Praktische hulp bij de keuze van een ERP pakket in de Bouw. Peter Van Damme

Transcriptie

1 Praktische hulp bij de keuze van een ERP pakket in de Bouw Peter Van Damme

2 1. Abc DigiBouw 2. Wat is ERP 3. Valkuilen 4. Methodiek en stappenplan 5. Conclusie 6. Hulpmiddelen Agenda

3 ABC DigiBouw Advies m.b.t het afstemmen van de interne organisatie en de ICT omgeving om betere beslissingen in de bedrijfsvoering te kunnen nemen ABC DigiBouw kan zowel op Europees als op Vlaams vlak op financiële ondersteuning rekenen. ABC DigiBouw krijgt financiële steun van het Europese Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO), met een maximum van gespreid over twee jaar.

4 Dromen?

5 Wat is nu ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) is een geïntegreerd geheel van modules die aan de onderneming de nodige informatie verschaffen voor een optimaal gebruik van haar middelen (financiën,human resources, productiecapaciteiten, voorraden,tijd, ).

6 Noodzaak Afremming van een project door tekort aan materialen Leveringstermijnen kloppen niet Te weinig inzicht in kosten Relevante info verspreid over de organisatie Meerdere ingaves van identieke info Grote manuele inspanning voor verzamelen van kerncijfers Geen efficiënt voorraadbeheer

7 Valkuilen

8 De hoofdzonden 1. Geen duidelijke eisen & wensen 2. Alle elementen komen niet aanbod. 3. Vooroordelen t.o.v nieuwe technologiën 4. Ons kent Ons 5. Verhouding technische eis/gebruikerseisen 6. Beperkte interne competentie software + ondercapaciteit 7. Invloed van niet essentiele elementen en trendy functionaliteiten 8. Aankoop zonder waterdichte garantie 9. Onderschatting naar impact implementatie 10. Verkeerde kostenbesparing

9

10 7 stappenplan Informeer de organisatie Inventariseer bedrijfsproces/behoeften Onderzoek relevante leveranciers Lastenboek Voorbeelddossier/demo leverancier Demo gebruikers Negotatie/principebeslissing/contract

11 1 Informeer de organisatie

12 1 1. Informeer de organisatie Het succes van een applicatie wordt bepaald door de aanvaarding van de gebruikers Leg de doelstelling/ planning van het project uit Betrek iedereen in de keuze van het pakket Stel de betrokkenen gerust inzake de verandering Organiseer op verschillende tijdstippen mogelijkheid tot vragen

13 2 Inventariseer bedrijfsproces/ behoeften

14 Vertrekpunt Publicatie WTCB Contact nr 17 Maart 2008

15 Werkwijze Inventaris Processen Beschrijf Bouwproces van offerte tot oplevering Beschrijf ondersteunende processen. Beschrijf managementprocessen. Gebruik ISO certificering als voorbereiding. Pas verbeteringen toe voor de implementatie. ABC Digibouw ICT Scan

16 Extern advies Inventaris Complexe processen & Behoeften Huur een extern technologie onafhankelijk adviesburo in Gebruik subsidie Strategisch Ondernemen of KMO portefeuille

17 Behoeftenanalyse Elementen Gebruik een Behoeftenmatrix Gebruik MusCoW principe Respecteer 80/20 regel

18 3 Onderzoek relevante leveranciers

19 Lijst van relevante Leveranciers Selectie criteria Vertaalslag interne werking naar software Bouwgerelateerd Referenties ABC DigiBouw Aannemers Begeleiden en Coachen naar het Digitale bouwbedrijf Houben nv Verslag IT Scan 25/11/2010 Leverancierslijst: ERP Voor de Bouw 25/11/2010 ABC DigiBouw 1

20 4 Stel Lastenboek op

21 Lastenboek Doelstelling is synergie Gestructureerde communicatie naar relevante leveranciers Basis voor vergelijking leveranciers Unieke karakter van de onderneming Overzicht behouden

22 Lastenboek Inhoud 1. Korte & bondige Samenvatting 2. Contactinformatie: Aanspreekpunten 3. Profiel Leverancier: interne organisatie & financiele status 4. Applicatie overzicht; Informatiestromen, databasestructuur, hardwarevereisten en integratie andere systemen 5. Implementatieplan

23 Lastenboek Inhoud 6. Helpdesk en support: Support op afstand, interventie on site, preventief onderhoud, maandelijkse rapportage 7. Kostenoverzicht: software, onderhoudscontract, updates, licentiekosten, 8. Historiek laatste 3 jaar 9. Toekomstige ontwikkelingen en participatie klanten 10. Referenties: Bedrijven, modules en aantal gebruikers.

24 5 Voorbeelddossier/demo leveranciers

25 Voorbeelddossier/ demo leveranciers Concrete toetsing via voorbeelddossier 1. Kies volledig afgewerkt dossier vanaf offerte tot oplevering van de werf 2. Inventariseer per fase de knelpunten 3. Bespreek de resultaten met de leverancier inzake mogelijke aanpassingen (80/20 regel)

26 6 Demo voor de gebruikers

27 Voorbeelddossier/ demo leveranciers Hands on demo voor gebruikers 1. Kies representatieve gebruikers voor de onderneming 2. Werk een evaluatieformulier uit 3. Inventariseer de feedback en bespreek mogelijke aanpassingen op gebruikersniveau en opleiding

28 7 Principebeslissing/Negotatie/Contract

29 Principebeslissing en Contract Principe beslissing 1. Maak een vergelijking van leveranciers op basis van structuur lastenboek 2. Geef een weging aan de verschillende factoren. 3. Stel volgorde van leveranciers op

30 Principebeslissing en Contract Contract 1. Bij twijfel stel letter of intent op met voorwaarden die nog moeten ingevuld worden. 2. Gebruik delen van het lastenboek om garanties te verkrijgen.

31 Conclusie Evalueer de noodzaak van een ERP Stel je eigen methodiek samen Objectiveer en formaliseer Besteed extra zorg aan het bedrijfsproces en de behoeftenanalyse Kies een beperkt aantal relevante leveranciers Stel een lastenboek op Organiseer demo s (voorbeelddossier/gebruikers) Evalueer de leveranciers op dezelfde parameters

32 Studie ERP E&Y ABC dienstverlening: IT SCAN Hulp van experten Leverancierlijst Template behoefte analyse Template lastenboek Beslissingsmatrix Hulpmiddelen

33 Contacteer Peter Van Damme Vlaamse Confederatie Bouw Lombardstraat Brussel Tel. +32 (0) Mob. +32 (0) Peter.vandamme@confederatiebouw.be