DE ETHISCHE GEDRAGSCODE.

Transcriptie

1 DE ETHISCHE GEDRAGSCODE

2 02

3 INHOUD 03 Boodschap van Mark Waarom wij een ethische gedragscode hanteren Naleving van wettelijke voorschriften; conflicten tussen de wet en de gedragscode Onze verantwoordelijkheden Melding Geen represailles Overtredingen INTEGRITEIT Bescherming van onze bedrijfsmiddelen Bedrijfsinformatie Administratie en documentatie van het bedrijf Beheer van documenten en administratie Intellectuele eigendomsrechten Aandelenhandel met voorkennis en beurstips Communicatie met de media en openbare bekendmakingen Sociale media Belangenconflicten vermijden Geschenken en uitnodigingen aanbieden en ontvangen Geschenken Amusement Maaltijden Geschenken, amusement en maaltijden voor de overheid GEDREVENHEID Procedures voor een eerlijke behandeling bij tewerkstelling Veilige werkomgeving Werkomgeving zonder verdovende middelen Werkomgeving zonder geweld Milieu, gezondheid, veiligheid en duurzaamheid Relaties met leveranciers Privacy van persoonsgegevens PRESTATIES Veiligheid en kwaliteit van producten Eerlijke concurrentie Zaken doen met overheden Programma voor corruptiebestrijding Politieke bijdragen en activiteiten Internationale handelsbeperkingen Voorkoming van witwassen en corruptie Meldpunt Integriteit

4 04 Boodschap van Mark Ons bedrijf kenmerkt zich door een sterke cultuur die zich kenmerkt door de waarden Integriteit, Gedrevenheid en Prestatie. In onze ethische gedragscode komen deze drie waarden tot uitdrukking; hij vormt het hart van al onze handelingen, waar we ook zaken doen. Hoewel ons bedrijf kan veranderen met nieuwe producten, overnames, locaties en mensen, blijven onze kernwaarden en deze gedragscode altijd ons richtsnoer voor juist gedrag. Door de gedragscode goed te begrijpen en te volgen, helpen we ons succes op lange termijn garanderen. Net zoals ons bedrijf groeit en verandert om tegemoet te komen aan nieuwe ontwikkelingen, moet ook onze gedragscode groeien en veranderen. Vanwege veranderingen en de groei van ons bedrijf hebben wij onze gedragscode aangepast. De nieuwe gedragscode is gemakkelijker te begrijpen, behandelt meer onderwerpen en omvat scenario's over situaties waarmee u te maken kunt krijgen, met een beschrijving van wat u te doen staat. We moeten ons gezond verstand gebruiken, en altijd advies vragen als we niet precies weten wat de juiste handelwijze is. Door vragen te stellen en mogelijk wangedrag te melden helpt u ons van ons bedrijf een uitstekende werkgever te maken, zowel nu als in de toekomst. Als u in goed vertrouwen mogelijk wangedrag meldt, dan verzeker ik u persoonlijk dat wij u zullen beschermen tegen represailles. Er is moed voor nodig om iets te melden, en wij steunen mensen die het goede proberen te doen. Onze gedragscode geldt voor iedereen bij Regal. Deze normen gelden dus ook voor bestuursleden, managers, directieleden en leidinggevenden. We mogen allemaal trots zijn op de goede naam en de zakelijke successen van Regal. Hartelijk bedankt voor uw bijdrage! Chairman and Chief Executive Officer

5 05 WIJ ZETTEN KRACHT OM IN BEWEGING ZODAT DE WERELD EFFICIËNTER DRAAIT. Onze kernwaarden zijn gekoppeld aan de richtlijnen in onze gedragscode. Door ethisch en legaal te handelen, maken we van Regal een uitstekende werkgever en helpen we het succes op lange termijn van ons bedrijf te verzekeren voor al onze stakeholders. Drie kernwaarden liggen aan de basis van al onze handelingen: INTEGRITEIT Wij zijn een bedrijf dat eerlijk, betrouwbaar, oprecht en transparant te werk gaat. GEDREVENHEID Onze bedrijfscultuur staat voor een sterke arbeidsethiek, waarbij gedreven teams een cultuur van gelijke kansen en respect voor iedereen bevorderen. PRESTATIES Wij verwachten van u allemaal dat uw best doet, en onze stakeholders vertrouwen erop dat we onze plannen uitvoeren, toezeggingen nakomen en voortdurende verandering nastreven. Door een verband te leggen tussen dit gedrag en deze waarden krijgen wij een beter inzicht in de impact van onze handelingen. Denk aan deze waarden als u te maken krijgt met een situatie waarin u niet zeker weet wat u te doen staat. Als we handelen met Integriteit, Gedrevenheid en een focus op Prestaties, dan zullen we vanzelf de juiste keuze maken.

6 06 Onze gedragscode en onze verantwoordelijkheden WAAROM WIJ EEN ETHISCHE GEDRAGSCODE HANTEREN In het huidige ondernemingsklimaat doen zich regelmatig juridische en ethische kwesties voor. Wij hebben een gedragscode die ons helpt om bij al onze dagelijkse zakelijke beslissingen en handelingen onze kernwaarden toe te passen. Hoewel deze gedragscode niet kan voorzien in alle mogelijke problemen of alle situaties waarin niet geheel duidelijk is wat de juiste keus zal zijn, omvat hij voorbeelden en richtlijnen voor situaties waarmee u te maken zou kunnen krijgen. Door zakelijke beslissingen en gedraging beïnvloedt iedereen bij Regal zowel onze goede naam als onze cultuur. De gedragscode is geen contract, maar naleving van de gedragscode is wel degelijk een voorwaarde voor tewerkstelling. Door de gedragscode na te leven, geven we blijk van een goed oordelingsvermogen en laten we zien dat we onze waarden in de praktijk brengen. Onze gedragscode geldt bij al onze vestigingen en op elk niveau binnen het bedrijf, dus zowel voor directieleden, functionarissen en medewerkers als voor leveranciers, aannemers, agenten, verkopers en de bedrijfspartners die ons soms zullen vertegenwoordigen. NALEVING VAN WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN; CONFLICTEN TUSSEN DE WET EN DE GEDRAGSCODE De medewerkers en vertegenwoordigers van Regal moeten alle geldende wettelijke voorschriften in acht nemen. Niemand bij Regal is bevoegd om iemand anders opdracht te geven tot wetsovertredingen of handelingen te verlangen die tot overtreding van de wet zouden leiden. Naleving houdt niet alleen in dat we de wet naleven, maar ook dat we op ethische wijze zaken doen, zodat men ons ziet als een bedrijf dat integriteit en uitmuntendheid hoog in het vaandel heeft staan. Geen enkele medewerker mag er ooit van uitgaan dat de belangen van Regal onethisch of onwettig gedrag noodzakelijk maken. Wij mogen wetsovertredingen, onnauwkeurige boekhouding of fraude door anderen nooit faciliteren, ongeacht de plaatselijke gewoonten of druk van anderen. In zeldzame gevallen kan een plaatselijke wet tegenstrijdig zijn met een bepaalde handeling of beleidsregel die in deze gedragscode wordt voorgeschreven. In zulke gevallen moet u de wet naleven. Als een plaatselijk gebruik of het beleid van een ander bedrijf tegenstrijdig is met onze gedragscode, moeten wij onze gedragscode naleven. Als u denkt dat er een conflict bestaat of misschien niet zeker weet wat u moet doen of vragen hebt, kunt u zich wenden tot de afdeling Juridische zaken.

7 07 Onze gedragscode en onze verantwoordelijkheden vervolg ONZE VERANTWOORDELIJKHEDEN Wij gaan verder dan wat de wet voorschrijft, hanteren de strengste ethische gedragsnormen en vermijden elke indruk van ongepast, onwettig of onethisch gedrag. De onderstaande verplichtingen gelden voor ons allemaal: Deze gedragscode lezen, begrijpen en toepassen; De beginselen van deze gedragscode toepassen, de beleidsregels van Regal bestuderen en onze wettelijke verplichtingen kennen; Oprecht en eerlijk zijn; ons gezond verstand en goede oordelingsvermogen gebruiken; Onze manager, de Ethics & Compliance Office, de afdeling Juridische zaken of andere bronnen bij het bedrijf raadplegen als er problemen of vragen zijn over onze beleidsregels en de ethische gedragswijze. We moeten alle beschikbare bronnen gebruiken als we niet zeker weten wat ons te doen staat; Wangedrag en mogelijke overtredingen van onze beleidsregels, de wet of onze gedragscode onmiddellijk melden; Medewerking verlenen bij onderzoek naar kwesties in verband met ethisch gedrag of naleving; en Regelmatig bevestigen dat wij deze gedragscode en de verplichting om deze na te leven hebben begrepen. Daarnaast hebben onze managers, teamleiders en leidinggevenden speciale verplichtingen omdat zij anderen voorgaan en het goede voorbeeld moeten geven aan de medewerkers aan wie ze leiding geven. Als u leidinggevende, teamleader of manager bent, moet u: De tijd nemen om anderen een uitleg te geven over onderdelen van de gedragscode die direct op hun werkzaamheden van toepassing zijn; Een omgeving creëren waarin iedereen zich vrij kan uiten, vragen kan stellen en melding kan doen zonder bang te zijn voor represailles; Oplettend zijn als het gaat om het detecteren en voorkomen van handelingen die een overtreding van deze gedragscode zouden kunnen vormen; Direct handelen om te verzekeren dat alle meldingen van mogelijke overtredingen in ons systeem worden opgenomen, op de juiste wijze worden onderzocht en opgelost als iemand bij u aanklopt met een kwestie of niet zeker weet wat hem of haar te doen staat; Altijd zoeken naar een gelegenheid om ethische kwesties en lastige situaties te bespreken met anderen om een open en eerlijke dialoog te bevorderen; en In geval van anonieme meldingen niet proberen uit te vinden wie de melding heeft gedaan, en te bedenken dat meldingen geen aantasting vormen van uw autoriteit.

8 08 Melding Als u zich ergens zorgen over maakt of wangedrag vermoedt, is het meestal het beste om dit te melden aan uw direct leidinggevende, teamleider of manager omdat die de beste positie heeft om het probleem op te kunnen lossen. Als u liever geen melding doet bij uw plaatselijke team of management, dan zijn er nog diverse andere mogelijkheden om problemen te rapporteren. Om hulp te vragen bij kwesties die verband houden met ethisch gedrag of naleving of om vermoede, geplande of daadwerkelijke overtredingen van deze gedragscode of beleidsregels van het bedrijf te melden, kunt u zich wenden tot: uw directe leidinggevende of manager; het niveau boven uw leidinggevende, teamleader of manager; de juiste functiemanager of expert (bijvoorbeeld Human Resources of Finance); de afdeling Juridische zaken; de Ethics & Compliance Office; het meldpunt Integriteit (telefoon of webportal); of de Audit Committee van onze Raad van Bestuur, door een brief te sturen naar het hoofdkantoor in de VS: 200 State St, Beloit WI VS. ANONIMITEIT Behalve wanneer dit uitdrukkelijk volgens de wet verboden is, zoals in bepaalde landen in de Europese Unie, kunnen we problemen in verband met naleving anoniem melden en ook anoniem om advies vragen. Het systeem van het meldpunt Integriteit is opgezet overeenkomstig de regionale eisen. Als u een kwestie anoniem meldt, is het belangrijk dat u voldoende informatie geeft zodat wij de zaak grondig kunnen onderzoeken. GEHEIMHOUDING Als u de melding niet anoniem doet, zullen uw identiteit en de door u verstrekte informatie alleen bekend worden gemaakt als dat nodig is om het probleem op te lossen. ONDERZOEKSPROCEDURE Regal onderzoekt elke gemelde kwestie. Het onderzoek wordt afgesloten met conclusies, en als dat nodig is, worden aanbevelingen gedaan voor corrigerende maatregelen. Als dat mogelijk is, zullen wij u feedback geven, maar we verstrekken geen informatie over eventuele individuele disciplinaire maatregelen. ETHICS & COMPLIANCE OFFICE: TELEFOON: (direct) (gratis in VS) (Beloit) FAX: integrity@regalbeloit.com POST: Ethics and Compliance Office Regal Beloit Corporation 200 State St Beloit WI VS MELDPUNT INTEGRITEIT: Uw melding wordt direct door een onafhankelijke service-aanbieder genoteerd. Bel het nummer in uw land dat is vermeld op de achterkant van deze brochure met de gedragscode, of kijk online. U vindt de nummers op corporate-ir.net/media_files/irol/11/116222/ pdf/integrityalertlinenumbers.pdf. Het gesprek wordt door een onafhankelijke derde in uw eigen taal beantwoord, en u kunt ook vragen om een tolk die u kan helpen bij het melden van problemen of het vragen om advies. WEBPORTAL MELDPUNT INTEGRITEIT: Deze externe website wordt door een externe serviceaanbieder gehost en bevat een formulier dat u kunt invullen en verzenden in uw eigen taal. Binnen de Europese Unie (behalve Spanje/Portugal): Spanje/Portugal: Rest van de wereld:

9 09 Geen represailles Er is moed voor nodig om van je te laten horen. Als wij vragen stellen of een melding doen moeten we ons volledig veilig voelen. Wij ondernemen geen acties als u ter goede trouw een probleem hebt gemeld of hebt bijgedragen aan een onderzoek of rapport. Ter goede trouw een melding doen betekent dat u volledig overtuigd bent en geen valse melding doet, uitsluitend om anderen te schaden. De bescherming tegen represailles geldt ook voor medewerkers die zijn betrokken bij onderzoek naar wangedrag. Tegen personen die wraak nemen tegen anderen kunnen maatregelen worden genomen, en zij kunnen zelfs worden ontslagen. Overtredingen Als u deze gedragscode en onze beleidsregels niet opvolgt, kunnen disciplinaire maatregelen worden opgelegd, en dit kan ook leiden tot ontslag. In sommige gevallen kunnen ook boetes en gevangenisstraf worden opgelegd. Als wij bijvoorbeeld de regels overtreden of anderen opdracht geven om een overtreding te begaan, dan schenden wij de gedragscode en zou een disciplinaire maatregel kunnen worden opgelegd. Ook als we zwijgen als we weten of vermoeden dat er iets mis is, kunnen sancties volgen vanwege het niet naleven van de gedragscode.

10 10 INTEGRITEIT Integriteit vormt de hoeksteen van ons bedrijf. Onze goede naam als een eerlijk, oprecht en respectvol bedrijf is cruciaal voor ons succes. Dit succes is alleen mogelijk als wij allemaal Integriteit tot onze topprioriteit maken. Ongeacht waar en wanneer we werken, we moeten altijd integer handelen. Integer werken betekent dat we altijd het juiste doen, ook als er niemand meekijkt. Wij werken Integer als we ons er nooit gemakkelijk van af proberen te maken, maar altijd handelen overeenkomstig onze gedragscode. Integriteit houdt in dat we eerlijk zijn naar onze klanten, leveranciers, investeerders en naar elkaar. In de volgende paragrafen worden richtlijnen beschreven voor Integer werken en voor het verzekeren van succes op lange termijn.

11 11

12 12 Bescherming van onze bedrijfsmiddelen Wij beschermen onze materiële en immateriële bedrijfsmiddelen. Onze bedrijfsmiddelen mogen alleen ten bate van het bedrijf worden gebruikt. Privégebruik is af en toe toegestaan zolang geen grote hoeveelheid middelen wordt verbruikt en dit de uitvoering van ons werk niet belemmert. Onze middelen omvatten materiële zaken zoals gebouwen, apparatuur, computers, kantoorbenodigdheden, productiematerialen en andere fysieke eigendommen. Onze middelen omvatten ook immateriële zaken zoals technologie, intellectuele eigendom, vertrouwelijke informatie, software, bedrijfsstrategieën en -schema's, financiële gegevens, marketing- en verkoopplannen enz. Alle informatiesystemen en informatiemiddelen van het bedrijf, zoals mobiele telefoons, pc's, enz., zijn eigendom van het bedrijf. Wees bij gebruik van bedrijfssystemen voorzichtig om te verzekeren dat alle communicatie professioneel en gepast is. Deze systemen moeten worden gebruikt volgens ons Beleid elektronische communicatie. Onze communicatiemiddelen mogen niet worden beschouwd als privé- of persoonlijke middelen, en privacy kan niet worden gegarandeerd, tenzij de plaatselijke privacywetgeving anders voorschrijft. SITUATIE Verkoopmanager Sara werkt op een druk kantoor. Ze loopt naar de printer om een paar rapporten te pakken en ziet dat een van haar collega's, Jessica, een paar honderd pagina's uit de printer haalt. Sarah zegt tegen Jessica: "Goh, wat heb jij het druk. Wat heb je daar precies?" Jessica legt uit dat ze lid is van een toneelgroep, en dat dit 500 aankondigingen zijn van hun nieuwe toneelstuk. Is dit OK? OPLOSSING Nee, dit is niet aanvaardbaar. Incidenteel privégebruik van de computer, printer en andere apparatuur is toegestaan, maar dit moet beperkt worden gehouden en mag het bedrijf niet teveel kosten, en er mag geen misbruik van worden gemaakt. Als Jessica een printer van het bedrijf gebruikt voor 500 pamfletten voor een toneelstuk dan overschrijdt zij de grenzen voor redelijk persoonlijk gebruik en handelt zij onverantwoord met onze bedrijfsmiddelen.

13 13 Bedrijfsinformatie Bedrijfsinformatie is een zeer waardevol bedrijfsmiddel. Dit omvat alle informatie en in alle vormen die niet algemeen openbaar beschikbaar is. Dit omvat ook de informatie die wij ontwikkelen, kopen of onder licentie verlenen, en informatie die wij van anderen (zoals klanten en leveranciers) hebben ontvangen. Wij moeten informatie die aan ons is toevertrouwd door het bedrijf, onze klanten en onze verkopers altijd geheimhouden, tenzij toestemming voor bekendmaking is verkregen of dit wettelijk vereist is. Wij mogen vertrouwelijke informatie alleen gebruiken en delen waar dat strikt noodzakelijk is om ons werk te doen. Wij moeten: Informatie veilig bewaren en geheimhouden en niet onnodig delen; En mogen informatie niet delen met andere personen buiten het bedrijf, tenzij hiervoor een legitieme reden is en via een geschikte geheimhoudings- of vergelijkbare overeenkomst geheimhouding is toegezegd; En mogen bedrijfsinformatie uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze informatie bestemd is, en nooit voor persoonlijke doeleinden; En mogen documenten met bedrijfsinformatie op verantwoorde wijze kopiëren, en documenten alleen van het werk meenemen als dat absoluut noodzakelijk is; en Bedrijfsinformatie op gepaste wijze afvoeren. Alle bedrijfsstukken (documenten, s en andere materialen) die bedrijfsinformatie bevatten, zijn eigendom van het bedrijf. Het bedrijf behoudt zich het recht voor om deze stukken op elk gewenst moment te controleren of in te zien zonder nadere kennisgeving, als hiervoor een zakelijke reden is en dit wettelijk is toegestaan. Soms is het nodig om bedrijfsinformatie om legitieme zakelijke reden te verstrekken aan personen buiten Regal. Voordat wij informatie bekendmaken of ontvangen, moeten we een overeenkomst sluiten waarin wordt beschreven hoe de betrokken partijen de informatie kunnen gebruiken en moeten beschermen. Regal heeft standaardformulieren voor geheimhoudingsovereenkomsten die door beide partijen moeten worden gebruikt en ondertekend voordat een medewerker niet-openbare informatie van Regal bekendmaakt. Wij mogen bij ons werk voor Regal geen gebruik maken van vertrouwelijke informatie die medewerkers bij vroegere werkgevers hebben verkregen. Zowel huidige medewerkers als medewerkers die weggaan bij Regal mogen geen vertrouwelijke informatie verstrekken. Medewerkers moeten redelijke voorzorgsmaatregelen treffen om te voorkomen dat ze bedrijfsinformatie openbaar maken op publieke plaatsen. SITUATIE Inkoopmanager Wim werkt al een tijdje met een leverancier aan een offerte voor magneetdraad. Ze hebben al heel wat s verzonden over prijzen en specificaties voor een nieuw contract. Wim ontvangt een in zijn postvak die geadresseerd is aan een van de concurrenten van Regal, met een adres dat veel op zijn eigen adres lijkt. Hij begint te lezen en begrijpt al gauw dat deze vertrouwelijke informatie van de concurrent bevat. Wat moet hij doen? OPLOSSING Wim moet stoppen met het lezen van de en contact opnemen met de afdeling Juridische zaken. We mogen geen informatie van een concurrent gebruiken die per ongeluk aan ons is toegestuurd.

14 14 Administratie en documentatie van het bedrijf Al onze administratie en stukken, inclusief financiële documenten en formulieren en informatie over medewerkers, moeten tijdig, juist en volledig zijn. Wij moeten op de juiste wijze transacties ondertekenen en accorderen, overeenkomstig ons Autorisatiebeleid. Wij mogen om geen enkele reden opzettelijk een onjuiste of misleidende administratie opstellen. Wij houden een accurate administratie en accurate documentatie bij door het volgende te verzekeren: Voor alle transacties is de juiste autorisatie verkregen, en deze worden volledig en correct geregistreerd volgens de juiste normen en beleidsregels voor administratie; Onze bedrijfsmiddelen worden op gepaste wijze beschermd; De verslaglegging over financiën en management is betrouwbaar, objectief en juist, en vormt een weerspiegeling van daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten. Elke businessunit en functie moet zorgen dat er voorzieningen zijn die verzekeren dat relevante informatie tijdig aan de toepasselijke niveaus bij Regal wordt doorgegeven. SITUATIE Melissa is een nieuwe accountant op het kantoor en begint langzamerhand vertrouwd te raken met de administratie. Bij het nalezen van een aantal documenten en transacties vallen haar dingen op die volgens haar niet juist zijn. Ze ziet kosten die niet op de juiste manier gefinancierd zijn en niet goed op de balans staan, dubbele boeking van bepaalde verkooptransacties die leidt tot voorraadproblemen, en uitgaven die in een geheime boekhouding worden bijgehouden. Wat moet Melissa doen? OPLOSSING Registratie van valse of onjuiste informatie en het verbergen van zaken om belasting te ontduiken of om wat voor reden dan ook vormt een overtreding van de strenge normen die we hanteren voor een accurate boekhouding en een transparante verslaglegging. U mag kosten of onkosten nooit kunstmatig verhogen om bepaalde activiteiten te verbergen. Dat kan een zeer ernstige vorm van fraude zijn, en er moeten stappen worden ondernomen om te verzekeren dat onze administratie accuraat en volledig is. Melissa moet een melding doen via het meldpunt Integriteit en de Finance Manager boven haar of iemand bij Internal Audit laten weten wat ze heeft ontdekt.

15 15 Administratie en documentatie van het bedrijf vervolg Of de stukken nu klokkaarten, onkostenrekeningen, algemene boekhouding of documentatie over inkoop en productie betreffen: iedereen heeft de persoonlijke plicht te zorgen dat zulke documenten compleet en juist zijn. We doen dit onder andere door middel van: Implementatie van regelingen en procedures die de juistheid en betrouwbaarheid van de administratie van het bedrijf verbeteren; Juiste en tijdige registratie van financiële en zakelijke informatie, transacties en kengetallen; Regelmatige doorlichting van systemen en procedures op zwakke plekken; implementeren en suggereren van verbeteringen waar nodig; Kennis van de interne procedures en bevoegdheden die gelden voor ons werk; Het verlenen van medewerking aan audits en onderzoeken; Melden van kwesties in verband met de registratie van financiële en zakelijke informatie aan uw manager, de Company Controller, Internal Audit, het meldpunt Integriteit, de Ethics & Compliance Office of de Audit Committee van de raad van bestuur. SITUATIE Sjors is manager van een magazijn. Bij het nalezen van een paar wekelijkse verslagen over omzetcijfers en magazijnvoorraad ziet hij dat een bestelling van motoren als betaald en verzonden is aangemerkt, hoewel hij weet dat die motoren nog bij Regal staan. Hij spreekt de verkoopmanager aan die de order heeft verwerkt, en die hem uitlegt: "Ik weet zeker dat de klant die order volgende week gaat plaatsen, maar ik moet mijn streefcijfers halen voor het kwartaal en dat lukt me met die verkoop. Ik twijfel er niet aan dat we die order gaan binnenhalen, dus wat maakt het uit als ik hem een beetje eerder verwerk om vooruit te komen?" OPLOSSING Dit strookt niet met onze gedragscode en niet met de strenge normen die wij hanteren voor een nauwgezette boekhouding. Sjors moet de verkoopmanager laten weten dat dit niet aanvaardbaar is, en zijn eigen manager op de hoogte stellen. Het kan best zijn dat de klant deze order zal plaatsen, maar we moeten altijd wachten totdat dit daadwerkelijk is gebeurd voordat we hem afsluiten.

16 16 Beheer van documenten en administratie Wij moeten onze bedrijfsadministratie goed georganiseerd bewaren. Met een correcte bewaring van informatie voldoen wij aan de wettelijke voorschriften, kunnen we al ons werk bijhouden en kunnen we het bedrijf effectiever managen. Om te verduidelijken welke stukken moeten worden bewaard en voor hoelang, hebben wij het Beleid bewaring administratie opgesteld, met daarbij een Schema. Wij moeten vertrouwd zijn met het beleid, de procedures en bijbehorende documenten en moeten deze raadplegen voor het beheren van de administratie. De term "administratie" verwijst meestal naar alle bewijzen van activiteiten en documenten, in elk formaat, zowel gedrukt, elektronisch of andere media, die zijn gemaakt of samengesteld door het bedrijf en onze medewerkers. Wijziging of niet-geautoriseerde vernietiging van documenten vormt een overtreding van het bedrijfsbeleid en is in vele gevallen ook onwettig. In geval van daadwerkelijke of mogelijke rechtsvervolging of andere juridische maatregelen of onderzoeken van overheidswege, verstrekt de afdeling Juridische zaken van het bedrijf speciale instructies voor het bewaren van administraties. Meestal houdt dit in dat de administratie langer dan gebruikelijk bewaard moet worden.

17 17 Intellectuele eigendomsrechten Innovatie en de ontwikkeling van nieuwe producten zijn uitermate belangrijk voor ons succes op lange termijn. Van ons wordt verwacht dat wij een bijdrage leveren aan onderzoek en de ontwikkeling van nieuwe technologieën en producten, als dit voor onze functie van toepassing is. Onze intellectuele eigendom omvat alle innovaties die wij creëren. Deze kan zaken omvatten als octrooien, handelsmerken, auteursrecht, handelsgeheimen en andere bedrijfseigen informatie zoals uitvindingen en ideeën. Onze intellectuele eigendom is een van de meest waardevolle bedrijfsmiddelen van Regal. Wij moeten onze intellectuele eigendomsrechten behouden en beschermen. Om onze intellectuele eigendom te beschermen moeten wij: Verzekeren dat de juiste geheimhoudingsovereenkomsten worden gesloten; Nieuwe producten, diensten, processen en software van het bedrijf regelmatig doorlichten om mogelijke uitvindingen en handelsgeheimen te identificeren; Producten, productdocumentatie en reclamemateriaal voorzien van mededelingen die betrekking hebben op intellectuele eigendom; Vermoedelijke overtredingen van onze intellectuele eigendomsrechten onmiddellijk melden; en Overleggen met de afdeling Juridische zaken en verzekeren dat er een overeenkomst voor technologieontwikkeling is gesloten voordat uitvindingen en ideeën met personen buiten het bedrijf worden ontwikkeld. Net zoals wij van anderen verwachten dat ze onze intellectuele eigendom respecteren, respecteren ook wij de eigendom van anderen. Wij mogen nooit bewust inbreuk maken op de intellectuele eigendomsrechten van anderen. Medewerkers moeten de juiste stappen ondernemen om tijdig onderzoek te doen naar strijdige octrooien of handelsmerken. Medewerkers mogen geen gebruik maken van software, muziek, foto's of andere afbeeldingen enz. waarvoor Regal geen autorisatie of licentie heeft. Nieuwe uitvindingen en ideeën kunnen verregaande gevolgen hebben voor ons bedrijf en onze branche, dus moeten we zulke informatie op de juiste wijze documenteren en beschermen. Wij hebben een aantal instrumenten gecreëerd die ons helpen met intellectuele eigendom bij het creëren van nieuwe innovaties. U kunt ze gebruiken als u werkt met bestaande intellectuele eigendom of deze creëert: Patent Docket Form; Patent Search Requests; Idea Capture Tool; Patent Awards Program.

18 18 Aandelenhandel met voorkennis en beurstips Het is verboden om aandelen van het bedrijf te kopen of te verkopen, dan wel anderen hiertoe aan te zetten, op basis van voorkennis. Voorkennis is informatie die niet openbaar beschikbaar is en van invloed zou kunnen zijn op de koers van onze aandelen of op besluiten van investeerders om aandelen te kopen, te verkopen of te behouden. Bij voorkennis kan het gaan om informatie over financiële resultaten, prognoses van inkomsten, nieuwe producten of diensten, overnames of andere belangrijke zakelijke ontwikkelingen. Het is ook verboden om aan iemand anders aan te raden om onze aandelen te kopen of te verkopen (dit wordt "tippen" genoemd) op basis van voorkennis. Wij hebben een Beleid ter voorkoming van aandelenhandel met voorkennis ingevoerd dat voor iedereen geldt. Het is niet alleen een bedrijfsbeleid, het is ook de wet. De straffen voor aandelenhandel met voorkennis zijn aanzienlijk en kunnen ook strafrechtelijke vervolging omvatten. Vanwege de taken van onze directieleden, functionarissen en bepaalde medewerkers gelden voor hen aanvullende bedrijfsvoorschriften in verband met het verhandelen van aandelen, die in een afzonderlijk beleid worden uiteengezet. De betreffende directieleden, functionarissen en medewerkers moeten voldoen aan de bepalingen in het Certificaat voor directieleden, functionarissen en belangrijke operationele en financiële medewerkers. SITUATIE Er is net een grote order van een klant binnengekomen en Sandra op de afdeling Expeditie praat hierover met haar manager. Haar manager zegt: "Het is nog niet bekendgemaakt, maar een goeie vriendin van mij werkt voor het bedrijf dat net die order heeft geplaatst. Ze vertelde me dat er net een belangrijke ontwikkeling is geweest die voor hen verreikende gevolgen zal hebben. Als ik geld had, zou ik zoveel mogelijk van hun aandelen kopen." Het gaat niet om de aanschaf van de aandelen Regal, dus vindt Sandra dat ze best wel een paar aandelen van die klant mag kopen. Heeft ze gelijk? OPLOSSING Nee. Handelen op basis van verkregen voorkennis, ook al gaat het niet om Regal, vormt een inbreuk op onze gedragscode en zou ook een wettelijke overtreding kunnen zijn. Overtredingen kunnen leiden tot aanzienlijke financiële boetes en zelfs tot gevangenisstraf.

19 19 Communicatie met de media en openbare bekendmakingen Regal communiceert met de media en het publiek om informatie te delen over onze activiteiten. We moeten tijdig communiceren op een wijze die waarheidsgetrouw is, met respect voor al onze zakenpartners. We moeten voorzichtig zijn als we financiële gegevens bespreken met mogelijke investeerders, toezichthouders of de media, omdat deze mededelingen een directe impact kunnen hebben op investeringen in het bedrijf. Alleen bepaalde, speciaal daartoe aangestelde personen mogen financiële gegevens publiceren, omdat er strenge regels gelden voor de wijze en het tijdstip waarop zulke informatie openbaar gemaakt mag worden. De media, zoals kranten, televisie en websites, willen weten waar Regal aan werkt. Mensen uit de media kunnen op veel verschillende manieren contact met ons opnemen, bijvoorbeeld door ons te bellen, te vragen om een gesprek, te sms'en, via , via sociale media of via bijeenkomsten van handelsverenigingen. Hoe men ook contact met ons opneemt: het antwoord moet altijd hetzelfde zijn. Als de media contact met u opnemen maar u geen voorafgaande toestemming hebt om met hen te spreken of uit naam van het bedrijf uitspraken te doen, stel dan de VP of Investor Relations, de Chief Financial Officer, de General Counsel of de VP of Marketing and Communications die mediaverzoeken behandelt op de hoogte. Alleen deze speciale woordvoerders mogen de media en investeerders uit naam van ons bedrijf te woord staan. SOCIALE MEDIA Dankzij de toenemende populariteit van sociale mediasites zoals Facebook, Twitter en vele andere vergelijkbare sites kunnen wij op nieuwe en opwindende manieren communiceren. Maar hoewel sociale media fantastisch zijn, gelden voor het gebruik ervan speciale verplichtingen. Ook bij het gebruik van sociale media moeten wij onze waarden Integriteit, Gedrevenheid en Prestatie en onze gedragscode in gedachten houden. We mogen bijvoorbeeld geen handelsgeheimen of voorkennis via sociale media bekendmaken. Alleen speciaal daarvoor aangestelde personen mogen uit naam van Regal informatie via sociale media publiceren.

20 20 Belangenconflicten vermijden Medewerkers moeten eerlijk omgaan met elkaar, onze klanten, leveranciers, bedrijfspartners en het bedrijf. Er ontstaat een belangenconflict als iemand een persoonlijke, financiële of andersoortige relatie onderhoudt die zijn of haar verplichting om eerlijk om te gaan met anderen zou kunnen bemoeilijken, of als iemand zijn of haar positie bij Regal misbruikt voor persoonlijk winstbejag ten koste van het bedrijf. Geen enkel besluit en geen enkele handeling, op het werk of daarbuiten, mag strijdig zijn met uw verplichtingen tegenover Regal. Ongepast gebruik van bedrijfsmiddelen of de invloed van uw functie bij het bedrijf is verboden. We moeten elke indruk van belangenconflicten vermijden omdat dit negatieve gevolgen kan hebben. Vraag uzelf altijd af welke indruk uw besluiten of handelingen zullen geven aan anderen binnen en buiten het bedrijf. Alle daadwerkelijke of mogelijke conflicten moeten meteen schriftelijk worden bekendgemaakt aan uw manager en de Ethics & Compliance Office voor beoordeling, inclusief situaties waarin niet duidelijk is of er een daadwerkelijk of mogelijk een conflict bestaat. Daadwerkelijke of mogelijke conflicten kunnen onder andere het volgende omvatten: Financieel of aandelenbelang in een ander bedrijf dat een leverancier, klant of concurrent is; Het aanbieden of aanvaarden van geschenken of zaken van waarde van of aan anderen die zaken doen, of zaken wensen te doen, met Regal (tenzij deze passen binnen onze beleidsregels voor geschenken, amusement en maaltijden); Als een gezinslid of familielid voor een leverancier of klant werkt, of zelf een leverancier of klant is; Persoonlijk gebruik van middelen of apparatuur van Regal anders dan in beperkte mate en voor incidenteel privégebruik; Een liefdesrelatie met een andere medewerker, een leidinggevende of een ondergeschikte; Externe zakelijke activiteiten of andere belangen die uw aandacht bij uw werk voor Regal ernstig afleiden; Aanvaarden van een functie als directeur of als functionaris bij een bedrijf of organisatie (inclusief non-profit) zonder goedkeuring van de manager en de Ethics & Compliance Office. SITUATIE De kinderen van Patrick gaan binnenkort studeren en hij probeert wat extra's te verdienen om die studiekosten te betalen. Hij werkt als lasser en doet het in die functie uitstekend bij Regal. Hij overweegt een bijbaan bij een bedrijf dat onderdelen aan Regal levert. Er is een vacature voor hem en hij kan er in het weekend werken, nadat hij de hele week bij Regal heeft gewerkt. Mag hij een baan aanvaarden bij deze leverancier van Regal? OPLOSSING Misschien wel. Er zijn vele factoren die in deze situatie spelen. Afhankelijk van de omstandigheden zou er misschien een belangenconflict kunnen ontstaan. Patrick moet deze situatie bespreken met zijn leidinggevende en HR of de Ethics & Compliance Office voordat hij de baan aanvaardt, om te bepalen of er misschien een belangenconflict bestaat.

21 21 Geschenken en uitnodigingen aanbieden en ontvangen Wij verkopen en adverteren onze producten en diensten op basis van kwaliteit, efficiëntie, betrouwbaarheid en consistentie. Wij vertrouwen op deze kenmerken om klanten te winnen en te behouden, en hebben daarom geen onethische of illegale praktijken nodig om onze doelstellingen te realiseren. Het doel van geschenken, amusement en maaltijden bij ons werk is het creëren van goodwill en goede werkrelaties. We mogen nooit iets van waarde aanbieden, toezeggen of aanvaarden om zo ongepast financiële of andere voordelen te behalen. Zaken van waarde kunnen materieel zijn, zoals kaarten voor een voetbalwedstrijd of maaltijden, of immaterieel, zoals een baan voor vrienden of familieleden of zelfs het delen van informatie. Het doel van onze gedragscode is niet om ons te weerhouden van de normale en gangbare zakelijke omgangsvormen. Onze gedragscode geeft duidelijk aan wat gepast is, en beschrijft situaties waarin we om advies moeten vragen voordat we handelen. Onze activiteiten mogen zelfs niet de indruk wekken dat er ongepaste zaken worden uitgewisseld om zakelijk voordeel te behalen. Dit geldt ook voor anderen die uit naam van Regal handelen, zoals vertegenwoordigers, agenten, leveranciers en bedrijfspartners. We mogen nooit iemand anders vragen om iets te doen waarvan we weten dat dit een overtreding van onze gedragscode of de wet vormt. In principe moeten alle geschenken, amusement en maaltijden weinig frequent, marktconform en niet buitensporig zijn, en duidelijk verband houden met een zakelijk doel. De volgende richtlijnen gelden voor de meeste situaties waarbij privépersonen en niet de overheid betrokken zijn. Voor overheidsmedewerkers gelden speciale regels. Het aanbieden of geven van geschenken, amusement of maaltijden aan overheidsmedewerkers zou volgens de wet- en regelgeving geheel verboden kunnen zijn. Het is niet altijd duidelijk wat is toegestaan en wat verboden is als het gaat om geschenken en representatie, zoals amusement en maaltijden; soms is verder onderzoek vereist. Aarzel dus vooral niet om advies in te winnen als u niet zeker bent van uw zaak.

22 22 Geschenken Het doel van geschenken is om de goodwill te verkrijgen van anderen met wie we samenwerken en om een bedrijf of zijn merk te promoten. Geschenken moeten een marktconforme nominale waarde hebben, en wettelijk toegestaan zijn (en passen binnen het bedrijfsbeleid van de ontvanger). Daarnaast mogen ze niet op verzoek van de ontvanger worden gegeven, moeten ze gepast zijn, en verband houden met een gepast zakelijk doel, en mogen ze niet op regelmatige basis worden aangeboden. In de Verenigde Staten mogen wij bijvoorbeeld geen geschenken aanbieden of aanvaarden met een marktwaarde van $100 of meer zonder goedkeuring vooraf. Het aanbieden of ontvangen van reclameartikelen met een nominale waarde (meestal minder dan $25) is meestal wel toegestaan. In andere gebieden en bedrijfstakken zal de aanvaardbare waarde soms lager zijn. Let op de markt waar u zaken doet en controleer wat de plaatselijke voorschriften zijn. Het schenken van contanten of het equivalent hiervan (bijvoorbeeld cadeaubonnen, coupons) is nooit gepast. Gepaste schenkingen aan een goed doel die zijn goedgekeurd door functionarissen van het bedrijf zijn toegestaan als ze niet worden gedaan in ruil voor het beïnvloeden van een zakelijke transactie of om een ongepast voordeel te behalen. SITUATIE Brigit werkt als ingenieur voor Regal en bezoekt de stand van een leverancier tijdens een jaarlijkse beurs voor elektronica, energie en auto's in de Verenigde Staten. Ze bestudeert de aangeboden nieuwe producten en neemt een paar folders mee. De vertegenwoordiger van de leverancier biedt haar ook een koffiemok, een kalender en een paar pennen aan. Brigit weet dat Regal strenge normen hanteert voor het aanvaarden van geschenken. Mag ze deze artikelen aannemen? OPLOSSING Ja, dat mag best. Het aanvaarden van de reclameartikelen (niet het equivalent van contanten) is gebruikelijk in de bedrijfstak, zolang het niet op regelmatige basis geschiedt. En ook het aanbieden van reclameartikelen van nominale waarde is meestal een gepaste manier om een merk in een bedrijf te promoten. Amusement Het aanvaarden van amusement van klanten en bedrijfspartners, en het aanbieden hiervan aan klanten en bedrijfspartners kan een goede wijze zijn om zakelijke doelstellingen te realiseren en een goede werkrelatie te ontwikkelen. We moeten wel zeker weten dat alle evenementen waaraan we deelnemen gepast en redelijk zijn, en niet buitensporig. Net zoals bij geschenken moeten we ook voor amusement de indruk vermijden dat dit een methode is om bepaalde resultaten te bereiken, of een vorm van omkoping is om zaken te doen met Regal. Soms is het niet gemakkelijk om te bepalen wat wel en wat niet aanvaardbaar is. Aanvaardbare vormen van amusement zijn: Van redelijke waarde; Niet excessief; Weinig frequent; Legaal; Volgens de gedragscode van de ontvanger toegestaan; Beschikbaar en toegankelijk voor mannen en vrouwen. Een activiteit wordt meestal alleen als amusement beschouwd als er een medewerker van Regal én een medewerker van een ander bedrijf aanwezig zijn. Bijvoorbeeld: golfen met een potentiële klant tijdens een golftrip is amusement, maar het ontvangen of verstrekken van een geschenkbon voor een rondje golf is een geschenk. En als het een activiteit betreft die we liever niet met een echtgeno(o)t(e) of ouders zouden bijwonen vanwege de aard ervan, is dit waarschijnlijk ook niet gepast. Bij het aanbieden van amusement (of andere zakelijke relatiegeschenken) is het onze plicht om te vragen of het bedrijf waarvoor de ontvanger werkt een beleid hanteert dat grenzen stelt aan het amusement (of geschenk) dat de ontvanger mag aanvaarden voordat wij het aanbieden.

23 23 Maaltijden Wij mogen binnen redelijke grenzen maaltijden en drankjes gebruiken met onze klanten en zakenpartners als normaal onderdeel van onze zakelijke activiteiten. Het samen gebruiken van een maaltijd met iemand met wie we zaken doen kan een goede manier zijn om een zakenrelatie op te bouwen of te verbeteren en een zakengesprek te voeren. De maaltijden die we met anderen delen, moeten: Redelijk zijn en plaatsvinden in het kader van een zakengesprek (lichte versnaperingen, zoals thee, koffie, fruit, gebak zijn goede opties); Passend zijn binnen het land en de markt waarin ze worden aangeboden, en passen binnen de zakelijke beleidsregels van de ontvanger; En mogen niet frequent plaatsvinden; en Niet buitensporig zijn. In al deze situaties geschenken, maaltijden, amusement is het moeilijk om voor begrippen als nominaal en buitensporig een bepaald bedrag te noemen, omdat de kosten van zulke relatiegeschenken wereldwijd verschillen. Vraag van te voren advies als u niet zeker weet of iets is toegestaan of misschien ongepast of onwettig is. Stuur om vertrouwelijk advies te vragen een naar integrity@regalbeloit.com. SITUATIE Er is net een belangrijk project afgesloten en projectmanager Daan wil het team van de klant en het team van Regal voor een chique etentje uitnodigen. Hij heeft een tafel besproken in het beste restaurant in de stad. Tijdens het etentje worden naast een grote hoeveelheid gerechten, drankjes en nagerechten ook dure flessen wijn en champagne besteld. De rekening loopt op tot een paar honderd euro per persoon. Daan betaalt het geheel met de creditcard van het bedrijf. Mag dat? OPLOSSING Nee, dat mag niet. Daan heeft een maaltijd verstrekt die door iedere redelijke persoon als luxe en buitensporig beschouwd zou worden. Wij mogen redelijke maaltijden en vormen van amusement aan onze klanten en bedrijfspartners aanbieden om de zakelijke relaties te bevorderen en goodwill te verkrijgen, maar Daan is te ver gegaan. Hij had de bedrijfsmiddelen verstandiger moeten gebruiken. En zelfs als Daan zelf voor het etentje had betaald (met zijn eigen geld) zou het nog ongepast zijn. Voor geschenken, amusement en maaltijden gelden altijd dezelfde regels, ongeacht wie er uiteindelijk voor betaalt. Geschenken, amusement en maaltijden voor de overheid Wereldwijd gelden zeer strenge regels voor het verstrekken van geschenken, amusement en maaltijden aan overheidsfunctionarissen. Zaken die in een commerciële omgeving wettig en gebruikelijk zijn, kunnen illegaal zijn als ze worden aangeboden aan een publieke figuur, een ambtenaar of een ander soort "overheidsfunctionaris". Overal waar wij werken voldoen we strikt aan de daar geldende wet. Tenzij dit van tevoren is goedgekeurd door de Ethics & Compliance Office, is het verboden om zaken van waarde (zelfs versnaperingen of reclameartikelen met een geringe waarde) te geven aan ambtenaren, overheidsvertegenwoordigers of functionarissen, of hun familieleden.

24 24 GEDREVENHEID Wij staan voor een sterke arbeidsethiek, waarbij gedreven teams een cultuur van gelijke kansen en respect voor iedereen bevorderen. Gedreven teams hebben een groepsidentiteit en zetten zich voor elkaar in: ze vieren onze successen en delen de uitdagingen. Er zijn veel dingen die een gedreven arbeidsklimaat bevorderen, zoals de mogelijkheid om te dromen en onze doelstellingen te realiseren. Andere kenmerken van een gedreven werkomgeving omvatten wederzijds respect, gelijke kansen voor iedereen, en aanvaarding van anderen. We zijn van elkaar afhankelijk om productief te zijn en onze klanten de grootst mogelijke waarde te leveren. Een werkomgeving waarin iedereen zich gewaardeerd en veilig voelt is fundamenteel voor onze werkwijze.

25 25

26 26 Procedures voor een eerlijke behandeling bij tewerkstelling Wij waarderen en respecteren de diversiteit binnen ons bedrijf. Wij werken dagelijks aan het creëren van een sfeer waarin iedereen weet dat hij of zij als persoon wordt gewaardeerd, en iedereen met respect wordt behandeld. Bij al onze vestigingen, waar ook ter wereld, bieden wij iedereen gelijke arbeidskansen. Wij werven en bevorderen gekwalificeerde personen, zonder enige vorm van discriminatie. Het begunstigen of nadelig behandelen van personen op basis van ras, huidskleur, geloof, geslacht, seksuele identiteit, seksuele voorkeur, huwelijkse status, leeftijd, nationale herkomst, handicaps of status als oudgediende of veteraan is ten strengste verboden. Dit geldt voor alle aspecten van de tewerkstelling van een persoon, inclusief werving, aannemen, training en ontwikkeling, beloning, overplaatsing, promotie, sancties of ontslag. Wij leven de geldende arbeidswetgeving na op alle plaatsen waar wij zaken doen, inclusief voorschriften die verband houden met het recht op vrijheid van vereniging, privacy, lidmaatschap van vakbonden, immigratie, eerlijke arbeidsomstandigheden, arbeidsdiscriminatie en intimidatie. Wij behandelen iedereen met respect, en dus eerlijk, professioneel en oprecht. Wij streven naar een werkomgeving die vrij is van lichamelijke, psychologische, verbale en niet-verbale intimidatie, inclusief seksuele intimidatie. Wij zullen alle klachten over intimidatie en discriminatie direct en onpartijdig onderzoeken. Intimidatie is gedrag op basis van iemands ras, geslacht, seksuele identiteit, huidskleur, geloofsovertuiging, nationale herkomst, seksuele geaardheid, huwelijkse status, status als oudgediende of veteraan, handicap of andere kenmerken die een intimiderende, vijandige of kwetsende werkomgeving creëert of die de arbeidsprestaties van een medewerker op onredelijke wijze stoort. Alle vormen van intimidatie door wie dan ook (inclusief klanten, bezoekers en leveranciers) zijn ten strengste verboden. Voor meer informatie over dit onderwerp en hoe wij een bijdrage kunnen leveren aan de waarde Gedrevenheid wordt u verwezen naar ons Beleid Respect en waardigheid. SITUATIE Het bedrijf is op zoek naar een nieuwe machinist en een paar goed gekwalificeerde mensen hebben op de vacature gereageerd. Jaap is begin twintig en komt binnen voor een vacaturegesprek. De meeste leden van het team vinden dat hij een prettige houding, de vereiste vaardigheden en een goede arbeidsethiek bezit. Maar één van de leden van het team zegt: "Jaap is gewoon te jong om te weten hoe je de dingen goed moet doen. We moeten geen jonge vent aannemen die vast fouten gaat maken omdat hij gebrek aan ervaring heeft. Laten we iemand aannemen die ouder is en precies weet hoe het moet." Is dit OK? OPLOSSING Nee. Dit stemt niet overeen met onze gedragscode, onze waarden en onze principes van diversiteit en gelijke kansen. Hoewel we natuurlijk rekening houden met factoren, zoals arbeidservaring, houding en de vaardigheden die nodig zijn om het werk te doen, discrimineren we niet op basis van leeftijd of andere factoren. Jaap wordt gediscrimineerd op basis van zijn leeftijd en dit is fout en wordt bij Regal niet toegestaan. Voor vacatures moet de beste kandidaat worden aangenomen, zonder discriminatie.

27 27 Veilige werkomgeving WERKOMGEVING ZONDER VERDOVENDE MIDDELEN Wij doen ons best te werken met een heldere geest in een gezond lichaam, ongehinderd door verdovende middelen of alcohol. Wij staan het gebruik van verdovende middelen en alcohol, die het veilig en succesvol uitvoeren van onze activiteiten kunnen belemmeren, niet toe. Overeenkomstig de plaatselijke beleidsregels ontmoedigen wij ook het gebruik van tabaksproducten bij vestigingen van het bedrijf of in bedrijfsauto's. Het bezitten of gebruiken van alcohol of illegale verdovende middelen tijdens bedrijfsuren (inclusief lunches en pauzes) is niet toegestaan. Bezit, gebruik, aankoop, overdracht of verkoop van verdovende middelen zonder bewijs van medische autorisatie leidt direct tot disciplinaire maatregelen. Voor het gebruik van alcohol tijdens speciale evenementen (bijvoorbeeld een feestje) kan na goedkeuring door een bedrijfsfunctionaris een uitzondering worden gemaakt. SITUATIE Sjaak heeft buitenshuis gegeten. Terug op het werk ruikt zijn manager naar drank. De manager van Sjaak doet raar en praat verward. Sjaak spreekt zijn manager hier op aan, maar die verzekert hem dat alles in orde is en dat hij wel vaker een paar pilsjes drinkt voordat hij weer aan de slag gaat, om zich een beetje te ontspannen. Wat moet Sjaak doen? OPLOSSING Sjaak moet iets doen om te voorkomen dat zijn manager zichzelf of anderen letsel toebrengt. Zijn manager creëert een onveilige werkomgeving omdat hij aangeschoten op het werk verschijnt. Sjaak moet iemand anders van het management of HR waarschuwen zodat er meteen wat aan gedaan kan worden.

28 28 Veilige werkomgeving vervolg WERKOMGEVING ZONDER GEWELD In onze werkomgeving is er geen ruimte voor geweld, intimidatie en bedreigingen. Bij geweld kan het gaan om lichamelijk letsel, zoals duwen en trekken, en om niet-lichamelijk contact, zoals schreeuwen en bedreigingen. Mensen die geweld gebruiken (inclusief leveranciers, bezoekers en klanten) overtreden onze waarden en onze gedragscode en dit gedrag past niet bij de manier waarop wij zaken doen. Het bezit van wapens op het terrein van Regal is verboden, dus ook in eigen auto's (tenzij dit uitdrukkelijk volgens de plaatselijke wet is toegestaan). Wapens omvatten vuurwapens, messen, explosieven en vergelijkbare artikelen die letsel kunnen berokkenen.

29 29 Veilige werkomgeving vervolg MILIEU, GEZONDHEID, VEILIGHEID EN DUURZAAMHEID Wij zorgen voor een werkomgeving die veilig en gezond is. Wij houden de vorderingen op vestigingen bij via onze Compliance Citizenship Review (CCR). Wij streven ernaar te voldoen aan alle toepasselijke milieuvoorschriften en werken op een wijze die onze impact op het milieu tot een minimum beperkt. Dit geldt voor al onze activiteiten: niet alleen voor afvalbeheer en emissie, maar voor alles wat we doen. Dit houdt ook in dat wij onze bedrijfsmiddelen zo efficiënt mogelijk gebruiken, dat we recyclen en dat al onze vestigingen volgens de wet en onze beleidsregels worden geëxploiteerd. Veiligheid moet altijd een topprioriteit zijn. Volg in geval van brand of andere noodsituaties altijd de juiste procedures. Wij horen te weten hoe onze gereedschappen en uitrusting veilig en op de juiste manier worden gebruikt. Geen enkele deadline of verkoopkans is het waard om mensen en onze veiligheid in gevaar te brengen. Meld het als u iets ziet dat gevaarlijk zou kunnen zijn. Iedereen is bevoegd het werk te onderbreken om een veiligheidsprobleem op te lossen. Zorg dat u de beleidsregels voor Sociale verantwoordelijkheid en Milieu en duurzaamheid kent, en volg ze. SITUATIE Het einde van de dag is in zicht en er moet een order worden afgehandeld om de deadline van de klant te halen. Nathalie staat aan de draaibank en heeft de hele dag al hard gewerkt om de deadline te halen. Ze ziet dat een van haar collega's met behulp van ijzerdraad en plakband iets in elkaar heeft geflanst om een beschermpaneel op een kolomboormachine uit de weg te houden. Ze vraagt haar collega wat er aan de hand is en die zegt: "ik ken deze machine hartstikke goed en dat beschermpaneel vertraagt alles. Die order moet afgewerkt worden en op deze manier kan ik sneller werken." Wat moet Nathalie doen? OPLOSSING De collega van Nathalie moet het beschermpaneel terugplaatsen voordat hij weer aan de slag gaat. Niets (en dus ook een deadline of een winstdoel niet) is zo belangrijk dat de veiligheid van personen in gevaar gebracht mag worden. Soms is de druk om een doel te halen heel erg groot, maar het opofferen van de veiligheid en vergroten van de kans op ongelukken is nooit de juiste manier om de dingen gedaan te krijgen. Als haar collega het beschermpaneel niet terugplaatst, moet Nathalie haar manager of iemand anders bij EHSS meteen waarschuwen en stoppen met werken totdat de veiligheidskwestie is opgelost.