Lean in de sociale economie: een analyse

Transcriptie

1 Lean in de sociale economie: een analyse Context Dit rapport is het resultaat van een recente bevraging rond het thema lean binnen de sociale economie in Vlaanderen. Het kadert in een ruimer initiatief van In C en Deloitte om zowel de kennis rond lean te verbreden bij organisaties binnen de sociale economie alsook kennisdeling mogelijk te maken tussen de meer bedreven organisaties in lean in de sociale economie. Deelnemers Aan deze bevraging namen 91 bedrijven deel uit de sociale economie. Type organisatie Grootte van de organisatie (in VTE) 14% 22% 9% 55% 44% 23% 33% Sociale werkplaats Lokale diensteneconomie Beschutte werkplaats Andere: < 50 VTE VTE > 100 VTE Type activiteiten 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Type activiteiten van de organisaties 1

2 Ongeveer de helft van de sociale economiebedrijven nemen lean actief op in hun dagelijks beleid. Nee, dit is niet gekend 42% 47% Ja, en wordt actief toegepast in de organisatie 91% Er is recent gewerkt rond lean binnen de organisatie 11% Ja, maar lijkt ons niet toepasbaar in onze type organisatie 9% Geen recente lean initiatieven (>2jaar) 2

3 Meeste lean initiatieven gaan over lean op de werkvloer (5S & visualisatie). Hierbij merken we een sterke betrokkenheid van de omkadering, de doelgroep wordt hierbij nog niet systematisch betrokken. Thema s waarrond werd gewerkt Betrokkenen binnen de organisatie 14% Kwaliteitsverantwoordelijke 47% Product en materiaalstromen 44% Doelgroep medewerkers Nee, dit is niet gekend 26% 9% 19% Procesoptimalisatie Leveranciersbeheer Machine & materiaalbeheer 81% Instructeurs / begeleiders 42% 47% Ja, en wordt actief toegepast in de organisatie 53% Lean in de organisatie 30% Administratieve bedienden 11% 72% 5S en visualisatie 60% Productieverantwoordelijke Ja, maar lijkt ons niet toepasbaar in onze type organisatie 16% 19% Planning Kwaliteit 56% Algemene directie 3

4 De bevraging omvatte 8 verschillende aspecten van Lean: Kwaliteit Planning 5S & Visualisatie (lean op werkvloer) Machine &materiaalbeheer Leveranciersbeheer Administratieve en ondersteunende procesoptimalisatie Lean in de organisatie (betrokkenheid medewerkers) Product &materiaalstromen 4

5 Ondanks het feit dat 47% van de organisaties actief bezig is met lean in de organisatie is de inschatting van hun eigen maturiteit op al deze domeinen eerder bescheiden. 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 Gemiddelde maturiteit vandaag Gemiddeld ambitiniveau Het grote verschil in huidige maturiteit en ambitieniveaus toont aan dat er binnen de sociale economie nog heel wat werk verricht kan worden rond lean. 5

6 Zijn de huidige kennis en noden voor alle type organisaties in de sociale economie identiek of hebben ze elk hun specifieke uitdagingen? 2013 Deloitte

7 We stellen vast dat er bij de verschillende type organisaties toch dezelfde gebreken in maturiteit worden aangegeven als het aankomt op lean. Zo zijn Lean in de organisatie en 5S & visualisatietechnieken zijn duidelijke werkpunten. Beschutte werkplaats Sociale werkplaats Lokale diensteneconomie Andere: Kwaliteit 3,2 3,1 3,2 2,9 Lean in de organisatie 1,9 2,3 1,9 2,6 Product en materiaalstromen 2,8 2,6 2,4 2,3 Administratieve en ondersteunende procesoptimalisatie 3,1 3,0 2,6 2,8 5S & visualisatietechnieken 2,5 2,4 2,7 2,1 Leveranciersbeheer 3,1 3,3 3,0 2,6 Planning 3,2 3,1 3,1 3,0 Machine en materiaalbeheer 2,9 3,0 2,9 3,0 7

8 Als we deze ingeschatte maturiteit zetten naast het ambitieniveau dat deze organisaties vooropstellen, dan zien we de grootste verschillen bij 5S & visualisatietechnieken. Dit geeft aan dat dit een prioritair werkpunt is voor de sector. Beschutte werkplaats Sociale werkplaats 5,0 4,0 3,0 5,0 4,0 3,0 2,0 2,0 1,0 1,0 Huidige score Ambitieniveau Huidige score Ambitieniveau Lokale diensteneconomie Andere: 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 Huidige score Ambitieniveau Huidige score Ambitieniveau 8

9 Een detail analyse per lean categorie: 2013 Deloitte

10 8 verschillende aspecten van Lean Kwaliteit Planning 5S & Visualisatie (lean op werkvloer) Machine & materiaalbeheer Leveranciersbeheer Administratieve en ondersteunende procesoptimalisatie Lean in de organisatie (betrokkenheid medewerkers) Product & materiaalstromen 10

11 Met ambitieniveaus die beduidend hoger liggen dan huidige maturiteit geeft de sector aan dat kwaliteit een duidelijk werkpunt is voor de sector. Resultaten De kwaliteit van het geleverde werk stemt overeen met de verwachtingen van de klant Feedback van klanten worden systematisch opgenomen en verwerkt binnen de organisatie 2 1 Er heerst een cultuur van kwaliteit bij iedereen In ons werk wordt er zowel door begeleiders als medewerkers systematische controle uitgevoerd op kwaliteit van geleverde werk Hoe scoren we vandaag? Welk niveau willen we in toekomst bereiken? Conclusies Organisaties in de sociale economie kennen de verwachtingen van hun klanten inzake kwaliteit. Toch liggen de ambitieniveaus een stuk hoger dan de huidige maturiteit. Systematische controle van het geleverde werk en feedback van klanten capteren worden gezien als de belangrijkste werkpunten. 11

12 Lopende kwaliteitsinitiatieven in de sociale economie Continue zelfcontrole & buddysysteem Jaarlijks kwaliteitsplan op basis van EFQM model Identificatie & beheersing van sleutelprocessen Identificatie & registratie van indicatoren Vereenvoudiging van processen SMART doelstellingen & PDCA opvolging Periodieke tevredenheidsenquêtes 12

13 Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. kwaliteit voor een volgende projectfase: Participatie van de doelgroep verhogen PDCA Definiëren kwaliteit en kwaliteitsniveaus Borging van kwaliteit Meetsystemen en meetbare indicatoren Efficiënte kwaliteitsprocedures Hoe een systeem van kwaliteit opzetten binnen een organisatie met zeer diverse producten en diensten? Theoretisch ISO kader omzetten in de praktijk Hoe Klantenbevraging en organiseren? 13

15 Vandaag de dag worden er op een goede manier planningen opgesteld en worden deze binnen de organisatie gebruikt door alle werknemers. Resultaten We hebben een goede manier van planningen maken De werkplanning is duidelijk, wordt toegepast en wordt begrepen door de medewerkers. Monitoren hebben een zicht op de gemiddelde tijd die een taak vraagt van iedere medewerker Hoe scoren we vandaag? Welk niveau willen we in toekomst bereiken? Conclusies Organisaties in de sociale economie hebben een redelijke maturiteit als het aankomt op planningen maken. De opgestelde werkplanningen zijn een instrument dat binnen de organisatie gebruikt wordt zowel door begeleiding als door de doelgroep. Organisaties in de sociale economie zouden op termijn nog willen verbeteren in het opstellen van planningen dit door verhoogde accuratie, 15

16 Lopende initiatieven rond planning in de sociale economie Uitvlakken van pieken en dalen door interne stockage Koppelen van productieplanning aan personeelsplanning in ERP Communiceren met klant over realistische levertermijnen Planning is vast thema op wekelijkse productievergadering Marges inbouwen in de planning Rekening houden met individuele capaciteiten van werknemers bij samenstelling ploegen en opstellen planning Planning visualiseren en communiceren op de werkvloer Betrekken van doelgroep bij opstellen van planning Verder werken van voorcalculaties 16

17 Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. planning voor een volgende projectfase: Hoe planningen afstemmen op reële capaciteit? Best practices Hoe efficiënt planningen last minute bijsturen? Evaluatie van gebruikte planningsinstrumenten Communicatie van planning op werkvloer Nacalculatie en hoe dit te gebruiken bij opstellen van planningen Hoe volatiliteit zowel in vraag en aanbod opvangen in planning? Een overzicht van eenvoudige en betaalbare planningstools Capaciteitsbepaling van machines en werknemers 17

19 Het gebruik van informatieborden en visuele hulpmiddelen om te communiceren op de werkvloer is nog niet goed ingeburgerd in de sociale economie. Dit is zeker een aandachtspunt. Resultaten We werken altijd ordelijk en overzichtelijk Opdrachtstatus en geleverde kwaliteit worden gecommuniceerd naar onze medewerkers door middel van informatieborden en visuele hulpmiddelen Onze werkplaats is altijd ordelijk en georganiseerd. Hoe scoren we vandaag? Welk niveau willen we in toekomst bereiken? Conclusies Gemiddelde maturiteit in de sociale economie als het aankomt op 5S en visualisatie is redelijk beperkt met een duidelijke zwakte in gebruik van informatieborden en visuele hulpmiddelen op de werkvloer. Organisaties geven aan dat dit een belangrijk thema is waar men in de toekomst zeker verder aan wil werken. 19

20 Lopende initiatieven rond 5S & visualisatie in de sociale economie Orde en netheid door de doelgroep Implementatie van visuele informatieborden, deze worden wekelijks aangepast Resultaten visualiseren Lean / 5S verantwoordelijke per zone in de werkplaats Vaste opruimmomenten met alle werknemers Visualisatie van productieopdrachten Klantenfeedback vertalen in visuele informatie 20

21 Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. 5S en visualisatie voor een volgende projectfase: Betrokkenheid van doelgroep verhogen? Hoe orde en netheid verankeren in cultuur van organisatie? Hoe inbreuken op lean en 5S snel ontdekken en hoe hiermee omgaan? Kaizen events Creatie van visuele hulpmiddelen Geschikte dashboards om te delen met doelgroep 21

23 Op vlak van machine- en materiaalbeheer schatten de organisaties als redelijk gevorderd in. Toch zijn er nog een aantal duidelijke werkpunten zoals organisatie intern van machine en materiaalbeheer en visualiseren van de stockniveaus. Resultaten Het beheer van machines, materialen en stockage is goed georganiseerd binnen de organisatie. 5 4 Rond het bestellen van materiaal en machines bestaan er goede afspraken die door iedereen gekend en nageleefd worden Materialen en machines hebben een vaste plaats in onze werkplaats. Het is goed te zien wanneer er tekorten zijn van materialen, onderdelen en grondstoffen. Hoe scoren we vandaag? Welk niveau willen we in toekomst bereiken? Conclusies Gemiddelde maturiteit in de sociale economie als het aankomt op machine en materiaalbeheer is behoorlijk. Geen van de aspecten van materiaal en machinebeheer scoort ondermaats. Verdere werkpunten voor de toekomst zijn het visualiseren van stockniveaus en interne organisatie van beheer van machines en materialen. 23

24 Lopende initiatieven rond machine- en materiaalbeheer in de sociale economie Preventief jaarlijks onderhoudsschema Her-organisatie centraal magazijn met vaste magazijnier Organisatie groepsaankopen basismaterialen Definiëren rollen en verantwoordelijkheden voor materiaalbeheer Visualisatie stockniveaus Vaste plaatsen voor machines Aankoop en voorraadregelement Optimalisatie machinebezetting + onderhoudsplan per machine 24

25 Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. machine- en materiaalbeheer voor een volgende projectfase: Hoe beslissen over investeringen? Methodieken en procedures voor machinebeheer + onderhoud Registratiesystemen om machinegebruik in kaart te brengen. Preventief onderhoud organiseren Efficiënt materiaalbeheer Hoe stockageruimtes best organiseren? 25

27 Op vlak van leveranciersbeheer schatten de organisaties zich als ervaren in. Er is een duidelijke communicatie met de leveranciers over kwaliteit van geleverde goederen en diensten. Resultaten De prestaties van leveranciers (vb. tijdigheid van levering, kwaliteit van producten, etc.) worden opgevolgd Er is communicatie naar onze leveranciers over problemen met geleverde diensten of producten. Onze leveranciers worden gestructureerd benaderd (vb. via vaste personen, vaste tijdstippen). Hoe scoren we vandaag? Welk niveau willen we in toekomst bereiken? Conclusies Gemiddelde maturiteit in de sociale economie als het aankomt op leveranciersbeheer is redelijk hoog. Enige aandachtspunt is het verder intern structureren van de benadering van deze leveranciers. 27

28 Lopende initiatieven rond leveranciersbeheer in de sociale economie Oefening om juiste balans te vinden tussen vrijheid van werken van teams & conformiteit naar de aankoopprocedures Reorganisatie aankoop SPOC binnen de organisatie per leverancier Prijsvergelijkingen met andere leveranciers (steekproefsgewijs) Jaarlijkse evaluatie van leveranciers 28

29 Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. leveranciersbeheer voor een volgende projectfase: Aanpak / manier om kortingen en betere voorwaarden te bekomen? Hoe leveranciers evalueren? Hoe (via ERP) een verdere integratie van leveranciers bekomen? Hoe systematiek in opvolging krijgen? 29

31 Administratieve en ondersteunende processen zijn vandaag de dag goed georganiseerd, toch identificeren meeste organisaties dit nog als een duidelijk werkpunt, dit met name om de operationele werking te versterken. Resultaten Administratieve en ondersteunende processen zijn duidelijk en efficiënt georganiseerd Administratieve en ondersteunende processen zijn duidelijk toegewezen (rollen en verantwoordelijkheden). Deze processen zijn een meerwaarde voor de operationele werking van de organisatie(prijsberekeningen voor offertes, nacalculaties, ). Hoe scoren we vandaag? Welk niveau willen we in toekomst bereiken? Conclusies Gemiddelde maturiteit in de sociale economie als het aankomt op administratieve en ondersteunende processen is redelijk hoog. Er is geen enkel aspect dat ondermaats scoort. Het verbeteren in alle aspecten van administratieve en ondersteunende processen wordt door de organisaties gezien als een duidelijke meerwaarde en actiepunt voor de toekomst. 31

32 Lopende initiatieven rond leveranciersbeheer in de sociale economie Administratieve vereenvoudiging Uitwerken takenpakketten Systematisch opvolgen van offertes Uittekenen / standaardiseren van processen Informatiestromen op punt zetten van werkplaats naar de ondersteunende diensten Installatie programma rond prijscalculatie 32

33 Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. leveranciersbeheer voor een volgende projectfase: Procedures vereenvoudigen Automatisatie software Hoe leveranciers evalueren? Centralisatie van administratieve en ondersteunende diensten Hoe technische mensen overtuigen van het belang van administratie? Software voor dataverwerking geen SAP Nacalculatie Vereenvoudiging Doorlooptijd offertes 33

35 Lean is duidelijk nog niet doorgedrongen in de organisaties en op de werkvloer van de sociale economie organisaties. Dit is een duidelijk werkpunt voor de sector. Toch zijn de ambitieniveaus hierrond een stuk lager als voor de andere thema s. Resultaten Lean werkwijzen en methodieken worden vandaag de dag toegepast in de organisatie en op de werkvloer Er zijn opleidingenmomenten rond lean voor alle medewerkers. Onze medewerkers denken mee na en werken continue mee aan het verbeteren van de werking binnen de organisatie. Hoe scoren we vandaag? Welk niveau willen we in toekomst bereiken? Conclusies Lean is nog niet doorgedrongen tot op de werkvloer van de sociale economieorganisaties. De toepassing van lean methodieken op de werkvloer is ondermaats alsook de opleidingsmomenten hierrond voor alle medewerkers. De ambities om lean op de werkvloer te integreren en om hieraan te werken liggen ook lager als voor de andere thema s. Lean op de werkvloer is dus niet de eerste prioriteit. 35

36 Lopende initiatieven rond lean in de organisatie / betrokkenheid van werknemers in de sociale economie Werken met zeer concrete projecten voor betrokkenheid doelgroep Coaching & zelfsturende teams Dagelijkse teammeetings Procedures uitschrijven en visualiseren Lean informatie & verbeterborden Opleidingsmomenten m.b.t. lean Investeren in ergonomie Installatie programma rond prijscalculatie 36

37 Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. lean in de organisatie / betrokkenheid van werknemers voor een volgende projectfase: Geschikte lean opleidingen voor doelgroep Hoe informatiedoorstroom naar de doelgroep verbeteren rond lean initiatieven? Betaalbare lean opleidingen Hoe doelgroep stimuleren om mee te gaan in het lean verhaal? Vertaalslag van opleiding naar de praktijk Visualisatie processen in kader van lean Verbeterborden Lean toolbox Muda walks 37

39 Organisaties geven aan ondermaats te scoren als het aankomt op optimalisatie van product en materiaalstromen. Niettemin zien ze hier toch een aantal duidelijke verbeterpunten voor de toekomst. Resultaten We hebben een overzicht van de gemiddelde materiaalkost per activiteit. 5 De stroom van producten / materialen is logisch ingebed in de huidige infrastructuur Er wordt gestreefd naar optimalisatie van product en materiaalstromen in de organisatie. We maken regelmatig gebruik van tussenvoorraden om de continuïteit van het proces te garanderen. Er wordt actief gewerkt aan duidelijk en kosten efficiënt stockbeheer Er zijn regelmatig onderbrekingen in het productieproces, dit door ontbreken van een continue stroom tussen verschillende productie stappen. Hoe scoren we vandaag? Welk niveau willen we in toekomst bereiken? Conclusies Huidige maturiteit in het optimaliseren van product en materiaalstromen is ondermaats bij de organisaties in de sociale economie. Duidelijke werkpunten voor deze organisaties zijn het bepalen van materiaalkost per activiteit alsook het optimaliseren van product en materiaalstromen en verbeteren van stockbeheer. Continuïteit van processen is minder een werkpunt. 39

40 Lopende initiatieven rond lean product en materiaalstromen in de sociale economie In kaart brengen van alle materiaalstromen E2E processen verduidelijken Uitgetekende vaste plaatsen voor in- en uitvoer van materialen Controle van product en stockniveaus na elke productiestap Reorganisatie magazijn en loskades Nieuwe productieruimte ingericht met oog op optimalisatie van materiaalstromen Automatisatie stockbeheer Regelmatig processen herbekijken, continue verbetering 40

41 Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. product en materiaalstromen voor een volgende projectfase: Afval in kaart brengen en minimaliseren Systematiek / software voor materiaalkost te berekenen Bedrijfsbezoeken Best practices Tips & tricks Value stream mapping Leren werken met minder stock Hoe productieflows eenvoudig uittekenen? Organisatie magazijn voor optimale goederenstroom van en naar magazijn Hoe variantie in processen wegwerken? 41

42 Volgende projectfase: 2013 Deloitte

43 Zowel huidige maturiteit als beoogde ambitieniveaus worden gebruikt om prioriteiten te stellen zowel voor de opleidingsmomenten als voor de lerend netwerksessies. Huidige maturiteit 4 Huidig niveau van maturiteit wordt gezien als voldoende. Rond deze thema s zullen beste praktijken en ervaringen in kaart gebracht worden. Deze zullen aan bod komen tijdens de lerend netwerksessies. Ondanks de hoge maturiteit rond deze thema s is er hier toch nog steeds een duidelijke vraag naar verdere ontwikkeling en kennisdeling in de sector. Deze thema s zullen uitvoerig opgenomen worden in het lerend netwerk en de sessies rond kennisdeling. 3 Geen prioritair werkpunt voor de sociale economie. Duidelijke nood aan opleiding rond deze thema s. Gezien we rond alle aspecten toch een basisnotie willen meegeven, zullen deze thema s kort behandeld worden in de opleidingsmomenten. Deze thema s zullen prioritair zijn en uitvoering aan bod komen tijdens de opleidingsmomenten en lerend netwerksessies Ambitieniveau 5

44 Op basis van de antwoorden zullen volgende thema s prioritair aan bod komen in de opleidingsmomenten en de lerend netwerksessies. Huidige maturiteit 4 Lerend netwerk 3 Opleiding Leveranciersbeheer Machine & materiaalbeheer Planning Kwaliteit Administratieve & ondersteunende procesoptimalisatie Product & materiaalstromen 5S & visualisatie Lean in de organisatie Ambitieniveau 5