Compliance: Werken volgens het boekje

Transcriptie

1 Hoe is externe veiligheid geborgd in uw organisatie? Compliance: Werken volgens het boekje In dit artikel willen we ingaan op de relatie tussen externe veiligheid en compliance, waarbij uiteindelijk de vraag centraal staat hoe de eisen ten aanzien van externe veiligheid zijn geborgd in de organisatie. Over KWAchem, ARIE, klantvereisten en risico-overlap. Ir. Robin Sinke senior adviseur KAMmanagement en HVK. KWA Bedrijfsadviseurs Ing. Paul Molenberg gecertificeerd Arbeidshygiënist KWA Bedrijfs adviseurs In het kader van externe veiligheid moeten bedrijven voldoen aan de wet- en regelgeving. Het gaat daarbij met name om bedrijven die door de bedrijfsvoering een impact kunnen hebben op hun directe omgeving. Dit zijn niet alleen de grote concerns, maar vaak ook kleinere bedrijven. Maatgevend is hier de combinatie van aanwezige chemicaliën of gevaarlijke stoffen, risicovolle processen en condities. Externe veiligheid is dus voor veel bedrijven een thema. Hoe belangrijk dit is, is wel weer gebleken in de afgelopen maanden. Er zijn in Nederland diverse branden geweest bij bedrijven in de chemie, afval en voedingsmiddelensector, waarbij gevaarlijke stoffen vrijkwamen of hadden kunnen vrijkomen. oktober 2011 I 6

2 Praktijkvoorbeeld Waarmee moet een bedrijf allemaal rekening houden? Een praktijkvoorbeeld: KWAchem: VMS, PBZO, VBS Een middelgroot bedrijf met de naam KWAchem op een bedrijfsterrein ergens in het land. Het bedrijf is BRZOplichtig en moet dus over een VeiligheidsManagementSysteem (VMS) te beschikken. Het VMS omvat het Preventiebeleid Zware Ongevallen (PBZO) en het veiligheidsbeheerssysteem (VBS). Het VMS is bedoeld om het begrip veiligheid systematisch en kwalitatief te benaderen. In essentie betekent dit dat de kans op een ongeval als gevolg van het vrijkomen van een gevaarlijke stof geminimaliseerd moet zijn, dan wel dat het effect van eventueel vrijkomen van gevaarlijke stoffen moet worden beperkt. Hiertoe moeten de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn vastgelegd in de bedrijfsvoering, kortom: toetsbaar en geborgd. Wabo-vergunning, ATEX Daarnaast heeft KWAchem een vergunning in het kader van de Wabo: een omgevingsvergunning, voorheen de zogeheten Wm-vergunning. In de aanvraag en de voorschriften zijn ook verschillende vereisten opgenomen die betrekking hebben op het onderwerp Externe veiligheid. In het bijzonder bevat de omgevingsvergunning eisen ten aanzien van de opslag en beheer van gevaarlijke stoffen, op basis van de PGS-richtlijnen. Ook zijn er enkele specifieke regels van toepassing op het bedrijf, bijvoorbeeld gericht op de gevaren van gas- en stofexplosies (ATEX). Omdat verschillende risico s de gemeentegrens overschrijden, heeft KWAchem ook te maken met eisen van enkele waterschappen en Rijkswaterstaat. Wel RI&E en VR, geen ARIE nodig Tenslotte is KWAchem vanuit de arbowetgeving, net als elk bedrijf, verplicht om een actuele Risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) geïmplementeerd te hebben. Omdat er met gevaarlijke stoffen wordt gewerkt, is dit één van de belangrijke onderwerpen in de RI&E. Het gaat dan in eerste instantie om veiligheid voor de werknemers. Omdat het bedrijf BRZO-plichtig is, hoeft echter geen Aanvullende RI&E ofwel ARIE opgesteld te worden, want die aspecten worden meegenomen in de Veiligheidsrapportage (VR). De verplichting tot inventarisatie van de gevaarlijke stoffen en installaties en handelingen, het kwantificeren van de risico s, ongevalscenario s, het opzetten van een preventiebeleid en een beheerssysteem, en het uitwerken van een plan van aanpak voor het verminderen van de restrisico s, wordt al verplicht gesteld vanuit de BRZO-wetgeving. Arbeidsomstandigheden hebben hier een nauwe relatie met externe veiligheid. Kortom: het niet-bestaande bedrijf KWAchem moete aan een groot aantal vereisten voldoen. Het inzicht in en het aantoonbaar voldoen aan deze eisen, vatten we samen onder het begrip Compliance. Wat is compliance? Er is geen concrete Nederlandse vertaling voor het begrip compliance. De meeste definities komen neer op: werken in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving, en (intern toezicht op) naleven van regels en normen van externen en van de eigen organisatie, ofwel: werken volgens het boekje. Het gaat hier om verschillende regels: wet- en regelgeving en vergunningen, (ISO-)normen, maar ook interne regels én klantvereisten. Vooral deze laatste vereisten worden nog wel eens vergeten. KAM-compliance Hoewel veel ervaringen met en informatie over compliance voortkomen uit de financiële wereld, is het begrip de laatste jaren ook op het gebied van Kwaliteit, Arbo, Milieu (KAM) ook behoorlijk ingeburgerd. In de meeste bedrijven wordt KAM-compliance los gezien van bijvoorbeeld financiële compliance. Praktisch vertaald betekent compliance voor externe veiligheid: het voldoen aan de regels die te maken hebben met externe veiligheid in bedrijven. Hierbij is de eerder genoemde wet- en regelgeving van belang. Daarnaast richt het onderwerp externe veiligheid zich met name op scenario s: wat zou het effect van bepaalde incidenten kunnen zijn, en welke maatregelen dienen op voorhand al genomen te worden? Compliance-management Onder compliance management wordt verstaan: De interne beheersing en/of het beheersingssysteem dat een organisatie onder eigen verantwoordelijkheid opzet ter voorkoming van onrechtmatig handelen binnen die organisatie. Kernwoorden voor goed compliance management zijn: - voldoen aan de scope (bijvoorbeeld Milieu en externe veiligheid); oktober 2011 I 7

3 - aantoonbaarheid (naar intern en extern betrokkenen); - effectief ingericht en passend bij de organisatie, actueel en goede communicatie. Een paar steekwoorden lichten we nader toe Oftewel: het onderwerp compliance van een organisatie en dit aantoonbaar te hebben voor de gehele organisatie en externe stakeholders is de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. De KAM-manager of veiligheidskundige heeft hier een adviserende rol. * Aantoonbaarheid: het is van belang om aantoonbaar te maken dat de organisatie voldoet aan de gestelde regels. Hierbij moet echter wel een balans worden gezocht, zodat niet een bureaucratisch registratiesysteem ontstaat. Men kan natuurlijk alle voorschriften in detail vertalen naar acties en deze allemaal laten aftekenen. Maar als bepaalde werkzaamheden vanuit de kennis en ervaring van de medewerker vanzelfsprekend zijn en regelmatig worden uitgevoerd, is een periodieke controle of deze werkzaamheden op de juiste manier gebeuren, meestal voldoende. Ook door middel van audits kan hierop controle plaatsvinden: er hoeft dus niet dagelijks te worden afgetekend. Het is wel van belang dat bij deze voorschriften duidelijk wordt gemaakt hoe dit geborgd is: via taken (met registratie), via vaste procedures, door middel van opleiding, etc. Praktische inrichting compliance Ons voorbeeldbedrijf KWAchem wil goed compliance management inrichten in de organisatie. De volgende stappen worden ondernomen: - Overzicht van de processen en activiteiten en de afbakening van de scope Compliance begint met een goed inzicht en overzicht over de eigen processen en activiteiten. Die vormen de basis. Ook is afbakening van de scope van belang: in dit geval beperken we ons tot het onderwerp milieu en (externe) veiligheid. Financiële compliance blijft dus bijvoorbeeld buiten beschouwing. Hoewel dit vanzelfsprekend een belangrijk onderwerp is in de organisatie, wordt dit in veel gevallen gescheiden georganiseerd vanuit de financiële afdeling. * Actueel: een systeem is zo goed (of zo slecht) als de informatie die in het systeem beschikbaar is. Er zijn talloze voorbeelden van organisaties waar een ISO- of OHSAS-systeem goed is opgezet, maar waar de werking uiteindelijk nihil is door slecht onderhoud. Sommige verplichtingen wijzigen regelmatig (bijvoorbeeld wet- en regelgeving), anderen wijzigen veel minder frequent (vergunningen, ISO-normen en interne regels). Het is dus van belang om de wijzigingen in wetgeving bij te houden en goed na te gaan wat de consequenties hiervan zijn op de organisatie. Moeten taken worden aangepast, maatregelen worden toegevoegd, opleidingen en trainingen worden aangepast, etc? Uit een onderzoek uit 2008 onder compliance officers 1 bij organisaties stond dit onderwerp bovenaan: hoe houd ik de kennis op peil ten opzichte van (gewijzigde) weten regelgeving? * Communicatie: het is van belang om rondom het onderwerp compliance goed te communiceren, zowel intern, als naar externe stakeholders zoals gemeente, Arbeidsinspectie, provincie, rijk, waterschappen, omgeving, natuur- en milieuverenigingen of bewonersbelangengroepen. In hetzelfde onderzoek stonden in de top 5 van belangrijkste onderwerpen drie zaken die te maken hebben met communicatie: - Goede afstemming en samenwerking van de compliance officer met het verantwoordelijke lijnmanagement (afdelingshoofden, managers, directeuren, etc.); - Creëren van compliance-bewustzijn (organisatie); - Goede dialoog met de externe toezichthouders. - Overzicht van de vereisten (in relatie tot scope) Van alle wet- en regelgeving worden de verschillende vereisten in kaart gebracht. Welke eisen worden gesteld aan procesinstallaties, ondersteunende afdelingen zoals technische dienst, laboratorium en voorzieningen zoals lucht, elektriciteit, koelwater en stoom, in relatie tot het onderwerp milieu en (externe) veiligheid. Er wordt aan de opslag van gevaarlijke stoffen en gasflessen bij het voorbeeldbedrijf KWAchem een aantal fysieke eisen gesteld brandwerendheid, branddetectie, sprinklerinstallatie en een aantal organisatorische maatregelen gekoppeld: controle op aanwezige voorraden (actuele voorradenlijst), periodieke inspectie van de vloeistofdichtheid van de vloeren en certificering van de branddetectie, etc. - Actualiseren van overzicht vereisten Om goed in compliance te zijn én te blijven is het essentieel dat het overzicht van vereisten actueel is. Hiervoor is het noodzakelijk om de wijzigingen in weten regelgeving bij te houden, en te beoordelen of deze consequenties hebben voor de eigen bedrijfsvoering. Recentelijk is bijvoorbeeld een aantal wijzigingen voorgesteld in de PGS-15-richtlijn. Het is dan belangrijk om intern te toetsen in hoeverre de opslag nog steeds voldoet aan de nieuwe richtlijn wanneer deze van kracht wordt en, waar nodig, deze wijzingen te implementeren. - Leg de relatie tot relevante risico s Laten we eerlijk zijn: te allen tijde 100% in compliance zijn is een ambitieus doel. Hoe goed KWAchem het ook intern georganiseerd heeft; er zullen altijd zaken zijn oktober 2011 I 8 1 De agenda van de Compliance officer: wat zijn de issues?, Erasmus Instituut Toezicht & Compliance, 2008

4 Externe Veiligheid als onderdeel van Integrale Veiligheid. Integrale Veiligheid Interne Veiligheid Externe Veiligheid Hulpverlening Algemeen Modaal/ Sectoraal/Objectgericht Gevaarlijke stoften (Bereikbaarheid) (Middelen) (Organisatie) Constructieve veiligheid Brandveiligheid Arbeidsveiligheid Sociale veiligheid Security Veilgheid Wegverkeer Zee- en binnenvaart Spoorwegveiligheid Veiligheid tegen overstroming Inrichtingen Transport Verkeersveiligheid Tunnelveiligheid Machineveiligheid die beter kunnen. Het is dus belangrijk om een goed beeld te hebben van waar in de organisatie de grootste risico s bestaan, en met name dáár de maatregelen te treffen. Op deze manier wordt aantoonbaar een relatie gelegd met de risico s, de wettelijke vereisten die hierbij horen en de maatregelen die genomen zijn. opzet van Dupont het uitgangspunt was: Hoe kan het gezin van de directeur veilig wonen naast de productiefabriek met explosiegevaarlijke of chemische stoffen? Ook deze risico s en de relatie tussen de risico s dienen goed in kaart te worden gebracht, waarbij de focus wordt gelegd op de bijbehorende maatregelen. Preventie én repressie Welke risico s zouden kunnen ontstaan en welke maatregelen kunnen bij voorbaat al genomen worden? KWAchem heeft bijvoorbeeld een opslag van bulkcontainers (IBC s) met toxische stoffen. Een mogelijk scenario is dat een heftruck tegen een stelling aan rijdt, de IBC s vallen en stuk gaan en er giftige dampen vrijkomen. Preventieve maatregelen (Lines of Defence), zowel technisch als organisatorisch, die genomen kunnen worden, zijn: - het aanbrengen van aanrijdbeveiligingen; - het periodiek controleren of er alleen op de onderste laag volle IBC s staan; - het trainen van de rijvaardigheid van de heftruckchauffeurs, etc. Repressieve maatregelen zijn bijvoorbeeld: - het realiseren van een vloeistofdichte vloer met opvangcapaciteit; - een goed werkend bedrijfsnoodplan. Risico-overlap Een extra aandachtspunt is de overlap van het ene risico naar het andere. Denk hierbij aan een lekkage van chemicaliën die een brand kan veroorzaken of een overstroming van een waterzuivering die bodem vervuiling veroorzaakt op het terrein van een aangrenzende inrichting. Hierbij moet ook worden gedacht aan de specifieke uitwerkingen vanuit de BRZO: de plaatsgebonden en de groepsgebonden risico s en wat het bedrijf eraan moet doen om te zorgen dat deze risico s binnen de gestelde normen blijven. Ofwel, zoals bij Van vereisten naar concrete taken En dan misschien nog wel het belangrijkste: hoe kan KWAchem ervoor zorgen dat al deze vereisten goed geïmplementeerd worden? Onze ervaring leert dat het essentieel is om de vereisten met de verantwoordelijke persoon zo concreet mogelijk te maken, bij voorkeur door middel van concrete taken en met afgesproken deadlines. In veel gevallen worden vereisten omgezet in procedures, maar de naleving hiervan is niet altijd goed aantoonbaar. Soms zijn procedures ook onduidelijk, niet goed voor de doelgroep opgesteld, etc. Procedures zijn vaak eenrichtingsverkeer van de staf naar de organisatie. Door het formuleren van concrete taken is het veel duidelijker wat van de medewerkers wordt verwacht. En doordat de afhandeling wordt geregistreerd, is beter inzichtelijk in hoeverre het bedrijf in compliance is. Aandachtspunt hierbij is natuurlijk hoeveel acties daadwerkelijk gere gistreerd moeten worden. Bij handelingen die vallen binnen de dagelijkse routine van de operator, is registratie heel vaak niet zinvol, terwijl juist minder voorkomende periodieke acties wel goed moeten zijn vastgelegd en geborgd. Management of Change-procedure Het voorbeeldbedrijf KWAchem heeft ten aanzien van de vloeren in de opslag van gevaarlijke stoffen een aantal concrete taken geformuleerd. Eén keer per kwartaal dient de facilitair beheerder visueel te inspecteren of de vloer nog in orde is en één keer per zes jaar wordt de vloer officieel door een externe instantie herkeurd. oktober 2011 I 9

5 Ook wordt jaarlijks de sprinklerinstallatie getest door de afdelingsverantwoordelijke en wordt in het voorraadbeheer bij inkoop rekening gehouden met de maximale opslag van bepaalde categorieën gevaarlijke stoffen. Tenslotte heeft KWAchem een Management of Change-procedure, die voorschrijft dat er bij grotere wijzigingen altijd een toets moet plaatsvinden of de opslag nog voldoende geschikt is. De maatregelen naar aanleiding van opgestelde scenario s (zie het eerdere voorbeeld) kunnen ook praktisch vertaald worden naar taken, zowel eenmalig als periodiek. Borging van naleving van de vereisten Door de taken zoveel als mogelijk toe te wijzen in de lijn, wordt de organisatie zich meer bewust van de risico s en de consequenties. De hiërarchisch verantwoordelijken bij KWAchem (de afdelingsmanagers) controleren of de taken ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. De KAM-manager en/of de veiligheidskundige kan zich vooral bezighouden met adviseren, controleren en het uitzetten van nieuwe strategieën. Ondersteunende software KWAchem ziet, vanwege de veelheid aan wet- en regelgeving en vereisten, duidelijk voordelen van het gebruik van een ondersteunend systeem, in dit geval een webbased software-applicatie voor vergunningenbeheer en compliance-management. Zo is er continu inzicht in en overzicht van de werkprocessen, met de mogelijkheid tot analyseren en sturen door middel van taken ( Waar is de organisatie nog niet in compliance? ). De software is ondersteunend en aanvullend en zal nooit de uitvoering vervangen, maar heeft duidelijk een meerwaarde om dagelijks werk slimmer en efficiënter in te richten. In eerste instantie vergt dit een extra inspanning (opzet en implementatie), maar daarna komt het voordeel. BRZO-toezichthouder Ook kan KWAchem bij het bezoek van de toezichthouder laten zien hoe het bedrijf ervoor staat. De BRZO-toezichthouder, de belangrijkste toezichthouder bij KWAchem, hanteert vijf hoofdvragen om te bepalen of het bedrijf een goed veiligheidsmanagementsysteem heeft opgezet en geïmplementeerd, en daarmee in compliance is met de BRZO-wetgeving: - Zijn de juiste gevaren en de daaruit voortkomende risico s onderkend? - Zijn de juiste maatregelen getroffen? - Worden de maatregelen goed onderhouden? - Is er een deugdelijk beheerssysteem waarmee het onderkennen van gevaren en risico s, het treffen van de juiste maatregelen en het onderhouden van die maatregelen is geborgd? - Voert het bedrijf, alles overziend, het juiste preventiebeleid? Compliance-risico s Maar wat gebeurt er nu als KWAchem niet in compliance is? De risico s van niet in compliance zijn liggen zowel op organisatie- als op medewerkerniveau. Bij organisaties kan gedacht worden aan financiële schade en imagoschade. In het ergste geval, bij zware ongevallen, kan het gaan om bedreiging van de continuïteit van de bedrijfsvoering. Het is in het verleden al meerdere malen voorgekomen dat een bedrijf na een (groter) incident financieel in zwaar weer kwam en de publieke opinie ook nog tegen zich kreeg. Door goed compliance management kunnen de risico s sterk worden verminderd. In het compliance management worden regels en procedures vastgelegd, met borging op de uitvoering ervan. Op medewerkerniveau gaat het bijvoorbeeld om risico s op persoonlijk letsel. Cultuur en gewenst gedrag dat ook een bijdrage levert aan een veilige werkomgeving zijn systematisch te implementeren, waarbij aanvullende borging via compliance management ondersteunend kan zijn. Compliance management en andere managementsystemen Compliance management is geen losstaand onderwerp. Veel bedrijven hebben al een bepaalde vorm van milieu- en/of arbozorg, al dan niet gecertificeerd volgens ISO14001 of OHSAS Daarnaast ligt er vanuit het VMS al veel informatie vast. Het is verstandig om te kijken in hoeverre de verschillende eisen gecombineerd in één systematiek kunnen worden geborgd. Dit maakt de aantoonbaarheid van compliance in de organisatie heel eenvoudig ( één systeem ), terwijl aan de externe toezichthouders precies dat deel getoond kan worden dat in hun bevoegdheidsgebied valt (bijvoorbeeld BRZO). Conclusie Door goed compliance management is er een goed overzicht en grip op het up-to-date houden van wet- en regelgeving, normen, etc. Tevens is er voor het bedrijf en de omgeving minimale schade door de gestructureerde (risico)beoordeling en de geformuleerde maatregelen, die bij juiste uitvoering ervoor zorgen dat de gevolgen van mogelijke incidenten binnen acceptabele grenzen blijven. Daarmee voldoet het bedrijf niet alleen aan de regels, maar neemt het de juiste verantwoording naar de sociale omgeving/omwonenden en het omringende milieu. oktober 2011 I 10