KLOKKENLUIDERSREGELING

Transcriptie

1 KLOKKENLUIDERSREGELING Een regeling inzake het omgaan met (een vermoeden van) een ernstige misstand CB AJH procedures Aventus\ versie 3.0 def. vastgesteld RvT (vervangt CB08.201)

2 Historie document: Klokkenluidersregeling Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende revisies en bespreekmomenten van dit document. Versie Datum Status Versie 1.0 CB Voorstel cvb Versie Vastgesteld rvt Versie 2.0 CB Voorstel tot wijziging cvb Versie Vastgesteld rvt Versie 3.0 CB Voorstel tot wijziging cvb Versie Vastgesteld rvt 2

3 Inleiding ROC Aventus vindt het belangrijk dat zijn medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van ernstige misstanden in enig onderdeel van ROC Aventus zonder bang te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling. Daarom heeft zij deze Klokkenluidersregeling opgesteld. De regeling is bedoeld om intern aan de bel te kunnen trekken om zo samen ervoor te zorgen dat misstanden voorkomen of rechtgezet worden. Medewerkers die te goeder trouw zijn en volgens de hierna omschreven procedure een (vermoeden van een) ernstige misstand aan de orde stellen, gedragen zich op een wijze die bij een goede uitoefening van de functie hoort. Zij mogen niet in hun belangen worden geschaad en dienen daarom bescherming te krijgen. Het melden van (een vermoeden van) een ernstige misstand alleen, mag op geen enkele wijze de positie van de medewerker bij de werkgever benadelen. Hetzelfde geldt voor de student/cursist. Het melden van (een vermoeden van) een ernstige misstand alleen mag er op geen enkele wijze toe leiden dat de student/cursist wordt benadeeld. Deze Klokkenluidersregeling vormt een aanvulling op andere, meer specifieke reglementen en gedragscodes binnen ROC Aventus. De Klokkenluidersregeling is dan ook bedoeld voor situaties waarin deze specifieke reglementen niet voorzien. Medewerkers of studenten/cursisten die bijvoorbeeld een klacht willen indienen met betrekking tot discriminatie volgen de procedure zoals deze is beschreven in de Gedragscode en klachtenregeling sociale veiligheid ROC Aventus. Hierna is de regeling opgenomen hoe ROC Aventus wil omgaan met het melden van (vermoedens van) een ernstige misstand. De regeling dient als houvast en ondersteuning bij het melden voor zowel medewerker en student/cursist als werkgever dan wel toezichthouder. 3

4 KLOKKENLUIDERSREGELING ROC AVENTUS Artikel 1. Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: Melder: een medewerker met een dienstverband bij ROC Aventus of daaraan gelieerde rechtspersonen of een student/cursist die als zodanig is ingeschreven dan wel stagiaires of uitzendkrachten die melding doen van (een vermoeden van) een ernstige misstand. (Vermoeden van) een ernstige misstand: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een misstand binnen ROC Aventus of daaraan gelieerde rechtspersonen omtrent: o een (dreigend) strafbaar feit o een (dreigende) schending van wet- en regelgeving o het (dreigend) misleiden van justitie of andere publieke organen o het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. Commissie: Commissie klokkenluider. Voorzitter college van bestuur: bij afwezigheid van de voorzitter het lid van het college van bestuur als plaatsvervanger. Artikel 2. Onderwerp van melding Deze regeling is van toepassing op de behandeling van een schriftelijk ingediende melding van (een vermoeden van) een ernstige misstand door een melder bij de voorzitter van de commissie. Artikel 3. Termijnen De aan de instelling vastgestelde vakanties hebben in voorkomende gevallen een opschortende werking met betrekking tot de in deze regeling genoemde termijnen. Artikel 4. Instelling en samenstelling van de commissie 1. De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden, alsmede een plaatsvervangend lid voor ieder van hen. 2. De commissie zal worden samengesteld uit één lid aangewezen door de raad van toezicht, één lid aangewezen door het college van bestuur en één lid aangewezen door de Medezeggenschapsraad. 3. De leden van de commissie zijn onafhankelijk van (deel)belangen van ROC Aventus of daaraan gelieerde rechtspersonen. De commissie zal worden bijgestaan door een ambtelijk secretaris. 4. De leden en plaatsvervangend leden van de commissie dienen vooraf schriftelijk te verklaren dat zij bereid zijn hun taken te vervullen. 5. De commissie kan ter nadere regeling van haar werkzaamheden een huishoudelijk reglement vaststellen. 6. De leden en plaatsvervangend leden van de commissie en de ambtelijk secretaris nemen ter bescherming van de belangen van alle direct betrokkenen de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid in acht bij de behandeling van de melding. 7. Het college van bestuur stelt de commissie in de gelegenheid haar taken naar behoren te vervullen. 8. De leden van de commissie worden benoemd voor een periode van vier jaar. Zij zijn eenmalig herbenoembaar voor een zelfde periode. 9. De commissie doet verslag van haar activiteiten in het jaarverslag van ROC Aventus met inachtneming van de grootst mogelijke zorgvuldigheid. De anonimiteit van de melder wordt zoveel mogelijk in acht genomen. 4

5 Artikel 5. Behandeling van de melding 1. Melding van (een vermoeden van) een ernstige misstand dient schriftelijk plaats te vinden aan: Voorzitter Commissie klokkenluider p/a Postbus AJ Apeldoorn 2. De melding bevat tenminste: - de naam en het adres van de melder; - de dagtekening; - een beschrijving van de feiten en/of omstandigheden waarop de melding van (een vermoeden van) een ernstige misstand wordt gebaseerd. 3. ROC Aventus wil anonieme meldingen vermijden, want die kunnen het onderzoek ernstig bemoeilijken. Als een melder echter van mening is dat er geen andere mogelijkheid is dan anoniem melden, dan zal deze melding op gepaste wijze worden behandeld. 4. De voorzitter van de commissie legt de melding met de datum waarop deze ontvangen is schriftelijk vast. 5. De commissie draagt er zorg voor dat de voorzitter van het college van bestuur zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld van de ontvangst van een melding en de datum waarop deze is ontvangen. 6. De commissie bevestigt de ontvangst van de melding schriftelijk aan de melder. 7. Zo spoedig mogelijk na ontvangst stelt de commissie een onderzoek in naar aanleiding van de melding. 8. De behandeling van de melding en het onderzoek naar aanleiding van de melding geschieden vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de commissie kan er geen informatie omtrent de melding, de behandeling en/of de resultaten van het onderzoek worden verstrekt aan derden binnen of buiten ROC Aventus. Bij het verschaffen van informatie zal de anonimiteit van de melder voorzover mogelijk worden gewaarborgd. Artikel 6. Onderzoek door commissie 1. De commissie verricht haar onderzoek met inachtneming van artikel 5 lid 8 geheel onafhankelijk van (de voorzitter van) het college van bestuur. 2. De commissie legt haar bevindingen en de volgens haar te nemen stappen binnen drie weken neer in een advies gericht aan de voorzitter van het college van bestuur. 3. Indien het niet mogelijk is om binnen een termijn van drie weken tot een advies te komen, dan meldt de voorzitter dit aan de voorzitter van het college van bestuur. 4. De voorzitter van het college van bestuur verlengt de onderzoeksperiode op verzoek van de commissie en stelt daarbij vast wanneer het advies van de commissie ontvangen dient te zijn. 5. De melder ontvangt van de commissie schriftelijk mededeling van de verlengde onderzoeksperiode. 6. Het advies van de commissie is niet bindend. 7. Mocht uit het onderzoek van de commissie blijken dat er volgens de commissie een ernstig vermoeden is van een strafbaar feit, dan zal de commissie na overleg met de voorzitter van het college van bestuur - aangifte doen bij justitie. 8. Blijkt uit het onderzoek dat het een valse melding betreft, dan zal bij een herhaald valse melding, de commissie het college van bestuur informeren omtrent de identiteit van de melder. Artikel 7. Informatie over besluitvorming college van bestuur 1. Binnen een termijn van tien werkdagen na ontvangst van het advies van de commissie wordt de voorzitter van de commissie schriftelijk door het college van bestuur op de hoogte gebracht van zijn standpunt naar aanleiding van het uitgebrachte advies. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid of zal leiden. 2. Voorzover het college van bestuur het advies niet of niet geheel overneemt, geeft het in zijn berichtgeving aan de voorzitter van de commissie, ingevolge artikel 7 lid 1, gemotiveerd aan waarom wordt afgeweken van het uitgebrachte advies. 3. De melder ontvangt via de commissie een kopie van de reactie van het college van bestuur en het door de commissie uitgebrachte advies. 5

6 4. Indien het niet mogelijk is binnen de termijn genoemd in lid 1 uitsluitsel te geven dan wordt deze termijn verlengd. De voorzitter van de commissie ontvangt hierover schriftelijk mededeling onder vermelding van de termijn van verlenging. De commissie informeert de melder over deze verlenging. Artikel 8. Bijzondere procedure raad van toezicht 1. Indien (het vermoeden van) een ernstige misstand één van de leden van het college van bestuur betreft, dan meldt de commissie dit, in afwijking van artikel 5 lid 5, aan de voorzitter van de raad van toezicht. 2. Daar waar in de artikelen 5, 6 en 7 verplichtingen dan wel bevoegdheden worden toegekend aan (de voorzitter van) het college van bestuur, gelden deze ook ten aanzien van (de voorzitter van) de raad van toezicht. 3. Bij afwezigheid van de voorzitter van de raad van toezicht treedt de vice-voorzitter als plaatsvervanger op. Artikel 9. Rechtsbescherming De melder, die met inachtneming van de bepalingen van deze regeling (een vermoeden van) een ernstige misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld voorzover die benadeling enkel en alleen het gevolg zou zijn van de melding. Artikel 10. Slotbepaling Deze herziene regeling treedt in werking op 9 juni