Toepassingslocatie: Mondiaal Ingangsdatum: 14-mei-2018

Transcriptie

1 Type document: Beleid Eigenaar functie: Juridisch Documentnummer en -versie: Toepassingslocatie: Mondiaal Ingangsdatum: 14-mei Samenvatting Het is bedoeld om medewerkers aan te moedigen en in staat te stellen om ernstige bezorgdheden die ze mogelijk hebben te uiten in verband met zaken die schadelijk kunnen zijn voor het Bedrijf of waarvoor het Bedrijf aansprakelijk kan worden gesteld. Partners en verbonden personen worden aangemoedigd om onmiddellijk melding te maken van bekend of vermoedelijk wangedrag binnen het Bedrijf, niet-naleving van een zakelijke praktijk die tot ernstige schade kan leiden of waarvoor het Bedrijf aansprakelijk kan worden gesteld en overtreding of vermoeden van overtreding van de Zakelijke en Ethische Gedragscode en de Gedragscode voor de Hoofdfunctionaris en Senior Financial Officers (gezamenlijk de Codes ), van een van toepassing zijnde wet of regel, inclusief doch zonder beperking tot, de wet- en regelgeving op effecten, boekhoudkundige normen, controles en auditprocedures. In het kader van dit beleid, betekent het Bedrijf Syneos Health, Inc., en alle entiteiten die op welk tijdstip ook een moederonderneming of dochteronderneming zijn van Syneos Health, Inc., en van zijn filialen. In het kader van dit beleid betekent een Bedrijfsfiliaal een entiteit die op basis van gemeenschappelijke (maar niet noodzakelijk identieke) eigendom met het Bedrijf is verbonden en waarin het Bedrijf direct of indirect over de macht beschikt om het Beleid te beheren of te sturen, hetzij door uitoefening van stemrecht, per contract of op enige andere wijze. 2. Toepassingsgebied Dit beleid is mondiaal van toepassing op alle functionarissen, beheerders, medewerkers, ingehuurde en tijdelijke medewerkers, waar zij zich ook bevinden (gezamenlijk Partners ) en op alle agenten van het Bedrijf inclusief consultants en vertegenwoordigers (gezamenlijk Verbonden personen ). 3. Beleid 3.1 Meldingsplicht Alle meldingen worden in dit Beleid Meldingen genoemd, behalve meldingen in verband met boekhouding, interne boekhoudkundige controles en auditaangelegenheden (inclusief meldingen inzake pogingen tot of actueel omzeilen van interne boekhoudkundige controles of meldingen in verband met overtredingen van het boekhoudkundig beleid van het Bedrijf), die in dit Beleid Boekhoudkundige meldingen worden genoemd. Pagina 1 van 5

2 Meldingen kunnen verwijzen naar aangelegenheden zoals, zonder daartoe beperkt te zijn, strafrechtelijke overtredingen, schending van wettelijke verplichtingen, gerechtelijke dwalingen, gevaar voor de gezondheid of veiligheid van een individuele persoon, overtredingen van de anti-omkoop- en anticorruptiepraktijk van het Bedrijf of van de Zakelijke en Ethische Gedragscode, schade aan het milieu, of het opzettelijk achterhouden van informatie die een van deze zaken aantoont. Boekhoudkundige meldingen kunnen verwijzen naar zaken zoals, zonder daartoe beperkt te zijn, fraude of opzettelijke fouten in de voorbereiding, evaluatie, controle of audit van de jaarrekeningen van het Bedrijf, fraude of opzettelijke fout in het registreren en bijhouden van de boekhoudkundige bestanden van het Bedrijf, onvolkomenheden in of niet-naleving van de interne boekhoudkundige controles van het Bedrijf, misleidende of valse verklaringen aan of door een senior officer of accountant inzake een aangelegenheid in de boekhoudkundige bestanden, jaarrekeningen of auditverslagen van het Bedrijf, afwijken van volledige en eerlijke rapportering van de financiële toestand van het Bedrijf of schendingen van de Ethische Gedragscode voor de Hoofdfunctionaris en Senior Financial Officers van het Bedrijf. Partners en verbonden personen krijgen de gelegenheid om Meldingen en Boekhoudkundige meldingen te rapporteren voor controle door vertegenwoordigers van het Bedrijf conform de hieronder in Deel 4 uitvoeriger beschreven mechanismen. Het Bedrijf beschermt de vertrouwelijkheid en anonimiteit van de melder in de mate waarin toegestaan door de wet en overeenkomstig de nood aan het uitvoeren van een onderzoek. 3.2 vergelding enkele Partner of verbonden persoon die een voorval meldt, mag te maken krijgen met intimidatie, vergelding, of negatieve werkgerelateerde gevolgen (inclusief, zonder daartoe beperkt te zijn, ontslag, degradatie, schorsing, of discriminatie in de arbeidsvoorwaarden), indien de melder een dergelijke melding te goeder trouw doet, in de redelijke overtuiging dat de doorgegeven informatie een bewijs is van wangedrag binnen het Bedrijf, niet-naleving van een zakelijke praktijk die ernstige schade kan veroorzaken of waarvoor het Bedrijf aansprakelijk kan worden gesteld of schending of vermoeden van schending van de Codes, een van toepassing zijnde wet of regelgeving, inclusief, zonder beperking, weten regelgeving op effecten, boekhoudkundige normen, boekhoudkundige controles en auditprocedures. Een Partner of verbonden persoon die een vergeldingsmaatregel neemt tegen iemand die te goeder trouw een voorval heeft gemeld, wordt onderworpen aan een sanctie tot en met mogelijke beëindiging van het dienstverband. 4. Rapporteringsmechanismen 4.1 Meldingen Supervisor/lijnmanager/Human Resources/directie. We hebben aanbevolen dat Partners en verbonden personen hun vragen, twijfels, voorstellen of Meldingen delen met iemand die ze kan aanpakken zoals het hoort. In de meeste gevallen is de supervisor of lijnmanager van een Partner het best geplaatst om een punt van bezorgdheid aan te pakken. Indien een Partner echter liever niet met zijn/haar supervisor spreekt of niet tevreden is met de reactie van de supervisor, raden we de Partner aan om te spreken met Pagina 2 van 5

3 iemand van de afdeling Human Resources, de toezichthouder van de juridische afdeling of iemand van de directie met wie hij/zij de zaak vrijuit kan bespreken; die persoon moet dan op zijn/haar beurt de bezorgdheid melden bij de toezichthouder van de juridische afdeling. Supervisors en managers zijn verplicht om vermoedelijke overtredingen van de Zakelijke en Ethische Gedragscode of redelijkerwijs waargenomen overtredingen van de van toepassing zijnde wet(ten) te melden bij de afdeling Human Resources of de toezichthouder van de juridische afdeling. Helpline voor Bedrijfsethiek. Meldingen kunnen worden ingediend door te bellen naar de Helpline voor Bedrijfsethiek van het Bedrijf. Lokale telefoonnummers van de helpline per land zijn te vinden op Webformulier Bedrijfsethiek. Meldingen kunnen online worden ingediend via het webformulier Bedrijfsethiek op 000d3ab2feeb. Telefoneer of stuur een brief naar de het kantoor van de toezichthouder. Telefoneer of stuur een brief naar de het kantoor van de toezichthouder. Telefoon: en verzoek om met Legal Compliance (toezichthouder juridische afdeling) te spreken. Postadres: Syneos Health, Legal Compliance Office, 1030 Sync Street, Morrisville, NC 27560, VS 4.2 Boekhoudkundige meldingen Alle Boekhoudkundige meldingen dienen aan de auditcommissie van de Raad van Bestuur van het Bedrijf als volgt te worden gecommuniceerd: Brief aan de auditcommissie. Stuur een brief naar de Voorzitter van de auditcommissie op het volgende adres: 1030 Sync Street, Morrisville, NC 27560, VS Helpline voor Bedrijfsethiek. Maak gebruik van de Helpline voor Bedrijfsethiek van het Bedrijf. Lokale telefoonnummers van de hotline per land zijn te vinden op Webformulier Bedrijfsethiek. Maak gebruik van het online webformulier Bedrijfsethiek op /brief aan de Algemene juridische adviseur (General Counsel). Stuur een of een brief naar de Algemene juridische adviseur (General Counsel) en geef duidelijk aan dat het om een dringende materie gaat, uitsluitend ter attentie van de auditcommissie. Postadres: Syneos Health, Legal Department, 1030 Sync Street, Morrisville, NC 27560, VS De Voorzitter van de Auditcommissie kan, naar eigen goeddunken, de Boekhoudkundige melding terugsturen naar de Algemene juridische adviseur voor onderzoek of weerhouden voor onderzoek door de Auditcommissie. Normaal gezien zal de Voorzitter de Boekhoudkundige meldingen terugsturen naar de Algemene juridische adviseur voor onderzoek. In alle gevallen waar mogelijk, zal de Voorzitter van de Pagina 3 van 5

4 Auditcommissie een bewijs van ontvangst van de Boekhoudkundige melding afleveren aan de melder en daarbij vermelden of de Auditcommissie of de Algemene juridische adviseur de zaak zal behandelen. 4.3 Bewijs van ontvangst van melding en houding ten opzichte van de melder Meldingen en Boekhoudkundige meldingen worden onmiddellijk onderzocht en de gepaste correctieve actie wordt ingesteld naargelang wat van toepassing is. De melder blijft vertrouwelijk en anoniem in de mate waarin toegestaan door de wet en in functie van de nood aan het uitvoeren van een gepast onderzoek. 4.4 Bewaring van boeken en bescheiden Alle Meldingen en Boekhoudkundige meldingen, onderzoeken en de retentie van daarmee verbonden boeken en bescheiden, worden vertrouwelijk gehouden in de mate waarin toegestaan door de van toepassing zijnde wet en in de mate waarin dat nodig is voor het voeren van een adequaat onderzoek. 4.5 Wijziging en amendement De Raad van Bestuur van het Bedrijf en de Auditcommissie behouden zich het recht voor om dit Beleid te wijzigen of te amenderen naargelang zij dat noodzakelijk achten. 4.6 Wettelijke beperkingen In sommige landen legt de wet specifieke beperkingen op bij meldingen, bijvoorbeeld wat er kan worden gemeld, of persoonsgegevens over een individuele persoon mogen worden bewaard, of of een melding al dan niet anoniem mag worden ingediend. Dergelijke specificaties zijn in ons systeem geïntegreerd. Bezorgdheden die wegens dergelijke beperkingen niet via bovenstaande rapporteringskanalen kunnen worden gemeld, moeten direct aan de lijnmanager van de Partner word gemeld. Indien een Partner vindt dat het probleem niet lokaal kan worden behandeld, moet hij of zij het escaleren binnen zijn/haar bedrijfseenheid bij de lokale contactpersoon van de afdeling Human Resources of de toezichthouder van de juridische afdeling. 5. Formulieren en modellen 6. REFERENTIEWERKEN 7. Bijlagen Pagina 4 van 5

5 8. Lijst van herzieningen Vervangen document LEG-POL A Samenvatting van herzieningen Integratie van legacy-beleid van INC Research en inventiv Health Pagina 5 van 5