Release Notes FlexService

Transcriptie

1 Release Notes FlexService ReleasenotesvoorFlexServiceRelease ,onderhoudsversieapril2008 DocumentFS90421R104/april2008 FlexServiceSolutions Inhoud 1 Introductie.2 2 Algemeen Reserveringen Inboeken Werkproces Opmerkingen Inrichting MI: Consolidatie op bureau MI: Verwerkingweek versus Gewerkte week FlexService.7 4 FlexAdministrator.8 5 Rapporten/MI/Filters/Mail-merge Rapporten Management Informatie FlexWarehouse Filters Mail-merge... 9 Disclaimer DeinformatieinditdocumentisdoorFlexServiceSolutionsmetdegrootstezorgsamengesteld. DedirectievanFlexServiceSolutionsisechternietverantwoordelijkvooreventuelefouten, onjuisthedenofomissiesindezeinformatieenaanvaardtgeenaansprakelijkheidvoormogelijke gevolgenvanbeslissingendiezijngenomenopgrondvandeinditdocumentaangeboden informatie.opalonzetransactieszijnonzealgemenevoorwaarden(fenit)vantoepassing.op verzoekiseenexemplaarvandezeleveringsvoorwaardenbeschikbaar.

2 1 Introductie Voor u liggen de Release Notes van FlexService voor Versie Dit is de onderhoudsversie voor april Alleen de wijzigingen voor deze onderhoudsversie zijn opgenomen. Deze tekst is ook opgenomen in de Release Notes voor Release 3.6, hoofdstuk 'Onderhoudsversie april 2008 ( )'. 2 Algemeen 2.01 ReserveringenInboeken Aan de module Proces is de nieuwe tab ReserveringInboeken toegevoegd. Hiermee bent u in staat om reserveringstegoeden direct te wijzigen. Dit kan gewenst zijn in diverse situaties, bv. wanneer u voor het eerst gebruik gaat maken van FlexService en u wilt eerder opgebouwde tegoeden vastleggen in FlexService, of wanneer u voor een kandidaat een vast aantal vakantiedagen als tegoed wilt vastleggen (dit laatste zal vooral bij vaste periodeverloning voorkomen). Ook kunnen er redenen zijn om een reserveringstegoed incidenteel te corrigeren W erkproces Een serie inboekingen wordt batchgewijs aangemaakt en verwerkt. Elke getoonde verwerking op het tabblad vertegenwoordigt zo'n serie inboekingen. Het inboekingsproces wordt in vier stappen doorlopen: 1. Keuze van de basisgegevens die FlexService nodig heeft om de ingeboekte waarden correct in de database te kunnen verwerken: het bureau, de administratieve eenheid, de premiegroep en tenslotte de een componentmodel. Het componentmodel is nodig om vast te kunnen stellen om welke reserveringen het gaat (bv. wel of niet kort verzuim individueel) en om welk type reservering het gaat, met name of vakantiedagen in geld dan wel in uren ingeboekt moeten worden. 2. Keuze van de kandidaat of kandidaten waarvoor u reserveringstegoeden gaat inboeken. 3. Inboeken van de reserveringstegoeden voor de geselecteerde kandidaten. 4. Verwerken van de ingeboekte waarden in de reserveringstegoeden van de kandidaat. FS90421R104- Release Notes onderhoudsversie april van 9

3 Hieronder worden de verschillende stappen meer in detail besproken. Voor de eerste 2 stappen gebruikt u een wizard, die u activeert met de knop [Nieuw]. Stap 1: Keuze van Bureau, Administratieve eenheid, Premiegroep en Model. Stap 2: Kies voor welke kandidaten u tegoeden wilt gaan inboeken: Indien u voor één of slechts enkele kandidaten tegoeden wilt gaan inboeken kunt u deze selecteren in het inboekscherm. In dat geval kiest u in de wizard voor de standaard keuze [Geen kandidaten] en sluit de wizard af met [Klaar]. De andere opties geven u de mogelijkheid om een grote groep kandidaten in één keer in te boeken. Let op! Bij grotere organisaties zal de geselecteerde groep kandidaten al snel heel groot kunnen worden. Dit kan vertragend werken op het boekings- en verwerkingsproces. Stap 3: Nadat u de wizard heeft afgerond door op de knop [Klaar]. te drukken kunt u gaan inboeken. Het inboekingsscherm is een popup scherm. Als u in de wizard geen kandidaten heeft gekozen, is het scherm leeg. Met de knop [Kandidaat toevoegen] kunt u op de gebruikelijke wijze een kandidaat selecteren. De gekozen kandidaat wordt aan het scherm toegevoegd, voor elke reserveringscomponent een regel. FS90421R104- Release Notes onderhoudsversie april van 9

4 Als u klaar bent met inboeken komt u terug in het hoofdscherm met een druk op de knop [OK]. Stap 4: Wanneer het inboeken gereed is, kunt u de inboekingen verwerken met de knop [Verwerken]. Dat wil zeggen dat de ingeboekte waarden worden doorgevoerd in de tegoeden van de kandidaten. Tevens worden er journaalregels gemaakt, op basis van de bij de reserveringscomponenten ingestelde grootboekrekeningen. Het verwerkingsproces kan enige tijd in beslag nemen. Van de verwerking worden tevens journaalregels gemaakt Opmerkingen Ingeboekte waarden voor kandidaten die al een tegoed hebben staan worden bijgeteldin het reeds bestaande tegoed. Het bestaande tegoed wordt dus niet vervangendoor de ingeboekte waarde. Ingeboekte tegoeden in tijd worden door FlexService gewaardeerd naar een tegoed in geld, als dat aan de hand van een bestaand contract bepaald kan worden. Bij ontbreken daarvan zal de (her)waardering in geld gebeuren zodra er een verloning plaatsvindt. FS90421R104- Release Notes onderhoudsversie april van 9

5 Tijdens het verwerken mag er niet gelijktijdig verloond worden en mogen er geen loonafrekeningen worden aangemaakt. FlexService controleert of er een verloning actief is, maar u moet er zelf op letten dat er geen loonafrekeningen worden aangemaakt op het moment van verwerking. In een latere onderhoudsrelease zal dit worden aangepast, zodat FlexService de controle automatisch uitvoert. Met de knop [Export] kunt u de ingeboekte gegevens exporteren naar een Excel spreadsheet. In de module Controle>Loonstaat kunt u op de subtab Reserveringen de ingeboekte waarden terugvinden in de bovenste regel. De geboekte bedragen zijn daar bijgeteld in de begingstand van het jaar. Door het inboekingsproces worden de reserveringstegoeden verhoogd respectievelijk verlaagd. Omdat dit buiten het normale verloningsproces om gebeurt, zult U zien, dat er geen aansluiting meer bestaat tussen de reserveringstegoeden van de voorafgaande loonafrekeningen en de loonafrekeningen die na het verwerken van de inboeking worden aangemaakt. Deze verschillen zijn precies de ingeboekte bedragen. Nadat een verwerking is aangemaakt is de status 'Aangevraagd'. Tijdens het inboeken is de status 'In bewerking', zodat geen andere gebruikers in dezelfde verwerkingsbatch kunnen boeken. Als de boekingen eenmaal verwerkt zijn is de status 'Gereed' Inrichting Het is heel eenvoudig om Reserveringen Inboeken te kunnen gebruiken. Er zijn slechts twee zaken waar u op moet letten: Zorg er in FlexAdministrator > Instelling bij module Proces voor, dat het 'In Gebruik' vinkje van het tabblad ReserveringenInboeken aangevinkt staat, en dat de juiste gebruikers en gebruikersgroepen voor dit tabblad geautoriseerd zijn. Controleer of voor alle inboekingscomponenten de grootboekrekeningen 'Kosten' en 'Reserveringen' ingevuld zijn MI:Consolidatieopbureau Vanaf deze versie kunnen een aantal Management Informatie rapporten worden geconsolideerd op bureau. Door in scherm Management Informatie op regel 'Burau - per' een niveau uit de bureaustructuur te kiezen worden alle gegevens opgeteld tot dat niveau. Niveaus die in FlexService kunnen worden gebruikt zijn Holding, Werkmaatschappij, Regio, Rayon, Vestiging en Unit. In de FlexAdministrator, module Entiteit kunnen de niveau worden aangezet. Hier kan ook de naam worden veranderd, bijvoorbeeld als in uw organisatie niet wordt gesproken over Rayons maar over Districten. Holding W erkmaatschappij Werkmaatschappij Regio Regio Rayon Rayon Vestiging Vestiging Vestiging Vestiging Unit Unit FS90421R104- Release Notes onderhoudsversie april van 9

6 Dit is de meest uitgebreide structuur. Lagen kunnen natuurlijk worden weggelaten en bijvoorbeeld vestigingen rechstreeks onder een werkmaatschappij worden geplaatst, of het niveau 'Unit' helemaal niet gebruiken. Zie de voorbeeldstructuur van een burau in de schermprint hieronder. De vestigingen zijn eigenaar van declaraties. De uren, omzet en marge worden onder die vestigingen op de management informatie getoond. Wordt in scherm Management Informatie aangegeven dat moet worden geconsolideerd per Rayon dan worden de cijfers van vestigingen Rotterdam, Gouda en Dordrecht bij elkaar opgeteld en onder 'Rayon Zuid-West' op de rapporten getoond. Wordt gekozen te consolideren op niveau Regio dan worden ook de vestigingen Arnhem en Apeldoorn (uit Rayon Zuid-Oost) meegenomen en alles onder 'Regio Zuid' getoond. Consolidatie op bureau is mogelijk bij de volgende rapporten: 3000 UOM 3001 UOM klantrelatie 3002 UOM klantrelatie, declaratie 3003 UOM klantrelatie, kostenplaats 3005 UOM kandidaat 3006 UOM kandidaat, declaratie 3007 UOM kandidaatsoort 3010 UOM sector, fase 3011 UOM uitzendingwijze, sector, fase 3020 Rangorde klantrelaties 3025 Omzetstatistiek bureau 3026 Omzetstatistiek klantrelatie 3027 Omzetstatistiek klantrelatie, uitzendingwijze, sector, fase 3030 Omzetstatistiek sector, fase 3031 Omzetstatistiek uitzendingwijze, sector, fase 3029 Omzetstatistiek kandidaat 3040 Omzetcumulatief bureau 3041 Omzetcumulatief klantrelatie 3045 Omzetcumulatief kandidaat FS90421R104- Release Notes onderhoudsversie april van 9

7 2.03 MI:VerwerkingweekversusGewerkteweek Ook mogelijk vanaf deze versie is de keuze de gegevens te tonen per verwerkingweek of per gewerkte week. Hiervoor is rechtsonder in scherm 'Management Informatie' een keuzemogelijkheid toegevoegd. Indien niets is ingevuld zal altijd worden gerapporteerd per verwerkingweek. Dit is zoals het nu ook is in FlexService. De keuze tussen verwerkingweek of gewerkte week is mogelijk bij dezelfde reeks rapporten waarin de consolidatie op bureau is toegevoegd (zie lijst boven). 3 FlexService In module Bericht tabblad Weekaanlevering is knop [Direct verzenden] toegevoegd. Met deze actie wordt het bericht Weekaanlevering gegenereerd, en meteen verzonden naar de Belastingdienst. Deze knop heeft daarmee hetzelfde resultaat als eerst op knop [Weekaanlevering] drukken, en daarna het aangemaakte bericht verzenden met knop [Verzenden]. Deze knop kan worden aangezet in de FlexAdministrator, module Instelling, Modules, Bericht, Tabblad Weekaanlevering, instelling "Knop [Direct verzenden] toegankelijk". Op tabblad Default van module Bureau is het zo dat een bij een vestiging ingevulde waarde als default wordt overgenomen. Indien er geen waarde is ingegeven dan wordt de waarde van de werkmaatschappij overgenomen. Echter, bij vinkvelden is er geen mogelijkheid om een lege waarde in te vullen. De vinkvelden zijn daarom vervangen door selectielijsten met de waarden Ja, Nee, en die leeggelaten kunnen worden. Geen waarde (leeg) betekent dat er niets is ingevuld en dat dus de waarde van de werkmaatschappij overgenomen moet worden. In module Component is tabblad Import gewijzigd. Vanaf nu kunnen er per component meerdere coderingen worden opgegeven die worden gebruikt in importbestanden met declaratiegegevens. Tabblad Vordering in module Debiteur is voorzien van totalen onder aan de kolommen met bedragen (bedrag netto, bedrag BTW, bedrag korting, bedrag kredietbepering, bedag bruto, bedrag betaald, bedrag openstaand). Deze totalen gaan ook mee in de Export naar MS Excel. In wizard 'Nieuwe declaratie aanmaken' in module Declaratie zijn diverse wijzigingen: - Er is een filterknop [Actief] dat standaard aan (ingedrukt) staat. Bij het zoeken naar contracten worden dan alleen de actieve contracten getoond. Als de filterknop wordt uitgezet dan worden ook contracten getoond die de afgelopen zes maanden zijn beëindingd. - Er zijn twee kolommen toegevoegd: TotMet (Contract einddatum) en Contractstatus. - Het is nu mogelijk om kolommen te ordenen, toe te voegen, te verwijderen, enz. Dit in overeenstemming met andere grids in FlexService. De instellingen worden ook opgeslagen. Net als tabblad Vordering in module Debiteur is ook tabblad (Verkoop)Factuur in module Facturatie is voorzien van totalen onder aan de kolommen. Op tabblad Declaratie in module Import zijn toegevoegd de kolommen ExternDeclaratieID en BestandRegelNr. Eerste kolom toont bij HR-XML timecards het element IdValue. Kolom BestandRegelNr bevat een eventueel in het ingelezen bestand aanwezige regelnummer en is handig voor terugzoeken waar een gegeven vandaan is gekomen. In module Kandidaat is het mogelijk gemaakt om de controle op dubbel sofinummer binnen een werkmaatschappij te laten uitvoeren. In de FlexAdministrator is er een keuze bijgekomen bij Instelling > Modules > Kandidaat > Controles > instelling 'Sofinummer is uniek'. De keuze uniek kan zijn binnen FlexService (de gehele database) of binnen de werkmaatschappij. De werkmaatschappij hierbij is de werkmaatschappij waaronder de eigenaar van de kandidaat is geplaatst binnen de bureaustructuur. Voor het uniek zijn van nummers van het identificatiebewijs, werkvergunning etc. is dezelfde mogelijkheid gekomen. De totalen van de factuurbedragen zijn ook toegevoegd in tabblad Vordering in module Klantrelatie. Nieuw zijn ook de filterknoppen [Dit jaar] en [Vorig jaar]. Filterknop [Dit jaar] staat standaard aan bij het openen van het tabblad. Aan de module Proces is de nieuwe tab ReserveringInboeken toegevoegd. Zie onder 'Inboeken van reserveringen' boven. FS90421R104- Release Notes onderhoudsversie april van 9

8 In module Regeling is toegevoegd tabblad Beloning. In dit nieuwe tabblad kan de beloningstructuur uit een CAO worden ingegeven. Ook tabblad CAO is hiervoor aangepast. Deze gegevens worden nog niet toegepast voor contracten. Dat gebeurt in de komende versie. 4 FlexAdministrator (geen wijzigingen) 5 Rapporten/MI/Filters/Mail-merge 5.01 Rapporten Nieuw rapport 0260 Component import toont de gegevens uit het gewijzigde tabblad import in module Component. Eind vorig jaar is een wijziging doorgevoerd in de selectie van gegevens onder de rapporten over contracten. Alleen de gegevens van de huidige versies van contracten werden opgehaald, waarmee alle historische versies (status is 'Historisch') uit de rapporten werden weggehouden. Er zijn meerdere incidenten hierop binnengekomen. De wijziging had ook als gevolg dat een gewijzigd te accorderen contract niet meer kon worden afgedrukt met bijvoorbeeld rapport 0300 Contract details (bij een gewijzigd contract is die versie dan nog niet de huidige, dat is de voorgaande versie die nog status 'Actief' heeft.). Deze wijziging is dus weer teruggedraaid en alle contractversies worden teruggeven. Maak eventueel een filter met 'Huidige contractversie'. Voor rapport 0301 Contract overzicht is een variant toegevoegd Contract overzicht (huidig) - die standaard al alleen de huidige versies van contracten toont. Op rapport 0525 Kandidaat historie ziek werden de kolommen 'Aantal dagen' en 'Aantal weken' niet gevuld. Dit is hersteld ManagementInformatie Nieuw rapport 3029 Omzetstatistiek kandidaat. Toont dezelfde gegevens als rapport 3026 Omzetstatistiek klantrelatie, maar dan voor kandidaten. De opzet van rapport 3030 Omzetstatistiek sector, fase is gelijkgetrokken met de andere rapporten omzetstatistiek. In dezelfde opzet als rapport 3040 Omzetcumulatief bureau zijn toegevoegd de rapporten 3041 Omzetcumulatief klantrelatie en 3044 Omzetcumulatief kandidaat. Van rapport 3040 is variant 2 vervallen. De selectie onder rapport 3500 Kandidaten niet gewerkt is herschreven waardoor het rapport sneller opent. Dit rapport toont alle plaatsingcontracten waarop al een aantal weken geen declaratie meer is verwerkt. Het aantal weken dat verstreken moet zijn om op de lijst te verschijnen kan door de gebruiker worden opgegeven in veld 'Aantal' op scherm Management Informatie. Met dit rapport kunnen contracten waarop niet meer wordt gewerkt gericht worden afgesloten. De standaardwaarde die voor het aantal weken niet gewerkt wordt genomen als de gebruiker niets invult in scherm Management Informatie is instelbaar gemaakt. Dit kan in de FlexAdministrator, module Instelling, Management Informatie, Rapport 3500 Kandidaten niet gewerkt. Deze instelling heeft standaard de waarde 4 als in de huidige situatie. Voor rapport 3501 Klantrelaties geen uren zijn vergelijkbare aanpassingen gemaakt. Ook hier is het aantal weken instelbaar geworden. Consolidatie op bureau mogelijk in een aantal rapporten. Zie uitleg boven. Keuze tussen verwerkingweek en gewerkte week mogelijk in een aantal rapporten. Zie uitleg boven. Instelbaar is het gemaakt hoe de naam van de medewerker wordt getoond boven aan het rapport als voor hoofdgroepering 'Relatiebeheer declaratie' wordt gekozen. In de FlexAdministrator, module Instelling, 'Management Informatie', 'Medewerker/relatiebeheer opmaak naam'. Deze instelling heeft vooralsnog alleen effect in de rapporten FS90421R104- Release Notes onderhoudsversie april van 9

9 5.03 FlexW arehouse Nieuwe dimensie: Branche (DWD_Branche) Filters Contract: - Versie (het versienummer van het contract). - Is wijziging (ja indien versienummer groter dan 1). - Huidige contractversie Mail-merge Beschikbaar zijn gekomen voor alle mail-merge documenten gegevens van de ingelogde gebruiker: - GebruikerNaam - GebruikerBureau - Gebruiker - GebruikerTelefoonnummer - GebruikerNummer - GebruikerFunctie - GebruikerAfdeling - GebruikerSpecialisme - GebruikerVestiging - GebruikerBureauPlaatsnaam - GebruikerBureauStraatregel - GebruikerBureauPlaatsregel GebruikerBureauLand - GebruikerBureauTelefoontype - GebruikerBureauTelefoonnunmmer - GebruikerBureau type - GebruikerBureau adres - GebruikerBureauWebsite - GebruikerVestigingPlaatsnaam - GebruikerVestigingStraatregel - GebruikerVestigingPlaatsregel - GebruikerVestigingLand - GebruikerVestigingTelefoontype - GebruikerVestigingTelefoonnunmmer - GebruikerVestiging type - GebruikerVestiging adres - GebruikerVestigingWebsite FS90421R104- Release Notes onderhoudsversie april van 9