking over de kosten en hield zich tegelijkertijd bezig met de wijze waarop de administratieve dekking was geregeld. Geconstateerd wordt dat het projectdossier niet optimaal op orde is. Het blijkt niet compleet en de aangehouden structuur van het dossier wordt niet altijd opgevolgd. 20/42

21 4. Beschrijving en bevindingen proces 4.1 Aanloopfase van het project / initiatieffase Door de Raad vastgestelde beleidsprogramma s: Beleidskader onderwijs- en welzijnsaccommodaties 2001 (in april 2005 uitgewerkt tot een totaaloverzicht sport- en welzijnsaccommodaties en investeringsbedragen ten behoeve van uitvoering van (ver)bouwplannen, vastgesteld door het College van B&W). Het beleidskader op basis waarvan middelen gereserveerd worden voor onder andere vervangende nieuwbouw voor het Trefpunt geeft geen volledige duidelijkheid in uitgangspunten voor een dergelijk project. De programmaonderdelen in de Nota van Uitgangspunten (NvU) zijn niet helemaal gelijk aan die genoemd worden in het beleidskader. Het is onduidelijk of er een directe relatie is tussen de kredietreservering voor dit project onder de noemer accommodatiebeleid en het beleidskader uit Huisvestingsaanvraag praktijkschool (januari 2005) en vaststelling programma en overzicht onderwijshuisvesting De aanvraag voor vervangende nieuwbouw voor de praktijkschool is gebaseerd op 13 groepen leerlingen. Volgens het kredietbesluit van de gemeente betreft het het genormeerde kredietbedrag. In latere interne correspondentie per binnen de gemeente geeft de betreffende ambtenaar aan dat het genormeerde bedrag feitelijk hoger lag, maar dat het schoolbestuur niet meer heeft aangevraagd. Wij constateren hier een andere feitelijke situatie; de school noemt in haar begeleidend schrijven bij haar aanvraag juist een hoger bedrag voor bouwkosten (exclusief bijkomende kosten) om te voorzien in m². In het aanvraagformulier wordt geen bedrag genoemd, maar het aantal groepen. De directe aanleiding voor het opstarten van de planvorming binnen de gemeente is: Een initiatief van woningcorporatie Brittenburg en sportvereniging Grasshoppers voor een programmatische combinatie van wonen, welzijn en sport (eerste schetsplan november 2003); Medio 2004 een aangepast schetsplan, waarbij ook nieuwbouw praktijkschool opgenomen op basis van overleg met gemeente (medio 2004). Een reactie van de gemeente in de vorm van Nota van Uitgangspunten (concept januari 2005), met als gevolg dat projectvoorstel initiatiefnemers niet binnen uitgangspunten valt; Naar aanleiding van overleg in commissievergadering wordt het NvU enigszins bijgesteld, maar leidt tot afhaken Grasshoppers en woningcorporatie Brittenburg. Het bijgestelde NvU wordt 27 oktober 2005 vastgesteld. Het initiatief ligt vervolgens bij de gemeente. Bevindingen initiatieffase Het ontbreekt in de cyclus van besluitvorming over het accommodatiebeleid en de kredietreservering voor vervangende nieuwbouw voor het Trefpunt aan een heldere grondslag en verband tussen besluiten. Het is in de huisvestingsaanvraag door het schoolbestuur en in de toekenning van budget door de gemeente niet duidelijk welke uitgangspunten nu precies worden gehanteerd die ten grondslag liggen aan het beschikbaar gestelde bedrag. Het plan van de initiatiefnemers is vooral op grond van stedenbouwkundige overwegingen door de gemeente afgewezen. De NvU is vooral een stedenbouwkundig kader voor de ontwikkeling van het betreffende perceel. Er is weinig tot geen aandacht voor visievorming op de inhoudelijke cq programmatische ontwikkelingskansen en meerwaarde voor het gebied. Tevens ontbreekt het aan een financiële doorrekening en kaderstelling en zijn er geen uitgangspunten voor projectorganisatie of vervolgproces opgenomen. 21/42

22 Er wordt wel naar beleidskaders verwezen, maar die zijn allemaal RO van aard, er wordt niet naar het accommodatiebeleid verwezen als kader of naar onderwijs huisvestingsbeleid of andere inhoudelijke beleidsdoelstellingen. Een hoofdstuk economische uitvoerbaarheid blijft beperkt tot een procedurele vermelding van planschaderisico en een exploitatieovereenkomst. 4.2 Definitiefase Vanaf februari tot en met december 2006 wordt samen met DHV gewerkt aan het ruimtelijk functioneel PvE en een financiële onderbouwing voor het multifunctioneel/welzijnscentrum Coligny. DHV geeft in haar offerte voor vervolg projectmanagement aan dat samen met de gemeente de best passende aanbestedings- en contractstrategie is vastgesteld. Collegevoorstel projectaanpak In mei 2006 wordt een voorstel aan B&W voorgelegd waarin wordt voorgesteld om de architect die een schetsontwerp heeft gemaakt te contracteren voor opdracht tot en met Definitief Ontwerp (DO). Dit wordt in een nieuw voorstel aan B&W (bij vaststelling van PvE) januari 2007 herroepen en voorstel is om de architect een beperkte opdracht te geven voor Voorlopig Ontwerp (VO) van het wijkgebouw. De praktijkschool zal van haar gebouwdeel een VO laten maken door haar architect. Het totale pakket wordt vervolgens middels een aanbestedingsstrategie Design en Build op de markt gezet. In dit stadium is feitelijk nog sprake van gezamenlijk opdrachtgeverschap (dat wil zeggen de gemeente en het schoolbestuur). In het Collegevoorstel van januari 2007 wordt bovendien aangegeven dat ten behoeve van een meer concreet gedetailleerde uitwerking van het vervolg een projectplan zal worden opgesteld. Programma van Eisen school De school heeft een technisch programma van eisen op laten stellen door een architectenbureau (maart 2006). De school wordt door de gemeente (ondersteund door DHV) gevraagd een aangepast PvE op te stellen die meer in lijn is met het PvE voor het wijkcentrum. Het PvE voor het wijkcentrum wordt aan de architect in dienst van de school meegegeven als leidraad voor het PvE voor de school. Het technisch PvE voor de praktijkschool is gereed in juni 2007, en wordt aangeleverd net voor het moment dat de aanbesteding officieel wordt aangekondigd in de markt. Intentie overeenkomst Gemeente en schoolbestuur ondertekenen een intentie overeenkomst waarin wordt geformaliseerd dat gemeente bouwheer wordt van de opgave (6 juni 2007). Aantal artikelen daarin: In artikel 1 staat dat de overeenkomst is gericht op het nemen van een aantal besluiten, maar niet duidelijk staat aangegeven wie deze besluiten nemen. In de lijn der verwachting ligt dat gemeente en schoolbestuur gezamenlijk de besluiten moeten nemen. Er is in het projectdossier echter nergens een spoor van dergelijke besluitvorming te vinden. Er wordt aangegeven dat de gemeente en VCVO gezamenlijk een selectieprocedure hebben doorlopen die heeft geleid tot aanstelling van DHV als extern projectleider (artikel 6). Opvallend is dat DHV al in opdracht van de gemeente was aangetrokken als adviseur vóór het opstellen van het programma van eisen. Alleen een offerte voor vervolgwerkzaamheden van DHV is terug te vinden in het dossier, geen bewijsstukken van een offertetraject voor de selectieprocedure. Er wordt aangegeven dat de gemeenteraad een voorbereidingskrediet heeft geaccordeerd (artikel 8). Er is door de onderzoekers hierover niets terug te vinden in het dossier waarin een en ander is geformaliseerd. Er wordt aangegeven dat VCVO door de gemeente niet wordt belast met voorbereidingskosten. Er is echter op een later moment discussie over facturen vanuit het schoolbestuur, voornamelijk betrekking hebbend op voorbereidingskosten (van vóór de intentieovereenkomst). 22/42