Klokkenluiderregeling

Transcriptie

1 Klokkenluiderregeling Stichting Pensioenfonds Legal & General Eigenaar regeling: Bestuur Auteur: A.H.M. Dasselaar /Compliance Officer 1

2 Documenthistorie Versie Status Datum Omschrijving 0.1 concept Eerste opzet door Compliance Officer 0.2 concept Review verwerkt nav opmerkingen EW en LGO 1.0 definitief Vaststelling door Bestuur Verspreiding (C=Review, I=Informatie) Nr. Naam Ontvanger Functie/Rol LGO en EW Adspirantbestuurslid en secretaris 1.0 Bestuur Bestuur C C Gebruikte afkortingen en definities Afkorting/definitie Omschrijving het fonds misstand Stichting Pensioenfonds Legal & General Een gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de integere bedrijfsuitoefening van het fonds en of een gebeurtenis waarbij de goede reputatie van het fonds wordt bedreigd. De definitie van een misstand en van een incident (in de incidentenregeling) zijn nagenoeg hetzelfde. De melder van een misstand conform de Klokkenluiderregeling geniet meer bescherming. 2

3 Inhoud 1. Inleiding Samenhang interne regelingen Doel van deze Klokkenluiderregeling Wie kunnen melden? Voorbeelden van redenen om te melden Verantwoordelijkheden Hoe te melden? Verdere procedure Rapportage Registratie Review Contact Compliance Officer

4 1. Inleiding De Stichting Pensioenfonds Legal & General, verder te noemen het fonds hecht er aan de hoogste normen van beroepsethiek na te leven, ten behoeve van haar deelnemers, zakelijke relaties en haar eigen organisatie. Het fonds wil haar bedrijf op een integere manier uitoefenen, integriteitsrisico s beheersen en de wet naleven. Het fonds heeft de volgende doelstelling: Het fonds stelt zich ten doel het verlenen of doen verlenen van pensioenen aan (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden (verder te noemen deelnemers ) van de aangesloten ondernemingen en aan hen, die door de arbeid van (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden worden of werden onderhouden, een en ander volgens de regels zoals nader in een of meer reglementen is bepaald. Het fonds verricht slechts activiteiten in verband met pensioen en de werkzaamheden die daarmee verband houden. Voor het behalen van de doelstellingen van het fonds is een integere bedrijfsvoering en compliance een noodzakelijke voorwaarde. Een belangrijk onderdeel van een integere uitoefening van het bedrijf is het op de juiste manier omgaan met interne misstanden, zoals vermoedelijke fraude of incidenten. Deze Klokkenluiderregeling heeft als doel om betrokkenen bij het fonds, deelnemers, derde partijen en ingeleend personeel aan te moedigen mogelijke interne misstanden te melden. Wanneer zij zich zorgen maken over de manier waarop zij moeten melden kunnen zij dit doen op een vertrouwelijke manier. 2. Samenhang interne regelingen Deze Klokkenluiderregeling is een beheersmaatregel die voortvloeit uit de systematische analyse van integriteitsrisico s van het fonds (SIRA). Binnen het fonds zijn er diverse regelingen van toepassing die gaan over integriteit en de beheersing van integriteitsrisico s, zoals: De gedragscode De Incidentenregeling Deze conflicteren niet met de inhoud van deze Klokkenluiderregeling. Indien het belang van de melder dit vraagt kan deze een misstand melden als een misstand volgens de Klokkenluiderregeling. Als de melder dat niet nodig vindt, kan hij of zij melden conform de Incidentenregeling. 3. Doel van deze Klokkenluiderregeling Het doel van deze Klokkenluiderregeling is om richtlijnen te geven aan betrokkenen bij het fonds (de onder punt 4 genoemde personen) wanneer zij op een vertrouwelijke manier een mogelijke misstand bij het fonds, of een mogelijke misstand die het fonds direct raakt, willen melden. Dit kan ook gaan om mogelijke misstanden bij de partijen aan wie zaken zijn uitbesteed; 4

5 De Klokkenluiderregeling heeft verder de volgende doelen: Het geven van vertrouwen aan degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds zonder gevaar voor hun positie zodat ze de mogelijkheid hebben te rapporteren over onregelmatigheden van algemene operationele en financiële aard; Het benadrukken dat al diegenen die oprecht (ter goeder trouw) hun zorgen uiten, worden beschermd tegen eventuele schadelijke gevolgen; Dat het fonds misstanden tijdig kan ontdekken en op een goede manier kan afhandelen. 4. Wie kunnen melden? Van de Klokkenluiderregeling kunnen de volgende personen gebruik maken: deelnemers; adviseurs; partijen waar aan is uitbesteed; eigen en tijdelijke medewerkers van het fonds; bestuursleden; leden van het verantwoordingsorgaan. 5. Voorbeelden van redenen om te melden De Klokkenluiderregeling behandelt geen klachten over de pensioenregeling, de inhoud van het pensioenreglement of de besluitvorming van het fonds. Hiertoe dient de Klachten- en geschillenregeling van Stichting Pensioenfonds Legal & General. Voorbeelden van misstanden zoals bedoeld in deze Klokkenluiderregeling zijn: Fraude, of financiële ongeregeldheden; Corruptie, omkoperij of chantage; Misdrijven; Bewuste (dreigende) niet-naleving van de wet- of regelgeving; Verzwijging van een van bovengenoemde overtredingen; Gebeurtenissen die leiden tot een groot afbreukrisico in de media. 6. Verantwoordelijkheden Het bestuur Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de juiste werking van deze Klokkenluiderregeling. Daarnaast bevordert het bestuur dat de partijen aan wie is uitbesteed ook zelf een klokkenluiderregeling hebben. Het bestuur en de Compliance Officer Het bestuur en de Compliance Officer gezamenlijk zijn verantwoordelijk voor het stimuleren van het bewustzijn bij de betrokkenen bij het fonds over het bestaan en de werking van deze Klokkenluiderregeling. Als Vertrouwenspersoon Als Vertrouwenspersoon is aangewezen: de Compliance Officer. 5

6 De Vertrouwenspersoon is verantwoordelijk voor de goede afhandeling van een melding. Hierbij hoort het informeren van de meldende betrokkene over mogelijke verdere stappen die hij kan nemen indien hij niet tevreden is met de uitkomst van het onderzoek en de genomen maatregelen. Alle betrokkenen Hebben de verantwoordelijkheid deze Klokkenluiderregeling zorgvuldig te gebruiken. 7. Hoe te melden? Bij het fonds zijn er de volgende mogelijkheden om via de Klokkenluiderregeling een mogelijke misstand te melden: Melden aan de voorzitter van het bestuur met de mededeling dat het om een melding volgens de Klokkenluiderregeling gaat. Dit kan gecombineerd worden met een rechtstreekse melding aan de Vertrouwenspersoon met de mededeling dat het om de Klokkenluiderregeling gaat. Alleen melden aan de Vertrouwenspersoon, wanneer een melding aan de voorzitter van het bestuur door de klokkenluider onwenselijk wordt geacht; Een vermoeden van een misstand kan ook anoniem worden gemeld aan de Vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld via een anonieme brief of een anoniem adres. 8. Verdere procedure Onderzoek en maatregelen Bij de ontvangst van een melding bepaalt de Vertrouwenspersoon allereerst of er sprake is van een gegronde melding voordat er een onderzoek wordt gestart. Dit kan betekenen dat de melder extra informatie moet verschaffen 1 zodat de Vertrouwenspersoon kan beoordelen of er een gegronde melding is. Gegrondheid hangt af van factoren als de ernst en aard van de kwestie, de geloofwaardigheid en/of er voldoende bewijs kan worden gevonden die de kwestie ondersteunen. Als er geen sprake is van een gegronde melding, wordt dit door de Vertrouwenspersoon aan de melder bericht met opgave van redenen 2 binnen de termijn van 4 weken. Gegronde melding Bij een gegronde melding beslist de Vertrouwenspersoon omtrent het volgende: - De samenstelling van een onderzoeksteam; - De verdere procedure; - De scope van het onderzoek. 1 Aangezien aan een anonieme melder geen nadere vragen gesteld kunnen worden, dient de anonieme melding zo compleet mogelijk te zijn. Anonieme melders dienen zich te realiseren dat een anoniem verrichte melding het onderzoek kan bemoeilijken. 2 Dit kan bijvoorbeeld zijn dat de melding niet geschikt is om te worden behandeld via de Klokkenluiderregeling, zoals een klacht over het feit dat er niet wordt geindexeerd. Een ander voorbeeld van een melding die niet in de Klokkenluiderregeling past, is dat een leverancier of derde partij klaagt over de vergoeding door het fonds. 6

7 Bij een gegronde melding wordt het Bestuur geraadpleegd. Of, indien dit gezien de aard van de melding niet mogelijk/wenselijk is, de Visitatiecommissie. Leden van het onderzoeksteam hebben de plicht tot strikte vertrouwelijkheid. Dit betekent onder meer dat de inhoud van het onderzoek vertrouwelijk van aard is. Er wordt geen informatie over de melding buiten het onderzoeksteam gedeeld met anderen zonder toestemming vooraf van de Vertrouwenspersoon. In het kader van het onderzoek zullen gepaste maatregelen worden genomen. Voor zover mogelijk worden de richtlijnen over onderzoek, afhandeling, lessons learned, rapportage en registratie zoals geformuleerd in de Incidentenregeling in acht genomen. Feedback Degene die de melding heeft verricht zal op de hoogte worden gebracht van de uitkomst van het onderzoek en de genomen maatregelen. Dit kan niet indien de melding anoniem is verricht. Mochten de uitkomst van het onderzoek en de genomen maatregelen niet naar de wens zijn van de meldende persoon, dan informeert de Vertrouwenspersoon hem omtrent de mogelijke verdere stappen die hij kan nemen. Bescherming melder Het fonds hecht grote waarde aan deze regeling en de integriteit van het fonds. Indien een betrokkene bij het fonds te goeder trouw oprechte zorgen uit, loopt deze (om deze reden) geen risico op schade aan zijn of haar positie, in de vorm van ontslag uit de functie of andere disciplinaire maatregelen, zowel bij het fonds als bij de Levensverzekeringsmaatschappij. Ongeacht of de melding al dan niet gegrond blijkt. Misbruik van de regeling Wanneer iemand misbruik maakt van de Klokkenluiderregeling (bijvoorbeeld door met opzet een zaak te melden waarvan men weet dat dit onwaar is) zullen waar mogelijk disciplinaire maatregelen worden genomen. Dit geldt ook wanneer iemand een collega slecht behandelt die via de Klokkenluiderregeling een zaak heeft gemeld. Vertrouwelijkheid De identiteit van de melder zal niet bekend worden gemaakt, tenzij de melder daarvoor expliciet toestemming geeft of wanneer de wet daartoe verplicht. Leden van het onderzoeksteam hebben de plicht tot strikte vertrouwelijkheid. Dit betekent onder meer dat de inhoud van het onderzoek vertrouwelijk van aard is. Er wordt geen informatie over de melding buiten het onderzoeksteam gedeeld met anderen zonder toestemming vooraf van de Vertrouwenspersoon. 9. Rapportage De rapportage over de Klokkenluiderregeling wordt verricht door de Compliance Officer in de compliance rapportage aan het Bestuur. Hierbij wordt de gemelde misstand genoemd, het besluit hierover en de resultaten van een eventueel onderzoek naar de gemelde misstand. 7

8 10. Registratie Registratie van de meldingen worden, voor zover nodig anoniem, vastgelegd in het gebeurtenissenregister van het fonds dat wordt beheerd door de Compliance Officer. 11. Review Deze regeling wordt tweejaarlijks gereviewd of zoveel eerder als nodig. 12. Contact Compliance Officer Het adres van de Compliance Officer is: 8